Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Roar Bakås Arkiv: Arkivsaksnr.: 18/ Rapportering regnskap og virksomhetsplan 2018 Vedlegg: Vedlegg 1 - Kap 61 Høyesterett Vedlegg 2 - Kap 410 Domstolene Vedlegg 3_ Foreløpig årsregnskap SRS 2018 Direktørens sakssammendrag: Styret er forelagt regnskapsrapportering for 2018 på kap. 61 Høyesterett og kap. 410 Domstolene. I tillegg foreligger det en avviksrapportering på virksomhetsplanen for Etter budsjett- og økonomirapportering per 2. tertial 2018 er det foretatt en rekke mindre budsjettjusteringer. Dette for å sikre en god utnyttelse av tildelte midler i På kap. 410 Domstolene viser regnskapet et mindreforbruk for domstolene på 38,3 mill. kroner i Et foreløpig årsregnskap etter de statlige regnskapsstandardene(srs), med balanse og noter rapporteres for regnskapsåret Forslag til anvendelse av mindreforbruket legges frem som en egen drøftingssak. 1. Bakgrunn Styret forelegges årsregnskap for 2018 for kap. 61 Høyesterett og kap. 410 Domstolene. Forslag til anvendelse av mindreforbruket legges frem som en egen sak.

2 1.1. Budsjettomdisponeringer i 2018 etter økonomirapportering per 2. tertial 2018 Ved økonomirapporteringen for 2. tertial 2018 fikk direktøren fullmakt til å foreta omdisponeringer innenfor budsjettrammene i 2018, dersom dette skulle bli nødvendig. Fullmakten ble gitt for å sikre en god utnyttelse av tildelte midler i 2018, og er begrenset oppad til 20 mill. kroner Økte inntekter Følgende endringer har skjedd i disponibel budsjettramme siden rapportering per 2. tertial 2018: Merinntekter på kap post 02 og 03 kan benyttes til å overskride bevilgningen på kap. 410 post 01. Ved avslutning av regnskapet for 2018 ble merinntektene på disse postene 6,3 mill. kroner. Den budsjettmessige virkningen av lønnsoppgjøret i det statlige tariffområdet ble kompensert med 18,2 mill. kroner. Merinntektene er til dekning av utgifter DA har hatt i forbindelse med sitt EØS engasjement. Dette betyr at inntektene dekker påløpte kostnader for disse aktivitetene Budsjettdisponeringer Tabellen nedenfor viser hvordan økt disponibel budsjettramme er benyttet og budsjettendringer som er foretatt ved å benytte direktørens fullmakt til omdisponeringer. Tabell 1: Budsjettjusteringer etter siste økonomirapportering Side 2 av 13

3 Kap. Omdisponeringer 410 Tiltak Revidert budsjett 2. tert 2018 Bud korr. 3. tert 2018 Endelig budsjett 2018 Kompensasjon lønnsoppgjør statlig tariffområdet - DA Integrasjonsløsninger leveranser Teknisk utstyr Drift teknisk infrastruktur Brukersenter/brukerstøtter Forvaltningsapplikasjoner Lisenser Tiltak ledere Tiltak saksbehandlere Lokalprosjekter Ekstern bistand lokalprosjekter/anskaffelse Reserve Budsjettøkninger domstolene Kompensasjon lønnsoppgjør statlig 410 tariffområdet - domstolene Tilleggsbevilgninger Sum budsjettøkning Fullmakten til omdisponeringer er benyttet ved å foreta budsjettomdisponeringer på fellesløsninger på kap. 410 på til sammen 3,1 mill. kroner (brutto). I tillegg påvirkes budsjettjusteringene av omtalt endring i disponibel budsjettramme. 2. Kap. 61 Høyesterett Kap. 61 Høyesterett hadde i 2018 et mindreforbruk på om lag 1,6 mill. kroner. Dette tilsvarer 1,4 pst. av bevilgningen, og kan karakteriseres som mindre vesentlig. Mindreforbruket foreslås overført til Kap. 410 Domstolene Innledning Tabell 2 under viser mindreforbruket på budsjettkapittel 410 og for domstolene i Side 3 av 13

4 Tabell 2. Mindreutgift kap 410 Kap 410 Domstolene Avvik Kommentar Bevilgning iht saldert budsjett for Tilbakeholdte midler JD Overført fra Budsjett prp lønnsoppgave Budsjett prp i400/ Kap.3410, post 02 Saks- og gebyrinntekter jordskifte Kap.3410, post 03 Diverse refusjoner Sum bevilgning Regnskap Utgiftsført av JD Mindreutgift Mindreutgiften på budsjettkapittel 410 post 01 Domstolene i 2018 ble 45,6 mill. kroner. I supplerende tildelingsbrev til Domstoladministrasjonen for 2018 holdt JD tilbake 11,1 mill. kroner i forbindelse med tinghusprosjektene i Bergen og Drammen. Av disse tilbakeholdte midlene benyttet JD 3,8 mill. kroner i Når mindreforbruket korrigeres for disse forholdene, blir det regnskapsførte mindreforbruket for domstolene i ,3 mill. kroner. Dette utgjør 1,5 pst. av midlene stilt til rådighet for domstolene. Prosjektene Digitale Domstoler hadde et mindreforbruk på 11,4 mill. kroner. Videre er opp imot 9 mill. kroner av mindreforbruket relatert til forprosjekt for nytt tinghus i Drammen. Budsjettposten Kommunikasjonsplattform inneholder midler til utrulling av IP-telefoni til alle domstoler. Av kapasitetshensyn er det nødvendig at arbeidet pågår ut Dette har medført et mindreforbruk på 3,5 mill. kroner i I budsjettopplegget for 2018 var DA offensive ved å budsjettere 50 mill. kroner utover tildelt disponibel budsjettramme. Dette ble gjort med visshet om at den underliggende trenden, med et årlig reelt mindreforbruk på kap. 410 på mill. kroner, også ville fortsette i På tross av dette ble mindreforbruket 38,3 mill. kroner. Side 4 av 13

5 Figur 1: Mindreutgifter i perioden Figur 1 viser at mindreforbruket i domstolene har økt de to siste årene. Mindreforbruk knyttet til større investeringer med særskilte bevilgninger forklarer en betydelig del. Figuren nedenfor viser regnskapet fordelt på utgiftsarter. Driftsbudsjettene til DA er utelatt. Figur 2: Regnskap 2018 fordelt på utgiftsarter Faste utgifter til lønn og husleie utgjør om lag 86 pst av regnskapet. Kategorien sentrale aktiviteter består av fellesløsninger i regi av DA. Prosjektet Digitale domstoler er en del av denne kategorien. Side 5 av 13

6 Når vi ser kun på domstolbudsjettene er utviklingen denne: Figur 3: Domstolbudsjettene fordelt på utgiftsarter Om lag 95 % av domstolens budsjetter anvendes til lønn og husleie (husleierelaterte utgifter). Fra 2017 inngår jordskifterettene i kap I all hovedsak benytter jordskifterettene en lavere andel av sine utgifter til husleie sammenlignet med tingretter og lagmannsretter. Andel av budsjett til husleie på kap. 410 går derfor ned fra 2016 til Domstolenes driftsbudsjetter Domstolenes mindreforbruk har økt. Netto var mindreforbruket på 31,4 mill. kroner i I 2018 ble det etter gjennomgang av årsrapporter 2017 og avkortning av mindreforbruk over 2,5 pst. tilbakeført 27 mill. kroner til domstolene. Tabell 3: mindreforbruk i domstolene Kap. 410 Domstolene (tall i mill. kroner) Netto 2017 Netto 2018 Netto regnskapsført mindreforbruk tingretter og lagmannsretter 27,8 42,0 Netto regnskapsført mindreforbruk jordskifterette 3,6 6,1 Sum 31,4 48,1 Før siste kvalitetssjekk og gjennomgang av forklaringer til budsjettavvikene anslås det at 38 mill. kroner må tilbakeføres til domstolenes budsjetter. Dette er i samsvar med lovnad i disponeringsskriv for 2018 om at alle domstoler kan få overført inntil 2,5 % av revidert budsjett til neste budsjettår. Domstolene fremhever refusjoner og ledighet i stillinger som hovedårsak til mindreforbruket. Totale refusjoner for domstolene i 2018 var 40 mill. kroner, opp fra 38,9 mill. kroner i Refusjonene Side 6 av 13

7 (syke- og fødselsrefusjoner) forklarer derfor ikke økningen i domstolenes mindreforbruk. budsjettdisiplin. Tabell 4: Refusjoner i domstolene Konto(T) Refusjon av sykepenger 23,3 23,7 23,9 Refusjon av foreldrepenger 12,2 12,9 14,5 Annen refusjon vedrørende arbeidskraft 1,0 1,6 0,6 Lærlingtilskudd og tiltak 0,0 0,6 1,0 Sum 36,5 38,9 40,0 En del domstoler opplever redusert saksinngang. Sammen med praktisering av bemanningsreduserende tiltak har dette trolig ført til at flere stillinger enn tidligere har stått ledige i lengre perioder. Dette omfatter også domstoler som har innfridd sine innsparingskrav. Fokus på domstolenes økonomiske situasjon, stramme domstolbudsjetter har ført til forsiktighet når det gjelder å anvende midler Prosjekter og Fellesaktiviteter Prosjekter Tabell 5: Prosjekter 2018 Prosjekter Endelig budsjett 2018 Regnskap Avvik i kr %-vis forbruk 1-1 Digitale domstoler % 1-2 Organisering av regnskapsfunksjon i domstolene % 1-3 Ingeniørrollen og det tekniske arbeidet ved jordskiftedomstolene i ett fremtidsperspektiv % 1-4 Samhandling tingretter og jordskifteretter % 1-5 Bruksordninger jordskifte, veileder og maler % 1 Sum prosjekter % 1-1 Digitale domstoler Bevilgningen til Digitale domstoler for 2018 var 37 mill. kr. I tillegg ble det overført 17,8 mill. kroner fra 2017 slik at den totale rammen for 2018 var 54,8 mill. kroner. I forbindelse med disponering av mindreforbruket fra 2017 og styrets behandling av denne ble det antatt at Digitale domstoler ved utgangen av 2018 ville ha et mindreforbruk opp mot 15 mill. kr basert på planlagte aktiviteter og budsjett. Mot slutten av 2018 ble dette justert noe. Oppsummert er det samlet sett god fremdrift i prosjektet, men det er fortsatt utfordringer knyttet til fremdriften til enkeltleveranser. Dette skyldes i hovedsak utfordringer med å få kompetanse, kapasitet og fremdrift på leveranser fra DAs tekniske samarbeidspartner Evry, men også mangel på riktig kompetanse eller kapasitet i egen organisasjon Det er iverksatt tiltak for å løse situasjonen, og det er bedre fremdrift på flere områder nå ift forrige rapportering. Dette har medført forsinkelser i Side 7 av 13

8 leveranser særlig for ESAS og Statistikk og analyse. Prosjektplanene for begge prosjekter er revidert. Enkelte leveranser som er å anse som «nybrottsarbeid» viser seg å være mer komplekse enn hva en antok innledningsvis og vil ta noe mer tid enn først planlagt. Det gjelder særlig utvikling av API/integrasjoner og det å gi tilgang til AP for nye aktører. Regnskapet for 2018 ble et mindreforbruk på 11,4 mill. kr, som er svært tett opp til det som var planlagt. Midler til Digitale Domstoler er øremerket for Digitalisering og ønskes derfor overført til Organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene Prosjektet har følgende hovedmål: 1. Gjennom anbefaling gi grunnlag for beslutning av valg mellom de to gjenværende organiseringsalternativene av regnskap- og lønnsfunksjonen i domstolene. 2. Gjennom anbefaling gi grunnlag for beslutning om hvordan den valgte regnskap- og lønnsorganisering skal innføres Ellers vises det til annet saksfremlegg i styremøtet. 1-3 Ingeniørrollen og det tekniske arbeidet ved jordskifterettene i et fremtidsperspektiv Prosjektet skal: Foreslå tiltak for å sikre gode arbeidsprosesser og god organisering med henblikk på best mulig ressursutnyttelse. Foreslå tiltak som er nødvendig for å få et handlingsrom for å fornye og vedlikeholde tekniske løsninger, og evt. andre tiltak som foreslås av prosjektet. Prosjektet er avsluttet og rapport overlevert styringsgruppen 20. juni Rapporten ble lagt frem for styret i DA til drøfting i styremøtet i desember 2018 sak18/ Samhandling jordskifteretter og tingretter Det ble igangsatt et arbeid for å se nærmere på muligheter og utfordringer knyttet til evt. sammenslåing av tingrett og jordskifte, og ved tettere samhandling mellom tingrett og jordskifte. Arbeidsgruppen så på mulighetene og utfordringene, og pekte på forhold som må utredes nærmere og evt. tiltak som kan iverksettes. Utredningen vil være viktige innspill i Domstolkommisjonens og DA sitt videre arbeid med disse spørsmålene. Rapport er levert i tråd med mandatet. Side 8 av 13

9 1-5 Bruksordning jordskifte, veileder og maler Prosjektet skal: Sikre at bruksordninger på vei behandles på en ensartet måte i landets jordskifteretter, og legger til rette for effektiv saksbehandling og avgjørelser av god kvalitet. Sikre at vedtekter fastsatt av jordskifteretten utformes slik at lagene kan registrere sin virksomhet i Brønnøysundregistrene. Avdekke hvorvidt det foreligger nye behov for endringer i lov, vedtekter,arbeidsprosesser eller maler i Lovisa. Prosjektet startet opp i mars Prosjektet har en liten forsinkelse i fremdrift i.h.t. plan. Økonomi er innenfor det budsjetterte. Beregnet avsluttet i mars Fellesløsninger Fellesløsninger består av andre midlertidige aktiviteter og drift- /tjenesteoppgaver. I saksfremlegget kommenteres budsjettavvik over 0,5 mill. kroner Videreutvikling saksbehandlingssystemer Arbeid utført seint på året og faktura ikke mottatt. Mindreforbruket vil bli søkt overført til ny enhet i Kommunikasjonsplattform Ved anvendelse av mindreforbruk fra 2017 i 2018 budsjettet vedtok styret å benytte 4,4 mill. kroner for å sikre alle domstoler ip-telefoni. Arbeidet må pågå ut Ved å overføre mindreforbruket (3,46 mill. kroner) til 2019 kan utrullingen gjennomføres Teknisk utstyr Mindreforbruket skyldes at en del fakturaer for videokonferanseutstyr til domstoler ifbm felles ledelse og/eller sammenslåing ikke ble mottatt i Drift teknisk infrastruktur Faktura for drift i oktober 2018 på 1,36 mill. kroner hadde forfall En lisensrevisjon fra Microsoft i 2018 blir fakturert med kroner med forfall Side 9 av 13

10 Lyd og bilde i Citrix I forbindelse med disponering av mindreforbruk for 2017 ble det avsatt 7,5 mill. kroner til Lyd og bilde i Citrix. Av de 2,7 mill. kronene som ble brukt i 2018 gikk mesteparten til å erstatte utgåtte nettverkskomponenter (slik at man nå har en ensartet utstyrspark på nettverksfronten), samt oppgradering av bredbåndslinjer til fiber for alle lokasjoner. Deler av beløpet var satt av til nødvendige nettverksoppgraderinger for å kunne håndtere antatt økte båndbreddebehov. Den foreslåtte løsningen for lyd og bilde i Citrix ble vurdert for kostbar og ble derfor ikke gjennomført. Det er satt i gang et arbeid med å utrede hvordan man kan tilby den beste løsningen for lyd og bildebruk i domstolene. Uavhengig av hvilken løsning man ender på er det sannsynlig at båndbreddebehovet øker og at de gjennomførte nettverksoppgraderingene vil være svært nyttige Kvalitets- og utviklingsarbeid, mindreforbruk kroner Domstoler i prosjektet Digitale domstoler ble prioritert først i Store deler av mindreforbruket skyldes at kostnader i 2018 ble finansiert av prosjektet. I 2019 vil også andre domstoler bli prioritert. Kostnadene blir høyere og det vil bli foreslått å overføre mindreforbruket til Tiltak dommere, mindreforbruk kroner Mindreforbruk skyldes færre deltakere på introprogram enn forventet. Mange domstoler har hatt kollegaveiledning en gang. Flere domstoler avlyste på grunn av ressursmangel. Det vil derfor bli stor deltakelse introprogram i For å kunne tilby jordskiftedommere det samme som dommere i alminnelige domstoler vil det bli foreslått å overføre mindreforbruket til Studiepermisjonsutvalget, mindreforbruk 1,66 mill. kroner Studiepermisjonsordningen benyttes til å dekke relevante kostnader i forbindelse med avvikling av permisjonen på en måned hvert fjerde år. Dette kan være studieavgift, litteratur, reise og andre relevante utgifter. Hvert år avsettes 1,4 mill. kroner til studiepermisjonsordningen. På grunn av overføring av mindreforbruk fra tidligere år var revidert budsjett for 2018 på 2,75 mill. kroner. I 2018 ble 1,1 mill. kroner benyttet og det gjenstår 1,66 mill. kroner av budsjettet Tinghusprosjektet i Drammen, mindreforbruk 8,8 mill. kroner I 2018 gjennomførte Justis- og beredskapsdepartementet en avklaringsfase i samråd med Statsbygg og Domstoladministrasjonen, oppsummert i en rapport om Oppstart forprosjekt (OFP). Det fremgikk klart av rapporten at tomten på Gamle kirkeplass 3 er å foretrekke for etablering av nytt tinghus i Drammen. Statsbygg har anbefalt at Totalentreprise med løsningsforslag vil være en hensiktsmessig gjennomføringsmodell for videre prosjektering. Oppstart av dette i 2019 vil muliggjøre byggestart i Drammen i 2020/-21. Side 10 av 13

11 2-4-6 Regnskap-, lønn- og personaltjenester, mindreforbruk 1 mill. kroner Mindreforbruket skyldes lavere lisenskostnader knyttet til driftsavtalene for regnskapstjenester, banktjenester og betalingsterminaler. Det forventes en økning i lisenskostnader når flere eksterne aktører går over til å benytte digitale selvbetjeningsløsninger for godgjøringer. Det blir foreslått å overføre mindreforbruket til Domstoladministrasjonen 2018 Endelig %-vis Enhet budsjett 2018 Regnskap 2018 Avvik i kr forbruk Driftsbudsjett STAB ,6 % Driftsbudsjett IKT ,4 % Driftsbudsjett Kompetanseenheten ,2 % Driftsbudsjett Rettsenheten ,8 % Driftsbudsjett ØKE ,8 % Driftsbudsjett OPE ,3 % Driftsbudsjett KOMM ,2 % Driftsbudsjett SERV ,5 % Sum ,8 % Driften av Domstoladministrasjonen har i 2018 et regnskapsmessig mindreforbruk på 2,1 mill. kroner, som utgjør 2,2 pst. av endelig budsjett. Mindreforbruket blir overført til 2019, og benyttet til fellesløsninger. Årsaken til mindreforbruket i 2018 var mottatte sykelønns- og foreldrepengerefusjoner, og vakante stillinger. Administrativ kompensasjon (overhead) fra internasjonal virksomhet bidrar også til mindreforbruket. 4. Rapportering på virksomhetsplan 2018 Virksomhetsplanen (VP) er et viktig plandokument for realisering av Strategisk plan ( ). VP skal gi en helhetlig oversikt over prioriterte aktiviteter som DA skal gjennomføres i Til styret rapporteres det tertialvis på prosjekter og andre aktiviteter med budsjett, samt på andre vesentlige avvik i øvrige deler av virksomhetsplanen. Side 11 av 13

12 4.1. Prosjekter Figuren nedenfor oppsummerer status per på prosjektene angitt ved bruk av lyktene: Prosjekt Digitale domstoler Organisering av regnskapsfunksjon i domstolene Ingeniørrollen og det tekniske arbeidet ved jordskiftedomstolene i ett fremtidsperspektiv Samhandling tingretter og jordskifteretter Bruksordninger jordskifte, veileder og maler = OK = Avvik, kan håndteres i prosjektet = Avvik, behov for ekstraordinære tiltak (mer tid og/eller ressurser mv.) Fremdrift Avhengigheter Risiko Økonomi Bemanning Rapporteringen viser ingen avvik som ikke kan håndteres av prosjektene Andre midlertidige aktiviteter (AMA) DA har følgende merknader til VP for tredje tertial 2018: Tilsynsutvalget har fått nytt telefonnummer. Før det kan tas i bruk, må nye rutiner avklares. Det er også nødvendig med opplæring i bruken av det nye telefonsystemet. Det forventes at telefonsystemet kan tas i bruk i løpet av Bruker og tilgangsstyring- Ikke prioritert i 2018 da andre aktiviteter hadde større fokus, bl.a. GDPR. Nye avtaler for Lovisa og Portal. Det er startet en vurdering av hvilke tjenester som skal kjøpes i markedet. Resultatet av denne må foreligge før anskaffelse kan påstartes. Disse anskaffelsen krever betydelig intern deltagelse, og tidspunkt for når anskaffelsen skal iverksettes må også sees i sammenheng med dette. Anskaffelse fjernmøteløsninger. Dette er vurdert sammen med behov for å utruste rettssaler for papirløs gjennomføring av rettsmøter. Anskaffelse gjøres i Periodisert regnskap Et foreløpig årsregnskapet med resultatregnskap, balanse og noter etter de statlige regnskapsstandardene (SRS) for domstolene, DA og Finnmarkskommisjonen rapporteres i vedlegg 3. I det fullstendige periodiserte regnskapet etter de statlige regnskapsstandardene (SRS) vil investeringer i anleggsmidler synligjøres i balansen, og verdiforringelsen fremkommer som avskrivninger i det periodiserte resultatregnskapet, se vedlegg 3. I tillegg til ordinære driftskostnader Side 12 av 13

13 og inntekter, er også kostnader og inntekter relatert til all saksvirksomhet i domstolene tatt med i disse oversiktene. På eiendelssiden viser balansen at bokført verdi på immaterielle eiendeler (programvare) har økt med om lag 10 mill. kroner. Tilgangen er større enn avskrivningene de siste 12 måneder, med samlet investering på 46,4 mill. kroner og med 36,7 mill. kroner i avskrivninger. For varige driftsmidler som inventar og IKT-utstyr har det vært en økning i bokført verdi på om lag 11,5 mill. kroner. Tilgangen på varige driftsmidler har i 2018 har vært på 37,8 mill. kroner og avskrivninger på 26,5 mill. kroner. Direktørens innstilling: Styret vedtar årsregnskapet for 2018 for kap. 61 Høyesterett og kap. 410 Domstolene. Styret tar avviksrapportering på virksomhetsplanen for 2018 til etterretning Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør Side 13 av 13