Visma Enterprise HRM En helhetlig løsning for integrerte og effektive arbeidsprosesser Personalarkiv
INNHOLD 1 Innledning... 1 2 Registrering av mapper i personalarkivet... 2 3 Laste opp dokumenter... 8 3.1 Personalansvarlig... 11 4 Laste opp dokumenter fra windows... 12 5 Bruk av personalarkiv for bruker... 13
1 INNLEDNING I Visma Enterprise HRM er det nå mulig å gjøre dokumenter tilgjengelig på web. Dokumentene blir samlet i ulike mapper. På mappenivå styrer dere om dokumentene skal være synlige for de ansatte. På mappenivå styrer dere også hvilke roller ut fra organisasjonsstrukturen som skal få tilgang til dokumentene. De ansatte vil finne sine dokumenter under Meg selv Dokumentarkiv Navn på mappe. Her har vi fra før mapper for Lønnsslipper og Timelister. Brukere som ut fra rolletilgang skal få se dokumenter for ansatte i sin enhet, vil finne dokumentene under Medarbeidere Personalarkiv Navn på mappe. Personalarkiv Dokumentarkiv Med begrepet Personalarkiv mener vi samlingen av dokumenter som er tilgjengelig for rolleinnehavere. Dokumenter blir lagret i Personalarkivet. Mapper i Personalarkivet kan bli merket slik at de blir vist også i Dokumentarkivet. Med begrepet Dokumentarkiv mener vi samlingen av dokumenter som er tilgjengelig for de ansatte. Merk: Personalarkivet bygger på roller og enheter i organisasjonsstrukturen. Det er derfor en forutsetning at dere har bygd opp organisasjonsstrukturen. Visma Enterprise HRM Personalarkiv 1
2 REGISTRERING AV MAPPER I PERSONALARKIVET For å sikre at dere får en god struktur på mappene i personalarkivet, bør det være få personer som oppretter/endrer/sletter mapper. Det er brukere med tilgang til Systeminnstillinger som kan gjøre dette. Tilgang til Systeminnstillinger er en del av rettigheten som følger Hovedadministrator i Brukeradministrasjon. Også brukere som er Systemadministrator for Enterprise/Enterprise_Eksterntilgang har denne rettigheten. De som kan opprette/vedlikeholde mapper i Personalarkiv, er altså brukere som er enten: Hovedadministrator Systemadministrator for Enterprise Systemadministrator for Enterprise_eksterntilgang Tips! Tenk over hvilke og hvor mange mapper du ønsker å opprette før du starter. Kanskje det er enklest med kun en som du kaller for personalmappe? Gå inn på systeminnstillinger. Det finner du på hjulet øverst i bildet til høyre, til venstre for "Logg av". Visma Enterprise HRM Personalarkiv 2
Velg Personalarkiv Visma Enterprise HRM Personalarkiv 3
Når personalarkivet er tatt i bruk, vil du her finne oversikt over eksisterende mapper. I startfasen vil bildet være tomt. Visma Enterprise HRM Personalarkiv 4
Velg "Ny mappe" for å legge til en ny mappe. Visma Enterprise HRM Personalarkiv 5
Feltforklaring for nye mapper: Felt Forklaring Navn Her legger du inn ønsket navn på mappen. Beskrivelse Her legger du inn ønsket beskrivelse på mappen. ID Synlig i dokumentarkivet Rolletilgang Systemet foreslår automatisk en ID-tekst. Siden det er mulig å endre navn på mappene i ettertid, trenger vi en entydig ID som identifiserer mappen. ID-teksten er ikke synlig for brukerne. Det er mulig å endre ID-teksten før du lagrer den nye mappen, men ikke i ettertid. Her styrer du hvorvidt mappen skal være synlig bare i personalarkivet eller om den også skal være synlig i dokumentarkivet hos den enkelte ansatte. Her styrer du hvilke roller som skal ha tilgang til mappen. Du kan velge en eller flere roller. Bruk knappene + (pluss) og (minus) for å legge til/fjerne roller. Rollene er lagret når du har trykket på Lagre-knappen. NB! Hvis du ikke velger roller har ingen tilgang til mappen. Visma Enterprise HRM Personalarkiv 6
Felt Forklaring Avbryt Lagre Trykk Avbryt hvis du ikke ønsker å lagre. Du kan også bruke linken "Tilbake til oversikt" øverst i bildet. For at mappen skal være registrert må du trykke knappen Lagre. Du kan endre på eksisterende mapper ved å velge knappen "Rediger". Feltene du kan endre på her er Navn, Beskrivelse, Rolletilgang og Synlig i Dokumentarkivet. Feltet ID kan du ikke endre. For å legge til flere roller trykker du på knappen + (pluss). Da legger det seg en ny mappe i bunnen som du velger ny rolle i. Hvis du ønsker slette en rolle trykker du kun knappen (minus) bak rollen. Ønsker du å endre en rolle kan du gjøre det direkte i feltet ved å bruke nedtrekkspilen. Visma Enterprise HRM Personalarkiv 7
3 LASTE OPP DOKUMENTER Som rolle-innehaver kan du laste opp ønskede dokumenter som skal være tilgjengelige for ansatte. Hvis du ønsker å laste opp dokumenter du kun har på papir, må du først scanne og lagre dokumentet. Merk: For å kunne laste opp (lagre), laste ned (se på) og slette dokumenter må du ha tilgang til fanen Medarbeidere. Det betyr at du må være innehaver av en rolle som er valgt under "Systeminnstillinger/personalarkiv". Gå inn på "Medarbeidere" og velg "Personalarkiv". Da kommer du inn på et bilde hvor du kan søke opp en eller flere ansatte. Visma Enterprise HRM Personalarkiv 8
Feltforklaring for søkebildet: Felt Forklaring Selskap Enhet Fornavn Etternavn Søk Skjul søkpanelet Her velger du selskap. Har du tilgang til bare et selskap, vil feltet automatisk være utfylt. Her velger du enhet. Har du tilgang til bare et enhet, vil feltet automatisk være utfylt. Her kan du søke på fornavn eller deler av et fornavn. Her kan du søke på etternavn eller deler av et etternavn. Søk-knappen gir deg en liste over personer ut fra søkekriteriene. Det er mulig å skjule søkepanelet, og du kan enkelt ta det frem igjen. For å kunne laste opp dokumenter må du først merke hvilken person du ønsker å legge inn dokumentet på. Deretter velger du mappe. Visma Enterprise HRM Personalarkiv 9
I eksempelet har vi valgt Gudrun Gila. Vi skal laste opp et nytt dokument for Gudrun Gilja, i tillegg til det som allerede ligger der. Vi valgte deretter mappen Arbeidsavtaler. Felt Forklaring Last opp ny fil Browse Last opp Last ned Slett fil For at du skal kunne laste opp ny fil velger du denne. (Ligger under det åpne feltet i eksempelet). For å hente opp dokumenter trykker du denne knappen. Når du har funnet dokumentet tar du det med deg tilbake slik at du ser det ligger i det åpne feltet. Trykk her for å laste dokumentet opp. Laste opp = lagre det i personalarkivet Trykk her for å laste ned. Laste ned = se på dokumenter i personalarkivet. Trykk her for å slette. Merk: Du må laste opp ett og ett dokument om gangen. Visma Enterprise HRM Personalarkiv 10
3.1 Personalansvarlig En bruker som har tilgang til å laste opp dokumenter, vil ha tilgang til ansatte på sin enhet. Hvis det er behov for at en bruker skal kunne laste opp dokumenter på alle ansatte, må brukeren ha aktuell rolle i alle enhetene. Dette kan gjelde for eksempel en personalansvarlig. Bruk bildet "Innmelding av rolle/oppgave-innehavere". Dette finner du i Windows under Grunndata Organisasjonsstruktur. Visma Enterprise HRM Personalarkiv 11
4 LASTE OPP DOKUMENTER FRA WINDOWS Det er mulig å laste opp dokumenter også fra Windows. Fordelen her er at du kan laste opp flere dokumenter på en gang til samme person. Bruk menypunktet Personalarkiv, som du finner under Avansert. Felt Forklaring Selskap Enhet Ansatt Mappe Velg filer Fjern Blank liste Last opp Her velger du selskap. Her oppgir du enhet. Her velger du den ansatte du skal laste opp dokumentet til. Her velger du dokumentmappe. Her henter du opp hvilke filer du ønsker å laste opp. Du kan laste opp flere filer til samme mappe. Her kan du fjerne filer du har hentet opp som du ikke ønsker å laste opp. Her kan du blanke ut listen for å kunne gjøre nye valg. Her laster du opp filene du har valgt til utvalgt person. For å kunne slette filene/dokumentene i ettertid må du gjøre det fra Web. Det kan du ikke gjøre fra dette bildet. Du vil få kvittering på antall opplastede filer. Merk: Du kan laste opp flere dokumenter til samme person og samme mappe. Visma Enterprise HRM Personalarkiv 12
5 BRUK AV PERSONALARKIV FOR BRUKER Personalarkivet er nå lagt til rette for at de ansatte selv kan komme inn og se på sine dokumenter. Vi minner om at dere på mappenivå styrer om den ansatte skal få tilgang. Den ansatte finner dokumentene under Meg selv og Dokumenter. Ved å velge en mappe, for eksempel "Arbeidsavtale", får de se aktuelle dokumenter. Merk: Den ansatte har ingen mulighet for å slette dokumenter. Den ansatte kan heller ikke laste opp egne dokumenter. Legg merke til at du kan se hvor mange dokumenter du finner i hver mappe. I eksemplet finner du kun dokumenter i mappen for Arbeidsavtaler og Gruppe 1. Den ansatte kan enkelt se dokumentet ved å markere linjen og trykke last ned. Visma Enterprise HRM Personalarkiv 13
LYKKE TIL! Visma Enterprise HRM Personalarkiv 14