Visma Enterprise HRM. Versjon Fra Ansatt til Visma Enterprise HRM Nyheter og endringer web

Transkript

1 Visma Enterprise HRM Versjon Fra Ansatt til Visma Enterprise HRM Nyheter og endringer web

2 Enterprise HRM Web generell Side 2 av 75

3 INNHOLDSFORTEGNELSE Innholdsfortegnelse Generelt om Enterprise web... 5 Kort om HRM web-moduler og tilganger... 6 Brukerhåndtering - Web-brukere... 8 Glemt brukernavn/passord... 9 Generere brukernavn/passord for web-brukere i HRM Opprette bruker i web (søker) Innstillinger Brukerinnstillinger Systeminnstillinger Enterprise Innstillinger for HRM web Enterprise startside Generelle selvbetjeningsmoduler Personalia Pårørende Kompetanse Endringer i kompetanse HRM (windows) Dokumentarkiv Innstillinger for dokumentarkiv Ansattopplysninger Ansattkort Lederoppfølging Generelt om tilgangsstyring via org.struktur og søkepanel for ansatte Mine ansatte Personalarkiv Opplasting av dokumenter til personalarkiv fra windows Innstillinger for personalarkiv Slette dokumenter Variabel lønn Timelønn, ferie & fravær Personalskjema ansattes registrering av timelister, ferie og fravær Timeføring Fravær Ferie Saksbehandling Behandle timelister, fravær og ferie Registrere timelister, fravær og ferie for andre Fraværsvarsel og oppfølging Feriekalender Lokale forhandlinger web Rekruttering web Oversikt over ledige stillinger og stillingsutlysning Pålogging og oppretting av ny søker Web-søknad Søknader Enterprise HRM Web generell Side 3 av 75

4 Konfigureringer i Rekruttering web Endringer i Rekruttering windows Teksttype Ingress Endring web-aktivitet i logg på stilling Konsekvenser - endret brukergjenkjenning web Endringer brukergrensesnitt i HRM (windows) SakArkivbruker (integrasjon sak-arkiv) Reiseregning Tilganger brukeradministrasjon Tilpassede ressurser og modultilganger Administrator-tilganger Tilgang via lisens Enterprise HRM Web generell Side 4 av 75

5 1. GENERELT OM ENTERPRISE WEB Visma Enterprise web (heretter kalt Enterprise web) er en løsning for web-moduler tilknyttet Visma Enterprise. Visma Enterprise består av en rekke forskjellige løsninger som støtter arbeidsprosesser innen HRM, økonomi, innkjøp og logistikk. Som bruker er det imidlertid en fordel å forholde seg til én løsning som har felles grensesnitt og oppbygging. Dette er ivaretatt i Enterprise web gjennom en helhetlig felles webløsning for alle selvbetjeningsmoduler i Visma Enterprise. I tillegg til helhet har brukervennlighet stått i fokus i utviklingen av modulene. Løsningene skal i prinsippet være så enkle og intuitive å bruke at det ikke skal være nødvendig med opplæring av sluttbrukere. I dette dokumentet gir vi en generell beskrivelse av web-moduler som er tilknyttet Visma Enterprise HRM (heretter kalt HRM). Merk at vi her kun vil gi en overordnet beskrivelse av funksjonalitet knyttet til selve web-løsningen. For å ta i bruk løsningene vil det for flere av modulene være behov for videre opplæring om oppbygging og bruk av løsningen. Dette blir beskrevet i egen dokumentasjon. Eksempler på slike moduler er kompetanse, rekruttering, reiseregning og timelønn. Merk følgende endringer fra Ansatt: Enterprise Web er en helt ny løsning for web-moduler tilknyttet Visma Enterprise, og erstatter AnsattWeb i Unique Ansatt. Det er betydelige endringer i web-modulene, bl.a. i forhold til layout og det visuelle, organisering av informasjon, brukergjenkjenning, samt endringer i forhold til funksjonalitet. Brukervennlighet har stått i fokus ved utvikling og vesentlige gjennomgripende endringer som du vil møte er: - Struktur og organisering av informasjon - Startside med brukertilpasset oppsett - Generell forenkling - Tydeliggjøring av redigering og lagring - Mulighet for å bruke tilbake-knapp i Internet Explorer - Gjenkjenning av brukere og pålogging Endringer som gjelder enkeltpunkter vil vi beskrive senere i heftet under kapittelet som omhandler emnet. I kapitlene vil vi i utgangspunktet beskrive ny løsning. Endringer fra AnsattWeb, hvor tilsvarende funksjoner/moduler har vært tilgjengelig, vil bli kommentert i tekstramme Merk følgende endring fra Ansatt / AnsattWeb. I den grad det er helt nye moduler, hvor man ikke har hatt moduler for støtte av tilsvarende prosesser i AnsattWeb, vil dette ikke bli kommentert spesifikt. Enterprise HRM Web generell Side 5 av 75

6 Kort om HRM web-moduler og tilganger Aktuelle web-moduler for HRM er organisert under følgende punkter i toppmeny: Toppnivå Beskrivelse Tilgangsstyring Hjem & startsiden Dette er oppstartsbildet for Enterprise generelt for ansatte. Her ligger oppstartsikoner for windowsmoduler, varsler om oppgaver, snarveier, m.v. ACCESS_START Meg selv Under dette punktet ligger moduler / funksjoner som gjelder den ansatte. Medarbeidere Under dette punktet ligger moduler / funksjoner som gjelder andre medarbeidere, deriblant lederoppfølging og saksbehandling. ACCESS_EMPLOYEE ACCESS_ORGANIZATION Tilganger blir definert via tilpassede ressurser, med verdiene YES eller NO. For personalia finnes også tilgangen READ (dvs lesetilgang). Merk at tilgangsstyringen for toppnivå er definert under modul Enterprise og evt. Enterprise_eksterntilgang hvis systemet også er satt opp i dmz-sone, dvs. satt opp for bruk på internett. Under hvert av hovedpunktene ligger forskjellige selvbetjeningsmoduler. Tabellen under gir en kort overordnet beskrivelse av de forskjellige modulene samt aktuell tilgangsstyring. Modul Beskrivelse Tilgangsstyring Startsiden Personalia Pårørende Dokumentarkiv Dette er oppstartsbildet for Enterprise for ansatte. Her ligger oppstartsikoner for windowsmoduler, varsler om oppgaver, snarveier, m.v. I bildet Personalia kan ansatte se og evt redigere egen adresse, telefonnr., m.v. Merk at personalia også benyttes i rekruttering. I bildet Pårørende kan ansatte registrere sine pårørende. Modulen er påkrevd ved bruk av fravær web. På siden Dokumenter kan ansatte se lønnsslipper, timelister, og evt. dokumenter fra personalarkiv. ACCESS_START ACCESS_PERSONALIA I tillegg til Yes / No, vil det her også være mulig å gi kun lesetilgang (Read) ACCESS_DEPENDANTS ACCESS_DOCUMENTS Enterprise HRM Web generell Side 6 av 75

7 Modul Beskrivelse Tilgangsstyring Timelønn I timelønnsmodulen kan ansatte selv registrere timer i web. Skjema vil være tilgjengelig i bildet Personalskjema. Ansatte: ACCESS_SCHEMA og timelønn under modulspesifikke Ferie og fravær Kompetanse Rekruttering Reiseregning / Travel Mine ansatte Personalarkiv Etter registrering sendes timeliste videre i saksgang for godkjenning i web, og saksbehandler vil finne igjen timelister for godkjenning i bildet Saksbehandling. I ferie og fravær på web kan ansatte selv registrere ferie og/eller fravær. Registrering gjøres i bildet Personalskjema. Etter registrering sendes skjemaet videre i saksgang for godkjenning i web. Saksbehandler vil finne igjen skjemaet for godkjenning i bildet Saksbehandling. Under saksbehandling vil man også kunne få varsler og oversikt over fraværsoppfølging, samt feriekalender for hele enheten. I bildet Kompetanse kan ansatte registrere kompetanse, - alt etter som hvordan kompetansestruktur er definert i grunndata. Modulen benyttes også i rekruttering. I rekruttering web kan man se stillingsutlysninger i bildet Ledige stillinger, søke stillinger via websøknad og se stillinger man har søkt (bildet Søknader). Rekruttering benytter også personalia og kompetanse. Bildet Reiseregning gir direkte overgang tll Travel Expense. I bildet Mine ansatte under Medarbeidere, kan ledere se sine ansattes personalia, pårørende og kompetanse. Disse bildene vil være identiske med det den ansatte selv har, inkl. redigeringstilgang. I bildet Personalarkiv kan ledere eller evt. andre saksbehandlere, få enkelt tilgang til dokumenter som gjelder ansatte som vedkommende organisatorisk skal ha tilgang til. Eksempler på aktuelle dokumenter kan være arbeidsavtaler, medarbeidersamtaler, osv. Mapper i personalarkiv kan også gjøres tilgjengelig for den ansatte på siden Dokumenter. Saksbehandler: ACCESS_PROCESS og aktuell rolle/oppgave i organisasjonsstruktur iht kundes oppsett av saksgang for timelønnsskjema Ansatte: ACCESS_SCHEMA i kombinasjon med ferie og / eller fravær under modulspesifikke. (kan gi tilgang til kun den ene). Saksbehandler: ACCESS_PROCESS og aktuell rolle/oppgave i organisasjonsstruktur iht kundes oppsett av hhv saksgang for ferie, fravær og varsler ACCESS_COMPETENCE Tilgang til Ledige stillinger og Søknader styres via lisens LICENCE_RECRUITMENT ACCESS_TRAVEL Tilgang styres av ACCESS_MINIONS og rollen enhetsleder i organisasjonsstruktur. Tilgang styres via organisasjonsstruktur og den enkelte kundes innstillinger for personalarkiv. Enterprise HRM Web generell Side 7 av 75

8 Modul Beskrivelse Tilgangsstyring Variabel lønn Under variabel lønn kan enhetsleder registrere variabel lønn på sine ansatte. Det er ingen saksgang knyttet til modulen. Tilgang styres av ACCESS_VARIABLEPAY og rollen enhetsleder i organisasjonsstruktur. Modulene over ligger alle i HRM, og tilgangsstyring i brukeradministrasjon ligger også under modul HRM. Merk følgende endringer fra Ansatt / AnsattWeb: - Web-fanen i ansattutforskeren i Unique Ansatt er fjernet, og alle tilganger styres i Enterprise i Brukeradministrasjon, jf. beskrivelse over. - Brukeradministrasjonen erstatter Security, og er felles for alle Enterprisesystemer. For videre beskrivelse av Brukeradministrasjon, se egen dokumentasjon. - Tilganger i Enterprise Web, styres i utgangspunktet kun til de enkelte moduler. I AnsattWeb var også det mulig å sperre enkeltfelter innen en modul for redigering. Denne muligheten er ikke videreført i Enterprise. Dersom du ikke ønsker at ansatte skal ha tilgang til å endre informasjon som ligger på en side, er alternativet å ikke gi ansatte tilgang til siden. Brukerhåndtering - Web-brukere Alle ansatte vil automatisk være definert som brukere i Enterprise web. For ansatte legger systemet til rette for single sign on. Dette gjør du via å definere domenebruker for windows som alias på brukeren i Brukeradministrasjon. Brukere som ikke ligger med single sign on, må logge på med brukernavn og passord. Utlevering av brukernavn og passord kan gjøres via en rapport i windows, eller av brukeren selv i web ved hjelp av funksjonen Glemt brukernavn/passord. Brukernavn og passord vil i så fall bli tilsendt brukeren på e-post. Merk! Vi anbefaler at alle brukere av Enterprise web er registrert med e-post adresse. E-post adresse er en nøkkel i Enterprise web og må være unik for brukeren. Merk også at e-post vil være gjennomgående for alle Enterprise-systemene. Dvs. at adressen vil bli benyttet i saksbehandlerfunksjoner i alle Enterprise-moduler, samt ved bruk som vedrører den ansatte selv (eksempelvis ved mottak av lønnsslipp). Enterprise HRM Web generell Side 8 av 75

9 Glemt brukernavn/passord Under påloggingsfeltene øverst til høyre i bildet i Enterprise web, ligger funksjon for glemt brukernavn/passord. Denne funksjonen vil sende brukernavn og passord til e- post adresse registrert på brukeren. Bruk av funksjonen forutsetter altså at e-post adresse er registrert. Når man klikker på Glemt brukernavn/passord åpnes bildet, og man kan legge inn e- post eller brukernavn hvis man kjenner dette. Når man klikker Send vil systemet sende e-post til brukeren. For å unngå misbruk av funksjonen, er det lagt inn verifiseringsrutine før passord blir endret og sendt ut. Første e-post vil derfor være en sjekk på at brukeren faktisk har bedt om å få tilsendt brukernavn/passord. Når denne bekreftes av bruker, vil passord bli sendt. Når bruker logger på med tilsendt passord kan han/hun endre passordet. Endre passord kan man for øvrig når som helst gjøre under brukerinnstillinger (ikon øverst til høyre). Enterprise HRM Web generell Side 9 av 75

10 Generere brukernavn/passord for web-brukere i HRM Ved behov kan man generere brukernavn og passord via rapport i HRM (windows). Rapporten ligger under menypunkt Avansert - Send brukernavn og passord. Beskrivelse av skjermbildet: Felt Beskrivelse Felter utvalgskriterier Kjøreparameter Melding Styreparametre Legg ønsket utvalg i henhold til tilgjengelige felter. Under feltet E-post kan du velge alle, eller kun personer med eller uten e-post. Passord pålogging; Du har følgende alternativer: - Lag nytt passord, dvs. systemet genererer et nytt passord på bruker - Bruker skal bytte passord ved neste pålogging, dvs. beholder tidligere passord og tvinger bruker til å bytte passord. - Ingen huker, dvs. beholder tidligere passord. Brukernavn; Du har følgende alternativer: - Ikke opprett nytt brukernavn - Selskap + ansattnr - Initialer - Domene\initialer - Epost Feltet Ekstern pålogging benyttes for å sette informasjon i tilsvarende felt i persondatabildet (aktuelt ved bruk av Travel) Her definerer du meldingstekst i samsvar med ledetekster på feltene Velg om resultat skal sendes på e-post hvis mulig (dvs. hvis bruker er registrert med e-post adresse) eller om alle brev skal skrives ut på papir. Enterprise HRM Web generell Side 10 av 75

11 Opprette bruker i web (søker) Det er mulig å opprette seg en ny bruker for Enterprise i web. Denne funksjonen ligger kun på startsiden for Enterprise rekruttering da det kun er eksterne søkere som vil ha behov for denne funksjonen. I oppstartsbildet for Enterprise web, ligger ikke denne funksjonen. Dette fordi Enterprise web er beregnet for ansatte, og siden ansatte pr. definisjon allerede er brukere av systemet, skal de ikke opprette ny bruker. Til sammenlikning vil oppstartsbildet i Enterprise web se slik ut når man ikke er pålogget: Siden funksjon for å opprette ny bruker i utgangspunktet kun er relevant for rekruttering, er videre beskrivelse av oppretting beskrevet i kapittelet for rekruttering. Merk imidlertid at ved oppretting av ny bruker, vil registrering av e-post adresse være obligatorisk og systemet vil gjøre sjekk mot at e-post adressen ikke allerede er i bruk. Dersom e-post adressen er i bruk, får man beskjed om dette, samt informasjon om at man kan benytte funksjonen for Glemt brukernavn/passord, jf. tidligere beskrivelse. Siden sjekk på registrerte brukere kun foretas på e-post adresse, kan en allerede registrert bruker opprette en ny bruker forutsatt at han/hun benytter en annen e-post adresse enn den som tidligere er registrert på brukeren. Hvis man gjør dette vil informasjon som var lagt inn på tidligere bruker, eller eventuelle tilganger de hadde fra før, ikke vil gjelde den nye brukeren. Ved behov kan du behandle personer som ligger med flere brukere i egen rutine i HRM (windows). Rutinen heter duplikate personer og du kan der slå i sammen brukere. Enterprise HRM Web generell Side 11 av 75

12 Merk følgende endringer fra Ansatt / AnsattWeb: Brukergjenkjenning i Enterprise web er omdefinert i forhold til hvordan dette skjedde i AnsattWeb. - I AnsattWeb skjedde gjenkjenning av brukere i web-løsning gjennom Uniqueid. Uniqueid var basert på en persons fødselsdato og navn, og skulle være unik for alle personer som var registrert i systemet. Dette innebar bl.a. at det ikke var mulig å opprette ny bruker, hvis uniqueid en allerede lå i systemet. Dette kunne skape noe merarbeid for saksbehandlere med utlevering av brukernavn og passord. - I Enterprise web benyttes ikke uniqueid til gjenkjenning av webbrukere, og en bruker vil således kunne opprette flere brukere, jf. beskrivelse over. Innstillinger Brukerinnstillinger Brukerinnstillinger vil være tilgjengelig for alle brukere og gjelder den enkelte brukers profil. Innstillingene ligger øverst til høyre i siden med ikon symbolisert med person med tannhjul. Ved å klikke på et av punktene ekspanderes punktet slik at man får tilgang på aktuell funksjon. Tilgjengelige brukerinnstillinger vil variere noe i Enterprise og Rekruttering. Innstilling Beskrivelse Brukerdetaljer Endre e-post Endre passord Viser navn, alle brukernavn og e-post for pålogget bruker. Her kan bruker endre e-post. Merk at denne e-post adressen vil brukes på tvers av alle Enterprise-moduler. Hvorvidt det skal være mulig å endre e-post, er konfigurerbart for kunde, og konfigurering ligger i brukeradministrasjon. Her kan brukeren endre passord, jf. beskrivelse i kapittelet Glemt brukernavn/passord. Enterprise HRM Web generell Side 12 av 75

13 Innstilling Beskrivelse Visma Community Slett bruker Brukeradministrator Her kan brukeren koble Enterprise-bruker mot sin bruker i Visma Community. Dette gjøres ved å legge inn e-post og passord som man benytter i Visma Community. Når bruker er koblet vil man på Enterprise startside få opp siste hendelser i Visma Community, samt info om e-post og varsel. Klikker man på en av postene kommer man direkte over i Community. Visma Community er kun aktuell for ansatte, og dette punktet ligger derfor kun i Enterprise (ikke i Rekruttering). Her kan søker be om å få slettet sin bruker. Punktet vil kun være tilgjengelig i Rekruttering og for brukere som aldri har vært ansatt. Her vil man få opp navn og kontaktinfo på brukeradministrator, samt link til personvernerklæring. Brukeradministrator skal angis slik at brukere skal kunne ha en navngitt person de kan kontakte dersom de har spørsmål knyttet til personvern og evt. sletting. Punktet vil kun være tilgjengelig i Rekruttering. Merk følgende endringer fra Ansatt / AnsattWeb: E-post ligger lagret i brukeradministrasjon og blir benyttet på tvers av alle Enterpriseprodukter. Ved endring av e-post, vil e-postfeltet i brukeradministrasjon bli oppdatert og alle systemer vil benytte denne e-posten. Informasjon om dette fremkommer i registreringsbildet på web. Brukere som skal sende e-post fra systemet, eksempelvis fra Rekruttering, bør derfor ligge registrert med jobb-e-post. Enterprise HRM Web generell Side 13 av 75

14 Systeminnstillinger Enterprise Systeminnstillinger for Enterprise web ligger under tannhjulet øverst til høyre. Punktet vil være tilgjengelig for brukere angitt som hovedadministrator i brukeradministrasjon. Ved å klikke på et av punktene ekspanderes punktet slik at man får tilgang på aktuell funksjon. Innstilling Beskrivelse E-post Logo Webservice oppsett Windowsmoduler Lisensoppsett Under e-post konfigurerer man SMTP serverparametre. Dette vil være standard avsender adresse fra alt som sendes fra Enterprise web, eksempelvis glemt passord og kvittering på mottatt web-søknad. Her legges bilde som skal vises øverst til venstre i Enterprise web Her legger man inn oppsett for webservices som benyttes internt mellom Enterprise-modulene og av andre system. Eksempler på bruk av webservices er import/eksport til dokumentarkiv, oppgaveliste, osv. Under oppsett av webservice må dere først legge inn Brukernavn og passord. Brukeren må være registrert i Brukeradministrasjon, og ha et gyldig brukernavn og passord (trenger ikke å ha spesielle tilganger). Ved registrering av url vil det være automatisk kontroll på om det oppnås kommunikasjon med webservicene. Dersom det er noe feil med URL vil dette bli vist med et rødt kryss. Her definerer man windowsmoduler, med ledetekst, autorisasjon, launcher fil og - ikon. Her legger man inn aktuelle lisenser. Enterprise HRM Web generell Side 14 av 75

15 Merk følgende endring fra AnsattWeb: Konfigurering av logo og e-post lå tidligere i konfigurasjonsfil for web. Som beskrevet i dette kapittel er dette nå enklere tilgjengelig direkte i web-løsning under systeminnstillinger. Fane for lønnslipper i AnsattWeb er fjernet, og ligger nå under Dokumentarkiv. Her ligger det i Enterprise også andre typer dokumenter. Innstillinger for HRM web Innstillinger for HRM web ligger under Medarbeidere Innstillinger. Punktet vil være tilgjengelig for brukere som er definert som administrator HRM i brukeradministrasjon. De forskjellige innstillingene ligger i meny til venstre i bildet. Innstilling Beskrivelse Personalarkiv Dokumentarkiv Her definerer man mapper og tilganger i personalarkivet. For videre beskrivelse se kapittel for personalarkiv. Her definerer man mapper og varsler for dokumentarkiv. For videre beskrivelse se kapittel for dokumentarkiv.. Sletting av dokumenter og slettelogg, er funksjoner for bruker med administratorrettigheter, og beskrives videre i kapittel for personalarkiv. Andre innstillinger som påvirker hvordan funksjonalitet fremkommer i HRM web, ligger under grunndata for respektive modul i HRM windows. Enterprise HRM Web generell Side 15 av 75

16 2. ENTERPRISE STARTSIDE Når du logger på Enterprise web kommer du først inn i topptab Hjem. Under dette punktet ligger startsiden for Enterprise (Start) og ledige stillinger. Ansatte skal normalt komme direkte til startsiden. Bildet er et oppstartsbilde for Visma Enterprise generelt, også for windows applikasjoner. Bildet er derfor kun aktuelt for ansatte, og styres via modultilgang Tilgang til Enterprise startside (tilpasset ressurs ACCESS_START). Merk følgende endring fra Ansatt / AnsattWeb: Tidligere launcher i Unique Ansatt for windowsapplikasjoner har utgått, og er erstattet av startsiden i web. Innhold på startsiden vil være tilpasset den enkelte ansatte ut fra tilganger og innstillinger på egne lenker: Boks Beskrivelse Oppgaver Windowsmoduler Under oppgaver blir saker som ligger i saksgang for behandling hos den ansatte vist. Ved å klikke på oppgaven kommer du direkte over til siden hvor du kan behandle oppgaven. Visning av oppgaver skjer via webservice, jf. Systeminnstillinger Enterprise - Oppsett webservice. Her vises ikoner for å komme inn i windowsmoduler. Visningen er dynamisk, slik at den enkelte bruker kun vil få opp ikoner for moduler man har tilgang til. Tilgang til windowsmodulene blir styrt i Brukeradministrasjon, og det finnes en rapport som kan benyttes for å vedlikeholde hvilke brukere som skal ha windowsikonene synlige på startsiden. Enterprise HRM Web generell Side 16 av 75

17 Boks Beskrivelse Visma Community Her kan bruker koble Enterprise-bruker mot sin bruker i Visma Community. Punktet gir direkte overgang til brukerinnstillinger, jf. tidligere beskrivelse. Når brukerne er koblet vil informasjon fra Visma Community bli vist i boks under Windowsmoduler; Her vises nye meldinger og varsler, samt 5 siste informasjonsartikler/ diskusjoner innen brukerens fagfelt. Klikker du på en av punktene, åpnes Community i en egen fane og du kan bevege deg videre rundt i nettsamfunnet. Andre Enterprisemoduler Lenker Her ligger snarvei til andre Enterprisemoduler. Aktuell modul for HRM er forhandling. For å gjøre startsiden mest mulig effektiv, ligger det her mulighet for å legge inn lenker, slik at man kan få rask tilgang til de mest bukte nettstedene sine. Hovedadministrator kan legge inn Felles lenker, som vil være felles for alle i organisasjonen. Den enkelte ansatte kan også legge inn Egne lenker, som er aktuelle for seg. Ved å klikke på Rediger lenker, kommer du inn i oppsettet: Det holder å legge inn selve nettadressen, så vil systemet legge på Ledetekst er det som blir vist i bildet. Du kan også styre rekkefølge på lenker ved å bruke pilene. Presentasjoner Her fremkommer generelle presentasjoner som er relevant for Enterprise. Enterprise HRM Web generell Side 17 av 75

18 3. GENERELLE SELVBETJENINGSMODULER Alle selvbetjeningsmoduler som gjelder pålogget bruker ligger under Meg selv. Vi vil i dette kapittelet gi en nærmere beskrivelse av selvbetjeningsmoduler uten videre definert saksgang. Tilgang til topptab Meg selv styres av modultilgang Meg selv (tilpasset ressurs ACCESS_EMPLOYEE), og settes normalt med standardtilgang YES. Merk følgende endring fra AnsattWeb: I AnsattWeb var informasjonen organisert forskjellig for ansatte og for søkere. Dette er endret i Enterprise Rekruttering, slik at organiseringen av fanene som er relevante for rekruttering er lik uansett. Rekruttering er fristilt fra Enterprise web, og Rekruttering nås dermed via egen url. Personalia Under Personalia kan brukeren vedlikeholde sine personalia og legge inn bilde. Tilgang styres av modultilgang Personalia (ACCESS_PERSONALIA), og mulige tilganger er YES, NO eller READ (lesetilgang). Enterprise web har forskjell på visningsmodus og redigeringsmodus. Dvs. at du aktivt må gå over i redigeringsmodus for å redigere felter. Dette gjør du ved å klikke Rediger (kun tilgjengelig når tilgang er satt til YES). Bildet vil da åpnes med felter for redigering. For å lagre endringene, klikker du Lagre. Noen av feltene under personalia er obligatoriske. Disse er merket med * (stjerne). Enterprise HRM Web generell Side 18 av 75

19 Merk følgende endringer fra Ansatt / AnsattWeb: - Det er foretatt en justering av hvilke felter som inngår i bildet, slik at det nå kun er felter som naturlig hører inn under personlig informasjon som ligger i bildet. - Enterprise web har forskjell på visnings- og redigeringsmodus. Dette er en endring fra AnsattWeb, hvor man kunne redigere felter uten å gå over i redigeringsmodus. Det er også endring i forhold til at man i Enterprise aktivt må velge Lagre eller evt. Avbryt. I AnsattWeb, ble data automatisk lagret. Endring i forhold til lagring er gjennomgående i Enterprise. - Du kan ikke endre e-post under personalia. Dette gjør du under brukerinnstillinger. - Merk også at Enterprise kun støtter én e-post. Dette er en endring fra AnsattWeb hvor bruker kunne være registrert med to forskjellige e-post adresser (jobb og privat). E-post ligger nå lagret i bruker-administrasjon og blir benyttet på tvers av alle Enterprise-produkter. Ved endring av e-post, vil derfor e-postfeltet i brukeradministrasjon bli oppdatert og alle systemer vil benytte denne e-posten. Informasjon om dette fremkommer i bildet hvor man kan endre e-post. Brukere som skal sende e-post fra systemet, eksempelvis fra Rekruttering, bør derfor ligge registrert med jobb-e-post. Pårørende Under Pårørende kan den ansatte selv legge inn og vedlikeholde sine pårørende. Tilgang styres via modultilgang Pårørende (tilpasset ressurs ACCESS_DEPENDENTS). For å legge inn ny pårørende, klikk på knappen Ny pårørende, eller klikk på Endre for å redigere allerede innlagt pårørende. Du kommer da over i registreringsbildet. Felter merket med stjerne er obligatoriske. Enterprise HRM Web generell Side 19 av 75

20 Du må også gå via endringsmodus for evt. å slette en pårørende. Merk at dersom man ønsker å benytte fravær på web, er pårørende i web påkrevd. Kompetanse Punktet vil kun bli vist for kunder som bruker Kompetanse. Tilgang styres av modultilgang kompetanse (tilpasset ressurs ACCESS_COMPETENCE). I kompetanse kan brukeren registrere egen kompetanse. Dersom man i grunndata kompetanse har satt opp bruk kompetansetype for en eller flere kompetansegrupper, vil utvalg på de forskjellige kompetansetypene bli vist via fasetter for reell, ønsket og planlagt. Enterprise HRM Web generell Side 20 av 75

21 Øverst i bildet ligger knapp for utskrift. Utskrift vil være basert på utvalg, dvs. at du her også kan få utskrift av hva du eksempelvis har registrert som ønsket kompetanse. Følgende ligger i bildet: Karriereinformasjon Kompetansegrupper (definert i grunndata) Andre kvalifikasjoner Beskrivelse av felter under karriereinformasjon: Felt Beskrivelse Eksamensår CV tittel CV status Jobbtittel Jobbstatus Arbeidsoppgaver År for avsluttet hovedutdanning Her kan bruker legge inn en egendefinert tittel på sin CV. Denne vil bli vist på utskriftsvennlig versjon av CV i web. Her kan den ansatte sette status ikke aktiv, åpen for tilbud eller søker etter jobb. Her kan man legge inn tittel for nåværende stilling. Feltet blir bruk aktivt i rekruttering, bl.a. i offentlig søkerliste. Her kan man legge inn status på nåværende arbeidsforhold (valg fra tabell). Her kan man legge inn arbeidsoppgaver man har i nåværende stilling. Arbeidsoppgaver vil bli vist på ansattkort under Medarbeidere, og vil der være søkbart. Selve kompetansen er organisert via kompetansegrupper. Både kompetansegrupper og kompetansefeltene er definert i grunndata. Registrert kompetanse, blir vist direkte under den aktuelle kompetansegruppen, og kommer som løpende tekst med komma mellom hver verdi. Unntak er periode, eller evt. første felt i kompetansegruppen dersom du ikke bruker periode. På egendefinerte felter som er definert som tall eller dato, ligger også ledeteksten for feltet. Dette fordi det som regel ikke vil være selvforklarende hva en dato eller et tall betyr. Ved dobbel listeboks vil verdi fra begge nivåer i listeboksen bli vist direkte i bildet. Sorteringen av kompetanselinjer innen en kompetansegruppe følger det første feltet i gruppen. Ved bruk av periode eller egendefinert datofelt, blir linjene sortert motsatt kronologisk. Tekstfelt vil bli sortert alfabetisk. Enterprise HRM Web generell Side 21 av 75

22 Merk følgende endring fra AnsattWeb: - Kompetansetype blir vist via fasetter, og det er nå også mulig å få utskrift av ønsket og planlagt kompetanse. - Feltene som ligger under karriereinformasjon er flyttet; I AnsattWeb lå disse feltene under personalia. - I Enterprise kommer alle kompetansegruppene, med registrerte kompetanselinjer, løpende på samme side. Dette er en endring fra AnsattWeb hvor man måtte klikke seg inn på hver enkelt kompetansegruppe for å se registrert kompetanse. Visningsform på kompetanselinjene er også endret, jf. beskrivelse over. I AnsattWeb, ble dette vist i kolonner, og for dobbel listeboks ble kun innhold fra underlisteboks vist i visningsmodus. Registrering av kompetanse Kompetansebildet er, som de andre selvbetjeningsmodulene, definert med redigeringsmodus og endringsmodus. For å registrere ny kompetanse klikker du på Legg til på linjen for kompetansegruppen hvor du vil legge til kompetanselinje. Hvis du vil endre en allerede registrert linje, klikker du på linjen. Når du holder musepeker over linjen blir den blå. I endringsmodus utvider aktuell post seg, slik at du får frem feltene hvor du skal registrere informasjon. Du vil fortsatt stå i samme bilde, slik at du hele tiden vil ha full oversikt over alt som er registrert. Hvilke felter som skal registreres blir, som tidligere nevnt, definert i grunndata. Hvis du registrerer en pågående kompetanse, setter du en huke i feltet Dags dato. Hvordan periode skal registreres ser du i ledeteksten foran feltet i registreringsbildet. Format for periode blir definert i grunndata. Merk imidlertid at krav for format på periode avviker i web og i windows. I web må periode registreres med måned og år. I Enterprise HRM Web generell Side 22 av 75

23 windows kan saksbehandler selv kan velge om man vil registrere dag/måned/år, måned/år eller kun år. I periodefeltene kan du også velge dato fra kalender. Kalenderen viser en gitt måned. For å endre måned, kan du bla med pil-knappene øverst i bildet, eller du kan klikke direkte på tekst for måned/år og hente inne annen måned via felter for måned og år. Hvis det er feil eller mangler ved registrering når du forsøker å lagre, vil du få melding om hva som mangler nederst i registreringsbildet. Ved bruk av godkjenning på en kompetansegruppe, vil alle nye registreringer av kompetanse ligge uten godkjent. Behandling av godkjenning blir gjort i HRM (windows) av saksbehandler. Dvs. saksbehandler setter huke i felt for godkjent. Dersom en person redigerer en linje på web, vil evt. huke for godkjent fjernes, slik at linjen må behandles av saksbehandler på nytt. Merk følgende endring fra AnsattWeb: - I Enterprise vil du under registrering av kompetanselinje fortsatt stå i bilde hvor alle kompetanselinjer blir vist. Dette er en endring fra AnsattWeb, hvor man gikk ut av oversiktsbilde for å registrere. - For en ikke avsluttet kompetanse, er det i Enterprise innført et felt Dags dato. I AnsattWeb ble denne typen kompetanselinjer kun registrert med åpen til dato. - I Enterprise er periode-format endret slik at man alltid må registrere måned og år. Dette er en endring fra AnsattWeb, hvor den som registrerte selv kunne velge om man ville registrere år, måned-år, eller dag-måned-år. Endringen vil fjerne eventuell usikkerhet mhp hvordan datoen skal registreres. - Merk at Enterprise web ikke har støtte for hjelpetekster på kompetansefelt. Endringer i kompetanse HRM (windows) Sortering CV I HRM sorteres kompetanse i CV på første felt i kompetansegruppen, dvs. Ved bruk av periode og egendefinerte datofelter skjer sortering motsatt kronologisk. Merk også at periode nå angis med mnd - år i web. Der første kompetansefelt på linjen er et tekstfelt, vil sortering være alfabetisk. Funksjonalitet som web ikke støtter Enterprise har ikke støtte for hjelpetekster for kompetansefelt i web. Enterprise HRM Web generell Side 23 av 75

24 Endringer brukergrensesnitt i HRM (windows) Det er ingen store endringer i grensesnitt for kompetanse i HRM (windows), men Kompetanse har som resten av HRM blitt endret i henhold til ny standard for knapper, farger osv. Intensjonen bak dette er å forbedre brukervennlighet og brukeropplevelsen. Noen av endringene er: Funksjonsknapper Mens knappene i kompetanse tidligere var bilder/ikoner, er disse nå blitt erstattet av knapper med tekst som beskriver knappen. Merk også at en del av knappene nederst på bildet i kompetansegrupper er fjernet, og ligger nå kun i meny som du får opp ved å høyreklikke i bildet. Menypunkter Menypunkter i hovedmeny er endret. I hovedmenyen finner du nå Registrer kompetanse (direkte oppslag på CV i ansattutforsker) Kompetansesøk Lagrede kompetansesøk Merk for øvrig at det er kompetanse CV-modul som videreføres i Visma Enterprise, mens gammel kompetansemodul ikke er tilgjengelig i Enterprise HRM. Dokumentarkiv Under dokumenter vil den ansatte kunne se forskjellige typer dokumenter. Tilgang styres av modultilgang til dokumentarkiv (tilpasset ressurs ACCESS_DOCUMENTS). Dokumentene som vises her kan være generert i og overført fra HRM, eller lastet opp av saksbehandler i personalarkiv (jf. videre beskrivelse i eget kapittel). Dokumentene er organisert i mapper som vises som fasetter øverst i bildet. I eksempelet under finnes mapper for kontrakter, lønnsslipper, medarbeiderutvikling og timelister. Lønnsslipper og timelister er her systemgenererte dokumenter fra henholdsvis lønnskjøring og timelønnsmodulen, mens kontrakter og medarbeiderutvikling er mapper fra personalarkivet. Bak navn for mappe fremkommer informasjon om antall dokumenter som ligger i mappen. Enterprise HRM Web generell Side 24 av 75

25 Ved å klikke på navn på mappen, blir dokumenter som ligger i mappen vist i bildet. Klikker du på en linje vil linjen bli vist med blå farge, og du vil få mulighet til å se dokumentet. Dette gjør du ved å klikke på knappen Last ned. Det er mulig å sette opp e-post varsel når nye dokumenter legges i dokumentarkivet. Dette settes i så fall opp under innstillinger for dokumentarkiv (jf. beskrivelse under). Rutiner for overføring av lønnslipper og timelister ligger i HRM (windows), og er beskrevet i eget dokument. Dokumenter i mapper definert via personalarkiv, kan lastes opp under Medarbeidere Personalarkiv), eller evt. i HRM (windows), for videre informasjon se beskrivelse i eget kapittel. Merk følgende endring fra Ansatt / AnsattWeb: Lønnsslipper inngår nå som en dokumentgruppe under dokumentarkiv. Dette er en endring fra AnsattWeb, hvor lønnsslipper lå under en egen fane. Tilgang til andre dokumenttyper i web er ny funksjonalitet i Enterprise web. Enterprise HRM Web generell Side 25 av 75

26 Innstillinger for dokumentarkiv Under Medarbeidere Innstillinger ligger konfigureringer for dokumentarkiv. For å få tilgang til dette punktet må man være definert som administrator for HRM i brukeradministrasjon. Alle mapper som skal være synlig for ansatte i dokumentarkiv vil fremkomme som egne poster. Mapper kan være systemdefinerte dokumenter som lønnsslipper og timelister, eller mapper fra personalarkivet som er satt til også å være synlig i dokumentarkivet, jf. videre beskrivelse under kapittel for Personalarkiv. For å endre innstillinger for en mappe klikk på posten, og felter for redigering vil åpnes. Felt Forklaring Navn Beskrivelse ID E-post varsel Emne Innhold Angir navn på mappe slik den skal fremkomme på fasett i dokumentarkivet. Her angir du en beskrivelse på hva mappen inneholder. Beskrivelsen vil kun være synlig i dette bildet. Angir entydig id for mappen. Merk at denne ikke kan endres etter at mappen er opprettet. Med huke i dette feltet vil det bli sendt en epost til ansatte når nytt dokument lastes opp i mappe. Feltet blir synlig når det er huke i feltet e-post varsel. Angi tekst for hva som skal fremkomme i emne-felt på e-post. Feltet blir synlig når det er huke i feltet e-post varsel. Angi tekst for hva som skal fremkomme i selve e-posten. Enterprise HRM Web generell Side 26 av 75

27 Ansattopplysninger Under Ansattopplysninger ligger informasjon om den ansattes arbeidsforhold, NAVinformasjon og konto-opplysninger. Tilgang styres av modultilgang ansattopplysninger (tilpasset ressurs ACCESS_EMPLOYEEDATA). NAV-informasjon og konto-opplysninger kan redigeres av den ansatte, mens arbeidsforhold kun er opplysningsfelter. For å endre NAV-informasjon må du gå over i endringsmodus og velge NAV-kontor fra nedtrekksliste. Nedtrekksliste vil automatisk vise NAV-kontor i ditt område. For evt. å endre til et annet område må du aktivt velge Vis alle. Kontoopplysninger for overføring av lønn ligger under Hovedkonto og Tilleggskontoer. For å endre kontoopplysninger, må du gå over i endringsmodus via Rediger. Hovedkonto kan endres, men ikke slettes. I redigeringsmodus ligger følgende felter: Som bildet viser er det støtte for utenlandsk konto. Hvis du velger et annet land enn Norge, vil feltene endres. Felt for kontonummer fjernes og erstattes av felt for SWIFT/BIC og IBAN (jf. bilde under). Enterprise HRM Web generell Side 27 av 75

28 Ansatte kan også legge inn tilleggskonto hvor deler av lønn kan overføres. I tillegg til informasjon som ligger på hovedkonto, må du her legge inn beløpet som skal overføres. Du kan oppgi kronebeløp eller prosent. Som for hovedkonto, er det støtte for utenlandsk konto. I motsetning til hovedkonto, kan tilleggskonto også slettes. Merk følgende endring fra AnsattWeb: Enterprise web gir støtte for utenlandske konto. Dette lå ikke i AnsattWeb. Ansatte kan nå legge inn overføring til tilleggskonto. Dette lå ikke i AnsattWeb. I AnsattWeb var det mulig å sperre enkeltfelter for redigering. Denne muligheten er ikke videreført i Enterprise. Dersom du ikke ønsker at ansatte skal ha tilgang til å endre informasjon som ligger på en side, er alternativet å ikke gi ansatte tilgang til siden. Ansattkort Under ansattkort finner du opplysninger om andre ansatte i selskapet som den påloggede brukeren tilhører. Tilgang styres av modultilgang ansattkort (tilpasset ressurs ACCESS_EMPLOYEECARD). Følgende informasjon ligger på ansattkortet: Navn Alle telefonnummer E-post Arbeidsoppgaver Selskap, avdeling og ansattnummer For avdeling hentes tekst på sorteringsbegrep for avdeling. Dette blir valgt i windows, selskapsbildet, fanen konteringsbegrep, feltet konteringsbegrep for 1. sortering. Hvorvidt ansattnummer skal bli vist er konfigurerbart for den enkelte kunde. Dette styres i windows under grunndata selskap/selskap i fanen konsern: Enterprise HRM Web generell Side 28 av 75

29 Standard verdi ved installasjon er at ansattnummer ikke blir vist. Bilde Visning er sortert alfabetisk på etternavn. I søkefeltet kan du søke på informasjon fra forskjellige felter. Søket fungerer slik at inntastet verdi gir treff på alle som starter med denne verdien. For eksempel vil søk "Ann" gi treff på alle fornavn og alle etternavn som starter med Ann, og det vil gi treff på alle avdelinger som starter med Ann. Ønsker du å søke etter ord/bokstaver/tall inne i en streng, taster du % foran søkeordet. Oppgir du to ord i søkefeltet vil søket skje på begge, dvs du får treff på ansatte som har minst ett av søkeordene. Det er også mulig å søke på telefonnummer. Merk følgende endring fra AnsattWeb: Informasjonen som fremkommer om de ansatte er redefinert. Merk at for ledere / saksbehandlere som skal ha tilgang til videre informasjon om sine ansatte i web-modul, er dette nå lagt over i egen modul Mine ansatte. Enterprise HRM Web generell Side 29 av 75

30 4. LEDEROPPFØLGING HRM web har flere moduler som gir oversikt og støtte for oppfølging av andre ansatte. Modulene vil i hovedsak være aktuelle i forbindelse med leders oppfølging av sine ansatte, og aktuelle moduler er Mine ansatte, Personalarkiv og Variabel lønn. I tillegg finnes funksjon for fraværsoppfølging samt ferieoversikt i modulen Ferie og fravær. Siden Ferie og fravær er en modul med saksbehandling i web, har vi valgt å beskrive denne modulen i sin helhet under kapittel med moduler med saksgang i web. Modulene som beskrives i dette kapittelet ligger under toptab Medarbeidere. Tilgang til denne styres av modultilgang Medarbeidere (tilpasset ressurs ACCESS_ORGANIZATION). Generelt om tilgangsstyring via org.struktur og søkepanel for ansatte Modulene som gir tilgang til funksjoner mot andre ansatte blir styrt via organisasjonsstruktur. Modulene forutsetter således at organisasjonsstruktur i HRM (windows) er bygget opp og at den vedlikeholdes. I organisasjonsstruktur definerer man enheter som finnes i organisasjonen og hvem som har en gitt rolle eller oppgave overfor ansatte i de forskjellige enhetene. Webmoduler hvor tilgang styres av organisasjonsstruktur, vil ivareta at bruker kun får tilgang dersom han/hun har den aktuelle rollen. Videre vil man kun få tilgang til ansatte i enheten hvor man har den aktuelle rollen. Søkepanel for å søke frem aktuelle ansatte er identisk for Mine ansatte, Personalarkiv og Variabel lønn: Man kan her søke på alle ansatte i enhet eller direkte på navn. Felt for selskap og enhet er obligatorisk, og i nedtrekkslisten for enhet fremkommer alle enheter som den ansatte har tilgang til. For å få frem aktuelle ansatte, klikk søk-knappen. For å velge ansatt, klikk på aktuell linje. Enterprise HRM Web generell Side 30 av 75

31 Mine ansatte Under Mine ansatte kan enhetsledere se alle sine ansattes personalia, pårørende og kompetanse direkte i web. Modulen er lisensbelagt, og tilgang styres av modultilgang Mine ansatte (tilpasset ressurs ACCESS_MINIONS). Modulen bygger på rollen enhetsleder fra organisasjonsstruktur og viser ansatte i gitte enheter. Bruk av modulen forutsetter dermed at organisasjonsstruktur er oppbygd. Klikker du på knappen Personalia får du frem samme bilde som den ansatte selv, og med de samme redigeringsmulighetene. Eneste unntak er Brukerinnstillinger; denne er sperret slik at enhetsleder ikke skal kunne endre e-post eller passord for sine ansatte. Dersom enhetslederen endrer opplysninger under Personalia, blir dette logget. Endringene kan du se i Persondatabildet i Windows, ved å trykke ctrl+alt+l i aktuelt felt. På denne måten har dere oversikt over om det er den ansatte selv eller enhetslederen som har redigert data. Du finner også knapper for Pårørende og Kompetanse. Enhetsleder får se opplysningene og har mulighet for å redigere. Det betyr blant annet at enhetsleder kan skrive ut CV for sine ansatte. Merk at det ikke er logging for Pårørende eller Kompetanse. Enterprise HRM Web generell Side 31 av 75

32 Personalarkiv I Personalarkiv kan man legge inn dokumenter på ansatte, og således tilgjengeliggjøre dokumentene for personer med gitte roller i organisasjonsstrukturen. Aktuelle dokumenter kan eksempelvis være arbeidsavtaler, referat fra medarbeidersamtale, osv. Dokumentene organiseres i en eller flere mapper. Hvilke mapper som skal benyttes og hvem som skal ha tilgang til mappene defineres av administrator for HRM, jf. videre beskrivelse under. Merk! Tilgang til personalarkiv og mapper styres kun av rolle og plassering i organisasjonsstrukturen. Det er ingen videre tilgangsstyring via modultilgang/tilpasset ressurs for denne modulen. For å få tilgang til en mappe, må man altså være innmeldt med rolle som er satt på aktuell mappe, og man vil da få tilgang til ansatte i den enheten hvor man er innmeldt med rollen. Menypunktet Personalarkiv vil automatisk bli vist hvis det finnes mapper som man skal ha tilgang til. Mappene blir vist med forskjellige fasetter, og ved å klikke på en fasett/mappe, blir alle dokumenter i den aktuelle mappen vist. Felt Forklaring Last opp ny fil Last ned fil Slett fil Åpner bilde for å velge fil for opplasting til den aktuelle mappen Åpner markert fil for visning. Merk at fil må være markert for at dette alternativet skal være aktivt. Markert fil vil bli vist med blått. Sletter filen. Du vil få kontrollspørsmål før sletting, som du må bekrefte. Merk at fil må være markert for at dette alternativet skal være aktivt. Markert fil vil bli vist med blått. Enterprise HRM Web generell Side 32 av 75

33 Mapper fra personalarkivet kan også bli vist under dokumentarkiv, slik den ansatte selv kan få tilgang på dokumentet. Hvorvidt en mappe skal være synlig i dokumentarkiv defineres på den enkelte mappe, jf. beskrivelse under.. Opplasting av dokumenter til personalarkiv fra windows Dokumenter kan også lastes opp til personalarkivet fra HRM (windows). Fordelen ved å laste opp i HRM er at du der kan laste opp flere dokumenter til en og samme person i en operasjon. Funksjonalitet ligger under menypunktet Avansert Personalarkiv. Enterprise HRM Web generell Side 33 av 75

34 Forklaring til felter i skjermbildet Felt Forklaring Selskap Enhet Ansatt Mappe Velg filer Fjern Blank liste Last opp Her velger du selskap. Her velger du enhet som den ansatte tilhører. Her velger du den ansatte du skal laste opp dokumentet til. Her velger du dokumentmappe. Her henter du opp hvilke filer du ønsker å laste opp. Du kan laste opp flere filer til samme mappe. Her kan du fjerne filer du har hentet opp som du ikke ønsker å laste opp. Her kan du blanke ut listen for å kunne gjøre nye valg. Her laster du opp filene du har valgt til utvalgt person. For å kunne slette filene/dokumentene i ettertid må du gjøre det fra Web. Det kan du ikke gjøre fra dette bildet. Du vil få kvittering på antall opplastede filer. Du kan laste opp flere dokumenter til samme person og samme mappe. Innstillinger for personalarkiv Mapper i personalarkivet defineres under Medarbeidere Innstillinger. Innstillinger vil bli vist for brukere som er angitt som administrator HRM i brukeradministrasjon, og her angir man på mappe, beskrivelse, samt hvem som skal ha tilgang på mappen. Innstillinger for personalarkiv ligger som eget punkt i meny til venstre i bildet. Enterprise HRM Web generell Side 34 av 75

35 Forklaring til felter i skjermbildet Felt/knapp Forklaring Ny mappe Navn Beskrivelse ID Rolletilgang Synlig i dokumentarkiv Avbryt Lagre Åpner bilde for å opprette ny mappe Angir navn på mappe slik den skal fremkomme på fasett i personalarkivet. Her angir du en beskrivelse på hva mappen skal inneholde. Beskrivelsen vil kun være synlig i dette bildet. Angir entydig id for mappen. Merk at denne ikke kan endres etter at mappen er opprettet. Her velger du en eller flere roller som skal ha tilgang til mappen. Roller velges fra nedtrekksliste, som viser roller/oppgaver som er definert under grunndata for organisasjonsstruktur i windows. Her angir du om mappen skal være synlig for den ansatte selv i dokumentarkivet (Meg selv Dokumenter) ved å velge ett av alternativene: - Ja, vises i Dokumentarkiv - Nei, vises bare i Personalarkiv Ved valg Ja, vises i Dokumentarkiv, vil du videre kunne angi e-post varsling ved nye dokumenter. Dette gjør du i så fall under innstillinger for Dokumentarkiv (eget punkt i meny til venstre i bildet). Avbryter oppretting eller endring av personalmappe. Oppretter og lagrer mappen iht definisjoner over. Som angitt over styres altså tilgang til mappene via rolle / oppgave i organisasjonsstrukturen i HRM (windows). Det er kun ansatte med den definerte rollen / oppgaven som vil se mappen. Videre vil man her kun kunne se ansatte i enhet hvor man har den aktuelle rollen / oppgaven. Tilgangen styres således ikke via tilpasset ressurs, men via den enkeltes rolle og plassering i organisasjonsstrukturen. Tips: Definere tilgang til personer utenfor den enhet personen tilhører; En bruker vil normalt kun ha tilgang til ansatte på sin enhet. Typisk gjelder dette eksempelvis en leder. Hvis det er behov for at en bruker skal ha tilgang til ansatte utenfor egen enhet, må brukeren også tildeles en aktuell rolle i de enhetene det gjelder. Dette kan for eksempel gjelde for en personalansvarlig. I slike tilfeller kan du også benytte bildet "Innmelding av rolle/oppgave-innehavere". Dette finner du i HRM (windows) under Grunndata Organisasjonsstruktur. Enterprise HRM Web generell Side 35 av 75

36 Slette dokumenter Som nevnt over kan dokumenter slettes direkte i personalarkivet. Denne funksjonen krever at man har tilgang til mappe og aktuell ansatt direkte i personalarkivet. Dersom administrator ønsker å slette dokument kan vedkommende gjøre dette under Medarbeidere Innstillinger, menypunkt Slette dokumenter. Her vil man også kunne slette flere dokumenter i en operasjon, uavhengig av tilgang til personalarkiv for øvrig. Merk! Funksjon for sletting gjelder både dokumenter fra personalarkiv og fra dokumentarkiv. Dokumenter som skal slettes kan søkes frem via forskjellige utvalg: Forklaring til felter i skjermbildet Felt/knapp Forklaring Alle mapper Ansattes fornavn / etternavn Opprettet Opprettet av for- /etternavn I første felt kan du velge mappe som dokument skal søkes frem fra. Her ligger mapper fra både personalarkiv og dokumentarkiv (dvs. lønnslipper, timelister, osv.). Initiell visning vil være Alle mapper, og dersom du ikke gjør utvalg her, vil søk skje på tvers av alle mapper. Her kan du søke frem dokumenter lagret på en navngitt ansatt. Legg inn for- og/eller etternavn på den ansatte. Her kan du søke frem dokumenter på grunnlag av dato for når dokumentet er opprettet. Du kan søke på dokumenter opprettet: - en gitt dato - før en gitt dato - etter en gitt dato Søk på dato kan eksempelvis være nyttig hvis man på overordnet nivå ønsker å ivareta at dokumenter ikke lagres lenger enn nødvendig. Siden dette gjerne vil variere for forskjellige typer dokumenter, vil det være nyttig å ha dette i mente når man definerer mapper, slik at man her kan kombinere søk på dokumenter opprettet før en gitt dato med en mappe. Her kan du søke frem dokumenter opprettet av en navngitt ansatt. Legg inn for- og/eller etternavn på den ansatte. Når du har lagt inn utvalg, klikk Søk. Aktuelle dokumenter blir da vist i bildet under. Enterprise HRM Web generell Side 36 av 75

37 Du kan her velge å slette alle dokumenter som kommer i utvalg ved å velge Slett alle. Alternativt kan du markere dokumentene du ønsker å slette ved å sette huke på linjen for dokumentet, og klikk Slett valgte. Dokumenter vil da bli slettet. Du vil ikke kunne angre handlingen. Under slettelogg vil du kunne se at sletting har blitt foretatt, men du vil ikke kunne se detaljer for hva som har blitt slettet. Variabel lønn Under variabel lønn ligger funksjonalitet for enkel registrering av variabel lønn. Modulen dekker både føring av variable timer og annen variabel lønn. Postene blir oppdatert direkte i variabeltabellen, og det er dermed ikke knyttet saksgang til modulen. Fanen er lisensbelagt, det vil si at funksjonen krever at dere har lisens. Tilgang til fanen styres av modultilgang Variabel lønn (tilpasset ressurs ACCESS_VARIABLEPAY). Videre bygger modulen på organisasjonsstruktur og rollen enhetsleder. Det er derfor en forutsetning at organisasjonsstruktur er bygget opp. Under registrering vil du i søkepanelet i øverste del av bildet hente frem aktuell enhet og får se dine ansatte. Klikk på en gitt ansatt/stilling, får å få frem registreringsbildet i nederste del av bildet. Enterprise HRM Web generell Side 37 av 75

38 Det er krav om å registrere antall og art for alle lønnsarter. Vi tar hensyn til behandlingskoden når vi lagrer den variable, dermed varierer det om det er antall og sats eller beløp som blir lagret. Merk: De variable får type TM. Dette betyr at det er ingen ny beregning ved lønnskjøring. Variable med type TM blir ikke behandlet ved etterbetaling. Dersom du setter på angi kontering får du frem konteringsbegrep fra stillingen og fra lønnsarten. Det er mulig å overstyre et eller flere konteringsbegrep, og overstyringen blir beholdt ved lønnsberegning. Etter at du har trykket på knappen Legg til variabel får du frem en oversikt over Variable under arbeid. Dette bildet viser midlertidig lagrede poster, og navigerer du bort fra siden blir postene slettet. Knappen Lagre oppdaterer variabel-tabellen. Under oversikt finner du hva du tidligere har registrert. Måten vi logger bruker pr variabel er ny, slik at bildet viser variable registrert på web eller i windows fra versjon Enterprise HRM Web generell Side 38 av 75

39 5. TIMELØNN, FERIE & FRAVÆR I dette kapittelet vil vi beskrive funksjonalitet i web knyttet til timeføring, ferie og fravær. Modulene har begge saksgang i web, og funksjonene er således til dels knyttet til den ansatte selv via initiel registrering, og til dels saksbehandler via godkjenning i web. Modulene som vil bli beskrevet i dette kapittelet er: Timelønn Timelønn er utviklet for å dekke behovet for føring av ekstratimer og overtid, og ansatte kan selv føre timene sine i Enterprise web. Skjemaer som benyttes i timelønn defineres av systemansvarlig i grunndata i HRM (windows), med tilhørende regler og lønnsarter. Når den ansatte velger blant aktuelle skjema vil man dermed automatisk få korrekte lønnsarter. På skjemaene defineres også saksgang, som bygger på oppgaver / roller i organisasjonsstrukturen. Ferie & fravær på web I ferie og fravær kan ansatte selv registrere ferieønsker og fravær i web. Fraværstyper som skal være tilgjengelig for registrering og saksgang defineres av systemansvarlig i grunndata i HRM (windows). Merk at fraværsregistrering på web forutsetter at Pårørende er tilgjengelig på web. Ferie og fravær har også funksjonalitet knyttet til oversikt og oppfølging for saksbehandler. Knyttet til ferie, kan saksbehandler få frem feriekalender for hele enheten. I forbindelse med fravær finnes funksjonalitet for fraværsoppfølging og varsling. Definering av varsler og hvilke roller varsel skal gå til gjøres i HRM (windows). Modulene for Timelønn og Ferie & fravær er lisensbelagt, og bygger begge på organisasjonsstruktur. Dvs. at det er en forutsetning av man har bygget opp enheter med ansatte og aktuelle roller for saksbehandlingen i timelønn, ferie og fravær, før modulene kan tas i bruk. På tross av at det her er snakk om to forskjellige moduler, vil vi i dette kapittelet gi en samlet beskrivelse. Dette fordi modulene er organisert i samme bilder og funksjonaliteten vil i hovedsak fremstå som lik for brukerne. Funksjonalitet knyttet til ansattes registrering (på egne vegne), ligger under Meg selv Personalskjema. Saksbehandlerfunksjoner knyttet til modulene, ligger under Medarbeidere Saksbehandling. Merk følgende endring fra Ansatt / AnsattWeb: Timelønnsmodul fra Ansatt er utgått og erstattet med den nye modulen Timelønn i Enterprise. Enterprise HRM Web generell Side 39 av 75

40 Personalskjema ansattes registrering av timelister, ferie og fravær Under personalskjema finner du forskjellige skjemaer som benyttes i Timelønn, Ferie og Fravær. Overordnet tilgang til siden, dvs. tilgang til tab Personalskjema, styres av modultilgang personalskjema (tilpasset ressurs ACCESS_SCHEMA). Videre tilgang til de forskjellige punktene i venstremeny (timelønn, ferie og fravær) styres under modulspesifikke egenskaper for HRM. Tilgang til de enkelte punktene styres altså enkeltvis, slik at man eksempelvis kan ha tilgang til timelønn og fravær, men ikke ferie, osv. Bildet for personalskjema tar utgangspunkt i kalendervisning, hvor forskjellige registreringer for den ansatte blir vist i kalender. Forskjellige typer skjema blir vist i forskjellige farger. Videre vises ferie/fravær med tekst, mens timelister blir vist med klokkeslett. Ikonene på linjen symboliserer hvor i saksgangen det enkelte skjemaet er. For eksempel betyr tre prikker at skjemaet ikke er levert fra den ansatte, og utropstegn betyr at skjemaet er avvist. Ligger det ikke ikon bak, betyr det at skjemaet er ferdig overført. Setter du markøren over linjen, får du frem tooltip med informasjon. For å få opp nytt skjema for registrering, klikk på aktuell dag i kalenderen og velg deretter hva du skal føre fra knapp i venstremeny. Du kommer da inn i registreringsbildet, og når du lagrer, vil registreringen bli synlig i kalender. Ved å klikke på punktet liste, får du opp oversikt over registrerte skjema i listeform. Enterprise HRM Web generell Side 40 av 75

41 Bildet har ulike filtre, som fremkommer via fasetter. Fasett / filter Beskrivelse Oppgaver Saksgang Alle Alle skjemaer Timelister Fravær Ferie Her ligger skjemaer som den ansatte skal behandle. Dette er skjemaer som er opprettet men ikke sendt inn i saksgangen enda. Det er også eventuelt avviste skjema. Her ligger den ansattes skjemaer som er underveis i saksgangen, inkludert de som er ferdigbehandlet. Det også filter på år. Dette er for å øke hastigheten på oppslaget og for å forenkle søket. Her ligger alle skjemaer, dvs. skjemaer fra både Oppgaver og Saksgang. Det også filter på år. Dette er for å øke hastigheten på oppslaget og for å forenkle søket. Her finner du både timelister, fravær og ferie. Her finner du kun timelister. Her finner du kun fravær. Her finner du kun ferie. Oversikten er initielt sortert etter Opprettet-dato. Dette er datoen når skjemaet ble sendt inn i saksgangen, eller registrert i windows. Ønsker du å sortere ut fra annen kolonne, klikker du på overskriften for aktuell kolonne. Fravær som er registrert i tidligere versjoner enn vil ikke vises i denne oversikten. Kolonnen Status kan ha følgende verdier: Status Beskrivelse Ikke levert Attestering Anvisning Til overføring Overført Avvist Under arbeid hos den ansatte Dersom steget er definert i saksgangen i windows Dersom steget er definert i saksgangen i windows Venter på godskjenning i windows Godkjent i windows Returnert til ansatt Enterprise HRM Web generell Side 41 av 75

42 Ved å klikke på linje, vil du se detaljer for skjemaet, og det er også her du sender skjemaet videre i saksgang. Du vil her se saksgangen. Ved å holde musen over de ulike stegene, får du se alle aktuelle navn for steget. Nåværende steg viser med blåfarge. I bildet finner du også opplysninger om ansatt-nummer, selskap, stilling osv. Nederst vil det fremkomme opplysninger fra saksgang-loggen. For å sende skjemaet videre til godkjenning, klikk på Send-knapp nederst til høyre i bildet. Enterprise HRM Web generell Side 42 av 75

43 Timeføring For å registrere nye timer, klikker du Ny timeføring. Det blir da åpnet et bilde hvor du kan legge inn timer, velge hvilket selskap og stilling det gjelder, velge skjema (definert i grunndata HRM), samt evt. legge inn notat. Når du klikker Lagre, kommer du tilbake til kalender. For å sende timelister videre til godkjenning, velger du listevisning, jf. tidligere beskrivelse over. Når du klikker Send timeliste, vil timelisten bli sendt videre i saksgang i web for godkjenning. Dersom en saksbehandler ikke godkjenner en timeliste, kan han/hun returnere den. Returnerte timelister vil fremkomme med utropstegn (!) i kalender visningen, og vil også ligge under oppgaver i liste. For å behandle timelisten på nytt, klikk på linjen, du vil få tilgang til å redigere notat, slette eller sende på nytt. Enterprise HRM Web generell Side 43 av 75

44 Fravær For å registrere et nytt fravær, sett markøren på en gitt dato og klikk på knappen for Nytt fravær. I dette bildet registrerer du fraværet. I høyre del av bildet får du en oversikt over de siste fraværene, inkludert fravær som er underveis i saksgangen. Dersom du forsøker å registrere et fravær som allerede er registrert, får du beskjed om det og blir stoppet. Sjekken ligger på feltene selskap + stilling + fraværskode + fradato. Du kan registrere et notat. Dette vil være lesbart for saksbehandlerne. Feltet er ikke tilgjengelig fra windows. Feltene vil variere ut fra hvilken fraværskode du har valgt. Ved sykemelding skal du oppgi fraværsgrad. Ved sykt barn skal du angi hvilket barn det gjelder. Feltet for barn er valgfritt eller påkrevd, avhengig av hva dere har valgt i systemkodebildet. Opplysninger om eneforsørger og kronisk sykt barn blir hentet fra Pårørende. Den ansatte kan ikke vedlikeholde dette selv. Gjelder fraværet et kronisk sykt barn og fraværet er refusjonsberettiget, endrer dere fraværskode når dere godkjenner fraværet i windows. Du kan sende fraværet videre i saksgang direkte fra registreringsbildet, eller via listevisning, jf. beskrivelse over. Fraværet vil da bli sendt videre i saksgang i web for godkjenning. Enterprise HRM Web generell Side 44 av 75

45 Ferie For å registrere ny ferie, klikk på knappen for Ny ferie. Du får da opp følgende bilde hvor du registrerer datoer og evt. notat: I høyre del av bildet fremkommer oversikt over totalt antall feriedager, avholdte feriedager og feriedager i saksgang. Du kan sende ferie videre i saksgang direkte fra registreringsbildet, eller via listevisning, jf. beskrivelse over. Ferie vil da bli sendt videre i saksgang i web for godkjenning. Saksbehandling Saksbehandling overfor andre, knyttet til timelønn, ferie og fravær, gjøres i bildet Saksbehandling under toptab Medarbeidere. Tilgang til dette bildet styres via modultilgang Saksbehandling (tilpasset ressurs ACCESS_PROCESS). Videre tilgang til funksjoner fra meny i venstre del av bildet er styrt av rolle/oppgave i organisasjonsstruktur. Aktuelle funksjoner for saksbehandling er godkjenning, registrere på vegne av andre, fraværsvarsler, fraværsoppfølging og feriekalender. Når det gjelder godkjenning og fraværsvarsler, vil disse også fremkomme under oppgaver på startsiden. Enterprise HRM Web generell Side 45 av 75

46 Ved å klikke på aktuell linje i oppgavelisten, kommer du direkte over til saksbehandling for den aktuelle oppgaven. Behandle timelister, fravær og ferie I menyen for saksbehandling finner du punkter for henholdsvis Timelister, Fravær og Ferie, hvor du som saksbehandler går for å godkjenne / behandle skjemaer som er sendt til deg i saksgang. Ved å klikke på aktuelt punkt i menyen får du opp en liste over skjema som du skal behandle: Kolonnene i bildet vil variere noe ettersom hvilken informasjon som er relevant for de forskjellige typer skjema. Listen sorteres på kolonne som blir vist sort øverst. Du kan evt. endre sortering ved å klikke på overskriften i en av de andre kolonnene. Videre har bildet ulike filtre: Enterprise HRM Web generell Side 46 av 75

47 Fasett / filter Beskrivelse Oppgaver Saksgang Alle Søkefelt lengst til høyre Fra til Her ligger skjemaer som brukeren skal behandle. Når bildet åpnes vil visningen automatisk ligge med dette valget. Her ligger skjemaer som brukeren har vært involvert i, også de som er ferdig behandlet. Det også filter på år. Dette er for å øke hastigheten på oppslaget og for å forenkle søket. Her ligger alt fra Oppgaver og Saksgang. Det også filter på år. Dette er for å øke hastigheten på oppslaget og for å forenkle søket. Her kan du fritt søke på forskjellig informasjon i kolonnene. Feltene vil kun være tilgjengelig for timelister. Her kan du søke på timelister i en gitt periode (fra til dato). For timelister er det evt. hvis ønskelig mulig å godkjenne alle timelister direkte fra oversiktsbildet via knappen Godta alle uten å gå via detaljer. For Ferie finnes alternativ godkjenningsfunksjon under Feriekalender. Ordinær funksjon for å behandle et skjema er imidlertid å behandle skjemaene enkeltvis. Dette gjøres via å klikke på linjen for skjemaet, og linjen vil da ekspandere slik at detaljer og funksjoner for videre behandling fremkommer. Aktuelle funksjoner i detaljbildet vil være å godta, redigere eller skrive ut: Går man videre til Rediger, vil mulighetene for redigering variere mellom de forskjellige skjemaene. Enterprise HRM Web generell Side 47 av 75

48 Under Ferie og Fravær vil man få frem tilsvarende bilde som registreringsbildet til den ansatte, og man vil her eksempelvis kunne endre til-dato og legge til notat. Skjemaet kan videre sendes videre (godkjennes), sendes tilbake eller slettes. For timelønnsskjema vil det være andre funksjoner som er aktuelle, som eksempelvis å endre kontering, sende videre til annen saksbehandler (endre enhet), osv. For å redigere kontering må du sette huke i feltet Rediger kontering. Detaljbildet for timelisten vil da åpnes slik at du kan legge inn annen kontering. Du kan evt. søke frem rett kontering ved å skrive inn tekst i feltet. Lagre den nye konteringen ved å klikke på Lagre-knappen. Fjern deretter huken for Rediger kontering for å behandle timelisten videre. Enterprise HRM Web generell Side 48 av 75

49 Registrere timelister, fravær og ferie for andre Under punktene Registrere timer, Registrere fravær og Registrere ferie, kan saksbehandler registrere skjema på vegne av den ansatte. Bildet åpnes med søkepanel for ansatte, og hvem man kan registrere for styres av oppsett grunndata og organisasjonsstruktur. For videre informasjon, se tidligere beskrivelse i kapittelet Generelt om tilgangsstyring via org.struktur og søkepanel for ansatte. Når du markerer en linje, åpnes aktuelt skjema under. Skjemaet inneholder de samme felter og informasjon som ligger skjemaet som en ansatt vil få frem. I tillegg ligger det her et felt for hvorvidt saksgang skal gå via den ansatte selv. Dersom man ikke setter huke her, vil skjemaet legge seg i liste over skjemaer som den ansatte må bekrefte og sende videre i saksgang. Dersom man ønsker å unngå at den ansatte selv må sende sende skjemaet, setter man huke i feltet Saksgang utenom den ansatte, og skjemaet vil da gå direkte videre til godkjenning i saksgang. For timelister finnes også en funksjon for masseregistrering. Dvs at man kan registrere samme timer for flere ansatte i en operasjon. Funksjonen ligger under menypunkt Masseregistrering. Enterprise HRM Web generell Side 49 av 75

50 Søkepanel for ansatte er her erstattet med at man velger enhet via felt direkte i skjemaet. Når enhet er valgt fremkommer ansatte i enheten frem i rubrikken Tilgjengelig. Marker ansatte som timer skal føres på og klikk pilknapp for å overføre ansatte til rubrikken Valgt. Timeliste vil bli ført på alle ansatte som ligger i rubrikken Valgt. Merk at også ved masseregistrering ligger valg på hvorvidt timelisten skal gå i saksgang utenom den ansatte. Fraværsvarsel og oppfølging Fraværsvarsling og oppfølging er en funksjon som gir støtte i arbeidet med oppfølging av sykemeldte. Ved at det blir sendt ut varsel til aktuelle saksbehandlere blir det enklere å følge opp sykemeldte til rett tid, for eksempel mhp å overholde frister satt av NAV. Saksbehandler vil her også få en oversikt over hva som er gjort i forhold til den enkelte ansatte. Regler for varsel setter dere opp i HRM windows. Dere definerer her hvilke varsel dere vil sende, når de skal bli sendt og hvem som skal motta varslene. Hvem som skal motta varslene defineres via roller/oppgaver fra organisasjonsstrukturen. For evt. videre informasjon om styring via roller/oppgaver, se tidligere beskrivelse i kapittelet Generelt om tilgangsstyring via org.struktur. Varslingsreglene blir satt opp med utgangspunkt i første fraværsdag, Maksdato NAV eller Maksdato intern. Varslene vil legge seg i web, under oppgaver på startsiden og under Medarbeidere Saksbehandling i menypunkt Varsel fravær. Varselet kan i tillegg settes opp til å sendes på e-post. Enterprise HRM Web generell Side 50 av 75

51 Bildet har utvalg på varsler som ligger til behandling (oppgaver), og varsler som er ferdig behandlet. Ved å markere en linje for varsel, fremkommer detaljer både mhp informasjon som er lagt inn på varselet om hva som skal gjøres, og logg over hva som evt. allerede er gjort. Nederst i bildet fremkommer funksjoner for å skrive ut, redigere eller sette til utført. Går man til rediger, kan man legge inn notater for logg, laste opp dokumenter, og evt. angi varsel som uaktuelt eller utført. Varsler som settes til utført eller uaktuelt, vil overføres til behandlet. Dersom man kun lagrer vil derimot varselet fortsatt være aktivt. Under Varsel fravær vises alle varsler enkeltvis, og kun varsler der du ligger med angitt rolle for behandling. Under menypunktet fraværsoppfølging vil du derimot få en Enterprise HRM Web generell Side 51 av 75

52 komplett oversikt over alle varsler og fraværsoppfølging for de enkelte ansatte i din enhet, inkludert de som gjelder andre roller enn du selv har. Dette sikrer at de som skal behandle varsler har adgang til å se hva som har skjedd tidligere i fraværssaker. Bildet åpnes med standard søkepanel, jf tidligere beskrivelse i kapittelet generelt om tilgangsstyring via org.struktur og søkepanel for ansatte. For å se varsler for en ansatt, klikk på den aktuelle ansatte. Alle varsler vil da bli vist i en linje i nedre del av bildet. Klikker du på Vis mer, vil alle detaljer og logg for notat bli vist. For videre informasjon om fraværsoppfølging og varsling, se egen dokumentasjon. Enterprise HRM Web generell Side 52 av 75

53 Feriekalender Under feriekalender vil det fremkomme registrert ferie for enhet i ett og samme bilde. Dersom man har tilgang til flere enheter, velger man enhet via fasett for enhet øverst i bildet. Hver ansatt blir vist på en linje, og registrert ferie blir vist via fargekoder, avhengig av om de er godkjent eller ikke. Registrert ferie som ikke er godkjent blir vist i grått. Godkjent ferie blir vist i lilla. Ferie som ikke er godkjent vil fremkomme med avhukningsbokser. Ved å sette huke og klikke godta, godkjennes ferien. Godkjenning her direkte i kalender vil altså være et alternativ til godkjenning under menypunkt Ferie. I bildet for feriekalenderen vises 2 uker av gangen. For å bla klikk på pilknappene øverst på kalenderen. Nederst i bildet finnes også utskriftsfunksjon. I utskriftsversjon vil det bli vist 5 uker. Du kan her velge om du kun ønsker å inkludere innvilget ferie, eller om du vil skrive ut alle dvs. både godkjent og ikke godkjent ferie. Eksempelet under viser utskrift av alle. Enterprise HRM Web generell Side 53 av 75

54 6. LOKALE FORHANDLINGER WEB I rammen Andre Enterprisemoduler ligger snarvei til web-modul for Forhandling. Tilgang blir automatisk innvilget til brukere som er med i forhandling og/eller er forhandlingspart. Det er altså ikke nødvendig med en egen tilpasset ressurs. Når du klikker på forhandling kommer du til påloggingsbilde for web-modulen for lokale forhandlinger. Brukernavn og passord er det samme som du bruker ved pålogging til Enterprise web. Kunder som bruker Single Sign On vil komme direkte inn i Forhandlinger. Personer som i forhandling er definert som leder eller tillitsvalgt, vil få frem fane Tillitsvalgt/leder, hvor man behandler krav / interne forslag for forhandlingen. I oversiktsbildet får man opp ansatte som man forhandler på vegne av. Enterprise HRM Web generell Side 54 av 75

55 For å legge inn krav på ansatt, klikker man på linje for ansatt. Nytt bilde åpnes:. Gir man tilgang for ansatte til å legge inn krav ligger dette under Min forhandling. For videre beskrivelse, se egen dokumentasjon for Lokale forhandlinger. Enterprise HRM Web generell Side 55 av 75

56 7. REKRUTTERING WEB Web-modul for rekruttering er lisensbelagt og aktuelle faner for rekruttering styres av lisens. Fra versjon 2012 er Rekruttering fristilt i egen web-modul. Modulen har imidlertid samspill med resten av Enterprise Web, slik at ansatte vil også se oversikt over ledige stillinger og stillinger de har søkt direkte i HRM web. I tilfeller der rekruttering benytter informasjon som ligger andre HRM-moduler (personalia og kompetanse), vil informasjon kunne oppdateres i rekruttering eller HRM web, da informasjonen uansett lagres på samme sted i basen. Vi vil i dette kapittelet gi en videre beskrivelse av web-funksjoner som er unike for rekruttering. For evt. videre informasjon om personalia og kompetanse, se tidligere beskrivelse i egne kapitler. Oversikt over ledige stillinger og stillingsutlysning Under Ledige stillinger kan du til enhver tid se hvilke stillinger som er utlyst. Oversikt over ledige stillinger vil være tilgjengelig både i rekrutteringsmodulen og i Enterprise web under Hjem. Forskjellen på bildene vil være hvorvidt punktet Registrer søker fremkommer. Dette punktet vil kun være tilgjengelig fra Rekruttering, da det kun er der det er aktuelt å opprette nye brukere via web. Enterprise web er beregnet på intern bruk for egne ansatte, og siden disse som ansatte allerede er brukere i systemet, har de ikke behov for å opprette ny bruker i web. Enterprise HRM Web generell Side 56 av 75

57 I oversiktbildet vil du se følgende: Tittel på stilling Evt. ingress. Dette kan være en kort beskrivelse av stillingen eller en teaser, og defineres på stillingen via teksttypen Ingress. I eksempelet over er det benyttet ingress på stillingen HR-rådgiver, mens de to andre stillingene ligger uten ingress. Utlysningsdato og søknadsfrist Selskap, stillingstype og lokasjon Søknader, dvs. antall søknader som til enhver tid ligger på stillingen. Om antall søknader skal bli vist er konfigurerbart for kunde. I feltet Søk kan du søke etter tittel på utlysninger. Under Avansert kan du gjøre søk på jobbkategori eller lokasjon. Legg inn kriterie og klikk på knappen Søk. Merk følgende endring fra AnsattWeb: Rekruttering er i Enterprise fristilt i egen modul. Dette gjelder søknadsprosessen som sådan, mens oversikt over ledige stillinger vil ligge i både i startbildet i Enterprise web og i Rekruttering web. Når det gjelder siden som bør lenkes opp fra egen hjemmesides punkt for ledige stillinger, vil dette normalt være den fristilte rekrutteringsmodulen. Dette for at eksterne søkere som logger på løsning skal komme direkte inn i rekruttering, og ikke via Enterprise web. En forskjell på sidene for øvrig til være tilgang til å opprette ny bruker direkte i siden for oversikt over ledige stillinger.. Denne funksjonen vil nå kun være tilgjengelig i rekruttering. Oppsett av oversikt over ledige stillinger er vesentlig endret. Nyhet i Enterprise web er bruk av Ingress i oversiktsbildet. Merk også at diverse konfigureringer, deriblant vising av antall søkere, er flyttet fra konfigurasjonsfil til grunndata selskap selskap rekruttering i HRM (windows) Enterprise HRM Web generell Side 57 av 75

58 For å se hele stillingsutlysningen klikker du på tittelen i oversiktbildet: Stillingsutlysningen er organisert på følgende måte: Logo og logotekst er midtstilt øverst i utlysning, med tekst under logo. Tittel på stilling er også midtstilt og vises under logotekst. Bildet videre er todelt; o o Til venstre finner du beskrivelse, dvs. selve utlysningsteksten Til høyre finner du søknadsinformasjon (utlystdato, søknadsfrist og referansenummer) og knapp for å søke stilling, fakta om stillingen og informasjon om kontaktpersoner. Enterprise HRM Web generell Side 58 av 75

59 Ved å kikke på knappen Søk på stilling kommer søker inn i veiviser for web-søknad. Merk følgende endring fra AnsattWeb: Oppsett for utlysning er endret; Logo og logotekst er nå midtstilt. Fakta om stilling og inngang til søknad er flyttet til høyre for utlysningstekst (lå i AnsattWeb nederst i annonse). Pålogging og oppretting av ny søker For å kunne søke en stilling må du være pålogget som bruker. Dersom du ikke er logget inn i løsningen når du klikker på Søk på stilling, vil du få opp følgende bilde direkte i utlysningen, hvor du kan legge inn brukernavn og passord: Når du har lagt inn brukernavn/passord og klikket Logg inn, kommer du inn i veiviser for web-søknad. Dersom du tidligere ikke er definert som bruker må du først opprette bruker. For å opprette ny bruker klikk Registrer ny søker. Man får da opp bilde hvor man legger inn navn, e-post og brukernavn. I tillegg må man bekrefte at man er søker (ikke ansatt) og personvernerklæring. Personvernerklæring ligger som lenke i bildet og vil åpnes i nytt bilde når man klikker på lenken. Enterprise HRM Web generell Side 59 av 75

60 Når man klikker Utfør, vil ny bruker bli opprettet og passord sendes til e-post adressen man har oppgitt. Merk at det er sjekk på at e-post adresse ikke allerede finnes i systemet (e-post adresse må være unik). Hvis e-post adresse allerede er registrert på en bruker, vil systemet gi melding om dette og henvise til at man kan benytte glemt brukernavn/passord. Merk at en person kan opprette flere brukere, så lenge man har benyttet forskjellige e- post adresser. Så lenge personen bare er søker har dette i prinsippet ingen betydning. Dersom en av brukerne er - eller tidligere har vært en ansatt, og vedkommende skal ansettes via søknad sendt fra en annen (ekstern) bruker, må du rydde i dette. Dette gjør du i så fall ved hjelp av rutinen duplikate personer. Merk følgende endringer fra Ansatt / AnsattWeb: I AnsattWeb valgte bruker selv passord ved oppretting av ny bruker. I Enterprise blir passord derimot sendt fra løsningen. Bruker vil deretter ved første gangs pålogging komme inn i bilde for å endre passord. Web-søknad Når man klikker på knappen Søk på stilling i bildet for stillingsutlysningen, åpnes veiviser for web-søknad. Øverst i denne veiviseren vil det bli vist informasjon om at man ikke har sendt søknad, og at søknaden ikke blir lagret før veiviseren er fullført. Hvis man avbryter veiviseren vil søknaden altså ikke bli lagret. Dette er standard for veivisere. Ønsker du underveis i prosessen å se utlysningsteksten kan du klikke på tittelen (Du søker på tittel ). Utlysningsteksten vil da bli åpnet i et nytt vindu. Enterprise HRM Web generell Side 60 av 75

61 Bruken av veiviser styrer informasjonen som skal legges inn og innebærer en kontroll på at søknaden blir komplett. I veiviseren følger du stegene som ligger øverst i bildet, og det vil hele tiden være synlig hvilket steg du jobber med og hvor du er i prosessen. Steget du står på blir vist med hvit skrift, mens andre steg blir vist med sort skrift. Grønne steg er fullført, mens steget du jobber med og gjenstående steg er blå. Du kan gå frem og tilbake mellom de forskjellige stegene, men du kan ikke fritt velge hvilket steg du vil gå til. For å gå videre fra ett steg til neste, må du ha lagt inn informasjon i alle obligatoriske felter. Hvis du ikke har gjort det, vil knappen for neste ikke være aktiv og vil bli vist med nedtonet skrift. Det samme gjelder for knappen Send søknad. Denne blir først aktiv i siste steg av veiviseren. Steg 1: Personalia Første steg i veiviser er personalia. Evt. informasjon som allerede ligger på brukeren kommer automatisk. Hvis du ønsker å endre informasjonen som fremkommer i bildet må du gå over i endringsmodus. Dette gjør du ved å klikke på Rediger. For videre informasjon om personalia, se tidligere beskrivelse i kapittelet Personalia. Enterprise HRM Web generell Side 61 av 75

62 Steg 2: Spørsmål Neste steg i veiviseren er spørsmål. Dersom det ligger spørsmål på stillingen er det obligatorisk å svare på disse. Steg 3: CV Neste steg i veiviseren er CV. Informasjon som allerede er registrert under kompetanse på brukeren kommer automatisk. Du kan legge til kompetanse eller redigere tidligere innlagt informasjon. For videre informasjon om endring av kompetanse, se beskrivelse i kapittelet Kompetanse. Enterprise HRM Web generell Side 62 av 75

63 Steg 4: Søknadsbrev Neste steg i veiviser er søknadstekst. Det er obligatorisk å legge inn søknadstekst. Steg 5: Avsluttende spørsmål Neste steg i veiviseren er Avsluttende spørsmål. Her kan du som søker si om du ønsker å få brev på e-post, angi hvor du så stillingsutlysningen først, samt be om at søknaden din blir unntatt offentlighet. Punktet vedr. unntatt offentlighet er konfigurerbart for kunde. Dvs. at det er opp til kunde om dette blir vist. Dersom man setter huke i feltet (dvs. ber om å bli unntatt offentlighet), vil det fremkomme et obligatorisk felt hvor man må legge inn begrunnelse. Enterprise HRM Web generell Side 63 av 75

64 Steg 6: Sammendrag I siste steg, Sammendrag, får du en oversikt over alt du har lagt inn i søknaden. Enterprise HRM Web generell Side 64 av 75

65 Dersom du ser at søknaden er komplett kan du nå sende søknaden. Du sender søknaden ved å klikke Send søknad. Knappen ligger nederst på siden, ved siden av knappene du tidligere har navigert gjennom, Neste og Tilbake. Når søknad er sendt vil du få bekreftelse direkte i bildet. Du vil også få informasjon om videre systemdefinert behandling. Informasjon om søknaden legger seg også Søknader, jf. beskrivelse i kapittel under. Merk følgende endring fra AnsattWeb: Ved pålogging i AnsattWeb ble du ført tilbake til oversikt over ledige stillinger. I Enterprise web, vil du ved pålogging fra en stillingsannonse bli ført direkte over i søknadsskjemaet. Layout på søknadsveiviser er endret; Hvor man er i søkeprosessen fremkommer nå i fremdriftslinje øverst i bildet. Man må nå følge stegene i veiviseren, - det er ikke som i AnsattWeb, mulig å fritt gå mellom forskjellige steg. Mellomlagring av søknad er fjernet. Dvs. at informasjon ikke vil bli lagret, hvis man avbryter web-søknad. Merk at dette kun gjelder søknad i seg selv. Når det gjelder personalia og registrert kompetanse, vil dette bli lagret så snart man har klikket lagre på de respektive bildene for registrering. Det er i Enterprise lagt inn informasjon øverst i bildet hvor det tydelig fremgår at søknad ikke er sendt, og at søknad ikke vil bli lagret før man er ferdig med veiviser. Det er også lagt inn link til selve utlysningsteksten, slik at man enkelt kan få frem denne. Innhold i søknadsveiviserens forskjellige steg, samt rekkefølge på steg, er endret. Merk spesielt CV hvor CV nå kan redigeres direkte i veiviser. I AnsattWeb, ble man ved redigering av CV ført over i et eget bilde for dette, utenfor selve søknadsskjemaet. I forbindelse med spørsmål om å bli unntatt offentlighet, er det nå lagt inn obligatorisk felt hvor man må angi begrunnelse. Felt for begrunnelse vil først bli synlig når man setter huke i feltet. Det er også lagt til et nytt steg, Sammendrag, som gir komplett info om hva som er lagt inn i søknad. Enterprise HRM Web generell Side 65 av 75

66 Søknader Under Søknader finner du alle søknader du har sendt gjennom rekrutteringsmodulen. Siden finnes både i rekrutteringsmodulen og under Meg selv i HRM-web. Tilgang styres via lisens på rekruttering. Oversikten viser følgende informasjon: Sendt, dvs. når du sendte søknaden Stilling (dvs. tittel på stillingen du søkte) og lokasjon Antall søkere. Denne informasjonen er konfigurerbar. Hvis kolonnen ikke blir vist har systemadministrator valgt at antall søkere ikke skal bli vist. Status, dvs. status på søknaden din Ved å klikke på en linje, vil du se videre informasjon om rekrutteringssaken. Du vil kunne se følgende under detaljer: Navn, tittel og kontaktinformasjon for kontaktpersoner på saken Knapp for å trekke søknad. Denne vil kun være synlig frem til søknadsfrist. Etter at søknadsfrist har gått ut, må man for å trekke søknad ta kontakt med saksbehandler. Offentlig søkerliste. Denne vil først bli vist når søknadsfristen er utløpt og status på saken er satt til Søkere vurderes. Visning av offentlig søkerliste er Enterprise HRM Web generell Side 66 av 75

67 konfigurerbar. Dvs at systemadministrator definerer hvorvidt offentlig søkerliste skal bli vist. Merk følgende endring fra AnsattWeb: Det er lagt inn ny info vedr. navn og kontaktinfo på saksbehandlere når man går inn på stilling man har søkt på i bildet Søknader. Konfigurering vedr. visning av antall søkere og offentlig søkerliste er flyttet fra konfigurasjonsfil, til grunndata selskap selskap rekruttering i HRM (windows). Konfigureringer i Rekruttering web Konfigureringer av rekruttering i web modulen ligger under grunndata Selskap/Selskap - Rekruttering. Konfigureringen du gjør i dette bildet gjelder alle selskaper, dvs. at det er ikke mulig å konfigurere forskjellig for ulike selskap. Beskrivelse av konfigurasjonene: Felt Beskrivelse Vis antall søkere web Feltet definerer om du skal vise antall søkere som har søkt en stilling. Dersom du har huke i feltet vil antall søkere bli vist i oversikt over ledige stillinger (fanen Ledige stillinger) og i søkerens oversikt over egne søknader (fanen Søknader) Enterprise HRM Web generell Side 67 av 75

68 Felt Beskrivelse Vis søkerliste web Vis unntatt offentliggjøring sjekkboks web Feltet definerer om du skal vise offentlig søkerliste for søkere som har søkt stillingen i fanen Søknader. Dersom du har huke i feltet vil offentlig søkerliste bli vist når søknadsfirst har gått ut og stillingen er satt til søkere vurderes. Feltet definerer om søker skal kunne be om å bli unntatt offentlighet gjennom avhukningsboks i søknadsveiviser. Dersom du har huke i feltet vil feltet bli vist i søknadsveiviser steg 5. Søkere som setter huke i feltet i veiviseren vil komme inn i HRM med huke i unntatt offentlighet. I HRM (windows) ligger feltet under søkerdetaljer/personalia. Hvis du etter vurdering likevel ikke vil unnta søker offentlighet, kan du fjerne huken. I samme bilde legger du også inn informasjon knyttet til personvern. Felt Beskrivelse Brukeradministrator Personvernerklæring Angi navn, e-post og telefonnummer til brukeradministrator. Brukeradministrator vil fremkomme i web i tilknytning til punkter som gjelder personvern og sletting av bruker/søknader. Dvs. at dersom bruker ha spørsmål om personvern og sletting, vil brukeradministrator være kontaktperson for dette. Her legger dere inn personvernerklæringen deres. Denne vil bli vist i forbindelse med oppretting av ny søker, under brukerinnstillinger for eksterne brukere (søkere), samt som link fra brukeradmnistrator i fanen Søknader. Merk følgende endring fra AnsattWeb: Konfigureringer for rekruttering på web, er flyttet fra konfigurasjonsfil til grunndata selskap selskap rekruttering i HRM (windows) Funksjonalitet for personvernerklæring og brukeradministrator er ny i Enterprise, og settes opp i grunndata sammen med andre konfigureringer for Rekruttering web. Enterprise HRM Web generell Side 68 av 75

69 Endringer i Rekruttering windows Teksttype Ingress Oversikt over ledige stillinger på web (Hjem Ledige stillinger) er vesentlig endret. En endring som du som saksbehandler styrer, er bruk av ingress. Ingress er definert i grunndata Teksttyper med kode ingress. Teksttypen ingress har også ligget i Unique Rekruttering, men har i praksis ikke hatt noen annen funksjon enn andre teksttyper. Dette er altså endret i Enterprise Rekruttering. Hvis du benytter teksttypen ingress vil denne nå bli vist i oversiktsbildet over ledige stillinger. Det er ikke obligatorisk å benytte ingress, og hvis du ikke ønsker en slik tekst i oversiktsbildet, må du bare unngå å bruke teksttypen. Enterprise HRM Web generell Side 69 av 75

70 Ingressen vil i tillegg bli vist i den fullstendige stillingsutlysningen. Vær oppmerksom på at navn på teksttypen vil bli vist som deloverskrift tilsvarende som for andre teksttyper. Dersom du ikke ønsker dette, kan du evt. slette teksten i feltet Beskrivelse når du lager utlysningsteksten. Et annet tips kan være å kalle teksttypen Kort om stillingen eller tilsvarende. Som overskrift vil det gjerne ta seg bedre ut i stillingannonsen, enn Ingress dersom man ikke er bevisst dette når man utformer annosnen. Endring web-aktivitet i logg på stilling Som beskrevet under kap. vedr. web-søknad, vil web-søknad først bli lagret når søknad sendes. Før dette tidspunkt vil det ikke bli sendt informasjon om web-bruker til rekruttering. Dette innebærer at web-aktivitet ikke lenger vil ligge i logg på stilling. Dette gjelder også generell logging av hvor mange personer som har sett stillingen på web. Konsekvenser - endret brukergjenkjenning web Brukergjenkjenning, pålogging og oppretting av ny bruker i Enterprise web er tidligere beskrevet i egne kapitler. Obligatorisk e-post og brukergjenkjenning via e-post fremfor Uniqueid, vil innebære at brukerne nå kan være selvhjulpne. Det vil ikke lenger være behov for ekstraarbeid i forhold til utlevering av brukernavn og passord. Dersom en tidligere bruker ikke ligger inne med e-post (eller e-posten vedkommende ligger inne med ikke lenger er i bruk), kan brukeren ved behov opprette ny konto. Brukeren vil i så fall ligge med to brukere i systemet. Så lenge en person bare er søker har dette i prinsippet ingen betydning. Dersom en person skal ansettes, bør du imidlertid rydde slik at personen bare ligger med en bruker. Dette gjør du i rutinen duplikate personer. Gjennom denne rutinen kan du slå sammen to brukere. Endringer brukergrensesnitt i HRM (windows) Rekruttering har som resten av HRM blitt endret i henhold til ny standard for knapper, farger osv. Intensjonen bak dette er å forbedre brukervennlighet og brukeropplevelsen. Noen av endringene er: Funksjonsknapper. Mens knappene i rekruttering tidligere i var bilder/ikoner, er disse nå blitt erstattet av knapper med tekst som beskriver knappen. Frisk opp knapp er fjernet, da systemet i utgangspunktet friskes opp automatisk. Enterprise HRM Web generell Side 70 av 75

71 Knapper i forbindelse med sammenligning av søkere og søk på søkere er fjernet. Systemet vil automatisk vise den informasjonen du har lagt inn. Menypunkter i hovedmeny er endret. Du finner nå Rekrutteringsadministrasjon og Spørring i hovedmeny, mens Ny Stilling og Ny søker er fjernet. Disse punktene når du nå via Rekrutteringsadministrasjon. SakArkivbruker (integrasjon sak-arkiv) Fanen for web-tilgang i ansattutforskeren har utgått i HRM. Ved integrasjon mot sakarkiv løsning, legger du nå inn saksbehandlers bruker i sakarkiv-løsning i feltet SakArkivbruker under brukerparametre nederst på persondata-bildet. Enterprise HRM Web generell Side 71 av 75

72 8. REISEREGNING Punktet vises kun for kunder som bruker Visma Travel Expense, og tilgang styres av modultilgang Travel Expense (tilpasset ressurs ACCESS_TRAVEL). Under reiseregning får du direkte overgang til Travel, og bildet viser alle aktive stillinger som du er registrert med i systemet. Velg stilling og klikk Start Travel. Løsningen støtter single sign on, slik at du kommer direkte inn i løsningen. Merk følgende endring fra Ansatt / AnsattWeb: Reiseregningsmodul fra Ansatt er utgått, og erstattet med Travel. Siden for reiseregning i Enterprise web, gir direkte overgang til modulen. Enterprise HRM Web generell Side 72 av 75

73 9. TILGANGER BRUKERADMINISTRASJON Aktuelle tilganger er angitt under beskrivelse av de forskjellige moduler. Vær oppmerksom på for at enkelte moduler er tilgangsstyringen en kombinasjon av tilgangstyring i brukeradministrasjon og rolletildeling i organisasjonsstruktur. I dette kapittelet gir vi en oversikt over settinger i brukeradministrasjon som påvirker tilgang. For videre info, se det respektive kapittel som beskriver modul, eller egen dokumentasjon for modulen i de tilfeller slik dokumentasjon finnes, samt dokumentasjon for brukeradministrasjon. Tilpassede ressurser og modultilganger Tabellen under viser tilpassede ressurser som er aktuelle for web-moduler tilknyttet HRM. Disse vil altså ligge i fanen Ressurser i brukeradministrasjon. Tilpasset ressurs Beskrivelse Mulig tilgang ACCESS_START Tilgang til Enterprise startsiden YES / NO ACCESS_PERSONALIA Tilgang til personalia YES / NO / READ ACCESS_EMPLOYEE Tilgang til min side (topptab) YES / NO ACCESS_DEPENDENTS Tilgang til pårørende YES / NO ACCESS_SCHEMA Tilgang til personalskjema YES / NO ACCESS_COMPETENCE Tilgang til kompetanse YES / NO ACCESS_DOCUMENTS Tilgang dokumentarkiv YES / NO ACCESS_EMPLOYEEDATA Tilgang til ansattinformasjon YES / NO ACCESS_TRAVEL Tilgang til integrasjon Visma Travel YES / NO ACCESS_ORGANIZATION Tilgang til organisasjonsinformasjon (topptab) YES / NO ACCESS_EMPLOYEECARD Tilgang til ansattkort YES / NO ACCESS_PROCESS Tilgang til saksbehandling YES / NO ACCESS_MINIONS Tilgan til mine ansatte YES / NO ACCESS_VARIABLEPAY Tilgang til variabel lønn YES / NO På brukergruppe- og brukernivå ligger disse tilpassede ressursene også under modultilganger. Enterprise HRM Web generell Side 73 av 75

74 Ressursene kan settes med standardtilgang til YES eller NO. I tilfeller hvor standardtilgang er satt til NO, må ansatte som skal ha tilgang til modulen bli gitt økt tilgang (YES). Dette skjer normalt via grupper i Brukeradministrasjon. I tillegg til modultilgangene, settes videre spesifisering av tilgang på personalskjema under modulspesifikke egenskaper. Dette dreier seg p.t. om tilgang til skjema for timelønn, ferie og fravær på web. For videre informasjon om tildeling av tilganger, viser vi til egen dokumentasjon om Brukeradministrasjon. Enterprise HRM Web generell Side 74 av 75