VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 24.06.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kristin Log Indbjo tlf 906 40 514 LINDESNES KOMMUNE Postboks 183 4524 Sør-Audnedal Att. Rådmannen VARSEL OM PÅLEGG - SYSTEM FOR IVARETAKELSE AV INNEKLIMA Vi viser til etterspørsel av informasjon tilknyttet inneklima i vårt brev av 04.03.09. Arbeidstilsynet har mottatt dokumentasjon vedrørende inneklima fra Elisabeth Mathiesen, oppvekst og kultursjef, brev datert 29.04.09. Vi viser videre til felles oppsummeringsmøte den 14.05.09 hvor Arbeidstilsynet oppsummerte funn etter tilsynsbesøkene ved skolene, samt det som fremkom gjennom den skriftlige dokumentasjonen fra virksomheten knyttet til inneklima og mangler i tilknytning til dette. Hensikten med tilsynet Med tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass ønsker Arbeidstilsynet å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmende og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima i skolen et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt skoleeierne arbeider systematisk med inneklima og vedlikeholdssituasjonen i skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2009 ønsker Arbeidstilsynet å fokusere på hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse har kartlagt bygningenes tilstand, planlagt utbedringstiltak, utarbeidet og fulgt opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. Beskrivelse av tilsynstema og tilsynsprosessen I brev av 04.03.09 etterspurte Arbeidstilsynet skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: 1. Skoleeiers system for kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for, samt dokumentasjon på gjennomførte kartlegginger og vurderinger ved to skoler. 2. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi), samt vedlikeholdsplaner for to skoler som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis. 3. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som skoleeier har ansvar for. 4. Rådmannen eller privatskoleeiers vurdering av om vedlikehold på dette nivået vil være tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. 5. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Gjerpensgt. 20 sor-norge@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771721 3708 Skien INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 35 52 50 03
VÅR REFERANSE 2 Tilbakemelding på mottatt dokumentasjon I denne omgang er det kun vurdert skriftlig dokumentasjon i forhold til inneklima, det er ikke gjennomført tilsyn med fokus rettet mot inneklima. Det fremkom likevel under tilsynsbesøkene at det var problemer med inneklima ved både Nyplass barneskole og Lindesnes ungdomsskole. Begrunnelse for varsel om pålegg 1. Kartlegging av inneklima Det er gjennomført tilstandsvurdering av skolebygg. Arbeidstilsynet har mottatt tilstandsvurderinger, fra Riba Kristiansand AS datert 27.07.05, for Nyplass skole, Vigmostad barneskole og Lindesnes ungdomsskole. For Nyplass skole var brakkene kommet til i etterkant av tilstandsvurderingen. Det fremkom under tilsyn at det var problemer i forhold til inneklima i brakkene. Det fremkom under oppsummeringsmøtet at det er avvik i forhold til inneklima ved Lindesnes ungdomsskole. Under oppsummeringsmøtet kom det også frem at rektorer og verneombud hadde varierende kjennskap til tilstandsvurderingene og at disse partene i liten grad var tatt med for innspill på tilstandsvurderingene. Det fremkommer ikke hvor ofte slike tilstandsvurderinger skal gjennomføres, kartleggingene omfatter ikke brukernes rapporterte opplevelse og erfaringer eller eventuelle meldte helseproblemer i tilknytning til inneklima. Kommunen må i samarbeid med skolens ledelse og verneombud vurdere om utførte tilstandsvurderinger er dekkende for dagens situasjon eller om ny vurdering må gjennomføres. Arbeidstilsynet har mottatt eksempel på luftmålinger ved Nyplass skole, datert 10.09.07 fra teknisk etat bygg og eiendom. Arbeidstilsynet har derimot ikke mottatt dokumentasjon som viser et system som sier noe om når inneklimakartlegging med målinger skal gjennomføres og om det er gjennomført ved alle skolene. Kartlegging ved hjelp av inneklimamålinger bør gjennomføres på flere skoler som en systematisk og planlagt aktivitet i den grad det anses nødvendig. Gjennomføring av eventuelle målinger bør ikke kun være opptil den enkelte skole. Et overordnet system for kartlegging bør si noe om når og hvordan inneklimamålinger skal være en del av kartleggingen. Eksempel på mulige inneklimamålinger; datalogging av temperaturforhold, luftmengdemålinger, målinger av lufthastighet, CO 2 -målinger, lys og støymålinger, fuktmålinger ved fuktproblemer etc. Arbeidstilsynets veiledning om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen (best. nr. 444), inneholder Arbeidstilsynets normer for inneklimafaktorer. Det er viktig at eventuelle meldte helseproblemer i tilknytning til inneklima fanges opp i systemet, tas hensyn til og medfører en vurdering av eventuelle strakstiltak. Arbeidstilsynet gjør oppmerksom på at dersom det foreligger påviste helseproblemer som kan relateres til fuktskader ville dette i en tilsynssituasjon medført pålegg om utbedring innen kort tid. Arbeidstilsynet kan ikke av mottatt dokumentasjon se at det foreligger et system som sier når kartlegging av inneklima skal foretas, hva en kartlegging skal inneholde (tilstandsvurdering av bygg og installasjoner, brukernes opplevelse og erfaring, målinger av inneklimafaktorer etc.), hvem som skal gjennomføre kartleggingen osv. Det kom frem under oppfølgingsmøtet at det generelt sett var manglende system for, og bruk av, avvik ved skolene, også i forhold til inneklimaproblemer. Det blir varslet egne pålegg på innføring og bruk av avvikssystem i tilsynsrapporter for de besøkte skolene. 1. Dokumentasjonen som Arbeidstilsynet har mottatt i brev av 29.04.09 viser at skoleeiers system for kartlegging ikke er tilfredsstillende med hensyn til når kartlegging av inneklima skal foretas, hva en kartlegging skal inneholde (tilstandsvurdering av bygg og installasjoner,
VÅR REFERANSE 3 brukernes opplevelse og erfaring, målinger av inneklimafaktorer etc.), hvem som skal gjennomføre kartleggingen, skriftlige rapporteringsrutiner m.m. Et system for kartlegging av forhold som innvirker på inneklima bør omfatte dokumentasjon av: ansvar for kartlegging og kontroller (på ulike nivå i kommunen) beskrivelse av hvordan kartlegging skal gjennomføres instrukser, avtaler på hva som kontrolleres og med hvilke tidsintervaller skriftlige rapporteringsrutiner (også for rektorer/ skoler) Kartlegging vil omfatte: brukernes rapporterte opplevelse og erfaringer meldte helseproblemer målinger av inneklimafaktorer i nødvendig grad tilstandsvurdering av bygninger og installasjoner For eksempel på bygningsrelaterte forhold som kan ha størst innvirkning på helse og arbeidsmiljø vises det til vedlegg 1 i dette brevet. 2. Vedlikehold Arbeidstilsynet har mottatt en oversikt over tilstandskontroll med oppsatt ulike bygningsmessige tiltak. Ved etterspørsel på oppsummeringsmøtet var oversikten over tiltak lite kjent. Arbeidstilsynet kan ikke se å ha mottatt overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) som skal inneholde bla. målsetting av tilfredsstillende standard for bygning og inneklima, hvilke forhold som skal kontrolleres krav til kompetanse og tildeling av ansvar, dokumentasjon av kontroller, eventuelt hvilket vedlikeholdsprogram som benyttes, eventuelle tilstandskriterier for tiltak, medvirkning fra skoleledelse og verneombud, sjekklister for vedlikehold, serviceavtaler etc. For utfyllende kommentar til hva en vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) skal være basert på og må omfatte, vises det til vedlegg 2 i dette brevet. I vedlegg 2 er det også vist til verktøy som kan benyttes for å kartlegge tilstanden på kommunens bygg og lage vedlikeholdsplan. 3. Planer for rehabilitering politisk forankring Det er kjent gjennom omfattende undersøkelser av tilstanden til skolebygninger at mange kommuner har et betydelig etterslep i vedlikeholdet. Dette bidrar til at bl.a. inneklima ikke er tilfredsstillende. Arbeidstilsynet har mottatt skriftlig dokumentasjon som viser at dette er aktuelt for Lindesnes kommune. Arbeidstilsynet har mottatt en oversikt over tilstandskontroll med oppsatt ulike tiltak, men oversikten er lite kjent. Arbeidstilsynet har ikke mottatt en tidfestet plan for prioritering og gjennomføring av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å oppnå tilfredsstillende inneklima. Det ble bekreftet i oppsummeringsmøtet 14.05.09 at det er behov for omfattende rehabilitering ved enkelte skoler og Arbeidstilsynet anser derfor at det er behov for slik prioritert plan. Det må klart fremkomme hvilke kriterier kommunen legger til grunn for prioritering av omfattende rehabiliteringsoppgaver, gis referanse til de kartlagte forhold som er grunnlag for prioritering, være en prioritering av rehabilitering for aktuelle skoler og en tidsangitt plan.
VÅR REFERANSE 4 Arbeidstilsynet forventer at planer og prioritering får en tilstrekkelig politisk forankring gjennom behandling i politiske utvalg/kommunestyre. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Skoleeier skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte systematisk kartlegge helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. System for kartlegging skal dokumenteres skriftlig. Hjemmel: Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Frist for gjennomføring: 01.12.2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av skoleeiers skriftlige system for å sikre systematisk kartlegging og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget er ivaretatt. 2. Skoleeier skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) skal dokumenteres skriftlig. Hjemmel: Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Frist for gjennomføring: 01.12.2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av skoleeiers skriftlige overordnede vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget, og i vedlegg 2, er ivaretatt. 3. Kommunen skal utarbeide en tidfestet plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler og å oppnå tilfredsstillende inneklima. Planen skal være utarbeidet i samarbeid med arbeidsgiver og verneombud. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Frist for gjennomføring: 01.12.2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av skoleeiers tidfestede plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget er ivaretatt.
VÅR REFERANSE 5 Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 01. september 2009. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Paul Bjarne Nerheim tilsynsleder (sign.) Kristin Log Indbjo overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Nyplass skole, rektor Kurt Vik, Peder Claussønsv. 4, 4520 Sør- Audnedal Nyplass skole, verneombud Peder Claussønsv. 4, 4520 Sør- Audnedal Vigmostad skole, rektor Jorunn Eielsen Braadland, Vigmostad, 4520 Sør- Audnedal Vigmostad skole, verneombud Torkel Mydland, Vigmostad, 4520 Sør- Audnedal Lindesnes ungdomsskole, rektor Terje Litland, Peder Claussønv. 4, 4520 Sør- Audnedal Lindesnes ungdomsskole, verneombud Ellen Bentsen, Peder Claussønsv. 4, 4520 Sør- Audnedal Lindesnes kommune, hovedverneombud Gunn Høyland, postboks 183, 4524 Sør- Audnedal Vedlegg 1: Vedlegg 2: Kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima, en veileder Vedlikeholdsplan for forebyggende vedlikehold, en veileder
VÅR REFERANSE 6 Vedlegg 1 Kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima Arbeidstilsynets normer for inneklimafaktorer finnes i veiledning om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen, bestillingsnr. 444, jf. også helsemyndighetenes normer i IK-2619 veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Kartlegging vil omfatte: - brukernes rapporterte opplevelse og erfaringer - meldte helseproblemer - målinger av inneklimafaktorer i nødvendig grad (CO2/luftmengder, temperatur, radon, belysning/synsforhold og støy) - tilstandvurdering av bygninger og installasjoner Bygningsrelaterte forhold som har vist seg å ha størst innvirkning på helse og arbeidsmiljø er: fuktskader som ikke blir raskt og riktig utbedret o lekkasje fra tak, vinduer og vegger o lekkasje fra vanninstallasjoner, avløp og utstyr o kondens i yttervegger/tak på grunn av feil ved isolasjon/fuktsperre o feil ved drenering eller kryperom o nedfukting som bygges inn ved nybygging eller rehabilitering for høy eller for lav temperatur o manglende eller feil ved solavskjerming av vinduer o feil på oppvarmingssystem o feil på reguleringssystemer o feil, mangler eller vanskeligheter med drift og opplæring o feil ved isolasjon eller ventilasjon dårlig luftkvalitet o underdimensjonerte arealer og ventilasjon i forhold til bruken av lokaler o feil på ventilasjonsanlegg o feil, mangler eller problemer med drift av ventilasjonsanlegg o fuktskader o høy temperatur o mangelfullt renhold av lokaler og ventilasjonsanlegg o plassering og utforming/vedlikehold av luftinntak o uheldig materialbruk, avdamping, mineralullfiber, vanskelig renhold med mer o ikke mulighet for vinduslufting
VÅR REFERANSE 7 Vedlegg 2 Vedlikeholdsplan for forebyggende vedlikehold skal være basert på: målsetting for tilfredsstillende standard for bygning og inneklima, i overensstemmelse med brukernes behov for å ivareta helse, miljø og sikkerhet kunnskap om normal levetid og nødvendig forebyggende vedlikehold av o bygningen (konstruksjon) o materialer/overflater o installasjoner og utstyr kunnskap om særskilte forhold som kan påvirke vedlikeholdsbehovet behov for å tilpasse vedlikeholdsarbeid til den ordinære driften av skoler medvirkning fra skoleledelse og verneombud behov for å rette feil som oppstår eller problemer som rapporteres budsjettmessig dekning av forutsigbart vedlikehold at planer for forebyggende vedlikehold dekker en periode på minst 4 år Vedlikeholdsplaner må omfatte: Hvilke forhold som skal kontrolleres, krav til kompetanse og hvem som utfører Avtaler med virksomheter som har vedlikeholdsoppdrag Plan for rutinemessig utskifting/rengjøring av komponenter Eventuelle tilstandskriterier for tiltak (eks. gulvbelegg, vinduer, takbelegg) Rutiner for registrering og oppfølging av rapporterte feil eller avvik fra skoleledelse Dokumentasjon av kontroller, gjennomførte reparasjoner/utskifting Rutiner for oppfølging av avviksmeldinger når nødvendige tiltak overskrider vedlikeholdsbudsjettet Mange skoler har et stort etterslep i vedlikehold som vil kreve mer omfattende tiltak enn det som ligger i ordinært forebyggende vedlikehold. Det forventes at skoleeier prioriterer tiltak ut fra det reelle behovet som er kartlagt. Men det er samtidig viktig at større rehabiliteringer ved enkelte skoler ikke fører til nye forsømmelser av nødvendig forebyggende vedlikehold ved andre skoler. Det bør vurderes om det er hensiktsmessig å skille mellom: en tidfestet plan for rehabilitering (innhenting av større etterslep) for samtlige skoler en plan for ordinært forebyggende vedlikehold ved den enkelte skole Kommunen kan innhente kunnskap om hensiktsmessig vedlikehold hos KoBE (kompetanse for bedre eiendomsforvaltning): http://kobe.be.no/kobe/. Norsk Kommunalteknisk Forenings Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer (FOBE) har med støtte fra Statens Bygningstekniske Etat ved KOBE (Kompetanse for Bedre Eiendomsforvaltning) utviklet hjelpemidler til dette. FOBEs verktøy for internkontroll av bygg kan brukes til å kartlegge tilstanden på kommunens bygg, lage vedlikeholdsplan, avklare ansvarsforhold og ikke minst til rapportering til ansvarlig nivå. Andre kilder er Miljøorientert kravspesifikasjon utarbeidet av Larvik, SINTEF og Vekst, se http://aktivhms.no/skoler/index.asp. Denne weben er finansiert av ENOVA. Link til Miljøorientert drift og vedlikehold på web vil være nyttig for skolene i driftsfasen, http://www.fdvhms.no/. Eksempel på webbaserte sjekklister: http://fdvhms.no/praktisk/index.asp. Denne er finansiert av Husbanken.