1 Referat fra møte i SuksIT Sted: Kongsberg, Krona møterom Styggemann Dato: 12.05.17 Tidsramme: 0900 1500 Deltagere: Merknad Kongsberg Hilde Enget Tinn Finn-Arild Bystrøm Notodden Vigdis Bergestig Rollag Else Berit Grette Forfall Flesberg Jon Gjæver Pedersen Hjartdal Oddvar Nygård Forfall Nore og Uvdal Anne Rudi K-IKT Oddvar Kaasa Kongsbergregionen Britt Inger Kolset Sak 22/17 Godkjenning av referat fra møtet 17.03.17 Møtereferatet finner du her. Referatet ble godkjent Sak 23/17 Status fra K-IKT Daglig leder i K-IKT orienterte om de viktigste aktivitetene i K-IKT for tiden. Noen stikkord fra gjennomgangen: IDM-prosjektet ferdigstilles i juni Dette innebærer en effektivisering av brukerstyringen, økt tilgangskontroll mm. Innføringen av IDM forutsetter at lønns- og personalsystemene i kommunene brukes likt i alle kommunene ift oppbygging av organisasjonsstruktur.
2 Forbereder/tilrettelegger for gjennomføring av digital eksamen i grunnskolene i regionen Gjennomfører analyse av datanettverket som grunnlag for etablering av redesign/anskaffelser Implementerer sikkerhetsløsninger på klienter Planlegger oppgradering til Windows10 og Office 2016 i løpet av høsten (blir tilgjengelig på VDI) Status ble tatt til orientering Sak 24/17 Status regionale digitaliseringsprosjekter Det ble gitt en orientering om status i de viktigste aktivitetene i SuksIT s portefølje som pågår nå. Det vises til egen presentasjon vedlagt referatet for detaljer Status ble tatt til orientering Sak 25/17 Ny personvernlov fra 2018 (vedlegg) SuksIT besluttet i forrige møte å legge frem en sak til RMU som beskriver konsekvenser for kommunene ifb med ny personvernlov som trer i kraft 1. mai 2018. Utkast til sak er vedlagt saken og gås gjennom i dagens møte før oversending av sak til RMU 02.06.17. Utkast til sak oversendes slik det er til RMU 02.06.17 Det jobbes videre med å utarbeide beskrivelse av oppgaver for en felles personvernfunksjon. Utkast til beskrivelse legges fram for SuksIT i august. Sak 25/17 Informasjonssikkerhet SuksIT besluttet i forrige møte å legge frem en sak til RMU med anbefaling om konkrete opplæringstiltak som bør iverksettes for å øke kompetansen om informasjonssikkerhet hos ansatte i kommunene. Tester av de konkrete elæringskursene som SuksIT anbefalte 17.03.17 viser imidlertid at innholdet er noe utdatert, og SuksIT bes derfor revurdere anbefalingen fra forrige møte før disse presenteres for rådmannsutvalget. Britt Inger videreformidler testerfaringene i møtet 12.05.17 og SuksIT beslutter på bakgrunn av dette videre oppfølging. SuksIT avventer å legge fram sak til RMU før nødvendige korrigeringer er gjort i aktuelt elæringskurs som ligger på KS Læring. Sekretariatet vil gjennomføre nødvendige endringer i kurset samt oppdatere kompetanseportalen slik at den viser til «riktig» kurs. Det tas sikte på at nødvendige endringer er foretatt i løpet av tidlig august.
3 Sak 26/17 Nye felles anskaffelser 2017 SuksIT behandlet saken i forrige møte (sak 05/17). Vi avklarer status og videre prosess for anskaffelse av digitale løsninger for: Avtaleforvaltning Økonomianalyse konkurransegjennomføring Konkurranse vedr. anskaffelse av løsning for avtaleforvaltning lyses ut ila juni. SuksIT vurderer innkomne tilbud i august med mål om å legge fram forslag til kontrakt for RMU i september Anskaffelse av løsning for økonomianalyse: Numedalskommunene tester og bringer erfaringer fra test tilbake til SuksIT i løpet av høsten. Anskaffelse av løsning for konkurransegjennomføringsverktøy: Petter tester ut DOFFIN s løsning på noen konkrete planlagte anskaffelser. Kommunene pålegges dette fra 2018 ev. kostnader til bruk/ev. anskaffelse må inn i tiltaksplan for 2018 I tillegg til ovennevnte løsninger drøftet SuksIT ønsket om å anskaffe og ta i bruk ledelsesstyringsverktøy hvor ledere i et brukervennlig format får presentert de viktigste økonomiske/personalmessige styringsdata som han/hun har behov for. Det var enighet om at det først er nødvendig å konkretisere hva slags ledelsesinformasjon ledere har behov for også utover økonomi og personal. Kongsberg kommune og Tinn kommune iverksetter lokale aktiviteter for å avklare og beskrive slike behov og melder dette tilbake til SuksIT Britt Inger orienterte om at vi erfarer fortsatt at enkelte kommuner gjennomfører nye anskaffelser av digitale løsninger uten at dette er avklart med kommunens egen SuksIT-representant. Dette er ikke i tråd med felles rutine for anskaffelse (beskrevet i samarbeidsavtalen for SuksIT tilgjengelig på Kongsbergregionens hjemmesider), og er uheldig pga målet om harmonisering av IT-løsninger. Det skaper også utfordringer for pågående harmonisering av IKT-arkitektur og for å kunne legge til rette for at digitale løsninger kan utveksle data på tvers av tjenesteområdene i kommunene. Det er derfor viktig at kommunene sørger for at egen SuksITrepresentant blir koblet på i vurderingen av behovet for slike anskaffelser. Det anbefales at dette blir et tema i rådmannens ledergrupper. Sak 27/17 KS estrategi 2017-2020 Hovedstyret i KS har besluttet ny digitaliseringsstrategi for 2017 2010. Vi gikk gjennom hovedpunktene i strategien i dagens møte som bakgrunn for planleggingen av eget strategiarbeid. Saken tas til orientering
4 Sak 28/17 Ny regional digitaliseringsstrategi fra 2018 Eksisterende regional digitaliseringsstrategi gjelder for perioden 2015 2018. I dagens møte ble det drøftet hvordan man kan sikre en bedre kobling og forankring til den enkelte kommunes eget plan- og budsjettarbeid. Hilde og Britt Inger lager utkast til lokale «gevinstrealiseringsplaner» og presenterer dette for SuksIT i møte i august, med mål om at det lages en lokal gevinstrealiseringsplan for 2018 for hver kommune. Sak 29/17 Tiltaksplan 2018 SuksIT skal legge fram tiltaksplan og budsjett for RMU i september. I dagens møte avklares prosess for dette arbeidet. Regionale nettverk og prosjekter tar ansvar for å lage utkast til tiltaksplan/budsjett for «sitt område» slik: Satsningsområde "eies" av: 1 Digital dialog 2 Strategisk ledelse og IKT 3 Kompetanse 4 Arkiv og dokumenthåndtering 5 Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet 6 Arkitektur og standardisering 7 Helse og Velferd 8 Oppvekst og utdanning 9 Plan, bygg og Geodata 10 Digital administrasjon Nettverk/prosjekt: Prosjekt Digital dialog (Overført til nr 3 og 6) Kompetanseforum Arkivnettverk og prosjekt Sak/arkiv SuksIT og kvalitetsnettverk Prosjekt Arkitektur og standardisering Helse- og omsorgsnettverk Oppvekstnettverk Plan- og geodatanettverk og prosjekt SuksIT Alle forslag til tiltak skal inneholde en beskrivelse av hvilke type gevinster tiltaket vil føre til Innspillene gås gjennom av SuksIT i møte i august og SuksIT ferdigstiller endelig tiltaksplan og budsjett for 2018 i møtet i september. Denne oversendes RMU for behandling i slutten av september. Sak 29/17 Eventuelt Det ble orientert om følgende temaer som har dukket opp siden forrige møte Sentral FKB-Lagring GIS-Line i Notodden og Hjartdal. Oddvar orienterer om løsning/tilbud Mottatt tilbud vedr. BorgerApp) kort orientering om planlagt presentasjon for rådmannsutvalget 02.06.17 Britt Inger orienterte kort
5 Brev fra KS til kommunene vedr. Svar UT vedr. utfordringer med bruk av apper fra Digipost og eboks - Britt Inger videresender mail fra KS Kryptert epost fra/til f.eks. barnevern K-IKT sjekker ut Invitasjon til å delta i utvikling av Digital Medarbeider Samordning av ID i Helsesektoren for tilgang til Nasjonal Kjernejournal: Petter kontakter legevakta i Kongsberg for å avklare behovet og mulige teknologiske og juridiske løsninger og gir tilbakemelding til SuksIT. Info fra Finn Arild om mulig ny funksjonalitet i felles løsning «Varsling 24» Kongsberg, 12.05.17 Britt Inger Kolset Koordinator SuksIT