STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 28.02.2012 Tid: 16:00 Sted: BI Trondheim TILSTEDE: Leder, ØA, KVKx2, NLD, NU, Redaktør, MA, Start, IT, IA, VK (Lars og Agnete), Studentaksjonen, kommunikasjon (fra kl 16.30) SAK x26-12 Behandlingssak/Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og ØA som referent. Enstemmig godkjent. SAK x27-12 Behandlingssak/Godkjenning av innkalling og referat Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og referat. KVK: Referatet må også legges ut på bis.no Enstemmig godkjent. SAK x28-12 Oppføring av saker til Eventuelt MA: 1 Studentaksjonen: 1 Idrett: 1 ØA: 1 Leder 3 SAK x29-12 Orienteringssak/Kort orientering fra alle i Styret og Ledelsen Leder: - Vært i møte med lederne for de andre studieinstitusjonene i byen, bl.a. for å få høre litt mer om hvordan mulighetene er for BIS til å gå inn i SiT. Ganske stor operasjon om vi skal inn i SiT, ikke bare oss det står på, vil også stilles en del - Lederseminar på Hafjell i helgen. Blant annet diskutering av 2. fase av ny strategi, en hel del vedtektsendringer og andre saker som er veldig relevante for vår del. - Aktiv rekruttering og samtaler med folk som vurderer å søke på GF
- Ellers veldig mye rutinearbeid og oppfølging Kommunikasjon: - Standard oppdateringer av bis.no og Facebook - Vignett til BIS-TV er ferdig og er med i promofilmen til styrevervene - Filmreportasje fra NLD - Evaluering sentralt - Tekst om Kommunikasjonsvervet til bis.no - Snakker med aktuelle kandidater til styreverv Økonomi: - Fulgt opp NLD økonomisk. - Hatt en dialog med Start-laget om de økonomiske rammene. - Solgt 303 billetter til ballet kontant sammen med sosialgruppa, sparte over 5000 kr på å gjøre det på denne måten. Vil bli gjort igjen! Ball blir knall! Marked: - mye jobbing opp mot NLD, jobber nå fremover mot andre rabattavtaler og større samarbeidsavtaler. Fag: Sosialt: Idrett: - årsoppgjøret - div. idretter: - friluft - golf, treninger annen hver fredag - jentefotball, meldt på lag i 7-er bedrift serie. - Guttefotball, hatt informasjonsmøte, meldt på lag i 11-er. Mye større interesse i år enn i fjor. Må vurdere om vi også skal starte et 7-er lag på grunn av den store pågangen. - Klatring, oppstartsfasen. - vintergruppe, prøve å få til litt før snøen forsvinner, kanskje en tur til Vassfjellet. - Studentaksjon, vurderer en bedriftscup. KVK: - mye opp mot GF, alle skriver redegjørelse for tiden siden sist GF. VK: - Hektisk periode. Mye action.
- Søknadskurs, stand - Promotering hver dag - Kurs med AW NLD: - veldig fornøyd med dagen IT: - mye fotografjobb i forb. med NLD - kjøpt inn litt utstyr til BISTV Grafisk: NU: - Fått 7500 fra Sør-Trøndelag fylkeskommune i tapsstøtte etter NLD. - Jobber mot flere bedriftspresentasjoner før sommeren. Redaktør: - Fikk heldigvis ut en utgave rett før NLD. Studentaksjonen: - Samlet inn premier til auksjon: 500,- Graffi, 3T, Hotellrom på Rica, inkl frokost, 2 billetter til Hair fra DNB, Morten Erichsen 3 timer, Olav Lilleberg 3 timer - Er i dialog med flere + skal ringe noen til. - Hovedpremie til bøsseaksjonen blir mest sannsynelig: Sjoa rafting, weekendpakke nr 2 for 3pers. Inkluderer: mat, drikke, to overnattinger og rafting - Temakveld, ons. 28 med live overføring. - Bøsser blir plassert ut i butikker så fort som mulig: REMA 1000 Pir senteret, alle kantinene på Pir senteret. Prøver å få til enda flere rundt om i byen. Bull Invest: Venture Cup: - vært i møte med Per Olav og Håkon - planlegging av promotering for Start BI - undergruppe: stands, plakater, monitorer, evt flyers, presentasjon - oppdatere BIS.no - Start BI - møte med Start NTNU og Start HiST - gjennomgang Venture Cup Kick-off og videre fremdrift - teambuilding, ledersamling, vårsamling
Revy: - vi øver - satt I gang backstage-gruppen SAK x30-12 Orientering: Økonomisk status /v Økonomiansvarlig Ca. 650 000 på bok per i dag, men ca. 200 000 ligger til forfall i morgen. Ellers venter jeg NLD-faktura fra Rica på ca. 150 000 og venter innbetalinger fra bedrifter etter NLD på ca. 100 000. Likviditeten er god! SAK x31-12 Behandling: Anskaffelse av CRM-system for LA og SL v/leder Bakgrunn: Sentralledelsen ønsker å gå til anskaffelse av et CRM-system som blant annet vil gjøre jobben til MA vesentlig enklere og mer effektiv. Kort oppsummert fordeler: - Markedsansvarlige på alle skolene deler informasjon og database med hverandre -Loggføring av samtaler, møter, avtaler, tilbud, e-poster etc ligger alltid under "kundekortet" i superoffice. - Når da sommeren kommer og stillingene skiftes ut, vil den nye markedsansvarlige raskt sette seg inn i eksisterende- og potensielle forhold til samarbeidspartnere og ha all info tilgjengelig. Arbeidet kan da fortsette. - Oppfølginger vil alltid bli husket og dere har alltid kontroll på "hva som er gjort og sagt" i dialog med interessenter. Dere har en egen kalender med gjøremål. - Ha kundebasen med dere overalt hvor dere har tilgang til internett. g-mailen deres er knyttet til superoffice via IMAP-støtte, noe som gir en kjempefordel ift mailkorrespondanse. Et eksempel: "Crash nattklubb sender en mail med viktig info om et samarbeid til markedsansvarlig i Trondheim. I mailboksen vil man da trykke "arkiver mail på kundekort i superoffice". Da legger
mailen seg som en aktivitet i SuperOffice på kundekortet "crash nattklubb". Da er denne mailen tilgjengelig for alle. - Et utrolig brukervennlig verktøy, kåret til best i test av pc-world 2011. Hva koster SuperOffice CRM Online: - 295,- mnd, pr bruker. Drift, backup og support er inkludert i prisen. - 1990,- i oppstart. Dette er kun en engangskostnad totalt, ikke pr bruker. - Kun 3 mnd bindingstid - Jeg fikser dere januar gratis slik at dere sparer et par tusenlapper. Vi vil også få de to første månedene gratis! MA: Ønsker også knyttet opp mot økonomi. ØA: Enig, men da må også økonomisystemet byttes, og det er en stor prosess. IT: Er det noe support inkludert? Feil og opplæring? Leder: Ja, det vil bli kjørt opplæring og være support. MA: Vi burde hatt en system der alle kan ha en unik bruker. Start: Er dette det beste tilbudet? Leder: Ja, SL har innhentet tilbud og funnet at dette er det beste ja. Vi tester I hvert fall den gratis prøveperioden. Forslag til vedtak: Styret godkjenner at Sentralledelsen går til anskaffelse av CRM-system for Lokalavdelingene og Sentralledelsen. Enstemmig godkjent. SAK x32-12 Orienteringssak: Promotering Generalforsamling v/ VK Neste uke blir en intensiv promoteringsuke som innledes allerede førstkommende onsdag med stand. Vi ønsker en diskusjon rundt hva alle kan bidra med. SAK x33-12 Eventuelt Studentaksjonen: Idrett: Arrangere fotballcup for bedrifter. Trenger frivillige til å arrangere dagen.
Leder: Vi har veldig dårlig tid på dette, Studentaksjonen setter en ansvarlig for dagen og tar det derfra. Idrett:: Årsoppgjør torsdag 22. mars. Trenger folk til å arrangere her også. Burde hatt en ansvarlig for hver gren. MA: Viktig at vi leverer, DNB satser stort på denne dagen. Leder: legg ut forespørselen på Facebook. VK Lars: Jeg kan godt bidra etter jeg har røket ut.. ØA: GF: KONFIDENSIELL SAK Leder: Stillingsendring i SL: Markedsvervet og Næringslivsansvarlig SL slåes sammen. Ting har ikke fungert i SL, det nye vervet får ansvaret for å skape aktivitet på LA, og inntekter til SL. Dette medfører at jeg ønsker å gjøre litt forandringer på vår lokalavdeling. Jeg ønsker å omstrukturere slik at Marked blir en egen enhet og at NLD plasseres under NU, og at NU blir styreverv. Leder: Trøndelagsdagen: Det de trenger fra oss er tre studenter fra oss. Disse tre får lønn 130 kr timen, dekket sosiale kostnader og inngang til spaanlegget på Brittania en dag. Dette snur oppdraget litt, og er nå en veldig fin sjanse for oss. NU: Vi burde sende nye NLD og NU-ansvarlige. KVK (Vidar): Null problem å få noen til å stille på dette nå, så mener at vi bare går for det og sier ja! Leder: Landsmøtet: Landsmøtet er 14.4-15.4. Vi teller 5 delegater i forhold til vårt studentantall. Ser det hensiktsmessig at det blir 5 fra styret. Fag skal til USA, så forslaget er at de fem resterende drar. KVK (Vidar): Ønsker at Jon Petter får være med. Veldig greit at han får litt input før det nye styret trer inn. Leder: noterer det, vi kan søke om å få dekket flere observatører. MA: Årets engasjert: Styret behandler saken etter møtet. Møtet hevet 17:11.