VEILEDER I MEDIEkontakt



Like dokumenter
VEILEDER I MEDIEkontakt

Rapport. KS Å gjøre de usynlige tjenestene synlige. Kommunale bedrifters omdømme. Sammendrag

Hvilken opptreden er den beste?

Mediemanual. Råd og tips i omgang med media

Informasjons- og kommunikasjonsstrategi Håndbok for ansatte

HSH Lederhusets medieguide

Kommunikasjon i Gran kommune

Møte med administrasjon, politikere og media

MEDIEHÅNDTERING. Arbeidsdokument for NBLF

Når uhellet er ute. Av Øyvin Tjore Øyvin Tjore Kommunikasjon

Retningslinjer for mediehåndtering

1. Henvendelser fra lokale medier på jakt etter lokale vrier kan besvares av kretsledere, ledere i lokale grupper og speidere.

Sammen om Vestfolds framtid Kultur og identitet

Sjekkliste for leder. Samtalens innhold (momentliste)

Veier til synlighet Bygge et godt omdømme. Jon G. Olsen, daglig leder Akershus musikkråd utdrag fra foredrag av Gunnar Husan Frivillighet Norge

Når journalisten ringer. tips for deg som jobber med barnevern

> ETISKE RETNINGSLINJER : > ETISKE RETNINGSLINJER I HAUGALAND KRAFT : > ETISKE RETNINGSLINJER I HAUGALAND. i Haugaland Kraft

KRISE- KOMMUNIKASJON. Håndbok for ledere og ansatte

Strategier StrategieR

Hvordan få omtale i media?

Mediestrategi for Fagforbundet

Mediestrategi for Fagforbundet

MEDIEHÅNDBOK For klubber og arrangører NKF - MEDIEHÅNDBOK 1

Kontakt med media trussel eller mulighet?

Hva med de ansatte når troverdigheten svekkes utad? Kommunikasjonsdagen 18. mars, 2009 Gry Rohde Nordhus, Kommunikasjonsdirektør, Siemens AS

Vår effektivitet, kapasitet og arbeidsglede skaper verdier

Hvordan skal man skrive et godt leserbrev?

Markedsstrategi. Referanse til kapittel 4

Sammendrag av innhold i seminar om omdømmebygging og mediebruk med Kjersti Bruheim. Bergmannskroa 20. sept 2010.

FORNØYDE KUNDER VÅR MOTIVASJON

Kommunikasjonsstrategi revidering våren 2015

Lederskap og medarbeiderskap To sider av samme sak

Innledning til. Utstillere på Forskningstorget torsdag 23. mai 2013

Hvordan få oppmerksomhet. Ung:leder 25. april Charlotte Svensen Kommunikasjonssjef i Norges Friidrettsforbund

Informasjonsstrategi i en beredskapssituasjon

OMDØMME; forventning og opplevelse

Å arbeide strategisk med kommunikasjon betyr å bruke kommunikasjon som virkemiddel for å nå virksomhetens visjon og overordnede mål.

Kirkevalget PR-plan for menighetsrådsvalg. Geelmuyden Kiese

Kommunikasjonsplan. Kommunereformen i Grenland. Fase 1

Jobbskygging. Innhold. Jobbskygging ELEVARK 9. trinn

Hattfjelldal Kommune. Informasjonsplan

KRISE- KOMMUNIKASJON. Håndbok for ledere og ansatte. Sandnessjøen videregående skole på tur

Kunnskapsledelse og omdømme. En undersøkelse fra Abelia og Madigan kommunikasjon

Den europeiske samfunnsundersøkelsen 2004

Etiske retningslinjer i Høyre. Vedtatt av Høyres Sentralstyre [Type text] [Type text] [Type text]

God tekst i stillingsannonser

Noen markedsmessige utfordringer for næringslivet i Finnmark

Barn som pårørende fra lov til praksis

Kommunikasjonsstrategi

Psykologisk kontrakt - felles kontrakt (allianse) - metakommunikasjon

Etiske retningslinjer for Alstahaug kommune. Forslag

Nikita-gründer og eier av Raise Gruppen AS Nordens største frisørkonsern.

Om omdømme og omdømmebygging Evig eies kun et dårlig rykte

Kisebegrepet. Sosiale medier på godt og vondt. Forberedelse av kriseinformasjon

Medarbeidersamtaler i Meldal kommune

Veileder 4: Tips til organisasjoner som ønsker å konsultere personer med demens rundt skriftlige dokumenter

Media venn eller fiende?

Attføring godt stoff for media. AB-konferanse Hamar 2009 Informasjonssjef Per Christian Langset

Krisekommunikasjon og mediehåndtering v/ Kjetil Moe, Moe Media

Telehuset Kjøreregler facebook januar Kjøreregler Facebook. Januar 2012

LillestrømBankens samfunnsansvar. LillestrømBankens samfunnsansvar

KOMMUNIKASJON I FOLKEHELSEARBEIDET

Tips til journalister eller andre avismedarbeidere som skal på klassebesøk. Innhold

Ansvarlige innkjøp i. Oppland. omdømmehensyn, miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Typiske intervjuspørsmål

Jobbskygging ELEVARK 8. trinn. Jobbskygging

Tren deg til: Jobbintervju

MODUL 7 MEDIA OG KOMMUNIKASJON

Innsats, oppmerksomhet og omdømme. Midtnorsk havbrukslag 5.februar 2009

Pedagogisk innhold Trygghet - en betingelse for utvikling og læring

BackeGruppens etiske retningslinjer. BackeGruppen

Kontrollutvalget. Informasjons- og kommunikasjonsstrategi

MEDARBEIDER- SAMTALER

Oppfølging og ivaretakelse av kriseteamets medlemmer Karen Ringereide, RVTS Sør og Venke A. Johansen RVTS Vest

DE 4 TRINN I PROSESSEN. Analyse Hvordan ønsker vi å fremstå? Visjonen Hva vil vi fortelle og hvorfor? Planlegging Hva skal gjøres og hvordan?

Maler som hjelper deg å få en relativt kald kontakt til å bli et hot leads.

Slik jobber vi med kommunikasjon. Per Tøien Kommunikasjonssjef

Hvordan få drahjelp fra media?

gylne regler 1. Sett realistiske mål og tenk langsiktig 2. Invester regelmessig 3. Spre risiko 4. Vær forsiktig med å kjøpe aksjer for lånte penger

Legen i media. Strategisk kommunikasjon og effektiv bruk av media

Jobbsøking. Tema i Grønn gruppe - januar 2007 JOBBSØKING... 2

views personlig overblikk over preferanser

Lokalavisen og politikken

Retningslinjer for Søgne kommunes tilstedeværelse i sosiale medier:

Finans Norge. Kriseberedskap og kommunikasjon. September

BEREDSKAPSPLAN. ved ulykker

Oppstartsamtale for ny lærer

Hva gjør du når det er HELT KRISE? Norsk Havneforenings fagseminar 2012 Informasjonssjef Anne Kristin Hjukse i Oslo Havn KF

Foto: Åsa Maria Mikkelsen STRATEGI

Eierforventninger etterlevelse eller beyond compliance?

Beredskapsdagen Øyvind S. Hagen Styreleder NHO Vestfold

Hvordan møter vi mediene?

Informasjonsarbeid - og strategier rundt det

Slik skaper du Personas og fanger målgruppen. White paper

Omdømmebygging. Elin Kragset Vold. Læringsmiljøprosjektet. laeringsmiljosenteret.no

ETISKE RETNINGSLINJER I MODUM KOMMUNE

Slik gjennomfører du en kartlegging av teamroller med tilbakemelding

Kundefokus Respekt for hverandre Arbeidsglede Samfunnsansvar

MU Eksempelrapport. Antall besvarelser: 17. Eksempelrapport. Svarprosent: 100%

Visiting an International Workplace Besøk på en internasjonal arbeidsplass

Transkript:

VEILEDER I MEDIEkontakt for bedrifter i det offentlige markedet Å gjøre de usynlige tjenestene synlige

VEILEDER I MEDIEkontakt for bedrifter i det offentlige markedet februar 2008

Innledning Denne veilederen er en kortfattet sjekkliste for ledere i kommunalt eide bedrifter som ønsker å arbeide bevisst og målrettet i sin kommunikasjon med mediene. Intensjonen er å legge et grunnlag for planlegging og praktisk mediekontakt, for på den måten å forbedre bedriftenes omdømme. De grunnleggende tjenestene som kommunalt eide bedrifter produserer, tas ofte for gitt. Inntil vannet blir forurenset eller søppelbilen uteblir. De er viktige, men lite synlige også i mediene. Derfor er det en utfordring for disse bedriftene å skape større samsvar mellom viktighet og synlighet. Undersøkelser viser at omgivelsenes oppfatning av disse bedriftene generelt sett er god. Men mange av dem har et stort potensial når det gjelder å profilere virksomheten i mediene. Ofte vil det være slik at når bedriftene selv tar initiativet til medieomtale, resulterer sakene i positive oppslag. Slik kan den enkelte bedrift styrke både sitt eget, bransjens og de kommunale bedriftenes omdømme. Med mer enn 2300 kommunalt eide bedrifter, sier det seg selv at det vil være umulig å utarbeide en veileder som er ett hundre prosent relevant for alle. Bedriftene er svært ulike i størrelse og profesjonalitet i arbeidet med mediekontakt. Intensjonen er at dette skal være et generelt verktøy med råd og tips som vil komme til nytte i den enkelte kommunale bedrift. Innhold Omdømme 3 Om mediene 5 Analyse av sterke og svake sider 7 Praktisk mediekontakt 11 Ideer til mediesaker 15 Om kommunalt eide bedrifter 19 2

Omdømme 3

Omdømme Et omdømme er summen av alle oppfatninger som omverdenen har av en virksomhet. Hva som påvirker bedriftens omdømme er komplisert og sammensatt, men mediene har en sentral rolle i formingen av dette. Omdømmet er bedriftenes rykte. Et rykte kan være fortjent eller ufortjent, men det har uansett sterk innvirkning på rammebetingelsene. De kommunalt eide bedriftenes omdømme er viktig fordi de er i konkurranse om både kunder og kompetanse. Godt omdømme kan bidra til at bedriftene får gode rammebetingelser av sine eiere, som er kommuner og fylkeskommuner Hva som påvirker bedriftens omdømme er komplisert og sammensatt. Eiere, kunder, konkurrenter og ansatte kan alle ha ulike oppfatninger av en bedrift. Mediene har en sentral rolle i formingen av en bedrifts omdømme. Mediene bidrar til synliggjøring på godt og vondt, de formidler skryt og kritikk og de har rollen som kritisk observatør. Uansett er mediene en aktør enhver bedrift må forholde seg til. For en kommunalt eid bedrift er omdømmet særlig viktig for: >>intern lojalitet, motivasjon og effektivitet >>muligheten for rekruttering av nyansatte >>hvilken «arbeidsro» bedriften får fra eiere og premissgivere >>rammebetingelsene for virksomheten, bestemt av politiske organer både på lokalt og nasjonalt nivå >>medienes søkelys og vinkling på saker >>brukerne/kundenes opplevelse av bedriften deres lojalitet >>forholdet til samarbeidspartnere >>salg og inntjening Et omdømme er summen av en rekke oppfatninger som omverdenen skaffer seg av en virksomhet. Noen forhold styrer man selv, mens andre forhold har man ikke kontroll over. Bedrifters omdømme påvirkes blant annet av det «bedriftene selv styrer: >>lederes opptreden >>ansattes opptreden >>resultater/kvalitet/leveranse >>reklame og kommunikasjon >>håndtering av kriser det bedriftene ikke kan styre selv: >>kundenes opptreden >>mediene >>jungeltelegrafen >>politiske forhold og debatter rundt selskapet/bransjen >>hva andre bedrifter i tilsvarende situasjon gjør (smitte-effekt) 4

Om mediene 5

Om mediene Medieomtale har både positive og negative sider. Journalister velger selv hvordan de vil vinkle en sak og redaksjonen bestemmer hvordan oppslaget skal være. Kunnskap om medienes måte å arbeide og tenke på gjør det lettere å bygge relasjoner som bedriften kan ha glede og nytte av. Mediekunnskap I utgangspunktet arbeider alle medier ut fra de samme prinsipper, regler og arbeidsmetoder. Det er likevel i praksis forskjeller mellom riksdekkende medier og lokale/regionale medier, mellom presse, etermedier og elektroniske medier, mellom nyhetsmedier og fagmedier og mellom tabloidmedier og mer seriøse medier. Kontakt med redaksjoner og journalister bør helst baseres på kjennskap til hvor i dette brokete landskapet de hører hjemme. Ideelt vil slik kunnskap gi mye bedre resultater for den som ønsker oppmerksomhet om seg eller sin sak. De færreste har likevel en slik bakgrunn, men det bør være en målsetting stadig å bli bedre til å forstå særtrekkene til de ulike mediene. Kontaktnett Uansett hvilke medier det er snakk om, vil det alltid være galt å forsøke å instruere redaksjonene i deres arbeid og vurderinger. Normalt er det snakk om et langsiktig og systematisk arbeid for å skape relasjoner til redaksjoner og journalister. Et godt kontaktnett i mediene kan ta lang tid å etablere og må baseres på gjensidig tillit og nytte. Vi må gjerne jobbe for å få den aktuelle journalist til å forstå bransjens og selskapets særtrekk, målsettinger og begreper mange redaksjoner vet lite om vår bransje. Men vi må være like villig til å sette oss inn i journalistens fag, arbeidsmetoder og arbeidsvilkår, jf redaktørplakaten. Hvis ikke kan resultatet bli at journalisten opplever seg brukt og reagerer med avstand og tvil om våre motiver. Virkemidler Samarbeidet med mediene bør ikke begrenses bare til intervjusituasjoner. Vi har et helt register å spille på med nyhetstips, reportasjer, pressemeldinger, faktaark, bakgrunnsartikler, kronikker, debattinnlegg og ikke minst annonser. Aktiv og strategisk bruk av alle disse virkemidlene til sammen vil over tid gi det beste resultatet. Åpenhet Mange har en oppfatning om at journalister bare er ute etter de negative nyhetene og de store førstesideoppslagene. Det er i beste fall et stereotypt bilde. Først og fremst er nyheter alltid det som avviker fra det normale. Samtidig styres journalister generelt av en ideologisk tanke om å avsløre saker som samfunnet har rett til å bli gjort kjent med. Derfor er åpenhet og ærlighet en dyd, og vi må ikke forsøke å skjule fakta eller mindre positive sider av en sak. En annen god evne i all kontakt med journalister er å være kort og spissformulert samt å kunne forenkle vanskelige ting. Vinkling Det er ingenting i veien for å presentere den gode historie, særlig i lokale medier som ofte vil speile hverdagen og er ute etter stoff. Men valg av vinkling og overskrifter skal vi være svært forsiktig med å blande oss inn i. Det er til slutt redaksjonen som avgjør hvilken nyhetsverdi saken har og hvordan oppslaget skal bli. En positiv effekt ved å få dekning i lokale/regionale medier er at saken kan påvirke stoffvalg og vinkling på riksplan i neste omgang. Relasjoner Relasjoner til medier og journalister må vedlikeholdes. Særlig i riksdekkende medier skifter ting fort og bransjerelaterte saker kan bli dekket av stadig nye journalister. Da blir summen av positiv kontakt mot den aktuelle redaksjon gjerne avgjørende for hvor kritisk man blir behandlet. Vi må fra tid til annen akseptere å bli brukt som faglig ressurs med innsikt i et tema for en sak der vi selv eller bedriften ikke blir dratt inn eller nevnt. Dette er et tegn på en god relasjon til nytte både for journalist og i aktuelle tilfeller for oss. Ofte verserer en sak i flere medier over en lengre periode. For å kunne nyansere, bli hørt og sitert, er det bra å ha evnen til å se nye poenger en ny vri. 6

Analyse av sterke og svake sider 7

Analyse av sterke og svake sider En slik analyse skal gi svar på hvilken situasjon bedriften er i akkurat nå. Før man gjør seg tanker om hva man bør ta fatt på i arbeidet med mediekontakt, er det viktig å kjenne sine egne sterke og svake sider. Den enkleste måten er å lage en oversikt over hvilke problemer og muligheter virksomheten har på kommunikasjonssiden. Med basis i disse, kan man eventuelt gjøre seg opp en mening om hva som er virksomhetens to-tre hovedutfordringer. Da blir det lettere å prioritere hva man skal gjøre videre. Bedriftens problemer Generelt: >>«Usynlige tjenester» først oppdaget når de ikke blir levert eller noe går galt >>Lite omtale svært mange kommunalt eide bedrifter blir i liten grad viet oppmerksomhet i mediene >>Kommunalt eide bedrifter blir lett koblet sammen med «byråkratiet» som tradisjonelt har hatt et rykte som ineffektivt og lite serviceinnstilt >>AS-formen kan gi et inntrykk av at overskudd er viktigere enn service og kvalitet >>Lav tenningsgrad journalister kan være forutinntatt og ha lave forventninger om at det kan komme spennende nyheter fra kommunalt eide bedrifter >>Konkurranseutsetting er blitt et moteord i mange kommuner. Dette kan gjøre at politikerne er lite interessert i å høre om suksesshistorien til kommunalt eide bedrifter. De vil ha tjenesten ut på anbud likevel Bedriftens egne problemer: (Fylles ut av bedriften selv) Dette er spesielle problemer den enkelte bedrift opplever som en utfordring for kommunikasjonen utad. Dette kan være historiske hendelser som leveringsproblemer knyttet til den aktuelle tjenesten bedriften produserer eller yter, det kan være arbeidskonflikter, utfordringer knyttet til eierrollen, styresammensetning og liknende. Bedriftens muligheter Generelt: >>Høy troverdighet En kommunalt eid bedrift møter ofte større grad av troverdighet i motsetning til kommersielle interesser som møtes med mer skepsis fra journalister >>Viktig rolle Kommunalt eide bedrifter har ofte viktige roller i samfunnet som leverandør av helt sentrale tjenester til innbyggerne >>Lave forventninger >>Svært mange kommunalt eide bedrifter har liten eller ingen dialog med mediene. Det skal med andre ord ikke så mye til før aktuelle medier opplever at kommunikasjonen blir betydelig forbedret >>Økt konkurranse i mediebransjen >>Stadig flere medier gir økt konkurranse om de gode sakene. Dette gir muligheter for alle som har stoff de kan tilby mediene >>Generelt vil det forhåpentligvis være slik at jo høyere kjennskap man har til en bedrift, dess bedre vil også omdømmet være. Med andre ord at bedriften faktisk er bedre enn sitt rykte 8

Bedriftens egne muligheter: (Fylles ut av bedriften selv) Det bedriften er god på Bedriften er ofte omtalt i mediene Omtalen i media er ofte positiv Bedriften har svært fornøyde brukere/kunder Bedriften har en viktig rolle i lokalsamfunnet (kryss av) Bedriften er viktig bidragsyter til kommuneøkonomien Bedriften er sentral i sponsing av lokale aktiviteter Bedriften har et godt arbeidsmiljø Bedriften driver miljøvennlig (produksjon) Andre sterke sider ved bedriften (fyll ut): Dette er spesielle muligheter den aktuelle bedriften mener å ha i sitt lokalmiljø. Det kan for eksempel være at bedriften har en særstilling fordi det er en hjørnesteinsbedrift i kommunen, den har en viktig sponsorrolle, særlig god kvalitet på leveransen eller at den er en viktig økonomisk bidragsyter til kommunekassen og så videre. Hovedutfordringer På bakgrunn av diskusjonen over må den enkelte bedrift definere to-tre hovedutfordringer som ledelsen ønsker å jobbe spesielt med i en periode (for eksempel ett år frem i tid). Eksempler på slike utfordringer kan være: >>Vår bedrift opplever liten eller ingen omtale i lokale og regionale medier, og mediene er stort sett bare interessert i oss i de tilfellene der det er feil og mangler på tjenestene vi leverer >>Det er liten eller ingen kunnskap blant våre kunder om hvilken jobb vi gjør >>Våre eiere tror de kan spare store summer på å sette våre tjenester ut på anbud og la private gjøre jobben Sjekkliste på sterke og svake sider: Til hjelp i den interne diskusjonen om hva bedriften er god eller dårlig på, følger en svært enkel sjekkliste som kan brukes til å vurdere sterke og svake sider. Klarer bedriften å formidle et positivt inntrykk til omgivelsene? Se notatplass neste side Det bedriften er dårlig på Bedriften er sjelden omtalt i mediene Medieomtalen av bedriften er ofte negativ Få eller ingen av brukerne kjenner oss Det har vært mye diskusjon rundt eierskapet Det har vært mye diskusjon rundt politikere og styreroller Det har vært mye kritikk fra eierne (politikere) Kritisert for et dårlig arbeidsmiljø Kritisert for lite miljøvennlig drift Konkurranseutsetting av vår virksomhet er aktuelt Andre svake sider ved bedriften (fyll ut): (kryss av) Se notatplass neste side 9

Notater 10

Praktisk mediekontakt 11

Praktisk mediekontakt Den enkelte bedrift må ha en plan for hvordan mediekontakten skal håndteres i ulike situasjoner. Hvem skal uttale seg, hvordan skal man forberede positive og negative nyheter og så videre. Hvem uttaler seg om hva? Budbringeren er en del av budskapet: Jo høyere administrativt nivå avsender ligger på, desto større viktighet signaliseres det at man tillegger saken. Journalister ønsker alltid høyest mulig nivå, men det er bedriften som har den soleklare rett til å avgjøre hvem som skal uttale seg. Informasjonsansvaret bør normalt følge den som har det faglige, operative eller saklige ansvaret. Ved store kriser er det likevel nødvendig å toppe laget for å vise tilstrekkelig grad av ansvarlighet. Generelt bør daglig leder fronte viktige/store saker som kan påvirke bedriftens omdømme positivt eller negativt. Tilsvarende bør han eller hun skånes for andre negative saker dersom det ikke er helt nødvendig å utvise særlig grad av ansvarlighet. Om bedriften har egen informasjonsmedarbeider, er hans/hennes oppgave å tilrettelegge bedriftens mediekontakt, gi råd i forhold til medieopptreden og å være «sparring-partner» eller «djevelens advokat». Om en ikke har egen informasjonsmedarbeider, vil det alltid være nyttig å ha en å diskutere mediehåndtering med. Det er viktig at bedriften har en klar plan for hvem som skal uttale seg i ulike spørsmål. Dette vil selvfølgelig avhenge av størrelsen på bedriften, men følgende rollefordelig kan være aktuell: Styreformann: >>Eierskapsspørsmål >>Store strategiske valg for bedriften >>Ansettelse/avskjedigelse av administrerende direktør/daglig leder Administrerende direktør: >>Resultatfremleggelser >>Saker som går på den daglige driften >>Utvidelse av virksomheten, nedleggelse og andre forretningsmessige tema >>Endringer i rammebetingelser >>Viktige/store saker som kan påvirke bedriftens omdømme positivt eller negativt (kontraktsinngåelser, kundeundersøkelser mv) Informasjonsansvarlig: ( om bedriften har dette) >>Saker av mindre viktig karakter stedfortreder for daglig leder eller avdelingsleder >>Tilrettelegge bedriftens mediekontakt og gi råd om medieopptreden >>Være «sparring partner» (djevelens advokat) for den som skal uttale seg Tillitsvalgte: >>Svarer på vegne av de ansatte om alt som går på arbeidsforhold: nedleggelser, utvidelse, lønn, hms og så videre Ansatte: >>Bør begrense uttalelsene til egen arbeidssituasjon Avdelingsledere: >>Saker som omhandler deres ansvarsområde 12

Jobb aktivt for å bli synlig Det er på ingen måte gitt at medier og journalister vil finne veien til din bedrift på egenhånd. Ofte må det aktiv jobbing til for å bli sett og hørt i dagens informasjonssamfunn. Kommunisér resultater og virksomhet Folk er ikke opptatt av hvordan oppgaven løses bare den blir løst. Etablér kontakter Det er viktig å etablere gode kontakter og opparbeide tillit i mediene, på generelt grunnlag. Det kan dessuten komme godt med når mindre positive saker skal håndteres. Lag aktivitetsplan Lag en aktivitetsplan for bedriften der det settes opp store og små begivenheter det nærmeste året som kan bli en mediemessig mulighet. Når journalisten ringer >>Følg alltid opp henvendelser fra mediene uansett størrelse. >>Svar aldri uforberedt på spørsmål fra journalister. >>Kjøp deg tid - be om å få komme tilbake. >>Vurder hvem som bør uttale seg. >>Klargjør premissene, spør ut journalisten: Hva er utgangspunkt for journalistens interesse? Hva slags type sak? Skal andre intervjues i saken? Når er deadline, og når skal saken trykkes/sendes? Husk å notere viktige fakta - navn, medium, problemstilling. >>Ring alltid tilbake til avtalt tid. >>Det er lov å si at dette kan du ikke svare på akkurat nå, men vil sjekke opp. >>Se enhver kontakt mot mediene som en positiv mulighet. >>Gå selv ut med negative saker og sett dem i perspektiv. Da blir det lettere å styre informasjonen. Ved store kriser >>Krisekommunikasjon skal være serviceorientert og bygge på åpenhet og ærlighet. Det bør hurtig iverksettes kommunikasjonstiltak overfor mediene, ansatte, kunder og andre berørte grupper. >>Det overordnede målet med krisekommunikasjonen er å sikre at bedriftens troverdighet ikke svekkes som følge av krisen. >>Sjekk saken grundig før du går ut eller gir uttalelser. >>Skad ikke egen troverdighet ved å holde tilbake informasjon. >>Ikke bagatelliser eller bortforklar ta ansvar vis alvor. >>Ta selvkritikk (hvis du har gjort en feil eller tabbe). >>Bekreft de faktiske forhold. >>Forklar hvorfor det ikke skulle ha skjedd. >>Fortell hva dere gjør for at det ikke skal skje igjen. 13

Notater 14

Ideer til mediesaker 15

Ideer til mediesaker Det ligger utrolige muligheter til medieomtale i alle virksomheter. Det viktigste er å trene oppmerksomheten på å se hva som kan være av interesse og så lage et opplegg for hvordan sakene kan presenteres for journalister. Faktaark Bedriften bør alltid utarbeide et kort, pedagogisk ark med fakta om historikk, eierforhold, ansatte, verdiskapning, ansvarsoppgaver, resultater osv. Dette bør ligge klart til å gi til journalister ved henvendelser. Så sikrer man at disse raskt kan sette seg inn i virksomheten. I skjemaet nedenfor er det listet opp noen generelle saker de fleste kommunalt eide bedrifter bør vurdere medieomtale på samt forslag til ansvarlige i hvert enkelt tilfelle: Saksområde Ansvar Årsrapport/-regnskap Årsrapporten, som uansett skal fremlegges, bør gis til mediene sammen med noen kommentarer om høydepunkter og pedagogiske fremstillinger. Daglig leder/ Økonomiavdeling Nyansettelse Ved nyansettelse i høyere stillinger, bør det sendes ut kort informasjon til mediene med bilde og kort bakgrunn på vedkommende, og hva slags ansvarsområde personen har. Dette for å kunne fortelle litt om bedriften samtidig. Daglig leder/ Personalavdeling Statistikk En kommunalt eid bedrift sitter svært ofte på mye statistikk eller annen informasjon som kan være svært interessant for journalister. Kan dere gjennom å finne denne informasjonen gi journalistene gode saker? (Kan være helt prosaisk informasjon om vannforbruk, strømforbruk, renovasjon, arbeidsmarkedstiltak osv.) Daglig leder/ Prosjektleder Spesielle arrangementer Dersom bedriften skal ha spesielle arrangementer som kan være av interesse for allmennheten må mediene inviteres: Konferanser, interne seminarer, kurs, etc. Daglig leder/ Prosjektleder/ Fagansvarlig Skjemaet bør utvides fra å inneholde slike mer eller mindre faste hendelser for en lokal bedrift til også å omfatte andre saker som kan vurderes for å oppnå medieomtale. Her er noen forslag og ideer: 16

>>Nye maskiner/nye prosesser Gjør bedriften en investering i nye maskiner eller endres en prosess som kan gi bedre kvalitet på leveransen til brukerne, så er dette noe som kan være av interesse for lokale medier. >>Rekruttering/ansatte Gjøres det noe spesielt for å holde på ansatte eller rekruttere nye ansatte? Dersom det er spesielle kreative løsninger knyttet til å skaffe nye folk i et presset arbeidsmarked så kan dette være en sak. >>Fravær/sykdom Har bedriften spesielt lavt fravær, gode ordninger for å sikre de ansattes helse og velferd? Inviter lokalavisen til neste treningsøkt! >>Invitere eiere/politikere >>Dersom den aktuelle bedriften føler at kommunale politikere vet lite eller ingenting om tjenesten de leverer kan det være en ide å invitere lokale politikere til et besøk eller til å delta i arbeidet (utplassering). I særlig viktige saker for bedriften og lokalsamfunnet kan også stortingsrepresentanter fra fylket inviteres. Dette er ofte stoff som også lokalavisen er interessert i. Et slikt arrangement kan dermed tjene to hensikter, informere både politikere og innbyggerne. >>Inviter skoleklasser Skoleklasser som får omvisning på den lokale bedrift er ofte godt stoff. Dersom dere allerede har et opplegg med den lokale skolen inviter mediene på neste besøk. Hvis ikke ta gjerne initiativ overfor skolen til et uformelt besøk. Server saft og boller og fortell litt om virksomheten. >>Brukerundersøkelser Har det vært gjort kvalitets- eller brukerundersøkelser der bedriftens tjenester eller produkter kommer godt ut, bør mediene underrettes. Bedriften kan også på egenhånd igangsette bruker-/kundeundersøkelser dersom det er nødvendig. En slik undersøkelse viser for det første at man tar brukerne/kundene på alvor noe som er en sak i seg selv. I tillegg vil årlige undersøkelser kunne vise en positiv trend og forbedring. >>Leserinnlegg Dersom det er et tema som opptar bedriften og som dere ønsker å formidle, kan et leserinnlegg i lokalavisen være et aktuelt grep. Dette sikrer full kontroll på budskapene og er dermed sikrere enn å gi et intervju til en aktuell journalist. >>Jubileum og andre milepæler Hvilke type begivenheter er det bedriften står overfor eller kommer bort i, som kan benyttes til å sette fokus på bedriften? Jubileum (5, 10, 20, 25, 50, 60 og 70) Milepæler i produksjon: Enhet nummer 1 million, 10 millioner liter renset vann, osv. Åpning av ny produksjon, utvidelse av eksisterende virksomhet, ny maskin, nyansettelser og så videre Bedriftsbesøk fra celebre gjester (rikspolitikere og andre kjente personer) Priser, utmerkelser, pilotprosjekter >>Sponsoravtaler Sponsoravtaler kommunalt eide bedrifter inngår er godt stoff. Når nye kontrakter inngås eller gamle fornyes, bør også pressen inviteres til kontraktsinngåelse mellom bedriften og de som sponses. >>Sesong-aktiviteter En del bedrifter er mer aktuelle i enkelte deler av året enn andre. Vannforbruk om sommeren, strøing/måking om vinteren, osv. Tenk igjennom om man kan gjøre noe i forkant av slike sesonger. Mediene har også sine sesonger som det kan være aktuelt å knytte seg opp til. Er det noe spesielt bedriften kan formidle f.eks. i forbindelse med jul, nyttår, påske, vår, sommerferie, sankthans, osv. 17

Notater 18

Om kommunalt eide bedrifter En undersøkelse Agenda og Brynhildsen Woldsdal gjennomførte for KS Bedrift og KS i 2007 om kommunalt eide bedrifters omdømme, viste at: Kommunalt eide bedrifter generelt har et stort potensial når det gjelder å profilere seg i media. Om holdningene >>De fleste kommunalt eide bedriftene har godt omdømme, men den enkelte bedrift bør bli bedre til å kommunisere sin egen rolle og kvaliteten på tjenestene for å bedre sitt omdømme. Jo bedre kjennskap befolkningen har til en bedrift, desto bedre er omdømmet. (Generelt er det slik at brukere og folk med kjennskap til tjenestene er mer tilfreds enn de som ikke benytter seg av tjenestene. Resultatene fra undersøkelsen tyder på at denne sammenhengen også gjelder for kommunale bedrifter.) >>9 av 10 sier at det er svært viktig eller ganske viktig at kommunalt eide bedrifter tar samfunnsansvar. Om lag 65 prosent av befolkningen sier at det er svært viktig at kommunalt eide bedrifter tar samfunnsansvar. >>40 prosent av de spurte forventet at de kommunalt eide bedriftene skal ta et større samfunnsansvar enn private bedrifter. >>Om lag halvparten av de som har forventninger om at kommunalt eide bedrifter skal ta større samfunnsansvar enn private bedrifter, opplever at de faktisk gjør det. Her er det altså et forventningsgap. >>De fleste har et svært godt eller ganske godt inntrykk av bedrifter som driver med renovasjon, vann og avløp. >>Halvparten av befolkningen har et svært godt eller ganske godt inntrykk av energibedriftene og kollektivtransporten. >>Vel halvparten av de spurte har forventninger om at kommunalt eide bedrifter skal ta større ansvar enn private bedrifter for å støtte lokal idrett og kultur. >>De fleste sier at de kjenner til at det finnes en eller flere kommunalt eide bedrifter i deres kommune, men mange har relativt liten kunnskap om kommunalt eide bedrifter. Om bedriftene >>Det finnes ca 2300 kommunalt eide bedrifter med en omsetning på over 80 milliard kroner og 49 000 ansatte (2004). Dette gjelder bedrifter der kommunene har mer enn 50 prosent eierandel. >>Aksjeselskapsformen er den dominerende organisasjonsformen blant kommunalt eide bedrifter (vel 66 %), men det er også en god del interkommunale selskaper (vel 6 %), kommunale foretak (vel 8 %) samt bedrifter etter kommunelovens bestemmelser om interkommunalt samarbeid ( 27). >>I økonomiske omfang er den mest typiske kommunalt eide bedriften et kommunalt eid kraftselskap (AS) med 29 ansatte og 141 millioner i omsetning. De kommunalt eide kraft selskapene kontrollerer to tredeler av det norske energimarkedet. Samlet omsetning i de kommunalt eide kraftselskapene var 49 milliarder kroner i 2004. >>I antall er den mest typiske bedriften et kommunalt bolig- og eiendomsselskap med to ansatte og en samlet årlig omsetning på 5 millioner kroner. Det finnes nærmere 390 slike bedrifter. >>Målt i antall ansatte er den mest typiske bedriften et arbeidssamvirke med 53 ansatte og 9 millioner kroner i årlig omsetning. Det jobber til sammen 16 600 personer i slike kommunale bedrifter. >>Mange av bedriftene leverer et bredt spekter av tjenester som brukes av så å si alle innbyggere. Hele undersøkelsen finnes på KS Bedrifts hjemmesider www.ks-bedrift.no 19

Notater 20

Hva er KS Bedrift? Den dominerende interesse organisasjonen for bedrifter i offentlig sektor eller i markeder etablert av det offentlige En selvstendig, medlemsstyrt del av KS-systemet med eget styre og bransjeutvalg Organiserer 500 kommunalt eide bedrifter innen en rekke bransjer med energi, avfall, revisjon, eiendom, brann og havner som de største Vårt mål er å bedre de politiske og økonomiske rammevilkårene for medlemmene våre Kontoradresse Postadresse Telefon Telefaks E-post/Internett Haakon VIIs gt. 9 Postboks 1378 Vika 24 13 26 00 22 83 22 22 ks-bedrift@ks.no 0161 Oslo 0114 Oslo www.ks-bedrift.no d e n d o m i n e r e n d e i n t e r e s s e o r g a n i s a s j o n e n f o r k o m m u n a l t e i d e b e d r i f t e r