Informasjonsarbeid - og strategier rundt det

Transkript

1 Informasjonsarbeid - og strategier rundt det Informasjonsberedskap noen erfaringer og mulige strategier Kurs i samfunnsmedisin, 15. september 2010 Anne Cathrine Haugland Informasjonsrådgiver, Arendal kommune

2 Anne Cathrine Haugland Informasjonsrådgiver i Arendal kommune Informasjon som strategisk virkemiddel for å oppnå kommunens mål Ansvar for web-sider, kriseinformasjon, strategier for kontakt med presse og media, rådgivning knyttet til intern- og ekstern informasjon, publikumskontakt Administrativt og politisk

3 Informasjon/kommunikasjon

4

5

6 Det nye medielandskapet Flere medier, flere nyhetssendinger, høyt tempo. Breaking news Nettaviser med kontinuerlig oppdatering Jakt på eksklusive saker Forsterket kritisk søkelys på myndigheter og forvaltning Personifisering, konkretisering, polarisering, dramatisering Skjerpet konkurranse spesialisering og profesjonalisering Jo høyre temperatur en sak har jo bedre

7 Krise En krise er en hendelse som har potensial til å true viktige verdier og svekke en organisasjons evne til å utføre viktige funksjoner. NOU Et sårbart samfunn Kjennetegn Mangel på kontroll Viktige interesser står på spill Mange aktører Tidspress Sammenbrudd i den regulære beslutningsprosessen Søkelys på kortsiktige løsninger Stor usikkerhet Mangel på informasjon Desinformasjon kan forekomme Stor interesse og oppfølging fra ulikt hold I forbindelse med forlis MS Bourbon Dolphin

8 Og det du sannsynligvis ikke ønsker deg "... innkallingene til Redaksjon 1, 2 og 3, Holmgang, Spissrotgang, Brennpunkt, Standpunkt og Smertepunkt..." Et halvt dusin apeberg hvor alle deltagerne skriker ut: HVORFOR GJØR DU IKKE NOE??? Sitat fra Morgenbladet

9 Informasjonskrise En informasjonskrise kan oppstå som en isolert krise, men følger ofte i kjølevannet av den opprinnelige krisen. Et vesentlig trekk ved informasjonskriser er informasjonsvakuum, som oppstår som følge av at virksomheten ikke klarer å etterkomme informasjonsetterspørselen. Fravær av fakta gjør at spekulasjoner begynner å dominere i nyhetsbildet.

10 Var det frustrerende å ikke ha god nok informasjon dere kunne gi ut? Ja jeg opplevde det som kjempefrustrerende med media som ropte etter tall og navn samtidig som jeg visste hvor usikkert det materialet var. Sandsten mener kritikken fra utvalget stort sett er verdifull. Konklusjonene er viktige. Rapporten kunne kanskje vært noe mer nyansert men det er viktig at dette kommer opp sier hun

11 Informasjonsberedskap Når krisen er et faktum blir behovet for informasjon umiddelbart påtrengende. Dette innebærer at det knapt nok er tid til å aktivisere virksomhetens beredskapsplaner før presset fra mediene og andre aktører melder seg for fullt. I en slik fase er det ikke tid til å etablere ny organisasjonsform eller etablere nye kontakter. Dette må være på plass forut for krisen, i planleggingsfasen, gjennom en plan for informasjonsberedskap.

12 Normalsituasjon - krisesituasjon Faktorer som endrer seg: Normalsituasjon Krisesituasjon Kompetanse Ansvar Tid Virkemidler og tiltak Fagkompetanse, kjente rutiner Normale rutiner delegert ansvar I henhold til normale prioriteringer Vanlige kommunikasjonskanaler Fagkompetanse, men situasjonen blir uoversiktlig, kaotisk, og umulig å håndtere i henhold til normale rutiner. Annen kompetanse må knyttes inn ift. håndtering av situasjonen. Fagkompetanse må ofte skjermes. Nødvendig med toppstyrt beslutningsprosess Ekstremt tidspress. Informasjonsbehovet er ofte enormt før de fagansvarlige har oversikt over situasjonen. Egen kriseside på nett Media Andre ekstraordinære tiltak Informasjon Delegert myndighet Styrt ekstremt viktig å forhindre misforståelser, forsinkelser, feil informasjon Feil Kan rettes opp Kan få store konsekvenser/reaksjoner Tilgjengelighet Normal Krav om svært stor tilgjengelighet

13 Krisekommunikasjon Krisekommunikasjon er en virksomhets kommunikasjon med egne ansatte, mediene, publikum og samarbeidspartnere i alvorlige situasjoner og kriser. Krisekommunikasjon handler om å formidle viktige og presise budskap på en mest mulig effektiv måte under et stort tidspress. Målet med krisekommunikasjon er både å gi viktig informasjon ut, men også å bidra til arbeidsro slik at selve krisen kan løses best mulig.

14 Plan for informasjonsberedskap - innhold Forankring opp mot virksomhetens overordnede kriseplan Beskrivelse av ansvar, roller, funksjoner for alle som er involvert Varslingslister Kontaktinformasjon for alle viktige aktører (samarbeidspartnere, myndigheter, medier) Oversikt over prioriterte målgrupper Oversikt over teknisk utstyr og lokaler Nødvendige sjekklister og maler

15 Hvor godt rustet er dere? Hva er legens rolle?

16 Målgrupper Hvem har krisen følger for? Hvilke aktører kan påvirke krisen eller hvilke vil påvirke egen virksomhet? Hvilken type informasjon skal gå til hvem og hvilke kanaler egner seg best? Hva slags informasjon trenger de som ikke er direkte berørt? Hvem kan hjelpe/bistå oss?

17 Media Etterspør informasjon, men også på tilbudssiden for å spre informasjon Lokalt: radio og aviser Sikre tilgang til sentrale personer, skjerme dem som løser krisen Ingen informasjon er også informasjon Hva spør de om? Hva har skjedd? Hva er gjort? Hvorfor? Hvem har ansvaret? Hva er konsekvensene? Hva skjer nå for å løse problemet? Kritikken kommer (heldigvis) som regel i etterkant.

18 Hvilke erfaringer har dere?

19 Gode råd når journalisten tar kontakt Klargjør premissene Er dette et intervju? Finn ut hvorfor journalisten vil ha en kommentar? Si at du vil vite når intervjuet starter? Be om å lese eventuelle sitater Det er ikke over før det er over Vær oppmerksom på fotografen Behold kontrollen sikre deg nødvendig tid Det er lov, men vanskelig å si nei. I kriser: Hva er vinklingen? Hva er min rolle? Få fram DITT poeng Unngå utrykket: Ingen kommentar Gi verifiserbar informasjon Ikke diskutert skyldspørsmål Ikke spekuler eller kom med egne synspunkter Ikke hold tilbake informasjon Vær klar på hvem som skal uttale seg

20 Budskap viktige og presise, enkle, personlige, må gjentas

21 Kanaler mest mulig effektivt stort tidspress Media (befolkning) (pressemeldinger, pressekonferanser) Nettside (generelle målgrupper/befolkning) Intranett/e-post/informasjonsmøter Nettverk rundt personer som ellers kan være vanskelig å nå (eks. fremmedspråklige) Telefon/SMS Kampanjer

22 the old roads are rapidly changing Sosiale medier Twitter, Facebook, YouTube

23 you better start swimming, or you ll sink like a stone.

24 Lese mer? Plan for informasjonsberedskap, Arendal kommune Informasjonsberedskap og strategisk krisekommunikasjon, Veileder 2007, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap onsberedskap.pdf Veileder i strategisk krisekommunikasjonsplanlegging ex.htm