Balanserte anskaffelser via dialog Anskaffelsesprosess og regelverk Seniorrådgiver Ingrid Bjerke Kolderup, Difi 24. oktober 2018
Tema for presentasjonen Overordnet om anskaffelsesregelverket Hvordan ha dialog mellom potensielle leverandører og oppdragsgivere Spesifikasjoner (kravspesifikasjoner, tildelingskriterier og kontraktskrav Kvalifikasjonskrav Gode råd til oppdragsgivere og leverandører
Anskaffelsesregelverket lov og forskrift om offentlige anskaffelser Rettigheter og plikter for offentlige oppdragsgivere og leverandører De fire friheter: Fri bevegelse av varer, tjenester, arbeid og kapital Grunnleggende prinsipper i lov om offentlige anskaffelser 4 Konkurranse Likebehandling Forutberegnelighet Etterprøvbarhet Forholdsmessighet Detaljreglene i forskrift om offentlige anskaffelser er utslag av de grunnleggende prinsippene
Anskaffelsesregelverket Plikt for offentlige virksomheter å minimere miljøbelastningen ved sine anskaffelser og velge klimavennlige løsninger, jf loa 5 Blant annet ved å legge vekt på livssykluskostnader
Kan du gi eller motta råd?? Kan du som leverandør prate med oppdragsgivere om en konkret anskaffelse? Kan du delta i forundersøkelser mm? Eller vil det diskvalifisere deg? Kan du som oppdragsgiver prate med leverandørene før konkurransen uten å måtte avvise dem i selve konkurransen? Må en som har deltatt i forundersøkelser som for eksempel rådgiver avvises?
Forberedende undersøkelser Markedsundersøkelser før konkurranse 12-1 og 12-2 Oppdragsgiver kan gjennomføre markedsundersøkelser og informere om planer og behov Oppdragsgiver kan aktivt gå ut å be om råd Oppdragsgiver kan motta råd fra bla leverandører, markedsaktører Rådene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning av at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd på likebehandlingsprinsippet
Forskriften om dialog før konkurransen «Når leverandøren eller virksomhet tilknyttet leverandøren har gitt råd forut for konkurransen, skal oppdragsgiver treffe egnede tiltak for å sikre at leverandøren ikke får urimelig konkurransefordel» Avvisningsplikt dersom urimelig konkurransefordel ikke kan avhjelpes
Hva kan være egnede tiltak? Oppdragsgiver må vurdere de mottatte rådene konkret Sørge for at alle får den samme informasjon. Legge med mer utfyllende informasjon i anskaffelsesdokumentene. Men obs - forretningshemmeligheter Gi leverandørene lenger tid til å kunne utarbeide tilbud (dvs lenger tilbudsfrist) Holde informasjonsmøter der anskaffelsen presenteres Annet?
Hva bør du spørre om som oppdragsgiver? Hva skjer? Nyheter? Trender? Hvor fort skjer det endringer? Hvordan er markedet? Mange/få leverandører? Ny teknologi? Nye miljøløsninger? Hvordan bør jeg utforme spesifikasjonen? Ny Standard? Hvilke krav skal jeg ikke stille for å unngå at jeg kjøper gårsdagens løsning? Hvilke krav er fordyrende? Konkurransebegrensende? Hvordan kan leverandøren dokumentere miljøprestasjon? Hva kan jeg be om?
Handlingsrom for kommunikasjon med markedet og leverandører i før, under og etter kunngjøring
Hvordan beskrive hva som skal anskaffes? 15-1 Oppdragsgiver skal angi egenskapene til tjenesten Kravene skal ha tilknytning til leveransen og stå i forhold til anskaffelsens formål og verdi. Kravene kan vise til alle sider av og trinn i livssyklusen av tjenesten inkludert faktorer i produksjonsprosessen selv om dette ikke er synlige egenskaper Kravene bør angis som ytelses- og funksjonskrav inkludert miljøegenskaper Kravene kan ikke vise til bestemte fabrikater, prosesser, varemerker, patenter ol
Forenklet detaljspesifikasjon Formålet er å minimere miljøbelastningen og restavfallet ved henting og behandling av husholdningsavfall på en tilfredsstillende måte. Husholdningsavfallet skal hentes en gang i uken på følgende hentesteder, se vedlegg 1 og annenhver uke på følgende hentesteder, se vedlegg 2 Hentingen skal ha følgende rute, se vedlegg 3. Følgende fraksjoner skal hentes hver uke K og L Kjøretøyene skal være av type X og med Y påbygg Avfallet skal kildesorteres etter Z metode, Avfallet skal resirkuleres etter Æ metode Tildelingskriterium: Lavest pris Kontraktsoppfølging: Blir ruten fulgt? Hentes fraksjonene når de skal? Kildesorteres det etter Z metode osv Men blir miljøbelastningen og restavfallet minimert?
Forenklet åpen spesifikasjon Målsetting: Minimere miljøbelastningen og restavfallet ved henting og behandling av husholdningsavfall på en tilfredsstillende måte. Transportmidlene skal minimum oppfylle Euro 6 Maks X g Co2 utslipp pr kjørte km materialgjenvinningsgrad på min Y % 80% av husholdningene skal være «godt fornøyd» Tildelingskriterium: Pris og kvalitet (høyere materialgjenvinningsgrad, lavere Co2 utslipp Kontraktsoppfølging: Er miljøbelastningen redusert; Co2 utslipp? Oppnår vi minimum Y% materialgjenvinningsgrad? Er 80% av husholdningene godt fornøyd?
Hva karakteriserer åpen & detaljspesifikasjon? Åpen spesifikasjon (ytelse, funksjon) Beskriver HVA som skal oppnås (behovet) og ikke HVORDAN det skal gjøres Legger ingen føringer på løsning som forventes Legger til rette for leverandørens beste løsningsforslag Leverandøren har risikoen for at den løsning han tilbyr oppfyller behovet Oppdragsgiver følger opp kontrakten på resultater og effekter Erfaringsmessig holder budsjettet Detaljspesifikasjoner Beskriver leveransen i detalj, materialvalg, fremstilling Grensesnitt, legger rammen Legger begrensning på hva leverandøren kan tilby av gode løsninger Oppdragsgiver har risikoen for at detaljspesifikasjonen oppfyller behovet Oppdragsgiver følger opp leveransen Mer utsatt for tilleggsbestillinger/endringsordre Direktoratet for forvaltning og IKT
Spesifikasjoner kan ha forskjellig status Krav Tildelingskriterier Kontraktskrav
Spesifikasjoner Krav Minst 6 av bilene skal ha null utslipp Tildelingskriterier Tilbud på flere null utslipps biler enn kravet vil få poeng Kontraktskrav Innen X skal minst Y antall biler ha null utslipp
Tildelingskriterier Tre alternative grunnlag for å velge: Den laveste prisen Den laveste kostnaden (f.eks. livssykluskostnader med) Det beste forhold mellom pris eller kostnad (livssykluskostnader) og kvalitet Tildelingskriteriene skal ha tilknytning til leveransen være utformet slik at «det er mulig for alle rimelig opplyste og normalt påpasselige leverandører å tolke dem på samme måte» ikke gi oppdragsgiver ubetinget skjønnsfrihet vektes Der miljø brukes som tildelingskriterium, skal det som hovedregel vektes 30 %, jf 7-9
Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørens egnethet Stille krav til hvilke kvalifikasjoner som er relevante og proporsjonale for å kunne gjennomføre den konkrete kontrakten Er det nødvendig at leverandøren Er registrert i foretaksregister eller har en bestemt autorisasjon har tidligere erfaring? har en viss/formell kompetanse? råder over et visst materiell eller arbeidsstokk? at leverandøren har en viss soliditet eller omsetning?
Økonomisk kapasitet - 16-3 Kan kreve at leverandøren har en minimums omsetning, inkludert årlig omsetning innenfor det området kontrakten gjelder Kravet skal ikke overstige to ganger den anslåtte verdien av kontrakten Kan stille strengere krav dersom han har saklig grunn Særlig risiko pga anskaffelsens karakter
Kontraktsbestemmelser Skal være del av anskaffelsesdokumentene som skal gjøres tilgjengelig allerede ved kunngjøringen Skal bruke balanserte og fremforhandlede der det finnes NS-kontraktene faller inn under denne kategorien Endringsklausuler og opsjoner skal fremkomme av konkurransegrunnlaget
Kontraktskrav Skal det skje en endring i kontraktsperioden? Krav om nyere teknologi? Endret måte å gjennomføre tjenesten? Opsjoner? For eksempel ved kommunesammenslåing Hvordan håndtere avvik sanksjoner, incitamenter? Hvordan måle om avtalt kvalitet blir levert? Skal leverandøren rapportere? Hvor ofte? Skal det være brukerundersøkelser? Hvem skal gjennomføre? Skal dere ta stikkprøver? Hvor ofte skal dere ha oppfølgingsmøter?
Type krav og kriterier - prosessen Avvisning av leverandører/ invitasjon Avvisning av tilbud Kontraktsinngåelse Kontraktsoppfølgning Vurdere oppfyllelse av krav til leverandøren Vurdere oppfyllelse av krav til tjenesten Tilbudene rangeres på hvert kriterium Følge opp at kontraktsmessig ytelse blir levert herunder krav som skal oppfylles i kontrakts-perioden Kvalifikasjonskrav Spesifikasjonskrav Tildelingskriterier Kontraktskrav Forhold knyttet til leverandørens egnethet Spesifikasjoner forhold knyttet til selve leveransen
Innstilling på valg av leverandør Etter at leverandør er valgt: Oppdragsgiver skal sende meddelelsesbrev med begrunnelse for valget Skal inneholde navnet på valgte leverandør Skal inneholde en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene OPS husk hemmelighold av forretningshemmeligheter Skal angi en frist på minimum 10 dager før kontrakt inngås Leverandøren har mulighet til å klage på beslutningen Oppdragsgiver har plikt til å kunngjøre kontraktstildeling senest 30 dager etter at kontrakt er inngått
God råd for oppdragsgivere Bruk markedet husk det er de som kan tjenesten best og vet hva som skjer Begynn i tide, lag en fremdriftsplan, hvem skal delta når (samtidighet) Lag en kontraktstrategi; hvilke krav kriterier, prosedyre, delkontrakter?? Beskriv behovet! Bruk åpne spesifikasjoner, angi behovet, målsetting, hvilke resultater du forventer Lag en risikoanalyse og plan for risikostyring Lag gode måleparametre (KPIer) slik at det er mulig å følge opp avtalen Hvilke kvalifikasjoner er tilstrekkelig? ESPD skjemaet vær kritisk ikke kryss av på alt Vær klar og tydelig på hva som er viktig, hvordan tilbudene skal evalueres, hvilken dokumentasjon leverandørene skal levere inn Bruk muligheten for å legge konkurransegrunnlaget på høring Sett tilbudsfristen tilstrekkelig lang slik at leverandørene har tid til å lage et godt tilbud Sørg for at leverandørene får samme informasjon!! Slik at de kan inngi tilbud på samme vilkår www.anskaffelser.no
God råd for leverandører Hjelp oppdragsgiver til å bli god!! Bruk muligheten til å gå i dialog, delta på møter, følg med på oppdragsgivers hjemmesider gi innspill der konkurransegrunnlaget er lagt på høring still spørsmål / be om avklaring til anskaffelsesdokumentene etter kunngjøring Start med tilbudet i tide!!! Les anskaffelsesdokumentene nøye, hva ber oppdragsgiver om? Hvilket formål skal dekkes? Fordel ansvar : hvem skal delta i tilbudsbeskrivelsen (samtidighet), eventuelle forhandlinger Passer delene /vedleggene i tilbudet sammen? Eller bærer de preg av å ha vært laget av ulike avdelinger med fare for motsigelser Hvilken dokumentasjon etterspør oppdragsgiver? Hvilke kvalifikasjoner, oppfyller jeg de alene eller bør jeg støtte meg på andre virksomheter? Vær forsiktig med å ta forbehold til anskaffelsesdokumentene, da oppdragsgiver plikter å avvise tilbud med forbehold Husk å overholde fristen for å levere inn tilbud elektronisk tilbudsinnlevering. Begynn i tide! www.anskaffelser.no
Støtte fra andre virksomheter 16-10 Leverandøren kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter både mht til økonomi og teknisk og faglige kvalifikasjoner økonomisk eller finansiell kapasitet; oppdragsgiver kan kreve solidaransvar for utførelse av kontrakten Teknisk kompetanse som utdanning, faglige kvalifikasjoner eller erfaring, så skal disse virksomhetene utføre de tjenestene som krever slike kvalifikasjoner OBS! leverandøren må dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene, for eksempel ved en forpliktelseserklæring Både hovedleverandøren og de(n) han støtter seg på skal levere egenerklæringsskjema (ESPD) Flere leverandører kan delta i konkurransen i fellesskap
Hvilken prosedyre er best? Åpen eller begrenset Anbudskonkurranse en konkurranseform der det ikke er tillatt å forhandle Egnet der det er relativt lett å beskrive ytelsen og formål Konkurranse med forhandling Der oppdragsgivers behov ikke kan dekkes uten at det foretas tilpasninger i allerede eksisterende løsninger Anskaffelsen inkluderer design eller innovative løsninger Anskaffelsens karakter, kompleksitet, rettslig eller finansielle sammensetning eller tilknyttet risiko gjør det nødvendig å forhandle Der kravspesifikasjonen ikke kan utformes tilstrekkelig presist ved henvisning til en standard, europeisk teknisk bedømmelse, felles teknisk spesifikasjon eller teknisk referanse
Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
Kontraktoppfølgning I utgangspkt Avtaleretten men Anskaffelsesregelverket setter likevel grenser Kap 28 endringer som er meddelt i anskaffelsesdokumentene Prisreguleringsklausuler Opsjoner Endringer som er nødvendige tilleggsleveranser når skifte av leverandør ikke kan skje av tekniske el økonomiske grunner, betydelige vanskeligheter og vesentlige omkostninger, prisøkning ikke overstiger 50% av opprinnelig kontraktsverdi Endringer som en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse Vesentlige endringer er ikke tillatt dersom det fører til at innholdet i kontrakten blir vesentlig endret tommelfingerregel!!
Spørsmål?