Kort introduksjon til anskaffelsesregelverket Oppdragsgivere Juridisk seniorrådgiver, Ingrid B. Kolderup, DIFI Oslo 4. april 2018
Temaene for innlegget 1. Anskaffelsesregelverket 2. Anskaffelsesprosessen 3. Samfunnsansvar 4. Dialog 5. Kvalifikasjonskrav 6. Tildelingskriterier 7. Kravspesifikasjon 8. Kontrakten 9. Avvisningsgrunner
Nytt regelverk fra 1. januar 2017 Større føringer på bærekraft; miljø, seriøsitet, arbeidslivskriminalitet, innovasjon og effektiv ressursbruk i dette regelverket Plikt til å ta miljøhensyn og fremme klimavennlige løsninger Plikt til å ha rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter Begrensning i antall ledd underleverandører i bygge- og anleggsarbeider og rengjøringstjenester Plikt til å ivareta lønns- og arbeidsvilkår i tjeneste og bygge- og anleggskontrakter Krav om bruk av lærlinger der det er særlig behov for lærlingplasser
Oversikt over anskaffelsesregelverket Lov om offentlige anskaffelser (LOA) Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Forsyningsforskriften (FYF) Konsesjonsforskriften Kofa-forskriften Forskrift om arbeidsvilkår i off. kontrakter Forskrift om plikt til bruk av lærlinger i off. kontrakter
Terskelverdiene styrer handlingsrommet Kunngjøringsplikt i TED Åpen og begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling Konkurransepreget dialog Innovasjonspartnerskap Del III Flere krav og bestemmelser om gjennomføring dess høyere i verdi anskaffelsen er Alle anskaffelser over terskelverdiene Kunngjøringsplikt i Doffin Åpen og begrenset tilbudskonkurranse Del II Vare- og tjenestekontrakter med verdi mellom kr. 1.1 og 1.75 mill. eks. mva. unntatt statlige myndigheter, samt Alle bygge- og anleggskontrakter mellom kr. 1.1 og 44 mill. eks. mva Ikke kunngjøringsplikt men konkurranse Del 1 Anskaffelser med kontraktsverdi over kr 100.000 eks mva og opp til kr 1,1 mill eks mva
www.anskaffelser.no
De grunnleggende prinsippene, LOA 4 Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet
Andre samfunnshensyn LOA 5: Miljø Menneskerettigheter, grunnleggende ILO konvensjoner Innovasjon Arbeidsforhold og sosiale rettigheter Forhindre sosial dumping Plikt til å ha lærlinger Begrensning i antall underleverandører
Ny 5 i lov om offentlige anskaffelser 1.Ledd Statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Dette skal blant annet skje ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader.
FOA 8-1 og 12-1 og FYF 8-1 om forberedende undersøkelser Kan du prate med oppdragsgivere? Eller vil det diskvalifisere deg? Oppdragsgiver kan gjennomføre markedsundersøkelser og informere om planer og behov Oppdragsgiver kan aktivt gå ut å be om råd Oppdragsgiver kan motta råd fra bl.a. leverandører eller bransjeorganisasjoner Rådene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning av at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd på likebehandlingsprinsippet
Hva kan være egnede tiltak? Legge med mer utfyllende informasjon i anskaffelsesdokumentene Gi leverandørene lenger tid til å kunne utarbeide tilbud (dvs lenger tilbudsfrist) Holde informasjonsmøter der anskaffelsen presenteres Annet?
Ulike markedsundersøkelser/ dialogaktiviteter Delta på arrangementer Avholde åpne møter/konferanser Annonsere på hjemmeside (kjøperprofil) - og be om innspill En-til-En møter Legge ut anskaffelsesdokument på høring på Doffin BAD
FYF og FOA om dialog før konkurransen «Når leverandøren eller virksomhet tilknyttet leverandøren har gitt råd forut for konkurransen, skal oppdragsgiver treffe egnede tiltak for å sikre at leverandøren ikke får urimelig konkurransefordel» Avvisningsplikt dersom urimelig konkurransefordel ikke kan avhjelpes Problemstilling: Vil leverandør som har utarbeidet skisseprosjektet være diskvalifisert til å delta i konkurranse om detaljprosjektering? Hva mener leverandørene oppdragsgiver bør gjøre for å unngå at noen gis noe som ser ut til å være urimelig konkurransefordel?
Muligheter til dialog etter kunngjøring All kommunikasjon skal som hovedregel skje skriftlig Før tilbudsfrist: Leverandører adgang til å stille spørsmål. Svar sendes alle interesserte leverandører samtidig. Vurdere utsettelse av tilbudsfrist Oppdragsgiver kan supplere, endre ikke vesentlige
Muligheter til dialog etter kunngjøring Etter tilbudsfrist: Styres av anskaffelsesprosedyren Åpen og begrenset tilbudskonkurranse: Kan ha dialog ved avklaringer og forhandlinger om alle sider ved tilbudene. Åpen og begrenset anbudskonkurranse: Dialog som medfører tilbudet forbedres er forbudt, jf. FOA 23-5 Konkurranse med forhandling: Forhandle om alle sidene ved tilbudet bortsett fra absolutte krav og tildelingskriterier. Kan forbeholde seg rett til ikke å forhandle Konkurransepreget dialog: Drøfte alle sider ved anskaffelsen i dialogfasen. Foreta avklaringer som ikke endrer tilbud i avslutningsfasen.
Ettersendelse og avklaring 23-5 Oppdragsgiver kan be leverandøren ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger og dokumentasjon Dersom opplysningene eller dokumentasjonen synes å inneholde feil eller uklarheter eller Dersom bestemte opplysninger eller dokumenter mangler Gjelder for både kvalifikasjonsvurderingen og tilbudet Ettersendingen, supplering, avklaring eller utfylling skal ikke medføre at tilbudet forbedres
Anskaffelsesdokumentene Kunngjøring Konkurransegrunnlag Hva som skal anskaffes (behovet) Hvilke kontraktsvilkår som gjelder for anskaffelsen Hvilke kvalifikasjonskrav som gjelder Hvilke tildelingskriterier som gjelder Konkurranseregler Krav til kommunikasjon Tilbudsfrist, vedståelsesfrist ESPD skjemaet
Kilde: KS
Type kvalifikasjonskrav Krav til leverandørens egnethet registrering i foretaksregister mv, autorisasjoner, økonomiske og finansielle kapasitet, tekniske og faglige kvalifikasjoner, kvalitetssikringstiltak og -system, miljøledelsestiltak og - system Relevante og proporsjonale krav ESPD skjema Kvalifikasjonene skal oppfylles. Hvis ikke plikter oppdragsgiver å avvise leverandøren
Krav om sentral godkjenning Ikke tillatt å sette som krav Mer egnet som kontraktskrav?
Økonomisk kapasitet - 16-3 Kan kreve at leverandøren har en minimums omsetning, inkludert årlig omsetning innenfor det området kontrakten gjelder Kravet skal ikke overstige to ganger den anslåtte verdien av kontrakten Kan stille strengere krav dersom han har saklig grunn Særlig risiko pga anskaffelsens karakter
Støtte fra andre virksomheter, FOA 16-10/FYF 12-5 Leverandøren kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter både mht. til økonomi og teknisk og faglige kvalifikasjoner Forpliktelseserklæring Underleverandørene skal også levere egne ESPD-skjemaer Leverandøren skal kreve skatteattester fra underleverandører over kr 500.000 eks mva Økonomisk eller finansiell kapasitet; oppdragsgiver kan kreve solidaransvar for utførelse av kontrakten Teknisk kompetanse som utdanning, faglige kvalifikasjoner eller erfaring, så skal disse virksomhetene utføre de tjenestene som krever slike kvalifikasjoner
Bruk av underleverandør, 19-2, 19-3 Byggherren skal stille krav om at leverandøren kan ha maksimalt to ledd i kjeden ved bygge- og anleggsarbeider og rengjøringstjenester Byggherren kan kreve at leverandøren oppgir underleverandører i tilbudet og hvilke deler som skal utføres av underleverandører. OBS hovedleverandøren har likevel ansvaret! Byggherren kan kreve at visse bestemte kritiske oppgaver utføres av leverandøren selv Byggherren kan kreve at underleverandør skiftes ut dersom det foreligger avvisningsgrunnlag for underleverandøren
Oppdeling av anskaffelsen i delkontrakter 19-4 Kan velge å dele opp anskaffelsen i delkontrakter Skal begrunne dersom man ikke deler opp anskaffelsen
Spesifisering av behov Oppdragsgiver bestemmer selv hvilket behov som skal dekkes og hvordan dette skal dekkes Kravspesifikasjon Skal angi egenskaper Skal ha tilknytning til leveransen og stå i forhold til dens formål og verdi Kan vise til alle trinn i livssyklusen Skal utformes som a. ytelses- og funksjonskrav inkl. miljøegenskaper, (Åpen spesifikasjon) eller b. ved henvisning til nasjonale standarder, europeisk godkjenning etc., eller en kombinasjon av a og b Kan ikke vise til bestemt merke eller produksjonsprosess Kravene SKAL oppfylles hvis ikke skal tilbudet avvises
Hva karakteriserer åpen & detaljspesifikasjon? Åpen spesifikasjon (ytelse, funksjon) Beskriver HVA som skal oppnås (behovet) og ikke HVORDAN det skal gjøres Legger ingen føringer på løsning som forventes Legger til rette for leverandørens beste løsningsforslag Overfører risiko til leverandøren Du følger opp kontrakten på resultater og effekter Erfaringsmessig holder budsjettet Detaljspesifikasjoner Beskriver leveransen i detalj, materialvalg, fremstilling Grensesnitt, legger rammen Legger begrensning på hva leverandøren kan tilby av gode løsninger Du har risikoen for at detaljspesifikasjonen oppfyller behovet Du følger opp leveransen Mer utsatt for tilleggsbestillinger/endringsordre Direktoratet for forvaltning og IKT
Forenklet detaljspesifikasjon Rehabilitering av bygg Formålet er å redusere energibruk Detaljsspesifikasjon: Det skal anskaffes og installeres Y antall panelovner med termostat Kontraktsmessig ytelse: levering av Y antall panelovner med termostat Oppfølgning av kontrakt: Blir Y antall panelovner levert?
Forenklet åpen spesifikasjon Rehabilitering av bygg Formålet er å redusere energibruk Formålet er å redusere energibruket til lavere enn X kwt Behovet er at det skal være 20 grader i kontorer og møterom på dagtid i arbeidstiden mellom kl 08 16 på hverdagene Her kan leverandørene tilby ulike løsninger: gulvvarme, solvarme, jordvarme, panelovner etc Konktraktsmessig ytelse: levering av lavere energibruk enn X kwt Oppfølgning av kontrakt: Er målet om lavere energibruk overholdt?
Tildelingskriterier Tre grunnlag for å velge: Den laveste prisen, eller Den laveste kostnaden (f.eks. livssykluskostnader med), eller Det beste forhold mellom pris eller kostnad (livssykluskostnader) og kvalitet Tildelingskriteriene skal ha tilknytning til leveransen være utformet slik at «det er mulig for alle rimelig opplyste og normalt påpasselige leverandører å tolke dem på samme måte» ikke gi oppdragsgiver ubetinget skjønnsfrihet vektes Der miljø brukes som tildelingskriterium, skal det som hovedregel vektes 30 %, jf 7-9
Endringer i kontraktsperioden I utgangspkt Avtaleretten men Anskaffelsesregelverket setter likevel grenser Kap 28 endringer som er meddelt i anskaffelsesdokumentene Prisreguleringsklausuler Opsjoner Endringer som er nødvendige tilleggleveranser når skifte av leverandør ikke kan skje av tekniske el økonomiske grunner, betydelige vanskeligheter og vesentlige omkostninger, prisøkning ikke overstiger 50% av opprinnelig kontraktsverdi Endringer som en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse Vesentlige endringer er ikke tillatt dersom det fører til at innholdet i kontrakten blir vesentlig endret - tommelfingerregel
God råd Lag en fremdriftsplan Hvem skal delta når? Roller og ansvar Markedsundersøkelser, konkurransegrunnlaget, tilbudsfrist, evaluering, forhandling/dialog, meddelelse etc Lag en risikoanalyse og plan for risikostyring ESPD skjemaet vær kritisk Bruk åpne spesifikasjoner Bruk muligheten for dialog med markedet - å legge konkurransegrunnlaget på høring Husk kompetanse til å forhandle Legg til rette for endringer i kontraktsperioden Sett tilbudsfristen tilstrekkelig lang