Generalforsamling Høst 2014 Dato: 07. Oktober 2014 Sted: Auditorium BI Kr.sand Tid: 10:00
Forord Da var det tid for høstens generalforsamling ved BIS Kristiansand. Generalforsamlingen er BIS sitt høyeste organ og tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne høsten var fristen satt til 28. september. Sakene som gjennomgås er gitt av vedtektene, samt. saker styret fremlegger for generalforsamlingen. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved BIS Kristiansand ønsker at alle deltar på generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Da vil BIS Kristiansand ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen styret og ledelsen ved BIS Kristiansand Leder: Økonomiansvarlig: Sosialtansvarlig: Fagansvarlig: NLD: Kommunikasjonsansvarlig: Markedsansvarlig: HR-ansvarlig: Therese Wittenberg Lie Henrik Gulbrandsen Tiba Ahmedizzet Gerd Silje Kåvenes Marlene Grimstad Henrik Nagell Bjordal Tonje Helland Dirdal Emil Nævisdal 2
Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1: Behandling: Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 8 Sak 2: Behandling: Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 8 Sak 3: Behandling: Godkjenning av referat fra vårens Generalforsamling. 8 Sak 4: Behandling: Godkjenning av referat fra høstens Ekstraordinære Generalforsamling 8 Sak 5: Oppføring av saker til eventuelt. 8 Sak 6: Orientering: Redegjørelse fra styret. 9 Sak 7: Behandling: Godkjenning av revidert regnskap for siste periode. 13 Sak 8: Behandling: Godkjenning av budsjett for inneværende periode. 13 Sak 9: Eventuelt 13 Vedlegg: Vedlegg 1 Referat Generalforsamling Vår 14 14 Vedlegg 2 Referat Ekstraordinær Generalforsamling Høst 14 28 Vedlegg 3 Resultatregnskap Vår 14 37 3
Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Kristiansand 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Kristiansand, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Kristiansand. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Kristiansand som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 4
Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling 4-1-1 Generalforsamlingen er BIS Kristiansand sitt høyeste organ. 4-1-2 Generalforsamlingen avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret. 4-1-3 Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Kristiansand sin virksomhet. 4-1-4 Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig. 4-1-5 Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to - 2 - uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen. 4-1-6 Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling. 4-1-7 Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor. 4-1-8 Egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. Vedtektene kan også tre i kraft på et senere tidspunkt, hvis dette er ettertrykkelig spesifisert i vedtektsforslaget - eller tilføyelsen, og godkjent av Generalforsamlingen. Egne tilføyelser til de lokale vedtektene kan ikke være motstridene til de standardiserte vedtektene eller Sentralstyret sine vedtekter. 4-1-9 Stemmeberettigede ved BIS Kristiansands Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene 3-1. 4-1-10 Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene 4-1-5 er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp. 4-1-11 Generalforsamlingen skal avholdes i BI Kristiansand sine lokaler. 4-1-12 Vedtak fattet på Generalforsamlingen kan med 2/3 flertall i Generalforsamlingen gis tilbakevirkende kraft. Unntak for dette er vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 4-2 Høstens Generalforsamling 5
4-2-1 Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret, KVK og VK som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. (KVK og VK velges ved behov) - Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. - Godkjenne budsjett for høstsemesteret. - Behandle, og eventuelt endre egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av Generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. 4-4 Vårens generalforsamling 4-4-1 Vårens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skoleårs Generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. - Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK) - Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - Årsregnskap av hovedkontoen, for foregående kalenderår, skal godkjennes av en regnskapskyndig person, fortrinnsvis en offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. - Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester. - Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/ redegjørelse. 4-6 Ekstraordinær Generalforsamling 4-6-1 Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti - 10 - prosent av medlemmene ønsker det. 6
4-6-2 Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest en 1 - uke før møtedato. 4-6-3 Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to 2 - dager før møtedato. 4-6-4 Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene 4-1-9 og 4-1-10. 7
Saker Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden Forslagsstiller: HR-ansvarlig Bakgrunn: HR-ansvarlig orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Forslagsstiller: HR-ansvarlig Bakgrunn: HR-ansvarlig har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Therese Wittenberg Lie er ordstyrer Henrik Nagell Bjordal er referent Godkjenning av tellekorps Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat Vår 2014 Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Referat fra generalforsamlingen Vår 2014. Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra generalforsamling Vår 2014. Vedlegg: 1 Sak 4 Behandling/Godkjenning av referat Høst 2014 Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Referat fra ekstraordinær generalforsamling Høst 2014. Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra ekstraordinær generalforsamling Høst 2014. Vedlegg: 2 Sak 5 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene blir gått gjennom under Sak 13. HR gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandle/godkjennes av Generalforsamlingen 8
Sak 6 Orientering/Styrets beretning Bakgrunn: Styret og ledelsen i BIS Kristiansand har skrevet sin beretning. Hvert enkelt verv informerer. Leders statusrapport, ved Therese Wittenberg Lie: Jeg vil først takke dere for tilliten som ble vist fra deres side på vårens generalforsamling. Mitt verv som leder er veldig svevende, da jeg ikke har en spesiell arbeidsoppgave å jobbe mot. Jeg blir derfor mer en støttespiller for resten av styret hvor jeg bidrar der det trengs; både med deres arbeidsoppgaver eller spørsmål de måtte ha. Jeg ser også til at styret fokuserer på det som er viktig; studentenes interesser. Det er derfor vi er her, og det er dette vi må sette i fokus. Styret må i tillegg være en samlet enhet, og som leder vil jeg derfor fokusere på at vi er det beste styret vi kan være. Det er ingen tvil om at BI Kristiansand er i en annen posisjon enn de andre skolene, men det skal ikke sette en stopper for studentenes studiehverdag. Fokuset til styret vil derfor være å opprettholde alle årlige arrangement, samt ha nye, kreative arrangement som vil trekke våre studenter. Dette skal passe alle, vi er dermed veldig opptatt av å arrangere både alkoholholdige og alkoholfrie arrangementer. I tillegg har vi en fordel med å være mindre, og det er at vi kan ha arrangementer utenom det vanlige som styrker samholdet studentene imellom; ref. skogtur med sosialtansvarlig. Jeg vil likevel understreke at styret er åpen for innspill og ønsker fra studentene. For å gjøre det lett leselig for studentene, setter jeg opp det som er blitt gjort til nå punktvis: Deltatt på NSF, Nasjonalt styreforum, sammen med resten av styret Vært på styringsgruppemøte sammen med de andre lederne av lokalavdelingene Planlagt ekstraordinær generalforsamling sammen med HR Gjennomført ekstraordinær generalforsamling med HR Hatt opplæring med ny markedsansvarlig Jevnlig dialog med administrasjonen Deltatt på møte med BI sin nye rektor og Jens Petter Tøndel Vært i kontakt med arbeidsutvalget og studentrådet Vi er nå godt i gang med sisteåret til BI Kristiansand, og vi håper dere er fornøyd med jobben vi har gjort så langt. Det skal også nevnes at vi sponset en god del penger til studieturen som godt over halvparten av studentene deltok på. Dette var en tur vi synes var en fantastisk mulighet å støtte studentene våre, og i den anledning vil vi også takke planleggingsgruppen for en fantastisk jobb de gjorde. Jeg kan på vegne av BIS si at vi koste oss veldig. Jeg håper dere setter pris på arbeidet BIS gjør for dere. Jeg vil derfor oppfordre hver og enkelt til å komme med forslag, innspill og ideer slik at BIS kan møte deres ønsker. Husk at vi er her for dere. Skulle det være noen spørsmål rettet mot meg som dere ikke ønsker å ta i plenum er det bare å ta kontakt. Med vennlig hilsen Therese W. Lie 9
Leder BIS Kristiansand 14/15 Leder.kristiansand@bis.no Økonomiansvarlig sin statusrapport, ved Henrik Gulbrandsen: Har satt opp budsjettet for høsten 14 Har satt opp regnskapet for våren 14 Vært på økonomiseminar Bokført Delt erfaringene mine med de andre økonomiansvarlige på NSF Satt meg inn i et nytt regnskapsprogram. Startet i det små med oppstarten av Agora. Med vennlig hilsen Henrik Gulbrandsen Økonomiansvarlig BIS Kristiansand 14/15 Okonomi.kristiansand@bis.no Hittil har jeg: Fagansvarlig sin statusrapport, ved Gerd Silje Kåvenes: Deltatt på fagseminar 3. september NSF 4.-7. september Hatt møte med administrasjonen Hatt møte med fagansvarlig sentralt Skriver 2ukersmail med de andre fagansvarlige i BIS Skriver månedsmail til leder og HR. Gjennomført valg av klassekontakter Hatt møter med klassekontaktene og de har begynt med evalueringer Full gang med planlegging av Temadag Sendt søknad om støtte til LNU og Sørbok Dette planlegges fremover: Delta på studentpanel i Oslo i oktober Samle inn de formative evalueringene så fort de er gjort Holde temadag Med vennlig hilsen: Gerd Silje Kåvenes Fagansvarlig BIS Kristiansand 14/15 Fag.kristiansand@bis.no Markedsansvarlig sin statusrapport, ved Tonje Helland Dirdal: Så langt i mitt verv som markedsansvarlig har jeg satt meg nøye inn i rollen og har høye mål for tiden som kommer. Hittil har jeg: Deltatt på NSF hvor jeg fikk mye inspirasjon for vervet mitt 10
Sett gjennom tidligere avtaler og møterapporter med tanke på eventuelle videre samarbeid Sendt mail til tidligere samarbeidspartnere Promotert for markedsgruppen Sendt søknad om støtte fra LNU og Sørbok Startet planlegging av Passion For Fashion (sponsorer, samarbeidspartnere) Fornyet avtalen med IMAGE, nå både i sentrum og på sørlandssentere (takk til Jeanett) Tiden videre: Ordne flere rabatter og avtaler for studentene Fornye avtaler med tidligere samarbeidspartnere Sette sammen en engasjert markedsgruppe Planlegging av Passion For Fashion Med vennlig hilsen: Tonje Helland Dirdal Markedsansvarlig BIS Kristiansand 14/15 Marked.kristiansand@bis.no Kommunikasjonsansvarlig sin statusrapport, ved Henrik Nagell Bjordal: Siden studiestart har jeg hatt ansvar for å publisere og promotere arrangementer på ulike sosiale medier. På NSF ble jeg kjent med KA fra de andre LA og vi har hjulpet hverandre med ideer og lignende. På studieturen hadde jeg ansvar for å ta bilder, og senere publisere de. BIS Kristiansand innvilget penger til Photoshop, noe jeg har satt veldig pris på, og nå brukt en god del timer på å sette meg inn i. Utover dette har jeg jobbet mye med hjemmesiden til BIS Kristiansand, men det er fortsatt en jobb å gjøre. Videre mål Ett av målene mitt for semesteret vil være å gjøre hjemmesiden til en side for studentene. Jeg vil også bli mer aktiv på Snapchat og Instagram, både for promotering og andre aktiviteter. CARE vil også være høyt prioritert. Vi har fått en god dialog med CARE og de andre KA. Med vennlig hilsen: Henrik Nagell Bjordal Kommunikasjonsansvarlig BIS Kristiansand 14/15 Kommunikasjon.kristiansand@bis.no Sosialtansvarlig sin statusrapport, ved Tiba Ahmedizzet: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste meg på vårens generalforsamling. Det jeg har gjort fram til nå: Fikset avtalen med rederiet Oppstartuke Satt sosialkomiteen Som dere vet så har vi hatt mye å gjøre, så det har ikke blitt arrangert så mye fram til nå. 11
Men planene fram til jul er: Skogstur Oktoberfest Bowling Gallamiddag Med vennlig hilsen Tiba Ahmedizzet Sosialt ansvarlig BIS Kristiansand 14/15 sosial.kristiansand@bis.no NLD sin statusrapport, ved Marlene Grimstad: Jeg har brukt tiden frem til nå med å sette meg litt mer inn i vervet. NLD og Marked er igjen blitt splittet så det er litt mindre å ta tak i. Jeg har vært på NSF i Stavanger, her har jeg fått noen gode råd og ideer. Jeg skal også ha vært i Nydalen på deres karrieredager hvor jeg forhåpentligvis har fått noen gode ideer til neste års Norge På Nytt. Utvalget er satt både her og ved UIA og vi har kommet i gang med planleggingen av konferansen som er satt til 19. Mars 2015 samt at søknader til støtte er sendt gjennom UIA. Vi er i dialog med Inventus da Kilden er blitt dobbelbooket datoen vi fikk levert. Her er det en diskusjon mellom hvorvidt vi skal slå sammen arrangementene eller bare markedsføre hverandre slik at de har mulighet til å gå på begge arrangementene som da blir holdt 18 og 19 mars. Vi har satt oss mål med at vi skal ha alle foredragsholdere klare før nyttår og har begynt arbeidet med dette. Etter jul er det kun fokus på promotering av konferansen. Med vennlig hilsen Marlene Grimstad Leder for Næringslivsdagen BIS Kristiansand 14/15 nld.kristiansand@bis.no Beretning fra øvrige i ledelsen: HR sin statusrapport, ved Emil Nævisdal: Først vil jeg takke for tilliten jeg ble vist ved vårens generalforsamling! HR vervet er relativt nytt i BIS sammenheng. Hovedsakelig består vervet av hva som tidligere var Valgkomitee og Kontroll- og vedtektskomitee. Dette innebærer at HR er en del av ledelsen, men er ikke en del av styret og har dermed ingen stemmerett i styremøtene. HR har likevel et stort ansvarsområde med ansvar innen gjennomføring av valg av verv og underverv, oppfølgning av styrevervenes oppgaver, innsyn og kontroll på foreliggende vedtekter, gjennomføring av generalforsamling, gjennomføring av internevalueringer og eventuell håndtering av personalkonflikt. I tillegg til dette skal HR bistå resten av styret etter behov. 12
Dette er hva jeg har gjort siden jeg tok over HR vervet: Satt meg inn i verv, lest opp på vedtekter Deltatt på styremøter Deltatt på arrangementer i regi av BIS Deltatt på NSF Bistått i intervjuer til flere underverv Holdt intervjuer og skrevet innstilling for markedsvervet Skrevet sakspapirer for ekstraordinær generalforsamling Planlagt og gjennomført ekstraordinær generalforsamling med Leder Skrevet sakspapirer for høstens generalforsamling Planlagt høstens generalforsamling Mitt mål som HR er å hjelpe BIS Kristiansand til å ta vare på studentene og deres interesser på en best mulig måte. Avslutningsvis vil jeg takke alle for engasjementet dere viser rundt BIS. Med vennlig hilsen Emil Nævisdal HR-Ansvarlig BIS Kristiansand 14/15 hr.kristiansand@bis.no Sak 7 Behandling/Regnskap/Økonomi Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer regnskapet for vår 2014. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner regnskapet for vår 2014. Vedlegg:3 Sak 8 Behandling/Budsjett/Økonomi Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for høst 2014. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for høst. Vedlegg: Separat, deles ut på generalforsamlingen. Sak 9 Eventueltsaker Eventueltsaker gjennomgås 13
Vedlegg 1 Generalforsamling Vår 2014 Dato: 12. Mars 2014 Sted: Auditorium BI Kr.sand Tid: 16.30 14
Forord Da var det tid for vårens generalforsamling ved BIS Kristiansand. Generalforsamlingen er BIS sitt høyeste organ og tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne våren var fristen satt til 3 Mars. Sakene som gjennomgås er gitt av vedtektene, samt. saker styret fremlegger for generalforsamlingen. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved BIS Kristiansand ønsker at alle deltar på generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Da vil BIS Kristiansand ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen styret og ledelsen ved BIS Kristiansand Leder: Økonomiansvarlig: Marked og NLD: Sosialtansvarlig: Fagansvarlig: Hr-Ansvarlig: Kommunikasjonsansvarlig: Simen Ravndal Daniel Eilevstad Ina C. Kreutz Pauli Alen Gold Coralic Therese Wittenberg Lie Bjørn Emil Arctander Kjetil Sollie 15
Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1: Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 8 Sak 2: Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 8 Sak 3: Godkjenning av referat fra høstens Generalforsamling. 8 Sak4: Oppføring av saker til eventuelt. 8 Sak 5: Redegjørelse fra styret. 9 Sak 6: Behandling og godkjenning av revidert regnskap for siste periode. 13 Sak 7: Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende periode. 13 Sak 8: Behandling av fullmakt til å konstituere eventuelt manglende verv 13 Sak 9 Behandling/ Valg av styret og ledelsen BIS Kristiansand 2014-2015 13 Vedlegg: Vedlegg 1 Referat GF Høsten 2013 14 Vedlegg 2 Budsjett for våren 2014 26 Vedlegg 3 Regnskap Høsten 2013 27 Vedlegg 4 Noter regnskap Høsten 2013 28 16
Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Kristiansand 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Kristiansand, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Kristiansand. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Kristiansand som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 17
Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling 4-1-1 Generalforsamlingen er BIS Kristiansand sitt høyeste organ. 4-1-2 Generalforsamlingen avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret. 4-1-3 Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Kristiansand sin virksomhet. 4-1-4 Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig. 4-1-5 Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to - 2 - uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen. 4-1-6 Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling. 4-1-7 Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor. 4-1-8 Egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. Vedtektene kan også tre i kraft på et senere tidspunkt, hvis dette er ettertrykkelig spesifisert i vedtektsforslaget - eller tilføyelsen, og godkjent av Generalforsamlingen. Egne tilføyelser til de lokale vedtektene kan ikke være motstridene til de standardiserte vedtektene eller Sentralstyret sine vedtekter. 4-1-9 Stemmeberettigede ved BIS Kristiansands Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene 3-1. 4-1-10 Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene 4-1-5 er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp. 4-1-11 Generalforsamlingen skal avholdes i BI Kristiansand sine lokaler. 4-1-12 Vedtak fattet på Generalforsamlingen kan med 2/3 flertall i Generalforsamlingen gis tilbakevirkende kraft. Unntak for dette er vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 18
4-2 Høstens Generalforsamling 4-2-1 Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret, KVK og VK som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. (KVK og VK velges ved behov) - Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. - Godkjenne budsjett for høstsemesteret. - Behandle, og eventuelt endre egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av Generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. 4-4 Vårens generalforsamling 4-4-1 Vårens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skoleårs Generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. - Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK) - Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - Årsregnskap av hovedkontoen, for foregående kalenderår, skal godkjennes av en regnskapskyndig person, fortrinnsvis en offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. - Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester. - Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/ redegjørelse. 4-6 Ekstraordinær Generalforsamling 4-6-1 Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti - 10 - prosent av medlemmene 19
ønsker det. 4-6-2 Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest en 1 - uke før møtedato. 4-6-3 Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to 2 - dager før møtedato. 4-6-4 Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene 4-1-9 og 4-1-10. 20