Få nyansatte raskere i gang EFFEKTIV HVORFOR? ONB ARDING HVORDAN? Versjon 1.0 (februar 2017)

Transkript

1 HVORFOR? EFFEKTIV ONB ARDING HVORDAN? Versjon 1.0 (februar 2017)

2 2 Innhold Innhold side 3 side 4 side 5 side 8 side 13 side 14 side 15 Introduksjon Konsekvenser av å ikke ta onboarding på alvor Kostnader knyttet til turnover/feilansettelse Hva skjer i en onboardingsprosess? Beste praksis onboarding De første 90 dagene er avgjørende Avslutning

3 3 Introduksjon Det er mye som må gjøres fra dagen en nyansatt har signert arbeidsavtalen til flere måneder ut i arbeidsforholdet. Ved å ha gode rutiner og prosesser rundt onboarding vil man raskere kunne få den nye medarbeideren på et godt prestasjonsnivå. Men onboarding handler ikke bare om å gjøre den nye medarbeideren i stand til å prestere tidligere. Har du tenkt over hva det egentlig innebærer at en nyansatt slutter før det har gått ett år? Hvordan påvirkes omdømmet til virksomheten at en nyansatt ikke følte seg godt mottatt og ivaretatt? Hva gjør det med motivasjonen til kollegene som blir igjen etter at en nyansatt slutter? Kostnaden rundt en ny rekrutteringsprosess med påfølgende opplæring av ny medarbeider er også ønskelig å unngå. Det er 69% større sannsynlighet for at en ansatt som deltar i et organisert onboardingsprogram blir værende i virksomheten opp til tre år, enn en ansatt som ikke deltok i et slikt program. Bauer, 2010 Fordi onboarding ikke er noe du gjør daglig er det vanskelig å bli god på nettopp dette. Derfor er det å ha gode rutiner knyttet til denne prosessen desto viktigere. I denne e-boken ser vi nærmere på hvordan HR og ledere kan bli bedre rustet til å ta imot en ny medarbeider. God lesing! Hilsen Infotjenester AS

4 4 EFFEKTIV Konsekvenser av å ikke ta onboarding på alvor Virksomheter kan tape mye penger på at en nyansatt slutter innen kort tid. Såkalt «Rookie turnover» innebærer at en nyansatt slutter innen ett år. Dette er en tung kostnad å bære for virksomheter som har investert i en ny medarbeider, og det er mye som spiller inn i et slikt regnestykke. Ulik behandling for nyansatte, ustrukturert innføring til arbeidsoppgavene, og ikke sikre at den nyansatte er i takt med virksomhetens målsetting er noen av fallgruvene man kan gå i ved å ikke ha strukturert onboarding.

5 Kostnader knyttet til EFFEKTIV turnover/feilansettelse 5 TAPT OMDØMME Etterlønn og sluttvederlag Proffice arbeidsmarkedsanalyse (2006) anslår en feilansettelse til å koste fra kroner. Tapte inntekter Tapte inntekter på grunn av at riktig medarbeider slutter fordi lederne ikke har fulgt godt nok opp. Tapte inntekter eller forretningsmuligheter på grunn av at feil medarbeider ble rekruttert. Tidkrevende prosess for arbeidsplass Employer branding blir berørt Rekruttering, lønn, andre ytelser, pensjon, diett og sosiale kostnader 2 MILLIONER KRONER Infotjenester erfarer at å ha medarbeidere som slutter innen 12 mnd koster virksomheten opp mot 2 millioner kroner når man ser på det totale bildet fra rekruttering, innkjøring og opplæring, tapte forretningsmuligheter, avslutning av arbeidsforhold og ny runde med rekruttering, ansettelse og opplæring. Infotjenester AS

6 6 EFFEKTIV Hva kan man oppnå med effektiv onboarding? Ved å ha en systematisert tilnærming til det som skjer når nye medarbeidere skal integreres i virksomheten kan man hente ut verdier på flere plan. Når alle nyansatte går gjennom et oppsatt onboardingprogram sikres enhetlige prosesser. Vi skal nå se nærmere på noen fordeler ved god onboarding. Raskere verdiskaping Det kan gi betydelige effekter ved å legge til rette for raskere mestring og sosialisering for en ny medarbeider. Det vil være ulike tilnærminger til dette avhengig av hva slags arbeid det er snakk om. Eks. En selger som er operativ 1 måned tidligere bidrar med å nå virksomhetens mål raskere enn antatt. Budsjetter møtes tidligere, og den tiden andre medarbeidere må bruke på å få den nyansatte til å prestere frigjøres. Infotjenester har erfaring med at virksomheter som har gjennomført onboardingprogram har oppnådd betydelige besparelser. I tillegg vil ledere og kolleger merke at ny kollega mestrer, leverer og sosialiseres tidligere. Fornøyde ansatte er lønnsomt Motiverte medarbeidere jobber bedre, er mer lojale og tar i et ekstra tak når det trengs, viser en doktorgradsstudie fra BI i 2010 (Dysvik og Kuvaas). Ansatte som er indre motiverte, opplever at jobben i seg selv er interessant, og utløser glede, engasjement og pågangsmot. Engasjerte medarbeidere gjør en bedre jobb enn de som først og fremst jobber for å motta lønnen sin (ytre motivert). Motiverte medarbeidere er dessuten mer lojale i forhold til organisasjonen. Indre motivasjon reduserer også de ansattes intensjon om å slutte i jobben sin. Dette understreker at det er viktig å ta imot nyansatte på en god måte, og sørge for at de blir godt fulgt opp og blir værende i jobben sin.

7 7 Medarbeidere vil allerede etter 10 dager avgjøre om de har til hensikt å bli i organisasjonen, eller om de vil begynne å se seg om etter ny jobb. Research by the Office of State personell

8 8 Hva skjer i en onboardingprosess? Du har fått en ny ansatt, og skal sørge for at vedkommende raskest mulig kommer inn i arbeidsmiljøet og arbeidsoppgavene sine. Det er mer enn bare det praktiske som må på plass. Onboarding av nyansatte er en sjanse til å starte på riktig spor bygge kultur, holdning, kunnskap og ferdigheter helt fra starten. I fagkretser snakkes det om uformell og formell onboarding. Med uformell onboarding menes at den ansatte starter i sin nye jobb uten noe konkret opplæringsplan. Med formell onboarding menes at det er et organisert opplegg som veileder den ansatte inn i arbeidsoppgavene, og introduserer bedriftskulturen. I denne publikasjonen fokuserer vi på formell onboarding. Det er den som dokumentert virker best. Kultur Kulturen i virksomheten, det sosiale nettverket og samarbeid Faglig Komme inn i fagmiljøet, lære og forstå rollen, rutiner og retningslinjer. Praktisk Alt som har med arbeidsutstyr, e-post, sitteplass, adgangskort, nøkler osv

9 9 Det er mange personer som er involvert i en god onboardingprosess- ikke bare leder, HR og nyansatt. Arbeidsutstyr som PC, nøkkelkort, arbeidsklær og lignende er oppgaver som delegeres til de det gjelder. Mange har fadderordning, og flere virksomheter har en rekke relevante nøkkelpersoner den nyansatte skal stifte bekjentskap med. Det kan være utfordrende å følge opp alt dette manuelt og samtidig få alt riktig. Ved å ha et system for onboarding får du hjelp til å følge opp den ansatte trinn for trinn fra signering av arbeidsavtale til endt prøvetid. Du vil få påminnelser om jevnlige oppfølgingssamtaler med forslag til innhold i disse samtalene, gjøremål underveis i prosessen, retningslinjer på beste praksis innen onboarding mm. Det vil variere veldig fra bransje til bransje hvor lang onboardingprosessen varer - alt fra 1-12 måneder. Den nyansattes kunnskap om faget og gjøremål vil også være individuelt og avgjøre hvor raskt vedkommende er selvgående i jobben. Fullstendig integrert i bedriften Ressurspersoner Endt prøvetid Kontraktsignering Klargjøring av utstyr Oppfølgings- Første samtaler arbeidsdag

10 10 Preboarding - tiden før den nyansatte starter Tiden fra den nyansatte har signert arbeidsavtalen og fram til første arbeidsdag er verdifull. Personer som har takket ja til en ny jobb har ofte stor motivasjon til å sette seg inn i sin nye arbeidshverdag. Dette er et mulighetsrom hvor arbeidsgiver kan holde kontakt og tilby relevant informasjon om arbeidsplassen før vedkommende har startet. Dette kan skje på ulike arenaer som en uformell lunch med nye kolleger, eller bli invitert på faglige og sosiale arrangementer. Tradisjonelt er det lite kontakt mellom kontraktsignering og første arbeidsdag. Det kan være ganske risikabelt å ikke ha kontakt med den nye medarbeideren i denne perioden. Det kan være mange grunner til at en ny medarbeider ikke begynner som avtalt. Derfor er det viktig å holde en positiv kontakt og være tilgjengelig. Mange av oss assosierer ordet preboarding med flyreiser. Det er en god del likhetstrekk med det å starte i en ny jobb og det å starte flyturen i flyselskapets lounge. Du får tilbud om drikke og dagens avis eller andre behov du måtte ha før en reise. Flyselskapet bygger lojalitet ved å tilby deg en behagelig start på reisen, på samme måte bygger den nye arbeidsplassen lojalitet ved å ønske deg velkommen og vise at de bryr seg om deg før din reise på den nye arbeidsplassen starter.

11 11 Hensikten med å ha kontakt i mellomperioden er å bygge lojalitet og tilhørighet. Jo tettere man får knyttet den nyansatte til seg i denne perioden, jo større er sjansen for at vedkommende blir lenger i jobben. Hege Greaker, Infotjenesters ledelses- og HR-rådgiver

12 12 Første arbeidsuke Først og fremst gjelder det å være tilstede og ta godt imot den nye medarbeideren på første arbeidsdag. Ofte har man oppstartssamtalen på første arbeidsdag, som danner grunnlaget for videre oppfølgingsløp. Mye av første arbeidsdag går gjerne bort til hilserunde (om man ikke fikk til dette før jobbstart), utlevering av materiale som pc eller arbeidsklær og komme i gang med opplæringen. Selv om dette kan virke som selvfølgeligheter, er det å ha orden på slikt en enkel måte å sikre at en nyansatt føler seg velkommen og blir værende i jobben. Prøvetiden Fra oppstart og opp mot ett år bør det være tett oppfølging av den nye medarbeideren i form av jevnlige samtaler, oppdateringer, avklare forventinger til jobben og hverandre, og bli bedre kjent. Ved å knytte nettverk integreres den nyansatte i kulturen og lærer å håndtere det sosiale. Det er viktig med godt innhold og god kvalitet i møtene mellom leder og nyansatt. Her kan onboardingsystemer som gjør at lederne gjennomfører disse samtalene etter beste praksis og følger opp virksomhetens mål være til god hjelp. Gjennom en vellykket onboarding-prosess vil man raskere få den nyansatte til å bli en del av arbeidsmiljøet både sosialt- og arbeidsmessig.

13 13 Beste praksis onboarding Når det gjelder beste praksis innen onboarding er det viktig å huske på at både de store og små tingene som gjøres har betydning for hvordan den nyansatte vil finne seg til rette på sin nye arbeidsplass. Har man et bevisst forhold til prosessen med å ta imot nye medarbeidere minimerer man tiden man bruker på dette hver gang en nyansatt starter. Dessuten sikrer du at alle nyansatte får samme introduksjon til virksomheten. Ved å sette hele onboardingprosessen i system, kan man høste erfaring mellom avdelinger og finne en god måte å delegere oppgaver mellom de involverte i prosessen. Ved valg av systemstøtte for prosesser som nettopp onboarding, er det en god idé å undersøke om systemleverandøren forfekter beste praksis, og kan levere et opplegg som tilbyr dette. Forskning og erfaring viser at ansatte får omtrent 90 dager på å vise hva de kan i en ny jobb. Jo raskere nyansatte føler seg velkommen og forberedt for jobben, desto raskere blir de i stand til å bidra til å nå virksomhetens mål. Talya N. Bauer

14 14 EFFEKTIV De første 90 dagene er avgjørende De første dagene og månedene fra oppstart er en kritisk fase. Dårlig oppfølging kan bidra til at den nye medarbeideren presterer dårligere både på kort og lang sikt. Talya Bauer har lenge forsket på ansatte i tidlig fase av ansettelsesforholdet og er en pioneer på onboarding-området. Hun definerer onboardingprosessen som det en nyansatt skal gjennom for å tilpasse seg det organisasjonsstrukturelle og sosiale, slik at den ferske medarbeideren yter raskere i jobben og blir et fullverdig medlem av virksomheten. Med andre ord er det viktig å lykkes i denne fasen. Den nyansatte går altså fra å være organisatorisk outsider til å bli organisatoriske insider, ifølge Bauer. Den nyansatte får i denne fasen hjelp til å tilegne seg kunnskap, ferdigheter og atferd som trengs for å komme inn i organisasjonskulturen og arbeidsoppgavene. Flere forskere har belyst at de første 90 dagene er spesielt avgjørende for om den nyansatte velger å bli i jobben, slutter, søker videre, eller går tilbake til tidligere jobb. Jo lenger en ansatt har stått i stillingen sin, desto mindre vurderer han eller hun å slutte. Det er derfor viktig at man i løpet av disse dagene sørger for at det er samsvar mellom forventingene som ble skapt i løpet av rekrutteringsprosessen og den virkeligheten som møter ansatte på den nye arbeidsplassen. En nyansatt som ikke får oppfølging av leder, kolleger eller HR i startfasen kan da gå glipp av støtten og rettledningen man trenger i oppstartsfasen.

15 15 Avslutning Det å få en nyansatt raskt opp å gå, kan være ganske utfordrende. Derfor er det mye å hente på å ha gode rutiner for dette. I tillegg til økonomiske besparelser er god onboarding et godt hjelpemiddel for å sørge for at nyansatte blir godt integrert på sin nye arbeidsplass. Lykke til med neste ombordstigning av en ny medarbeider!