SLIK REGNER DU HJEM HR-INVESTERINGEN

Transkript

1 SLIK REGNER DU HJEM HR-INVESTERINGEN - dette bør du ta med i beregningen ved innkjøp Versjon 1.0 (januar 2017)

2 2 Innhold side 3 side 4 side 6 side 8 side 9 side 10 side 11 side 14 side 15 side 16 side 16 Introduksjon Kartlegging og målsetting Tid er penger Bestem hva som skal måles Kostnader rundt en ansatt Sykefravær Ferieplanlegging og permisjon Reiseregning, utlegg og permisjonssøknader Oppfølging av ansatte i startfasen (onboarding) Avslutning Anbefalt litteratur

3 3 «HR-funksjoner med velfungerende systemer er antatt å være dobbelt så effektive og lønnsomme som virksomheter som ikke investerer i slike systemer.» Josh Bersin, HR analytiker i Deloitte I denne guiden skal vi synligjøre konkrete besparelser man kan oppleve ved investering i HR-system. I tillegg får du skissert effekter som kan følge med investering i et slikt system. Det kan være utfordrende å regne direkte på lønnsomheten av investeringen (ROI) av et HR-system fordi HR-avdelingen i seg selv ikke er en avdeling som skal sørge for direkte inntjening til virksomheten. Investering i HR-system handler om mer enn bare kroner og øre. Andre effekter som følger med en slik satsing spiller også inn i totalbildet. Noe er enkelt å tallfeste, mens andre elementer må ses i en større sammenheng. Man må se hele bildet, og se på hvilke effekter som følger med en mer systematisert hverdag for både ansatte og prosesser. Positive effekter kan være mer fornøyde ansatte, at det frigjøres mer tid til å lede og at man jobber mer effektivt, som igjen kan bidra til redusert turnover og økt produksjon. Innholdet i denne e-boken er ikke uttømmende. Eksemplene som er brukt er ment til å hjelpe deg med å komme i gang med å lage en egen oversikt over hvor det er penger å spare ved å investere i HR-system. Tallmaterialet i disse regnestykkene er forenklet og er med på å gi et bilde av potensielle besparelser i en virksomhet. Lykke til!

4 4 Kartlegging og målsetting I forkant av investering i HR-system er det viktig å finne ut hvor skoen trykker i virksomheten. Dette er en nyttig prosess for å kunne regne seg fram til konkrete besparelser som kan legges fram for beslutningstakerne som skal avgjøre om investeringen er lønnsom nok for virksomheten. Har dere oversikt over feriedager, sykefravær og permisjoner? Hvordan oppbevares personaldata? Gjøres det feil ved manuelle prosesser i dag? Har virksomheten oversikt over ansattes kompetanse? Hvor mye tid bruker ansatte på å fylle ut reiseregninger og feriesøknader? Får ledere tid til å lede? Hvordan fungerer de ulike prosessene virksomheten kjører i dag? Dette er eksempler på spørsmål som er relevante for de fleste virksomheter å finne svar på. En slik kartlegging vil synliggjøre hvor virksomheten kan ha behov for støtten et HRsystem kan tilby. Snakk gjerne med en leverandør for å få hjelp til å kartlegge eget behov - det kan være nyttig at noen utenfra stiller spørsmål ved dagens drift.

5 5 Sett opp konkrete mål for hva dere ønsker å oppnå ved investering i HR-system Eksempel på målsetting for en virksomhet kan være: Frigjøre mer tid til ledelse, bruke mindre tid på manuell oppfølging (prestasjonsledelse, følge ansatte bedre opp) Redusere sykefravær (systematisere søknader, godkjenninger, følge lovverket bedre) Redusere tid ansatte bruker på rutineoppgaver som f.eks. reiseregninger Få ansatte raskere produktive ved jobbstart Mer effektive prosesser for avslutning av arbeidsforhold HR-systemer erstatter mye av papirbasert administrasjonsarbeid, Excel-ark og lignende. HR-systemer som tilbyr digital lagring av dokumenter, og høy grad av selvbetjening i alle ledd, tar seg av utregninger og holder orden på personalinformasjon, sykefravær, ferie mm. Alt kan regnes på. Det gjelder å kartlegge både tidsbruk og hvor man kan gjøre besparelsene før man setter opp regnestykker som tydeliggjør dette. Finn de relevante tallene for din virksomhet og sett det i system. Bruk gjerne regnestykkene i denne guiden som et utgangspunkt hvis du synes det er vanskelig å komme i gang.

6 6 Tid er penger Mangel på rutiner, manuelle beregninger og mangelfull oversikt er eksempler på operasjonelle utfordringer mange virksomheter har. Ved å systematisere oppnår man gevinst på mange plan, både økonomisk og i form av mer fornøyde ansatte. Det finnes flere tidstyver i arbeidslivet som et HR-system alene ikke løser, men ved å rydde opp et sted kan det bære frukter videre inn i organisasjonen. Time is money Benjamin Franklin Hvis du identifiserer hvor mye tid medarbeidere bruker på de ulike oppgavene som faller inn under det operative ansvaret til HR-avdelingen, får du et innblikk i hvor mye tid som går med på å gjøre dette manuelt. Snakk med systemleverandøren om hvor mye tid man kan anta at disse oppgavene tar når man bruker et HR-system så får du antatt et sammenlikningsgrunnlag.

7 7 Sett opp et regnestykke Tiden man bruker på en HR oppgave uten system 20 minutter - Tiden man kan anta at denne oppgaven tar med system 5 minutter = Tidsbesparelse 15 minutter Gjenta denne beregningen på de oppgavene du ønsker å tydeliggjøre. Tiden vil selvsagt variere med de ulike oppgavene Deretter ganger du denne tiden med timelønnen til HR-personene og lederne som utfører disse oppgavene. Da får du ut kostnaden man kan spare ved å bruke denne tiden til noe annet. Tidsbesparelse i minutter x timelønn = penger spart i tid 60 minutter Når du har funnet ut hvor mye penger som er spart i tid, ganger du dette med antall berørte personer i virksomheten.

8 8 Bestem hva som skal måles «Gjør viktige ting målbare, og ikke det som er enkelt å måle viktig.» Sitatet tilhører Erik Berggren. Han er en svensk analytiker som har vært en pioner i arbeidet med å hjelpe bedrifter over hele verden til å finne måter å jobbe på som gjør dem mer effektive ved bruk av informasjon knyttet til blant annet systemer som håndterer alle personalopplysninger. Nøkkelopplysninger om ansatte og dokumenter knyttet til arbeidsforhold lagres på ett sted og blir enkelt tilgjengelig for den ansatte selv, leder og HR. Når leder, HR og den ansatte fôrer opplysninger inn i systemet vil det gi tallmateriale som kan brukes til beregninger og analyser om hvor virksomheten er, og hvilke mål den skal nå.

9 9 Kostnader rundt en ansatt Det er mange kostnader knyttet til hver enkelt ansatt. Det er viktig å være bevisst på at det lønner seg å følge opp prosesser på riktig måte, både med tanke på virksomhetens økonomi og den ansattes opplevelse av å bli fulgt opp. Vi skal nå gå litt nærmere inn på noen områder hvor det er mulig å hente besparelser ved å bruke et system som har totaloversikt over ansatte.

10 10 Sykefravær Sykefravær er en betydelig utgiftspost i mange virksomheter. Virksomheter kan ikke forhindre at folk får omgangssyken eller annen akutt, kortvarig sykdom, men det å bevisstgjøre ansatte på hvor mye de faktisk er borte fra jobb grunnet sykdom har vist seg å ha en preventiv effekt. Et godt system for sykefraværsoppfølging vil også sørge for at man sikrer oppfølging av alvorlig syke medarbeidere på en god måte. En god oppfølging gjennom tung sykdom gjør ofte at medarbeideren er mer motivert til å komme tilbake i jobb hvis sykdomsbildet tillater det. En bevisstgjøring om hvor mye en ukes fravær koster er interessant. Forhindrer man flere korte perioder med fravær ved tiltak og tilrettelegging for den ansatte er det mye å vinne på dette. HR-systemet er da et viktig hjelpemiddel for å kunne foreta slike vurderinger og analyser. NHO bestilte en rapport fra SINTEF for å se nærmere på hvilke summer det er snakk om ved en ukes sykefravær. Etter å ha oppjustert tall og revidert kostnadsanslagene kom de fram til at en dags sykefravær koster anslagsvis 2900 kroner, og at en hel ukes sykefravær har en prislapp på om lag kroner (Basert på tall fra 2014)*. Dette vil variere i ulike virksomheter, og med høyere lønn følger høyere kostnad ved sykefravær. I tillegg vil andre faktorer som tapt produksjon ved sykdom og kostnad med vikarbruk spille inn i kostnadsoversikten. Den tiden leder bruker på å administrere et slikt sykefravær er heller ikke medregnet i dette, så kostnaden vil reelt sett være enda høyere. Eksempel på utregning: La oss sette opp et regnestykke hvor vi tester ut hvor mye en virksomhet kan spare på å redusere sykefraværet med 0,5 prosentpoeng. Vi tenker oss at kostnaden av 1 % sykefravær i virksomheten er kroner. Hva vil da en 0,5 prosentpoengs reduksjon av sykefravær bety i kroner og øre? kr x 0,5 = kroner * Kilde: NHO

11 11 Ferieplanlegging og permisjon Hvert år skal ansatte ha ferie, og mange virksomheter kan oppleve at det brukes mye tid på dette. Eksempel: La oss tenke oss at hver enkelt ansatt søker om ferie minst 4 ganger i året, og at ansatt og leder tilsammen bruker 15 minutter per søknad. Har du 150 ansatte så betyr dette med andre ord at virksomhetens medarbeidere bruker 150 timer i året på å søke om ferie før de i det hele tatt har tatt ferie! (15 min pr søknad x 4 ganger i året) x 150 ansatte = 150 timer 60 min

12 12 Snakk med systemleverandøren om hvor lang tid man antar denne oppgaven tar med system, og sett opp regnestykket som vist i starten av denne e-boken for å se hvor mye tid du kan spare slik: Tiden man bruker på feriesøknad uten system 15 minutter - Tiden man antar feriesøknad tar med system 5 minutter = Tidsbesparelse 10 minutter Da får du 10 minutter redusert tid per feriesøknad x 4 ganger i året = 40 minutter spart 40 minutter pr ansatt x antall ansatte = tid i minutter spart x timelønn = penger spart ved system 60 min Mange virksomheter som ikke har god nok kontroll over uttak av ferie opplever også store unødvendige kostnader ved oppsigelser. Infotjenesters rådgivere ser stadig eksempler på ansatte som har 50 eller flere utestående feriedager. Dersom en ansatt med 50 utestående feriedager og en årslønn på kroner sier opp jobben, vil det koste virksomheten nesten kroner å betale arbeidstakeren for den utestående ferien. Dette beløpet går også inn i grunnlaget for feriepenger, slik at totalutbetalingen blir enda høyere. I store virksomheter kan den samlede utestående ferien for alle arbeidstakere utgjøre millionbeløp, som man risikerer å måtte betale ut ved oppsigelser. Derfor er det helt avgjørende at nærmeste leder har full kontroll over at ansattes ferie blir avviklet, noe et HR-system effektivt kan bidra til. Både ansatte og ledere vil kontinuerlig ha oversikt over hvor mange feriedager man har til gode. En annen utfordring noen virksomheter uten systemstøtte opplever rundt ferieplanlegging, er at de mangler oversikt over ansattes uttak av ferie. Når feriesøknader behandles manuelt kan man lett miste oversikten over hvor mange dager den ansatte har til gode. Uten denne oversikten kan man i verste fall risikere at ansatte tar ut ferie med lønn de ikke har krav på og virksomheten betaler dobbel lønnskostnad.

13 13 Eksempel: La oss si en virksomhet med 120 ansatte har 18 personer som tar ut tre dager mer enn de har krav på av ferie. Hvis vi sier at disse ansatte har en årslønn på kroner utgjør det fordelt på antall arbeidsdager i året (230 dager) en dagslønn på 2174 kroner. Det betyr at hver enkelt av disse ansatte, som tar ut mer betalt ferie enn de har krav på, belaster virksomheten 6522 kroner hver. Til sammen blir dette et beløp på kroner- penger som bedriften regelrett taper fordi de ikke har oversikt over hvor mye ferie de ansatte har tatt ut til enhver tid. Slik kan regnestykket settes opp: Dagslønn pr ansatt som har kr å årslønn: kr 230 dager = 2173 kroner pr dag 2173 kr (dagslønn) x 3 (antall dager ekstra ferie de ikke har krav på) = ~6522 kr 6522 kr x 18 (antall ansatte som tar ut ferie de ikke har krav på) = kroner Ved bruk av et HR-system med støtte for ferieadministrasjon kan hver enkelt ansatt søke om ferie på ønsket tidspunkt. Leder får beskjed om at søknad er sendt, og kan da godkjenne dette direkte i systemet uten at unødvendig mye tid går med til venting, godkjenning og signering. I tillegg får leder og HR oversikt over ansattes saldo.

14 14 Reiseregning, utlegg og permisjonssøknader Et reiseregningssystem sparer virksomheten for både tid, penger og papir. Ansatte kan laste opp sine kvitteringer direkte i løsningen, og dette sendes automatisk videre til godkjenning av leder. Flere HR-systemer tilbyr ansatte å ta bilder av kvitteringen med mobilen. På denne måten sparer man tid, får enkel oversikt over pågående og gjennomførte reiser, og man unngår at tilhørende kvitteringer blir borte. Et viktig argument er også at det er vanskelig å føre en reiseregning korrekt, både for den ansatte og lønningsavdelingen. Det vil være mye penger å spare på å ha et system som hindrer feilutbetalinger ved reise. Eksempel: Tiden benyttet til utfylling av reiseregning varierer fra hva slags type reise det dreier seg om. Fører man dette manuelt tar prosessen naturligvis lengre tid enn om man har et system som foretar beregningene. Hvis vi ser for oss at den ansatte bruker tid på å fylle ut skjema, søke opp antall kilometer, lete fram kvitteringer, stifte dette sammen og levere til leder. Dette må da kontrolleres av leder og/eller lønnsavdelingen og vi kan se for oss at dette til sammen tar en halvtimes tid. På en reiseregningutfylling går det da bort om lag 30 minutter som kunne vært brukt til produksjon. La oss si hver ansatt har en timelønn på 300 kroner. Da koster det virksomheten minst 150 kroner hver gang en ansatt fyller ut en reiseregning. Ganger man dette opp med antall reiser fordelt på antall ansatte som reiser i jobben kan tallet bli ganske høyt. Benytter man seg derimot av et reiseregningssystem vil man spare mye tid og luke bort lite produktiv tidsbruk. 30 min* x 300 kr** 60 min = 150 kr 150 kr x antall reiser som skjer i virksomheten = beløp som potensielt kan spares inn ved bruk av HR-system La oss igjen sette opp regnestykket som illustrer tidsbesparelsen med og uten system. Husk at vi regner med hvor lang tid ansatt og godkjenner bruker til sammen pr reiseregning Utfylling av reiseregning uten system 30 minutter - Utfylling av reiseregning med system 5 minutter = Redusert tid 25 minutter * Tidsbruk totalt av søker, godkjenner, samle dokumenter ** (timelønn for ansatte)

15 15 Oppfølging av ansatte i startfasen (onboarding) Onboardingsprosessen starter i det den ansatte har takket ja til jobben og signert arbeidsavtalen. Forskning viser at arbeidsgivere som gjør de riktige tingene i perioden fra kontrakten er signert til den ansatte har sin første arbeidsdag får ansatte med sterkere følelse av tilhørighet. Dermed øker sannsynligheten for trivsel, og at de velger å bli lenger. Det er mye å hente på å få medarbeidere raskt i gang. Ulike jobber har ulike forventinger til hvor raskt en medarbeider kan være å anse som en fullverdig ansatt. Mens èn jobb kan ta ett år før du er inntektsbærende på linje med andre, kan det i en annen jobb kun dreie seg om å komme i rutinene før ditt arbeid produserer inntekt for virksomheten. I følge en dansk undersøkelse tar det i gjennomsnitt 100 dager før medarbeidere i kunnskapsbedrifter starter å tjene inn penger for virksomheten. Reduseres denne tiden med 10 dager per ansatt har det en stor gevinst i form av at medarbeideren tidligere kommer seg ut av startgropa og kan ansees som en inntektsbringende ansatt raskere. Når man skal planlegge den nyansattes ankomst, er det naturligvis også en del praktisk som må løses; utstyr må bestilles og tilganger til systemene må settes opp. Husk også å avtale tidspunktet for oppstart i god tid. Gjennom et HR-system får man hjelp til å systematisere disse prosessene, slik at nærmeste leder ikke glemmer viktige punkter som er avgjørende for en vellykket integrering av den nyansatte. At ansatte ikke slutter i jobben etter kort tid etter en dyr rekrutteringsprosess, er en av fruktene man høster ved en systematisk oppfølging av en nyansatt. Eksempel: La oss si at en nyansatt med en årslønn på kroner er selvstendig 10 dager før planen på 100 dager kr 230 dager = dagslønn ~2174 kr Multipliser dette med 10 dager = ~ kroner Har du 20 nyansatte er det snakk om et beløp på i overkant av kroner spart: kroner x 20 ansatte = kroner

16 16 Avslutning En investering i HR-system er en viktig investering for mange virksomheter, og man vil være sikker på at investeringen lønner seg økonomisk. Ved å sette opp et business case blir det tydelig hvor virksomheten kan spare både tid og penger. Tallmaterialet som er eksemplifisert her består av enkle utregninger, og ikke alle områder er dekket. Det kan ligge ytterligere besparelser ved å legge inn egne tall, og hensyn som er spesifikke for din virksomhet. Bruk gjerne regnestykkene i denne e-boken for å komme i gang med å finne besparelser som forsvarer investering i et HR-system. Når du har avdekket virksomhetens behov og sett på hvilke besparelser som kan gjøres, har du argumenter du kan presentere for beslutningstakerne i virksomheten din. Systemet bør løse de viktigste utfordringene først, og det vil komme økonomisk gevinst ved å automatisere prosesser. En virksomhet som har gode systemer for sine ansatte viser at de tar medarbeiderne på alvor. I tillegg blir virksomheten oppfattet som mer profesjonell når personaladministrative rutiner er ryddige og oversiktlige for ansatt, leder og HR. Lykke til med prosessen! Anbefalt litteratur Denne e-boken er ikke uttømmende på informasjon når det gjelder å regne hjem HRinvesteringen. For en mer omfattende innføring i hvordan man kan analyserer mulige besparelser innen HR anbefales tilleggslitteratur som eksempelvis disse utgivelsene: Bård Kuvaas og Anders Dysvik Lønnsomhet gjennom menneskelige ressurser Per Krogager og Kyosti Schmidt Beregning af ROI af HR-aktiviteter Per Krogager og Kyosti Schmidt Måling av HR-funktionen Per Krogager og Kyosti Schmidt Værdien af organisatoriske nøgletal