Digitale signaturer Kostnadsbesparelsen ved å eliminere papirbaserte godkjennelser er mer enn kr pr. ansatt med fullmakt til å signere pr. år!

Transkript

1 Digitale signaturer Kostnadsbesparelsen ved å eliminere papirbaserte godkjennelser er mer enn kr pr. ansatt med fullmakt til å signere pr. år! En kan tenke at prisen på papir er så lave i dag, så hvorfor bry seg med å bytte fra den tradisjonelle måten å signere et papirdokument, ikke sant? Det er feil. På et overordnet nivå kan papir virke rimelig, men dersom du begynner å se på de virkelige kostnadene, vil du fort finne ut at signering på papir er ekstremt dyrt. Du vil komme til å innse at det siste din virksomhet trenger er mer papirdokumenter som skal håndteres. Gjennom det siste tiåret har mange virksomheter igangsatt tiltak for å redusere sitt papirforbruk, men når det gjelder dokumentgodkjennelse, blir dokumenter alt for ofte skrevet ut for å få på fysiske signaturer. Ved å gå over til digitale signaturer, kan du tette dette gapet og oppnå ytterligere kostnadsreduksjoner og prosessforbedringer - gi din virksomhet en reel fordel på bunnlinjen. En rekke faktorer må tas med i beregningen når man vurderer den egentlige kostnaden ved papirbaserte signaturer og den besparelsen man kan oppnå ved å bruke digitale signaturer. Disse faktorene inkluderer ikke bare innkjøpet av papir, men også utskrifter, fotokopiering, distribusjon, lagring, skanning og avfallskostander. Den første fasen for implementering av digitale signaturer i virksomheten, er å finne riktig grunnlag for å måle besparelser. Et riktig grunnlag vil kunne bidra til eierskap fra ledelse og ansatte. Denne oversikten viser de egentlige kostnadene ved papirbaserte signaturer. Bruk oversikten til å dokumentere hvor mye din virksomhet kan spare ved å iverksette signering i SigneringsPorten.no. La oss se på en gjennomsnittlig norsk virksomhet som har 10 medarbeidere med fullmakt til å signere og som signerer dokumenter mellom 2 og 3 ganger pr dag. For virksomheten blir det mellom 20 og 30 pr. dag og ca dokumenter pr år. (Amerikanske selskaper skriver som et eksempel ut 1,5 milliarder sider per år - en kilometer høy stabel med papir, eller tilsvarende nesten 20 millioner trær!) La oss videre anta at hvert dokument i gjennomsnitt har 10 sider, og at det skrives ut 3 eksemplarer og at hvert eksemplar trenger tre signaturer. Det totale antall sider vil da være

2 Kostnader for innkjøp av papir: Kostnaden for et ark (A-4) er ca. 5 øre, for ark blir det kr La oss se på hvordan arkene brukes ved fysiske signaturer. Dette kan deles inn i tre kategorier 1) utskrifts- og kopieringskostnader 2) leveringskostnader 3) skanningskostnader 4) lagringsog deponeringskostnader. Hver av disse kategoriene er kort beskrevet nedenfor. Utskrifts- og kopieringskostnader: Utskrifter og kopier koster fra 5 50 øre pr kopi avhengig av volum og finansieringsform: Vi benytter et gjennomsnitt på 30 øre per side. Det gir en total kostnad på kr Prisen inkluderer kapitalkostnaden av utstyret, toner og vedlikehold, men ikke ventetid ved kopimaskinen for din tur eller det å fikse skriveren når papiret setter seg fast. Leveringskostnader papir: Utskriftskostnader er bare begynnelsen, det neste som må på plass er å få dokumentet levert til personene som skal signere. Det finnes mange forskjellige leveringsmåter. For vårt eksempel med 3 eksemplarer av dokumenter antas følgende: 20 % av dokumentene leveres internt. For enkelhetens skyld tas ikke disse kostnadene med i dette regnestykket. Å sende dokumentene med posten er ganske vanlig, la oss anta at 50 % av dokumentene sendes med posten. Kostnaden pr konvolutt er ca. 2 kr og porto er ca. 14 kr. Den totale kostnaden er derfor kr Viktige dokumenter sendes gjerne med bud. La oss anta at det er i samme land. Hvis vi antar at 5 % av dokumentene er sendt med bud, med en gjennomsnittlig kostnad på kr. 200, blir totalkostnaden her på kr Regnestykket tar ikke hensyn til at budet brukes til å returnere det signerte dokumentet Å sende dokumenter elektronisk som scannet pdf eller med faks er også vanlig, når kvaliteten på dokumentet ikke er av betydning. La oss anta at 25 % av dokumentene sendes slik. Metoden krever bruk av ekstra papir selv om det meste er hos mottakeren. Kostnaden pr ark er ca. 30 øre. Dette gjør den totale kostnaden her blir ca. kr Leveringskostnader: Intern Levering 20 % Kr. 0 Post 30 % Kr Bud 10 % Kr Scannet pdf eller faks 40 % Kr Total: Kr

3 Skannekostnader, papir: Etter at dokumentene er blitt signert vil man gjerne skanne dokumentene slik at de kommer tilbake til den digitale verden igjen. Gjennomsnittlig kostnad for å skanne dokumenter er ca. 30 øre (inkludert utstyr, vedlikehold og plass). Om en regner med at alle dokumentene blir skannet vil den totale kostnaden for å skanne sider være ca. kr Den manuelle prosessen med å skanne dokumenter er kostbar, noen må forberede de signerte dokumentene ved å ta av stifter, fikse eventuelt krøllete eller skadede ark, legge dokumentene i skanneren, få frem bildet og gjøre eventuelle rettelser, til slutt må det skannede dokumentet indekseres og lagres på rett plass i virksomhetens database. La oss anta at det tar 6 minutter for en ansatt å utføre skanningen av et dokument. Lønninger varierer fra land til land, men la oss i Norge er dette tilfelle regne om SSB s gjennomsnittlige månedslønn for 2011 til en timelønn på kr. 316 (kun medregnet lønn og arbeids giver avgift 14,1 %). Kostnaden ved å skanne et dokument (regner med at hvert dokument har 10 sider) vil da være på kr. 31,6 pr dokument. Med dokumenter vil den totale kostnaden pr år være kr pr år. Kostnader for lagring av papirdokumenter: Virksomheter som ikke benytter digitale arkiver, vil gjerne oppbevare de signerte dokumentene. De må også kunne vise til at den håndskrevne signaturen er gyldig, så en skannet versjon vil ikke være noen sikkerhet i seg selv, siden signaturen kan ha blitt kopiert eller at dokumentet kan ha blitt endret i etterkant. Lovverket kan kreve at dokumenter oppbevares opp til 5 til 10 år. I enkelte tilfeller 30 år eller mer! La oss anta at en ansatt bruker 5 minutter pr dokument som lagres. Den manuelle prosessen med å lagre dokumentene vil da bli 15,8 kr. Pr. dokument og en total på kr For enkelhetens skyld tas ikke de faktiske kostnadene for plass til oppbevaringsskap, kapitalkostnaden for selve skapene, permer etc. med i regnestykket

4 Synlige kostnader for papirbaserte signaturer: De synlige kostnadene for å bruke papirbaserte signaturer kan oppsummeres slik: Leveringskostnader: Innkjøpskostnader Papir: kr Printing/kopiering Papir: kr Leveringskostnader Papir: kr Skannekostnader Papir: kr Lagringskostnader Papir: kr Totalt: kr Tabellen over viser at den totale kostnaden for papirbaserte signaturer på ca dokumenter, med 3 signaturer på hvert dokument, beløper seg til kr eller kr. 190 pr dokument! Dette inkluderer ikke arbeidet med å kjøpe inn papir, distribuere dokumentene, hente arkene fra printeren, spørre om signaturer, ta dem til og fra faksmaskinen og evt. makulering av overflødige kopier underveis. Med en rimelig antagelse at besparelsen for de ovennevnte ikke beregnede kostnadene utgjør minst 10% av de beregnede synlige kostnadene, viser det seg at kostnaden er over kr 210 pr dokument. Vi påstår ikke at tallene er gyldige for alle virksomheter, men oppfordrer deg til å sette opp et regnestykke for din virksomhet! Hva med kostnaden på digitale signaturer: På SigneringsPorten.no kan du opprette ubegrenset* med digitale signaturer på et ubegrenset* antall dokumenter som du laster opp til din konto. Dette gjelder Enterprise abonnementet og kostnaden på dette nivået blir da kr pr. måned eller kr pr år med 10 brukere. Det er under 2 % av de synlige kostnadene for papirbaserte signaturer! Innsparingspotensialet i eksempelet over er minst kr 200 pr. signering eller ca. kr pr. år pr. ansatt som signerer ett 1 dokument pr. dag! Selv om du er en mindre virksomhet med færre dokumenter garanterer vi at du vil ende opp med bare en brøkdel av kostnadene og glem ikke de øvrige gevinstene vi påpeker senere i dokumentet. Er du en større virksomhet blir besparelsene bare enda større. Test oss på dette med å forklare den kostnaden du har i dag og deretter se hva digitale signaturer koster deg. * ubegrenset som defineres innenfor normal bruk.

5 Skjulte kostnader ved papirbaserte signaturer: Bak de synlige kostnadene ved papirbaserte signaturer er det en del skjulte kostnader som er vanskeligere å måle. Disse inkluderer: Kostnader ved tidsbruk: det tar mye lenger tid å signere på papir enn å signere elektronisk. I SigneringsPorten kan du signere alle sidene i et dokument på en gang, sammenligne det med å signere hver side i et dokument! I tillegg, i SigneringsPorten er det også mulig å signere flere dokumenter på en gang. Tenk deg hvor mye tid ledelsen kan spare ved å kunne signere viktige dokumenter på sekunder. Kostnader ved fremskaffing av dokumenter: Å finne et dokument, for eksempel i forbindelse med en tvist, intern revisjon eller en ekstern revisjon, er mer tidkrevende enn den opprinnelige kategoriseringen. Å fremskaffe et digital signert dokument kan ta sekunder ved bruk av de rette online tjenestene. Kostnader ved svindel eller ved ikke å være innen for regelverket: Oppbevaring i form av papir kan gjøre at virksomheten kommer i fare for å bryte regelverket fordi det i etterkant er enkelt å endre signerte dokumenter uten at noen oppdager det. Selve signaturen er også enkel å bryte i etterkant uten at det oppdages. Videre, dokumenter kan enkelt mistes eller bli ødelagt. Dette kan lede til betydelige kostnader, gjennom kriminell virksomhet, dyre rettssaker eller bøter. Kostnader ved tapte muligheter: Se for deg den tiden man bruker på å jage etter papirkontrakter som heller kunne vært brukt til å få inn nye forretningsmuligheter. Kostnader for ekstra sikkerhet ved katastrofer: For viktige juridiske dokumenter, kan det å ha kun en kopi av originaldokumentet, føre til problemer hvis oppbevaringsstedet blir utsatt for en katastrofe, for eksempel brann eller oversvømmelse. Dette skaper et behov for at kopier oppbevares på flere samtidige oppbevaringssteder, som igjen driver opp de totale oppbevaringskostnadene. Tilleggsfordeler med digitale signaturer i SigneringsPorten: Å benytte SigneringsPorten gir mange flere fordeler foruten kostnadsbesparelser En digital signatur beskytter integriteten i hele dokumentet. En hvilken som helst endring i et dokument vil gjøre de påførte signaturene ugyldige (originalt dokument i Signeringsporten er ikke redigerbart). I dette perspektivet blir en digital signatur langt sikrere enn en håndskrevet signatur på papir. Et signert dokument kan verifiseres av alle som benytter en PDF-leser. Du trenger ikke en ekspert på håndskrift for å sjekke om en signaturen er ekte. Den digitale signaturen kan inkludere et kryptert tidsstempel, slik at man kan bevise når et dokument ble signert. En uavhengig tidsstemplingsautoritet er garantist for rett tidspunkt, å stole på klokken på brukerens maskin er ikke tilstrekkelig. I SigneringsPorten kan det settes opp i hvilken rekkefølge et dokument kan signeres. Når en bruker har signert, sendes automatisk varsling til neste som skal signere. Brukeren får instruksjoner om hvor det skal signeres, for å unngå at det blir signert på feil sted.

6 SigneringsPorten sender automatiske varsler til brukere dersom et dokument ikke er blitt signert innen en viss tid. SigneringsPorten kan settes opp til å akseptere rollebaserte grupper (for eksempel salgsavdeling eller regnskapsavdeling) slik at alle i den gruppen kan signere et gitt dokument. Det er støtte for delegert signering, dersom den personen som i utgangspunktet skal signere ikke er tilgjengelig, kan en annen person settes opp til å signere på vegne av vedkommende. Dokumenteieren holdes fullt oppdatert, hvem har mottatt dokumentet, hvem har signert, når signerte de og hvem har ikke signert ennå. SigneringsPorten kommer med et standard grensesnitt/ API, for enkelt å kunne integreres med nødvendige prosesser i din virksomhet. Og sist men ikke minst - besparelsene for miljøet er formidable - se kjør grønt SigneringsPorten kan by på mange andre fordeler i prosessen med å signere dokumenter i din virksomhet. Prøv den i dag ved å opprette en testkonto på: