Records Management - Gevinst for organisasjonen?

Transkript

1 Records Management - Gevinst for organisasjonen? Anne-Lill Holme edocs brukerforum av 26

2 Agenda Hva er Records Management Hvordan bruke Records Management Gevinst for organisasjonen? 2 av 26

3 Alle får så mye informasjon i løpet av dagen, at de mister sin sunne sans. Gertrud Stein Hva er Records Management (RM) 3 av 26

4 Hva er Records Management (RM) Og reaksjonen er ofte... Men vi må ta grep om informasjonen det er ditt viktigste strategiske verktøy Til å gjøre dette trenger vi litt hjelp RM kan være et nyttig verktøy i denne prosessen 4 av 26

5 Records Management (RM) Records Management (RM) Et verktøy som muliggjør automatisk opprettelse, beskyttelse og endelig disposisjon over dokumenter i enhver fase i informasjon livssyklusen 5 av 26

6 Et par definisjoner... Records Management = arkivforvaltning Record = arkivdokument = arkivverdig Dokument som produseres, mottas og oppbevares som bevis og informasjon av en organisasjon eller person i overensstemmelse med juridiske krav eller i forbindelse med utførelse av forretningsvirksomhet. Kilde: ISO av 26

7 Forskjellen mellom DM og RM DM: Produksjon RM: Forvaltning Produksjon og lagring av dokumentet videre behandling fram til ferdigstillelse dvs. så lenge dokumentet er levende og stadig endres Formålet er å støtte daglig bruk av dokumenter Dokumenter under arbeid Avlevering til arkivet - dokumentet oppbevares etter gjeldende lover og bedriftens oppsatte regler for at de dokumenter som ikke skal oppbevares evig faktisk blir slettet Formålet å gi sikkert lagringssted for autentiske arkivdokumenter Arkivdokumenter er endelige dokumenter for bevaring 7 av 26

8 Document Management Samhandling Records Management Fange/opprette Håndtere/revidere Distribuere/publisere Lagre/oppbevare Opprette Revidere Endelig versjon Publiser Aktiv/inaktiv bruk Papirfangst E-postfangst E-post Web Samhandle Oppbevaring Bildefangst Rapportfangst Bibliotek Portal Kunnskapsfangst Redigere Versjon Utskrift Disponering/kassasjon Kategorisering Tilgang og bruk 8 av 26

9 Noen fordeler med å bruke RM Helhetlig arkivforvaltning (elektronisk/fysisk) Få en felles lagringsstruktur for Papirdokumenter Elektroniske dokumenter Verktøy for å håndtere dokumenters livssyklus Evalueringskriterier og forhåndsdefinerte kriterier Bevis på beste praksis Lover og regler Papirarkiv kan reduseres Myndighets- og interne krav kan overholdes på en enhetlig måte Bedre kontroll på informasjonsmengden lage regler som luker vekk støy i arkivet Begrense eventuelle økonomiske tap ved rettsak Sikkerhet Tilgjengelighet til arkivert info for hele organisasjonen 9 av 26

10 Vi har mer unyttig informasjon enn kunnskap om hva som er nyttig. Luc de Clapiers de Vauvenargues Hvordan bruke Records Management 10 av 26

11 Hva må man gjøre for å komme i gang? Definere mål og roller Definere en plan for arkivløsningen Definere filplan (arkivnøkkel) Definere sikkerhet for arkivet Fra Gartners rapport Management Alert: The Sarbanes-Oxley Act Will Effect Your Enterprise, 02-Apr-2003 Uten arkivhåndtering på plass har bedriftene ofte en tendens til å holde på unødvendig informasjon som kan være en risiko Like ille er det å ikke beholde informasjon som burde vært beholdt fordi bedriften kan risikere store bøter for ødeleggelse av bevis av 26

12 Definere mål og roller For arkivarer Behov for å overholde og være i samsvar med lover, regler og forskrifter, eksternt og internt Behov for å håndtere arkivdokumenter for alle media typer for hele organisasjonen For organisasjonen Behov for å øke ansvarligheten og redusere risiko Behov for å tilrettelegge og bruke standardiserte regler for hele organisasjonen Eierskap For gruppe/team/bruker Behov for å fange arkivverdig dokumentasjon uten å forstyrre daglige rutiner Behov for å kunne aksessere arkivet gjennom et kjent brukergrensesnitt For IT Behov for å konsolidere ressurser og redusere antall informasjonssystemer i bruk Behov for å raskt kunne designe, distribuere, vedlikehold og oppgradere systemet 12 av 26

13 Definere filplan/arkivnøkkel (1) For å gjøre det meste ut av dokumenter og registre må de kunne bli funnet raskt og enkelt En måte å sikre effektivitet på er å kategorisere objekter med bestemte hierarkiske konsepter basert på emne, funksjon eller andre kriterier Definere livssykluser; bevaring og disponering En filplan er nettopp det: et kontrollert sett av termer som brukes til å indeksere og hente filer og dokumenter 13 av 26

14 Eksempel på en filplan i RM DM Norske definisjoner: Definisjoner brukt i RM: Filplaner/ arkivnøkler Termer Mapper RM Mappedeler Dokument Arkivelement 14 av 26

15 Definere sikkerhet Sikkerhet for arkivplan Spesifiserer hvilke klarerte brukere?/trustees som har rettigheter til å se områder i den hierarkiske arkivplanen og hvilke brukere som har rettigheter til å se og manipulere arkivplanen Sikkerhet for funksjonalitet Setter sikkerheten som brukere og grupper har til mange av de RM spesifikke kommandoene Sikkerhet for dokumentet Gir spesifikke brukere og grupper mulighet til å bli lagt til listen over klarerte brukere/grupper og får rettigheter til å se og manipulere arkivdokumentet eller profilen 15 av 26

16 Eksempel: knytte et dokument til arkiv (1) Når RM er satt opp og definert ihht de krav organisasjonen stiller kan standard registreringsprofil utvides til å inneholde RMs klasserings-felter 16 av 26

17 Eksempel: knytte et dokument til arkiv (2) Profilen kan inneholde direkte oppslag mot filplanen Arkivnøkkel viser filplanen slik at brukeren kan velge korrekt kode for dokumentet Brukeren kan da få opp en liste I tillegg kan brukeren dra og slippe et dokument fra siste brukte dokumenter/søk direkte inn til et element i filplanen 17 av 26

18 Sank de små dråper av kunnskap du kan få, og betrakt dem som en stor skatt. Christine de Pisan Gevinst for organisasjonen 18 av 26

19 Hva er gevinsten for organisasjonen? Hva er en investering i informasjon og teknologi? Typisk ved innføring er Innkjøp av software % Teknisk del av prosjekt % Organisatorisk del % Andre nødvendige investeringer Ny kompetanse innen information/knowledge management Oppgradere organisasjonen med vekt på informasjon og kunnskap 19 av 26

20 Det koster egentlig en masse penger... Regn med en investering på NOK per ansatt... - Og hva er så gevinstene? - Vet ikke... Men jeg har ett spørsmål tilbake; Hva koster det å fortsette med informasjonshåndtering slik dere har nå? 20 av 26

21 Informasjon uten strategi konsekvenser? Informasjonen kan registreres så mange steder og i så mange formater som nødvendig Nye rutiner betyr ikke at man skal slutte å gjøre ting på gammelmåten Hver enhet kan ha sin egen måte å klassifisere informasjon på Den enkelte kan lage sine egne maler Informasjon som distribueres eksternt kan legges på Internett eller ekstranett, men bør også sendes med e-post eller vanlig post for at man skal være sikker på at mottakeren får den Vår bedrift skal ikke stille krav til eksterne parter verken om distribusjonsmåte eller format på informasjonen Intern adgang til informasjon skal bestemmes av organisasjonskartet Opplæring i å bruke nye verktøy skal skje når man har tid Hmm av 26

22 Informasjon med strategi konsekvenser? Informasjon skal registreres én gang og i ett format All informasjon skal registreres av informasjonseier Det skal innføres felles prinsipper for å produsere, lagre, dele, distribuere, publisere, gjenfinne og gjenbruke informasjon All informasjon skal i prinsippet være tilgjengelig for alle (need-to-hide) Alle saker skal så langt som mulig håndteres elektronisk for å sikre sporbarhet, kvalitet og konsistens Opplæring i nye systemer og i IM-prinsipper er obligatorisk og er en prioritert aktivitet 22 av 26

23 Informasjon med strategi positiv effekt? Større eller mindre sannsynlighet for at Man bruker mindre tid på informasjonslogistikken? Man kan forbedre nåværende rutiner og prosedyrer? Man kan yte bedre service internt og eksternt? Man kan utvikle nye typer service? Man bevarer mer av kunnskapen i bedriften når (hvis) medarbeidere slutter? Nykommere blir raskere operative? Alle forholder seg hele tiden til oppdatert informasjon? Informasjonen deles på tvers i organisasjonen og ikke etter organisasjonskartet? 23 av 26

24 Mulige gevinster Automatisering og forenkling av informasjonsoppgaver la teknologien overta manuelle oppgaver Gevinst: økt kvalitet, konsistens og sporbarhet med mindre ressursinnsats Gjøre medarbeiderne i stand til å gjøre ting de ikke kunne gjøre tidligere Gevinst: økt effektivitet ( more law per hour ), mer tid på innhold, mindre på logistikk Dette handler om organisasjonsutvikling Se helheten og nye muligheter Kontinuerlig utvikling 24 av 26

25 Til slutt... Ved å klassifisere bedriftsinnhold som forretningskritisk informasjon kan organisasjonen også identifisere forretningskonteksten og verdien av den totale, felles informasjonen. Hele arkivhåndterings-prosessen gir organisasjonen en mye større forståelse av hva forretningskunnskapen deres representerer Bruk av RM tilbyr ett organisert og sikkert miljø for å håndtere hele livssyklusen til alle fysiske og elektroniske kunnskapselementer - fra skapelse til endelig avhending - og et sentralt oppbevaringssted for fangst, lagring og håndtering av organisasjonens informasjon 25 av 26

26 Anne-Lill Holme, Contesto AS Tlf Takk for oppmerksomheten 26 av 26