Reimplementering av edocs DM hos Kluge

Transkript

1 Reimplementering av edocs DM hos Kluge Gunn Kristin Saltvik for Eigil Olsen

2 Om Kluge Tradisjonsrikt advokatfirma med kontor i Stavanger, Oslo og Bergen. 145 medarbeidere, hvorav 110 advokater og advokatfullmektiger Oppdrag primært for næringslivet og det offentlige Fast eiendom, bygg og entreprise, skatt, energi (Gass, olje og fornybar energi), transaksjoner (Corporate, M&A, børsnotering osv), IKT og immaterialrett, arbeidsrett, prosedyre ved behov Forventet omsetning for 2010 er 239 millioner kroner Benyttet edocs DM siden 2003 Mer på 2

3 Kluge sitt mål for hovedprosjekt Målsettingen for prosjektet er å etablere rask, effektiv og fulldigitalisert dokumenthåndtering på alle saker i Kluge med en løsning som blant annet: Signaliserer den faglige soliditeten og etiske standarden som Kluge etterstreber internt Har moderne og brukervennlige funksjoner for lagring, gjenfinning, sammenstilling, samarbeid, overvåking, sikring og arkivering gjennom hele dokumentsyklusen

4 Kluge sitt mål for hovedprosjekt forts. Oppleves av brukeren som å jobbe raskt Er tett integrert med de vanligste kontorstøttesystemer som tekstbehandling og e-post Kan integreres enkelt med støttesystemer som ERP og kundeorienterte webløsninger Har tilgjengelig kompetanse på løsningen i Norge Ivaretar norske og internasjonale standarder for dokumenthåndtering, databaseformat og programmeringsspråk

5 Bakgrunnen Manglende valg i lagringskort Begrenset funksjonalitet i dokumentmaler Ingen klare rutiner for skanning av innkommende post Begrenset kunnskap om mulighetene i DM Tråklete e-post funksjonalitet Ulik praksis for dokumenthåndtering utover saksnivå Fortsatt utstrakt bruk av fysiske mapper Misnøye med DM

6 Valget Markedsundersøkelse det skjer mye spennende blant flere aktører Anbudsrunde med fokus på: Evnen til å gi oss en fullstendig løsning Konklusjon: Tekniske løsninger tilnærmet like i funksjonalitet Valg basert på tillit til helhetlig tilnærming Ingen grunn til å bytte men viktig å reimplementere

7 Hva gjorde vi? Startet forprosjekt i januar med 6 workshops Laget spørreundersøkelse til alle interne brukere Rutiner og retningslinjer Full demonstrasjon av edocs DM Effektivisering av edocs DM Planlegging av opplæring

8 Resultat fra spørreundersøkelse Generell intern informasjon Generell DM informasjon Lagring av e-post Lagring av dokumenter i DM Bruk av standardverdier Dokumenttyper som mangler Generelle kommentarer til profilkortet Dokumentmaler Dokumentmaler som er mangelfulle Søk Generelt Rutiner Hjelpedokumentasjon Kursing Film 8

9 Skap positivitet og motivasjon! Jeg har behov for generell opplæring er altfor avhengig av sekretær. Jeg er absolutt motivert for å gjøre noe med situasjonen 9

10 Forprosjektsrapport - innhold Formål Spørreundersøkelse Profilkort Maler Rutiner og retningslinjer Dokumentasjon Erfaringsarkiv Opplæring Effektivisering av edocs DM Tilleggsmoduler Generelt 10

11 Gevinster Komplette saksmapper Mer effektiv og tidsbesparende e-post håndtering Tettere integrasjon mot Maconomy, som igjen vil gi en mer helhetlig løsning for brukerne Interne rutiner og prosser for informasjonsbehandling i Kluge Nye måter å arbeide på ved bruk av ny funksjonalitet, samt funksjonalitet som ikke har vært synlig for brukere Opplæringsplan for brukere og nyansatte Nytt verktøy for IT Contesto Webtool

12 Veien videre Kontrakt for levering av hovedprosjektet er signert Prosjektoppstart 27. april 2010 Produksjonsdato 1. november