Smarte tilleggsmoduler. - et lite utvalg. Anne-Lill Holme, Contesto as 23 april 2010

Transkript

1 Smarte tilleggsmoduler - et lite utvalg Anne-Lill Holme, Contesto as 23 april 2010

2 edocs WebTool

3 edocs WebTool (1) edocs WebTool er et administratorverktøy Det er utviklet for å gi ekstra funksjonalitet til administrator og/eller suberbruker slik at de kan utføre oppgaver som å Slette/gjenopprette dokumenter, inkl. dokumenter som er satt i slettekø (Queue for deletion) Sjekke inn dokumenter Endre eierskap på dokumenter Verktøyet består av følgende elementer Tilgang til edocs Web Tool Dokumenteksistens Dokumentinnsjekking Dokumentfilsti Dokumenteierskap Services Dokumentsletting Kan leveres i Norsk og engelsk versjon Som enkelt- eller flervalgsfelt

4 edocs WebTool (2) Pålogging Verktøyet er web-basert og krever ingen pålogging, kun definerte superbrukere har tilgang

5 edocs WebTool (3) Dokumenteksistens Ved behov for å sjekke om et dokument eksisterer eller er merket for sletting og skjult for vanlige brukere. Gir opplysninger om dokumentet eksisterer og hvem som opprettet det

6 edocs WebTool (4) Dokumentinnsjekking Gjør det mulig å enkelt sjekke inn låste dokumenter hvis noen er på ferie eller på andre måter er frahindret fra å gjøre det selv

7 edocs WebTool (5) Dokumentfilsti Finne filens filplassering dersom den er korrupt og man må innhente en shadow-kopi der den er lagret i filstrukturen

8 edocs WebTool (6) Dokumenteierskap Endre dokumenteierskap når noen slutter, bytter stilling etc. i organisasjonen. I eksempelet under vil GEIKNU bli gitt full tilgang til ALFALTs dokumenter, ingen endringer vil bli gjort med tilgangen til ALFALT

9 edocs WebTool (7) Services Gir en oversikt over services som kjører. Dersom det lyser grønt kjører alt som det skal være, lyser det gult er de satt til pause og lyser det rødt har de stoppet

10 edocs WebTool (8) Dokumentsletting Ved bruk av slettekø legges dokumenter merket for sletting i egen, skjult visning de vil ikke være synlig i dokumentlistene for vanlige brukere. En superbruker/- administrator kan enten slette merkede dokumenter eller tilbakeføre dokumenter merket for sletting. Dokumenter som blir gjenopprettet vil få samme tilgang som de hadde før sletting

11 TableTreeView

12 Trevisning av sammenhengende data (1) Standardmetoden I edocs DM i dag må man ofte ha flere felt for å kunne velge i en hierarkisk liste av elementer Disse feltene er ofte knyttet til hverandre hverandre med avhengigheter For brukeren betyr dette mange klikk og mange valg før en kommer frem til ønsket resultat

13 Trevisning av sammenhengende data Eksempel basert på oppslag i SFI kodetabell For å forenkle denne prosessen kan man implementere TableTreeView som viser alle nivå i et enkelt oppslag Klikk på oppslagsfeltet SFI i profilen TableTreeView utgaven av oppslaget vises

14 Trevisning av sammenhengende data (2) Se innholdet i listen Klikk på ønsket node for å se innholdet i denne Noden utvides og viser neste nivå i strukturen

15 Trevisning av sammenhengende data (3) Søk i visningen Det er enkelt å søke i trevisningen Skriv inn ønsket søkekriterie og klikk på Search Søkeresultat markeres i listen...

16 Trevisning av sammenhengende data (4) Velge en eller flere verdier I dette eksemplet er det satt opp mulighet for flervalg Velg ønskede verdier og klikk på >> for å legge til i venstre side Etter å ha klikket på OK, vil feltet i profilen vise de valgte verdiene på vanlig måte

17 Oversikt over andre moduler som kan være til nytte

18 Andre tilleggsmoduler (1) edocs Security - Server based Security based on metadata edocs Security - Case based Case based security edocs Security - Client based Security based on document content edocs WebTool Metadata maintenance Queue for deletion Document Check in Services edocs Finalize Finalize documents and Publish edocs PublicJournal (post list on web) Standard web part for SharePoint edocs LibrarySync Syncing between sites and libraries edocs ADSync Sync users from Active Directory to DM edocs Generate DocNumber Norsok based number structure edocs QuickStart List files List DM folder Open files

19 Andre tilleggsmoduler (2) edocs OfflineClient Ability to work offline with DM documents Can read and upload documents edocs Transmittal Module edocs ChangeApplication Change application Replace a document version edocs PersonalProfileDefaults Defines lists of personal profile defaults edocs CopyURL Select profile and copy URL from DM edocs PushTemplateMetadata Module Change in templates edocs ChangeProfile Changes document profiles for documents edocs NotifyEvent Basert på gitte felter i profilen F.eks Utløpsdato på dok og Ift angitt tidsperiode edocs TableTreeView Treeview in profile edocs ProfileValidationFields Based onuser choices in profile edocs DocumentExport Possibilty to select file name on export

20 Andre tilleggsmoduler (3) edocs ChangeProfile Changes document profiles for documents edocs NotifyEvent Module Licence (basert på gitte felter i profilen) i Quick Search Ift Utløpsdato på dok og Ift angitt tidsperiode edocs TableTreeView Treeview in profile edocs ProfileValidationFields Based onuser choices in profile edocs DocumentExport Possibilty to select file name on export For mer informasjon, kontakt Contesto: Anne-Lill Holme tlf: Carina Brandtzæg tlf: Gunn Kristin Saltvik tlf: