Content Management - fra kaos til kunnskap

Transkript

1 Content Management - fra kaos til kunnskap Anne-Lill Holme Rådgiver og partner Gunn Kristin Saltvik Salg- og markedssjef Contesto AS

2 Om Contesto Etablert i 2001, kontorer i Stavanger og Oslo 35 ansatte Full fokus på informasjonshåndtering (ECM) 80+ kunder, spredt geografisk over hele landet Gjennomfører prosjekter fra A-Å innenfor dokument- og informasjonshåndtering Tung teknisk kompetanse og fagkompetanse Sunn vekst og god inntjening - Gasellebedrift 5 år på rad Vår hovedpartner innen ECM/DMS er OpenText

3 Fra kaos til kunnskap...? Er det mulig å samle all forretningskritisk informasjon sentralt og er dette ønskelig med tanke på de forskjellige informasjonselementer bedrifter og organisasjoner består av i dag? Hvordan gjør bedrifter dette i dag? TOTAL E&P Norge er et eksempel på en bedrift med mange typer informasjonselementer

4 En vanlig situasjon... Støttesystemer SAP/ ERP system ECM DMS SPS Økonomi og finans Personal og administrasjon IT og support Prosjekt- styring system Kontrakt- system Filsystem E- post Tilgang Dokumenter og annen informasjon Informasjonssiloer forretningskritiske systemer/prosesser og -informasjon

5 Hva er... Forretningskritisk informasjon Vital informasjon som en bedrift/organisasjon ikke kan operere eller forbli levedyktige uten eller få alvorlige økonomiske og juridiske konsekvenser Mao. grunnleggende for en organisasjons evne til å fungere Den magiske 5% regelen det viser seg ofte at det er bare ca 5% av organisasjonens informasjon som kan regnes som forretningskritisk

6 Man må ta hensyn til... Governance Ledelse, styre (av samfunn,organisasjoner, enkeltpersoner mv.) Bestemme organisasjonsformer, lover, regler og prosedyrer Compliance Overenstemmelse, samsvar (med vedtatte lover, regler, rutiner osv.) Gjøre som lover, rutiner etc bestemmer Kontroll og kvalitetssikring Avviksbehandling Sikring Fysisk og logisk sikkerhet Hvor informasjonen er plassert Håndtere tilgang til systemer og informasjon

7 Vi må ikke glemme Konfidensialitet: Sørge for at bare autoriserte personer har tilgang til sensitiv informasjon, og at informasjonen ikke avsløres til uvedkommende Integritet: Sørge for at informasjonen behandlingen av denne er er fullstendig, nøyaktig og gyldig, og et resultat av godkjente og kontrollerte aktiviteter Tilgjengelighet: sørge for at en tjeneste oppfyller bestemte krav til stabilitet, slik at aktuell informasjon er tilgjengelig ved behov Gevinstene er tilgjengelighet og evne til samhandling. Isteden velger mange å skjule informasjonen

8 Hvor er vi da? Vi må etablere forståelse for Hva som er forretningskritisk informasjon Samspillet mellom ledelse -> KM/IM -> IT Samspillet mellom bruker > KM/IM

9 Da står vi igjen med Menneskelig faktor (Bruker) Bruker Teknologisk faktor (IT) IT Bruker IT KM/IM Prosedyrer og ledelse (KM) KM/ IM

10 Om TOTAL E&P Norge Organisasjon Involvert i leting og produksjon av olje & gass på norsk kontinental sokkel Eier 79 lisenser, og er operatør på 17 av disse 300 ansatte samt en ny prosjekt/driftsorganisasjon på 250 personer En av de største utenlandske selskapene på norsk sokkel Håndterer store mengder informasjon bl.a ift Drift Operatørskap Systemer edocs DM 5.2 Filling for edocs DM Støtteverktøy pdfdocs Desktop, comparedocs Content Crawler SharePoint med søk i edocs DM FAST søkemotor Andre systemer SAP PRODOM Geo applikasjoner Andre forretningstøttesystemer

11 Eksempler fra TOTAL Målsetting Sterk KM/IM strategi og ledelsesfokus Klare definisjoner på hva som er forretningskritisk informasjon og hvor denne lagres Fokus på brukerens behov Løsningen tilpasses organisasjon og bruker Felles sted å publisere viktige dokumenter Selv med flere systemer i bunnen Felles søkemotor for søk på tvers av systemer Etablere en felles forståelse av hva som skal beholdes og hva som kan kastes Arkivering-/oppbevaringspolicy på tvers

12 Byggeklosser - KM Målsetting Gode mål og retningslinjer Ansvaret forankret i toppledelsen Tilstrekkelig delegering Opplæring av alle Regelmessig revisjon og oppfølging Ledelsen går foran som forbilder og Håndhever retningslinjene Løpende forbedring Etablere et sterkt nettverk, internt og eksternt Etablere felles metadatastruktur og språk

13 Byggeklosser - IT Muligheten til å dele forretningsdata uten å avsløre sensitiv informasjon Skape balanse mellom konfidensialitet og tilgang Gjøre det mulig å ta bedre beslutninger ved å presentere forretningskritisk informasjon fra en sentral plassering (FAST) Gode og effektive brukergrensesnitt Dokumentasjon/oversikt over IT-arkitektur Hva snakker sammen i dag og i fremtiden Endringsledelse Implementere felles struktur og språk Kontinuitet

14 Byggeklosser - Bruker Knytte mennesker sammen med informasjon og ekspertise Muligheten til å dele forretningsdata uten å avsløre sensitiv informasjon Sørge for at det er balanse mellom konfidensialitet og tilgang Bevisstgjøring Opplæring Kommunikasjon Oppfølging Etablere gode KPIer Konsekvenshåndtering

15 Mål Felles prosedyrer og retningslinjer Felles metadata på tvers Felles opplæring Felles språk Ens opplevelse for brukeren Informasjon har en kilde (en eier) uansett system den er plassert i Bruker IT KM/IM Felles forståelse, håndtering og lagring av forretningskritisk informasjon i organisasjonen

16 Og til slutt J 16