Arbeidsflyt og edocs DM

Transkript

1 Arbeidsflyt og edocs DM Anne-Lill Holme Løsningsrådgiver og partner Contesto AS edocs Brukerforum 2015 Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.

2 Arbeidsflyt GTO Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

3 Contesto arbeidsflyt hva kommer Standardisert modell for oppgavedistribusjon Med dokument vedlagt Bare oppgaven Rollebasert rammeverk Tilbyr egen innboks på web for bruker og administrator Alle hendelser vises og utføres fra web-grensesnittet Meldingstjeneste per e-post ved Tildeling av oppgave Delegering av oppgave Avvisning av oppgave Overskridelse av angitte tidsfrister Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

4 Contesto arbeidsflyt hva kommer Det medfølger en generisk arbeidsflyt som kan konfigureres med Antall steg Type godkjenning (parallell og sekvensiell) Personer, grupper og roller edocs integrasjon Kan starte arbeidsflyt direkte fra edocs DM Oppdatering av profil basert på gitte hendelser Enkelt å opprette nye arbeidsflyt-modeller Basert på mal(er) Ad-hoc Adaptivt design Klargjort for mobile enheter Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

5 Eksempel: Dokumentgodkjenning Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.

6 Godkjenner Verfiserer Saksbehandler

7 Start arbeidsflyten fra edocs DM Høyreklikk på dokumentet og velg Send til godkjenning Dersom dokumentet allerede er i en godkjenningsprosess, vil det komme opp en melding om dette. Hvis ikke, åpnes startbildet Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.

8 Legg inn Verifiserer og Godkjenner, sett dato Velg Verifiserer og Godkjenner fra liste Listene kan hentes fra edocs DM eller være egendefinert 8 Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.

9 E-post sendt til Verifiserer (saksbehandler) Klikk på lenken for å gå direkte til arbeidsflyten Du tas direkte til din innboks for arbeidsflyt 9 Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.

10 I Tildelt-innboks, velg flyt og handling Velg Aksepter, Deleger eller Avvis Knappen Åpne dokument lar deg se og redigere dokumentet 10 Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

11 Oppgave sendes til Akseptert-innboks Velg ønsket flyt i Akseptert-listen i Innboks 11 Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

12 Oppgaven startes fra Akseptert-innboks Velg Godkjenn eller Historikken vises alltid under 12 Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

13 Oppgaven startes fra Akseptert Eller du kan velge Avvis. Da må du legge inn en kommentar før du kan avvise oppgaven 13 Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

14 Verifiserer har godkjent E-post sendes til Godkjenners e-post 14 Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.

15 Tildelt oppgave for Godkjenner Godkjenner har fått tildelt en oppgave Oppgaven legges i Tildelt-listen hos Godkjenner 15 Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

16 Godkjenner velger handling Godkjenner velger Aksepter og deretter Utfør 16 Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

17 Eller Deleger. Ved delegering må kommentar legges inn samt delegat velges 17 Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

18 Eller Avvis Godkjenner velger Avvis, da må kommentar legges inn 18 Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

19 Akseptert oppgave Oppgaven legges til Godkjenners Akseptert-boks Aksepterte oppgaver kan åpnes herfra 19 Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

20 Godkjenner kan godkjenne Godkjenn oppgaven ved å velge Godkjenn og sluttfør Ved Godkjenn og sluttfør settes status FS (Ferdigstilt via godkjenningsflyt) på dokumentet og det låses for endringer i edocs DM 20 Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

21 Eller avvise Dersom Avvis velges må kommentar legges inn 21 Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

22 Dokumentet settes til ferdigstilt Dokumentet kan nå ikke endres (kan tilbakestilles av dokumenteier/admin) 22 Document Management. Dokumentstyring. Collaboration. Samhandling. Workflow. Arbeidsflyt. Records Arkiv. Management. Portalløsninger. solutions.

23 Dokumenthistorikk 23 Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.

24 Hva kommer videre? Contesto Arbeidsflyt ny versjon Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34 Spørsmål? Takk for oppmerksomheten! Anne-Lill Holme Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.