Oversikt over Document Distributor

Transkript

1 Hvis du vil se på eller laste ned denne eller andre Lexmark Document Solutions-publikasjoner, kan du klikke her. Oversikt over Document Distributor Med Lexmark Document Distributor-pakken kan du skrive egendefinerte skript som tar seg av deler av papirarbeidsflyten. Du kan sette sammen slike egenutviklede skript med skanneinnstillinger (format, oppløsning, fargedybde osv.), slik at du kan opprette profiler som er tilgjengelige fra multifunksjonsmaskiner (MFPer) og sluttbrukernes arbeidsstasjoner. Brukerne kan dermed sende et papirdokument eller et digitalt dokument inn i den digitale arbeidsflyten. Dokumentet blir behandlet som definert av skriptet. Alle skriptene kan administreres ved hjelp av Document Server Manager. med Document Distributor: Redusert opplæringsbehov for sluttbrukerne Integreres i den eksisterende arbeidsflyten Implementerer endringer i arbeidsflyten på et sentralt sted (Document Server) Reduserer tiden som går med til rutinemessige oppgaver, ved å kombinere flertrinnsprosesser i ett skript Redusert opplæringsbehov for sluttbrukerne Siden skript kan brukes til å automatisere rutinemessige oppgaver, trenger brukerne nå bare å lære seg én prosess: 1 Plasser dokumentet på multifunksjonsmaskinen (MFPen). 2 Velg riktig profil. 3 Trykk på Fortsett. Du kan forenkle denne prosessen ytterligere ved å lage hurtigvalg for hver profil. Oversikt over Document Distributor 1

2 Integreres i den eksisterende arbeidsflyten Siden skript kan integreres med applikasjoner som er bransjestandard, er det ikke nødvendig å erstatte hele den eksisterende prosessen. Du trenger bare å automatisere de delene av prosessen som ofte gjentas og er tidkrevende. Problem: Et programvareselskap bruker Lotus Notes til sine e-post- og databasebehov. En avdeling kommuniserer mye med andre selskaper, og må ofte signere konfidensialitetsavtaler og arbeidsspesifikasjoner. Kopier av disse avtalene må lagres av juridiske grunner. Av og til refererer en eller annen i avdelingen til disse avtalene. Papirkopier av disse dokumentene blir oppbevart i mapper på Jons kontor. Når et nytt dokument undertegnes, blir det gitt til Jon slik at han kan arkivere det på kontoret sitt. Hvis noen trenger å se et av disse dokumentene, må Jon bla gjennom mappene, finne dokumentet, lage en kopi av det og sette det tilbake på plass. Avdelingen ønsker å kunne lagre og hente frem disse dokumentene på en automatisert måte, uten at Jon er en del av denne prosessen. Men brukerne i avdelingen vil ikke installere eller lære seg å bruke enda et nytt program. Siden alle i avdelingen allerede har Lotus Notes og kan bruke Notes-databasene, kan det være en løsning å lagre dokumentene i en Notes-database. Et Document Distributor-skript setter dokumentene inn i en Notes-database. Ved å bruke gjenkjenningsfunksjonaliteten i Document Distributor er det mulig å få til ytterligere tilpasning. Skriptet kan gjøre følgende: Lese teksten i dokumentet. Søke gjennom den første tekstsiden etter ordet "konfidensialitetsavtale" eller "arbeidsspesifikasjon". Sette inn en post i Notes-databasen for det nye dokumentet. Hver post vil inneholde følgende: registreringsdato dokumenttype (konfidensialitetsavtale eller arbeidsspesifikasjon) dokumenttekst (for tekstsøk) originaldokumentet (TIFF-fil med alle de skannede sidene) Notes-databasen inneholder nå en kategori som viser konfidensialitetsavtaler, og en som viser arbeidsspesifikasjoner. Databasen er tekstindeksert, slik at brukerne kan søke i hver kategori etter et bestemt dokument. Nå kan hvem som helst som har tilgang til databasen, få tilgang til dokumentene, og Document Distributor-løsningen tar i bruk programvare som selskapet allerede hadde installert. Enkel implementering av endringer i arbeidsflyten Når du bruker et Document Distributor-skript, vil forretningslogikken for prosessen nå ligge i skriptet. Skriptet kan oppdateres raskt uten noen synlige endringer for sluttbrukerne. 2

3 Problem: Great North Bank har mange filialer. Lånesøknader og søknader om å opprette nye konti blir fakset fra filialene til hovedkontoret for behandling. Hver type låne- og kontosøknad skal sendes til et eget faksnummer. På sikt har Great North Bank planer om å gå over fra faks til e-post for å redusere telefonkostnadene. Alle fakser kan imidlertid ikke gjøres om til e-poster umiddelbart. Dette må være en gradvis prosess. Et Document Distributor-skript blir laget for hver type låne- og kontosøknad. Til å begynne med fakser skriptet skjemaene til det aktuelle faksnummeret. For å opprettholde konsistens med den gamle prosessen blir hver profil på multifunksjonsmaskinen (MFPen) tilordnet samme hurtignummer som nummeret som brukes som hurtignummer for hvert faksnummer. Over tid blir de enkelte skriptene endret slik at søknadene sendes via e-post i stedet for faks. Brukerne kan imidlertid fortsette å bruke de samme profil-hurtignumrene. Det er ikke behov for noen ny opplæring når arbeidsflyten skifter fra fakser til e-poster. Som en ekstra fordel kan de avdelingskontorene som tidligere brukte dedikerte faksmaskiner, nå ha en multifunksjonsmaskin (MFP) i stedet, som også kan brukes til kopiering, utskrift og skanning, i tillegg til faksing. Reduserer tiden som går med til rutinemessige oppgaver Problem: Et produksjonsselskap mottar ordrer for produktlevering. Når en ordre mottas, må en medarbeider gjøre flere ting: Sende en kopi av ordren til transportavdelingen som skal utføre den. Adressen leses fra ordren, og en pakkseddel for ordren skrives ut. Sende en kopi av ordren til regnskapsavdelingen, slik at de kan fakturere kunden. Arkivere en kopi av ordren for referanse. Med Document Distributor kan denne flertrinnsprosessen forenkles. Når produksjonsbedriften mottar en ordre, legger medarbeideren den på multifunksjonsmaskinen (MFPen), velger en profil og trykker på Fortsett. Når Document Server mottar jobben fra multifunksjonsmaskinen, vil skriptet gjøre følgende: Sende en kopi via e-post til regnskapsavdelingen. Lagre en kopi i en database for referanse. Lese adressen fra ordren, og skrive ut en adresseetikett og en pakkseddel på en skriver som er plassert i transportavdelingen. Nå trenger den personen som mottar ordren, bare å utføre en ett-trinns prosess. 3

4 Funksjoner Document Distributor-suiten inneholder følgende programvareverktøy: Serverapplikasjon Document Server utfører skriptdefinerte oppgaver på dokumentene som sendes fra en Lexmark MFP eller arbeidsstasjon. De tilgjengelige oppgavene inkluderer følgende: manipulering (formatkonvertering og beskjæring) ruting (til utskrift, faks og e-post) arkivering (lagre i fil, på FTP og i database) behandling (konvertere til redigerbar tekst, lese tekst og lese/skrive strekkoder) integrering med gruppevare (Lotus Notes, Microsoft Exchange og Novell GroupWise) integrering med dokumentbehandlingssystemer (Lotus Domino.Docs og Microsoft SharePoint Portal) Klientapplikasjoner Workflow Composer skriv egendefinerte skript for å dirigere dokument-arbeidsflyten i nettverket. Server Manager administrer Document Distributor Server, skript og MFPer. Document Server Manager kan installeres på den samme maskinen som Document Distributor Server eller på en arbeidsstasjon til en sluttbruker. Print'N'Send skriv ut til Document Distributor Server fra et hvilket som helst Windows-program. En skriverdriver som er konfigurert av administratoren, konverterer det utskrevne dokumentet til et TIFF-bilde og sender det til Document Distributor Server. Select'N'Send høyreklikk på en hvilken som helst fil i Windows Utforsker, og send filen til Document Distributor Server. Document Solutions Desktop Admin lag en skrivebordsvisning som ligner på MFP-grensesnittet, som brukerne kan få tilgang til fra skrivebordet med en lokalt tilkoblet skanner. Funksjoner 4

5 Document Distributor-CDer Følgende CDer er tilgjengelige fra din Document Distributor-representant: 90-dagers evalueringsversjon Inneholder alle server- og klientapplikasjonene for Document Distributor. Dette er en gratis prøveversjon av Document Distributor-programvaren. Document Distributor Inneholder alle komponentene på evaluerings-cden bortsett fra servermodulene OCR, Bar code og EDMS Integration. Workflow Composer-CD Inneholder programvaren Workflow Composer. Skriv egendefinerte skript for å dirigere dokumentflyten i nettverket. OCR (krever Document Distributor Server) Gjør Document Server i stand til å konvertere bilder til redigerbar tekst og lese enkle skjemaer. Bar code (krever Document Distributor Server) Gjør Document Server i stand til å lese og skrive strekkoder. EDMS Integration (krever Document Distributor Server) Gjør det mulig å integrere Document Server med Microsoft SharePoint Portal og Lotus Domino.Doc. Document Distributor-CDer 5