Document Portal 1. Document Portal

Transkript

1 1 Lexmark gjør det enkelt å bruke skjemaer i virksomheten din. Gå bort til berøringsskjermen, velg dokumentene og trykk på Start. er en programvareløsning som gir den funksjonaliteten du trenger for å lagre og behandle forhåndsutskrevne skjemaer på forespørsel. Denne løsningen erstatter brukerens behov for å ha mengder med trykksaker på lager. består av: Document Server-programvaren -brukerverktøy -administrasjonsverktøy

2 2 Hva er et skjema? Det er to typer skjemaer i : Standardskjemaer - dette er vanlige PDF-filer som kan knyttes til et skript for behandling (utskrift, faks, e-post eller arkivering). Formset - dette er PDF-filer med mulighet for å flette inn data fra en ekstern kilde (for eksempel en database eller en flatfil.) La oss for eksempel si at du jobber i et advokatfirma, og du har et skjema som ber deg om å oppgi saksnummer (ved hjelp av en ledetekst som er definert i det tilknyttede skriptet). Når du oppgir saksnummeret, fylles skjemaet automatisk ut med klientens navn og fødselsdato (som skriptet har hentet ut fra databasen). Denne funksjonen kalles autofyll.

3 3 Bruke består av to komponenter: Et brukergrensesnitt der du kan velge og behandle skjemaer, og et administrativt verktøy for administrasjon av skjemaer. Brukerverktøy Brukergrensesnittet består av noen hovedkomponenter, med følgende funksjonalitet: Finne et skjema ved hjelp av kategorier Skjemainformasjon Behandle et skjema

4 4 Finne et skjema ved hjelp av kategorier Du kan finne et skjema ved et søk basert på kategorier. Kategorier brukes til å gruppere skjemaer som har noen fellestrekk. Disse kategoriene opprettes av administratoren. Kategorier som inneholder skjemaer, vises i sort farge. Kategorier uten skjemaer vises i grå farge. Disse kan du ikke velge. Du kan vise flere kategorier på én gang. Skjemainformasjon Merk: Det er ingen begrensning på antallet kategorier. Hvis en kategori bare inneholder ett skjema, er det skjemaet valgt som standard. Hvis en kategori inneholder mer enn ett skjema, blir ingen av dem valgt. Når du har valgt et bestemt skjema, vises følgende informasjon: Miniatyr - en miniatyr av skjemaet Skjematittel - tittelen på skjemaet Skjemanummer - nummeret på skjemaet Revisjon - når skjemaet sist ble revidert Oppsummering - en kort beskrivelse av skjemaet Antall sider - antall sider i skjemaet

5 5 Merk: Revisjon-feltet vil vise Originalt skjema hvis skjemaet ikke er blitt revidert. Hvis skjemaet er blitt endret siden det ble lagt inn i systemet, vil Revisjonfeltet vise #<revisjonsnummer> (dato og klokkeslett for revisjonen). Eksempel: Hvis et skjema er blitt endret én gang siden det ble lagt inn i systemet, kan Revisjon-feltet vise (med amerikansk datoformat): #1 (1/18/02 3:09 PM). Behandle et skjema Når et skjema er valgt, kan du behandle det ved å velge antall kopier, merke av for autofyll hvis du vil bruke det (forutsatt at det kan brukes på det aktuelle skjemaet) og trykke på Start.

6 6 Administrasjonsverktøy Administrasjonsverktøyet er det brukergrensesnittet du bruker når du skal administrere kiosken. Dette verktøyet kjøres via en Internett-leser (Internet Explorer 5.0 eller nyere). Administrasjonsverktøyet brukes til følgende: administrere skjemaer administrere skript administrere kiosker administrere kategorier rapportering innstillinger Logge inn Siden administratoren er ansvarlig for å administrere -systemet, er det nødvendig å oppgi kontonavn og passord for å bruke dette verktøyet. Produktet leveres med et standard kontonavn som er admin og et standard passord som er admin. Disse standardverdiene bør du endre når du har installert produktet. Du kan gjøre dette i Innstillinger-kategorien.

7 7 Administrere skjemaer Du kan legge til, slette og redigere skjemaer i Skjemaer-kategorien. Legge til et skjema Hvis du vil legge til et skjema i en kiosk, må du først åpne Skjemaer-kategorien. Her vil du se en liste over skjemaene som finnes i systemet. Klikk på Legg til hvis du vil legge til et skjema. Når du vil legge til et skjema, er det tre hovedområder å ta hensyn til: Skjemainformasjon Kategorier Skriverinnstillinger Skjemainformasjon Du kan angi skjematype, skjemafil, tittel, nummer, nøkkelord, skript, AF-skript (for formset) og en oppsummering for det aktuelle skjemaet. Bare skjemafilen og skjematittelen er obligatorisk. Kategorier Grupperer et sett med skjemaer i en kategori. Et skjema trenger ikke å være knyttet til en kategori. Et skjema kan være knyttet til mer enn én kategori.

8 8 Skriverinnstillinger Angi standard skriverinnstillinger når du velger å skrive ut et bestemt skjema. Redigere et skjema Velg Skjemaer-kategorien. Hvis du vil redigere et bestemt skjema, kan du velge det på listen, slik at informasjonen for skjemaet vises til høyre. Slette et skjema Velg Skjemaer-kategorien. Velg det skjemaet du vil slette og klikk på Slett.

9 9 Administrere skript Skript blir utviklet i programvaren Lexmark Workflow Composer. Slike skript brukes til å behandle skjemaer (skrive ut, fakse, sende som e-post, osv.). Du kan legge til og slette skript, og knytte dem til skjemaer i kiosken. Legge til et skript Når et skript er opprettet med Workflow Composer, kan du legge det til i kiosken. Åpne Skript-kategorien og klikk på Legg til. Slette et skript Du kan slette et skript fra -serveren så sant det ikke er knyttet til noe skjema eller formset. Knytte et skript til et skjema Du kan knytte et skript til et skjema når skjemaet eller formsetet legges til i Skjemaerkategorien. Hvis du vil vite mer om å knytte skript til skjemaer og formset, kan du se Administrasjonshåndbok for.

10 10 Administrere kiosker Du kan legge til, redigere og slette kiosker i nettverket. Legge til en kiosk Slik legger du til en kiosk: 1 Velg Kiosker-kategorien. Her vil du se en liste over kioskene som finnes i systemet. 2 Klikk på Legg til hvis du vil legge til en kiosk. Standardtittelen for Kiosker-ikonet er Skjemaer. Denne standardverdien kan du endre i Innstillinger-kategorien. Redigere en kiosk Hvis du vil redigere en kiosk, må du åpne Kiosker-kategorien. Hvis du vil redigere en bestemt kiosk, kan du velge den på listen, slik at informasjonen for kiosken vises til høyre. Slette en kiosk Hvis du vil slette en kiosk fra systemet, kan du velge den og klikke på Slett.

11 11 Legge til kiosklisenser Kiosk-kategorien viser hvor mange tilgjengelige kiosklisenser det er. Klikk på Lisenser hvis du vil legge til flere lisenser.

12 12 Administrere kategorier En kategori er en gruppering av skjemaer. Du kan for eksempel gruppere alle pensjonsrelaterte skjemaer i kategorien Frynsegoder. Administrasjon av kategorier består i hovedsak av å legge til, redigere og slette skjemakategorier. Legge til en kategori Hvis du vil legge til en kategori i kiosksystemet, må du først åpne Kategorier-kategorien. Her vil du se en liste over kategoriene som finnes i systemet. Klikk på Legg til hvis du vil legge til en kategori. Når du legger til en kategori, må du gi den et navn. I tillegg kan du angi hvilke skjemaer den skal inneholde, og hvilke kiosker som skal ha tilgang til den. Redigere en kategori Hvis du vil redigere en kategori, må du åpne Kategorier-kategorien. Velg kategorien på listen. Den høyre siden viser nå redigerbare felt med den aktuelle informasjonen for den valgte kategorien. Slette en kategori Hvis du vil slette en kategori fra systemet, kan du velge den og klikke på Slett.

13 13 Rapportering Dette omhandler registrering av all -bruk. Hver gang et skjema sendes, blir det registrert visse typer informasjon (for eksempel hvilket skjema som er blitt sendt flest ganger, hvilken kiosk som har vært mest brukt, og så videre). Ved hjelp av denne informasjonen kan du allokere ressursene der det er størst behov for dem. Hvis du vil se en rapport, må du velge rapporttypen og det aktuelle tidsrommet. I noen av rapportene har du mulighet til å se tilleggsinformasjon (for eksempel om et bestemt skjema eller en bestemt kiosk du er interessert i). Du kan også eksportere rapportinformasjonen til en fil. Klikk på Eksporter rapport hvis du vil gjøre det.

14 14 Innstillinger I denne kategorien kan administratoren: endre kontoinformasjon angi standard skriverinnstillinger angi standardskript angi noen alternativer for avlusing angi standardtittel for kiosken angi hvor mange dager et skjema skal betraktes som nytt eller oppdatert Med administrasjonsverktøyet kan du velge hvor mange dager et skjema skal betraktes som nytt eller oppdatert. Dette kan være alt fra 1 til 31 dager.