Forms Composer. Document Producer 1. Document Producer

Transkript

1 1 Lexmark TM versjon 3.1 kombinerer designprogramvare for e-skjemaer med en serverapplikasjon for e-skjemaer. Nå kan du lage egendefinerte skjemaer og sette dem sammen med skript, slik at du kan generere en dynamisk dokumentflyt for den aktuelle virksomheten. består av to deler: Forms Composer - et selvstendig program for design av e-skjemaer og dataavbildning. Server Manager - et administrativt grensesnitt for administrasjon av skjemaer på Document Server. Forms Composer Med Forms Composer kan du utforme skjemaer, definere variabler på skjemaer og avbilde data fra datastrømmen til de definerte variablene. Grensesnittet i Forms Composer er delt i to hovedruter. Den venstre siden er designruten, eller formatruten, for skjemaer. Den høyre siden er dataruten. I designruten kan du utforme skjemaets utseende, og definere variabler som skal motta dataene fra kildedokumentet. Du kan også lage et skjema med et annet tekstbehandlingsprogram, lagre det som en PDF-fil, og deretter importere PDF-filen og definere variablene oppå den. I dataruten kan du identifisere hvilke av datafeltene i vertsprogrammets utdata som skal vises på det nyopprettede skjemaet.

2 2 Server Manager Når skjemaet er ferdig utformet, kan du laste det opp, sammen med eventuell tilknyttet informasjon (for eksempel PDF-filer og bildefiler), til Document Server. Når flettehandlingen er fullført og skjemaet er flettet sammen med den relaterte informasjonen fra datastrømmen, kan du gjøre følgende: flytte skjemaene til andre servere i nettverket sette skjemaene sammen med kraftige skript (som er utviklet i programvaren Workflow Composer), som gjør at du kan knytte skjemaet til en arbeidsflyt (fakse, sende med e-post, arkivere, osv.)

3 3 Lage et skjema Prosessen med å lage et skjema består av fire deler: 1 Lag en field map. Ta vertsprogrammets utdata (for eksempel en tekstfil) og tegn bokser rundt informasjonen for å opprette felt. Disse feltene vil bli knyttet til variabler på det nye skjemaet. Lagre field map-en med filtypen.fmp. 2 Planlegg det nye skjemaet. Definer hvordan du vil at skjemaet skal se ut. Du kan bruke et rutenett som mal når du legger inn variabelobjekter, bilder, og så videre. Lagre det nye skjemaet med filtypen.lff. 3 Angi prosjektalternativene. Dette inkluderer skriverinnstillingene, innstillingene for prosjekt- og sideaktivering (project/page activation) og jobbalternativene (sette skjemaet sammen med et skript på Document Server.) 4 Last opp formsetet med Server Manager, og dra nytte av arbeidsflyt-verktøyene i Document Server. Lag en field map Forms Composer lagrer datafeltposisjonene i en field map. Her kan du endre utseendet på vertsprogrammets utdata uten å endre programmet. Du kan opprette en field map for å omplassere deler av dataene, og deretter formatere dataene i henhold til attributtene som er tilordnet gjennom variablene som du har opprettet i skjemadesignet.

4 4 Når et dataelement skrives ut, avgjøres dets posisjon av variabelposisjonen på skjemaet, og ikke av dets opprinnelige posisjon i utdataene fra vertsprogrammet. En field map fungerer etter prinsippet om at vertsprogrammet alltid plasserer dataelementene på samme sted i utdataene. Planlegge det nye skjemaet Før du begynner å lage skjemaet, bør du bestemme deg for følgende: Hva skal skjemaet brukes til (faktura, konossement, osv.)? Hvordan skal det ferdige skjemaet se ut? Hvilken informasjon skal være på skjemaet? Hvilke typer objekter må legges inn (bilder, tekstbokser, osv.)? Hvilke farger vil du bruke på skjemaet? Hvilken informasjon er felles på de skjemaene jeg lager? Når du har besvart disse spørsmålene, er det enkelt å utforme skjemaet.

5 5 Skjemaobjekter Du lager et skjema ved å lage objekter på skjemaet som skal inneholde ulike typer informasjon. Det ferdige skjemaet er en samling av dataobjekter. Dataobjekter kan være faste eller variable. Faste data er informasjon som brukes om igjen på et skjema flere ganger. Dette kan for eksempel være bedriftens adresse og firmalogoen. Variable data er data som endres for hvert skjema. Dette kan for eksempel være leveringsadresse, totalpris for de leverte produktene eller fakturadatoen.

6 6 Angi prosjektalternativer Hver gang du lager et nytt skjema for et datasett, oppretter du et prosjekt i Document Producer. Du kan angi følgende alternativer som skal gjelde for hele prosjektet: Profil for sideutskrift Med profilen for sideutskrift kan du lagre en utskriftsprofil for prosjektet. Du kan velge alternativer for utskuff, papirskuff, type utskriftsmateriale og dupleks. Betingelser for prosjektaktivering (Project Activation Conditions) En Document Server kan inneholde mange skjemaprosjekter. Betingelsene for prosjektaktivering (project activation conditions) brukes til å velge riktig skjemaprosjekt for utdataene for hvert enkelt vertsprogram. Bruk project activation conditions til å identifisere unike data i vertsprogrammets utdata. For eksempel kan fakturadata alltid inneholde ordet "Kundenummer" på den første datalinjen. Betingelser for sideaktivering (Page Activation Conditions) Skjemaprosjektene kan inneholde mange sider. Betingelsene for sideaktivering (page activation conditions) brukes til å velge de riktige skjemasidene som skal produseres for hver side med data fra vertsprogrammet. Eksempel: Hvis variabelen [ANTALL] for bestillingsantall er større enn ti [>10], skal det produseres en rabattside for kundens neste bestilling.

7 7 Jobbegenskaper Hvis vertsprogrammet inneholder mange logiske jobber (for eksempel hvis vertsprogrammet skriver ut mange fakturaer på én gang), kan du bruke jobbegenskapene til å identifisere første og siste side, og dele opp de logiske jobbene. Du kan angi hvilket skript som skal behandle hver jobb.