MØTEINNKALLING. Til medlemmer av Eldrerådet. Med dette innkalles til møte på. Lunner rådhus, Kommunestyresalen. Tirsdag kl.

Transkript

1 Til medlemmer av Eldrerådet MØTEINNKALLING Med dette innkalles til møte på Lunner rådhus, Kommunestyresalen Tirsdag kl. 10:00 Se vedlagte saksliste og saksdokumenter. Tidsplan for dagen: Kl Møtet settes Saksbehandling Roa, Jenny Eide Hemstad fagleder

2 MØTEBOK Styre, råd, utvalg Møtested Møtedato: Eldrerådet Kommunestyresalen SAKER TIL BEHANDLING: Sak 11/14 14/878 - Budsjettjusteringer 1. tertial 2014 Sak 12/14 14/132 - TjenesteOptimal - Tiltaksforslag fra arbeidsgruppen

3 MØTEBOK Arkivsaksnr.: 14/878-1 Ark.: Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 11/14 Eldrerådet /14 Formannskapet /14 Trepartsorganet /14 Kommunestyret /14 Formannskapet Saksbehandler: Kjersti Vatshelle Myhre, økonomikonsulent BUDSJETTJUSTERINGER 1. TERTIAL 2014 Rådmannens innstilling: Eldrerådet har følgende uttalelse til Formannskapets budsjettjusteringer:

4 FORMANNSKAPET HAR LAGT FØLGENDE UT PÅ HØRING: Budsjettjusteringer per 1. tertial 2014 vedtas i tråd med saksutredningens konklusjon. Rådmannens forslag til budsjettjusteringer for å møte prognosen på minus 15 millioner legges ut på høring til den 10.juni med følgende merknader: Det som er lagt inn av kutt i funksjon 370 Bibliotek skal det istedenfor finnes rom for i funksjon 120 Administrasjon. Politiske møter skal kun avholdes på kveldstid. Møteaktivitet skal vurderes på Formannskapets møte i august. Rådmannen legger frem forslag til budsjettjusteringer til formannskapsmøtet den 12.juni.

5 Saksutredning: Budsjettjusteringer drift Det vises til egen sak vedrørende rapportering per 1. tertial Det rapporteres om et merforbruk på ca 15 mill kr som i hovedsak skyldes: Mindreinntekt frie inntekter 5,7 mill kr Ikke realisert innsparing TjenesteOptimal 4,1 mill kr Merutgift pensjon 2,1 mill kr i hht ny akturarberegning pr Merutgift tilskudd til private barnehager 1,4 mill kr Merutgift økonomisk sosialhjelp 1,5 mill kr, hvorav 50% utgjør økonomisk sosialhjelp til flyktninger Avvikene per 1. tertial 2014 er i hovedsak ikke foreslått budsjettjustert. Driften må gjennomgås med tanke på bidrag til dekning av varslet merforbruk som ikke medtas i denne budsjettjusteringen. Kirken Søknad om dekning av lønnskostnader til 30 % stilling Trosopplæring I forbindelse med at prosjektperioden for trosopplæringen avsluttes fra , vil tilskuddet fra staten Lunner kirkelige Fellesråd mottar kun dekke en 70 % stilling, mot 100 % tidligere. I den forbindelse søker Lunner kirkelige fellesråd Lunner kommune om finansiering av de resterende 30 %. Dette vil utgjøre kr i 2014, kr videre på årsbasis med utgangspunkt i gjeldende lønnsplassering. Trosopplæringsreformen skal betjene gi tros- og dåpsopplæring til alle medlemmer i den norske kirke 0-18 år. For Lunner kommunes del utgjør dette 1497 barn og unge (2014-tall). Det vises for øvrig til vedlagte søknad og rapport fra trosopplæringen i Lunner for Lunner kommune ser på dette som et viktig tiltak. Med den økonomiske situasjonen kommunen er i, kan vi imidlertid ikke se mulighet for å finansiere deler av trosopplæringsstillingen. De foreslåtte budsjettjusteringene er kommentert i rapportering per 1. tertial. Feil nedtrekk av rammen til Voksenopplæringen i opprinnelig budsjett Ved opprinnelig budsjett ble det bestemt at interkommunale selskap skulle redusere rammen med 4 %. Dette ble for Voksenopplæringen beregnet til å utgjøre kr , hvorav kr var Lunners andel. Ved en feil foretok vi dette trekket, etter at budsjettet allerede var redusert med kr Det foreslås at denne tekniske feilen rettes opp, og justeres mot regnskapsmessig mindreforbruk. Naturforvaltning - Budsjettert avsetning til tiltak innenfor Vanndirektivet foreslås strøket Kr var budsjettert avsatt til bundet fond for tiltak innenfor Vanndirektivet. Vi finner det riktig at tiltak innenfor vanndirektivet først må prioriteres som tiltak i kommunedelplan(er) før det avsettes penger til det på budsjettet. Pr. nå er det ikke prioritert tiltak i kommunedelplan. Det foreslås derfor at denne avsetningen strykes, slik at det regnskapsmessige mindreforbruket øker. Pensjon korreksjon av amortisert premieavvik Amortisert premieavvik er den andelen av tidligere års premieavvik som skal regnskapsføres det aktuelle året. Amortisert premieavvik for KLP og SPK til sammen i 2014 viser seg å være 1,2 mill kr lavere enn budsjettert. Årsaken til avviket er hovedsakelig feil i budsjetteringen, men også at endelig premieavvik for 2013 ikke var fastsatt ved budsjettbehandlingen. Feilen får imidlertid ingen effekt på den samlede budsjetterte kostnad til pensjon 2014, kun fordelingen mellom funksjoner. Det foreslås at budsjettet på funksjon 171 Amortisert premieavvik justeres mot aktuelle funksjoner, slik at budsjett på funksjon 171 samsvarer med det som faktisk vil bli regnskapsført. Når det gjelder

6 premieavvik, avventer vi justering til 2. tertial. Da har vi mottatt ny pensjonskostnadsberegning etter at lønnsoppgjøret har vært. Budsjettjusteringer pga feil bruk av Kostrafunksjon Pensjon AFP år AFP-pensjon år er feilbudsjettert på funksjon 172 Pensjon. Dette er en utgift som skal føres på aktuell funksjon, f eks på funksjon 201 dersom vedkommende jobber i barnehage. Det foreslås å flytte budsjett fra funksjon 172 og fordele dette på de funksjoner som er aktuelle i Flyktningetjenestens bidrag til barnehage Flyktningetjenesten har budsjettert med overføring til barnehagene av integreringstilskuddet til blant annet to-språklig assistanse. Dette skulle vært ført på funksjon 211 styrket tilbud i barnehage, mens det er ført på funksjon 201. Riktig føring mellom disse to funksjonene er viktig også med henblikk på beregning av tilskudd til private barnehager, da det kun er kostnader på funksjon 201 som skal legges til grunn i denne beregningen. Tilskudd til private barnehager Lunner kommune vedtok å redusere satsene for likebehandling fra 100 % til statens minimumssatser, da vi hadde betydelige økte utgifter som ikke de private barnehagene hadde (arealnorm og pensjon) og det likevel ville være en god økning i tilskuddssatsene fra året før. Det viste seg ikke å være tillatt å redusere denne satsen i henhold til gjeldende regelverk. På bakgrunn av dette er det foretatt en ny beregning av tilskuddssatsene til de private barnehagene. For øvrig foreslås at satsene endres administrativt dersom faktiske regnskap eller barnetall i kommunale barnehager avviker fra det budsjetterte. For øvrig når det gjelder etterjustering av tilskudd til ordinære private barnehager for 2013, er dette gjort i henhold til forskrift om likebehandling. Basert på faktiske regnskapstall for de kommunale barnehagene og faktisk antall barn i disse barnehagene viste det seg at vi har utbetalt kr for mye for Beregningen er revidert og godkjent. Dette ble ikke opplyst om og justert for i regnskapet for Det vil bli fattet administrativt vedtak om etterjustering for 2013 for den enkelte barnehage, og utbetalinger og regnskap for 2014 justeres i forhold til dette. Budsjettjusteringer investering Prosjekt 499 Startlån Prosjekt 499 Startlån er kun budsjettert med netto utgift. Dette er ikke i henhold til gjeldende regelverk, og vi budsjettjusterer, slik at alle poster fremgår i budsjettet som i regnskapet. I budsjett 2014 vedtok kommunestyret å øke rammen på låneopptak til vidreutlån med 2 mill kr til 8 mill kr. Husbanken innvilget kun 6,6 mill kr, og vi budsjetterer derfor med dette. Prosjekt 307 Dagsenter Psykiatri Vedtak i kommunestyret 27/3-14 bevilget kr ekstra til prosjektet. Total ramme kr Vedtakspunkt om finansieringen uteble i saken. Dette er skrevet om i saksutredning, men vi velger likevel å ta med finansiering av prosjektet i budsjettjusteringssaken for 1. tertial. VURDERING/DRØFTING: Budsjettjusteringer drift og investering Konklusjon med begrunnelse

7 1. Budsjettjustering drift vedtas i henhold til tabell 1. Det gis ikke tilskudd til 30 % stilling trosopplæring. 2. Satser tilskudd til private barnehager 2014 endres som følge av økning til 100 % dekning. 3. Tilskuddssatsene til ordinære private barnehager justeres administrativt dersom faktiske regnskap eller barnetall i kommunale barnehager avviker fra det budsjetterte. 4. Budsjettjustering investering vedtas i henhold til tabell Låneramme for 2014 økes med kr knyttet til prosjekt 307 Dagsenter Psykiatri. Kontoart Ansvar Tjeneste Prosjekt Tekst Utgift Inntekt Økning Reduksjon Reduksjon Økning div Feilreduksjon av ramme Voksenopplæringen i opprinnelig budsjett , Justering mot overskudd?? , Utifter tas ned med 150' på naturforvaltning , Justeres mot overskudd , Korr amort. Premieavvik KLP , Korr amort. Premieavvik KLP , div Korr amort. Premieavvik KLP , div Korr amort. Premieavvik KLP , Korr amort. Premieavvik SPK , Korr amort. Premieavvik SPK , div Korr amort. Premieavvik SPK , div Korr amort. Premieavvik SPK , Bidrag Flyktn. Tjenesten Barnehage skal føres på funksjon , Bidrag Flyktn. Tjenesten Barnehage skal føres på funksjon , Korreksjon budsjettering AFP-pensjon , div Føres på riktig tjeneste , Korreksjon budsjettering AFP-pensjon , div Føres på riktig tjeneste ,0 Tabell 1 Drift Sum , ,0 0,0 0,0 Netto 0,0

8 Utgift Inntekt Art Ansv Tjen Pro Tekst Økn Red Red Økn Bruttobudsjettering startlån, innlån + 442' fra Bruttobudsjettering startlån, innlån + 442' fra Bruttobudsjettering startlån Bruttobudsjettering startlån, økning K-sak 23/14 Finansiering K-sak 23/14 Finansiering K-sak 23/14 Finansiering K-sak 23/14 Finansiering Tabell 2 Budsjettjustering investering Sum Netto 0 DOKUMENT I SAKEN: Søknad Lunner kirkelige fellesråd om midler til trosopplæringsstilling Rapport fra trosopplæringen i Lunner 2013 Øvrige dokument: Resultatrapportering per 1. tertial 2014 Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Innlandet revisjon IKS Kontrollutvalget Kjersti Vatshelle Myhre (økonomikonsulent) Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær

9 MØTEBOK Arkivsaksnr.: 14/132-1 Ark.: 034 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 12/14 Eldrerådet /14 Kommunestyret /14 Formannskapet /14 Trepartsorganet Saksbehandler: Jenny Eide Hemstad, fagleder TJENESTEOPTIMAL Rådmannens innstilling: Eldrerådet tar gjennomføringen av TjenesteOptimal til orientering med følgende merknader:

10 FORMANNSKAPETS INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Rapporten tas til etterretning. 2. Tjenesteoptimalisering videreføres for øvrige tjenestesteder i løpet av høsten 2014 og våren Synliggjorde tiltak innarbeides i budsjettjusteringssaken 2014, eventuelt i rulleringen av kommunedelplanene for Bakgrunnsinformasjon Med bakgrunn i Kommunestyrets vedtak 106/13 er det blitt gjennomført 4 TjenesteOptimal-prosesser basert på etablert rammeverk og pilot (Tilrettelagte tjenester/januar 2014). Det er gjennomført prosesser ved Lunner omsorgssenter og Tildelingskontoret, grunnskolene i Lunner (Harestua skole, Grua skole, Lunner barneskole og Lunner ungdomsskole), Barnevern og Administrasjon (Økonomi, personal og skatt, IKT og informasjonsforvaltning, PUF (Planlegging, utvikling og faglig samordning)). Resultatene av prosessene blir her presentert. 2. Lunner omsorgssenter (LOS) og Tildelingskontoret (TK) Tjeneste Optimal ble gjennomført 1., 3. og 4. april. Prosessen ble gjennomført i LOS sine lokaler. Arbeidsgruppen i denne prosessen besto av Helse- og omsorgskomiteen, hovedtillitsvalgt NSF, tillitsvalgt hjemmetjenesten, avdelingsledere og tjenesteleder LOS, leder og ansatte ved Tildelingskontoret, leder for eldrerådet, ordfører og varaordfører. 2.1 Om Lunner omsorgssenter og Tildelingskontoret Sykehjemmet er bygget i 1978, med et tilbygg fra Til sammen er bygget på ca m2. Lunner omsorgssenter består av sykehjem og hjemmetjeneste. Tjenesten har 99,7 årsverk fordelt på nærmere 150 personer. I tillegg driftes seniorsenteret ved Bergo. Lunner omsorgssenter har dagtilbud, korttidsopphold, avlastningsopphold og lettere rehabilitering. I tillegg har omsorgssenteret en egen avdeling for somatiske langtidsplasser, samt to skjermede enheter for personer med demenslidelser, Rosen 1 og Rosen 2. Avdeling 1 har 31 plasser i sin avdeling, men har hatt kontinuerlig overbelegg. Avdeling 2 har 26 plasser. Dagsenteret ved Lunner omsorgssenter har dagpasienter på vedtak 4 dager i uka (8 plasser - tre dager, 6 plasser - en dag). Det er et stort behov for dagplasser, og det er venteliste på plassene. Hjemmetjenesten har 32,4 årsverk fordelt på 48 personer, og 159 vedtak på hjemmesykepleie pr Lunner omsorgssenter består i tillegg av ergo og fysioterapitjeneste, innsatsteam og kreftkoordinator. Tildelingskontoret ble etablert i 2008, og består i dag av 2,8 årsverk. Bakgrunnen for etablering av et tildelingskontor skjedde ved en gjennomgang av organiseringen

11 av pleie og omsorg, hvor frigjøring av ressurser for å håndtere omfattende lovverk med krav til kompetanse for behandling av søknader var en av målsetningene. TK utreder alle saker og tildeler alle tjenester innenfor pleie og omsorg, mens det er utfører, som har den kontinuerlige oppfølging av pasient/bruker-. Det er utfører som sørger for revurdering ved endring eller når vedtak «går ut». I 2013 behandlet kommunens tildelingskontor 1231 søknader. 2.2 Tiltaksliste fra arbeidsgruppen Arbeidsgruppen kom frem til 15 innspill til kostnadsreduserende og/eller tjenesteoptimaliserende tiltak som senere er de prioriterte: Øke dagsenterkapasiteten Etablere eget demensteam (i sammenheng med andre funksjoner) Etablere oppsøkende team for eldre Hverdagsrehabilitering o Lære opp personalet i hverdagsrehabilitering o o Utdanne hjemmetrenere Hverdagsrehabilitering ses i sammenheng med innsatsteam, demensteam, oppsøkende forebyggende team Etablere ambulerende team o Forebygge mer hjemmeboende o Helsestasjon for eldre o Oppsøkende virksomhet fallforebygging Øke legedekningen o Øke til 30 timer per uke Tilsette egen geriater (i samarbeid med Gran?) Velferdsteknologi «medisinhusker» for å redusere behov for besøk fra hjemmetjenesten Oppgradere utstyr i forhold til effektiv trening Kjøpe egen buss m/sjåfør evnt. i samarbeid med annet tjenesteområde (barnehage/skole?) o Utrede kostnader kontra det vi bruker i dag Etablere prosjektsøker-stilling Oppbemanne kjøkkenet slik at sykepleier/hjelpepleier slipper matlaging Sette i gang tiltak som fremmer egenomsorg matsituasjon på korttidsgruppa LOS Øke dagtilbudet på Bergo o o Vil avlaste dagtilbud LOS Vil avlaste hjemmetjenesten - usikkert

12 Foreslåtte tiltak kategorisert Denne listen viser hvor mange stjerner arbeidsgruppen ga de ulike tiltakene når det gjaldt økonomisk effekt og effekt for bruker. * liten betydning ** middels *** stor Pri Tiltak Effekt ØK Effekt - Bruker Invest behov S Internettilgang for pasientene på hele LOS ---- *** S 1 Kantinedrift på rådhuset, styrke kjøkkendrift (selvkost) Bygge nytt helse- og omsorgssenter - Med innhold også dagsenter, omsorgsboliger mm. - Viktig med skikkelig utredning ift antall plasser ift andre tjenester (hverdagsrehab., omsorgsboliger, helsehus, kommunesammenslåing) ---- * ** *** * 1 Dele hjemmetjenesten nord/sør - Bør avventes til omsorgsbolig er bygget Omsorgsboliger med bemanning - Etableres i den «andre enden» av kommunen som det nye omsorgssenteret ** *** * 1 Bofellesskap for demente *** *** * Bygge to bemanna omsorgsboliger i kommunen en i sør og en i nord. Øke dagsenterkapasiteten - Sette opp skillevegg Etablere eget demensteam (i sammenheng med andre funksjoner) *** *** * * *** ---- ** *** 3 Etablere oppsøkende team for eldre * *** 3 Lære opp personalet i hverdagsrehabilitering *** *** 3 Kartlegge hjemmet ift å forebygge fall * *** 3 ETABLERE AMULERENDE TEAM *** ***

13 3 - Forebygge mer hjemmeboende - Helsestasjon for eldre - Oppsøkende virksomhet fallforebygging Hverdagsrehabilitering - Søke prosjektmidler til forprosjekt frikjøpe tverrfaglig gruppe - Utdanne hjemmetrenere *** *** Pri Tiltak Effekt ØK Effekt - Bruker Invest behov 3 Hverdagsrehabilitering ses i sammenheng med innsatsteam, demensteam, oppsøkende forebyggende team. Innsatsteam ansvar for opplæring av hjemmetrenere? *** *** 4 Tilsette egen geriater (i samarbeid med Gran?) * *** 4 5 Øke legedekningen - Øke til 30 timer per uke Velferdsteknologi - Har kompetanse på det få ansvar til å løfte det opp hva finnes? Hvordan kan det brukes hos oss? - I samme prosjekt som hverdagsrehabilitering? ---- *** ** ** * 6 Oppgradere utstyr i forhold til effektiv trening * ** * 7 Kjøpe egen buss m/sjåfør eventuelt i samarbeid med annet tjenesteområde (barnehage/skole?) - Utrede kostnader kontra det vi bruker i dag ---- *** * 8 Etablere prosjektsøker-stilling * ** 9 9 Sette i gang tiltak som fremmer egenomsorg matsituasjon på korttidsgruppa LOS Bemanne kjøkkenet slik at sykepleier/hjelpepleier slipper matlaging ---- * * ---- ** 10 Øke dagtilbudet på Bergo * ***

14 - Vil avlaste dagtilbud LOS - Vil avlaste hjemmetjenesten? Felles tildelingskontor med Gran Tildelingskontoret inngår i et forvaltningskontor - Samarbeid med andre tjenester * * - Må utredes Sikre rekruttering av sjåfører til matombringing - Må være frivillige Øke korttidsplasser fra 7 til 11 (dagens nordstua) bli totalt 53 langtidsplasser Utvidelse av Bergosenteret (flere leiligheter) - Bygge på ledig tomt Innsatsteamet tjeneste fra tildelingskontoret med vedtak? (unngå korttidsopphold i sykehjem ) ---- * * * * ** * ---- * Pri Tiltak Effekt ØK Effekt - Bruker Invest behov I påvente av evnt. Nytt sykehjem gjøre endringer på dagens sykehjem: utvide dagens sykehjem og tilrettelegge for demente * *** * Ikke dele hjemmetjenesten Samarbeid: Pasienter fra TT og psykisk helse som også hjemmetjenesten har bli aktivisert med praktiske gjøremål Søke frivilling hjelp og bidra til at det etableres et miljø ---- * ---- **

15 2.3 Vurdering Tidsperspektiv, Konsekvenser og Økonomi Tiltakene består av 2 tiltak (S), som allerede er iverksatt. I tillegg er 1. prioritet etablering av nytt Helse- og omsorgssenter, som vil gi mer kostnadseffektiv drift. Det er mange tiltak som henger sammen med LHOS. Alle disse avhenger av realiseringen av nytt bygg/omsorgsboliger. De fleste øvrige definerte tiltak etter TO-prosessen på LOS/TK gir endringer positivt i kvalitet på tjenesteytingen. Det er likevel vanskelig å anta at disse gir økonomisk gevinst eller innsparing på kort / mellomlang sikt.

16 3. Grunnskolen TO-prosessen for grunnskolen ble gjennomført 28. og 29. april, samt 5. mai. Prosessen begynte med befaring den første dagen, til alle skolene, hvor man tatt med på en tur gjennom skolen og fikk informasjon underveis. Deretter ble dag 2 og 3 gjennomført i kommunestyresalen. Arbeidsgruppen har bestått av Oppvekst- og kulturkomiteen, ordfører, ledelse og plasstillitsvalgt, samt representant fra FAU ved de fire skolene, hovedtillitsvalgt, kommunalsjef og prosesskoordinator. 3.1 Om Grunnskolen Grunnskolen i Lunner består av fire skoler, Harestua skole ( klasse), Grua skole (1.-7. klasse), Lunner ungdomsskole ( klasse) og Lunner barneskole ( klasse). Det går pr elever i grunnskolen, og elevtallet er svakt stigende for kommunen generelt, men kraftigst på Harestua de neste årene. Elevtallet var i 2005/2006 på 1223 elever og gikk svakt nedover frem til 2011/12 hvor tallet var Deretter har elevtallet steget igjen. På grunn av økt innflytting til Harestua skolekrets de siste årene, viser prognosene en vekst i elevtallet de neste årene. I tillegg må det forventes en ytterligere vekst hvis folketallet stiger fremover. Ytterligere informasjon om grunnskolen kan finnes i presentasjonen som ble holdt i TO-prosessen, og som er vedlagt saken. 3.2 Tiltaksliste fra arbeidsgruppen Arbeidsgruppen kom frem til 13 innspill til kostnadsreduserende tiltak som er løftet frem som de prioriterte: Opprettholde og styrke øremerket ressurs til fleksibel bruk i undervisningen (TPO) Kretsgrensene må utredes (optimalisering/bruk av bygningsmasse/skoleskyss/ungdomsskolestruktur husk mulig kommunesammenslåing og planer for folkevekst) Nærmere samarbeid mellom skolebibliotek og folkebibliotek gjenoppta sambruk/felles bruk av ressurser? Fleksibilitet/samarbeid mellom enhetene/tjenestestedene i kommunen/inkl effektiv møtevirksomhet Videreutvikle samarbeidet med Eiendom og infrastruktur om vedlikeholdsoppgaver/ for eksempel involvere elever som trenger en mer praktisk hverdag Rekrutteringsplan for kommunen/ kompetanseflyt på tvers av skoler Kompetansebygging, -registering og deling. Utvikle gode systemer og strukturer Satsing på digital læring/digitale læremidler - spare på ordinært undervisningsmateriell Egen IKT-kontakt (drift) ved hver skole (ikt lærling/elevbruk?) i tillegg til pedagogisk IKTkontakt

17 Utvikle en form for forsterket skole for elever med særlig spesielle behov (Interkommunalt samarbeid?) Bli flinkest mulig til å benytte frigjort tid/ressurs ved for eksempel elevfravær Mer fleksible romløsninger for å gi mulighet for fleksibel organisering av elever i større grupper Effektiv og fleksibel bruk av assistentressursen (på tvers av skoler/assistentpool/innen den enkelte skole) Tiltakene under den røde streken er regnet som uprioriterte tiltak, men usikker, liten eller ingen økonomisk effekt. * liten betydning Denne listen viser hvor mange stjerner arbeidsgruppen ga de ulike tiltakene når det gjaldt økonomisk effekt og effekt for bruker. ** middels *** stor Pri Tiltak Effekt ØK Effekt - Bruker Invester ings- behov 1 Opprettholde og styrke øremerket ressurs til fleksibel bruk i undervisningen (TPO) - (lang sikt **) *** 2 3a 3a 3a 3a Kretsgrensene må utredes (optimalisering/bruk av bygningsmasse/skoleskyss/ungdomsskolestruktur husk mulig kommunesammenslåing og planer for folkevekst) Nærmere samarbeid mellom skolebibliotek og folkebibliotek gjenoppta sambruk/felles bruk av ressurser? Fleksibilitet/samarbeid mellom enhetene/tjenestestedene i kommunen/inkl effektiv møtevirksomhet Videreutvikle samarbeidet med Eiendom og infrastruktur om vedlikeholdsoppgaver/ for eksempel involvere elever som trenger en mer praktisk hverdag Rekrutteringsplan for kommunen/ kompetanseflyt på tvers av skoler ** * ** **(*) * ** * ** - ** Pri Tiltak Effekt ØK Effekt - Bruker Invester ings- behov

18 3a 4 4 Kompetansebygging, -registering og deling. Utvikle gode systemer og strukturer Satsing på digital læring/digitale læremidler spare på ordinært undervisningsmateriell Egen IKT-kontakt (drift) ved hver skole (ikt lærling/elevbruk?) i tillegg til pedagogisk IKT-kontakt * ** * ** - **(*) 5 Utvikle en form for forsterket skole for elever med særlig spesielle behov (Interkommunalt samarbeid?) * (lang sikt **) ** Bli flinkest mulig til å benytte frigjort tid/ressurs ved for eksempel elevfravær Mer fleksible romløsninger for å gi mulighet for fleksibel organisering av elever i større grupper Effektiv og fleksibel bruk av assistentressursen (på tvers av skoler/assistentpool/innen den enkelte skole) Enda bedre effektivisering av møtevirksomhet på den enkelte skole og i kommunal sammenheng Flytte leksehjelp til trinn bruk av seniorer og pensjonister *(*) *(*) *(*) * * * * ** - *** Bruke seniortiden mer målrettet -/* ** En struktur for faglig foreldreveiledning * *** Knytte til seg seniorer og pensjonister som ekstraressurs til leseveiledere eller lignende - (lang sikt *) ** Benytte ressurser fra VTA og språkpraksis til lettere vaktmestertjenester og serviceoppgaver * * SFO mer strukturert samarbeid med frivillige org. - ** Timeplanlegging for å benytte rom og ressurser best mulig * * Mindre ekstern vikarbruk hvem skaffer vikarer? * * Kompetanse i søking av midler og støtte (skolefaglig rådgiver? Kjetil?) Gå igjennom avtaler og innkjøpsordninger for å se hvor en kan spare Se hva andre kommuner/skoler gjør lære av andre for - * * - * - (*)

19 å drifte mer effektivt Kutte budsjett til turer og ekskursjoner * - Lik bruk av administrasjonsressurs ved skolene/omorganisering (sparemulighet) Felles kommunal holdning på hvem som skal «få tid» i skolen * - - * Lik bruk av kontaktlærerressurs/tid (sparemulighet) - - Kutte kommunale seniortiltak er det besparende? Vurdering Tidsperspektiv, Konsekvenser og Økonomi Den økonomiske analysen som ble presentert i prosessen viste at skolene i Lunner har et driftsnivå som ligger lavt, både sett i forhold til Oppland, KOSTRA-gruppe 7 og nabokommunene. Mange av de foreslåtte tiltakene er knyttet til effektivisering og kvalitetsheving. Det tiltaket som vurderes å kunne ha økonomisk effekt er å se nærmere på kretsgrenser og optimalisere brukes av eksisterende areal. I kommunedelplan Oppvekst ligger det allerede som et tiltak at man skal fra høsten 2014 sette i gang en skolebruksplan for Harestua skole, som vil måtte ta opp i seg denne problemstillingen. For de øvrige foreslåtte tiltak er det vanskelig å anta at disse vil gi økonomisk gevinst eller innsparing på kort/lengre sikt.

20 4. Barnevernet Tjenesteoptimaliseringen av Barnevern ble gjennomført onsdag 28.mai. Det ble gitt en grundig orientering og innblikk i ulike case, for å se hvordan barnevernet jobber. Arbeidsgruppen i denne prosessen besto av Oppvekst- og kulturkomiteen, varaordfører, tjenesteleder Familie og oppvekst, leder for Barnevernet og medarbeiderne i Barnevernet, samt kommunalsjef og prosesskoordinator. 4.1 Om Barnevernet Barnevernet i Lunner har for tiden 6,2 årsverk, og er et generalistkontor. Det betyr at alle ansatte jobber mange ulike problemstillinger, og det er liten grad av spesialisering. Kontoret består av barnevernsleder, fem saksbehandlere hvor av én har stedfortrederfunksjon og 0,2 merkantil ressurs. Kommunen har i 2014 fått tilsagn om en 0,5 stilling dekket av statlige midler. Gjennomgangen av kommunebarometeret i TO-prosessen viser en tjeneste som har mange barn på tiltak utenfor hjemmet. Dette er kostbare tiltak, men som også er helt nødvendige for barna det gjelder. Antall ansatte er i gjennomsnitt lavere enn nabokommunene, mens antall behandlede saker pr ansatt er høyest på Hadeland. Pr mai 2014 er det 82 barn i kommunen som har hjelpetiltak fra barnevernet. 48 av disse har tiltak utenfor hjemmet, dvs de er plassert i fosterhjem, mens 34 barn har hjelpetiltak i hjemmet. I tillegg har tjenesten 19 aktive undersøkelsessaker gående. Antall nye bekymringsmeldinger i 2013 var 89, en oppgang på 8 fra året før, mens man hittil i år har fått i 29 nye bekymringsmeldinger. 4.2 Tiltaksliste fra arbeidsgruppen Arbeidsgruppen kom frem til X innspill til kostnadsreduserende tiltak som er løftet frem som de prioriterte: Informasjonsdag/kveld med samarbeidspartnere og frivillige Vurdere kostnader/nytte konsulenter vs egne ansatte Kompetanseheving som medfører flere hjelpetiltak i egen regi Miljø- og trivselstiltak for å øke nærværet

21 * liten betydning Foreslåtte tiltak kategorisert ** middels Denne listen viser forventet økonomisk konsekvens og hvilket tidsperspektiv en ser *** stor på effekt av tiltaket. Tiltak Informasjonsdag/kveld med samarbeidspartnere og frivillige Positiv konsekvens for brukeren *** ** Forventet bedret økonomisk effekt Rådmannen redegjør for hvordan behandle saker om brudd på meldeplikt og konsekvenser for tjenesteleder og ansatt Informasjon til barn informasjonsdag i barnehage/skole Obligatorisk *** Kan unngå fremtidige erstatningskrav *** * Tema: Barnevern, SO, Vold i nære relasjoner og rus Vurdere kostnader/nytte konsulenter vs egne ansatte Kompetanseheving, økt bruk av familieråd tilegne kompetanse i egen kommune Miljø- og trivselstiltak for å holde nærværet oppe Øke den digitale kompetansen og oppdatere programvare og maskinpark Foreldreveiledning/kurs Eks. rettet mot skilte foreldre Fremforhandle rammeavtale for konsulentbruk i tiltak *** langsiktig besparing *** Kortsiktig kostnad, langsiktig besparing ** *** *** Engangskostnad for oppdatering, deretter effektivisering *** * - *** Årshjul for samarbeid med andre instanser ** * Tjenesteleder/fagleder informerer Komité/Formannskap/Kommunestyre årlig - - System for arbeid med refusjoner * ** Rådmannen utreder mulighet for å se på ulike modeller for hvordan gjennomføre brukerundersøkelse *** Kostnad Interkommunalsamarbeid * * Forbedre overgangene mellom barnehage barneskole, barneskole ungdomsskole, *** -

22 ungdomsskole videregående Flere tiltak i egen regi tiltakspool/kompetansepool * ** 4.3 Vurdering Tidsperspektiv, Konsekvenser og Økonomi En rekke av barnevernstiltakene vil kunne iverksettes i løpet av året, men dette er i all hovedsak forebyggende tiltak, hvor den økonomiske effekt er vanskelig å anslå på lenger sikt. Det er likevel viktig at slike forbyggende tiltak prioriteres i tiden fremover. Det viktigste tiltaket på kortsikt, som også vil kunne ha økonomisk effekt, er en nærmere gjennomgang av tjenestens konsulentbruk av sakkyndige konsulenter, og vurdere om det skal gjennomføres en anbudskonkurranse på dette, eventuelt gjøre mer i egen regi. Det vil også settes i gang et arbeid med å bedre rutinene for refusjoner av kommunale egenandeler. 5. Administrasjonen Tjeneste optimaliseringen av administrasjonen ble gjennomført 22. og 26. mai. Arbeidsgruppen i denne prosessen besto av Formannskapet, Tjenesteleder IKT og informasjonsforvaltningen, fagleder IKT, fagleder Arkiv, Tjenesteleder ØPS (Økonomi, personal og skatt), representanter for fagområdene skatt, økonomi, og personal, Rådmann, kommunalsjefer, PUF (Planlegging, utvikling og faglig samordning) og hovedtillitsvalgt Fagforbundet. 5.1 Om administrasjonen Administrasjonen er delt i to stabsfunksjoner, som driver utstrakt lederstøtte til hele kommunen, IKT og ØPS. I tillegg er det en strategisk stabsfunksjon knyttet tett opp til rådmannen og rådmannens ledergruppe. IKT og Informasjonsforvaltningen ble slått sammen i Samtidig ble PUF i 2011 omorganisert for å gi plass til bo- og næringsrådgiver. Med dette ble også rådgiverstilling for barnehage ble nedprioritert. Skatt og Økonomi/Personal ble slått sammen Målsetningen er økt utnyttelse av kompetanse og ressurser innenfor tilgrensende fagområder.

23 I forhold til antall årsverk har ØPS 16,95 ÅV (21 personer), IKT/INFO har 6,4 ÅV (7 personer) og PUF består av 7 ÅV/personer. I tillegg kommer kommunalsjefer og rådmann. 5.2 Tiltaksliste fra arbeidsgruppen Arbeidsgruppen kom frem til en rekke innspill til kostnadsreduserende og/eller tjenesteoptimaliserende tiltak som senere er de prioriterte: Sikre økt bruk av IKT og allerede etablerte løsninger Gjennomgang av organiseringen av merkantile støttefunksjoner Etablere vikarpool Bedre systemer rundt sykefravær digitalisere Denne tabellen viser prioritering fra gruppene: Foreslåtte tiltak kategorisert Denne listen viser hvor mange stjerner gruppene ga de ulike tiltakene når det gjaldt konsekvenser for bruker, forventet økonomisk * liten betydning ** middels *** stor konsekvens og hvilket tidsperspektiv en ser på effekt av tiltaket. Pri Tiltak Bruker ØK 1 Videreutvikle selvbetjeningsfunksjoner Utrede interkommunalt IKT- samarbeid Utnytte teknologi maksimalt Gjennomgang av organiseringen av merkantile støttefunksjoner Gjennomgang av lisenser/serviceavtaler Definere innsparingspotensialet ved innføring av ny teknologi *** ** ** ** ** ** * (*) (*) * 2 Øke nærværet og besøke kommuner som har fått det til ** **

24 3 Ansettelseskontroll /stopp med tanke på kommunereform Utrede at kommunal innfordring skal inn i IS Skatteoppkreveren Frivillig bemanningsreduksjon gjennom midlertidig redusert stillingsprosent jf. aml Besøke andre kommuner som gjør ting smartere enn oss Gjennomgang av organiseringen av merkantile støttefunksjoner Gjennomgang av ikke-lovpålagte oppgaver for tjenesteområde 120 Lete etter ekstern finansiering til oppgaver vi uansett skal utføre - * (*) * ** (*) - ** * *(*) - * (*) * ** * - Kritisk vurdering av alle abonnementer - * Utrede å ta tilbake administrasjon av startlån som i dag ligger hos Lindorff - - Etablere vikarpool * * E-post skal benyttes fremfor post ** * Tilby en uke ekstra fri uten lønn - * Fjerne/redusere gjennomføringen av MUS og BUS - * Redusere annonsekostnader - * Gjennomgang av lisenser/serviceavtaler - * Bedre systemer rundt sykefravær digitalisere - * Utrede muligheten for å kunne ta gebyrer for papirfaktura - * Pri Tiltak Effekt ØK Effekt - Bruker Invester ings- behov Rutiner for dekking av lønnsutgifter og andre - *

25 utgifter i forbindelse med foredrag/innlegg etc. Vurdere delegasjonsreglementet i forhold til ansettelser - * Redusere /gjennomgå bruk av konsulenter - * Sosiale lån bedre rutiner i overføringen av innfordring Gran Lunner NAV - - Vurdere effekten av seniorpolitiske tiltak - - Alle vedtak skal ha en konsekvensutredning for å sikre riktig beslutningsgrunnlag Utrede outsourcing/sourcing av administrative oppgaver Vurdering Tidsperspektiv, Konsekvenser og Økonomi De fleste definerte tiltak etter TO-prosessen innenfor Administrasjon vil gi endringer positivt i kvalitet på tjenesteytingen. Mange av tiltakene er av en karakter som krever realisering ute på det enkelte tjenestested og/eller er allerede planlagt gjennomført. Det er vanskelig å beskrive økonomisk gevinst eller innsparing på kort / mellomlang sikt, dog vil eksempelvis ytterligere sentralisering av merkantile funksjoner, etablering av vikarpool og lignende bidra økonomisk over tid. 6. Konklusjon Gjennomføringen av TjenesteOptimal på 4 områder i kommunen har gitt en rekke positive effekter. Politisk nivå er kommet tett på driften, slik at det har gitt gjensidig læring og forståelse mellom politikere og kommunens medarbeidere innenfor de enkelte fagområdene. Noe som også gir økt kompetanse og grunnlag for samhandling i den enkelte komité. Innsikten har gitt verdifull forståelse for kommunens tjenesteyting, samtidig som det ikke er blitt et hinder for gode diskusjoner om fremtidens løsninger og forsvarlig drift. TO-prosessene gir totalt sett ikke den økonomiske effekten som forventet. Ved inngangen til prosessen var forventingen en gevinst på 4 mill.kr for 2014, og ytterligere 10 mill.kr i kommende år. Dette har man ikke lykkes med å tallfeste gjennom arbeidet. Administrasjonen ser behovet for å gjennomføre tiltak umiddelbart i 2014 for å sikre varig balansert drift for inneværende år og fremover.

26 Det er derfor igangsatt et eget arbeid for dette, og forslag til reduksjoner i driften for å sikre varig balanse er beskrevet i tertialrapporten til formannskapet. Tiltakene er basert på erfaringer og innsikt opparbeidet gjennom TO-prosessene. Gjennomføring av TO-prosess for andre tjenesteområder i kommunen anbefales med to prosesser for høsten 2014; barnehagene og eiendom&infrastruktur. For øvrige tjenesteområder foreslås gjennomført TO-prosesser ved oppstart DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær