Saksframlegg. Sørlandet sykehus HF. Implementering av ny klinikkstruktur i Sørlandet sykehus. 1. Styret tar saken til orientering

Transkript

1 Arkivsak Dato Saksbehandler Nina Føreland Saksframlegg Styre Sørlandet sykehus HF Møtedato Sak nr Sakstype Orienteringssak Sakstittel Implementering av ny klinikkstruktur i Sørlandet sykehus Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering Elektroniske vedlegg til saken Mandat for kvalitetsarbeid.

2 1 Bakgrunn for saken Styret ga sin tilslutning til endring av klinikkstruktur ved Sørlandet sykehus (sak ). Denne saken er en oppfølging av sak og sak Saksopplysninger Saken omhandler særlig punkt 3 i styrevedtaket hvor styret ba administrerende direktør gjennomføre implementeringsplan slik som beskrevet, men ønsket en beskrivelse av hvordan SSHF i ny modell vil sikre samarbeid på tvers av lokasjonene, sikre utdanning av LIS og sykepleiere, utforming av insentivsystem samt ivareta virksomhetsstyring. I tillegg er det utdyping av enkelte områder. Forøvrige vises til styresak hvor det er en grundig redegjørelse for hvordan planlegging og implementeringen skal gjennomføres. 3 Implementering av ny klinikkstruktur 3.1 Tilsetting av klinikkdirektører: Administrerende direktør ansatte følgende klinikkdirektører: Klinikk for somatikk Flekkefjord Annette Echricht Solinski. Hun er utdannet sykepleier og kommer fra stillingen som avdelingsleder ved medisinsk avdeling Sørlandet sykehus Flekkefjord. Hun tiltrer stillingen som stedlig klinikkdirektør 1. januar Klinikk for somatikk Arendal Berit Grønning Nielsen. Hun er utdannet bioingeniør og kommer fra stillingen som kommunalsjef ved helse og omsorgsektoren i Grimstad kommune. Hun har tidligere vært klinikksjef ved Sørlandet sykehus og klinikksjef ved Sykehuset i Vestfold. Grønning Nielsen tiltrer stillingen 1. mars Klinikk for somatikk Kristiansand Nina Hope Iversen. Hun er utdannet lege og kommer fra stillingen som klinikksjef ved medisinsk klinikk ved Sørlandet sykehus. Denne stillingen har hun hatt siden Hope Iversen tiltrer stillingen som stedlig klinikkdirektør 1. januar I tillegg tiltrer Helge Abrahamsen som klinikkdirektør for prehospitale tjenester. Han kommer fra stillingen som avdelingsleder for prehospitale tjenester. 3.2 Reduksjon av sårbarhetsområder Viser til styresak hvor styret ba om en beskrivelse av hvordan Sørlandet sykehus vil arbeide med å: Ivareta og styrke det faglige samarbeidet på tvers. Kvalitet - og pasientsikkerhetsarbeid. Det er utarbeidet et mandat og sammensetting til arbeidsgruppe som skal diskutere en modell for arbeidet i foretaket. Arbeidet skal være ferdigstilt innen og implementeres våren Styret for Sørlandet sykehus HF Side 2/5

3 2016. Det skal sikre enhetlig praksis i kvalitetsarbeidet, felles adresse for henvisninger, felles ventelister, medikamentlister og felles fagprosedyrer. Revidering av handlingsplan for kultur for helhet slik at foretaket kan oppnå målsetting om likeverdige tilbud og sikre robuste fagmiljøer på i SSHF slik at man har nødvendig kompetanse, bredde og kapasitet. Arbeidet med å sikre økt mobilitet og fleksibilitet må videreføres sammen med felles fagutvikling og strukturert og planlagte opplæring. Tiltakene som fremkom i ledersamling skal innarbeides. Det gjelder blant annet videreføring av lokale fagråd for kirurgiske fag. Ansvar, myndighet samt koordinering/oppfølging må tydeliggjøres i planen. Arbeidet pågår og må arbeidet videre med. Leder-/driftsavtaler: Det påhviler klinikkdirektørene et særlig ansvar for å sikre Ivareta og styrke det faglige samarbeidet på tvers og bidra til utvikling av foretaket som helhet og ikke bare den enkelte resultatenhet. klinikkdirektøren i Kristiansand har et særskilt ansvar for dette noe som nedfelles i driftsavtalene. Sikre utdanningsforløpene for spesialisering av LIS-leger og sykepleiere. I Kirurgiske fag har SSHF LIS-leger innen kirurgi i Arendal og Kristiansand, ikke Flekkefjord. I tillegg utdannet SSHF LIS-leger innen øye, ØNH, ortopedi, kvinnesykdommer og anestesiologi. Innen medisinske fag har SSHF LIS i alle medisinske avdelinger, innen nevrologi, AFR, revmatologi og barnesykdommer. Spesialisering av LIS-leger innenfor KPH har foretaket LIS utdanning innen voksenpsykiatri og barne - og ungdompsykiatri. Det ventes at man snart får en egen spesialisering innen rus- og avhengighetsbehandling, men denne er ikke godkjent ennå. Når det gjelder LIS-utdanning innen barnesykdommer, kirurgi og medisinsk avdeling Flekkefjord må SSHF utdanningen gjennom planlagte utdanningsplaner og rotasjonsstillinger mellom lokasjonene. Det må utarbeides forpliktende avtaler som sikrer utdanning av tilstrekkelig LIS-leger og sikrer fremtidig rekruttering. Ansvar og roller må defineres, og det påligger klinikkdirektørene er særskilt ansvar å sikre dette. For å sikre utdanning av sykepleiere videreføres etablerte samarbeidsfora i SSHF. SSHF har en overordnet arbeidsgruppe som koordinerer og fordeler studenter på tvers av lokasjonene mens det er etablert praksisgrupper per lokasjon som sikrer praksisforløpene per lokasjon. Arbeidet koordineres og ledes av organisasjonsavdelingen. Utforme insentivsystemet slik at det gagner foretaket som helhet og ikke bare den enkelte resultatenhet. I arbeidet med ny inntektsmodell for foretaket er det lagt til grunn at modellen skal premiere behandlende sykehus og samtidig ikke straffe det sykehus som sender fra seg pasienten. Dette gjøres ved å etablere satser for internt gjestepasientoppgjør i etableringen av den årlige rammen for hver enkelt geografisk lokasjon, som gir nøytral dekning enten man selv behandler pasienten eller lar en av de to andre lokasjonene behandle. Samtidig vil Styret for Sørlandet sykehus HF Side 3/5

4 det bli en merbelastning hvis pasienten blir behandlet ved et annet Helseforetak. Denne vil bli belastet den geografiske somatiske klinikken pasienten hører til i opptaksområde. Det foreslås også å utarbeide standard dagsatser pr yrkesgruppe for ressursmobilitet i personalet. Det bør fortrinnsvis inngås avtaler på klinikknivå om dette, og vårt forslag er å avregne dette halvårlig i form av en rammekorreksjon mellom selgende og mottakende avdeling. På denne måten unngås et byråkrati samtidig som det gir insentiv for begge parter til å få til bruk av ressurser på tvers i sykehuset. Etablere virksomhetsstyring som er tilpasset ny modell. Virksomhetsstyringen vil fra januar 2016 bli tilpasset ny organisering ved at enhetenes budsjetter summeres opp i henhold til den nye organisasjonsstrukturen som vedtas. Nytt ledelses- informasjons- system (LIS) vil fra tidlig februar kunne gi styringsdata på aktivitet, HR, lønn og økonomi på enhetsnivå samt oppsummert etter ny struktur. Dette vil gjennom 2016 gradvis bygges ut med ytterligere kvalitetsdata, linker til eksterne kvalitetsregistre med mer. Målet er å få på plass et styringsverktøy for alle ledernivåer i første halvår 2016, som i det minste monitorerer alle elementer i driftsavtalene som skal inngås med alle ledere primo Ny inntektsmodell gir grunnlag for bedret økonomisk rapportering og vil også tilpasses ny organisering fra og med januar Effektene av ny inntektsmodell vil derimot først bli innarbeidet i forbindelse med økonomisk langtidsplan våren 2016 og i rammer for 2017 budsjett. 3.3 Enhetlig avdelingsstruktur Arbeidet er startet og forventes ferdigstilt i begynnelsen av Endelig fremdriftsplan er ikke definert da administrerende direktør vil sikre at nye klinikkdirektører får gitt sine innspill til ny organisering. Administrerende direktør har definert noen premisser som klinikkdirektørene og avdelingsledere skal vektlegges. Det er: Økt fokus på drift, ikke strategi, og gjennom dette sikre enhetlig praksis og styring og optimalisering av drift Enhetlig struktur på avdelingsnivå i Flekkefjord, Arendal og Kristiansand Avdelingsledere skal ha hovedtyngde på ledelse Klinikkdirektørens ledergruppe skal være tverrfaglig sammensatt Redusert kontrollspenn for klinikkdirektør fra dagens modell Store robuste avdelinger Strategisk satsningsområde og regionale funksjoner bør løftes frem Enhetlig praksis og styring av PAS, rapportering, fristbrudd, DRG, kodepraksis, ventelister på tvers av avdelinger Arbeidet pågår og fremdriftsplan/prosess skal ferdigstilles før Styret for Sørlandet sykehus HF Side 4/5

5 3.4 Omlegging av dataprogrammer I forbindelse med endring av klinikkstruktur fra må datasystemer hvor organisasjonsstrukturen inngår som en del av systemet, eller der endringer av organisasjonsenhetsnummer/ansvarsnummer har betydning oppdateres. Rundt 30 systemer sees på i arbeidsgruppen og det fokuseres spesielt på systemer som berører: Pasientbehandling og pasientlogistikk Bemanningsplaner Lønnsutbetaling Innkjøp og varelogistikk Økonomi/fakturabehandling På grunn av integrasjoner mellom mange av systemene er det en rekke avhengigheter som må tas hensyn til i planlegging og utførelse av arbeidet. Endringer i lønnssystemet PAGA påvirker spesielt mange andre systemer. Så langt er lønnssystem (PAGA/Personalportalen), turnusplanverktøy (GAT), rekrutteringsverktøy (Webcruiter) og Læringsportalen oppdatert med ny struktur. Fokus de nærmeste ukene er på økonomi- og innkjøpssystemene som må følge regnskapsåret. Systemer hvor det er uproblematisk for sykehusets drift at oppsettet ikke stemmer med formell organisasjonsstruktur endres ut over i Arbeidsgruppen ser ikke på tekstlig innhold for eksempel på sykehusets hjemmesider eller i kvalitetssystemet. 3.5 Ny inntektsmodell Viser til styremøte (sak ) samt sak hvor modellen blir ytterligere beskrevet. 3.6 Vurdering av fremdriftsplan status pr Tema Ansvar Oppstart Milepæler Effektuering Status fremdrift Tilsetting av klinikkdirektører JRO 21.okt 04.des Planlegging av prosess NFØ 21.okt 19.nov Omlegging av dataprogrammer PWT 26.okt 14.des Kort sikt 26.okt Lang sikt 26.okt Sentral og klinikkstab NFØ 26.okt 09.nov Endret sammensetting av klinikkstaber NFØ 11.nov Samorganisering av klinikkøkonomer PQ 26.okt 14.des Organisering av kvalitetsarbeid PE 26.okt 14.des Tiltak for å redusere sårbarhet NFØ 04.nov 17.des Enhetlig avdelingsstruktur NFØ 09.nov Avklaring av prisnipper og struktur NFØ 09.nov 11.jan Implementering Klinikk 11.jan 23.mai Fordeling øk.rammer ny modell PQ 23.nov 17.des Styringsinformasjon PQ 23.nov 17.des Aktivitet, økonomi,hr Ventelisteregistere Kvalitetsregistere Samarbeid med TV/VO NFØ 09.nov våren-16 Håndtering av interimperioden JRO 09.nov Administrerende direktørs vurderinger Administrerende direktør vurderer det slik at SSHF viderefører arbeidet i tråd med fremdriftsplan og innfører ny klinikkstruktur Styret for Sørlandet sykehus HF Side 5/5