Implementering av endret organisasjonsmodell SSHF

Transkript

1 Implementering av endret organisasjonsmodell SSHF Prosess og fremdriftsplan pr Styremøte SSHF Org.dir Nina Føreland Torsdag

2 Mål Sikre nødvendige årlige investeringer ved å opprettholde avtalt resultatkrav på 120 millioner kroner i strategiplanperioden Øke aktivitet og redusere ventelister Redusere personellbruk Riktig koding

3 Prosesser 1. Endring av overordnet organisasjonsmodell SSHF Endre fra tverrgående klinikkstruktur til stedlig klinikkdirektører for somatikk i Arendal, Kr.sand og Flekkefjord Økt fokus på tilstedeværende ledelse sammen med bedre styringsinformasjon skal gi økt aktivitet og reduksjon i årsverk 2. Optimaliseringsprosjekt Adm.dir beslutning Gjennomføres i perioden november - februar 1. Sammenstilling av alle sengeposter i somatikken 2. Sammenstilling av intermediær - og intensivkapasitet 3. Arbeidstid leger og vaktordninger 3. Prosjekt Operasjonspasienten

4 Ad 1: Styrevedtak : Utviklingsplan 2030 og Strategiplan samt styrevedtak ligger til grunn for den videre utviklingen av SSHF. Alle tidligere styrevedtak ligger til grunn når ny organisasjonsmodell innføres. Styret slutter seg til ny overordet modell slik at det fremkommer i figuren i saksfremlegget. Styret ber administrerende direktør arbeide videre med å planlegge implementering av ny organisasjonsmodell for SSHF med stedlig ledelse. Styret ber om at saken fremmes for styret før implementering, der følgende forhold beskrives nærmere: Hvordan ivareta og styrke det faglige samarbeidet på tvers. Hvordan sikre utdanningsforløpene for spesialisering av LIS-leger og sykepleiere. Hvordan utforme insentivsystemet slik at det gagner foretaket som helhet og ikke bare den enkelte resultatenhet. Hvordan etablere virksomhetsstyring som er tilpasset ny modell.

5 Endret organisering med stedlig ledelse Økt tilværelse, tettere oppfølging, bedre struktur bidra til å øke aktiviteten og redusere bemanningsveksten. Samling av klinikkøkonomene i økonomavdelingen er en viktig forutsetning for å lykkes i dette arbeidet. Bedre styringsinformasjon vil være et viktig verktøy for å bidra til en enhetlig oppfølging og rapportering. Godt faglig samarbeid på tvers av lokasjonene videreføres i ny organisasjonsmodell.

6 Administrerende direktør Fagavdelingen Økonomiavdelingen Organisasjonsavdelingen Teknologi og e-helse Klinikk for psykisk helse Medisinsk klinikk Kirurgisk klinikk Medisinsk serviceklinikk Før Klinikk for psykisk helse Klinikk for somatikk Arendal Klinikk for somatikk Kristiansand Klinikk for somatikk Flekkefjord Klinikk for prehospitale tjenester Medisinsk serviceklinikk Etter Fagavdelingen Økonomiavdelingen Organisasjonsavdelingen Teknologi og e-helse Administrerende direktør

7 Ny klinikkstruktur Administrerende direktør Fagavdelingen Økonomiavdelingen Organisasjonsavdelingen Teknologi og e-helse Klinikk for somatikk Arendal Klinikk for somatikk Kristiansand Klinikk for somatikk Flekkefjord Klinikk for psykisk helse Klinikk for prehospitale tjenester Medisinsk serviceklinikk

8 Prosjekteier Administrerende Direktør Jan-Roger Olsen Prosessgruppe Administrerende Direktør Jan-Roger Olsen Organisasjonsdirektør Nina Føreland Hovedtillitsvalgt Egil Hagen Foretakstillitsvalgt Bjørg Nikolaisen Hovedtillitsvalgt Jens Siemsgluss Foretakstillitsvalgt Merethe Hoel Prosjektleder Organisasjonsdirektør Nina Føreland Prosjektgruppen Ledergruppen Prosjektsekretariat Referansegrupper Avdelingsledere Enhetsleder med. og kir. HAMU Brukerutvalget Dialogmøte med TV/VO Arbeidsområder Omlegging av nødvendige datasystemer Enhetlig struktur på avdelingsnivå Implementere tiltak for å redusere sårbarheter Organisering av kvalitetsarbeidet Forhold rundt klinikkstab og sentralstab Endret inntektsmodell Styringsinformasjon Endret struktur for samarbeid TV/VO

9 Organisering av arbeidet Prosjekteier/leder: Administrerende direktør Prosjektkoordinator: Organisasjonsdirektør Prosjektsekreteriat: Org.dir, informasjonssjef og rådgiver org.avd Prosessgruppe: Adm.dir, Org.dir og 4 TV Styring - og prosjektgruppe: Foretakets ledergruppe, TV/VO Arbeidsgrupper : se neste foil Referansegrupper: Dialogmøter med TV, Brukerutvalget,OSS, utvidet ledermøte, HAMU Kommunikasjonsenheten deltar på ulike møter og sikrer tilstrekkelig informasjon Tillitsvalgte og verneombud innvolveres i alle arbeidsområder

10 Fremdriftsplan Tema Ansvar Oppstart Milepæler Effektuering Tilsetting av klinikkdirektører JRO 21.okt 01.des etter avtale Planlegging av prosess NFØ 21.okt 19.nov Omlegging av dataprogrammer PWT 26.okt 14.des Kort sikt 26.okt Lang sikt 26.okt Sentral og klinikkstab NFØ 26.okt 09.nov Endret sammensetting av klinikkstaber NFØ 11.nov Samorganisering av klinikkøkonomer PQ 26.okt 14.des Organisering av kvalitetsarbeid PE 26.okt 14.des Implementere tiltak for å redusere sårbarhet NFØ 04.nov 17.des Enhetlig avdelingsstruktur NFØ 09.nov Avklaring av prisnipper og struktur NFØ 09.nov 11.jan Implementering Klinikk 11.jan 23.mai Fordeling øk.rammer ny modell PQ 23.nov 17.des Styringsinformasjon PQ 23.nov Aktivitet, økonomi,hr Ventelisteregistere Kvalitetsregistere samarbeid med TV/VO NFØ 09.nov våren-16 Håndtering av interimperioden JRO 09.nov

11 Fremdriftsdriftsplan for enkeltområder ENDRET ORGANISASJONSSTRUKTUR

12 Alle ledere av arbeidsgruppene skal: Beskrive oppdraget - Hva er formålet og hva skal arbeidet resultere i. Omfang, rammer og begrensninger Organisering av arbeidet - lag gjerne en grafisk fremstilling Hvem deltar og hvilket roller og ansvar har de i arbeidet Møte og fremdriftsplan - sett en start og sluttdato - Milepæler. - Viktig beslutninger Plan for informasjon om arbeidet - Er det behov for rapportering underveis - hvem blir berørt. Lag gjerne et intressentkart Dokumenter i arbeidet - hva skal arkiveres i skal det skrives en rapport, forslag til vedtak?

13 1- Tilsetting av stedlige klinikkdirektører Arbeidsoppgaver: Totalansvar innenfor aktivitet, økonomi, fag, kvalitet samt personalansvar for medisinske og kirurgiske aktiviteten Ivareta og styrke det faglige samarbeidet på tvers og samtidig bidra til utvikling av foretaket som helhet og ikke bare den enkeltes resultatenhet. Utlysning av klinikkdirektører i Arendal, Kr.sand og Flekkefjord Helsefaglig bakgrunn Klinisk erfaring og kjennskap/erfaring fra spesialisthelsetjenesten Ledererfaring på mininum avdelingsleder nivå og evt. lederutdanning Prosess: uke 45 utlysning med søknadsfrist Uke 48 Intervjuer, referanser Uke 49 Innstilling Tilsettingsutvalg /rådgivende organ for adm.dir Org.dir og 2 tillitsvalgte pr.lokasjon

14 2:Prosess,mandat,fremdriftsplan Uke 44 planlegging av prosess, organisering av arbeidet og fremdriftsplan Uke Ferdigstillelse av mandat, og godkjenning av mandat, forankring Uke Gjennomføring

15 3- Omlegging av 20 datasystemer/programmer Ansvar : Teknologidirektør Per T Gjennomføres i tre trinn opprettes ny klinikkstruktur eksisterende organisasjonsenheter innplasseres i økonomiog personalsystemer ca 60 enheter. Nye organisasjonsenheter, stk, og endring av arbeidsforhold som avklares i rimelig tid, effektueres fra samme dato. DIPS og andre systemer tilpasses i størst mulig grad til disse endringene innen nyttår, men noen endringer kan gjøres i januar effektueres de endringer i ikt-systemer som følger av organisasjonsendringer som avklares innen Mindre endringer som ikke er virksomhetskritiske, gjøres fortløpende utover i Plan for gjennomføring fremlegges for styret 17.12

16 Kartlegging og foreløpig vurdering Følgende systemer er foreløpig kartlagt/vurdert: System Ansvarlig enhet Kontaktperson 1. DIPS Klinisk IKT Leif Steinar Brådland 2. Personalportalen Org.avd Kåre Smith Heggland 3. GAT Org.avd Bente Melhus 4. Brevmaler Org.avd. Kåe Smith Heggland 5. Agresso Økonomiavd Turid Marie Gundersen 6. Clockwork Økonomiavd Turid Marie Gundersen 7. SAS budsjett Økonomiavd Arne Skautvedt 8. RESH Økonomiavd Jan-Erik Tunaal-Larsen 9. Public 360 Arkiv og dokumentasjon Astrid Lillemoen 10. Telefonkatalog Service og sikkerhet Kristin O. Vårdal 11. Ek Fagavd. Per Gunnar Waldal 12. TQM Fagavd. Per Gunnar Waldal 13. Fellemapper E-helse Even Krogstad 14. CA PPM Clarity E-helse Tor-Aage Lukashaugen 15. IKT-bestillere i E-helse Even Krogstad MinSykehuspartner 16. Min Journal E-helse Niklas Halseide 17. Teknisk behovsmelding (Lydia) Teknisk avd Sokhom Chhin 18. MTU (Merida + fagsystemer) MTA Ole Petter Bergmann 19. Adgangskontroll Service og sikkerhet Hans Atle Thorsen (SSK) Lars Inge Vestervik (SSA) 20. Andre?

17 4- Enhetlig struktur på avdelingsnivå Prinsipper og struktur: Oppstart av arbeidet før , beslutning januar 2016 Ledernivåer Lik avdelingsstruktur på tilsvarende enheter/avdelinger på tvers av lokasjoner? Lik avdelingsstruktur på alle avdelinger på tvers av lokasjoner Modeller Prosess uke 46 (LG 9.11) Avklaring av prinsipper for avdeling, diskusjon Diskusjon om problemstillinger uke Klinikkmøter, enhetsledermøte, dialogmøte,brukerutvalg uke 50 (7.12) Ledersamling for berørte ledere uke 51 (16.12) HAMU uke 3 (13.1) Drøftningsmøte med TV uke 5 (25.1) Adm.dir sin beslutning om enhetlig avdelingsstruktur

18 5- Implementere tiltak for å redusere sårbarheter Ansvar: Org.dir Nina F Hvordan ivareta og styrke det faglige samarbeidet på tvers. Bygge videre på eksisterende fora som fagråd,nettverk, samarbeidsfora Hva med SSK SSF? Hvordan sikre utdanningsforløpene for spesialisering av LIS-leger og sykepleiere. Utarbeide avtaler og sikre oppfølging av disse i etterkant Seksjonsviser møte på tvers for urologi, gastro, ortopedi,føde/barsel, kardiologi,m.fl? Seksjonsviser møte for intensiv, anestesi, operasjon,føde/barsel ifh til praksisplasser Prosess: LG Klinikkmøter og 1.12 Ledersamling 7.12 Orientering til styret om tiltak for å redusere sårbarheter

19

20 7- Organisering av fag- og kvalitetsarbeid Fagdirektør Per E. Tilpasse behovet for enhetlig kvalitet og pasientsikkerhetsarbeid Prosess ISO-sertif og kvalitet VViken, orientering OKU Kvalitetsmodell iflg VViken, orientering OKU Presentasjon av modell i ledergruppen Drøfting modell i ledergruppen 2.12 Dialogmøte TV gjennomgang og diskusjon av modell Beslutning Adm dir Orientering til BU Orientering til styret Beskrive ansvar, myndighet, og roller i arbeidet med fag og kvalitet - arbeidsgruppe sammensatt av fag, org. Klinikk

21 8. Samorganisering av klinikkøkonomene (PQ) Øk.direktør Per Q Utarbeide og innføre samarbeidsrutiner for: samarbeid mellom øk.avd og klinikkdirektører Samarbeid mellom øk.avd og avdelingene Prosess: Oppstart Innføring

22 Styringsinformasjon Øk.direktør Innføres i tre faser Jan-16 Økonomi, HR, aktivitetsdata Mars-16 Ventelister, fristbrudd, pakkeforløp med mer Ila 2016 Psykiatri,rus og kvalitetsdata Prosess sak i ledermøte, prosjektmandat 2.12 Dialogmøte med TV/VO

23 Ny inntektsmodell Øk.dir Per Q Modell Videreføring av den nasjonale og regionale inntektsmodellen Kvalitetssikret mot revisor, VV og to øk.dir andre HF Prosess Orientering til TV/VO Orientering til styret Gjennomgang og diskusjon i LG Nov/des gjennomgang og diskusjon klinikker 2.12 Dialogmøte med TV- diskusjon 7.12 Ledersamling LM BU Drøftning med TV Styremøte

24 Virksomhetsstyring tilpasset ny modell Oppfølging av konsernrevisjonens rapport Tiltak justert og tilpasset Driftsavtaler Virksomhetsstyring (aktiviteter, planprosesser og oppfølgingsregime) Bedre styringsinformasjon innebærer standardisert oppfølging på alle ledernivåer

25

26 Styremøter Dato Tema Ansvar Nevrologi Prinsipper inntektsfordelingsmodell (kulepunkt 3) Prosess klinikkdirektører Plan for endring av org.modell NHI PQ JRO NFØ Tiltak for å redusere sårbarhet ( kulepunkt 1og 2) Plan for omlegging av datasystemer Status innføring av endret org.modell Virksomhetsstyring tilpasset ny modell (kulepunkt 4) Ny inntektsmodell 28.1 Status innfasing endret org.modell Styringsinformasjon 25.2 Status innfasing endret org.modell Styringsinformasjon Omlegging av dataprogrammer NFØ PWT NFØ AB PQ NFØ PQ NFØ PQ

27 Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering og ber administrerende direktør gjennomføre implementeringsplan slik som beskrevet i saksfremlegget