Saksbehandling/Dokumentarkiv

Transkript

1 ITB Saksbehandling/Dokumentarkiv IT tjenestebeskrivelse for: Saksbehandling/Dokumentarkiv Ansvarsforhold: Organisasjon IT Ansvarlig: Arkivleder Rådgiver, IT-seksjonen Eier: Administrasjonssjef IT-Sjef Rådgivende: Rådgiver, Arkiv n/a Informert: Dokumentsenteret, IT-seksjonen saksbehandlere Publikum: Dette dokumentet er ment for alle konsumenter og eiere av IT tjenester, både organisasjonen (brukere og ledelse) som kunder, og alle som jobber med IT Tjenesteleveranser og support i IT-Seksjonen. Innhold 1. Hensikt Tjenesteomfang Organisasjonelt tjenesteperspektiv Tjenestefunksjoner: Sluttbrukermiljø Brukerveiledninger, FAQs og sluttbrukerprosedyrer Support på tjenesten Standardiserte tjenesteforespørsler IT tjeneste nivå Teknisk IT Tjeneste perspektiv Moduler i ephorte Appendix Referanser Kilder Endringshistorikk... 11

2 1. Hensikt Dette dokumentet beskriver de merkantile detaljene for hver enkelt IT Tjenesten saksbehandling-arkiv i Møre og Romsdal Fylkeskommune, fra ett organisasjonelt og funksjonsmessig perspektiv. 2. Tjenesteomfang IT Tjenesten er designet for å kunne fungere etter følgende forutsetninger: # Område Omfang Kommentarer 1. Bruker demografi, som tjenesten er designet Sentraladministrasjonen og skolene for. (Faggrupper, seksjoner etc) 2. Høyeste antall brukere som denne IT Ca. 400 brukere tjenesten er designet for. 3. Spesielle krav til klient, operativsystem, browser eller periferiutstyr som denne tjenesten trenger for å fungere. Klient: Bærbar/stasjonær PC eller tynnklient (WYSE R10L) Operativsystem: 32-bit, eller 64-bit Windows XP, Vista, eller Windows 7 (Windows 8 er ikke testet) Nettleser: Internet Explorer 8, Internet Explorer 9 (32-bit). Internet Explorer 10 (32-bit m/lesermodus Periferiutstyr: Bunkeskannere (Canon DR-9080C) 3. Organisasjonelt tjenesteperspektiv Tjenestefunksjoner: ephorte støtter saksbehandlings- og arkivfunksjonene i Møre og Romsdal fylkeskommune. Inngående brev skannes eller importeres digitalt inn i ephorte. Saksbehandlere skriver utgående brev og interne notat i ephorte. Disse arkiveres i systemet for langtidslagring. Gjenfinning gjøres via søkegrensesnitt i ephorte. Lotus Notes er integrert via SMTP slik at man får en importsentral fra Notes til ephorte. ephorte Utvalgsmodul benyttes for å støtte den politiske prosessen. Saksframlegg skrives i ephorte og meldes opp til behandling i ett eller flere utvalg. Det lages møteinnkallinger og protokoller til hvert møte. Dokumentene publiseres på: Det lages Offentlig journal av alle inngående- og utgående dokumenter og notater. Dette gir offentligheten mulighet for innsyn. Vi publiserer offentlig journal hver virkedag. Opplysninger unntatt offentlighet vises med stjerner. For å behandle innsynsbegjæringer på en riktig måte er det utarbeidet retningslinjer for hvordan det skal gjøres. EPhorte er integrert med Visma Rekruttering. Nye dokumenter i en ansettelsesprosess overføres daglig fra Visma inn i ephorte. Møre og Romsdal fylkeskommune benytter Mercell som konkurransegjennomføringsverktøy. Dokumenter som opprettes i innkjøpsprosessen overføres til ephorte for arkivering.

3 Kulturavdelinga benytter ephorte tilskuddsmodul. Skjema som er laget for Kulturavdelinga importeres inn i ephorte og informasjonen bearbeides videre i tilskuddsmodulen Sluttbrukermiljø Tykk-klienter: PC (IBM/Lenovo) og bærbar PC (IBM/HP/Lenovo) Rulles ut via System Center Styrt av Group Policies AD-autentisering Tynnklienter: WYSE R10L AD-autentisering Publisert skrivebord på terminalservere 3.1. Brukerveiledninger, FAQs og sluttbrukerprosedyrer # Veiledning Dokument navn/beskrivelse Kommentarer/link 1. Hvordan bruke skanning oettefunksjonar/it/rettleiinga r/ephorte/stoetteartikler/skan ning-i-ephorte 2. Hvordan fikse importsentral i ephorte oettefunksjonar/it/rettleiinga r/ephorte/stoetteartikler/fiks e-importsentral-i-ephorte 3. Installasjon av ephorte oettefunksjonar/it/rettleiinga r/ephorte/stoetteartikler/insta llasjon-av-ephorte 4. Kjente feilmeldinger 5. Dokumenthåndtering -her publiseres rutiner og dokumentasjon i forhold til bruk av ephorte. oettefunksjonar/it/rettleiinga r/ephorte/stoetteartikler/kjen te-feilmeldinger /Stoettefunksjonar/Dokum enthandtering 3.2. Support på tjenesten IT Tjenesten supporteres etter følgende modell:

4 Definisjoner : Terminologi Definisjon Evt. link Applikasjons Problemstilling knyttet til bruk av applikasjonen/tjenesten. problem IT-teknisk Problem Situasjon der andre IT-tjenester er ute av normal funksjon. Problem knyttet til andre IT-tjenester, for eksempel pålogging, Teknisk ITinfrastruktur og klient. Sluttbruker Bruker av IT-tjenesten Superbruker(e) Bruker(e) som er på ekspertnivå, mht. kompetanse innen bruk av IT tjenesten. Superbrukere utnevnes av tjenesteeier. Kontaktinformasjon: Kontakt Hvordan kontakte Evt. Link IT Support Epost: support@mrfylke.no Tlf: Dokumentsenteret E-post: post@mrfylke.no Tlf: Tjenesteeier Geir Håvard Ellingseter 3.3. Standardiserte tjenesteforespørsler. Følgende endringer i miljøet / tjenesten anses standardisert og er ikke langt inn under Change Management rutinene til IT-Seksjonen i Møre og Romsdal Fylkeskommune. Tjenesteforespørsler for aktuell tjeneste: # Tjenestefores pørsel Autoriserte bestillere Hvordan utføre bestillingen Tidsvindu Kommentar 1. Ny bruker Avdelingsledere og seksjonsledere Bruke WEB skjema på intranett for bestilling av nye brukere, evt. å sende epost til support@mrfylke.no 2 dager 2. Deaktivere bruker 3. Bestille skanner 4. Bestille tilgang til dokument unntatt offentlighet Avdelingsledere og seksjonsledere Bruke WEB skjema på intranett for bestilling av nye brukere, evt. å sende epost til support@mrfylke.no Sende epost til support@mrfylke.no 2 dager Avdelingsledere og 14 dager seksjonsledere Leder post@mrfylke.no 1 dag 3.4. IT tjeneste nivå Følgende aspekter av tjenesten nivå er underlagt kategorisering mot hvert område i en separat SLA pr område: - Tilgjengelighet av tjenesten, både oppetid og definisjoner av vedlikehold vinduer - Pålitelighet av tjenesten - Ytelse - Kontinuitet - Gjenoppretting/Restore - Feilretting

5 (Se referanse kapittel for referanse til IT SLA nivå i Møre og Romsdal fylkeskommune, på intranett)

6 4. Teknisk IT Tjeneste perspektiv Figuren under gir innsikt i det tekniske miljøet, som er designet for IT Tjenesten: Ephsp01 server for ephorte i SharePoint Ephpdf01 PDF-konvertering Innsyn - Web-server for innsyn Nettverksskisse (Kilde: Modellen ovenfor er bare en indikasjon på hva det tekniske miljøet kan tilby av denne tjenesten. Nøyaktig dokumentasjon er tilgjengelig for IT-ressurser som støtter tjenesten. Denne dokumentasjonen er i all hovedsak tilgjengelig for personell i IT-Seksjonen i Møre og Romsdal Fylkeskommune Moduler i ephorte ephorte grunnmodul

7 Kilde: Gecko Informasjonssystemer AS ( ephorte er en web basert system for sak/arkiv og dokumentbehandling. Løsningen er utarbeidet i henhold til kravsnivået i NOARK-standarden som tillater elektronisk arkivering av saksdokumenter. Vi benytter per i dag ephorteweb4 versjon ephhorte arkivbruker ephorte saksbehandlere ephorte e-post integrasjon I ephorte kan brukere få importsentraler som importerer e-post. I vårt tilfelle importerer vi fra Domino/Lotus Notes ved bruk av vevpost-passord til e-post kontoen. ephorte Skanningsmodul ephorte Møtebehandling ephorte Tilskudd Tilskuddsmodulen i ephorte benyttes til enklere administrasjon av tilskuddsordninger og søknader. Modulen sikrer korrekt og effektiv oppfølging av søknader både til nytte for virksomheten selv, og ikke minst for søkerne av ulike former for tilskudd. ephorte PDF-konverter Vi benytter PixEdit som PDF-konverter, som er levert av Techsoft AS. Når brukere skal konvertere journalposter til PDF/A, så skjer det via våre PixEdit. ephorte Active PDF ephorte PixEdit Vi benytter PixEdit PRO for innskanning av dokumenter ute på skolene. Årsaken til at vi benytter PRO-utgaven er: Full støtte for flerkjerne-behandling Inkluderer OCR (tekstgjenkjenning) Utvidet DocServer funksjonalitet og brukergrensesnitt

8 PixEdit har støtte for tusenvis av innskanninger per dag. Applikasjonen fjerner sorte kanter og retter opp skjeve sider. Teksten gjenkjennes ved hjelp av OCR (Optical Character Recognition). Dokumentene lagres i arkivstandarden PDF/A. Likevel har PixEdit støtte for over 100 andre dokumentformater. PixEdit er knyttet til dokumenthåndteringssystemet ephorte. ephorte i SharePoint (esp) ephorte i SharePoint er et alternativt grensesnitt for brukere uten arkivfaglig kompetanse og for ledere eller ansatte med saksbehandleroppgaver. Brukeren har en arbeidsflate der brukeren får oversikt over: Innboks Kalender Saker i ephorte Restanser Nyheter Integrasjon med andre fagsystemer og ekstranett Fordelen med ephorte i SharePoint er: Tilgjengelighet Alt i en arbeidsflate Rollestyrt informasjonsdeling Brukervennlighet En plattform en leverandør ephorte Integration Services (eis) Kilde: ephorte Internet Connector (eic)

9 Figur 1 Kilde: ephorte emøte (pilot) ephorte emøte er en fleksibel løsning for forberedelse og gjennomføring av utvalgsmøter med en stor mengde saksdokumenter, der de enkelte sakene kan ha en rekke elektroniske vedlegg av ulik opprinnelse. ephorte Innsyn Innsyn er levert av Jupiter System Partner AS og er per i dag i produksjon og er tilgjengelig på denne siden: Denne modulen effektiviserer og automatiserer utlegging av informasjon til offentlig innsyn med utgangspunkt i de krav til rutiner og kontroll som kunden har i dag. Informasjonen hentes fra sak/arkiv-løsningen og gjøres tilgjengelig på Internett. ephorte Utvalg Trenger beskrivelse IntelliSearch IntelliSearch er en søkeplattform som gir mulighet til å søke på tvers av ephorte, virksomhetsomspennende søk i e-post, fil og tredjepartssystemer, og søk i portaler og nyheter. IntelliSearch er et teknologiselskap som utvikler og selger søketeknologi til Enterprise markedet. Gecko har inngått en OEM-avtale med IntelliSearch, som gir alle kunder med supportavtale rett til IntelliSearch basis søk, samt muligheten til kjøp av avenserte informasjonsaksess løsninger. Vi benytter per i dag basisutgaven. Nedenfor ser du de tekniske komponentene i IntelliSearch:

10 Figur 2 Tekniske komponenter Intellisearch (Kilde: ephorte er integrert med følgende applikasjoner i Møre og Romsdal fylkeskommune: Mercell Visma Enterprise Rekruttering Visma Enterprise Rekruttering er en modul i Visma Enterprise HRM som tilbyr prosesstøtte for hele rekrutteringsprosessen: Utlysing av stilling Kommunikasjon med søkere Vurdering og utvelgelse av søkere Ansettelse og overføring av søker til personalsystemet Søknadene leveres på web, og søknadsadministrasjon vil dermed forenkles. Oppsett for søknad tilpasses av den enkelte organisasjon, og man har således kontroll på hvilken informasjon som innhentes fra søker. I tillegg til forenklet søknadsadministrasjon, gir løsningen mulighet for støtte i vurderingsprosessen gjennom sammenlikning av søkere, søk og intervjuadministrasjon. Fordelene med Visma Enterprise Rekruttering er: Enkel og effektiv stillingsutlysning Forenklet søknadsadministrasjon via web-søknad Effektiv kommunikasjon med søkere Systematisk vurdering og utvelgelse Kvalitetssikring av informasjon Extens Extens har som oppgave å administrere elever, fag, vitnemål, fravær med mer. Løsningen håndterer også personaladministrasjon, timeplaner, personaldatasom fravær, ekstravakter og planlegging av skoleåret. Intranett Intranettet er Møre og Romsdal Fylkeskommunes interne kommunikasjonskanal for å formidle informasjon til og mellom de ansatte i bedriften. Intranett fungerer også som et oppslagsverk. På denne siden finner man for eksempel informasjon it-faglige utfordringer om sak-arkivsystemet. Elektroniske skjema

11 5. Appendix 5.1. Referanser Referanse IT Tjenestekatalog i MRFK IT SLA nivå i Møre og Romsdal fylkeskommune.pdf Intern IT SLA for Møre og Romsdal fylkeskommune.pdf 5.2. Kilder Kilde EPhorte på serverrommet EPhorte Innsyn Jupiter System Partner AS Gecko Informasjonssystemer AS Visma Enterprise Rekruttering (Løsning for effektiv administrasjon av rekruttering) Ephorte5 Saksbehandling og arkiv gjort enkelt 5.3 Endringshistorikk Dato Revisjon Forfatter Godkjent Endringer Jonas Kolden Midtbø Første utkast Geir Håvard Ellingseter Fin tuning av funksjonalitet og support modell Jonas Kolden Midtbø Godkjent Fullføring og ferdigstillelse til første revisjon Jakob Bolstad Endringer i kapittel 4 etter bestilling av Dagfinn Grønvik Jonas Kolden Midtbø Endringer i kapittel Jonas Kolden Midtbø Endringer av tekst og innhold Jonas Kolden Midtbø Endringer av tekst og innhold