BA 2015 Samspill Farriseidet - Porsgrunn. Demonstrasjonsprosjekt

Transkript

1 BA 2015 Samspill Farriseidet - Porsgrunn Demonstrasjonsprosjekt 1

2 SLUTTRAPPORT I DEMONSTRASJONSPROSJEKT Samspill Farriseidet - Porsgrunn ORGANISASJON: JERNBANEVERKET RAPPORTDATO: SEKTOR: INFRASTRUKTUR STARTDATO: OKTOBER

3 Innhold Sammendrag Modernisering av jernbanen Farriseidet - Porsgrunn Samspill i utbygging av jernbanen Farriseidet - Porsgrunn Implementeringen i oppstartfase Positive og negative erfaringer fra samlingene Innvirkning på praksis i produksjonsfasen Antatte effekter Implementering av ny praksis for samspill i andre prosjekter/organisasjoner Hva er samspill? Kontraktsmodeller Beste praksis Anbefalinger Anbefalinger basert på demonstrator-prosjektet Anbefalinger ved bruk av samspill med entreprenørinvolvering Anbefalinger fra andre prosjekter og studier

4 Sammendrag BA 2015 retter særskilt fokus på utvalgte områder, og jernbaneutbyggingen Farriseidet Porsgrunn er valgt som demonstrator for utprøving av ny praksis for «samspill» (engelsk partnering). Samspillet gjelder innføring av ny praksis for samhandling i oppstartsfasen. Jernbaneverket innførte 3-4 samlinger som hver av de fire entreprisene skulle gjennom før bygging. Hensikten var å optimalisere løsninger, etablere retningslinjer for samspill og å bygge relasjoner. Demonstrasjonsprosjektet har sett på hvordan de fire entreprisene har gjennomført samlingene i praksis. Rapporten gir en kort beskrivelse av implementeringen av «samspill» i entreprisene, hvordan samspill i planlegging har innvirket på praksis i produksjonsfasen, samt partenes positive og negative erfaringer. Ut fra erfaringene fra prosjektet, samt nasjonal og internasjonal litteratur på området vurderes potensialet (fremmere/ hemmere) for implementering av ny praksis for samspill i andre prosjekter/ organisasjoner. Til slutt presenteres noen anbefalinger for framtidige prosjekter som ønsker å ta i bruk samme praksis. BA2015 PROSJEKTET TEMA «SAMSPILL» Studiet av demonstratorprosjektet er gjennomført i perioden oktober desember Arbeidet har omfattet: Oppstartsmøte 2014 mellom utbyggingsprosjekt Farriseide Porsgrunn og BA2014 teamet Befaring Farriseide-Porsgrunn i 2014 Samtale med direktør for prosjektstyring i Jernbaneverket Samtale med prosjektleder/-sjef for prosjektet Samtaler med deltakere i alle fire entreprisene Samtale med rådgiver som hadde ansvar for planlegging og gjennomføring av samlingene i samhandlingsfase Litteraturstudier av nasjonal og internasjonale publikasjoner Deltakelse på «The 6th International Project Business Workshop», november 2015, Trondheim Deltakere i BA2015 teamet: Morten Aagaard (Metier Legal), Linda Cathrine Hald og Trine Marie Stene (SINTEF Teknologi og samfunn). Stene og Hald ledet gruppens arbeid i prosjektperioden. Spørsmål og kommentarer kan rettes til: trine.m.stene@sintef.no. Kontakter hos oppdragsgiver: Per Arne Fredriksen (Jernbaneverket) og Alexander Smith Olsen (Metier). 4

5 1. Modernisering av jernbanen Farriseidet - Porsgrunn Jernbaneverkets modernisering av Vestfoldbanen vil gjøre det mulig å kjøre flere tog mellom Oslo og Vestfold-/Grenlandsområdet. Sporet er klart til bruk sommeren Fra Farriseidet (ved Larvik) til Porsgrunn bygges 22,5 km med dobbeltsporet jernbane, fordelt på syv tunneler og 10 bruer med en samlet prislapp på 6,8 mrd. kroner (2015). Prosjektet er delt i følgende 4 entrepriser: Entreprise Entreprisesum Entreprenør UFP 01 Vestfoldentreprisen 1,3 mrd NOK Skanska Norge AS UFP 05 Skillingsmyr-entreprisen 1,0 mrd NOK Veidekke AS UFP 07 Storberget-entreprisen 1,0 mrd NOK NCC Construction AS UFP 08 Eidanger-entreprisen 624 mill NOK Implenia Norge I tillegg til kostnader for hver enkelt av de fire entreprisene, omfatter prosjektet felleskostnader for hele strekningen med hensyn til elkraftarbeid, bygging av spor- og kontaktledning og bygging av et komplett tele fiberkabel anlegg. Hovedmål for modernisering av strekningen Farriseidet Porsgrunn er å redusere reisetiden med 20 minutter ved å bygge nytt dobbeltspor. I tillegg til å gi et bedre togtilbud for befolkningen, vil utbyggingen gi økt sikkerhet både for de reisende og for de som bor nær jernbanen. Man fjerner planoverganger, utdaterte tunneler og rasfarlige strekninger. Andre gevinster er blant annet at de får bedre kapasitet, komfort og punktlighet for de reisende. 5

6 2. «Samspill» i Utbygginging av jernbanen Farriseidet Porsgrunn 2.1. IMPLEMENTERINGEN I OPPSTARTFASE Samspillet har bestått av innføring av samlinger med samhandling mellom partene i oppstartfasen av kontraktarbeidene (samhandlingsfasen). Det er gjennomført 3-4 samlinger à 2 dager for hver av entreprisene separat. SWECO hadde ansvar for planlegging og gjennomføring. På forhånd ble det samlet inn bekymringer fra alle partene med hensyn til produksjonsfasen. Mål for samlingene var: (1) Felles kontraktsforståelse, (2) Forbedre produkt/ tekniske løsninger og (3) Bli kjent (for å sikre at informasjonsflyten går godt). Deltakere: fra byggherre, entreprenør og rådgivere/prosjekterende. Innhold: Kontrakt, plan for framdrift, faglige utfordringer og tekniske løsninger i den enkelte entreprisene, mulige forbedringer, håndtering av HMS og andre virkninger av arbeidet, forventninger til samarbeidet og konflikthåndtering, samt evaluering på slutten av hver samling. Prosess: Variasjon mellom presentasjon i plenum og påfølgende workshop. Stor grad av aktiv deltakelse og dialog. Kontraktmodell: Utførelsesentrepriser basert på NS Kontrakten har regulering om at en samhandlingsprosess skal gjennomføres i løpet av de første 6 uker av prosjektets oppstart. Det er avtalt bonuser for oppfyllelse av enkelte mål. Det er for øvrig ikke avtalt økonomiske insentiver knyttet til samhandling POSITIVE OG NEGATIVE ERFARINGER FRA SAMLINGENE Fra samtalene med representanter fra entreprisene, er et sitat slående som et hovedinntrykk: «Samlinger kan umulig bli negativt!» Positive erfaringer: Dialog og diskusjoner mellom sentrale roller/stillinger Forbedring av tekniske løsninger Forbedret arbeidsform Godt kjent med hverandre God kunnskap om kontrakt Plakat utviklet for samspill i prosjektfasen 6

7 Negative erfaringer: Flere deltakere fra drift (formenn) og flere fagfolk ville gitt større effekt på valg av løsninger samt selve gjennomføringen Få deltok på alle samlingene Samlingene var ikke unnagjort før driften startet (for en entreprise) I ett tilfelle gav ikke endret teknisk løsning ønsket resultat 2.3. INNVIRKNING PÅ PRAKSIS I PRODUKSJONSFASEN Flere understreker at suksess eller fiasko i gjennomføringen er personrelatert, spesielt med hensyn til hvem som er ledere. Viktige egenskaper som trekkes fram er kommunikasjon, åpenhet, samhandling og ledelse av møter. Det framheves av flere at deltakerene på samlingene kom fram til forbedringer både når det gjelder det tekniske løsninger og framdrift. Samlingene medførte også klargjøring av samspill/samhandling i form av utvikling av spilleregler, som ble trykket opp på en plakat og hengt på felles rigg. Her er kommunikasjon og tillit sentrale faktorer. Hittil i prosjektet har det vært få konflikter med hensyn til utbetaling av bonus og dagbøter. Å bli kjent med hverandre har medført større fleksibilitet og en del uformelle møter i tillegg til formelle. Fokuset har vært på sentrale punkter. Imidlertid må det også nevnes at det til tider har vært konflikter mellom partene. Dette har i enkelte tilfeller ført til mistillit. Ledelse og håndtering av utfordringer og konflikter oppleves å være personavhengig. Fra en entreprise kommenteres det: «Den gode starten har vi fløyet lenge på!» 2.4. ANTATTE EFFEKTER Prosjektet er langt ut i produksjonsfasen og deltakere på samlingene har gjort seg opp tanker om hvilke effekter samspill medfører. Forhold som nevnes er: Kvalitet: Bedre tekniske løsninger Tid: Flere forbedrede løsninger har ført til større fleksibilitet og bedre framdrift. Ved uheldig valg av løsning har dette imidlertid medført store forsinkelser Kostnad: Enkelte justeringer har ført til økt kostnad på produkt. Enkelte har spart igjen dette ved redusert tid Sikkerhet: Større for 3. part under bygging Arealutnyttelse: deponi av masser kan benyttes til andre egnede formål Miljø: Kunne drive uten å gripe inn i naturen Færre konflikter og juridiske saker i etterkant 7

8 8

9 3. Implementering av ny praksis for samspill i andre prosjekter/ organisasjoner 3.1. HVA ER SAMSPILL? Selv om samspill er brukt siden 1990-tallet innen BA næringen, mangler det fortsatt en entydig definisjon av begrepet. Samspill (engelsk «partnering») er benyttet om et bredt spekter av samarbeidsformer, og overlapper med andre nært beslektede begreper som målpriskontrakter, «åpen bok», integrerte team, tidlig entreprenørinvolvering, relasjonsbasert anskaffelse, samhandlende nettverk, og allianser. Definisjonen av samspill som ofte benyttes i forbindelse med store prosjekter varierer noe. De er lite spesifikke, og består ofte av generelle krav/ forutsetninger, elementer og mål. En ofte sitert definisjon er: «Partnering is a long-term commitment between two or more specific organisations for the purpose of achieving specific business objectives by maximising the effectiveness of each participant s resources. The relationship is based on trust, dedication and common goals, and an understanding of each other s individual expectations and values.» (Construction Industry Institute (CII), 1991) Nyström (2007) presenterer en forenklet definisjon: «... et arbeidssett som baseres på samspill mellom primært bestiller og utførende i byggebransjen.» Samspill brukes som et overgripende begrep for å beskrive relasjonene i et byggeprosjekt med en viss grad av formalisert samarbeid, oftest mellom bestiller og en eller flere leverandører. Felles for mange definisjoner er at de understreker betydningen av at partene 1 har felles mål, aktivt samhandler og en samarbeidskultur som bygger på tillit KONTRAKTMODELLER Kontraktreguleringen av samspill avhenger av hva man ønsker å oppnå. I et samspill tilsvarende for Farriseidet Porsgrunn, ønsker man å oppnå en god samarbeidskultur for å sikre en smidig gjennomføring av det arbeid som er beskrevet i kontrakten. Kontrakten regulerer i slike tilfeller hvordan aktørene skal møtes for å bli kjent med oppgavene og hverandre. Hvem som har ansvar for hva er allerede regulert i kontrakten. Denne samspillvarianten er strengt tatt ingen kontraktmodell da den ikke regulerer hvordan arbeidet organiseres eller fordeles mellom byggherren og entreprenøren. Samspillet kan betegnes som «Samhandling i oppstartsfasen». 1 Partene er i de fleste prosjekter byggherre og entreprenør, men kan også omfatte underleverandører 9

10 I andre tilfeller ønsker byggherren å involvere entreprenøren i en tidlig fase (Tidlig entreprenørinvolvering) for å sikre hans kompetanse og deltakelse ved løsningsvalg. Det kan være at byggherren selv mangler kunnskap med hensyn til hvordan en løsning skal beskrives eller at løsning og produksjonsmetode henger nært sammen. I slike tilfeller inngår byggherren kontrakt med entreprenøren før oppgaven er klart definert, og uten at det foreligger et detaljert underlag for å kalkulere kostnader. Valg av entreprenør baseres på kompetanse og kompensasjonsmodeller med selvkostnad/enhetspriser, påslagsprosenter og insentiver. Kontrakten gjennomføres over to faser, hvor den første handler om å utvikle løsning, samt at en målpris for utførelsen forhandles. Dersom man oppnår enighet om dette, vil man gå over i en gjennomføringsfase. Basert på et detaljert løsningsunderlag, vil denne fasen ofte gjennomføres som en totalentreprise og kompensasjon av alle kostnader i samsvar med avtalt modell. Blir partene ikke enige om en målpris i første fase, eller opplever byggherren at samarbeidet fungerer dårlig, vil han ha anledning til å tre ut av kontrakten med entreprenøren for deretter å kontrahere en ny basert på utviklet løsningsunderlag. Dersom begge faser gjennomføres med samme entreprenør, og en sluttkostand underskrider målsummen, vil gevinsten deles mellom byggherren og entreprenøren etter avtalt brøk. En overskridelse kan tenkes å medføre at entreprenøren bærer avtalt andel. Samspill med entreprenør-involvering er egnet ved store og komplekse prosjekter fordi det gir et integrert prosjekteringsteam, som i tillegg til å ha en god forståelse av hvilke krav som stilles til prosjektet, også får muligheten til å utvikle innovative løsninger. Entreprenøren og byggherren tar sammen del i utviklingen, prosjekteringen og planleggingen, noe som bidrar til mobilisering av riktige ressurser og større muligheter for å håndtere kompleksitet og risiko. Modellen er egnet fordi oppgaver, risiko og utfordringer avdekkes i samarbeid mellom partene, og ansvarsdelingen kan fordeles etter hvert som prosjektet utvikles. Dette resulterer i tids- og kostnadseffektive prosjekter. I noen tilfeller ser byggherren mulige gevinster ved å inkludere prosjekterende, samtlige entreprenører og deres underleverandører i en felles samspillprosess (Alliansemodell). I f ørste fase har byggherren separate kontrakter med de enkelte aktørene. Løsninger og målpris ut arbeides i fellesskap. Dersom det er grunnlag for å gå videre, kan dette gjøres under separate kontrakter mellom byggherren og aktørene, alternativt ved at alle aktører tiltransporteres en som blir t otalentreprenør i gjennomføringsfasen. Kompensasjon og insentiver reguleres tilsvarende som i modellen for Tidlig entreprenørinvolvering. Det finnes en rekke varianter for hvordan samspill organiseres. Felles for alle samspillmodeller hvor formålet er å bruke kompetanse fra minst to parter til å utvikle løsninger, eller for å samordne aktivitetene mellom flere parter under gjennomføring, er bruk av insentivmekanismer. Disse er normalt økonomisk orienterte, og de har som formål å påvirke atferd i samsvar med definerte mål. 10

11 3.3. BESTE PRAKSIS Hemmere Prosjektene som benytter samspill har ofte både forskjellig tilnærming og omfatter ulike samspillselementer. Det er ikke lett å sammenligne dem. Samspill kombinerer flere elementer som bryter med tradisjonelle gjennomføringsmodeller. Mangelen på entydige definisjoner og kategorier av samspills-elementer, kompetanse, anerkjente kontraktstandarder og manglende generell aksept for modellenes egnethet og gevinstpotensial bidrar til skepsis. Fremmere Litteratur i de siste 20 årene har påpekt flere kjennetegn ved samspill (partnering) som kan gi suksess i store byggeprosjekter. Noen av disse er: Klargjør hva «samspill» innebærer i praksis, slik at partene har samme oppfatning og forventninger Utvikle felles mål, verdier, forventninger og guidelines Etabler klare arenaer for samhandling Beskriv prosessen for samhandling Spesifiser klare krav og ansvar knyttet til sentrale roller Bruk åpen og dialogbasert kommunikasjon. Dette vil skape gjensidig tillit og forståelse, og kan bidra til en god kultur for samhandling Bygg relasjoner gjennom å involvere partnere (tidlig) i avgjørelser og fordeling av ressurser Utvikle integrerte team, samarbeid gjerne med prosjektgruppen og mellom firma Utvikle et læringsklima med villighet til å akseptere og lære av både feil og suksess Utvikle metoder for avvik/konflikt håndtering på forhånd, og benytt disse underveis Lag forpliktende vinn-vinn avtaler, eksempelvis definering av målbare resultater som det kan kobles økonomiske insentiver til Evaluer prosjektet ut fra prinsipper for samhandling (underveis og ved avslutning) 11

12 4. Anbefalinger BA2015 teamet vil gi noen anbefalinger til andre prosjekter som vurderer å innføre samspill i sine prosjekter ANBEFALINGER BASERT PÅ DEMONSTRATOR-PROSJEKTET Det er en stor utfordring å skulle håndtere «samspill» i et komplekst prosjekt. Anbefalingene er basert både på samlingene i samhandlingsfasen, men også på oppfølgingen av dette i prosjektfasen. Suksess - som kan kopieres: Gjennomfør samlinger mellom sentrale parter før oppstart av prosjektfasen Mål for samlinger i oppstarten kan være de samme som i dette prosjektet: (1) Bli kjent, (2) Kunnskap om kontrakt, (3) Forbedringer av tekniske løsninger og planer for gjennomføring Spesifiser og skreddersy deler av samlingene ut i fra behov og utfordringer i den enkelte entreprise. Foreta gjerne forberedelser ved å kartlegge viktige bekymringer hos partene Vektlegg både uformell og formell kommunikasjon. (Begge har betydning for åpenhet og tillit, roller og ansvar, krav og forventninger) Opprett prosjekthotell/ e-rom for deling av dokumenter Utvikle plakat med spilleregler for samspill, heng den på riggen og bruk den aktivt Samlokalisering på rigg mellom byggherre og entreprenør er positivt. Møter bør fortrinnsvis finne sted her Forbedringer som kan vurderes: Det er viktig å få med nøkkelpersoner. Vurder også flere deltakere fra drift og personer med teknisk fagkompetanse Innhold i samlingene kan ha større fokus på håndtering av konflikter En av entreprisene foreslår at samlinger for samhandling gjennomføres i to faser 12

13 13

14 4.2. ANBEFALINGER VED BRUK AV SAMSPILL MED ENTREPRENØRINVOLVERING Samspill med involvering av entreprenører er godt egnet for hvor: Oppgavene er komplekse og med mange grensesnitt Ordinære totalentrepriser ikke er egnet Byggherreorganisasjonen har manglende kapasitet Det er mange interessenter Kontrakten må utformes med sikte på: Samhandlingsprosessen En god beskrivelse av hvordan samhandlingen skal foregå Beslutningsprosesser Hvordan beslutninger tas (også dersom det er uenighet) Insentiver Deling av gevinst og tap Krav til tilbydere bør baseres på: Gjennomføringsevne Kompetanse og erfaring knyttet til tilsvarende oppgave Valg av tilbydere bør baseres på: Stor grad av oppgaveforståelse og kompetanse relatert til samspill Pris Foto: Anne Mette Storvik 14

15 4.3. ANBEFALINGER FRA ANDRE PROSJEKTER OG STUDIER Construction Industry Institute (CII) har hatt stor innflytelse på tilnærmingen til feltet samspill i store prosjekter. Allerede for 20 år siden argumenterte de at samspills-relasjoner må håndteres i fem ulike faser. Kritiske suksessfaktorer er påpekt for hver av fasene. BA2015 teamet mener disse anbefalingene er i samsvar med beste praksis. (1) Eiers interne etablering/ samstemming (pre-planlegging og forberedelse): Identifiser forretnings-drivere Evaluer samspill som del av arbeid med kontraktstrategi Forbered og tilpass/ juster organisasjonen dersom man velger bruk av samspill (2) Valg av partnere: Opprett en utvelgelsesgruppe Lag utvalgskriterier List opp potensielle partnere (3) Opprett samspills-relasjoner: Utvikle samstemte mål Utvikle målinger Utvikle belønningssystemer (4) Opprett prosjekt: Utvikle vinn-vinn prosjekter, mål og suksesskriterier Etabler intra-prosjekt mål, det vil si mellom partene fram mot ferdigstillelse av et anlegg (5) Opprett arbeidsprosesser: Etabler prosesser for team-arbeid Basert på internasjonal og nasjonal litteratur mener BA2015 teamet det også er behov for teori og forskning med hensyn til: Forståelse av begrepet «samspill» og klargjøring av hvilke elementer som er sentrale Sammenhengen mellom sentrale samspillselementer Effekter av samspillssamlinger relatert til ledernes personrelaterte egenskaper som kommunikasjon og åpenhet Utvikling av standardiserte kontraktmodeller for ulike samspillvarianter 15

16 16 part of RPS Group