Sauherad kommune. Møteinnkalling. Utvalg: Formannskapet Møtested: Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 18:00

Transkript

1 Sauherad kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 18:00 Forfall meldes på tlf til resepsjonen, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Dokumenter som ikke er tilsendt, kan du få kopi av på kommunehuset. Dokumenter som ikke er offentlige, blir utlevert i møtet. Dersom medlemmene på forhånd ønsker å gjøre seg kjent med innholdet i disse dokumentene, er de tilgjengelige på kommunehuset. Saksnr Sakstittel 047/15 Kommunestruktur/kommunereform - Formøte forhandlingsmøte Seljord, Bø, Nome og Sauherad Hans Sundsvalen ordfører Side 1 av1

2 Sauherad kommune Arkiv: FE-026 Saksmappe: 13/ Saksbehandler: Hans Erik Utne Dato: Kommunestruktur/kommunereform - Formøte forhandlingsmøte Seljord, Bø, Nome og Sauherad Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 047/15 Formannskapet Rådmannens innstilling: Forhandlingsutvalget tar med signaler fra formannskapet (politisk referansegruppe) i de videre drøftingene.

3 Sammendrag Forhandlingsmøter Seljord, Bø, Nome og Sauherad. Forhandlingsutvalget i Sauherad skal møte i Seljord den 19. august. Innkalling til møtet følger vedlagt. Det vises også til innkalling og referat fra forhandlingsmøte i Sauherad juni. PÅ hjemmesida under menypunktet kommunereform under Politikk og organisasjon er det lagt ut nyttingee linker og informasjon om komunnereformen. Den gjorde kommunestyret slikt vedtak Behandling i møtet: Sak 42 ble behandlet før sak 38. Opposisjonsleder er ment leder av største opposisjonspartiet. Nils Angard foreslo nytt punkt 3 Forhandlingsutvalget skal bruke formannskapet med medlemmer fra partier som ikke er representert, som politisk referansegruppe før hvert forhandlingsmøte. Ordførere foreslo ny nummerering etter nytt pkt 3. Innstillinga med nytt punkt 3 ble enstemmig vedtatt. KS-042/15 Vedtak: 1. Kommunestyret oppnevner et forhandlingsutvalg som sammensettes slik: - Ordfører - Varaordfører - Leder av det største opposisjonspartiet. Forhandlingsutvalget får fullmakt til å fatte vedtak som gjeld forprosjektet og som sikrer framdrift av dette, samt forhandle frem utkast til intensjonsavtale mellom de aktuelle kommunene. 2. Rådmann deltar i utvalgets møter og sørger for praktisk bistand til utvalgets arbeid. 3. Forhandlingsutvalget skal bruke formannspapet med 1 representant fra partier som ikke er representert i formannskapet, som politisk referansegruppe før hvert forhandlingsmøte. 4. Hovedtillitsvalgte og hovedverneombud skal involveres i de ulike forprosjektene gjennom deltaking i referansegrupper 5. Det interkommunale forhandlingsutvalget gis følgende mandat: Utarbeide en intensjonsavtale som beskriver bl.a.: Mål og prinsipper for sammenslåingsprosessen Kommunens navn og symboler Mål for den nye kommunen Tjenestetilbud herunder lokalisering og struktur Kompetanse og tjenesteproduksjon

4 Kommunikasjon, samfunns- og næringsutvikling Økonomiforvaltning Fremtidige investeringsprosjekter Effektivisering Kommunen som arbeidsgiver Informasjon

5 6. Utredningen bør være ferdig slik at den kan fremlegges for kommunestyret tidlig i Forhandlingsutvalget orienterer fortløpende administrasjonsutvalget, formannskapet og kommunestyret om utvikling og status i forhandlingene. 8. Rådmannen utarbeider forslag til en plan som skal sikre at innbyggere, lag og foreninger, næringslivet, tillitsvalgte og ansatte blir tilstrekkelig informert, og at de får anledning til å uttale seg og gjøre sitt syn gjeldende og derved anledning til å medvirke i kommunestrukturprosessen. 9. Rådmannens forslag til plan legges frem for kommunestyret til godkjenning.

6 Sakset fra saksframlegg kommunestyre: Kommunestyret har tidligere gjort følgende vedtak: KS-007/15 Vedtak: Sauherad kommune går inn i to forprosjekt etter invitasjon fra Bø kommune og Notodden kommune. Ordføreren kommer tilbake til kommunestyret for endelig vedtak når det er klargjort hvilke kommuner som ønsker delta i forprosjektene og hva som skal utredes. Forprosjekta må inkludere konsekvensutredning for den enkelte kommune ved eventuelle grensejusteringer. Forprosjektene Sauherad kommune er invitert inn i to forprosjekt. Forprosjekt1 består av Seljord, Bø, Nome og Sauherad. Forprosjekt 2 er en forlengelse av fire kommuner som deltok i utredning Lifjell Rundt: Seljord, Hjartdal, Notodden og Sauherad. Etter det rådmannen har forstått så pågår det sonderinger med andre tilgrensende kommuner. Rådmannen forventer at en avklaring foreligger til kommunestyrets behandling Vurdering Kommunereformarbeidet går nå inn i forprosjekt fase med konkrete forhandlinger om en mulig ny kommune. En viktig del av forprosjektet er etablering av intensjonsavtale og god innbyggerinvolvering. Intensjonsavtalen bør fastsette mål for sammenslåing og si noe om fordeling og lokalisering av oppgaver og tjenester, samt hvordan ressursene kan utnyttes best mulig. Intensjonsavtalen skal på denne måten gi informasjon som danner grunnlaget for dialog og innbyggerhøring, og dermed også grunnlag for å kunne ta stilling til etablering av ny kommune. I den sammenheng må det settes ned forhandlingsutvalg med fullmakt fra kommunestyre til å forhandle på vegne av kommunen. Forhandlingsutvalget bør få delegert fullmakt fra kommunestyret til å fatte nødvendige vedtak som sikrer framdrift i forprosjektene, samt forhandle fram utkast til intensjonsavtale mellom de aktuelle kommunene. Intensjonsavtalene skal endelig vedtas i kommunestyret. Forhandlingsutvalget vil gå inngå i de enkelte forprosjekt sin styringsgruppe. Rådmannen anbefaler formannskapet Kommunestyret velger tre politiske representer som utgjør kommunen sitt forhandlingsutvalg i forbindelse med gjennomføring av forprosjekt/ kommunereform. Forhandlingsutvalget får fullmakt til å fatte vedtak som gjeld forprosjektet og som sikrer framdrift av dette, samt forhandle fram utkast til intensjonsavtale mellom de aktuelle kommunene. Forhandlingsutvalget skal holde administrasjonsutvalg, formannskap og kommunestyret fortløpende orientert om de vedtak som blir fatta. Hovedtillitsvalgte og hovedverneombud skal involveres i de ulike forprosjekta gjennom deltaking i referansegrupper. Konklusjon Se innstilling

7 Hans Erik Utne Rådmann Trykte vedlegg: Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Møte kommunereform etablering av intensjonsavtale Regjeringens mål for en ny kommunereform.doc Deltakeroversikt kommunereform møte docx skisse til milepælsplan.pdf Skisse til rammeverk for intensjonsavtale.doc Referat fra møte felles forhandlingsutvalg Innkalling møte i forhandlingsutval og referansegruppe innkalling til møte pdf avtale SAS kommunane.pdf Notat om kommunereform.pdf Informasjon til innbyggere Sauherad - august 2015.pdf Dokumentliste fra saken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Nome kommune Vedtak fra Nome kommune - Kommunestruktur i framtida - utredning 3 I Nome kommune Politisk vedtak fra Nome - deltakelse i forstudie for ny kommunestruktur - kommunene Nome-Notodden-Bø-Sauherad- Hjartdal og Seljord 4 I Seljord kommune Prinsippvedtak om kommunal organisering - politisk vedtak i Seljord kommune 5 I Notodden kommune Politisk vedtak fra Notodden kommune - Kommunestruktur - forstudie 6 U Nome kommune; Utredning kommunereform Seljord kommune; Notodden kommune; Hjartdal kommune; Bø kommune 7 I Hjartdal kommune Melding om politisk vedtak i Hjartdal - kommunestruktur - forstudie 8 I Seljord kommune Notat om kommunereform med mandat 9 I Seljord kommune Mandat forstudie kommunestruktur 14 I Seljord kommune Mandat for forstudie - kommunereform 13 U Seljord kommune; Hjartdal kommune; Notodden kommune; Mandat for utredning av ny kommunestruktur

8 Seljord kommune; Nome kommune; Bø kommune 15 I KS Anmodning om kommunal og fylkeskommunal politisk behandling av KS medvirkning i lokale og regionale prosesser i en kommunereform 16 I Fylkesmannen i Telemark Kommunereformen i Telemark - Oppstartskonferanse I Kommunal- og Invitasjon til å delta i reformprosessen moderniseringsdepartementet 18 I Eldrerådet i Sauherad Kommunereform - framtidig kommunestruktur 20 I Regionrådsekretær i Midt-Telemark Forstudierapport prosjekt Lifjell Rundt 22 I Kongsberg kommune Kommunereform - prosess Kongsberg kommune 23 U Kongsberg kommune Kommunereform - prosess Kongsberg kommune 57 I Midt-Telemarkrådet Referat møte om webstrategi Lifjell rundt utgreiing 24 I Lokalsamfunnsforeningen Kommunereformen, utredningsplikten og de lokale folkevalgte 25 U Arbeiderpartiet; Høgre; Fremskrittspartiet; Senterpartiet; Sosialistisk Venstreparti; Venstre; Kristelig Folkeparti Folkemøte om kommunereform - Representant til paneldebatt 26 U ledere, presse, ansatte i kommunen Kommunestyrerepresentanter Folkemøte om kommunereform - mandag 12. januar I Halgeir Kaasa Informasjon omkring kommunereform og prosess i Sauherad 29 U Halgeir Kaasa Svar på spørsmål om Informasjon omkring kommunereform og prosess i Sauherad 32 I Interessegruppa - Hjuksebø til Brev til kommunestyre og politikere Notodden 36 I Nome kommune Vedtak i Nome kommune - Kommunereformen - Lifjell rundt - utredning for sammenslåing av kommunene Nome, Bø, Seljord, Hjartdal, Notodden og Sauherad 34 U Eldrerådet i Sauherad; Lokalsamfunnsforeningen; Halgeir Kaasa; Interessegruppa - Hjuksebø til Notodden-; Peder Rekkedal; Trond Magnus Haugen; Tora Skjerkholt Aarnes; Erik Aarnes; Tor Reinsnos; Dag Gjermund Roheim 33 U KS - Kommunenes interesse og arbeidsgiverorganisas; Bø kommune; Nome kommune; Notodden kommune; Hjartdal kommune; Seljord kommune; Midt-Telemarkrådet Kommunestruktur/kommunereform - forstudierapport Lifjell Rundt Kommunestruktur/kommunereform - forstudierapport Lifjell Rundt

9 39 I Hjartdal kommune Melding om vedtak i Hjartdal kommune - forstudierapport Lifjell Rundt 38 I Bø kommune Vedtak i Bø kommunestyre - Kommunereforma - Lifjell rundt - Forstudierapport 37 U Fylkesmannen i Telemark Kommunestruktur/kommunereform - forstudierapport Lifjell Rundt 50 I Fylkesmannen i Telemark Seminar om oppgaver i kommunereformen I Notodden kommune Melding om vedtak i Notodden kommunestyre forstudierapport Lifjell Rundt 47 I Fylkesmannen i Telemark Oversikt over vedtak kommuner Telemark 41 I Bø kommune Invitasjon til deltaking i forprosjekt i samband med kommunereforma 42 I Seljord kommune Vedtak i Seljord kommune - Lifjell rundt - avslutning av forstudie og oppstart av forprosjekt 43 U Wenche Karin Akkerhaugen; Drøftingsmøte, Formannskapet. Kari Vala; Aslaug Norendal; Nils Angard; Alf Rose Sørgaarden; Arne Ingvar Moen 45 X Drøftingsmøte, Formannskapet. E-post tilbakemeldinger 44 X Drøftingsmøte, Formannskapet. E-post tilbakemeldinger 48 I Fylkesmannen i Telemark Regjeringen sitt opplegg for innbyggerhøring 51 U Fylkesmannen i Telemark; Nome kommune; Bø kommune; Notodden kommune; Midt-Telemarkrådet Kommunestruktur/kommunereform - forprosjekt 52 I Kommunal og moderniseringsdepartement Meld.St.14 - Kommunereformen - nye oppgaver til større kommuner 53 I Seljord kommune Melding om vedtak i Seljord - Forprosjekt Lifjell rundt 54 I Kommunal og moderniseringsdepartement Kommunal planstrategi og forholdet til kommunereformen 55 I Hjartdal kommune Melding om vedtak fra Hjartdal kommune: Kommunereforma - val av alternativ 56 I Seljord kommune Melding om vedtak i Seljord - Forhandlingsutval i samband med kommunereform 59 I Kartverket Referater fra workshop vedrørende adressering og gårdsnummerering i sammenslåtte kommuner i forbindelse med kommunereformen 61 U Hjartdal kommune; Notodden kommune; Seljord kommune Kommunestruktur/kommunereform 62 I Bø kommune Forhandlingsutval og medlemmer til styringsgruppa og referansegruppa frå Bø kommune til forprosjekt for kommunereforma for Bø, Nome, Sauherad og Seljord kommunar 63 I Nome kommune Politisk vedtak i Nome - Oppnevning av forhandlingsutvalg - Kommunereformen - Sammenslåingsalternativ Nome, Bø, Seljord og Sauherad

10 64 X Referat fra møte felles forhandlingsutvalg I Seljord kommune Innkalling møte i forhandlingsutval og referansegruppe I Sauherad Senterparti Spørsmål vedrørende kommunereformen i Sauherad. 67 U Formannskapsmedlemmer + medlemmer fra parti som ikke er repr Kommunestruktur/kommunereform oppnevning - politisk referansegruppe 69 U Sauherad Senterparti Spørsmål vedrørende kommunereformen i Sauherad.

11 Sauherad kommune «Soa_Navn» Til Forhandlingsutvalg kommunereform Bø, Nome, Sauherad og Seljord Kommuner. Hovedtillitvalgte i Bø, Nome Sauherad og Seljord Kommuner. Hovedverneombud i Bø, Nome, Sauherad og Seljord Kommuner. Sauherad, Møte om etablering av intensjonsavtale mellom kommunane Bø, Nome, Sauherad og Seljord og referansegruppemøte. Forhandlingsutvalgene i Bø, Nome, Sauherad og Seljord kommune. Dato: 19. juni 2015 Tid: Kl. 09:00 11:00 Sted: Kommunehuset i Sauherad kommune Møteleiar: ordførar Hans Sundsvalen FORMÅL MED MØTE Fatte vedtak om prosess og plan for etablering av ein intensjonsavtale mellom kommunane som grunnlag for å etablere ei ny kommune basera på kommunane Bø, Nome, Sauherad og Seljord. AGENDA - KOMMUNEMØTE 1. Velkommen og innledning 2. Gjennomgang av formål med møtet 3. Etablering av felles forhandlingsutvalg Roller ressursar og ansvar 4. Plan for arbeidet skisse til milepælsplan 5. Krav til innbyggjarhøyring 6. Gjennomgang av skisse til rammeverk for intensjonsavtale 7. Forhandlingsutvalget beslutter milepælsplan 8. Forhandlingsutvalget beslutter rammeverk for intensjonsavatle

12 Referansegruppene i Bø, Nome, Sauherad og Seljord kommune. Dato: 19. juni 2015 Tid: Kl. 11:00 12:00 Sted: Kommunehuset i Sauherad kommune Møteleiar: ordførar Hans Sundsvalen AGENDA - REFERANSEGRUPPEMØTE 1. Orientering om status i reformen 2. Orientering om kommunemøte 3. Diskusjon/synspunkt 4. Konklusjonar ADMINISTRATIVT Møtene er åpne og kunngjøres på kommunene sine hjemmesider. FORSLAG TIL NESTE MØTER 19. august 2015 kl på kommunehuset i Seljord møteleiar: ordførar Jon Svartdal 26. august 2015 kl på kommunehuset i Nome møteleiar: ordførar Bjørg Tveito Lundefaret Med vennlig hilsen Hans Sundsvalen Ordfører Sauherad Kommune VEDLEGG TIL DENNE INNKALLINGEN: Inviterte møtedeltakere Formålet ved kommunereformen Skisse til milepælsplan Skisse til rammeverk for intensjonsavtale Kommunestyrevedtakene legges frem i møte 2

13 3

14 Regjeringens mål for en ny kommunereform: 1) Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne Større kommuner med bedre kapasitet og kompetanse vil legge til rette for gode og likeverdige tjenester over hele landet. Større fagmiljø vil gi mer stabile arbeidsmiljø, bredde i kompetansen og en bredere tiltaksportefølje, særlig i små og spesialiserte tjenester. 2) Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling Kommunesektoren skal bli bedre i stand til å løse nasjonale utfordringer. Reformen skal bedre forutsetningene for en styrket og samordnet lokal og regional utvikling i alle deler av landet både når det gjelder arealbruk, samfunnssikkerhet- og beredskap, transport, næring, miljø og klima, og også den sosiale utviklingen i kommunen. Det er ønskelig at kommunegrensene i større grad tilpasses naturlige bo- og arbeidsmarkedsregioner. 3) Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Større kommuner vil ha større ressursgrunnlag og kan også ha en mer variert befolknings- og næringssammensetning. Det gjør kommunene mer robuste overfor uforutsette hendelser og utviklingstrekk. Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner vil legge til rette for en mer effektiv ressursbruk innenfor begrensede økonomiske rammer. 4) Styrke lokaldemokratiet og gi større kommuner flere oppgaver. Større og mer robuste kommuner kan få flere oppgaver. Dette vil gi økt makt og myndighet til kommunene, og dermed økt lokalt selvstyre. Større kommuner vil også redusere behovet for interkommunale løsninger. Færre og større kommuner som gjennomfører en velferdspolitikk i henhold til nasjonale mål, vil redusere behovet for statlig detaljstyring. Kommunene vil slik få større frihet til å prioritere og tilpasse velferdstilbudet til innbyggernes behov.

15 Møte om etablering av intensjonsavtale mellom kommunane Bø, Nome, Sauherad og Seljord og referansegruppemøte. Forhandlingsutvalgene Dato: 19. juni 2015 Tid: Kl. 09:00 11:00 Sted: Kommunehuset i Sauherad kommune Møteleiar: ordførar Hans Sundsvalen Deltakere felles forhandlingsutvalg: Forhandlingsutvalget Bø Kommune Forhandlingsutvalget Nome kommune Forhandlingsutvalget Sauherad Kommune Forhandlingsutvalget Seljord kommune Sekretariat: Rådmann Bø Kommune Rådmann Nome kommune Rådmann Sauherad Kommune Rådmann Seljord kommune Observatør: Fylkesmannen ved prosessveileder Referansegruppen Dato: 19. juni 2015 Tid: Kl. 11:00 12:00 Sted: Kommunehuset i Sauherad kommune Møteleiar: ordførar Hans Sundsvalen Rådmann Bø Kommune Hovedtillitsvalgt Bø Kommune Hovedverneombud Bø Kommune Rådmann Nome kommune Hovedtillitsvalgt Nome Kommune Hovedverneombud Nome Kommune Rådmann Sauherad Kommune Hovedtillitsvalgt Sauherad Kommune Hovedverneombud Sauherad Kommune Rådmann Seljord kommune Hovedtillitsvalgt Seljord Kommune Hovedverneombud Seljord Kommune Observatør: Fylkesmannen ved prosessveileder

16 Referansegruppa sin samansetning vil besluttes av felles forhandlingsutvalg. Det er hensiktsmesssig at de hovedtillitsvalgte samarbeider om bred representasjon frå fagforbundene. Da dette ikke er endelig på plass alle steder så er det ikke noe i veien for at det møter flere hovedtillitsvalgte på dette møtet den

17

18 Skisse til rammeverk for intensjonsavtale Innspill til drøfting i forhandlingsutvalget Mål og prinsipper for sammenslåingsprosessen Kommunens navn og symboler Mål for den nye kommunen Tjenestetilbud herunder lokalisering og struktur Kompetanse og tjenesteproduksjon Kommunikasjon, samfunns- og næringsutvikling Økonomiforvaltning Fremtidige investeringsprosjekter Effektivisering Kommunen som arbeidsgiver Informasjon

19 Sauherad kommune Rådmannen Til Seljord Kommune Bø Kommune Nome Kommune Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Arkivkode: Dato: 13/ Hans Erik Utne, FE _ Referat fra møte felles forhandlingsutvalg Møte om etablering av intensjonsavtale mellom kommunane Bø, Nome, Sauherad og Seljord og referansegruppemøte. Felles forhandlingsutvalg for Bø, Nome, Sauherad og Seljord kommuner. Dato: 19. juni 2015 Tid: Kl. 09:00 11:00 Sted: Kommunehuset i Sauherad kommune Møteleiar: ordførar Hans Sundsvalen Til stede: Felles forhandlingsutvalg: Olav Kasland Bø Kommune Kristin Digranes Bøen Bø Kommune Arne Storhaug Bø kommune Bjørg Tveito Lundefaret Nome Kommune Jan Thorsen Nome Kommune Hans Gunnerud Jørgensen Nome Kommune Hans Sundsvalen Sauherad Kommune Wenche Akkerhaugen Sauherad Kommune Alf Rose Sørgaarden Sauherad Kommune Jon Svartdal Seljord Kommune Trond Johnsen Seljord Kommune Sekretariat: Rådmann Bø Kommune v/ Terje Killi Rådmann Nome kommune v/ Bjørn Andersen Rådmann Sauherad Kommune v/ Hans Erik Utne Rådmann Seljord kommune v/ Kari Gro Espeland Observatør: Fylkesmannen ved prosessveileder Per Dehli Adresse: Idunsvoll 3, 3812 Akkerhaugen Tlf.: Faks: E-post: postmottak@sauherad.kommune.no Org.nr Bankkonto: Bankkonto (skatt):

20 1. Innledning og formål med møtet Møteleder ordfører Hans Sundvalen ønsket velkommen. Hver kommune ved Ordfører redegjorde for politiske vedtak i den enkelte kommune. Konklusjon: Grunnlag for å starte opp forhandlinger. Politiske vedtak oversendes av den enkelte kommune. 2. Etablering av felles forhandlingsutvalg Rådmann Sauherad ga en kort orientering om at møtet var lagt opp for å avklare prosessen fremover. Konklusjon: Rådmennene utgjør forhandlingsutvalgets felles sekretariat. Møtene rulleres mellom kommunen. Møtene ledes av stedlig ordfører med rådmann som sekretær for møtet. 3. Ordskifte formål med møtet og rammeverk for intensjonsavtale Felles forhandlingsutvalgets medlemmer gjennomførte en dialog og utvekslet forskjellige synspunkter. Konklusjon: Forhandlingsutvalget ber om innspill til drøfting neste møte: Økonomi ny kommune Struktur - måter å organisere tjenesteområdene i den nye kommunen på: Flerfunksjon Sentralisering Desentralisering Næringspolitikk Nye oppgaver hva vil det bety for den nye kommunen Utredning av administrative gevinster Antall / fordeling representanter i mytt kommunestyre. 4. Neste møte Konklusjon: 19.august 2015 kl på kommunehuset i Seljord møteleder Jon Svartdal. Onsdag 16.september på kommunehuset i Nome møteleder Bjørg Tveito Lundefaret Alle møtene i felles forhandlingsmøte er opne og kunngjøres på den enkelte kommunes hjemmeside. Side 2

21 Referansegruppe Dato: 19. juni 2015 Tid: Kl. 11:20 12:00 Sted: Kommunehuset i Sauherad kommune Møteleiar: ordførar Hans Sundsvalen Deltakere: Åpent for alle hovedtillitsvalgte i de fire kommunene. Observatør: Fylkesmannen ved prosessveileder Sak 1. Orientering om status i reformen Prosessveileder Per Dehli og rådmann Hans Erik Utne orienterte om status og prosessen videre i reformen. Sak 2. Orientering om kommunemøtet Ordfører Hans sundvalen orienterte om dagens forhandlingsmøte saman med politiske representanter frå de øvrige kommunene. Sak 3. Diskusjons/synspunkt Det ble drøftet og utvekslet synspunkter på samspillet med tillitsvalgte. Konklusjon: Hovedtillitsvalgte og hovedverneombudene i de fire kommunene oppfordres til å være tilstede som tilhørere på neste møte i felles forhandlingsutvalg 19.8 kl Det innkalles til møte med alle tillitvalgte frå kl 1400 same dag for der å drøfte forslag til endelig representasjon/sammesetning av referansegruppe. Sauherad, Hans Erik Utne referent Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 3

31 Fra: Kari Gro Espeland Sendt: Til: Åse Egeland;Hans Erik Utne;Bjørn G. Andersen;Jon Svartdal;Bjørn Mærde;Vigdis Øverland;Bente Iren Vogsland;Marit Hauglid Samland;Trond Johnsen Kopi: Emne: Møte i forhandlingsutval og referansegruppe Vedlagt fylgjer innkalling til møte i forhandlingsutval og referansegruppa onsdag 19. august, samt aktuelle vedlegg som grunnlag for arbeidet med intensjonsavtale. Det er lagt opp til heildagsmøte, slik det var einighet om på møte i Sauherad. Dvs. forhandlingsutvalet frå kl og referansegruppa frå kl til Agendaen er sett opp i samråd med ordførar og prosessveiledar. Eg ber om at rådmennene distribuerer innkallinga si sine respektive organisasjonar. Venleg helsing Kari Gro Espeland Rådmann Seljord kommune Tlf / <

32 Seljord kommune Rådmannen Arkivkode: Sakshand.: Kari Gro Espeland Dir.tlf.: Vår ref.: 2015/ Dato: Til Forhandlingsutval kommunereform i kommunane Bø, Sauherad, Nome og Seljord Hovudtillitsvalde i kommunane Bø, Sauherad, Nome og Seljord Hovudverneombod i kommunane Bø, Sauherad, Nome og Seljord Innkalling til arbeid med intensjonsavtale mellom kommunene Bø, Sauherad, Nome og Seljord. Forhandlingsutvalet i forprosjektet Midt+ Dato: 19. august Tid: kl Stad: Kommunehuset i Seljord, møterom 2. høgda Lunsj: Storstova på Dyrsku-plassen kl Møteleiar: Ordførar Jon Svartdal Referent: Rådmann Kari Gro Espeland Referansegruppa vert innkalla til kl Målsetjing for møtet: Kommunane Nome, Bø, Sauherad og Seljord kjem vidare i arbeidet med intensjonsavtale som grunnlag for ny kommune. Agenda: 1. Etablere grunnlag for intensjonsavtala på fylgjande punkt: Prinsipp for samanslåingsprosessen Tenestetilbod o Organisering og lokalisering o Skulestruktur o Barnehagar o Helse og omsorg Som mal for arbeidet vert Notat om kommunereform i Midt+ nytta, dette er sendt til kommunane frå prosessveiledar hjå Fylkesmannen tidlegare, men fylgjer også vedlagt denne innkallinga. Vedlagt fylgjer også døme på intensjonsavtale, som er forhandla fram mellom kommunane Sandefjord, Andebu og Stokke. 2. Dialog med referansegruppa Vel møtt! Venleg helsing Jon Svartdal, ordførar Kari Gro Espeland, rådmann Postadresse: Brøløsvegen 13A Telefon: Bankgiro: E-post: post@seljord.kommune.no Telefaks: Heimeside: seljord.kommune.no Org.nr:

33 - 2 - Seljord kommune

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56 Notat om kommunereform i «Midt+» Situasjon Kommunene Bø, Nome, Sauherad og Seljord vil tilnærme seg kommunereforma i eit forprosjekt som er basera på ei forstudie gjennomført av kommunane Bø, Hjartdal, Nome, Notodden, Sauherad og Seljord. Kommunane Bø, Nome, Sauherad og Seljord tilnærmar seg kommunereforma i tre faser: Forstudie Forprosjekt Hovudprosjekt Forprosjektet starter etter vedtak i kommunane og avsluttast med eventuelt vedtak om samanslåing seinast våren Dei to viktigaste aktivitetane i forprosjektet er etablering av ein intensjonsavtale som grunnlag for kommunale vedtak våren 2016 og innbyggjarhøyring forut for kommunale vedtak våren Innbyggjarinvolvering går føre seg gjennom hele forprosjektfasen baset på ein etablera informasjonsstrategi. Hovudmål for prosjektet: Gode og likeverdige tenester til innbyggjarane Heilskapelegg og samordna samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommunar Styrket lokaldemokrati Gjennomføring Intensjonsavtale og forhandlingsutval Kommunestyra i kommunane sett ned eit forhandlingsutval som sett opp ei intensjonsavtale for korleis den nye kommunen skal sjå ut. Intensjonsavtala vil danne grunnlag for oppbygging og

57 etablering av den nye kommunen. Den nye kommunen etablerast av ei felles nemnd som settast ned av kommunestyra etter vedtak våren Val til kommunestyre for den nye kommunen er september 2019 med operativ drift frå Disposisjon for intensjonsavtale kan sjå slik ut: Innleiing Kommunenamn og symbol Prinsipp for samanslåingsprosessen Visjonar og Mål for den nye kommunen Lokaldemokrati Tenestetilbod o Organisering og Lokalisering o Skulestruktur o Barnehagar o Helse og omsorg o Frivillighet, lag og foreiningar o Bibliotek og lokale servicekontor o NAV o Klima og miljø o Tekniske tenester, plan og byggesak o Interkommunalt samarbeid o Beredskap o Jordvern og arealutnytting Kompetanse og tenesteproduksjon Kommunikasjon, Stat- og samfunns- og næringsutvikling Økonomiforvaltning Framtidige investeringsprosjekt Effektivisering Kommunen som arbeidsgjevar og involvering av dei tilsette Informasjon Forhandlingsutvalet settast saman av ordførar og opposisjonsleiar frå kvar kommune med vararepresentant. Rådmenn bistår forhandlingsutvalet. Forhandlingsutvalet får fullmakt frå eige kommunestyre til å forhandle fram intensjonsavtale og legge den fram for kommunestyra. Innbyggjarinvolvering og høyring av innbyggjarane Kommunane set ned ei informasjonsgruppe som skal sørgje for fortløpande informasjon til innbyggjarane og førebu innbyggjarhøyring. Innbyggjarhøyringa fylgjar regjeringa sitt tilbod til kommunane. Involvering av dei tilsette Det etablerast ei referansegruppe beståande av ein hovudtillitsvald og hovudverneombod frå kvar kommunen. Det bør tilstrebes å ha så bred representasjon som moglegg. Referansegruppa har møte med forhandlingsutvalet gjennom heile forprosjektet.

58 Prosjekt organisering og gjennomføring Organisering Kommunestyra er prosjekteigar Ein og ordførarane veljast som prosjektansvarleg Styringsgruppa er den sama som forhandlingsutvalet (ordførar og opposisjonsleiar) Rådmenn utgjer prosjektgruppa Gjennomføring Prosjekteigar vedtar prosjektmandat med mål for forprosjekt og hovudprosjekt. Milestolpar Juni 2015: Kommunane vedtek forprosjekt, set ned prosjektorganisasjon og forhandlingsutval. Juni 2015: Kommunikasjonsstrategi er etablera September 2015: Vedtak om innbyggjarhøyring September 2015: Kommuneval Oktober 2015: Intensjonsavtale ferdig November 2015: Intensjonsavtale til vedtak i kommunestyra Jan 2015: Innbyggjarhøyring April 2016: Felles kommunestyremøte og vedtak om samanslåing Mai 2016: Søknad om samanslåing sendast til Kommunal- og moderniseringsdepartementet Avslutning av forprosjekt og overgang til hovudprosjekt Møte Forhandlingsutvalet/styringsgruppa har møte kvar måndag frå kl. 12:00 til 15:00. Avslutning av forprosjektet Når forprosjektet går mot slutten må kommunane fatte endeleg vedtak om samanslåing. Når desse vedtaka er fatta kallar fylkesmannen inn til eit felles kommunestyremøte. I dette møtet følgjene tilhøve handsamas: Forslag til namn på den nye kommunen Talet på medlemmar i det nye kommunestyret Kriterier for samansetning og funksjonar til felles nemnd Val av revisor for verksemda i felles nemnd Oppretting av eventuelt andre felles organ for å sikre gjennomføring av kommunesamanslåinga Etter felles kommunestyremøte skal de einskilte kommunestyra stadfeste enigheten i nye kommunestyrevedtak. Hovudprosjekt Dersom kommunane fattar vedtak om å slå seg saman set kommunestyra ned ei felles nemnd som gjennomfører arbeidet med samanslåinga frå våren 2016 til Felles nemnd kan tilsette administrasjon. Felles nemnd vert sett saman av minimum tre kommunestyremedlemmar frå kvar

59 kommunen og skal i tillegg spegle talet på innbyggjarar. Kommunestyret for den nye kommunen veljast i kommunestyrevalet 2019.

60 Vedlegg 1 - Mandat for forprosjekt om kommunereform Prosjektnamn Prosjektet ska heite Prosjektmål Mål for hovudprosjektet Etablere ein ny kommune innan 1. januar 2020 basera på kommunane Bø, Nome, Sauherad og Seljord. Mål for forprosjektet Legge til rette for etablering av ein ny kommune basert på kommunane Bø, Nome, Sauherad og Seljord gjennom: Etablering av en prosjektplan for forprosjekt og ein prosjektskisse for hovudprosjekt Etablering av nødvendig faktagrunnlag God kommunikasjonsstrategi Etablering av intensjonsavtale mellom kommunane Involvering av innbyggjarar og tilsette Høyring av innbyggjarane Etablering av grunnlag for kommunestyrevedtak om samanslåing Organisasjon Prosjektorganisasjonen settast saman med fylgjande hovudelement. Prosjekteigare: Kommunestyra Prosjektansvarleg: Ordførarane Styringsgruppe: Ordførar og opposisjonsleiar frå kvar kommune. Prosjektgruppe: Rådmann frå kvar kommune Prosjektleiar: Regionrådssekretær i Midt-Telemark rådet Referansegruppe: to hovudtillitsvald og hovudveneombod frå kvar kommune Prosjektet vidareutviklar sin organisasjon med bakgrunn i desse elementa. Ressursbruk

61 Forslag til vedtak I samband med gjennomføring av kommunereforma deltek XX kommune i eit forprosjekt med kommunane Bø, Nome, Sauherad og Seljord. Målsettinga med forprosjektet er å legge grunnlag for ein ny kommune beståande av desse fire. Når forprosjektet er ferdig vil XX kommune fatte endeleg vedtak om kommunesamanslåing. XX kommune vil at kommunane utarbeider ein intensjonsavtale for den nye kommunen. XX kommune set ned ein forhandlingsdelegasjon for etablering av intensjonsavtale. Forhandlingsdelegasjonen består av ordførar og opposisjonsleiar med vara. Rådmannen deltek som observatør og er rådgjevar for dei politisk oppnemnde. Frå xx kommune er ordførar xx og opposisjonsleiar xx medlem Varaordførar xx er vara for ordførar og kommunestyremedlem xx er vara for opposisjonsleiar Forhandlingsdelegasjonen frå xx kommune har fullmakt til å forhandle fram ei intensjonsavtale. Forhandlingsdelegasjonen informerer kommunestyret og formannskapet fortløpande. Ramma for intensjonsavtala går fram av saksutgreiinga. XX kommune legg vekt på ein god dialog med dei tilsette gjennom heile prosessen etter dei føresegna som går fram av hovudavtalen. XX kommune ser på innbyggjarinvolvering som viktig. Det skal utarbeidast ein kommunikasjonsstrategi for dette føremålet. XX kommune vil vurdere ulike måtar å høyre innbyggjarane på og fattar vedtak om korleis innbyggjarane skal høyrast. XX kommune godkjenner mandat for forprosjektet slik det går fram av vedlegg.

62 Sauherad Kommune - Servicetorget August 2015 KOMMUNEREFORMEN Informasjon til innbyggerne om den pågående prosessen Kommunereformen Regjeringen har besluttet å gjennomføre en kommunereform hvor det sørges for at nødvendige vedtak blir fattet i perioden. Vi ønsker å gjøre informasjonen om prosessen best mulig tilgjengelig for deg som innbygger. Dette er en overordnet informasjon som sendes ut til alle husstander i kommunen i august Hans Sundsvalen, ordfører Regjeringens mål for reformen Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Styrke lokaldemokratiet Åpne møter Alle politiske møter i denne prosessen er åpne og kunngjøres på kommunes hjemmesider. Hvem skal beslutte om Sauherad skal så seg sammen med andre kommuner? Det skal kommunestyret i Sauherad beslutte. Hva har kommunestyret besluttet så langt i 2015? KS-007/15 - vedtak: Sauherad kommune går inn i to forprosjekt etter invitasjon fra Bø kommune og Notodden kommune. Ordføreren kommer tilbake til kommunestyret for endelig vedtak når det er klargjort hvilke kommuner som ønsker delta i forprosjektene og hva som skal utredes. Forprosjekta må inkludere konsekvensutredning for den enkelte kommune ved eventuelle grensejusteringer KS-042/15 - vedtak: 1.Kommunestyret oppnevner et forhandlingsutvalg som sammensettes slik: - Ordfører - Varaordfører - Leder av det største opposisjonspartiet. Forhandlingsutvalget får fullmakt til å fatte vedtak som gjelder forprosjektet og som sikrer framdrift av dette, samt forhandle frem utkast til intensjonsavtale mellom de aktuelle kommunene. 2. Rådmann deltar i utvalgets møter og sørger for praktisk bistand til utvalgets arbeid. 3. Forhandlingsutvalget skal bruke formannskapet med 1 representant fra partier som ikke er representert i formannskapet, som politisk referansegruppe før hvert forhandlingsmøte. 1

63 Sauherad Kommune - Servicetorget August 2015 Lokale milepæler fremover JUNI Forhandlingsutvalget startet opp sitt arbeid. AUGUST / SEPTEMBER Forhandlingsmøter gjennomføres SEPTEMBER Kommunevalg OKTOBER Nyvalgt kommunestyre på plass. NOVEMBER Kommunestyret drøfter og vedtar hvordan innbyggerne skal høres i spørsmålet om kommunesammenslåing. DESEMBER Forhandlingsutvalget legger frem for kommunestyret forslag til intensjonsavtale om sammenslåing med andre kommuner. FEBRUAR/MARS Innbyggerhøring gjennomføres MAI/JUNI Kommunestyret tar stilling til sammenslåing med andre kommuner. Siste frist for vedtak fra kommunen er 30.juni. Hvor kan jeg holde meg oppdatert? Kommunens hjemmesider har søkemuligheter og flere menyvalg - Regjeringens nettside Fylkesmannens nettside menyvalg «kommunereform» «kommunereform». 4. Hovedtillitsvalgte og hovedverneombud skal involveres i de ulike forprosjektene gjennom deltaking i referansegrupper 5. Det interkommunale forhandlingsutvalget gis følgende mandat: Utarbeide en intensjonsavtale som beskriver bl.a.: Mål og prinsipper for sammenslåingsprosessen Kommunens navn og symboler Mål for den nye kommunen Tjenestetilbud herunder lokalisering og struktur Kompetanse og tjenesteproduksjon Kommunikasjon, samfunns- og næringsutvikling Økonomiforvaltning Fremtidige investeringsprosjekter Effektivisering Kommunen som arbeidsgiver Informasjon 6. Utredningen bør være ferdig slik at den kan fremlegges for kommunestyret tidlig i Forhandlingsutvalget orienterer fortløpende administrasjonsutvalget, formannskapet og kommunestyret om utvikling og status i forhandlingene. 8. Rådmannen utarbeider forslag til en plan som skal sikre at innbyggere, lag og foreninger, næringslivet, tillitsvalgte og ansatte blir tilstrekkelig informert, og at de får anledning til å uttale seg og gjøre sitt syn gjeldende og derved anledning til å medvirke i kommunestrukturprosessen. 9. Rådmannens forslag til plan legges frem for kommunestyret til godkjenning. Kan jeg snakke med kommunestyre? JA. Du finner oversikt over alle kommunestyrerepresentanter på kommunens hjemmesider. De setter pris på om du tar direkte kontakt. 2