Felles forståelse av planprosessen

Transkript

1 Felles forståelse av planprosessen Hvordan vet vi at vi oppfatter prosessen likt? Colourbox Plankonferansen, 20 oktober 2015 Hans Donali Tilset NTNU Samfunnsforskning

2 Mange modeller beskriver HVA som skal gjøres Retningslinjer og veiledninger Først lage den... og så lage den... og så...

3 Med Folkehelseloven kommer nye modeller. Enda mer HVA som skal gjøres Folkehelseloven og den kommunale planprosessen

4 Det er lovpålagt hva som skal gjøres Dvs hvilke dokumenter som skal utarbeides Det sies mye om hva som skal finnes (hvilke dokumenter). Det sies ingen ting om hvordan det skal gjøres (prosessen med å lage dokumenter). Kommunene får da gjøre det på den måten de mener passer best. Det er god investering å bruke tid på HVORFOR og HVORDAN

5 Felles forståelse av planprosessen To sentrale spørsmål HVORFOR gjør vi det vi gjør? Er vi enige om HVORDAN? Colourbox

6

7 Felles forståelse av planprosessen Vet vi hvorfor vi gjør ting? Har vi felles forståelse for hvorfor vi gjør ting? Hvorfor det da? Det er viktig å ikke miste av syne den egentlige motivasjonen for det vi gjør Ofte er vi så opptatt med alt vi skal gjøre at vi glemmer hvorfor vi gjør det!

8 Hva er det egentlig vi trenger... I fjor solgte vi en million 10 mm bor. Ikke fordi folk trenger 10 mm bor, men fordi de trenger 10 mm hull. President of Black & Decker Etter: Tone Merethe Aasen

9 Hva er det egentlig vi trenger... Det en kunde kjøper og verdsetter er aldri et produkt. Det er alltid funksjonen dvs det produktet gjør for ham eller henne Peter Drucker Hva er det vi vil oppnå? - Hvorfor gjør vi det?

10 Start med HVORFOR Simon Sinek: The Golden Circle

11 Et oversiktsdokument skal lages HVORFOR? Det skal utarbeides et oversiktsdokument minst hvert fjerde år. Dokumentet skal foreligge ved oppstart av arbeidet med planstrategien. Dessuten skal en løpende oversikt dokumenteres på hensiktsmessig måte og som del av ordinær virksomhet. Helsedirektoratet Hva er det vi egentlig trenger?

12 Et oversiktsdokument skal lages Hva er det vi egentlig trenger? Trenger vi dokumentet? - eller trenger vi prosessen? - eller trenger vi kunnskapen? - eller trenger vi det kunnskapen fører til? - eller kanskje vi trenger alt! Hvordan vet vi at oversiktsarbeidet har en konsekvens

13

14 Omstilling og utvikling Nødvendige forutsetninger Forståelse Visjon Folkehelse Forankring Forpliktelse Gjelder for alle typer endringsarbeid i organisasjoner Kilde: Per Morten Schiefloe

15 Omstilling og utvikling Forståelse Etablere felles bilde av dagens situasjon i organisasjonen Få til felles forståelse for de utfordringer en står overfor Bli enige og få aksept for hva som må gjøres Kilde: Per Morten Schiefloe Colourbox

16 Omstilling og utvikling Forankring Kommunikasjon Bygging av tillit Åpenhet Medvirkning Muligheter for medarbeiderne Mistenksomhet Skulte agendaer Urent spill Lukkede beslutningssystemer Forankring og positiv medvirkning forutsetter robuste sosiale strukturer preget av tillit, romslighet og trygghet. Kilde: Per Morten Schiefloe

17 Omstilling og utvikling Forpliktelse Ansvarliggjøring Oppfølging Konsekvens Positive incentiver Sammenheng mellom ord og handling Systematisk evaluering Uten individuell forpliktelse blir det lite endring Kilde: Per Morten Schiefloe

18 Oversiktsdokumentet Grunnlag for forståelse Oversiktsdokumentet er viktig som grunnlag for endring

19

20 Formidling av forståelse Om bruk av modeller Arkitekter benytter tegninger, modeller og bilder for å formidle en forståelse av hvordan et nytt hus blir seende ut. Hvordan kan vi tegne en prosess, som er uten fysisk form?

21 Prosesser har ingen fysisk dimensjon Modeller av arbeidsprosesser gir en visuell framstilling som forenkler: Forståelse Analysering Formidling Prosessmodeller er viktig for felles forståelse av arbeidsprosessene Arbeidsprosessmodeller illustrerer hvordan vi arbeider

22 Beskrivelse av prosesser Hvordan bygger vi arbeidsprosessmodeller?? Arbeidsprosessmodellering er en gruppeprosess

23 Arbeidsprosessmodell Grunnleggende komponenter

24 Prosesser En serie aktiviteter eller delprosesser som resulterer i et bestemt produkt. Prosesser kan gå på tvers av organisasjonsgrenser. Beskrives med et verb eller et substantiv. Prosess Prosesser tegnes som gule piler En prosess er noe vi gjør

25 Produkter Resultatet av en prosess, og etterspurt av en kunde. En prosess kan ha flere produkter. Det skilles mellom mellomprodukter og sluttprodukter Sluttprodukt Mellomprodukt Produkter tegnes som gule og blå sirkler Et produkt er noe vi lager

26 Kunde En kunde etterspør og benytter et produkt. Ofte er kunden en annen prosess. Mellomprodukt Sluttprodukt Prosess Kunden trenger det vi lager

27 Arbeidsprosessmodell Prosess Mellomprodukt Prosess Mellomprodukt Prosesser og produkter knyttes sammen i en kjede. Ved behov benyttes piler for å vise flyt. Prosess Sluttprodukt

28 Markedsføre prosjekt Tilbud Arbeidsprosessmodell Eksempel: Gjennomføre et prosjekt Forhandle og avklare kontrakt/ avtale Kontrakt/ avtale Planlegge gjennomføring av oppdrag Omforent plan Gjennomføre oppdrag faglig Styring og adm. av gjennomføring Oppdragsleveranse Gj.ført oppdrag ihht plan Avslutte og evaluere prosjekt Avsl. prosjekt Eval. rapp.

29 Arbeidsprosessmodellering Arbeidsform Manuell metode Stort gråpapir på veggen Store ferdiglagde symboler Gruppeprosess med deltakelse Prosessen er viktigere enn resultatet Resultatet blir et refleksjonsobjekt for bedre å forstå arbeidsprosessene

30 Arbeidsprosessmodellering Utgangspunkt for arbeidet Starthendelse Hva gjør vi med det? Hva fører det til? Hva skjer videre i løpet av prosessen? Sluttprodukt

31 Modellering av prosesser Kommunal sektor

32 Modellering av prosesser Offshore tjenesteleverandør

33 Arbeidsprosessmodell Eksempel

34 Prosessmodell Oversiktsarbeid Illustrasjon Faglig nivå Administrasjon Politikere

35 Modellering av planprosesser En nyttig øvelse for kommunen Hvordan gjør vi det hos oss?

36 Etabler FORSTÅELSE... ved å... Oppsummering spørre HVORFOR... og å... beskrive HVORDAN Colourbox

37 Takk for oppmerksomheten