Kurs i drift og vedlikehold for ledere av driftskontrakter

Transkript

1 Kurs i drift og vedlikehold for ledere av driftskontrakter Del 1 Torgeir Leland Byggherreseksjonen i Vegdirektoratet Mars 2015

2 Utgangspunkt når en offentlig virksomhet lyser ut en konkurranse Forskrift om offentlige anskaffelser FOR Bruk av kontraktsstandarder og spesielle kontraktsvilkår (1) Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder, skal disse som hovedregel brukes ved inngåelse av kontrakter. (2) Oppdragsgiver kan fastsette særlige vilkår for gjennomføringen av en kontrakt, forutsatt at disse er forenlige med EØS-avtalen og er angitt i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Vilkår for gjennomføring av en kontrakt kan omhandle sosiale hensyn og miljøhensyn. (3). (4).

3 Kontraktsdokumenter Kap. C1, pkt. 4 Rang Avtaledokument Tilbudskonferanse Referat Referater Entreprenørens tilbud Konkurransegrunnlag Tid 3

4 Konkurransegrunnlag og tilbud Dokumentoversikt (1 av 3) A A0 A1 A2 A3 B B1 B2 B3 C C1 C2 C3 C4 Prosjektinformasjon Forside og innholdsliste Dokumentliste (inneholder liste over en rekke dokumenter) Innbydelse til anbudskonkurranse Orientering om prosjektet Konkurranseregler og kvalifikasjonskrav Konkurranseregler Krav til tilbyders kvalifikasjoner Krav til tilbud og spesielle konkurranseregler Kontraktsbestemmelser Alminnelige kontraktsbestemmelser Spesielle kontraktsbestemmelser for Statens vegvesen Spesielle kontraktsbestemmelser Avtaledokument 4

5 Konkurransegrunnlag og tilbud D D1 D2 Dokumentoversikt (2 av 3) Beskrivende del Beskrivelse Tegninger og supplerende dokumenter D2-H SHA-plan D2-I Drifts- og vedlikeholdsinstrukser og annen supplerende og utdypende grunnlagsinformasjon og/eller kravspesifikasjon.. D2-K Kvalitetssystem D2-P Vegbilder D2-R Skjema for rapportering til byggherren D2-S Informasjon om vegnettet m.m. D2-T Oversikt over utvalgte vegobjekter med tilstand og eventuelle merknader, data fra Vegdatabanken D2-V Vegnett og objektdata fra Vegdatabanken 5

6 Konkurransegrunnlag og tilbud Dokumentoversikt (3 av 3) E E1 E2 E3 E4 E5 Svardokumenter Dokumentasjon fra tilbyder Firmaopplysninger for vurdering av tilbyders kvalifikasjoner Beskrivelse med utfylte priser Prisskjema: Timepriser for mannskap og maskiner Tilbudsskjema 6

7 Tolkingsregler ved motstrid Motstrid mellom dokumentgrupper Motstrid mellom dokumenter i samme gruppe f. eks. i Konkurransegrunnlaget: Motstrid mellom beskrivelse D1 og instrukser/d2-i (og tilsvarende for for andre D2-dokumenter) 7

8 Eksempel Grunnpakke (kantklipp mm)

9 Grunnpakke (kantklipp mm) Motstrid mellom dokumenter i samme gruppe Forhold mellom D1 og D2-dokumenter Eksempel på håndteringsregel gitt i konkurransegrunnlag Kap. D1 bokstav c) gir klippebredder som generelle krav (f. eks. 6 og 4 m) kombinert med bestemmelser om utvidelse og begrensning av klippebredden. Kap. D2-V4-35f gir klippebredder langs vegnettet og arealer som summeres opp. Hvordan løses eventuell motstrid mellom disse dokumentene, dvs dersom arealet iht bestemmelsene i kap. D1 blir forskjellig fra arealet angitt i D2-V4-35f? 9

10 Aktuelle kontraktsbestemmelser NS 8405 NS 8406 NS 8407 Norsk bygge- og anleggskontrakt Forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser Diskuter med sidemannen hvilke av disse standardene kjenner dere? Hvilken standard egner seg best for driftskontrakter?

11 Generelle kontraktsbestemmelser

12 Grunner for valg av NS 8406 Hensiktsmessig med en felles standard for flest mulige kontraktstyper: Bygging Drift Vedlikehold (som asfalt) Oppmerking Elektrodrift Kompetanse på flere kontraktsstandarder krevende for begge parter NS 8405 har i større grad enn 8406 preklusive bestemmelser («bordet fanger bestemmelser»)

13 Spesielle kontraktsbestemmelser C2 ift C1 NS8406, hvorfor? standarden er upresis: Vi presiserer byggemøter hver 14. dag der ikke annet er bestemt, gjelder Ikke brudd på standarden å bestemme annet Avtaledokument ift Blankett 8406 Spesielle kontraktsbestemmelser svarer fremfor Blankett 8406 som ikke brukes Krav til HMS og YM som byggherren er forpliktet av og som må videreføres Eksterne lover og forskrifter (BH-forskrift, ligningslov, vegtrafikklov, skiltforskrift, avfallsforskrift mv + interne krav som rundskriv)

14 Generelt for C2 - C3 ift NS 8406 C2 er spesielle kontraktsbestemmelser gjeldende alle kontrakter under hb 066 Entreprenør skal aldri finne overraskelser her, dvs låst! C3 er fag-/prosjekttilpassede kontrakts bestemmelser. Tillatt å gjøre noen justeringer (gråbunntekster) Det er her andre skjerpinger eller tillempninger må tas

15 Kap C2/C3 Spesielle kontraktsbestemmelser Kap C2/C3 er spesielle kontrakts bestemmelser der NS 8406 ikke er dekkende. Byggherren har gjennom rundskriv Ikke lov til å innføre skjerpede kontrakts-bestemmelser som endrer risikofordelingen mellom partene. Kap C2/C3 Spesielle kontraktsbestemmelser ift kap D1 Beskrivelse: Kap D1 omhandler beskrivelse av produktet. Reaksjoner ved avvik, trekkregler mv hører hjemme i spesielle kontraktsbestemmelser.

16 Personell (C2-5) Entreprenøren skal informere byggherren om utpeking, utskifting eller forflytting av personer som er tillagt viktige funksjoner Entreprenørens egne ansatte skal utføre minst 25 % av timeverkene i kontraktsarbeidet. Person(er) med overordnet daglig administrativt ansvar og gjennomføringsansvar skal være ansatt hos entreprenøren.

17 Kap. C2 pkt. 27.2

18 Språkkrav (C2-6) All formell kommunikasjon under gjennomføring skal skje på norsk. Minst en av arbeidstakerne på et arbeidslag skal kunne kommunisere slik at vedkommende forstår og kan gjøre seg forstått på norsk i tillegg til ev andre språk hos øvrige på arbeidslaget. Tilsvarende gjelder også for de som utfører arbeid alene på arbeidsstedet. Der vernerunder gjennomføres på annet språk enn norsk, skal entreprenøren oversende norsk oversettelse av referatet til byggherren.

19 Spørsmål Driftskontraktene har foruten språkkrav, også krav til gjennomføring av kompetansetester innen vinterdrift. Firmaet Sten & Stønn har ansatt sjåfører fra Litauen. Hvilke språkkrav gjelder for disse sjåførene? - I utførelsen av arbeidet - Når de skal ta bevise at de har nødvendig kompetanse

20 Oppstartsmøte og samhandlingsprosess (C2 8) For felles kontraktsforståelse felles målsetting omforente samhandlingsprosedyrer avholdes oppstartmøte og samhandlingsprosess. Partene skal sette av tilstrekkelig tid Gjennomføres før arbeidene igangsettes IKKE forhandlinger; tilbud er gitt, kontrakt er inngått!

21 System med innlevering av tilbud i to konvolutter og vurdering av tilbudets planer bortfaller Erstattet av nye bestemmelser hvor forpliktelser i forhold til samhandling inngår

22 En vanlig driftskontrakt er krevende og omfattende Helårskontrakt alle typer driftsoppgaver unntatt elektroarbeider (tunnel/bergsikring mv drenering grøntvedlikehold- renhold vinterdrift..) Rapportering (omfattende: Føreforhold, hendelser, trafikkskader, objektregistrering, kjemikalier, vintermengder, elektroniske data, HMS, oversiktslister) Kvalitet (NS-ISO 9001) Samhandling

23

24 Er det rett å sette ut alt dette i én kontrakt? Ja, i mange områder Nei, i andre Avhengig av Hvor godt markedet fungerer lokalt Hvor modent markedet totalt sett er Hvor spesialiserte oppgavene er

25 Eksempel: Vesterålen Her ble den tidligere funksjonskontrakten (driftskontrakten) lyst ut som «byggherrestyrte kontrakter». Byggherrens begrunnelse se neste lysark

26 Bakgrunn for valg av modellen i Vesterålen Siden konkurranseutsetting av d&v startet i 2003, er det funksjonkontraktmodellen som er lagt til grunn. Utgangspunkt for vanlig driftskontrakt: Store kontrakter Kravspesifikasjon basert på krav til vegstandard og tilstand Entreprenøren har alt ansvar for planlegging og iverksetting av tiltak Mye av arbeidene er på fastpris (RS) Krever ganske mye administrasjon En stor del av risikoen faller på entreprenør Basert på forventning til og tillit til at entreprenøren har gode kssystemer og bruker disse i praksis

27 Bakgrunn for valg av modellen i Vesterålen Prisnivået på drifts og vedlikeholdskontraktene steg kraftig på andre gangs utlysning Liten konkurranse Ønske om mer direkte styring av kontraktene Ønske om å styrke og videreføre kompetanse innad i etaten

28 Kontraktene i Vesterålen Det som skal prøves ut her er kontrakter med en større grad av styring fra byggherren. Hensikt: Engasjere flere og mindre entreprenører i konkurransen, dvs. få større konkurranse Bedre styring fra byggherrens side med standarden på utført arbeid Virkemidler: Mindre kontrakter: delvis mindre geografiske områder, og delvis fagkontrakter I hovedsak oppgjør etter utførte mengder og enhetspriser; dvs. mindre risiko for entreprenør Mindre administrering for entreprenør; byggherren overtar en del av dette Byggherren overtar hovedansvaret for standard og tilstand på vegnettet, gjennom styringsmuligheter overfor E

29 Hva synes dere?

30 Kap. D Beskrivende del Vedleggsdel

31 D2- V Vegnett og objekdata fra Vegdatabanken Dette vedlegget er et uttrekk fra VDB og programmet FUNKRA brukes til å lage EXCEL filer med dette innholdet:

32 Kap. D2-T Tilstandsregistreringer Oversikt over utvalgte vegobjekter med tilstand/etterslep og eventuelle merknader, data fra Vegdatabanken

33 Etterslep - Noen spørsmål Hva og hvor mye? Hva gjør vi med dette? Registrerer og presenterer det? Bestiller fjerning i kontrakten? Fjerner det før kontraktsstart? Overlater problemet til den nye entreprenøren? Hva med etterslep på objekt utenfor kontraktsansvaret som har konsekvenser for gjennomføringa av kontraktsarbeidet? Skjønner vi og tilbyderene konsekvensene av dette etterslepet?

34 Spesielle kontraktsbestemmer om etterslep

35 Det står noe mer i D3.29 og i kap. C1 pkt. 18 om byggherrens ytelser 29 Priser og prisnivå Kostnadene for fjerning av materialer, masser, varer, avfall og snø, opplasting, transport og levering inkludert leveringsavgifter, skal bæres av entreprenøren og er inkludert i kontraktens priser. Prisene omfatter også alle kostnader som er forbundet med det etterslepet og den tilstanden som vegnettet hadde på det tidspunktet kontrakten ble inngått. Byggherren må opplyse om tilstand som gjør at entreprenøren kommer med et krav om vederlagsjustering for påførte merkostnader knyttet til risikoen som Byggherren bærer

36 D2-P - Vegbilder På henvisningssiden har vi skrevet følgende: Nederst på denne websiden finner vi:

37 Kap. D2-I Drifts-/vedlikeholdsinstrukser og annen supplerende og utdypende grunnlagsinformasjon og/eller kravspesifikasjon Dette er kort og godt Instruksdelen som beskriver all skreddersømmen i kontrakten og som det er henvist til fra andre deler av kontrakten, særlig kap D1 for nærmere beskrivelse av hvordan en oppgave skal utføres.

38 Instrukser supplerende informasjon og kravspesifikasjoner kap. D2-I Byggherren vurderer hvilke instrukser kan kokes fra før og hvilke instrukser som kan kokes fra standardinstruksene på nettet Regionale maler

39 Kap. D1 - Beskrivelse Prosessfordelt kravspesifikasjon 3 : Tunneler 4 : Drenering 6 : Vegdekker 7 : Litt av hvert... 8 : Bru og kai 9 : Vinterdrift

40 Bestillings- og oppgjørsformer Hvilke oppgaver/produkter skal på fastpris via RS-prosesser (tidligere kap. G2)? Hva skal bestilles gjennom enhetsprisprosesser (tidligere kap. G3)? Hvor stor ramme bør vi ut fra historiske erfaringer og andre faktorer definere i kap. E4 (tidligere G5) for uspesifiserte kontraktsarbeid, som for eksempel forsikringsskader og ras/flom etc. Hva kan kolleger og ledelse fortelle om føringer på dette?

41 Innhold i kap. D1 Byggherren må klargjøre Ansvarsgrensesnittet mot andre kontrakter (for eksempel elektrokontrakter) i det samme geografiske området. Spesielle oppgaver som skal inkluderes i denne kontrakten? Spesielle oppgaver som skal holdes utenfor denne kontrakten? Finnes det reklamefinansierte leskur eller andre mer eller mindre spenstige løsninger (etablert eller på gang) i området? Finnes det politivedtekter eller lignende som avgrenser (eller skjerper?) arbeidsoppgaver og krav (må i så fall beskrives)? Finnes det mindre investeringsoppgaver som skal inkluderes?

42 Nyanlegg omklassifiseringer D2-S20 Hva er på gang av nyanlegg eller andre endringer i vegnettet før kontraktsstart eller i kontraktsperioden? Eller veger som skal ut av kontrakten? Sitat fra beskrivelse av kap. D2- S20 i malen:

43 Fravik fra Hb 066 jfr. NA 2011/2

44 Kap. D1 i malen

45 Struktur på kravspesifikasjonen i kap. D1 Beskrivelsen av drifts- og vedlikeholdsoppgavene med tilhørende standard for drift og vedlikehold er innenfor hver prosess i den prosessvise kravspesifikasjonen i dette kap. bygd opp som vist nedenfor: a) Omfang Beskrivelse av hva prosessen omfatter. Oversikt over objekter knyttet til prosessene er angitt i vedlegg D2-S15 (standardisert fellesdokument for alle kontrakter). Oversikten med tilhørende detaljering er ikke nødvendigvis komplett. b) Materialer Krav til materialer.

46 struktur kap. D1, forts. c) Utførelse Krav til funksjon, standard og utførelse er bygd på ny håndbok standard for drift og vedlikehold. Kravene er like for alle vegtyper hvis ikke annet er beskrevet. Generelle krav til rapportering er gitt i kap. C3. Spesielle krav til dokumentasjon og rapportering er beskrevet på den enkelte prosess. d) Toleranser e) Prøving, kontroll x) Mengderegler For alle punkter a) x) vil vedleggsdelen og/eller spesiell beskrivelse kunne utfylle spesifikasjonen av den enkelte prosess.

47 Hierarkisk oppbygging av prosesser med underinndelingsprinsipper Oppbyggingen følger prinsippene fra håndbok R761 (tidl. 025.) Krav til materialer, arbeidets utførelse, kontroll og toleranser angitt på et høyt nivå gjelder også for et underordnet nivå. Arbeidets omfang beskrevet i en overordnet prosess gjelder imidlertid ikke for den underordnede, dersom ny tekst for omfang er angitt.

48 Øvrige opplysninger For rundsumsprosesser har den utførende funksjonsansvar i kontraktsperioden og i reklamasjonsperioden. Prosesser med enhetspriser utføres etter avtale med byggherren. På enkelte prosesser med enhetspriser har entreprenøren funksjonsansvar, hvilke prosesser dette gjelder, fremgår av prosessbeskrivelsen. Generelt gjelder at kostnadene for følgearbeider skal være inkludert i kostnadene for den aktuelle prosessen dersom ikke annet er angitt spesielt eller avtalt. Følgearbeider er arbeider som følger som konsekvens av den aktuelle drifts- og vedlikeholdsoppgaven som nødvendig forarbeid, etterarbeid eller arbeid på et objekt som følge av at standarden for dette objektet ikke lenger er tilfredsstilt på grunn av arbeid utført på samme eller på et annet objekt.

49 Prisgrunnlag og måleregler Hb R761, pkt. 4.3:

50 Prisgrunnlag og måleregler kap. C3 pkt. 29

51 Stedkoder For å angi hvilken vegtype arbeidet er knyttet til er det benyttet stedkoder : riksveg = c3rveg riks-g/s-veg = c6gsvg fylkesveg Møre&Romsdal = fv15mr fylkes-g/s-veg Møre&Romsdal = fv15zm fylkesveg Sør-Trøndelag = fv16st fylkes-g/s-veg Sør-Trøndelag = fv16zs... (fylkesveg Oppland = fv05op)

52 Inndeling av prosesser i Grunnpakke og variabel del eksempel støyskjermer Noe kan prises gjennom RS, men ikke alt Byggherren ønsker mest mulig på RS for å unngå arbeid med mengdeoppfølging og det tilhørende oppgjøret og det forenkler budsjettarbeidet i SVV Entreprenøren har best forutsetning for å velge det mest effektive opplegget for å løse oppgaven se bestemmelser i kap. C3 pkt 4

53

54

55 Innledningen i de nye kontraktene om vinterdrift basert på ny Hb R610 (tidl. 111) Stikkord: Forutsigbar og god regularitet Sikker trafikkavvikling for alle trafikanter på en måte som ivaretar miljøhensyn Best mulig veggrep og jevnhet i perioder hvor det aksepteres snø- og isdekke på vegen

56 Beskrivelse av vinterarbeider Basert på ny Hb 111 Vi har inndelt vegnettet i 10 vinterdriftsklasser Disse vinterdriftsklassene er beskrevet i kap. D2-S10 Vegnett med krav til bar veg

57 Begreper for bruk av salt Vi har knyttet begrepene til hensikten med bruk av salt: Anti ising Anti-kompaktering De-ising Salting for å unngå glatt veg pga tilfrysing eller rimfrost Salting for hindre sammenpakking av snø og gjøre den lettere å fjerne mekanisk Salting på snø eller issåle for å gjenopprette bar veg

58 Når skal salt brukes og med hvilken hensikt? Driftsklasse Anti-ising Anti-kompaktering De-ising Kommentar DkA Ja > -12 Ja > -12 Ja > -12 Kaldere enn -12 etter samråd med byggherre DkB Ja > -10 Nei < -10 DkC Ja > -6 DkD og DkE GsA Nei < -6 Ja > -3 Nei < -3 Ja > -6 Nei < -6 Nei Nei Som DkB Ja > -10 (Skal vanligvis ikke forekomme) Tynn is og rim over -6 snø/isdekke over -3 Tynn is og rim over -3 i overgangsperioder (f.eks. høst/vår) I kortere perioder (f.eks. om natten) er salting tillatt når det er kaldere enn fastsatt temperatur Salting under snøvær krever vanligvis mye salt skal ikke forekomme. Salting begrenset til å forebygge og fjerne rimfrost samt tynn is og hindre tilfrysing når vegbanen er våt GsB Salting helt unntaksvis

59 Driftsopplegg med tilstrekkelig kapasitet I ny Hb 111 er det satt krav til hvordan «værhendelser» skal håndteres Det er satt spesifikke krav til hva som skal gjøres: «før en værhendelse» gjennom preventive tiltak når det er indikasjoner og varsel om kommende værhendelse «under en værhendelse» med kontinuerlig innsats med ressurser og utførelse «i henhold til krav til innsats» «etter en værhendelse» med tilbakeføring til godkjent føreforhold innen tidskrav gjennom kontinuerlig innsats med ressurser og utførelse «i henhold til krav til innsats»

60 Ny vinterstandard - Hovedprinsipp Driftsperioder Værhendelse Før Under Etter KRAV til Føreforhold KRAV til Innsats KRAV til Frister - Føreforhold

61 Hvordan er krav til kapasitet satt? Generelt gjelder: I tillegg er det satt krav til maks. syklustid for brøyting og strøing (inkl. henting av strømidler)

62 Krav til maks syklustider Driftsklasse Brøyting (timer) Strøing (timer) DkA 1,5 1,5 DkB (høy-middels-lav) 2 2 DkC 2,5 3 DkD og DkE 3 4 GsA 2 2 GsB 3 3 Krav er fastsatt i ny Hb 111 hvor krav til vinterdrift har blitt skjerpet. Brøyting skal skje minst like ofte eller oftere enn salting Krav til syklustider innebærer mer intensiv innsats for brøyting og strøing gjennom hyppige tiltak med så lavt forbruk av salt som mulig («hands on») Krav til metoder og mengder salt gitt i en særskilt kravspesifikasjon («saltinstruksen»)

63 Ny saltinstruks Intensjonen med omarbeidingen «tvinge» entreprenøren til å velge den mest miljøvennlige metoden Dvs «saltløsning» der det er teknisk mulig og under forhold hvor bruken av salt begrenses Ikke bestandig (men svært ofte) optimalt med saltløsning f.eks. under snøvær eller ved våt vegbane ingen grunn til å strø vann og betale ekstra for dette Anti-kompaktering: Det skal ikke saltes for å smelte snø men for å gjøre det mulig å fjerne snøen mekanisk

64 Dette var enkelt? Hvilken betydning har disse kravene for entreprenøren med ansvar for å planlegge og lede arbeidet, styre utkalling og velge rett metode? Kompetanse Bemanning +++???

65 Oppgjørsformer vinterdrift Eksempel: Forhåndspriser i Region øst: ØST Driftskontrakter 2013 Sammenstilling av enhetspriser for vinterdriften: Brøyting og høvling. Enhet: km Befuktet salt og slurry. Enhet: tonn Tørr sand. Fast sand. Tørt salt. Salt løsning. Kontrakt Enhet: tonn Enhet: tonn Enhet: tonn Enhet m Asker og Bærum Ren/Eng/Try Gjøvik/Toten Priser I tillegg får Entreprenøren en avtalt RundSum per sesong for å dekke merkostnader utover disse prisene Prisene er betydelig lavere enn selvkost, entreprenøren vil relativt sett får bedre betalt for å bruke saltløsning enn de andre metodene

66 Prosess 95.2 RS del + variabel del med forhåndsprising

67 Prosess 95.2 RS del + variabel del med forhåndsprising (forts..) Hver vinterdriftsklasse prises med egen RundSum vegnett angitt i kap. D2-V5-1.. (regneark data fra NVDB)

68 Variabelt oppgjør med priser fastsatt av byggherren Prosess 95.2 Prosess Strøing med sand Tørrsand Fastsand

69 Variabelt oppgjør med priser fastsatt av byggherren Prosess Strøing med salt vinterdriftsklasser DkA-DkE Tørt salt Befuktet salt og saltslurry Saltløsning Hvilken metode/prosess bestemt gjennom kap. D2-ID9300a Bruk av salt