RETNINGSLINJER GJENNOMFØRING AV INVESTERINGSPROSJEKTER

Transkript

1 RETNINGSLINJER GJENNOMFØRING AV INVESTERINGSPROSJEKTER Versjonshistorikk: Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Alle prosjekter er investeringsprosjekter ANHE KEAS TELI Nytt dokument som 1. utgave ANBO/ANHE/ÅSNO KEAS TELI

2 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg Innholdsfortegnelse 1 Formål Bestiller-/utførerrollen Finansiering og øvrige rammebetingelser Generelt Investeringsprosjekter med egne kostnadsrammer i investeringsbudsjett Rehabiliteringsprosjekter finansieres gjennom samlebevilgning (Rehab-potten) i investeringsbudsjettet Fastsettelse av husleie Prosjektavdelingen i Undervisningsbygg Organisering av Undervisningsbygg Organisering av Prosjektavdelingen Mål og fokusområder for Prosjektavdelingen Hovedoppgaver til seksjonene i Prosjektavdelingen Seksjon Prosjektutvikling (Seksjon PU) Seksjonene Total/Rehab Seksjon Prosjektrådgivning Ansvarsfordeling i Prosjektavdelingen Nøkkelroller i Prosjektavdelingen - Team Prosjektleder (PL) Prosjektutvikler (PU) Seksjonsleder Prosjektutvikling (SL PU) Seksjonsleder for Totalprosjekter eller Rehabprosjekter (SL-Total/Rehab) Gjennomføring av prosjekter Gjennomføring av investeringsprosjekter i Oslo kommune Visuell fremstilling av Undervisningsbyggs modellen Innledende om gjennomføring av prosjekter Prosjektinitiering Konseptvalgutredning Ekstern kvalitetssikring 1 (KS1) Forprosjekt Ekstern kvalitetssikring 2 (KS2) Husleieavtale Styrebehandling Detaljprosjekt Bygging Prosjektstyring Generelt om prosjektstyring Prosjektøkonomistyring Fremdriftsplanlegging / -styring Kvalitet Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Miljø Kontraktsstrategi Risikostyring Risikostyring i Undervisningsbygg Risikostyring av prosjekter i Undervisningsbygg Rapporteringsveier i Prosjektavdelingen Rapporteringsveier for investeringsprosjekter Rapporteringsveier for rehab-prosjekter Avdelingsdirektør Prosjektavdelingens rapportering til Administrerende direktør Krav om samarbeid og felles deltagelse Samarbeid innad i Prosjektavdelingen Samarbeid med Eiendomsavdelingen Samarbeid med stabsavdelinger Dialog med kunde/bestiller Prosjektavslutning og kompetanseoverføring Styrende dokumenter og prosedyrer Vedlegg Side 2 av 28

3 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg 1 Formål Formålet med disse retningslinjene er å tydeliggjøre, på et overordnet nivå, hvordan investeringsprosjekter gjennomføres i Undervisningsbygg Oslo KF (UBF), beskrive ansvar og roller, samt å sikre: en effektiv prosjektprosess, fra start til slutt klare linjer for ansvar og myndighet riktig ressursbruk og optimal prosjektstyring god kommunikasjon og riktig involvering Retningslinjene inneholder flere linker, som gir mer dyptgående informasjon, prosedyrer eller forklaringer. Undervisningsbyggs retningslinjer for gjennomføring av investeringsprosjekter er i samsvar med prinsipper beskrevet i Oslo kommunes prinsippnotat for investeringsprosesser. 1 1 Oslo Kommune. Byrådsavdeling for Finans og Næring, Prinsipper for investeringsprosesser i Oslo kommune, Side 3 av 28

4 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg 2 Bestiller-/utførerrollen På investeringer i formålsbygg i kommunen vil det, på overordnet nivå, være en byrådsavdeling på bestillersiden og en annen byrådsavdeling på utførersiden. På det operative nivået vil det være en etat på bestillersiden og en et foretak på utførersiden, som vist i modellen under: OVERORDNET BESTILLER Byrådsavdelingen for kunnskap og utdanning (KOU) OVERORDNET UTFØRER Byrådsavdeling for kultur og næring (KON) BESTILLER Utdanningsetaten (UDE) UTFØRER Undervisningsbygg Oslo KF (UBF) Figur 1: Bestiller-/utførerrollen i Oslo kommune Et investeringsprosjekt blir etablert i Prosjektavdelingen i Undervisningsbygg (UBF), når det mottas en bestilling fra Utdanningsetaten (UDE). En vellykket bestiller-/ utførermodell forutsetter at: Det er klarhet i rolle- og ansvarsfordelingen mellom bestiller og utfører på operativt nivå. Overordnet bestiller og overordnet utfører følger opp prosjektene og identifiserer prosjekter som kan være gjenstand for konflikter med hensyn til kostnader og fremdrift. Ved behov, iverksette tiltak slik at uklarheter og eventuelle uenigheter på operativt nivå kan avklares på byrådsavdelingsnivå. Retningslinjer for rolle- og ansvarsfordeling mellom Utdanningsetaten og Undervisningsbygg er gitt i en prinsippavtale som er inngått den Siden prinsippavtalen ble signert ble det vedtatt endringer i rammebetingelsene. Nytt siden 2006 er at Undervisningsbygg i dag har ansvaret for og disponerer midlene til generell rehabilitering/ akuttiltak. Det samme gjelder indre vedlikehold fra Ny prinsipp avtale er under utarbeidelse og forventet ferdigstilt våren Side 4 av 28

5 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg 3 Finansiering og øvrige rammebetingelser 3.1 Generelt Prosjekter som gjennomføres i regi av prosjektavdelingen kan deles inn i to hovedgrupper, avhengig av type prosjekt og hvilken post i investeringsbudsjettet midlene kommer fra. Disse er: Investeringsprosjekter finansiert med egne kostnadsrammer per prosjekt 2 i Undervisningsbyggs investeringsbudsjett, som er del av Oslo kommunes vedtatte budsjett (Dokument nr. 3) 3 Rehabiliteringsprosjekter finansiert gjennom vedtatt samlebevilgning (rehab - potten) i Undervisningsbyggs investeringsbudsjett, som er del av Oslo kommunes vedtatte budsjett (Dokument nr. 3) 3.2 Investeringsprosjekter med egne kostnadsrammer i investeringsbudsjett Prosjektene går, som regel, gjennom de prosesstrinn/milepæler som er beskrevet i avsnitt 5, inkl. kvalitetssikring. Som en del av gjennomføringen av forprosjektfasen skal det utarbeides styringsdokument for alle investeringsprosjekter. Etter forprosjektet utarbeides det også en endelig husleieberegning som utgjør grunnlaget av husleieavtalen. I følge Undervisningsbyggs fullmaktsstruktur skal investeringsbeslutninger over NOK 5 mill. inkl. MVA tas av foretakets styre. Styringsdokument for disse prosjekter skal derfor behandles av foretakets styre. I forbindelse med behovsanalysen for et investeringsprosjekt, utarbeides det kostnadsestimat. Hvis det blir tatt en beslutning om å gjennomføre prosjektet etter kvalitetssikring(ks1), mottas det bestilling på forprosjekt hvor det angis en planleggingsramme fra KS1 av konseptvalgutredningen. Ved oppstart av forprosjekt vurderes det innledningsvis om vi anser det realistisk å gjennomføre prosjektet innenfor denne planleggingsrammen. I forprosjektfasen vurderes det fortløpende ulike løsninger i forhold til planleggingsrammen. Når forprosjektet er ferdigstilt utarbeides det kostnadsramme basert på innspill fra rådgivergruppen og intern kvalitetssikring av underkalkyler. Denne kostnadsrammen blir gjenstand for ekstern kvalitetssikring (KS2) før bystyret setter en kostnadsramme for prosjektet. Hvert prosjekt er unikt og usikkerhetsfaktorer må vurderes i hvert enkelt tilfelle. P85 er kostnadsrammen som bystyret setter for et investeringsprosjekt. Fullmaktene til å disponere P85 avsetningen ligger hos byrådet for kultur og næring. I følge det nye investeringsregimet i Oslo kommune skal Undervisningsbygg styre sin totale prosjektportefølje innenfor P50. Styret skal dekke overskridelser i ett prosjekt med besparelser på et annet. Undervisningsbygg skal rapportere mot P50 i alle rapporter til styret og byrådet. P50 rammen disponeres av avdelingsdirektør for prosjektavdelingen om ikke annet er avtalt. Figuren på neste side viser oppbygging av en kostnadsanalyse samt definisjon av begreper. 2 I Undervisningsbyggs investeringsbudsjett tilsvarer dette prosjektkategorien kapasitetsutvidelse, rehab og nybygg mv. Budsjettdokumentet inneholder en oversikt over konkrete kostnadsrammer per prosjekt. 3 I Undervisningsbyggs investeringsbudsjett tilsvarer dette prosjektkategorien akuttiltak/ generell rehabilitering. Side 5 av 28

6 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg Estimering av kostnader: Definisjon av begreper Oppbygning av kostnadsanalysen Kostnad Sannsynlighet (P-verdier) Foreslått kostnadsramme (P85) Forventet kostnad (P50) Restusikkerhet Usikkerhetsavsetning Forventede tillegg 100% 85% 50% Forventede tillegg Usikkerhetsavsetning Grunnkalkyle Kostnader Grunnkalkyle Forventet kostnad Foreslått kostnadsramme Figur 1: Oppbygning av en kostnadsanalyse og kostnadsbasert s-kurve Grunnkalkyle Grunnkalkylen utgjør sannsynlig verdi (deterministiske verdier) for hver enkelt post i kalkylen. Dette tilsier at det ikke skal være noe påslag for usikkerhet i grunnkalkylen. Forventet kostnad (P50) Forventet verdi angir hvor mye det er ventet at prosjektet skal koste når det er fullført. P50 leses av S-kurven, og innebærer at det er like sannsynlig at den endelige prosjektkostnaden blir høyere som at den blir lavere enn den angitte P50-verdien. Kostnadsramme (P85) Kostnadsrammen for investeringen angir at sluttkostnaden for prosjektet med 85 pst. sannsynlighet vil ligge innenfor P85-verdien. Figur 2 Estimering av kostnader, Definisjon av begreper Som hovedregel skal usikkerhetsavsetningen for prosjekter som går over flere år periodiseres i siste år av prosjektperioden. Vurdering av eventuelt mulighet for å inndra usikkerhetsavsetninger foretas i forbindelse med de årlige budsjettbehandlingene. 3.3 Rehabiliteringsprosjekter finansieres gjennom samlebevilgning (Rehab-potten) i investeringsbudsjettet På budsjettdokumentet gir byrådet føringer for prioritering av prosjekter som er finansiert gjennom samlebevilgning (rehab-pott). 4 Seksjonslederne i Rehab prioriterer igangsetting av prosjekter i samarbeid med Eiendom og kunde, Utdanningsetaten, og nedfeller dette i dokumentet Fysiske handlingsplanen. Prioriteringen godkjennes av avdelingsdirektør for prosjektavdelingen. Det er styret i Undervisningsbygg som behandler og vedtar den endelige fordelingen av rammen mellom konkrete prosjekter. For rehabiliteringsprosjekter utreder ansvarlig prosjektleder nødvendig prosjektering, etablerer styringsdokument og utreder antatt investeringskostnad. For disse prosjektene finnes det ikke noen avsetning mellom P85 og P50 som disponeres av byrådet. Eventuelle udisponerte midler i rehab-potten flyttes over til nye prosjekter eller prosjekter med overskridelse. 3.4 Fastsettelse av husleie For investeringsprosjekter utarbeides det en bindende husleieavtale mellom Undervisningsbygg og bestiller (Utdanningsetaten) før detaljprosjektering, kontrahering og bygging igangsettes. Husleien fastsettes på 4 Disse retningslinjene består av overordnede prioriteringer. For 2012, eksempelvis, lyder overordnede prioriteringen slik:..høyeste prioritet har mangler som innebærer umiddelbar sikkerhets-/helserisiko for elever og lærere/ansatte, dernest forhold som gir følgeskader.. Side 6 av 28

7 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg grunnlag av P50. Ansvaret og risikoen for at prosjektet holder seg innenfor vedtatte rammer vil ligge hos Undervisningsbygg. Fra andre halvår 2010 beregnes det ikke husleie av påløpte kostnader for rehabiliteringsprosjekter. Side 7 av 28

8 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg 4 Prosjektavdelingen i Undervisningsbygg 4.1 Organisering av Undervisningsbygg Undervisningsbygg er organisert med to linjeavdelinger og fire stabsavdelinger, som vist på figuren under. Adm.dir Økonomi Innkjøp/Juridisk Organisasjon Kommunikasjon Prosjektavdelingen Eiendomsavdelingen Figur 3 UBFs organisasjonskart 4.2 Organisering av Prosjektavdelingen Prosjektavdelingen har ansvaret for utvikling, prosjektering og gjennomføring av Undervisningsbyggs investeringsprosjekter. Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen Seksjon Prosjektrådgivning Seksjon Prosjektutvikling (PU) Seksjon Totalprosjekter 1 (Total 1) Seksjon Totalprosjekter 2 (Total 2) Seksjon Totalprosjekter 3 (Total 3) Seksjon Rehabprosjekt 1 (Rehab 1) Seksjon Rehabprosjekt 2 (Rehab 2) Risløkka Kompetansesenter Forklaringer: Ansvar: Seksjon Prosjektutvikling Ansvar: Seksjonene Total/Rehab Figur 4 Organisasjonskart for Prosjektavdelingen 4.3 Mål og fokusområder for Prosjektavdelingen For å innfri Undervisningsbyggs langsiktige mål har Prosjektavdelingen definert følgende mål for sin virksomhet: - utvikle og gjennomføre prosjekter som tilfredsstiller kundens behov og forventninger til lavest mulig kostnad - være anerkjent som er en profesjonell byggherre i Norge Dette innebærer følgende fokusområder: Side 8 av 28

9 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg Sikre at prosjektet har riktig og realistisk rammer for fremdrift og økonomi fra start. Sørge for at prosjektet kan gjennomføres med minimal risiko i forhold til SHA. Bidra til at prosjektet planlegges og gjennomføres med gode løsninger og riktig kvalitet, både i forhold til krav og forventninger til kunden samt i henhold til Kravspesifikasjonen. Sikre at prosjektene kan gjennomføres i henhold til avtalt budsjett og fremdrift. Sørge for at prosjektene har mest mulig miljøvennlige løsninger Prosjektavdelingen skal være rådgiver for Utdanningsetaten og Rådhuset i hvordan skolebehovsplanen kan innfris. 4.4 Hovedoppgaver til seksjonene i Prosjektavdelingen Seksjon Prosjektutvikling (Seksjon PU) Seksjon PU mottar alle bestillinger fra UDE, og sørger for at prosjektet blir etablert etter gjeldende prosedyrer i ProSmart. Seksjonen skal: Utvikle tomter/eiendommer og eksisterende skoler på bestilling fra UDE, samt være en rådgiver for UDE blant annet ved leieforhold. Følge opp og koordinere reguleringssaker. Igangsette forundersøkelser og arbeid med skole i drift løsning (SID)/midlertidige skole. Ha ansvar for forprosjektet frem til en prosjekttilpasset milepæl i forprosjektfasen. Være rådgivere i prosjektet i den påfølgende forprosjektfasen samt følge opp de saker som krever avklaring knyttet til regulering og myndighetsbehandling. Ha hovedansvaret for kommunikasjonen og snittflaten inn mot Utdanningsetaten. Lederen av seksjonen vil ha et særskilt ansvar for å bygge opp den nødvendige tillit mellom Undervisningsbygg og Utdanningsetaten. Ha ansvar for utvikling av foretakets eiendommer som ikke lenger er egnet til skoleformål samt generell eiendomsutvikling. Ha ansvar for at det etableres en god kommunikasjon og samarbeid med Eiendomsavdelingen i forbindelse med utvikling av prosjekter. Være en kompetanseseksjon på konseptvalgutredninger (KVU) og andre utredninger (dette kan f.eks. være mulighetsstudie eller kapasitetsutredning) i tidligfase Seksjonene Total/Rehab Seksjonene Total/Rehab skal bidra med nødvendig gjennomføringskompetanse i utviklingsfasen av prosjektet, og frem til seksjonen overtar prosjektet i en prosjekttilpasset milepæl i forprosjektfasen, som er beskrevet nærmere i avsnittene og 8.1. Når seksjonen har overtatt prosjektet, skal den ansvarlige for å ferdigstille det endelige forprosjektet fullføre utarbeidelse av styringsdokument og anmode om KS2 behandling og husleiesignering før saken legges frem for beslutning i styret. Videre skal seksjonene gjennomføre detaljprosjekt, utarbeide anbudsgrunnlag, kontrahere entreprenører, gjennomføre bygging og overlevering til kunde sammen med Eiendomsavdelingen. For mindre rehabiliteringsprosjekter (finansiert via pot bevilgning, fysisk handlingsplan ), normalt begrunnet med et ønske om å ta igjen et oppakkumulert vedlikeholdsetterslep, gjør seksjonene Rehab sammen med Eiendomsavdelingen og kunde UDE en prioritering av prosjekter. Disse prosjektene gjennomføres i hovedsak i sin helhet i seksjonene Rehab Seksjon Prosjektrådgivning Seksjon Prosjektrådgivning bistår prosjektene med rådgivning innen bl.a. prosjektstyring (fremdrift, og økonomi), kvalitet, SHA, miljø, risikostyring, søknadsprosesser og AMU-behandling. Videre har seksjonen funksjoner som bistår avdelingsdirektør i forbindelse med budsjettering, rapporteringen og andre administrative oppgaver. Side 9 av 28

10 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg 4.5 Ansvarsfordeling i Prosjektavdelingen Det er viktig med tydelig prosjekteier. Prosjekteier er den part som identifiserer prosjektmålene. Prosjekteier skal være både støttende og utfordrende samt sørge for nødvendige forankringer. Prosjekteier stiller resurser til rådighet. I forprosjektfasen er UDE den formelle eier av prosjektet og definerer prosjektets overordede mål. I denne fasen har Undervisningsbygg ved Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen det overordede ansvaret for prosjektet. Avdelingsdirektør delegerer dette overordnede ansvaret til seksjonsleder for Prosjektutvikling (SL PU) som igjen delegerer ansvaret til Prosjektutvikler (PU). På et prosjekttilpasset tidspunkt i forprosjektfasen, når prosjektet er tilstrekkelig utviklet, overføres det overordnede ansvaret til seksjonsleder for Total/Rehab. Etter signert husleieavtale og styrebehandling blir Undervisningsbygg eier av prosjektet. Seksjonsledere Total/Rehab overtar på vegne av Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen eierskapet av prosjektet fram til overlevering til kunde sammen med Eiendomsavdelingen. Prosjektleder er gjennom hele prosjektprosessen ansvarlig for den daglige/operative ledelsen av prosjektet, og skal sørge for grunnlaget for beslutninger. Eiendomsavdelingen blir ansvarlig for forvaltning, drift og vedlikehold av ferdig skoleanlegg. 4.6 Nøkkelroller i Prosjektavdelingen - Team4 Gjennomføringsmodellen (som er nærmere beskrevet i avsnitt 5), er basert på tett samarbeid mellom to seksjoner, hhv seksjon Prosjektutvikling og en av seksjonene Total/Rehab. Seksjon Prosjektutvikling har kompetanse på utvikling av skoleprosjekter. Seksjonene Total/Rehab har kompetanse på gjennomføring av byggeprosjekter fra signert leieavtale. Team4 består av seksjonsleder Prosjektutvikling, seksjonsleder Total/Rehab samt prosjektutvikler og prosjektleder. Formålet med Team4 er å være omforent på prosjektspesifikke mål som: fremdrift og kalkyle for prosjektet samt gjennomføringsplan (inkl entrepriseform). I tillegg ønsker man i Team4-møter at prosjektutvikler/prosjektleder får innspill fra seksjonsleder på Total/Rehab på konkrete forhold som kan bidra til at vi planlegger enklere løsninger som gir billigere skoleprosjekter, evt. forankre at de løsninger som foreligger er gode. Det skrives referat fra Team4-møter og PU/PL tar med seg forutsetninger/beslutninger fra Team4-møtet i det videre utviklingsarbeidet. Det henvises for øvrig til agenda for Team4-møter, se vedlegg, mht temaer som belyses i møtene. Samarbeidet i Team4 skal sikre mest mulig gevinst ut av den samlede kompetansen i avdelingen, slik at prosjektet forankres på riktige forutsetninger og realistiske rammer, og kan leveres iht. avtalt tid, kvalitet og kostnad. Rollene til Team4 er kort beskrevet i de neste avsnittene Prosjektleder (PL) Prosjektleder har det operative ansvar gjennom hele prosjektforløpet. Prosjektleder skal styre prosjektet innenfor tildelt kostnadsramme, fastsatt tidsplan og forventet kvalitet. Som ansvarlig for den daglige ledelsen i prosjektet i hele prosjektforløpet påhviler det prosjektleder mange oppgaver. Prosjektleder får ofte tildelt prosjektet i starten av forprosjektfasen, og har ansvaret for å følge opp prosjektet til overlevering til kunde og under garantitiden. Dette innebærer i praksis utarbeidelse og oppfølging av budsjetter, kvalitetsplaner, framdriftsplaner samt sikre at SHA ivaretas gjennom hele prosjektet. Side 10 av 28

11 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg Prosjektutvikler (PU) Prosjektutvikler er ansvarlig for at prosjektet planlegges iht. gjeldende resultatmål (basert på bestilling og avklaring av bestilling) og at byggeprosjektet utformes slik at det kan gjennomføres på enkel og kostnadseffektiv måte. Prosjektutvikler har en portefølje av prosjekter som han/hun er overordnet ansvarlig for frem til seksjon Total/Rehab overtar prosjektet. Videre er prosjektutvikler rådgiver senere i utviklingsfasen etter at seksjon Total/Rehab har overtatt ansvaret Seksjonsleder Prosjektutvikling (SL PU) Seksjonsleder for Prosjektutvikling mottar bestillinger og har porteføljeansvar for alle investerings- og inventarprosjekter tilknyttet seksjon PU fram til det overordnede ansvaret for prosjektene overflyttes til seksjon for Total/Rehab. SL-PU har et særskilt ansvar for å bygge opp den nødvendige tillit mellom Undervisningsbygg og Utdanningsetaten Seksjonsleder for Totalprosjekter eller Rehabprosjekter (SL-Total/Rehab) Seksjonsleder for Total/Rehab har porteføljeansvar for prosjekter i forprosjektfasen etter at de er overflyttet fra seksjon for PU, og for videre detaljprosjektering og gjennomføring. Seksjonene Total/Rehab har personalansvar for prosjektlederne. SL i seksjonene Total/Rehab deltar i utviklingsfasen for å sikre erfaringstilbakeføring samt sikre at beslutninger i utviklingsfasen er omforent med de som overtar prosjektet i utførelsesfasen. Side 11 av 28

12 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg 5 Gjennomføring av prosjekter 5.1 Gjennomføring av investeringsprosjekter i Oslo kommune Prinsipper for investeringsprosesser i Oslo kommune 5, og den metodikk som legges til grunn, gjelder for alle investeringsprosjekter. Figuren nedenfor viser hvordan Oslo kommune ønsker at investeringsprosjekter skal gjennomføres. Det er de samme typer problemstillinger som vurderes uavhengig av investeringens størrelse. Omfanget av planleggingen derimot kan variere etter kompleksiteten og det økonomiske omfanget av det aktuelle prosjekt. Hvorvidt standardiserte løsninger benyttes vil også være avgjørende for prosjektets omfang. Oppdrag KS1 /oppdrag KS2 /oppdrag Overlevering Prosjektinitiering Konseptvalgutredning Forprosjektfasen Detaljprosjektering Gjennom -føring Drift Politiske føringer Behovsplaner Handlingsplaner Langtidsplaner Risikovurderinger og analyser Enkeltvedtak 1. Sammendrag 2. Grunnlag for konseptvalgutredningen 2.1 Rammebetingelser 2.2 Føringer for investeringen 2.3 Forutsetninger for investeringen 3. Behovsanalyse 3.1 Dagens situasjon og utvikling 3.2 Interessent- og aktøranalyse 3.3 Prioritert behov 4. Målanalyse 4.1 Relevans av investeringen 4.2 Kommunemål og effektmål 4.2 Prioritering av resultatmål 5. Overordnet kravdokument 5.1 Absolutte minimumskrav 5.2 Vurderingskriterier 6. Alternativanalysen 6.1 Alternative konsepter 6.2 Grovsortering 6.3 Analyse 6.4 Oppsummering 7. Vurdering av egnethet for OPS 7.1 Analyse og tilrådning 8. Tilrådning 8.1 Tilrådning 8.2 Føringer for forprosjektfasen 1.Sammendrag 2. Bakgrunn og rammebetingelser 2.1 Rammebetingelser, føringer og forutsetninger 2.2 Historikk og status 2.3 Avgrensninger og grensesnitt 3. Mål og krav 3.1 Formål/behov 3.2 Målstruktur 3.3.Kritiske suksessfaktorer 3.4 Krav 4. Fremdriftsplan og leveranser 4.1 Prosjektnedbrytningsstruktur 4.2 Gjennomføringsplan 4.3 Leveranseoversikt, milepæler og risikoanalyse 5. Økonomi 5.1 Grunnkalkyle 5.2 Usikkerhetsanalyse 5.3 Kuttliste 5.3 Investeringsrelaterte driftskostnader 6. Prosjektstyring og oppfølging 6.1 Kontraktsstrategi 6.2 Organisering, roller og ansvar 6.3 Rutiner for styring og kvalitetssikring Detaljprosjekt og anbudsgrunnlag Anbudsprosess Evt. rammesøknad Gjennomføringsfasen Rapportering Oppfølging og styring Testing Overtakelse for drift Gevinstrealisering KS = Kvalitetssikring Figur 5 Oslo kommunes modell for prosjektgjennomføring Det er viktig at alle i Undervisningsbygg, som er involvert i et investeringsprosjekt, setter seg inn i Oslo kommunes prinsipper for investeringsprosesser, da modell for gjennomføring av prosjekter i Undervisningsbygg er basert på dette. Til hjelp i dette arbeidet er det også utarbeidet en definisjonskatalog 6 De blå prosessene i Modellen ovenfor er videreført i modellen for gjennomføring av prosjekter i Undervisningsbygg, se modellen i 5.2. Oslo kommunes modell viser prosesstrinn og milepæler i forbindelse med gjennomføring av et investeringsprosjekt. Undervisningsbygg er en del av Oslo kommune, og må forholde seg til denne prosessen. 5 Prinsipper for investeringsprosesser i Oslo kommune - Bykasseinvesteringer og formålsbygg av Det er også utarbeidet en definisjonskatalog, som forklarer de grunnleggende begreper. Side 12 av 28

13 5.2 Visuell fremstilling av Undervisningsbyggs modellen KS2 / Bestilling Bestilling KS1 / Bestilling (signert husleieavtale) Overlevering Prosjektinitiering Konseptvalgutredning Forprosjekt Detaljprosjektering Gjennomføring Drift UDE er prosjekteier Prosjektet overføres fra seksjon PU til seksjon Total/Rehab MERK: Milepælen fastsettes i oppstart av forprosjektet og innarbeides i prosjektets hovedfremdriftsplan UBF v/sl Total/Rehab er prosjekteier Prosjektinitiering Konseptvalgutredning eller kun deler av denne f.eks. alternativanalyse/ mulighetsstudie Prosjektutvikling, inkl bl.a. skisser, forundersøkelser, oppoppstart forprosjektering samt avklare skole i drift Forprosjektering inkl. AMU, husleie, styringsdok./styresak Detaljprosjektering og kontrahering Bygging inkl overlevering Brukermedvirkning Oppfølging av enkeltsaker f.eks. regulering* UBF v/seksjon Prosjektutvikling kan bistå på forespørsel/ bestilling UBF v/prosjektavdelingen, seksjon Prosjektutvikling har etter bestilling fra UDE det overordnede ansvaret for prosjektet frem til prosjektet overføres til seksjon Total/Rehab. MERK: SL Total/Rehab skal gjennom Team 4-samarbeidet være omforent på framdrift, planleggingsramme og gjennomføringsstrategi (rådgivere og entrepriser). Dersom det er uenighet skal dette løftes til avdelingsdirektør som tar en endelig beslutning på forhold man er uenige i. UBF v/prosjektavdelingen, seksjon Total/Rehab har overtatt det overordnede ansvar for prosjektet fra seksjon Prosjektutvikling, og har nå ansvaret frem til driftsfasen. Etter KS2, signert husleieavtale og styrebehandling overtar Undervisningsbygg ved Prosjektavdelingen eierskapet for prosjektet. Avdelingsdirektør for Prosjektavdelingen delegerer ansvaret videre til seksjon Total/Rehab. MERK: Enkeltsaker/oppgaver innenfor prosjektutvikling (eks. regulering), som av ulike og prosjektavhengige årsaker fortsetter etter at prosjektet er overført til seksjon Tot/Rehab, skal følges opp av PU. Seksjon prosjektutvikling v/pu er dermed ansvarlig for disse enkeltsakene/ oppgavene. Fargekoder: Oslo kommunes investeringsprosess Ansvar: Seksjon Prosjektutvikling Ansvar: Seksjonene Total/Rehab Figur 6 Undervisningsbyggs modell for prosjektgjennomføring

14 5.2.1 Innledende om gjennomføring av prosjekter Alle prosjekter i Undervisningsbygg skal gjennomføres i henhold til de gjeldende prosedyrer som ligger i Undervisningsbyggs styringssystem (ProSmart). I tillegg må vi blant annet forholde oss til følgende eksterne dokumenter: Bestilling fra kunde. Felles kravspesifikasjon Oslo kommune Standardløsninger og eksempler (UDE) Krav til IKT (UDE) 9. Videre i dette avsnittet er innholdet i de ulike fasene i gjennomføringsmodellen beskrevet Prosjektinitiering Formålet med denne fasen er å prioritere og å beslutte hvilke behov /tiltak som skal utredes videre i en konseptvalgutredning. Handlingsplaner, langsiktige planer, politiske føringer og behovsplaner blir gått gjennom i denne fasen. Videre gjøres det overordnede risikoanalyser og vurderinger. Denne fasen er UDEs ansvar som bestiller. UDE involverer byrådsavdelingen for kunnskap og utdanning i samsvar med prinsipper for investeringsprosesser. Undervisningsbygg bistår på forespørsel Konseptvalgutredning Konseptvalgutredningen gjennomføres iht. Oslo kommunes veileder 10. Kommunen har utarbeidet en mal for konseptvalgutredning 11. Konseptvalgutredningen kan gjelde for en skole eller et område. I utredningen fokuseres det på hva en ønsker å oppnå og hvordan dette kan oppnås ved bruk av ulike konsepter. Formålet med denne fasen er å vurdere flere alternativer i forhold til behov, mål og krav slik at riktig konsept blir valgt i en kost-/nyttevurdering. Hvis Undervisningsbygg får et oppdrag i forbindelse med konseptvalgutredningen skjer dette gjennom et bestillingsbrev fra Utdanningsetaten. Ved mottak av et slikt bestillingsbrev kontrollerer seksjon Prosjektutvikling nødvendige avklaringer og sender bestillingsbekreftelse med budsjett og forventet ferdigstillelse av konseptvalgutredningen. Videre skal PU etablere kontakt med Plan- og bygningsetaten i forbindelse med reguleringsforhold. Dette for å oppnå, dersom behov, en mest mulig smidig og tidseffektiv reguleringsprosess videre i prosjektet. Bestillingen kan gjelde hele eller deler av konseptvalgutredningen, eksempelvis alternativanalyse eller mulighetsstudie. Konseptvalgutredningen omfatter de nødvendige elementer av mulighets- og konsekvensstudier dvs. reguleringsmessige aspekter, risikovurderinger, LCC- vurderinger, samfunnsøkonomiske -, miljømessige og ENØK konsekvenser. Aktuelle oppgaver for Team4 i en konseptvalgutreding, vil være i forbindelse med kalkylen/økonomisk vurdering samt i forbindelse med grovsortering av alternativer i en alternativanalyse. 7 Oslo kommune. Felles kravspesifikasjon Oslo kommune disse er på høring klar våren Felles kravspesifikasjon for Oslo kommune Skoleanlegg 2012 Del I Virksomhetskrav kapittel 3. ny våren Felles kravspesifikasjon for Oslo kommune Skoleanlegg 2012 Del I Virksomhetskrav kapittel 6. ny våren Oslo kommune, Byrådsavdeling for finans og næring, Veileder for konseptvalgutredningen i Oslo kommune, Oslokommune, Byrådsavdeling for finans og næring. Mal for konseptvalgutredning.,

15 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg Ekstern kvalitetssikring 1 (KS1) Konseptvalgutredningen ender ut i et anbefalt konsept, som blir gjenstand til ekstern kvalitetssikring (KS1) 12. KS1 er en uavhengig gjennomgang av konseptvalgutredningen. Hensikten er å sikre indre konsistens i utredningen og å sørge for at innholdet oppfyller dokumentasjonskravene som Oslo kommune har. Det er overordnet bestiller (Byrådsavdeling for kunnskap og utdanning) som har ansvar for å initiere KS1. Når en videreføring er besluttet, sender overordnet bestiller (Byrådsavdelingen for kunnskap og utdanning) et nytt oppdrag til bestiller (Utdanningsetaten) på gjennomføring av et forprosjekt. Dette oppdraget angir klare planleggingsforutsetninger (behov, mål, krav og overordnet ramme) basert på konseptvalgutredningen og KS1. På bakgrunn av dette får Undervisningsbygg en bestilling fra Utdanningsetaten med krav til blant annet fremdrift, leveranser og ansvar Forprosjekt I forprosjektfasen detaljeres det konseptet som ble besluttet videreført etter KS1. Formålet med forprosjektet er å planlegge, slik at prosjektet kan gjennomføres innenfor fastsatt tid, kostnad og kvalitet. Arbeidet i forprosjektfasen består av blant annet forundersøkelser, utarbeidelse av forprosjekt og utarbeidelse av styringsdokument. Overordnede prosesstrinn definerer normalt prosessforløp. UDE kan bestille forprosjekt uten å avvente KS1 eller ferdigstillelse av KVU, på bakgrunn av mandat fra Rådhuset. I forbindelse med oppstart forprosjektfasen gjøres: Bestillingsavklaring Prosjektetablering Avrop rådgivere Utarbeide hovedfremdriftsplan. Mal for hovedfremdriftsplan er til god hjelp i planleggingsarbeidet. Det er videre verdt å merke seg at det inngår flere viktige delprosesser i forprosjektfasen. Disse er beskrevet nærmere under. For ytterligere informasjon, henvises det til ProSmart.: Prosjektutvikling - Skisser, byggeprogrammering og brukermedvirkning Ved skisser for nye og totalrehabiliterte grunnskoler (1-10) skal Utdanningsetatens Bygg for læring: standardprogram for nye grunnskoler 13 benyttes. Ved ombygging eller rehabilitering skal Bygg for læring være veiledende. Ved skisser for videregående skoler (11-13) skal prosjekttilpasset byggeprogram utarbeides. Bestiller (Utdanningsetaten) skal godkjenne skissene. I denne utviklingsfasen av prosjektet er også brukermedvirkning 14 et viktig element. Utdanningsetaten er ansvarlig for brukermedvirkningsprosessen og UDEs prosedyre for brukermedvirkning viser hvordan dette ivaretas. Omfanget av denne avgrenses imidlertid til det som er nødvendig for å oppnå tilstrekkelige avklaringer med brukerne, og dette vurderes i forhold til den enkelte funksjons behov innenfor rammene av valgt konsept. Det er bestillers ansvar å styre alle prosesser for brukermedvirkning under forprosjektarbeidet, slik at løsningene holdes innenfor kostnadsrammene. 12 Veileder for gode investeringsprosesser i Oslo kommune Vedlegg: Ekstern kvalitetssikring prosessene for KS1 og KS2. 13 Felles kravspesifikasjon for Oslo kommune Skoleanlegg 2012 Del I Virksomhetskrav kapittel 4. disse er på høring klar våren UDEs prosedyre for brukermedvirkning: Utarbeidelse av forprosjekt. Side 15 av 28

16 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg Planlegging av skole i drift/midlertidig skole skal også påbegynnes tidlig i forprosjektfasen. Forundersøkelser, oppmåling og alt annet prosjekteringsarbeid som ikke er avhengig av at skissene er endelige, skal påbegynnes i utviklingsfasen av forprosjektet, og det er prosjektleder som er ansvarlig for at nødvendig forundersøkelser og forprosjektering blir gjennomført uavhengig av hvilken seksjon som har prosjektansvaret. Regulering Reguleringsarbeid skal iverksettes og koordineres av PU i tett samarbeid med bla. Plan- og bygningsetaten (PBE) og Byantikvaren (BYA). Dette samarbeidet skal ideelt starte i KVU-fasen, for å oppnå mest mulig smidig og tidseffektiv saksbehandling. Planinitiativ skal sendes inn så snart skissene har tilstrekkelig modenhet. Reguleringsarbeidet er en tidkrevende prosess, og vil kunne løpe parallelt med flere aktiviteter videre utover i prosjektet. Reguleringsvedtak bør helst foreligge før styrebehandling/signering av husleieavtale, men senest før innsendelse av rammesøknad. Dette er prosjektavhengig, og må planlegges ved utarbeidelse av hovedfremdriftsplan. Det er PU har ansvaret for å koordinere reguleringsprosessen gjennom hele prosjektet. Overføring av prosjektet mellom seksjon PU og seksjon Total/Rehab Tidspunkt for overføring av prosjektet mellom seksjon PU og seksjon Total/Rehab må planlegges i hvert enkelt prosjekt. Fastsettelse av denne milepælen skal skje i et eget Team 4-møte helt i oppstart av forprosjektet. For nærmere beskrivelse av Team 4, se avsnitt 3.5 og 3.6. Tidspunktet er å betrakte som en (intern) milepæl i prosjektet, og skal innarbeides i prosjektets hovedfremdriftsplan ved oppstart av forprosjektet. I forbindelse med overføring av prosjektet, skal Team gjennomføre et overleveringsmøte, hvor i hovedsak følgende skal vurderes i forhold til status: Prosjektets modenhet (hvor mye utviklingsarbeid som er utført/igangsatt i forbindelse med KVU/tidligere faser) Prosjektets kompleksitet Usikkerheten vurderes opp mot behovet for videre utvikling og skisser Brukermedvirkning Milepælen innarbeides i prosjektets hovedfremdriftsplan (se pkt. 9.4) Tilgjengelige ressurser og kompetanse. Det skal utarbeides en sjekkliste med aktiviteter og tidsfriser for forprosjektet som skal gjennomgås. Sentrale punkter skal utkvitteres i forbindelse med prosjektets milepæler. Det skrives referat fra dette overleveringsmøte og sjekklisten er vedlegg til møtereferatet. I forbindelse med overføring av prosjektet mellom seksjon PU og seksjon Total/Rehab, skal gjenstående usikkerheter og gjenstående oppgaver avklares, bl.a. med hensyn til ansvarsforhold. Dersom det oppstår uenigheter, eller hvis noe er uklart i forbindelse med at prosjektansvaret overføres fra seksjon prosjektutvikling til en av seksjonene Total/Rehab, skal dette umiddelbart løftes opp til avdelingsdirektør i prosjektavdelingen. Avdelingsdirektør i prosjektavdelingen skal raskt beslutte hvordan dette skal løses på den meste hensiktsmessige og effektive måten. Forprosjektrapport Forprosjektrapporten ferdigstilles etter at aktivitetene beskrevet ovenfor og aktivitetene i forprosjektfasen, vist i figur 5, er gjennomført. UDE skal godkjenne skisser og arealprogram og dette inngår i forprosjektrapporten. Side 16 av 28

17 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg Forprosjektet gjennomføres iht. gjeldende kravspesifikasjon med eventuell fraviksbehandling. Dette dokumenteres i forprosjektrapporten. Forprosjektrapporten oversendes ved avsluttete forprosjekt til Utdanningsetaten og er et av flere underlag for utarbeidelser av husleieavtale og AMU-behandling. Arbeidsmiljøutvalg (AMU) Som en del av forprosjektet skal prosjektet til behandling i UDEs arbeidsmiljøutvalg (AMU). Prosjektleder skal sørge for at UDE får nødvendig teknisk dokumentasjon for å kunne gjennomføre AMUbehandlingen. Dette skal utføres i samsvar med Felles UBY og AMU-retningslinjer. Prosjektleder skal også innhente arbeidstilsynets samtykke og bydelsoverlegens godkjenning. Styringsdokument Styringsdokumentet utarbeides av prosjektleder iht. Oslo kommunes Krav og veiledning til utforming av styringsdokument 15. Undervisningsbygg har tilpasset Oslo kommunes mal for styringsdokument med eksempler og veiledninger basert på Undervisningsbygg prosjekter. Forprosjektet danner basis for husleieavtalen. Styringsdokumentet aksepteres av prosjektutvikler, seksjonsleder PU og Eiendomsdirektør. Seksjonsleder Total/Rehab og Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen godkjenner styringsdokumentet. Økonomiavdelingen ved seniorrådgiver controller bekrefter husleieberegningen som inngår i dokumentet med signatur. Utdanningsetaten skal ha styringsdokumentet til gjennomsyn før aksept- og godkjenningsrunde i Undervisningsbygg. Det er viktig med fortløpende forankring av styringsdokumentets innhold hos UDE, slik at man unngår at eventuelle enigheter kommer opp sent i prosessen. Styringsdokumentet skal oversendes til KS2 etter forprosjektfasen Ekstern kvalitetssikring 2 (KS2) KS2 er en uavhengig kritisk gjennomgang av styringsdokumentet. Kvalitetssikrer skal vurdere kvaliteten i prosjektets arbeid og gi en vurdering av anbefalt kostnadsramme. Dette inkluderer en vurdering av usikkerhetsavsetning, og en vurdering av foreslått organisering og styring i gjennomføringsfasen. Med grunnlag i kvalitetssikringen besluttes det hvorvidt styringsdokumentet anses å ha tilstrekkelig kvalitet til at det kan anbefales kostnadsramme og bevilgning i budsjettet. Se fotnote avsnittet som beskriver KS1. Bestiller (Utdanningsetaten) vurderer resultatet opp mot konseptvalgutredningen etter KS2, og gir deretter en anbefaling om godkjenning til overordnet bestiller (byrådsavdelingen for kunnskap og utdanning). På bakgrunn av anbefalingen foreslår byrådet bevilgning av midler til prosjektet. I hovedsak besluttes investeringer i den ordinære budsjettprosessen, men de kan unntaksvis fremmes som egen separat sak. Det er overordnet utfører (byrådsavdeling for kultur og næring) som initierer KS2. Undervisningsbygg anmoder om KS2 i brevs form i god tid før KS2 skal gjennomføres. Etter KS2 oppdateres styringsdokumentet ved behov. Dokumentet skal godkjennes internt og signeres på nytt av respektive parter. Avslutningsvis i forprosjektfasen utarbeides det kalkyle for prosjektet som inngår i styringsdokumentet og er gjenstand for KS2. Husleievirkningen av investering og verdi tomt/eiendom fremkommer også i styringsdokumentet. Endelig kalkyle fastsettes i KS2 og husleieberegning revideres før prosjektet legges 15 Oslo kommune, Byrådsavdeling for finans og næring, Krav og veiledning til utforming av styringsdokument, i Oslo kommune, Side 17 av 28

18 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg frem for godkjenning i Styret. Det utarbeides parallelt en husleieavtale som skal aksepteres og signeres av bestiller (leietaker) før styrebehandling av prosjektet Husleieavtale Avslutningsvis i forprosjektfasen utarbeides det en investeringskalkyle for prosjektet, etter gjennomført intern usikkerhetsanalyse, som inngår i styringsdokumentet og er gjenstand for KS2. Husleievirkningen av investering og verdi tomt/eiendom fremkommer også i styringsdokumentet. Endelig kalkyle fastsettes i KS2 og husleieberegning revideres før prosjektet legges frem for godkjenning i Styret. Det utarbeides parallelt en husleieavtale som skal aksepteres og signeres av bestiller (leietaker) før styrebehandling av prosjektet. I forbindelse med husleieberegning gjennomføres det møter der prosjektutvikler, prosjektleder, seniorrådgiver økonomi og forvalter (Eiendomsavdelingen) deltar. Det skal foreligge en endelig husleieberegning etter KS2. Når husleien er signert overføres eierskapet for prosjektet fra Utdanningsetaten til Undervisningsbygg. Undervisningsbygg er fra dette tidspunkt ansvarlig for å gjennomføre prosjektet i henhold til de overordnede styringsrammene samt forventninger og krav som ligger i det enkelte prosjekt Styrebehandling Når det er inngått en husleieavtale med UDE, utarbeider prosjektleder en styresak. Styresaken består av saksfremlegg med signert styringsdokument samt KS2 rapporten. Undervisningsbygg benytter en felles mal for styresaker. Som resultat av styrebehandlingen foreligger det en vedtatt kostnadsramme og en signert husleieavtale som finansierer prosjektet. Tidspunkt for ferdigstillelse er også avtalt Detaljprosjekt Når forprosjektet er avsluttet med godkjent styringsdokument og signert husleieavtale overføres prosjekteierskapet fra Utdanningsetaten til Undervisningsbygg. Prosjektet bearbeides og detaljbeskrives, med utgangspunkt i forprosjektet, gjennom å definere kvaliteter, krav og ytelser. Fagrådgivere inklusiv arkitekt beregner, dimensjonerer og beskriver alle bygningsmessige og tekniske løsninger. Suksesskriteriene for et vellykket prosjekt ligger i de små detaljene, og sikres gjennom god koordinering og ledelse fra våre prosjektledere. Detaljprosjekteringen gjennomføres iht. valgt kontraktsstrategi. Detaljprosjektering Detaljprosjektering omfatter: Utarbeidelse av tilbudsgrunnlag (tegninger, tekniske beskrivelser, rigg og drift, Bok 0, etc.), Anbudsprosesser, utarbeidelse av entreprisekontrakter Etablering av en basis for kostnadsstyring Etablering av en basis for fremdriftskontroll I enkelte prosjekter kan det imidlertid være hensiktsmessig å sette i gang detaljprosjektering før KS2 er ferdigbehandlet og husleieavtalen er signert. Det å kunne sette i gang detaljprosjektering, når forprosjektet er ferdig og før styrebehandlingen, er forankret i styret i Undervisningsbygg. Behovet vurderes i hvert enkelt prosjekt, og en eventuell beslutning om dette tas av administrerende direktør Undervisningsbygg. Kontrahering Anskaffelses- og kontraktsarbeidet gjennomføres i samarbeid med Avdeling for Innkjøp, kontrakt og juridiske forhold og i samsvar med Oslo kommunes konsernovergripende anskaffelsesstrategi. Side 18 av 28

19 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg Etter utarbeidelse av kontraktsdokumenter og kontrahering av entreprenør(er), oppdateres kalkyler og kostnadsrammer, og disse legges inn i prosjektøkonomistyringsverktøyet Bygging Det er prosjektleder (PL) som har ansvar for å utarbeide oversiktene som er listet opp nedenfor, samt at prosjektet gjennomføres i henhold til gjeldende prosedyrer som ligger Undervisningsbyggs styringssystem, ProSmart. For dokumentasjon på gjennomføringen henvises det til avsnitt 7 angående rapportering. I tillegg henvises det til avsnitt 7 som beskriver prosjektstyring. Generelt Denne fasen gjennomføres av en av seksjonene Total/Rehab, og arbeidet omfatter, bl.a. det å: Sikre at alle formalia til offentlige myndigheter blir ivaretatt Utarbeide hovedfremdriftsplan for gjennomføring av prosjektet Utarbeide møteplan Utarbeide plan for intern- kvalitetssikring Oppdatere plan for SHA og risikoanalyse Oppdatere miljøoppfølgingsplanen Rapporteringsplan Side 19 av 28

20 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg 6 Prosjektstyring 6.1 Generelt om prosjektstyring God styring av prosjektene som utføres av Undervisningsbygg både med hensyn på økonomi, fremdrift, kvalitet, SHA og miljø er av avgjørende betydning for kommunen. Elevplasser skal være tilgjengelige på avtalt tidspunkt. Skoleplasser i grunnskolen for kommunens innbyggere omhandler lovpålagte rettigheter. Undervisningsbygg mottar årlige bevilgninger fra Oslo kommunes budsjett med bakgrunn i innmeldt, forventet produksjon. Det er derfor avgjørende betydning at prosjektene ved prosjektutvikler og prosjektleder har fokus på oppfølging av prosjektets årsbudsjett - i tillegg til prosjektets totale budsjett. Kvaliteten på skolene må være tilstrekkelig til å oppfylle de berørte lovpålagte myndighetskrav som foreligger, samt interne krav fastsatt i kravspesifikasjon og krav og forventninger til skoleanlegg i Oslo kommune. 6.2 Prosjektøkonomistyring Kostnadskalkyle for investeringsprosjektet skal utarbeides og Undervisningsbyggs kalkylemal skal benyttes. Kostnadsoppfølging i prosjektene gjennomføres ved at prognostiserte og virkelige kostnader deles opp i en prosjekthensiktsmessig Prosjekt Nedbrytnings Struktur (PNS) og periodevis avstemmes med hverandre. Prosjektets art, kontraktsform og omfang er styrende for hvor mange og hvilke PNS-koder som skal benyttes. For en oversikt over de relevante PNS-er og tilhørende kostnadskonto, se Hjelpetabell for fakturakontering av investeringskontoart. Bruk av PNS medfører en systematisk og hierarkisk oppdeling av et prosjekt i logiske og styrbare enheter, nivåer og aktiviteter. PNS danner således basis for kostnadsfordelingen og definerer nivåene for styring og rapportering. Strukturen følger i hovedsak oppdelingen til NS 3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt, på lik linje med kalkylen og gir dermed mulighet for sluttrapportering av faktiske kostnader mot den opprinnelige kalkylen. Undervisningsbyggs måneds- og tertialrapportering til ledelsen inneholder: Avviksanalyser som sammenligner prosjektrammer og faktiske kostnader under P 50 og P 85 for store investeringsprosjekter Avviksanalyser som sammenligner tilgjengelig ramme mot faktiske kostnader for Rehabs prosjekter. 6.3 Fremdriftsplanlegging / -styring Det er utarbeidet en mal for hovedfremdriftsplan for henholdsvis investeringsprosjekter og rehabiliteringsprosjekter. Fremdriftsmalen er en fin veileder for oppgaver som inngår i et prosjekt, samt avhengigheter og viktige milepæler. Detaljeringsnivået er større for tidligfase enn for selve byggefasen. Det vil derfor være behov for detaljering av fremdriftsplan i samarbeid med entreprenøren(e) når man kommer til denne fasen. Det skal legges opp til realistiske planer, med tilstrekkelig tid avsatt i forhold til det enkeltes prosjekts kompleksitet, omfang og usikkerheter. Parallellkjøring av aktiviteter for å oppnå en mer effektiv prosjektgjennomføring, må alltid vurderes opp mot risiko forbundet med dette. Det er viktig med god og åpen dialog med kunden når det gjelder fremdriftsplanlegging. Evt. forsinkelser og endringer i planen må varsles i god tid. Hovedfremdriftsplan skal etableres snarest mulig etter bestilling på oppdraget. Undervisningsbyggs måneds- og tertialrapportering til ledelsen inneholder avviksanalyser som rapporterer avvik i fremdriftsplan for investeringsprosjekter. 6.4 Kvalitet Prosjekter skal som tidligere beskrevet følge Felles kravspesifikasjonen i Oslo kommune, med relevante bøker og veiledninger. Eventuelle fravik fra denne må godkjennes iht. gjeldene prosedyrer og samles i en Side 20 av 28

21 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg fravikslogg. Kvalitet må følges opp i både prosjekterings- og byggefasen, i form av prosjekttilpassede kvalitetsplaner, kontrollplaner og sjekklister. Prosjektet skal etablere og bruke avvikssystem i prosjektet. 6.5 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) I Undervisningsbygg skal planleggingen, prosjekteringen og utførelsen av prosjekter ha fokus på sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Det skal allerede fra forprosjektet arbeides med å redusere fare for skader og ulykker for de utførende arbeidstakerne. Prosjektet skal utarbeide SHA-plan i forprosjektet og oppdatere denne gjennom hele prosjektforløpet. Det skal rapporteres månedlig til ledelsen på ulykker, skader samt uønskede hendelser. Videre er det etablert samarbeid med Skatt Øst i fm. arbeidet mot sosial dumping. 6.6 Miljø Undervisningsbygg har på vegne av Oslo kommune høye ambisjoner knyttet til miljø, og har fra 2010 vært miljøsertifisert etter ISO-standarden Som den største utbyggeren i kommunen med økende investeringer i skole utbygging hvert år, er det viktig at Undervisningsbygg går foran som et godt eksempel. Miljøfokus når det skal bygges skoler både i planleggingen, byggingen og etterpå i driftsfasen, er helt sentralt. Foretaket har i Miljøstrategi definert både kvantitative målsetninger knyttet til eksempelvis energibruk og avfallssortering og krav til operasjonalisering av miljøfokus, bl.a. at: Alle prosjekter skal ha sin miljøoppfølgingsplan Det skal stilles relevante miljøkrav ved alle anskaffelser For alle prosjekter gjelder generelle miljømål som for hele Undervisningsbygg. 6.7 Kontraktsstrategi Entrepriseform velges senest i forprosjektet, og skal baseres på foretakets erfaring i gjennomføring av sammenlignbare prosjekt. Det kan være forhold i markedet, egenskaper i prosjektet, beslutningsprosess eller prioriteringer som gjør at valg av entrepriseform kan endre seg i utviklingsfasen. Det utarbeides et eget kontraktsstrateginotat hvor entrepriseformen velges i samråd med avdeling for Innkjøp, kontrakt og juridiske forhold samt PU, PL og deres respektive seksjonsledere (Team 4), og godkjennes til slutt av Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen. Undervisningsbygg er underlagt lovverk om offentlige anskaffelser 16, og har egen avdeling for innkjøp, kontrakt og juridiske forhold. 6.8 Risikostyring Risikostyring i Undervisningsbygg Mål- og resultatstyring gjelder som hovedprinsipp for ledelsen i Undervisningsbygg, med risikostyring som verktøy for å identifisere utfordringer, risikofaktorer og risikoreduserende tiltak. Det er utarbeidet et metodedokument for risikostyring som blir oppdatert årlig. Handlingsplan for Prosjektavdelingen gjenspeiler avdelingens risiko og hvordan avdelingen skal håndtere disse. Det er tertialvis risikorapportering til styre Risikostyring av prosjekter i Undervisningsbygg Det vil alltid være en rekke usikkerhetsfaktorer som har påvirkning på resultatoppnåelsen i et prosjekt. Disse kan påvirke prosjektets kostnader, leveranser eller/og fremdrift både i positiv og i negativ retning. 16 Lov om offentlig anskaffelser samt Oslo kommunes anskaffelsesstrategi. Side 21 av 28

22 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg Disse faktorer kan være: risiko for politisk vedtak, reguleringsrisiko, designrisiko, tilbudsunderlag, markedsrisiko. I en tidlig fase av et prosjekt vil det, i tillegg, være betydelig kalkulasjonsusikkerhet 17. Kostnadselementene i investeringen, dvs. både volumer og enhetskostnader vil være usikre. Risiko for at uønskede hendelser inntreffer vil være et annet moment som påvirker det totale risikobildet. Vurdering av risikobildet i et prosjekt starter ved prosjektinitieringsfasen. Det kartlegges faktorer som kan hindre eller forringe prosjektets suksess. I konseptvalgutredningsfasen blir det utarbeidet overordnet strategidokument. Dette inneholder en oversikt over de kritiske suksessfaktorene for at prosjektet kan lykkes. I forprosjektfasen utarbeides det en plan for usikkerhetsstyring i hele prosjektet. Denne planen blir utarbeidet med bakgrunn i det kartlagte usikkerhetsbildet. Den beskriver hvilke strategiske og taktiske tiltak prosjektet har, eller planlegger å iverksette, for å styre de mest kritiske usikkerhetsfaktorene (både muligheter og trusler). De kritiske suksessfaktorene skal følges opp med konkrete aktiviteter som legges inn i tiltaksplanen for håndtering av usikkerhet. Tiltakene legges inn i prosjektets prosjektplan. Prosjektets styringsdokument beskriver risikostyringen i prosjektet. 17 Kalkulasjonsusikkerhet blir også kalt for estimatsusikkerhet Side 22 av 28

23 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg 7 Rapporteringsveier i Prosjektavdelingen 7.1 Rapporteringsveier for investeringsprosjekter For investeringsprosjekter finansiert med egne investeringsbudsjett (se avsnitt 3.2), gjelder følgende rapporteringsveier (hvis ikke annet er avtalt for det enkelte prosjekt): Når prosjektet tilhører seksjon Prosjektutvikling: PL rapporterer til PU PU rapporterer til SL-PU SL-PU rapporterer til Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen Når seksjon Total/Rehab har overtatt prosjektet: PL rapporterer til SL-Total/Rehab PU rapporterer både til PL og SL-PU på enkeltsaker som fortsetter utover i prosjektet etter at seksjon Total/Rehab har overtatt overordnet ansvar. SL-Total/Rehab rapporterer til Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen Rapporteringen skal følge de til enhver tid gjeldende prosedyrer /maler i Undervisningsbyggs styringssystem (ProSmart) for dette. 7.2 Rapporteringsveier for rehab-prosjekter For rehabiliteringsprosjekter hvor PU er ansvarlig for prosjektutvikling, gjelder rapporteringsveiene som beskrevet under avsnittet ovenfor. For rehabiliteringsprosjekter hvor nødvendig prosjektutvikling gjennomføres i egenregi, i en av Rehabseksjonene, vil PU, i den grad det er behov i forhold til det enkelte prosjekt, kun være involvert som støtte/rådgiver. I slike prosjekter er rapporteringsveiene som følger: PL rapporterer til SL-Rehab, SL-Rehab rapporterer til Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen Rapporteringen skal følge de til enhver tid gjeldende prosedyrer /maler i Undervisningsbyggs styringssystem (ProSmart) for dette. 7.3 Avdelingsdirektør Prosjektavdelingens rapportering til Administrerende direktør Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen sammenstiller alle månedsrapportene fra seksjonslederen og rapporterer videre til Administrerende direktør. Kopi sendes til Økonomidirektør som sammenstiller rapportene fra alle avdelingene i en månedsrapport fra foretaket til styret. Side 23 av 28

24 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg 8 Krav om samarbeid og felles deltagelse 8.1 Samarbeid innad i Prosjektavdelingen Prosjekter tilhørende Prosjektavdelingen skal gjennomføres i samarbeid mellom seksjonene. For investeringsprosjekter er det spesielt PU, PL og deres respektive seksjonsledere (Team4, se avsnitt 4.6), som har et spesielt ansvar for å delta og samarbeide. Team4 skal samarbeide for å organisere og planlegge prosjektet i samsvar med vedtatte mål. Dette sikres gjennom etablering av gode kommunikasjons- og samarbeidsforhold innenfor prosjektet, samspill med omgivelsene og initiativ når det oppstår problemer eller muligheter som kan kreve endringer i mål og/eller planer. Pedagoger, kalkulatør og eiendomsutvikler sammen med faglige ressurser i seksjon for Prosjektrådgivning er også sentrale i å bidra med sin kompetanse og bistand inn i prosjektet. I forprosjektfasen er følgende samarbeidsformer fastlagt: Når prosjektet tilhører seksjon PU, skal SL-Total/Rehab delta ved: Oppstartsmøte KVU/Alternativanalyse/mulighetsstudie. Grovsortering Alternativsanalyse (KVU). Oppstartsmøte Forprosjekt Team4 -møter. Prosjektavhengige diskusjoner/beslutninger (eks. valg kontraktstrategi, fremdrift, usikkerhetsanalyser og kalkyle). Internt overleveringsmøte mellom seksjon PU og seksjon Total/Rehab Oppstart av styringsdokumentet Team4 skal være omforent om valg av entreprisestrategi, gjennomføringsstrategi, fremdrift og planleggingsramme/kalkyle. Når seksjon Total/Rehab har overtatt ansvaret for prosjektet, skal SL-PU og PU delta ved: Gjennomgang og intern godkjenning av styringsdokument KS gjennomgang(er) Møter vedr. erfaringsoverføring Oppstartsmøter påfølgende faser Usikkerhetsanalyser/risikoidentifisering Styremøte Team4 skal delta ved: Intern usikkerhetsanalyse for fastsettelse av investeringskalkyler Gjennomgang og intern godkjenning/aksept av styringsdokument, Møter vedrørende erfaringsoverføring og KS2- gjennomgang. Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen skal involveres i beslutningsprosessene i ovennevnte punkter der Team 4 skal delta og godkjenner, etter innstilling fra Team4, investeringskalkyler og styringsdokument. Avdelingsdirektør prosjektavdelingen inviteres også til møter vedrørende KS2-gjennomgang og erfaringsutveksling. Retningslinjene beskrevet over gjelder i særdeleshet for investeringsprosjekter, men skal også vurderes for særskilte rehabiliteringsprosjekter. Ved eventuelle uoverensstemmelser mellom seksjonslederne i Team4 skal problemstilling løftes til avdelingsdirektør som tar en endelig beslutning på forhold man er uenig i. Side 24 av 28

25 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg Oppgavefordeling Detaljert oppgavefordeling fremkommer av vedlegg 1 Oppgaveliste for prosjektgjennomføring i Undervisningsbygg. (Oppgavelisten kan også benyttes som sjekkliste på fasenivå.) 8.2 Samarbeid med Eiendomsavdelingen Etter at bygget er ferdigstilt og i samarbeid overlevert kunde og bestiller UDE, er det Eiendomsavdelingen som drifter og forvalter bygget. Det forutsettes derfor tett samarbeid og kommunikasjon med denne avdelingen i løpet av hele prosjektforløpet. Disse kan være følgende: Vurdering av potensial, særlig når det eksisterer bygg på eiendommen Oppstart av et prosjekt Fraviksbehandling Energibehov, LCC- beregninger ved alternativanalyse, mulighetsstudie og forprosjekt Husleieberegninger og husleieavtale (forvalter) Planlegging av overtagelser fra entreprenør (driftsingeniør og forvalter) Befaringer (driftsingeniør) Lukking av mangellister Opplæring av driftspersonell Overtakelser Overlevering FDV-dokumentasjon 8.3 Samarbeid med stabsavdelinger Andre avdelinger i Undervisningsbygg som ikke er tilknyttet Prosjektavdelingen bidrar også med rådgivning/hjelp med blant annet tilstandsvurdering av eksisterende skoleanlegg, tomteforhold, huseleieberegning og fraviksprosessen (Eiendomsavdelingen), anskaffelser (Avdeling for innkjøp, kontrakt og juridiske forhold) og risikostyring, budsjett og økonomioppfølging(økonomiavdelingen). Organisasjonsavdelingen ved seksjon for IKT og Dokumentasjonssenter bidrar med administrativ støtte iht. en velfungerende IKT infrastruktur og maskinpark samt effektiv og sikker arkivering. Kvalitetsseksjonen har ansvaret for styringssystemet ProSmart, og gjennomføring av kvalitetsrevisjoner og SHA-inspeksjoner. Kommunikasjonsavdelingen bistår med profilering av prosjektet og mediekontakt. 8.4 Dialog med kunde/bestiller Seksjon PU har som nevnt tidligere et hovedansvar for kommunikasjonen og snittflaten inn mot Utdanningsetaten. Lederen av seksjonen har et særskilt ansvar for å bygge opp den nødvendige tillit mellom Undervisningsbygg og Utdanningsetaten. Seksjon PU har bidratt med utarbeidelse av mal for å sikre gode bestillinger, og Undervisningsbygg har bidratt til etablering av nyttige samarbeidsfora, kontaktmøter og koordineringsmøter. Undervisningsbygg deltar også i sentrale samarbeidsmøter i Rådhuset som har fokus på skoleprosjekter, dette gjelder blant annet Skoleforum og Mandagsmøte Dialogen med kunde/bestiller gjennom hele prosjektet skal skje via UDEs prosjektansvarlige person (PA). PU har dialog vedrørende overordende saker og beslutninger i prosjektet. Saker som avviker fra standard byggeprogram eller krav og forventninger avklares av PU. Prosjektspesifikke løpende avklaringer tas mellom PL og prosjektansvarlig i UDE. Se også Prinsippavtalen mellom UBF og UDE fra som beskriver samhandlingsformen mellom UDE og UBF. Side 25 av 28

26 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg 9 Prosjektavslutning og kompetanseoverføring Prosjektavslutning Avslutning av prosjekter består av følgende trinn: Overtagelse fra entreprenør til Undervisningsbygg Overlevering til kunde sammen med Eiendomsavdelingen Sluttrapportering Erfaringsoverføring Oppfølging i garantiperioden Prosjektet skal gjennomføre evaluering av leverandører (entreprenør, bygeledelse og prosjektering). Evaluerings- og erfaringsoverføring Kompetanse- og erfaringsoverføring er en del av prosjektprosessen i Undervisningsbygg, og sikres bl.a. ved utarbeidelse av sluttrapporter fra prosjekter. Sluttrapportering er en del av prosjektleders(pl) ansvar. Rapportering skjer i henhold til de planer og mål som er satt til prosjektet i styringsdokumentet, evt. korrigert for senere styrevedtatte endringer. Sluttrapporteringen består av følgende dokumenter: Styresak Sluttrapporten SD Styringsdokument suppleres med rapportering av resultater og måloppnåelse Regnskapsrapport/prosjektregnskap fra økonomisystemet på kontraktsnivå Nøkkeltall Investeringsprosjekt / Nøkkeltall Rehabiliteringsprosjekt Evalueringsskjema for prosjekteringsgruppe Evalueringsskjema for byggeledelse Evalueringsskjema for entreprenør Foreløpig sluttrapport utarbeides snarest mulig etter overlevering av bygget/anlegget til kunden og senest innen 6 mnd. etter overlevering. Sluttrapport SD med vedlegg skal være klar fra prosjektets side senest 15 måneder etter overlevering. Det skal utarbeides en styresak til styrebehandling med endelig sluttrapport med vedlegg. En sluttrapport skal bidra til læring og overføring av kompetanse, sikre skriftlig dokumentasjon fra gjennomførte prosjekter, bidra til systematisk arbeid med evaluering og analyser av resultat sett opp mot planer og mål. Team4-samarbeidet er også et viktig bidrag i kompetanseoppbyggingen, som gjennom praktisk prosjektutvikling og gjennomføring utveksler erfaringer som kommer prosjektene til gode. Side 26 av 28

27 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg 10 Styrende dokumenter og prosedyrer Styrende dokumenter som retningslinjer og prosedyrer finnes tilgjengelig i Undervisningsbyggs styringssystem ProSmart. Alle ansatte og innleide, plikter å sette seg inn i Undervisningsbyggs styrende dokumenter og prosedyrer. ProSmart inneholder også en rekke felles maler og når Undervisningsbygg har besluttet å benytte slike. Side 27 av 28

28 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg 11 Vedlegg Vedlegg 1 Oppgaveliste for prosjektgjennomføring i Undervisningsbygg Vedlegg 2 Notat Samarbeid Team4, datert Side 28 av 28

29 1 Vedlegg 1 Oppgaveliste for prosjektgjennomføring i UBF Følgende liste er utarbeidet som et hjelpeverktøy for de prosjektansvarlige. Listen er basert på erfaring fra tidligere prosjekter og gjennomføring av disse og inneholder mange av de oppgaver og avklaringer som er nødvendig for å gjennomføre et prosjekt. Styrende dokumenter som retningslinjer og prosedyrer finnes tilgjengelig i UBFs styringssystem ProSmart. PL Prosjektleder PU Prosjektutvikler SL-Total/Rehab Seksjonsleder Toatal/Rehab SL-PU Seksjonsleder Prosjektutvikling Avd. dir. PRO Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen EU Eiendomsutvikler PR Pedagogisk rådgiver BY Byplanlegger RK Rådgiver kalkulasjon RP Rådgiver prosjektstyring PS Prosjekt sekretær PSU Prosjektsekretær Utvikling EIE Eiendomsavdelingen IKJ Innkjøp, kontrakt og juridiske forhold ØK Økonomiavdelingen Aktivitet Utfører Ansvarlig Deltager Kommentar /Utsjekk Eiendomsutvikling Tomtesøk for nye skoler EU EU PU, PR, BY Vurdere tomters egnethet for skole (beliggenhet, EU EU PU, PR størrelse, trafikk, regulering, risikobilde) Avstemme med UDE om tomter er aktuelle EU EU/SL-PU Innspill til EBY om tomter som ønskes kjøpt EU EU Delta i forhandling kjøp av tomt sammen med EBY EU EU Analyse, PU Behandling av samråd og nabovarsler BY BY PU, PL, Eiendom Avstemming og avklaring mot eiendom (samråd og nabovarsler) BY BY Eiendom Konseptvalgutredning Bestillingsmøte/avklaringer PU PU PL, BY, PR Prosjektetablering (saksnr., WebSak, prosjektnr., PL/sekretær PU Exie/Agresso) Bemanne opp prosjektet med PL SL-PU PU Vurdere øvrige ressursbehov i prosjektet (ARK, LARK, PU/PL PU TEKN RÅDG) Oppstartsmøte internt PL, PU PU PL,EIE; SL; PR Avrop rådgivere/anskaffelse spesialrådgivere PL PU JUR Definere oppdrag til rådgivere og avtale PL/PU PU honorarbudsjett med rådgivere Utfylle protokoll, ytelsesbeskrivelse, sende bestilling til PL PU rådgivere. Signatur på alle dokumentene. Sende bestillingsbekreftelse/pristilbud til UDE PL PU Behovsanalyse (ASA) Det er UDE som utfører denne og PU, PL, UDE PU PR har ansvaret for denne vi deltar vel bare evt. utfører på oppdrag - Definere behov, skolebehovsplan, aktør- UDE UDE PU /interessentanalyse Målanalyse (ASA) PU, PL, UDE PU PR Definere mål i samarbeid med bestiller Overordnet kravdokument (ASA) PU, PL, UDE PU PR Definere krav i samarbeid med bestiller

30 Aktivitet Utfører Ansvarlig Deltager Kommentar /Utsjekk Alternativsanalysen / Mulighetsstudie Forundersøkelser eksisterende bygg og tomt PL PU Identifisere alternativene PL/PU PU PR "Samrådsprosess" med bl.a. PBE og BYA, SAM, IDR. PU PU PL, BY, PR Drøftingsmøte med BYA om alternativer med referat/ PU/PL PU BY dokumentasjon Drøftingsmøte med PBE om alternativer med referat / PU/PL PU BY dokumentasjon Grovsortering av alternativer som skal utredes videre PL, PU PU PR Beskrive alternativene PL PU PR Avklare behov for midl skole, PU PU PR Beskrive midlertidig skole / SID / Erstatningslokaler PL PU PR Kalkyle PL, RK PU SL Levetidskost (LCC) Eiendom, PL PU Møte med UTB, gjennomgang av fremdrift og kalkyler PL, PU PU SL Sammenstilling KVU-rapport PL PU ARK, KALK, PR Oversendelse av dokumenter til UDE. UDE er ansvarlig PL for å sende til KS1 Intervjuer Alle relevante Kan være alle Dialog med kvalitetssikringsfirma PL,PU Gjennomlesing av KS-rapport med innspill og rettelser PL,PU PU Oppretting av KVU etter merknader (UBF) PL PU Regulering Innsendelse av planinitiativ ARK, PU PU BY Oppstartsmøte med fremdriftsgjennomgang PU, PL PU PBE, PU, PL, ARK, BY Varsling av oppstart reguleringsplanarbeid ARK PU PL Planskisse utarbeidelse ARK PU PL, BY Avklaringsmøte PU, PL PU PBE, PU, PL, ARK Planskisse revidering ARK PU Oppretting/endring etter off ettersyn og innsendelse ARK PU av planforslag Befaring med Byutviklingskomiteen Rådhuset Byutviklingskomité PU, PL, SL-PU Forprosjektfasen Mottak av bestilling PSU SL-PU Ledergruppen Tildele prosjektet en prosjektutvikler SLPU SLPU PU Sondering aktuelle prosjektledere PU, SL-PU, SL SL-PU Total/Rehab Bestilling behandles/info i avdelingens ledermøte PU/SLPU SLPU Ledergruppen Bemanning PL og bestemme SL Total/Rehab (SL-møte) Avd. dir. PRO PU, PL Avd. dir. ansvarlig, avgjøres i dialog i SLmøte Internt prosjektmøte (etablere prosjektet internt i Prosjektavdelingen) PU PU PU, PL, PR, BYPL, RK, PSU Sende ut dokumentasjon i forkant av møtet, drøfte innhold i prosjekt, utfordringer, fordele ansvar og roller i prosjektet, Etablerer hovedfremdriftsplan for prosjektet PL PU Team4 RP utfører (verktøy) Etablere risikoliste PL PU Team4 Internt prosjektteam UBF vurderer om bestilling kan innfris (planleggingsramme og fremdrift) drøftingsmøte 1. Team4-møte, risikoidentifisering, masterkalkyle Team4 PU Team4 Noen ganger må dette team4-møtet komme etter avklaringsmøte med bestiller Side 2 av

31 Aktivitet Utfører Ansvarlig Deltager Kommentar /Utsjekk Avklaringsmøte med bestiller PU PU PU/PL, PR Etablere prosjektet (administrativt) PL PU PSU Avrope ARK, PG evt. andre rådgivere PL PU Evt. PS, evt. konf. SL gjennomføring Prosjektmøte (møte med ASA) PU PU, PL, UDE, ARK, PR, Noen prosjekter krever å ha med BY og KALK. Avklare kravspesifikasjon og avgrensing av prosjektet iht. kravspesifikasjon PL PU Avklares med UDE Oppstartsmøte med PG PL PU PU, SL-PU og SL- Total/Rehab Oppstartsmøte internt i UBF PL PU PL, PR, EIE, IKJ, ØK, RK, SL- Total/Rehab, Dialog/møter med BYA, PBE, SAM, Hafslund og andre PL, BY, PU PU PU; BY for å avstemme/forankre løsninger Definere oppdrag til rådgivere og avtale PL PU PR, BY honorarbudsjett Utfylle protokoll, ytelsesbeskrivelse, sende bestilling til PL PU rådgivere Noen ganger er ARK og PGL med? Sende bestillingsbekreftelse til bestiller PL PU Ta med milepæler(avsluttet brukermedvirkning, KS2rapport og AMUvedtak og signering leieavtale) som forutsetninger for fremdrift forprosjektfase og ferdigstillelsestidspunkt Planlegge skole i drift PL, PU PU UDE, PR, BY, RK Oppdatere fremdriftsplan PL PU RP, Team4 Oppdatere risikoliste PL PU Internt prosjektteam, SL Kan behandles i team 4 møtet Forberede brukerprosess med å avdekke rombehov, kapasitet spesialutstyrte rom, lærerarb.pl, adm. etc. PR PU Brukermedvirkningsprosess (4-6 møter, ca 3 mnd) PL/PR PU UDE, brukergruppe, BY UDE er ansvarlig for brukerprosess. Roller utførende/deltagere avklares i internt oppstartsmøte Programmering/skisse (basert på standard PR, PL PU byggeprogram Bygg for læring ) Forberede AMU 1 PL, PR PU AMU 1 avholdes før avsluttet brukerprosess. Deltar ikke i AMU 1. Oppstart styringsdokument Anmode/forhåndsmelde om KS2 til FIN PL PU Mal styringsdokument Oppstart fraviksbehandling PL PU EIE, PG, ARK, LARK, PR Oppdatere kalkyle PL, KALK, PU Input fra PG Ved flere valg av løsninger, grovkalkulering/dokumentasjon og risikovurdering RK, PL PU Input fra Evt. LCC, husleieeffekt PL, EIE PU KALK, ØK Uavhengig av flere alternativer; milepæl hvor program PL PU PUSL, SL In fo Team4-møte og planløsning anbefales overfor UDE.(MILEPÆL) Kvitterer ut delutførelse; utkast SD, Fravikslogg, plantegninger, sitplan, rom og arealprogram, fremdriftsplan, foreløpig/overordnede forundersøkelser, evt. økonomiske vurderinger, foreløpig usikkerhetsanalyse/vurdering mm, PU/PL PU Team4 Team4 Side 3 av

32 Aktivitet Utfører Ansvarlig Deltager Kommentar /Utsjekk Team4-møte: Overføre prosjektet til SL-Total eller SL- Rehab. Etablere inventarprosjekt - ny modell fra UDE, vanligvis ikke bestilt før etter styrebehandling. PL PU SL (Team4) Team4 PL Oppstart prosjektering midlertidig skole PU, PL, UDE PL PR Fraviksbehandling (løpende) PL PL Styre PG i utarbeidelse av forprosjektrapport - A-Å PL PL Mal forprosjektrapport Utarbeide kalkyle i samarbeid med prosjektutvikling PL, RK PL PG, Kontrahering av 3. part PL PL Evt. Usikkerhetsanalyse PL, RK PL alle Rapportskriving og ferdigstille kalkyle PL, RK PL SL, RK Husleieberegning PL, EIE PL RK, ØK, Utarbeidelse av husleieavtale (Eiendomsdirektør) EIE PL Ferdigstille styringsdokument PL PL PU Godkjenningsmøte for styringsdokument PL PL Team4, EIE, ØK Styringsdokument sendes til gjennomlesing hos UDE Ferdig forprosjekt med sammenstillingsbrev PL PL PU får kopi/info om forprosjekt og sammenstillingsbrev Teknisk særmøter ifm. AMU PL PL PL,PU, E, PR Intern kvalitetssikring av AMU/UBY-dokumentasjon PL PL PU, PR, PS Oppmelding/oversendelse til UDE AMU og lokalt AMU PL PL PS (fredag) Presentere prosjektet for lokalt AMU (PL). Gjelder store prosjekter. PL PL Anmode/forhåndsmelde om KS2 til FIN (se tidligere punkt ang oppstart av styringsdokument) PL PL Spørs når dette skjer, gjøres i god tid før KS2 Oversendelse av dokumenter til KS2 PL PL Delta i intervjuer med KS-firma Alle relevante PL Oppretting av styringsdokument etter evt. merknader PL PL Team4 fra KS2 Forprosjekt m/sammenstillingsbrev til UDE PL PL Utarbeidelse av styresak PL PL Legge frem saken til styret (Styremøte) SL PL SL, PL Signering av leieavtale (UDE) UDE - UBF PL EIE Søknad til Arbeidstilsynet og Bydelsoverlege PL PL PL Detaljprosjektering Søknad til Arbeidstilsynet og Bydelsoverlege PL PL Hvis ikke utført tidligere. Avrop rammeavtale BL og rådgivere PL PL Innkjøp Oppstartsmøte PL PL PU Detaljprosjektering / prosjekteringsmøter PL PL PG Inventarprosjekt igangsettes PL PL PR PR deltar kun ved behov Brukermedvirkning inventarprosjekt PL PL PR, PG PR deltar kun ved behov Kunstnerisk utsmykking PL PL PG Utarbeiding av Anbudsgrunnlag PL PL PG, innkjøp Gjennomgang /3.partskontroll og oppretting PL PL PG Etablere anskaffelseskomité PL PL IKJ Midlertidige lokaler /SID PL PL Avrop rammeavtale SID PL PL IKJ Prosjektering / brukermedvirkning AMU PL PL Kontrahering Rammesøknad paviljonger PL PL Etablering av / Flytting til midlertidige lokaler PL PL Side 4 av

33 Vedlegg 2 Notat - Samarbeid Team4, datert Samarbeid Team4 Formålet med dette skrivet er å bidra til et godt samarbeid i forbindelse med prosjektutvikling av skoleprosjekter (prosjekter). Team4 består av SL Prosjektutvikling, SL Total/Rehab samt prosjektutvikler og prosjektleder. Team4 er etablert for sikre at ansvars- og arbeidsfordeling i avdelingen trekker mest mulig gevinst ut av den samlede kompetansen i avdelingen, slik at prosjektet forankres på riktige forutsetninger og realistiske rammer. En forutsetning for samarbeidet er samlet kompetanse. Seksjon Prosjektutvikling skal ha særskilt kompetanse på prosesser og forutsetninger på utvikling av skoleprosjekter i tidligfase. Seksjonene Total/Rehab skal ha kompetanse på planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter. Roller og ansvar i hele prosjektforløpet Eier, overordnet ansvarlig og operativt/daglig ansvarlig: I forprosjektfasen er UDE den formelle eier av prosjektet og definerer prosjektets overordede mål. I denne fasen har Undervisningsbygg ved avdelingsdirektør for Prosjektavdelingen det overordede ansvaret for prosjektet. I første del av forprosjektet delegerer avdelingsdirektør dette overordnede ansvaret til seksjonsleder Prosjektutvikling som igjen delegerer ansvaret til Prosjektutvikler (PU). Prosjektleders rolle i denne fasen er å ha den daglige oppfølgingen av prosjektet, og rapportere til prosjektutvikler. På et prosjekttilpasset tidspunkt i forprosjektfasen, når prosjektet er tilstrekkelig utviklet, overføres det overordnede ansvaret til seksjonsleder for Total/Rehab, som igjen delegerer ansvaret videre til prosjektleder. Prosjektleder rapporterer i denne fasen direkte til seksjonsleder Total/Rehab. Etter signert husleieavtale og styrebehandling er Undervisningsbygg prosjekteier, og Prosjektavdelingen har ansvar for gjennomføring av detaljprosjektering og bygging innenfor avtalte rammer. Ansvaret delegeres til prosjektleder. Når prosjektet er ferdigstilt og overlevert leietaker, er Eiendomsavdelingen ansvarlig for skoleanlegget og for forvaltning, drift og vedlikehold. Samarbeid i Team4: Team4 består av seksjonsleder Prosjektutvikling, seksjonsleder Total/Rehab samt prosjektutvikler og prosjektleder. Formålet med Team4 er å være omforent på prosjektspesifikke mål som: fremdrift og kalkyle for prosjektet samt gjennomføringsplan (inkl entrepriseform). I tillegg ønsker man i Team4-møter at prosjektutvikler/prosjektleder får innspill fra seksjonsleder på Total/Rehab på konkrete forhold som kan bidra til at det planlegges enklere og samtidig robuste løsninger som gir billigere skoleprosjekter. Prosjektutvikler er ansvarlig for at prosjektet planlegges iht. gjeldende resultatmål (basert på bestilling og avklaring av bestilling) og at byggeprosjektet utformes slik at det kan gjennomføres på enkel og kostnadseffektiv måte. Her kan seksjonsleder Total/Rehab i Team4-møtene bidra med bakgrunn i sine erfaringer fra flere prosjekter i gjennomføringsfasen. I forkant av Team4-møter skal den som er ansvarlig for prosjektet (prosjektutvikler i første del av forprosjektfasen og prosjektleder etter at prosjektet er overført til seksjon Total/Rehab) i god tid før møtet, og minst 3 virkedager, sende ut møtedokumentasjon til deltakerne

34 Møteleder skal være den til enhver tid ansvarlige for prosjektet. Prosjektleder skriver referat fra Team4-møter og prosjektutvikler/prosjektleder tar med seg forutsetninger/beslutninger fra Team4-møtet i det videre utviklingsarbeidet. Det henvises for øvrig til agenda for Team4-møter nedenfor mht temaer som belyses i møtene. Team4 møter bør avholdes jevnlig frem til signert leieavtale. Det første møte avholdes i oppstartsfasen av prosjektet etter at bestillingen er avklart med Utdanningsetaten, og prosjektutvikler/prosjektleder har dannet seg et bilde av hva omfanget i prosjektet er. Prosjektutvikler er ansvarlig for å kalle inn til møter og at det skrives møtereferat. Følgende tema bør gjennomgås og drøftes i Team4-møtene: Gjennomgang av bestillingen (første møte) Organisering av prosjektet o Være omforent om roller og ansvar i prosjektet o Kompetansetilføring fra andre i egen avdeling og fra andre avdelinger (EIE, JUR) Økonomi o Kalkyle o Dersom det foreligger en planleggingsramme, når kan vi antyde om prosjektet som er bestilt er innenfor planleggingsrammen? Fremdrift o Gjennomgang av fremdriftsplan Behov for regulering? Tidspunkt for ferdig brukerprosess Planlagt ferdigstillelse av forprosjekt Planlagt tidspunkt for KS2-prosess Styringsdokument og styrebehandling Entrepriseform/Kontraktsstrategi o Forhold som taler for og imot ulike kontraktsstrategier o Dersom vi på dette tidspunktet har preferanser mht entrepriseform, hvordan påvirker ønsket entrepriseform omfang/fremdrift på forprosjektet? o Gjennomføring og deltakelse av strategivurderingene Prosjektering o Anskaffelse av rådgivere etc. o Styringsmål til rådgivere Prosjektutforming (ikke uttømmende) o Bygningsgeometri o Arealeffektivitet o Utenomhus Utfordringer og muligheter i prosjektet o Hvilke risikoer ser vi, hvordan kan vi styre unna disse? Gjennomgang av risikoliste. o Hvilke forundersøkelser bør gjennomføres? o Bør vi, og evt. når skal vi gjennomføre usikkerhetsanalyse? o Muligheter i prosjektet Vurdere/avklare tidspunkt for overføring av prosjektet fra seksjon prosjektutvikling til seksjon Total/Rehab. Avtale neste møte Rapporteringsveier: Når prosjektet tilhører seksjon Prosjektutvikling rapporterer prosjektleder til prosjektutvikler som igjen rapporterer til seksjonsleder Prosjektutvikling. Når prosjektet er overført til seksjon Total/Rehab rapporterer prosjektleder til seksjonsleder Total/Rehab.. Ved eventuelle uoverensstemmelser mellom seksjonslederne i Team4 skal problemstilling løftes til avdelingsdirektør for Prosjektavdelingen som tar en endelig beslutning på forhold man er uenig i. Side 2 av

35 Aktivitet Utfører Ansvarlig Deltager Kommentar /Utsjekk Veiledende kunngjøring /Endelig kunngjøring PL PL IKJ Prekvalifisering PL PL IKJ Evaluering/avklaring/tildelingsbrev PL PL IKJ Bygging PL IG-søknader PL PL PG Oppfølging av inventarprosjekt PL PL BL Oppfølging av endringsmeldinger PL PL BL Avvikshåndtering PL PL BL Økonomistyring PL PL Fremdriftsoppfølging PL PL BL Oppfølging SHA PL PL BL Fakturahåndtering PL PL BL Månedsrapportering PL PL BL Byggherremøter PL PL BL Oppfølging BL PL PL BL FDV-dokumentasjon PL PL Overlevering Overtakelse for prøvedrift PL PL BL Overlevering til Eiendom PL PL EIE, BL Overlevering til bestiller PL PL EIE Løst inventar PL PL Avfallsrapportering PL PL BL, PG Sluttrapport PL PL BL Sluttoppgjør /sluttrapport PL Garanti PL PL Side 5 av