RETNINGSLINJER GJENNOMFØRING AV INVESTERINGSPROSJEKTER

Transkript

1 RETNINGSLINJER GJENNOMFØRING AV INVESTERINGSPROSJEKTER Versjonshistorikk: Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent Alle prosjekter er investeringsprosjekter ANHE KEAS TELI Nytt dokument som 1. utgave ANBO/ANHE/ÅSNO KEAS TELI

2 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg Innholdsfortegnelse 1 Formål Bestiller-/utførerrollen Finansiering og øvrige rammebetingelser Generelt Investeringsprosjekter med egne kostnadsrammer i investeringsbudsjett Rehabiliteringsprosjekter finansieres gjennom samlebevilgning (Rehab-potten) i investeringsbudsjettet Fastsettelse av husleie Prosjektavdelingen i Undervisningsbygg Organisering av Undervisningsbygg Organisering av Prosjektavdelingen Mål og fokusområder for Prosjektavdelingen Hovedoppgaver til seksjonene i Prosjektavdelingen Seksjon Prosjektutvikling (Seksjon PU) Seksjonene Total/Rehab Seksjon Prosjektrådgivning Ansvarsfordeling i Prosjektavdelingen Nøkkelroller i Prosjektavdelingen - Team Prosjektleder (PL) Prosjektutvikler (PU) Seksjonsleder Prosjektutvikling (SL PU) Seksjonsleder for Totalprosjekter eller Rehabprosjekter (SL-Total/Rehab) Gjennomføring av prosjekter Gjennomføring av investeringsprosjekter i Oslo kommune Visuell fremstilling av Undervisningsbyggs modellen Innledende om gjennomføring av prosjekter Prosjektinitiering Konseptvalgutredning Ekstern kvalitetssikring 1 (KS1) Forprosjekt Ekstern kvalitetssikring 2 (KS2) Husleieavtale Styrebehandling Detaljprosjekt Bygging Prosjektstyring Generelt om prosjektstyring Prosjektøkonomistyring Fremdriftsplanlegging / -styring Kvalitet Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Miljø Kontraktsstrategi Risikostyring Risikostyring i Undervisningsbygg Risikostyring av prosjekter i Undervisningsbygg Rapporteringsveier i Prosjektavdelingen Rapporteringsveier for investeringsprosjekter Rapporteringsveier for rehab-prosjekter Avdelingsdirektør Prosjektavdelingens rapportering til Administrerende direktør Krav om samarbeid og felles deltagelse Samarbeid innad i Prosjektavdelingen Samarbeid med Eiendomsavdelingen Samarbeid med stabsavdelinger Dialog med kunde/bestiller Prosjektavslutning og kompetanseoverføring Styrende dokumenter og prosedyrer Vedlegg Side 2 av 28

3 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg 1 Formål Formålet med disse retningslinjene er å tydeliggjøre, på et overordnet nivå, hvordan investeringsprosjekter gjennomføres i Undervisningsbygg Oslo KF (UBF), beskrive ansvar og roller, samt å sikre: en effektiv prosjektprosess, fra start til slutt klare linjer for ansvar og myndighet riktig ressursbruk og optimal prosjektstyring god kommunikasjon og riktig involvering Retningslinjene inneholder flere linker, som gir mer dyptgående informasjon, prosedyrer eller forklaringer. Undervisningsbyggs retningslinjer for gjennomføring av investeringsprosjekter er i samsvar med prinsipper beskrevet i Oslo kommunes prinsippnotat for investeringsprosesser. 1 1 Oslo Kommune. Byrådsavdeling for Finans og Næring, Prinsipper for investeringsprosesser i Oslo kommune, Side 3 av 28

4 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg 2 Bestiller-/utførerrollen På investeringer i formålsbygg i kommunen vil det, på overordnet nivå, være en byrådsavdeling på bestillersiden og en annen byrådsavdeling på utførersiden. På det operative nivået vil det være en etat på bestillersiden og en et foretak på utførersiden, som vist i modellen under: OVERORDNET BESTILLER Byrådsavdelingen for kunnskap og utdanning (KOU) OVERORDNET UTFØRER Byrådsavdeling for kultur og næring (KON) BESTILLER Utdanningsetaten (UDE) UTFØRER Undervisningsbygg Oslo KF (UBF) Figur 1: Bestiller-/utførerrollen i Oslo kommune Et investeringsprosjekt blir etablert i Prosjektavdelingen i Undervisningsbygg (UBF), når det mottas en bestilling fra Utdanningsetaten (UDE). En vellykket bestiller-/ utførermodell forutsetter at: Det er klarhet i rolle- og ansvarsfordelingen mellom bestiller og utfører på operativt nivå. Overordnet bestiller og overordnet utfører følger opp prosjektene og identifiserer prosjekter som kan være gjenstand for konflikter med hensyn til kostnader og fremdrift. Ved behov, iverksette tiltak slik at uklarheter og eventuelle uenigheter på operativt nivå kan avklares på byrådsavdelingsnivå. Retningslinjer for rolle- og ansvarsfordeling mellom Utdanningsetaten og Undervisningsbygg er gitt i en prinsippavtale som er inngått den Siden prinsippavtalen ble signert ble det vedtatt endringer i rammebetingelsene. Nytt siden 2006 er at Undervisningsbygg i dag har ansvaret for og disponerer midlene til generell rehabilitering/ akuttiltak. Det samme gjelder indre vedlikehold fra Ny prinsipp avtale er under utarbeidelse og forventet ferdigstilt våren Side 4 av 28

5 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg 3 Finansiering og øvrige rammebetingelser 3.1 Generelt Prosjekter som gjennomføres i regi av prosjektavdelingen kan deles inn i to hovedgrupper, avhengig av type prosjekt og hvilken post i investeringsbudsjettet midlene kommer fra. Disse er: Investeringsprosjekter finansiert med egne kostnadsrammer per prosjekt 2 i Undervisningsbyggs investeringsbudsjett, som er del av Oslo kommunes vedtatte budsjett (Dokument nr. 3) 3 Rehabiliteringsprosjekter finansiert gjennom vedtatt samlebevilgning (rehab - potten) i Undervisningsbyggs investeringsbudsjett, som er del av Oslo kommunes vedtatte budsjett (Dokument nr. 3) 3.2 Investeringsprosjekter med egne kostnadsrammer i investeringsbudsjett Prosjektene går, som regel, gjennom de prosesstrinn/milepæler som er beskrevet i avsnitt 5, inkl. kvalitetssikring. Som en del av gjennomføringen av forprosjektfasen skal det utarbeides styringsdokument for alle investeringsprosjekter. Etter forprosjektet utarbeides det også en endelig husleieberegning som utgjør grunnlaget av husleieavtalen. I følge Undervisningsbyggs fullmaktsstruktur skal investeringsbeslutninger over NOK 5 mill. inkl. MVA tas av foretakets styre. Styringsdokument for disse prosjekter skal derfor behandles av foretakets styre. I forbindelse med behovsanalysen for et investeringsprosjekt, utarbeides det kostnadsestimat. Hvis det blir tatt en beslutning om å gjennomføre prosjektet etter kvalitetssikring(ks1), mottas det bestilling på forprosjekt hvor det angis en planleggingsramme fra KS1 av konseptvalgutredningen. Ved oppstart av forprosjekt vurderes det innledningsvis om vi anser det realistisk å gjennomføre prosjektet innenfor denne planleggingsrammen. I forprosjektfasen vurderes det fortløpende ulike løsninger i forhold til planleggingsrammen. Når forprosjektet er ferdigstilt utarbeides det kostnadsramme basert på innspill fra rådgivergruppen og intern kvalitetssikring av underkalkyler. Denne kostnadsrammen blir gjenstand for ekstern kvalitetssikring (KS2) før bystyret setter en kostnadsramme for prosjektet. Hvert prosjekt er unikt og usikkerhetsfaktorer må vurderes i hvert enkelt tilfelle. P85 er kostnadsrammen som bystyret setter for et investeringsprosjekt. Fullmaktene til å disponere P85 avsetningen ligger hos byrådet for kultur og næring. I følge det nye investeringsregimet i Oslo kommune skal Undervisningsbygg styre sin totale prosjektportefølje innenfor P50. Styret skal dekke overskridelser i ett prosjekt med besparelser på et annet. Undervisningsbygg skal rapportere mot P50 i alle rapporter til styret og byrådet. P50 rammen disponeres av avdelingsdirektør for prosjektavdelingen om ikke annet er avtalt. Figuren på neste side viser oppbygging av en kostnadsanalyse samt definisjon av begreper. 2 I Undervisningsbyggs investeringsbudsjett tilsvarer dette prosjektkategorien kapasitetsutvidelse, rehab og nybygg mv. Budsjettdokumentet inneholder en oversikt over konkrete kostnadsrammer per prosjekt. 3 I Undervisningsbyggs investeringsbudsjett tilsvarer dette prosjektkategorien akuttiltak/ generell rehabilitering. Side 5 av 28

6 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg Estimering av kostnader: Definisjon av begreper Oppbygning av kostnadsanalysen Kostnad Sannsynlighet (P-verdier) Foreslått kostnadsramme (P85) Forventet kostnad (P50) Restusikkerhet Usikkerhetsavsetning Forventede tillegg 100% 85% 50% Forventede tillegg Usikkerhetsavsetning Grunnkalkyle Kostnader Grunnkalkyle Forventet kostnad Foreslått kostnadsramme Figur 1: Oppbygning av en kostnadsanalyse og kostnadsbasert s-kurve Grunnkalkyle Grunnkalkylen utgjør sannsynlig verdi (deterministiske verdier) for hver enkelt post i kalkylen. Dette tilsier at det ikke skal være noe påslag for usikkerhet i grunnkalkylen. Forventet kostnad (P50) Forventet verdi angir hvor mye det er ventet at prosjektet skal koste når det er fullført. P50 leses av S-kurven, og innebærer at det er like sannsynlig at den endelige prosjektkostnaden blir høyere som at den blir lavere enn den angitte P50-verdien. Kostnadsramme (P85) Kostnadsrammen for investeringen angir at sluttkostnaden for prosjektet med 85 pst. sannsynlighet vil ligge innenfor P85-verdien. Figur 2 Estimering av kostnader, Definisjon av begreper Som hovedregel skal usikkerhetsavsetningen for prosjekter som går over flere år periodiseres i siste år av prosjektperioden. Vurdering av eventuelt mulighet for å inndra usikkerhetsavsetninger foretas i forbindelse med de årlige budsjettbehandlingene. 3.3 Rehabiliteringsprosjekter finansieres gjennom samlebevilgning (Rehab-potten) i investeringsbudsjettet På budsjettdokumentet gir byrådet føringer for prioritering av prosjekter som er finansiert gjennom samlebevilgning (rehab-pott). 4 Seksjonslederne i Rehab prioriterer igangsetting av prosjekter i samarbeid med Eiendom og kunde, Utdanningsetaten, og nedfeller dette i dokumentet Fysiske handlingsplanen. Prioriteringen godkjennes av avdelingsdirektør for prosjektavdelingen. Det er styret i Undervisningsbygg som behandler og vedtar den endelige fordelingen av rammen mellom konkrete prosjekter. For rehabiliteringsprosjekter utreder ansvarlig prosjektleder nødvendig prosjektering, etablerer styringsdokument og utreder antatt investeringskostnad. For disse prosjektene finnes det ikke noen avsetning mellom P85 og P50 som disponeres av byrådet. Eventuelle udisponerte midler i rehab-potten flyttes over til nye prosjekter eller prosjekter med overskridelse. 3.4 Fastsettelse av husleie For investeringsprosjekter utarbeides det en bindende husleieavtale mellom Undervisningsbygg og bestiller (Utdanningsetaten) før detaljprosjektering, kontrahering og bygging igangsettes. Husleien fastsettes på 4 Disse retningslinjene består av overordnede prioriteringer. For 2012, eksempelvis, lyder overordnede prioriteringen slik:..høyeste prioritet har mangler som innebærer umiddelbar sikkerhets-/helserisiko for elever og lærere/ansatte, dernest forhold som gir følgeskader.. Side 6 av 28

7 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg grunnlag av P50. Ansvaret og risikoen for at prosjektet holder seg innenfor vedtatte rammer vil ligge hos Undervisningsbygg. Fra andre halvår 2010 beregnes det ikke husleie av påløpte kostnader for rehabiliteringsprosjekter. Side 7 av 28

8 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg 4 Prosjektavdelingen i Undervisningsbygg 4.1 Organisering av Undervisningsbygg Undervisningsbygg er organisert med to linjeavdelinger og fire stabsavdelinger, som vist på figuren under. Adm.dir Økonomi Innkjøp/Juridisk Organisasjon Kommunikasjon Prosjektavdelingen Eiendomsavdelingen Figur 3 UBFs organisasjonskart 4.2 Organisering av Prosjektavdelingen Prosjektavdelingen har ansvaret for utvikling, prosjektering og gjennomføring av Undervisningsbyggs investeringsprosjekter. Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen Seksjon Prosjektrådgivning Seksjon Prosjektutvikling (PU) Seksjon Totalprosjekter 1 (Total 1) Seksjon Totalprosjekter 2 (Total 2) Seksjon Totalprosjekter 3 (Total 3) Seksjon Rehabprosjekt 1 (Rehab 1) Seksjon Rehabprosjekt 2 (Rehab 2) Risløkka Kompetansesenter Forklaringer: Ansvar: Seksjon Prosjektutvikling Ansvar: Seksjonene Total/Rehab Figur 4 Organisasjonskart for Prosjektavdelingen 4.3 Mål og fokusområder for Prosjektavdelingen For å innfri Undervisningsbyggs langsiktige mål har Prosjektavdelingen definert følgende mål for sin virksomhet: - utvikle og gjennomføre prosjekter som tilfredsstiller kundens behov og forventninger til lavest mulig kostnad - være anerkjent som er en profesjonell byggherre i Norge Dette innebærer følgende fokusområder: Side 8 av 28

9 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg Sikre at prosjektet har riktig og realistisk rammer for fremdrift og økonomi fra start. Sørge for at prosjektet kan gjennomføres med minimal risiko i forhold til SHA. Bidra til at prosjektet planlegges og gjennomføres med gode løsninger og riktig kvalitet, både i forhold til krav og forventninger til kunden samt i henhold til Kravspesifikasjonen. Sikre at prosjektene kan gjennomføres i henhold til avtalt budsjett og fremdrift. Sørge for at prosjektene har mest mulig miljøvennlige løsninger Prosjektavdelingen skal være rådgiver for Utdanningsetaten og Rådhuset i hvordan skolebehovsplanen kan innfris. 4.4 Hovedoppgaver til seksjonene i Prosjektavdelingen Seksjon Prosjektutvikling (Seksjon PU) Seksjon PU mottar alle bestillinger fra UDE, og sørger for at prosjektet blir etablert etter gjeldende prosedyrer i ProSmart. Seksjonen skal: Utvikle tomter/eiendommer og eksisterende skoler på bestilling fra UDE, samt være en rådgiver for UDE blant annet ved leieforhold. Følge opp og koordinere reguleringssaker. Igangsette forundersøkelser og arbeid med skole i drift løsning (SID)/midlertidige skole. Ha ansvar for forprosjektet frem til en prosjekttilpasset milepæl i forprosjektfasen. Være rådgivere i prosjektet i den påfølgende forprosjektfasen samt følge opp de saker som krever avklaring knyttet til regulering og myndighetsbehandling. Ha hovedansvaret for kommunikasjonen og snittflaten inn mot Utdanningsetaten. Lederen av seksjonen vil ha et særskilt ansvar for å bygge opp den nødvendige tillit mellom Undervisningsbygg og Utdanningsetaten. Ha ansvar for utvikling av foretakets eiendommer som ikke lenger er egnet til skoleformål samt generell eiendomsutvikling. Ha ansvar for at det etableres en god kommunikasjon og samarbeid med Eiendomsavdelingen i forbindelse med utvikling av prosjekter. Være en kompetanseseksjon på konseptvalgutredninger (KVU) og andre utredninger (dette kan f.eks. være mulighetsstudie eller kapasitetsutredning) i tidligfase Seksjonene Total/Rehab Seksjonene Total/Rehab skal bidra med nødvendig gjennomføringskompetanse i utviklingsfasen av prosjektet, og frem til seksjonen overtar prosjektet i en prosjekttilpasset milepæl i forprosjektfasen, som er beskrevet nærmere i avsnittene og 8.1. Når seksjonen har overtatt prosjektet, skal den ansvarlige for å ferdigstille det endelige forprosjektet fullføre utarbeidelse av styringsdokument og anmode om KS2 behandling og husleiesignering før saken legges frem for beslutning i styret. Videre skal seksjonene gjennomføre detaljprosjekt, utarbeide anbudsgrunnlag, kontrahere entreprenører, gjennomføre bygging og overlevering til kunde sammen med Eiendomsavdelingen. For mindre rehabiliteringsprosjekter (finansiert via pot bevilgning, fysisk handlingsplan ), normalt begrunnet med et ønske om å ta igjen et oppakkumulert vedlikeholdsetterslep, gjør seksjonene Rehab sammen med Eiendomsavdelingen og kunde UDE en prioritering av prosjekter. Disse prosjektene gjennomføres i hovedsak i sin helhet i seksjonene Rehab Seksjon Prosjektrådgivning Seksjon Prosjektrådgivning bistår prosjektene med rådgivning innen bl.a. prosjektstyring (fremdrift, og økonomi), kvalitet, SHA, miljø, risikostyring, søknadsprosesser og AMU-behandling. Videre har seksjonen funksjoner som bistår avdelingsdirektør i forbindelse med budsjettering, rapporteringen og andre administrative oppgaver. Side 9 av 28

10 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg 4.5 Ansvarsfordeling i Prosjektavdelingen Det er viktig med tydelig prosjekteier. Prosjekteier er den part som identifiserer prosjektmålene. Prosjekteier skal være både støttende og utfordrende samt sørge for nødvendige forankringer. Prosjekteier stiller resurser til rådighet. I forprosjektfasen er UDE den formelle eier av prosjektet og definerer prosjektets overordede mål. I denne fasen har Undervisningsbygg ved Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen det overordede ansvaret for prosjektet. Avdelingsdirektør delegerer dette overordnede ansvaret til seksjonsleder for Prosjektutvikling (SL PU) som igjen delegerer ansvaret til Prosjektutvikler (PU). På et prosjekttilpasset tidspunkt i forprosjektfasen, når prosjektet er tilstrekkelig utviklet, overføres det overordnede ansvaret til seksjonsleder for Total/Rehab. Etter signert husleieavtale og styrebehandling blir Undervisningsbygg eier av prosjektet. Seksjonsledere Total/Rehab overtar på vegne av Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen eierskapet av prosjektet fram til overlevering til kunde sammen med Eiendomsavdelingen. Prosjektleder er gjennom hele prosjektprosessen ansvarlig for den daglige/operative ledelsen av prosjektet, og skal sørge for grunnlaget for beslutninger. Eiendomsavdelingen blir ansvarlig for forvaltning, drift og vedlikehold av ferdig skoleanlegg. 4.6 Nøkkelroller i Prosjektavdelingen - Team4 Gjennomføringsmodellen (som er nærmere beskrevet i avsnitt 5), er basert på tett samarbeid mellom to seksjoner, hhv seksjon Prosjektutvikling og en av seksjonene Total/Rehab. Seksjon Prosjektutvikling har kompetanse på utvikling av skoleprosjekter. Seksjonene Total/Rehab har kompetanse på gjennomføring av byggeprosjekter fra signert leieavtale. Team4 består av seksjonsleder Prosjektutvikling, seksjonsleder Total/Rehab samt prosjektutvikler og prosjektleder. Formålet med Team4 er å være omforent på prosjektspesifikke mål som: fremdrift og kalkyle for prosjektet samt gjennomføringsplan (inkl entrepriseform). I tillegg ønsker man i Team4-møter at prosjektutvikler/prosjektleder får innspill fra seksjonsleder på Total/Rehab på konkrete forhold som kan bidra til at vi planlegger enklere løsninger som gir billigere skoleprosjekter, evt. forankre at de løsninger som foreligger er gode. Det skrives referat fra Team4-møter og PU/PL tar med seg forutsetninger/beslutninger fra Team4-møtet i det videre utviklingsarbeidet. Det henvises for øvrig til agenda for Team4-møter, se vedlegg, mht temaer som belyses i møtene. Samarbeidet i Team4 skal sikre mest mulig gevinst ut av den samlede kompetansen i avdelingen, slik at prosjektet forankres på riktige forutsetninger og realistiske rammer, og kan leveres iht. avtalt tid, kvalitet og kostnad. Rollene til Team4 er kort beskrevet i de neste avsnittene Prosjektleder (PL) Prosjektleder har det operative ansvar gjennom hele prosjektforløpet. Prosjektleder skal styre prosjektet innenfor tildelt kostnadsramme, fastsatt tidsplan og forventet kvalitet. Som ansvarlig for den daglige ledelsen i prosjektet i hele prosjektforløpet påhviler det prosjektleder mange oppgaver. Prosjektleder får ofte tildelt prosjektet i starten av forprosjektfasen, og har ansvaret for å følge opp prosjektet til overlevering til kunde og under garantitiden. Dette innebærer i praksis utarbeidelse og oppfølging av budsjetter, kvalitetsplaner, framdriftsplaner samt sikre at SHA ivaretas gjennom hele prosjektet. Side 10 av 28

11 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg Prosjektutvikler (PU) Prosjektutvikler er ansvarlig for at prosjektet planlegges iht. gjeldende resultatmål (basert på bestilling og avklaring av bestilling) og at byggeprosjektet utformes slik at det kan gjennomføres på enkel og kostnadseffektiv måte. Prosjektutvikler har en portefølje av prosjekter som han/hun er overordnet ansvarlig for frem til seksjon Total/Rehab overtar prosjektet. Videre er prosjektutvikler rådgiver senere i utviklingsfasen etter at seksjon Total/Rehab har overtatt ansvaret Seksjonsleder Prosjektutvikling (SL PU) Seksjonsleder for Prosjektutvikling mottar bestillinger og har porteføljeansvar for alle investerings- og inventarprosjekter tilknyttet seksjon PU fram til det overordnede ansvaret for prosjektene overflyttes til seksjon for Total/Rehab. SL-PU har et særskilt ansvar for å bygge opp den nødvendige tillit mellom Undervisningsbygg og Utdanningsetaten Seksjonsleder for Totalprosjekter eller Rehabprosjekter (SL-Total/Rehab) Seksjonsleder for Total/Rehab har porteføljeansvar for prosjekter i forprosjektfasen etter at de er overflyttet fra seksjon for PU, og for videre detaljprosjektering og gjennomføring. Seksjonene Total/Rehab har personalansvar for prosjektlederne. SL i seksjonene Total/Rehab deltar i utviklingsfasen for å sikre erfaringstilbakeføring samt sikre at beslutninger i utviklingsfasen er omforent med de som overtar prosjektet i utførelsesfasen. Side 11 av 28

12 Retningslinjer Gjennomføring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg 5 Gjennomføring av prosjekter 5.1 Gjennomføring av investeringsprosjekter i Oslo kommune Prinsipper for investeringsprosesser i Oslo kommune 5, og den metodikk som legges til grunn, gjelder for alle investeringsprosjekter. Figuren nedenfor viser hvordan Oslo kommune ønsker at investeringsprosjekter skal gjennomføres. Det er de samme typer problemstillinger som vurderes uavhengig av investeringens størrelse. Omfanget av planleggingen derimot kan variere etter kompleksiteten og det økonomiske omfanget av det aktuelle prosjekt. Hvorvidt standardiserte løsninger benyttes vil også være avgjørende for prosjektets omfang. Oppdrag KS1 /oppdrag KS2 /oppdrag Overlevering Prosjektinitiering Konseptvalgutredning Forprosjektfasen Detaljprosjektering Gjennom -føring Drift Politiske føringer Behovsplaner Handlingsplaner Langtidsplaner Risikovurderinger og analyser Enkeltvedtak 1. Sammendrag 2. Grunnlag for konseptvalgutredningen 2.1 Rammebetingelser 2.2 Føringer for investeringen 2.3 Forutsetninger for investeringen 3. Behovsanalyse 3.1 Dagens situasjon og utvikling 3.2 Interessent- og aktøranalyse 3.3 Prioritert behov 4. Målanalyse 4.1 Relevans av investeringen 4.2 Kommunemål og effektmål 4.2 Prioritering av resultatmål 5. Overordnet kravdokument 5.1 Absolutte minimumskrav 5.2 Vurderingskriterier 6. Alternativanalysen 6.1 Alternative konsepter 6.2 Grovsortering 6.3 Analyse 6.4 Oppsummering 7. Vurdering av egnethet for OPS 7.1 Analyse og tilrådning 8. Tilrådning 8.1 Tilrådning 8.2 Føringer for forprosjektfasen 1.Sammendrag 2. Bakgrunn og rammebetingelser 2.1 Rammebetingelser, føringer og forutsetninger 2.2 Historikk og status 2.3 Avgrensninger og grensesnitt 3. Mål og krav 3.1 Formål/behov 3.2 Målstruktur 3.3.Kritiske suksessfaktorer 3.4 Krav 4. Fremdriftsplan og leveranser 4.1 Prosjektnedbrytningsstruktur 4.2 Gjennomføringsplan 4.3 Leveranseoversikt, milepæler og risikoanalyse 5. Økonomi 5.1 Grunnkalkyle 5.2 Usikkerhetsanalyse 5.3 Kuttliste 5.3 Investeringsrelaterte driftskostnader 6. Prosjektstyring og oppfølging 6.1 Kontraktsstrategi 6.2 Organisering, roller og ansvar 6.3 Rutiner for styring og kvalitetssikring Detaljprosjekt og anbudsgrunnlag Anbudsprosess Evt. rammesøknad Gjennomføringsfasen Rapportering Oppfølging og styring Testing Overtakelse for drift Gevinstrealisering KS = Kvalitetssikring Figur 5 Oslo kommunes modell for prosjektgjennomføring Det er viktig at alle i Undervisningsbygg, som er involvert i et investeringsprosjekt, setter seg inn i Oslo kommunes prinsipper for investeringsprosesser, da modell for gjennomføring av prosjekter i Undervisningsbygg er basert på dette. Til hjelp i dette arbeidet er det også utarbeidet en definisjonskatalog 6 De blå prosessene i Modellen ovenfor er videreført i modellen for gjennomføring av prosjekter i Undervisningsbygg, se modellen i 5.2. Oslo kommunes modell viser prosesstrinn og milepæler i forbindelse med gjennomføring av et investeringsprosjekt. Undervisningsbygg er en del av Oslo kommune, og må forholde seg til denne prosessen. 5 Prinsipper for investeringsprosesser i Oslo kommune - Bykasseinvesteringer og formålsbygg av Det er også utarbeidet en definisjonskatalog, som forklarer de grunnleggende begreper. Side 12 av 28

13 5.2 Visuell fremstilling av Undervisningsbyggs modellen KS2 / Bestilling Bestilling KS1 / Bestilling (signert husleieavtale) Overlevering Prosjektinitiering Konseptvalgutredning Forprosjekt Detaljprosjektering Gjennomføring Drift UDE er prosjekteier Prosjektet overføres fra seksjon PU til seksjon Total/Rehab MERK: Milepælen fastsettes i oppstart av forprosjektet og innarbeides i prosjektets hovedfremdriftsplan UBF v/sl Total/Rehab er prosjekteier Prosjektinitiering Konseptvalgutredning eller kun deler av denne f.eks. alternativanalyse/ mulighetsstudie Prosjektutvikling, inkl bl.a. skisser, forundersøkelser, oppoppstart forprosjektering samt avklare skole i drift Forprosjektering inkl. AMU, husleie, styringsdok./styresak Detaljprosjektering og kontrahering Bygging inkl overlevering Brukermedvirkning Oppfølging av enkeltsaker f.eks. regulering* UBF v/seksjon Prosjektutvikling kan bistå på forespørsel/ bestilling UBF v/prosjektavdelingen, seksjon Prosjektutvikling har etter bestilling fra UDE det overordnede ansvaret for prosjektet frem til prosjektet overføres til seksjon Total/Rehab. MERK: SL Total/Rehab skal gjennom Team 4-samarbeidet være omforent på framdrift, planleggingsramme og gjennomføringsstrategi (rådgivere og entrepriser). Dersom det er uenighet skal dette løftes til avdelingsdirektør som tar en endelig beslutning på forhold man er uenige i. UBF v/prosjektavdelingen, seksjon Total/Rehab har overtatt det overordnede ansvar for prosjektet fra seksjon Prosjektutvikling, og har nå ansvaret frem til driftsfasen. Etter KS2, signert husleieavtale og styrebehandling overtar Undervisningsbygg ved Prosjektavdelingen eierskapet for prosjektet. Avdelingsdirektør for Prosjektavdelingen delegerer ansvaret videre til seksjon Total/Rehab. MERK: Enkeltsaker/oppgaver innenfor prosjektutvikling (eks. regulering), som av ulike og prosjektavhengige årsaker fortsetter etter at prosjektet er overført til seksjon Tot/Rehab, skal følges opp av PU. Seksjon prosjektutvikling v/pu er dermed ansvarlig for disse enkeltsakene/ oppgavene. Fargekoder: Oslo kommunes investeringsprosess Ansvar: Seksjon Prosjektutvikling Ansvar: Seksjonene Total/Rehab Figur 6 Undervisningsbyggs modell for prosjektgjennomføring

14 5.2.1 Innledende om gjennomføring av prosjekter Alle prosjekter i Undervisningsbygg skal gjennomføres i henhold til de gjeldende prosedyrer som ligger i Undervisningsbyggs styringssystem (ProSmart). I tillegg må vi blant annet forholde oss til følgende eksterne dokumenter: Bestilling fra kunde. Felles kravspesifikasjon Oslo kommune Standardløsninger og eksempler (UDE) Krav til IKT (UDE) 9. Videre i dette avsnittet er innholdet i de ulike fasene i gjennomføringsmodellen beskrevet Prosjektinitiering Formålet med denne fasen er å prioritere og å beslutte hvilke behov /tiltak som skal utredes videre i en konseptvalgutredning. Handlingsplaner, langsiktige planer, politiske føringer og behovsplaner blir gått gjennom i denne fasen. Videre gjøres det overordnede risikoanalyser og vurderinger. Denne fasen er UDEs ansvar som bestiller. UDE involverer byrådsavdelingen for kunnskap og utdanning i samsvar med prinsipper for investeringsprosesser. Undervisningsbygg bistår på forespørsel Konseptvalgutredning Konseptvalgutredningen gjennomføres iht. Oslo kommunes veileder 10. Kommunen har utarbeidet en mal for konseptvalgutredning 11. Konseptvalgutredningen kan gjelde for en skole eller et område. I utredningen fokuseres det på hva en ønsker å oppnå og hvordan dette kan oppnås ved bruk av ulike konsepter. Formålet med denne fasen er å vurdere flere alternativer i forhold til behov, mål og krav slik at riktig konsept blir valgt i en kost-/nyttevurdering. Hvis Undervisningsbygg får et oppdrag i forbindelse med konseptvalgutredningen skjer dette gjennom et bestillingsbrev fra Utdanningsetaten. Ved mottak av et slikt bestillingsbrev kontrollerer seksjon Prosjektutvikling nødvendige avklaringer og sender bestillingsbekreftelse med budsjett og forventet ferdigstillelse av konseptvalgutredningen. Videre skal PU etablere kontakt med Plan- og bygningsetaten i forbindelse med reguleringsforhold. Dette for å oppnå, dersom behov, en mest mulig smidig og tidseffektiv reguleringsprosess videre i prosjektet. Bestillingen kan gjelde hele eller deler av konseptvalgutredningen, eksempelvis alternativanalyse eller mulighetsstudie. Konseptvalgutredningen omfatter de nødvendige elementer av mulighets- og konsekvensstudier dvs. reguleringsmessige aspekter, risikovurderinger, LCC- vurderinger, samfunnsøkonomiske -, miljømessige og ENØK konsekvenser. Aktuelle oppgaver for Team4 i en konseptvalgutreding, vil være i forbindelse med kalkylen/økonomisk vurdering samt i forbindelse med grovsortering av alternativer i en alternativanalyse. 7 Oslo kommune. Felles kravspesifikasjon Oslo kommune disse er på høring klar våren Felles kravspesifikasjon for Oslo kommune Skoleanlegg 2012 Del I Virksomhetskrav kapittel 3. ny våren Felles kravspesifikasjon for Oslo kommune Skoleanlegg 2012 Del I Virksomhetskrav kapittel 6. ny våren Oslo kommune, Byrådsavdeling for finans og næring, Veileder for konseptvalgutredningen i Oslo kommune, Oslokommune, Byrådsavdeling for finans og næring. Mal for konseptvalgutredning.,

15 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg Ekstern kvalitetssikring 1 (KS1) Konseptvalgutredningen ender ut i et anbefalt konsept, som blir gjenstand til ekstern kvalitetssikring (KS1) 12. KS1 er en uavhengig gjennomgang av konseptvalgutredningen. Hensikten er å sikre indre konsistens i utredningen og å sørge for at innholdet oppfyller dokumentasjonskravene som Oslo kommune har. Det er overordnet bestiller (Byrådsavdeling for kunnskap og utdanning) som har ansvar for å initiere KS1. Når en videreføring er besluttet, sender overordnet bestiller (Byrådsavdelingen for kunnskap og utdanning) et nytt oppdrag til bestiller (Utdanningsetaten) på gjennomføring av et forprosjekt. Dette oppdraget angir klare planleggingsforutsetninger (behov, mål, krav og overordnet ramme) basert på konseptvalgutredningen og KS1. På bakgrunn av dette får Undervisningsbygg en bestilling fra Utdanningsetaten med krav til blant annet fremdrift, leveranser og ansvar Forprosjekt I forprosjektfasen detaljeres det konseptet som ble besluttet videreført etter KS1. Formålet med forprosjektet er å planlegge, slik at prosjektet kan gjennomføres innenfor fastsatt tid, kostnad og kvalitet. Arbeidet i forprosjektfasen består av blant annet forundersøkelser, utarbeidelse av forprosjekt og utarbeidelse av styringsdokument. Overordnede prosesstrinn definerer normalt prosessforløp. UDE kan bestille forprosjekt uten å avvente KS1 eller ferdigstillelse av KVU, på bakgrunn av mandat fra Rådhuset. I forbindelse med oppstart forprosjektfasen gjøres: Bestillingsavklaring Prosjektetablering Avrop rådgivere Utarbeide hovedfremdriftsplan. Mal for hovedfremdriftsplan er til god hjelp i planleggingsarbeidet. Det er videre verdt å merke seg at det inngår flere viktige delprosesser i forprosjektfasen. Disse er beskrevet nærmere under. For ytterligere informasjon, henvises det til ProSmart.: Prosjektutvikling - Skisser, byggeprogrammering og brukermedvirkning Ved skisser for nye og totalrehabiliterte grunnskoler (1-10) skal Utdanningsetatens Bygg for læring: standardprogram for nye grunnskoler 13 benyttes. Ved ombygging eller rehabilitering skal Bygg for læring være veiledende. Ved skisser for videregående skoler (11-13) skal prosjekttilpasset byggeprogram utarbeides. Bestiller (Utdanningsetaten) skal godkjenne skissene. I denne utviklingsfasen av prosjektet er også brukermedvirkning 14 et viktig element. Utdanningsetaten er ansvarlig for brukermedvirkningsprosessen og UDEs prosedyre for brukermedvirkning viser hvordan dette ivaretas. Omfanget av denne avgrenses imidlertid til det som er nødvendig for å oppnå tilstrekkelige avklaringer med brukerne, og dette vurderes i forhold til den enkelte funksjons behov innenfor rammene av valgt konsept. Det er bestillers ansvar å styre alle prosesser for brukermedvirkning under forprosjektarbeidet, slik at løsningene holdes innenfor kostnadsrammene. 12 Veileder for gode investeringsprosesser i Oslo kommune Vedlegg: Ekstern kvalitetssikring prosessene for KS1 og KS2. 13 Felles kravspesifikasjon for Oslo kommune Skoleanlegg 2012 Del I Virksomhetskrav kapittel 4. disse er på høring klar våren UDEs prosedyre for brukermedvirkning: Utarbeidelse av forprosjekt. Side 15 av 28

16 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg Planlegging av skole i drift/midlertidig skole skal også påbegynnes tidlig i forprosjektfasen. Forundersøkelser, oppmåling og alt annet prosjekteringsarbeid som ikke er avhengig av at skissene er endelige, skal påbegynnes i utviklingsfasen av forprosjektet, og det er prosjektleder som er ansvarlig for at nødvendig forundersøkelser og forprosjektering blir gjennomført uavhengig av hvilken seksjon som har prosjektansvaret. Regulering Reguleringsarbeid skal iverksettes og koordineres av PU i tett samarbeid med bla. Plan- og bygningsetaten (PBE) og Byantikvaren (BYA). Dette samarbeidet skal ideelt starte i KVU-fasen, for å oppnå mest mulig smidig og tidseffektiv saksbehandling. Planinitiativ skal sendes inn så snart skissene har tilstrekkelig modenhet. Reguleringsarbeidet er en tidkrevende prosess, og vil kunne løpe parallelt med flere aktiviteter videre utover i prosjektet. Reguleringsvedtak bør helst foreligge før styrebehandling/signering av husleieavtale, men senest før innsendelse av rammesøknad. Dette er prosjektavhengig, og må planlegges ved utarbeidelse av hovedfremdriftsplan. Det er PU har ansvaret for å koordinere reguleringsprosessen gjennom hele prosjektet. Overføring av prosjektet mellom seksjon PU og seksjon Total/Rehab Tidspunkt for overføring av prosjektet mellom seksjon PU og seksjon Total/Rehab må planlegges i hvert enkelt prosjekt. Fastsettelse av denne milepælen skal skje i et eget Team 4-møte helt i oppstart av forprosjektet. For nærmere beskrivelse av Team 4, se avsnitt 3.5 og 3.6. Tidspunktet er å betrakte som en (intern) milepæl i prosjektet, og skal innarbeides i prosjektets hovedfremdriftsplan ved oppstart av forprosjektet. I forbindelse med overføring av prosjektet, skal Team gjennomføre et overleveringsmøte, hvor i hovedsak følgende skal vurderes i forhold til status: Prosjektets modenhet (hvor mye utviklingsarbeid som er utført/igangsatt i forbindelse med KVU/tidligere faser) Prosjektets kompleksitet Usikkerheten vurderes opp mot behovet for videre utvikling og skisser Brukermedvirkning Milepælen innarbeides i prosjektets hovedfremdriftsplan (se pkt. 9.4) Tilgjengelige ressurser og kompetanse. Det skal utarbeides en sjekkliste med aktiviteter og tidsfriser for forprosjektet som skal gjennomgås. Sentrale punkter skal utkvitteres i forbindelse med prosjektets milepæler. Det skrives referat fra dette overleveringsmøte og sjekklisten er vedlegg til møtereferatet. I forbindelse med overføring av prosjektet mellom seksjon PU og seksjon Total/Rehab, skal gjenstående usikkerheter og gjenstående oppgaver avklares, bl.a. med hensyn til ansvarsforhold. Dersom det oppstår uenigheter, eller hvis noe er uklart i forbindelse med at prosjektansvaret overføres fra seksjon prosjektutvikling til en av seksjonene Total/Rehab, skal dette umiddelbart løftes opp til avdelingsdirektør i prosjektavdelingen. Avdelingsdirektør i prosjektavdelingen skal raskt beslutte hvordan dette skal løses på den meste hensiktsmessige og effektive måten. Forprosjektrapport Forprosjektrapporten ferdigstilles etter at aktivitetene beskrevet ovenfor og aktivitetene i forprosjektfasen, vist i figur 5, er gjennomført. UDE skal godkjenne skisser og arealprogram og dette inngår i forprosjektrapporten. Side 16 av 28

17 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg Forprosjektet gjennomføres iht. gjeldende kravspesifikasjon med eventuell fraviksbehandling. Dette dokumenteres i forprosjektrapporten. Forprosjektrapporten oversendes ved avsluttete forprosjekt til Utdanningsetaten og er et av flere underlag for utarbeidelser av husleieavtale og AMU-behandling. Arbeidsmiljøutvalg (AMU) Som en del av forprosjektet skal prosjektet til behandling i UDEs arbeidsmiljøutvalg (AMU). Prosjektleder skal sørge for at UDE får nødvendig teknisk dokumentasjon for å kunne gjennomføre AMUbehandlingen. Dette skal utføres i samsvar med Felles UBY og AMU-retningslinjer. Prosjektleder skal også innhente arbeidstilsynets samtykke og bydelsoverlegens godkjenning. Styringsdokument Styringsdokumentet utarbeides av prosjektleder iht. Oslo kommunes Krav og veiledning til utforming av styringsdokument 15. Undervisningsbygg har tilpasset Oslo kommunes mal for styringsdokument med eksempler og veiledninger basert på Undervisningsbygg prosjekter. Forprosjektet danner basis for husleieavtalen. Styringsdokumentet aksepteres av prosjektutvikler, seksjonsleder PU og Eiendomsdirektør. Seksjonsleder Total/Rehab og Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen godkjenner styringsdokumentet. Økonomiavdelingen ved seniorrådgiver controller bekrefter husleieberegningen som inngår i dokumentet med signatur. Utdanningsetaten skal ha styringsdokumentet til gjennomsyn før aksept- og godkjenningsrunde i Undervisningsbygg. Det er viktig med fortløpende forankring av styringsdokumentets innhold hos UDE, slik at man unngår at eventuelle enigheter kommer opp sent i prosessen. Styringsdokumentet skal oversendes til KS2 etter forprosjektfasen Ekstern kvalitetssikring 2 (KS2) KS2 er en uavhengig kritisk gjennomgang av styringsdokumentet. Kvalitetssikrer skal vurdere kvaliteten i prosjektets arbeid og gi en vurdering av anbefalt kostnadsramme. Dette inkluderer en vurdering av usikkerhetsavsetning, og en vurdering av foreslått organisering og styring i gjennomføringsfasen. Med grunnlag i kvalitetssikringen besluttes det hvorvidt styringsdokumentet anses å ha tilstrekkelig kvalitet til at det kan anbefales kostnadsramme og bevilgning i budsjettet. Se fotnote avsnittet som beskriver KS1. Bestiller (Utdanningsetaten) vurderer resultatet opp mot konseptvalgutredningen etter KS2, og gir deretter en anbefaling om godkjenning til overordnet bestiller (byrådsavdelingen for kunnskap og utdanning). På bakgrunn av anbefalingen foreslår byrådet bevilgning av midler til prosjektet. I hovedsak besluttes investeringer i den ordinære budsjettprosessen, men de kan unntaksvis fremmes som egen separat sak. Det er overordnet utfører (byrådsavdeling for kultur og næring) som initierer KS2. Undervisningsbygg anmoder om KS2 i brevs form i god tid før KS2 skal gjennomføres. Etter KS2 oppdateres styringsdokumentet ved behov. Dokumentet skal godkjennes internt og signeres på nytt av respektive parter. Avslutningsvis i forprosjektfasen utarbeides det kalkyle for prosjektet som inngår i styringsdokumentet og er gjenstand for KS2. Husleievirkningen av investering og verdi tomt/eiendom fremkommer også i styringsdokumentet. Endelig kalkyle fastsettes i KS2 og husleieberegning revideres før prosjektet legges 15 Oslo kommune, Byrådsavdeling for finans og næring, Krav og veiledning til utforming av styringsdokument, i Oslo kommune, Side 17 av 28

18 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg frem for godkjenning i Styret. Det utarbeides parallelt en husleieavtale som skal aksepteres og signeres av bestiller (leietaker) før styrebehandling av prosjektet Husleieavtale Avslutningsvis i forprosjektfasen utarbeides det en investeringskalkyle for prosjektet, etter gjennomført intern usikkerhetsanalyse, som inngår i styringsdokumentet og er gjenstand for KS2. Husleievirkningen av investering og verdi tomt/eiendom fremkommer også i styringsdokumentet. Endelig kalkyle fastsettes i KS2 og husleieberegning revideres før prosjektet legges frem for godkjenning i Styret. Det utarbeides parallelt en husleieavtale som skal aksepteres og signeres av bestiller (leietaker) før styrebehandling av prosjektet. I forbindelse med husleieberegning gjennomføres det møter der prosjektutvikler, prosjektleder, seniorrådgiver økonomi og forvalter (Eiendomsavdelingen) deltar. Det skal foreligge en endelig husleieberegning etter KS2. Når husleien er signert overføres eierskapet for prosjektet fra Utdanningsetaten til Undervisningsbygg. Undervisningsbygg er fra dette tidspunkt ansvarlig for å gjennomføre prosjektet i henhold til de overordnede styringsrammene samt forventninger og krav som ligger i det enkelte prosjekt Styrebehandling Når det er inngått en husleieavtale med UDE, utarbeider prosjektleder en styresak. Styresaken består av saksfremlegg med signert styringsdokument samt KS2 rapporten. Undervisningsbygg benytter en felles mal for styresaker. Som resultat av styrebehandlingen foreligger det en vedtatt kostnadsramme og en signert husleieavtale som finansierer prosjektet. Tidspunkt for ferdigstillelse er også avtalt Detaljprosjekt Når forprosjektet er avsluttet med godkjent styringsdokument og signert husleieavtale overføres prosjekteierskapet fra Utdanningsetaten til Undervisningsbygg. Prosjektet bearbeides og detaljbeskrives, med utgangspunkt i forprosjektet, gjennom å definere kvaliteter, krav og ytelser. Fagrådgivere inklusiv arkitekt beregner, dimensjonerer og beskriver alle bygningsmessige og tekniske løsninger. Suksesskriteriene for et vellykket prosjekt ligger i de små detaljene, og sikres gjennom god koordinering og ledelse fra våre prosjektledere. Detaljprosjekteringen gjennomføres iht. valgt kontraktsstrategi. Detaljprosjektering Detaljprosjektering omfatter: Utarbeidelse av tilbudsgrunnlag (tegninger, tekniske beskrivelser, rigg og drift, Bok 0, etc.), Anbudsprosesser, utarbeidelse av entreprisekontrakter Etablering av en basis for kostnadsstyring Etablering av en basis for fremdriftskontroll I enkelte prosjekter kan det imidlertid være hensiktsmessig å sette i gang detaljprosjektering før KS2 er ferdigbehandlet og husleieavtalen er signert. Det å kunne sette i gang detaljprosjektering, når forprosjektet er ferdig og før styrebehandlingen, er forankret i styret i Undervisningsbygg. Behovet vurderes i hvert enkelt prosjekt, og en eventuell beslutning om dette tas av administrerende direktør Undervisningsbygg. Kontrahering Anskaffelses- og kontraktsarbeidet gjennomføres i samarbeid med Avdeling for Innkjøp, kontrakt og juridiske forhold og i samsvar med Oslo kommunes konsernovergripende anskaffelsesstrategi. Side 18 av 28

19 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg Etter utarbeidelse av kontraktsdokumenter og kontrahering av entreprenør(er), oppdateres kalkyler og kostnadsrammer, og disse legges inn i prosjektøkonomistyringsverktøyet Bygging Det er prosjektleder (PL) som har ansvar for å utarbeide oversiktene som er listet opp nedenfor, samt at prosjektet gjennomføres i henhold til gjeldende prosedyrer som ligger Undervisningsbyggs styringssystem, ProSmart. For dokumentasjon på gjennomføringen henvises det til avsnitt 7 angående rapportering. I tillegg henvises det til avsnitt 7 som beskriver prosjektstyring. Generelt Denne fasen gjennomføres av en av seksjonene Total/Rehab, og arbeidet omfatter, bl.a. det å: Sikre at alle formalia til offentlige myndigheter blir ivaretatt Utarbeide hovedfremdriftsplan for gjennomføring av prosjektet Utarbeide møteplan Utarbeide plan for intern- kvalitetssikring Oppdatere plan for SHA og risikoanalyse Oppdatere miljøoppfølgingsplanen Rapporteringsplan Side 19 av 28

20 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg 6 Prosjektstyring 6.1 Generelt om prosjektstyring God styring av prosjektene som utføres av Undervisningsbygg både med hensyn på økonomi, fremdrift, kvalitet, SHA og miljø er av avgjørende betydning for kommunen. Elevplasser skal være tilgjengelige på avtalt tidspunkt. Skoleplasser i grunnskolen for kommunens innbyggere omhandler lovpålagte rettigheter. Undervisningsbygg mottar årlige bevilgninger fra Oslo kommunes budsjett med bakgrunn i innmeldt, forventet produksjon. Det er derfor avgjørende betydning at prosjektene ved prosjektutvikler og prosjektleder har fokus på oppfølging av prosjektets årsbudsjett - i tillegg til prosjektets totale budsjett. Kvaliteten på skolene må være tilstrekkelig til å oppfylle de berørte lovpålagte myndighetskrav som foreligger, samt interne krav fastsatt i kravspesifikasjon og krav og forventninger til skoleanlegg i Oslo kommune. 6.2 Prosjektøkonomistyring Kostnadskalkyle for investeringsprosjektet skal utarbeides og Undervisningsbyggs kalkylemal skal benyttes. Kostnadsoppfølging i prosjektene gjennomføres ved at prognostiserte og virkelige kostnader deles opp i en prosjekthensiktsmessig Prosjekt Nedbrytnings Struktur (PNS) og periodevis avstemmes med hverandre. Prosjektets art, kontraktsform og omfang er styrende for hvor mange og hvilke PNS-koder som skal benyttes. For en oversikt over de relevante PNS-er og tilhørende kostnadskonto, se Hjelpetabell for fakturakontering av investeringskontoart. Bruk av PNS medfører en systematisk og hierarkisk oppdeling av et prosjekt i logiske og styrbare enheter, nivåer og aktiviteter. PNS danner således basis for kostnadsfordelingen og definerer nivåene for styring og rapportering. Strukturen følger i hovedsak oppdelingen til NS 3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt, på lik linje med kalkylen og gir dermed mulighet for sluttrapportering av faktiske kostnader mot den opprinnelige kalkylen. Undervisningsbyggs måneds- og tertialrapportering til ledelsen inneholder: Avviksanalyser som sammenligner prosjektrammer og faktiske kostnader under P 50 og P 85 for store investeringsprosjekter Avviksanalyser som sammenligner tilgjengelig ramme mot faktiske kostnader for Rehabs prosjekter. 6.3 Fremdriftsplanlegging / -styring Det er utarbeidet en mal for hovedfremdriftsplan for henholdsvis investeringsprosjekter og rehabiliteringsprosjekter. Fremdriftsmalen er en fin veileder for oppgaver som inngår i et prosjekt, samt avhengigheter og viktige milepæler. Detaljeringsnivået er større for tidligfase enn for selve byggefasen. Det vil derfor være behov for detaljering av fremdriftsplan i samarbeid med entreprenøren(e) når man kommer til denne fasen. Det skal legges opp til realistiske planer, med tilstrekkelig tid avsatt i forhold til det enkeltes prosjekts kompleksitet, omfang og usikkerheter. Parallellkjøring av aktiviteter for å oppnå en mer effektiv prosjektgjennomføring, må alltid vurderes opp mot risiko forbundet med dette. Det er viktig med god og åpen dialog med kunden når det gjelder fremdriftsplanlegging. Evt. forsinkelser og endringer i planen må varsles i god tid. Hovedfremdriftsplan skal etableres snarest mulig etter bestilling på oppdraget. Undervisningsbyggs måneds- og tertialrapportering til ledelsen inneholder avviksanalyser som rapporterer avvik i fremdriftsplan for investeringsprosjekter. 6.4 Kvalitet Prosjekter skal som tidligere beskrevet følge Felles kravspesifikasjonen i Oslo kommune, med relevante bøker og veiledninger. Eventuelle fravik fra denne må godkjennes iht. gjeldene prosedyrer og samles i en Side 20 av 28

21 Retningslinjer Gjennomføring av investerings- og rehabiliteringsprosjekter i Undervisningsbygg fravikslogg. Kvalitet må følges opp i både prosjekterings- og byggefasen, i form av prosjekttilpassede kvalitetsplaner, kontrollplaner og sjekklister. Prosjektet skal etablere og bruke avvikssystem i prosjektet. 6.5 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) I Undervisningsbygg skal planleggingen, prosjekteringen og utførelsen av prosjekter ha fokus på sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Det skal allerede fra forprosjektet arbeides med å redusere fare for skader og ulykker for de utførende arbeidstakerne. Prosjektet skal utarbeide SHA-plan i forprosjektet og oppdatere denne gjennom hele prosjektforløpet. Det skal rapporteres månedlig til ledelsen på ulykker, skader samt uønskede hendelser. Videre er det etablert samarbeid med Skatt Øst i fm. arbeidet mot sosial dumping. 6.6 Miljø Undervisningsbygg har på vegne av Oslo kommune høye ambisjoner knyttet til miljø, og har fra 2010 vært miljøsertifisert etter ISO-standarden Som den største utbyggeren i kommunen med økende investeringer i skole utbygging hvert år, er det viktig at Undervisningsbygg går foran som et godt eksempel. Miljøfokus når det skal bygges skoler både i planleggingen, byggingen og etterpå i driftsfasen, er helt sentralt. Foretaket har i Miljøstrategi definert både kvantitative målsetninger knyttet til eksempelvis energibruk og avfallssortering og krav til operasjonalisering av miljøfokus, bl.a. at: Alle prosjekter skal ha sin miljøoppfølgingsplan Det skal stilles relevante miljøkrav ved alle anskaffelser For alle prosjekter gjelder generelle miljømål som for hele Undervisningsbygg. 6.7 Kontraktsstrategi Entrepriseform velges senest i forprosjektet, og skal baseres på foretakets erfaring i gjennomføring av sammenlignbare prosjekt. Det kan være forhold i markedet, egenskaper i prosjektet, beslutningsprosess eller prioriteringer som gjør at valg av entrepriseform kan endre seg i utviklingsfasen. Det utarbeides et eget kontraktsstrateginotat hvor entrepriseformen velges i samråd med avdeling for Innkjøp, kontrakt og juridiske forhold samt PU, PL og deres respektive seksjonsledere (Team 4), og godkjennes til slutt av Avdelingsdirektør Prosjektavdelingen. Undervisningsbygg er underlagt lovverk om offentlige anskaffelser 16, og har egen avdeling for innkjøp, kontrakt og juridiske forhold. 6.8 Risikostyring Risikostyring i Undervisningsbygg Mål- og resultatstyring gjelder som hovedprinsipp for ledelsen i Undervisningsbygg, med risikostyring som verktøy for å identifisere utfordringer, risikofaktorer og risikoreduserende tiltak. Det er utarbeidet et metodedokument for risikostyring som blir oppdatert årlig. Handlingsplan for Prosjektavdelingen gjenspeiler avdelingens risiko og hvordan avdelingen skal håndtere disse. Det er tertialvis risikorapportering til styre Risikostyring av prosjekter i Undervisningsbygg Det vil alltid være en rekke usikkerhetsfaktorer som har påvirkning på resultatoppnåelsen i et prosjekt. Disse kan påvirke prosjektets kostnader, leveranser eller/og fremdrift både i positiv og i negativ retning. 16 Lov om offentlig anskaffelser samt Oslo kommunes anskaffelsesstrategi. Side 21 av 28