Rapport forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser Snillfjord kommune

Transkript

1 Rapport forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser Snillfjord kommune År 2005

2 Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON HØRING PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER PROBLEMSTILLING 1: FØLGES LOV OG FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER? REVISJONSKRITERIER PROBLEMSTILLING 2: FØLGES INNKJØPSORDNINGEN SOM SNILLFJORD KOMMUNE HAR INNGÅTT MED SØR- TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE? REVISJONSKRITERIER METODE OG GJENNOMFØRING METODE GJENNOMFØRING AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET REVISORS FUNN, VURDERING OG KONKLUSJON PROBLEMSTILLING 1: FØLGES LOV OG FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER? PROBLEMSTILLING 2: FØLGES INNKJØPSORDNINGEN SOM SNILLFJORD KOMMUNE HAR INNGÅTT MED SØR- TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE? HØRING REVISORS ANBEFALINGER KILDER Orkanger, Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 2 av 2

3 1. SAMMENDRAG Formålet med denne undersøkelsen er å finne ut om kommunen ved anskaffelser følger lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Undersøkelsen har også som formål å undersøke nærmere om kommunen overholder inngåtte innkjøpsavtaler. Revisjonen har i denne sammenheng valgt å se på overholdelse av fylkesavtalen. Kommunen er gjennom avtale tilknyttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsordning (fylkesavtalen). Kommunen er som offentlig oppdragsgiver forpliktet til å følge det regelverket som er gitt gjennom lov og forskrift til lov om offentlige anskaffelser. Fylkesavtalen er en rammeavtale og rammeavtaler innebærer en kjøpeplikt for oppdragsgiver og en tilsvarende plikt for leverandør til å tilby, dvs gjensidig forpliktende. Foreligger en rammeavtale skal selve avtalen inngås etter prosedyrene i lov og forskrift, mens det enkelte kjøp kan skje direkte i henhold til rammeavtalens betingelser. Fylkeskommunen er ansvarlig for at anskaffelsesprosedyrer og avtaleinngåelsene overholder de gjeldende lover og regler og Snillfjord kommune kan dermed foreta sine innkjøp direkte i henhold til rammeavtalen. Revisjonen har sett på teknisk kontor og IT-avdelingen på bakgrunn av følgende problemstilling: Følges lov og forskrift om offentlige anskaffelser? Det fastslås i denne rapporten at kommunen har en bevisst holdning til kravet til konkurranse. Rapporten har vist at kommunen kunngjør anskaffelser i Doffin og kontakter flere tilbydere ved direkte anskaffelser. Kommunen har tatt innover seg reglene om lov og forskrift om offentlige anskaffelser, men har fremdeles forbedringspotensiale i anskaffelsesprosessen. Dette gjelder i forhold til oppfølging av manglende dokumentasjon, krav om skriftlig anskaffelsesprotokoll og i meddelelsen om valg av tilbyder. Konkurransegrunnlaget skal sikre forutberegneligheten i anskaffelsesprosessen og må vurderes foran hver kunngjøring. I forbedringen av rutiner vil Næring- og handelsdepartementets veiledere være et hjelpemiddel. I tillegg kan retningslinjer som andre kommuner allerede har utarbeidet være hjelpemiddel. En praktisk veileder og retningslinger for kommunale anskaffelser vil være et supplement til regelverket og forenkle anskaffelsesprosessen for innkjøperne. Bedrifter som ønsker å konkurrere om leveranser til offentlige virksomheter har også et ansvar for å sette seg inn i regelverket. Kommunen vil ha en mulighet til å profilere innkjøpene i egen organisasjon via kommunens hjemmeside. Revisjonen har undersøkt om kommunens anskaffelser i 2004 er i samsvar med fylkesavtalen. Det ble med utgangspunkt i dette utarbeidet følgende problemstilling: Følges innkjøpsordningen som Snillfjord kommune har inngått med Sør-Trøndelag fylkeskommune? Revisjonen har foretatt en enkel spørreundersøkelse blant innkjøpere. I tillegg er det foretatt en kontroll på om kommunen holder seg til fylkesavtalen ved at det fra regnskapet for 2004 ble foretatt stikkprøver på varer som i fylkesavtalen er gruppert under kontor og data, inventar og tele- og datatjenester. Spørreundersøkelsen viser at innkjøperne har kjennskap til fylkesavtalen. Kjennskapen er uavhengig av hvor involvert ansatte er i innkjøp ved enheten. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 3 av 3

4 Graden av kjennskap til rammeavtalene i fylkesavtalen varierer. Omtrent alle varene og tjenestene som anskaffes ved enhetene er regulert av fylkesavtalen. Ut fra dette burde kunnskapen om rammeavtalene vært bedre. Innkjøperne handler meget ofte/alltid hos de leverandører som omfattes av rammeavtalene. Over halvparten av innkjøperne undersøker først om det foreligger en rammeavtale på vedkommende område. Innkjøperne benytter seg av rabattavtaler i varierende grad. Svarene fra innkjøperne kan tolkes dithen at det er vanskelig å orientere seg i fylkesavtalen og å finne frem i fylkeskommunens hjemmesider Det er også behov for informasjon fra kommuneledelsens side om fylkesavtalen. En kontroll på om kommunen holder seg til fylkesavtalen ble foretatt ved at det fra regnskapet for 2004 ble foretatt stikkprøver på varer som i fylkesavtalen er gruppert under kontor og data, inventar og tele- og datatjenester. Avvik forekommer innen varegruppene datarekvisita/tonermateriell, kontormøbler og it-tjenester. Dette innebærer at det er handlet hos leverandører som ikke er tilsluttet fylkesavtalen. Revisors anbefalinger 1. Snillfjord kommune har forbedringspotensiale i anskaffelsesprosessen. Dette gjelder i forhold til oppfølging av manglende dokumentasjon, krav om skriftlig anskaffelsesprotokoll og i meddelelsen om valg av tilbyder. 2. Snillfjord kommune sørger for at alle innkjøpere er tilstrekkelig informert om fylkesavtalens rettigheter og forpliktelser slik at innkjøpsordningen følges. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 4 av 4

5 2. INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Kontrollutvalget har bedt revisjonen gjennomføre prosjekt innenfor offentlige anskaffelser i revisjonsåret Snillfjord kommune foretar anskaffelser og innkjøp for et stort beløp hvert år. I 2004 ble det kjøpt varer og tjenester for ca 22 millioner kr. Kommunen er som offentlig oppdragsgiver forpliktet til å følge det regelverket som er gitt gjennom lov og forskrift til lov om offentlige anskaffelser. Ny lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter ble iverksatt Hensikten med regelverket er å fremme konkurranse om kommunale oppdrag, unngå at kommunene favoriserer lokalt næringsliv ved større anskaffelser og samtidig bidra til effektive innkjøp og kostnadsbesparelser. Konsekvensene av den nye loven er strengere krav til innkjøpsfunksjonen. Brudd på loven medfører til dels strenge reaksjoner i form av bøter til kommunene, og kan også medføre krav om erstatning fra aktører som lider økonomiske tap som følge av bruddet. Loven er fra fulgt opp med opprettelse av en nasjonal klagenemd for offentlige anskaffelser KOFA. Loven og dens betydning for offentlige innkjøp, stiller både kommunale innkjøpere og revisorer overfor nye utfordringer. Forskriften gjelder for alle offentlige anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Dette er et område hvor det tidligere har vært ulike regelverk. Reglene er ment å oppfylle Norges forpliktelser i henhold til EØS-avtalen, og bygger på direktiver gitt av EU. Reglene regulerer hvordan en anskaffelsesprosess skal foregå, og setter en del grunnleggende krav til prosessen gjennom lovens 5. I tillegg gir forskriften om offentlige anskaffelser nokså detaljerte regler for prosessens forskjellige faser. Kommunen er gjennom lov om offentlige anskaffelser forpliktet til å følge grunnleggende prinsipper om effektive anskaffelser, forretningsbaserte disposisjoner og likebehandling. Forskriften om offentlig anskaffelser har ikke særskilte bestemmelser om rammeavtaler. En rammeavtale kan defineres som en avtale mellom oppdragsgiver og en eller flere leverandører, som har til formål å fastlegge vilkårene, særlig med hensyn til priser og eventuelt planlagt mengde, for kontrakter som skal tildeles i løpet av en bestemt periode. Rammeavtaler, som innebærer en kjøpeplikt for oppdragsgiver og en tilsvarende plikt for leverandør til å tilby, er gjensidig forpliktende. Foreligger en rammeavtale skal selve avtalen inngås etter prosedyrene i lov og forskrift, mens det enkelte kjøp kan skje direkte i henhold til rammeavtalens betingelser. Formålet med denne undersøkelsen er å finne ut om kommunen ved anskaffelser følger lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Undersøkelsen har også som formål å undersøke nærmere om kommunen overholder inngåtte innkjøpsavtaler. Revisjonen har i denne sammenheng valgt å se på overholdelse av fylkesavtalen. Kommunen er gjennom avtale tilknyttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsordning (fylkesavtalen). Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 5 av 5

6 2.2 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonsarbeidet skal omfatte forvaltningsrevisjon, jfr. kommuneloven 78 nr 2 og forskrift om revisjon 6. Forvaltningsrevisjonens innhold fremgår av forskrift om revisjon 7: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det sentrale i forvaltningsrevisjon er vurderinger av om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er i denne forstand resultatorientert. 2.3 Høring Delrapport med faktadel er sendt til høring til Teknisk kontor og IT-avdeling. Frist for uttalelse ble satt til Uttalelse fra Teknisk kontor foreligger i brev av , men har ingen bemerkninger til faktadelen. Uttalelse fra IT er ikke mottatt. Foreløpig rapport ble sendt på høring til rådmannen Svar foreligger pr. mail av Høringsuttalelsen medfører ingen endringer i rapporten. 3. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 3.1 Problemstilling 1: Følges lov og forskrift om offentlige anskaffelser? I lov om offentlige anskaffelser blir det stilt krav til oppdragsgiver om å opptre med god forretningsskikk og høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen, samt å sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. Alle anskaffelser skal være basert på konkurranse og oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Videre skal utvelgelse av kvalifiserte leverandører og tildeling av kontrakter, skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Forskriften gir prosedyreregler for inngåelse av offentlig kontrakter om kjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Det er et generelt prinsipp at anskaffelsene skal skje ved konkurranse. Konkurranse betyr at oppdragsgiver med få unntak skal foreta en offentlig kunngjøring av alle sine anskaffelser, og at alle anskaffelser skal skje på grunnlag av konkurranse mellom et tilstrekkelig antall leverandører. Også direkte kjøp skal så langt som mulig skje etter konkurranse, for eksempel ved at oppdragsgiver i forkant har undersøkt tilgjengelighet, pris mv. hos flere leverandører. Forskriften har ulike bestemmelser avhengig av verdien på anskaffelsen (kontraktsverdien). I forskriften er kontraktsverdien omtalt som terskelverdier. Det gjelder ulike grenser for kontraktsverdien (terskelverdier) for ulike typer anskaffelser, noe som igjen har betydning for om en kontrakt anses for å være under eller over terskelverdiene. Over terskelverdiene er hovedregelen at det skal benyttes åpen/begrenset anbudskonkurranse. For anskaffelser under fastsatte terskelverdier er det valgfrihet mellom åpen eller begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling. Ved anskaffelser som ikke overstiger kr ,- eks. mva. kan anskaffelsen foretas ved direkte kjøp. Kravet om konkurranse gjelder uavhengig av om kontrakt skal inngås etter åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandlinger, og uavhengig av verdi. Innkjøpsreglene medfører at kommunene får kunngjøringskrav for sine anskaffelser over visse verdier med få unntak. Kunngjøring er et virkemiddel for å gjøre leverandører i marke- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 6 av 6

7 det oppmerksom på anskaffelsen. På denne måten blir det større konkurranse om å levere ytelsen, og det offentlige vil få en bedre pris eller ytelse. Kunngjøringer meldes inn og lagres i sentrale baser. Kunngjøringsbasene er DOFFIN (nasjonale kunngjøringer) og TED (internasjonale kunngjøringer) som drives av Norsk Lysingsblad. Det er utarbeidet egne blanketter som oppdragsgiver må benytte ved innmelding. Med unntak av direkte kjøp skal anskaffelser over ,- eks. mva. kunngjøres i DOF- FIN basen. Dersom anskaffelsens verdi overstiger 1,8 mill. eks. mva. ved varekjøp og 38,55 mill. ved bygge-og anleggskontrakter, har kommunen plikt til å kunngjøre i TED-basen. Av innkjøpsloven fremgår at en leverandør kan saksøke en oppdragsgiver både før og etter at en kontrakt er inngått. Under en anskaffelsesprosess før kontrakt er inngått kan domstolene sette til side en oppdragsgivers beslutning dersom denne er i strid med lov eller forskrift. Dette innebærer at domstolene kan treffe en midlertidig avgjørelse under hele anskaffelsesprosessen, før kontrakt er inngått. Etter at kontrakt er inngått kan den tilbyder som mener seg forbigått reise erstatningssøksmål for domstolene. Dersom saksøker har blitt påført tap som en klar følge av kvalifisert brudd på regelverket, kan oppdragsgiver bli idømt erstatningsansvar for den positive kontraktsinteressen, dvs. forventet fortjeneste tilsvarende som om vedkommende hadde fått kontrakten. I tillegg til ovennevnte er det etablert et tvisteløsningsorgan fra : Nemnda for offentlige anskaffelser. Klagenemnda er klageinstans for brudd på lov om offentlige anskaffelser. Forskriftens krav om protokollføring er et utslag av generelle gjennomsiktighets- og rettssikkerhetsprinsipper, og pålegger oppdragsgiver å føre protokoll gjennom hele anskaffelsesprosessen. At dette gjøres bidrar til at ulike instanser (nasjonale og internasjonale) kan føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er fattet i samsvar med regelverket. Protokollen kan unntas offentlighet, men oppdragsgiver bør imidlertid til enhver tid vurdere praktiseringen av meroffentlighet. Kravet til protokollføring omfatter ikke direkte kjøp, men reglene bør anvendes tilsvarende da formålet er det samme. Med utgangspunkt i hovedlinjen i reglene vil vi i denne forvaltningsrevisjonen undersøke om kommunens anskaffelsesrutiner er tilpasset det nye regelverket. 3.2 Revisjonskriterier Problemstillingen belyses ved hjelp av følgende revisjonskriterier: Kriterie 1: En anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse Kriterie 2: Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen Kriterie 1 konkretiseres i tre delkriterier: Innkjøpsavtaler, krav til kunngjøringen og direkte kjøp. Kriterie 2 konkretiseres i tre delkriterier: Grunnlaget for konkurransen, gjennomføring av konkurransen og avslutning av konkurransen. Grunnlaget for konkurransen konkretiseres ytterligere til krav til konkurransegrunnlaget og krav til leverandøren. Gjennomføring av konkurransen konkretiseres til protokollføring. Avslutning av konkurransen konkretiseres til meddelelse om hvem som skal tildeles kontrakt. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 7 av 7

8 Kriteriene er utledet ut fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Gjennom å konkretisere kriteriene til krav som fremgår av regelverket, kan vi måle funnene mot kriteriene. 3.3 Problemstilling 2: Følges innkjøpsordningen som Snillfjord kommune har inngått med Sør-Trøndelag fylkeskommune? Denne forvaltningsrevisjonen omfatter også en annen side ved anskaffelser; faktisk innkjøp i henhold til inngåtte avtaler. Fra ble Snillfjord kommune tilsluttet Sør-Trøndelag Fylkeskommunes (STFK) innkjøpsordning. Dette innebærer at kommunen kan benytte STFKs sentrale rammeavtaler og rabattavtaler som STFK har fremforhandlet med leverandører. Snillfjord kommune er forpliktet til å benytte STFKs sentrale rammeavtaler. STFK er ansvarlig for at anskaffelsesprosedyre og avtaleinngåelse er i tråd med de gjeldende lover og regler. Fylkesavtalen omfatter en rekke leverandører av varer og tjenester. STFK skal holde Snillfjord kommune oppdatert med hvilke avtaler som er gjeldende til enhver tid. Dette gjøres i dag ved en presentasjon av utdrag av avtalene på STFKs innkjøpsportal, hvor Snillfjord kommune gis lesetilgang. STFK er ansvarlig for oppdatering av denne. Med utgangspunkt i fylkesavtalen vil vi undersøke om kommunens innkjøpere benytter fylkesavtalen. 3.4 Revisjonskriterier Problemstillingen belyses ved hjelp av følgende revisjonskriterie: Innkjøpsordningen skal overholdes. At innkjøpsordningen skal overholdes er konkretisert til to delkriterier: Kjennskapen til innkjøpsordningen og følges innkjøpsordningen? Kriteriene er utledet ut fra avtalen om tilknytning til innkjøpsordningen. 4. METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode For hver problemstilling har revisor brukt forskjellige metoder. For å belyse problemstilling 1 har revisor foretatt intervju av ansatte på teknisk kontor, samtalt med IT-ansatt, og foretatt dokumentanalyse av 3 anbud. For å svare på problemstilling 2 har revisor foretatt en enkel spørreundersøkelse blant innkjøpere i kommunen. I denne undersøkelsen har vi sendt ut 16 spørreskjema til enheter eller personer og fikk 12 svar Dette gir en svarprosent på 75 %. Det er foretatt en enkel regnskapsanalyse. Det er også innhentet informasjon fra rådmannen angående innkjøpsrutiner og kommunens internkontrollhåndbok. 4.2 Gjennomføring Prosjektet er foretatt av ass.revisjonssjef Inger Johanne Flønes Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 8 av 8

9 4.3 Avgrensninger av prosjektet Kommunen v/teknisk etat har flere rammeavtaler, men vi har valgt å se på fylkesavtalens rammeavtaler. Prosjektet er basert på informasjon innhentet høsten Revisor har foretatt dokumentanalyse av 3 anbud, men har ikke vurdert om kommunen har foretatt de riktige tildelinger på bakgrunn av kunngjøring, konkurransegrunnlag og tildelingskriterier. Prosjektet omfatter ikke en økonomisk analyse av sparte kostnader ved at innkjøp gjennomføres i samsvar med fylkesavtalen sammenlignet med innkjøp utenfor avtalen. 5. REVISORS FUNN, VURDERING OG KONKLUSJON 5.1 Problemstilling 1: Følges lov og forskrift om offentlige anskaffelser? Funn-generell informasjon: Ansatte ved teknisk kontor svarte ved spørsmålet om de var involvert i innkjøp av varer og tjenester ved enheten, at to av tre jobber mye med dette. En person som er nylig ansatt har ikke foretatt så mye innkjøp og kjenner dermed ikke lovverket så godt. Til spørsmålet om kommunen har retningslinjer for anskaffelser svarer de at det må være økonomihåndboka som den forrige rådmannen lagde. Bortsett fra det har kommunen retningslinjer, men de er ikke skrevne. Rådmannen viste i oppstartsmøtet til overordnet internkontrollhåndbok for Snillfjord kommune. Kommunen har ikke skriftlige rutiner i form av en praktisk veileder og kommunale retningslinjer for anskaffelser. I internkontrollhåndbok for Snillfjord kommune er innkjøp av varer og tjenester omtalt i kap. 11. Dette er imidlertid relatert til HMS-arbeid. Hvorvidt kommunen bør utarbeide praktisk veileder ved offentlige anskaffelser kan ikke revisor gi pålegg om. Andre kommuner som har utarbeidet slike retningslinjer er f.eks Trondheim kommune. De ansatte i Trondheim kommune har plikt til å følge veilederen og de kommunale retningslinjene som et supplement til det gjeldende regelverket. Dette skal gjøre anskaffelsesprosessen enklere for alle enhetsledere/innkjøpere. Snillfjord kommune anbefales å forespørre innkjøpsavdelingen i Trondheim kommune om disse En anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse Innkjøpsavtaler Revisors funn Ansatte ved teknisk kontor og IT-avdelingen ble stilt spørsmålet Er noen av produktene eller tjenestene som kjøpes inn ved din enhet regulert av rammeavtaler? Teknisk kontor svarte at når det gjelder rammeavtaler bruker de i hovedsak fylkesavtalen. De har noen gamle rammeavtaler på vedlikehold som brukes lite. Det ble opplyst at de har god kjennskap til rammeavtalene i fylkesavtalen. Fylkesavtalen sjekkes uansett om anskaffelsene er over kr ,- Fylkesavtalens rammeavtaler dekker imidlertid ikke vann-avløp og vei. Også IT-avdelingen har god kjennskap til fylkesavtalen og sjekker denne før anskaffelser. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 9 av 9

10 Der rammeavtaler er inngått i overensstemmelse med lov og forskrift vil innkjøp/anskaffelser kunne foretas i samsvar med disse. Teknisk og IT har god oversikt over rammeavtalene og er vant til å foreta innkjøp etter rammeavtalene. Krav til kunngjøring Kunngjøring er et virkemiddel for å gjøre leverandører i markedet oppmerksom på anskaffelsen. På denne måten blir det større konkurranse om å levere ytelsen, og det offentlige vil kunne få en bedre pris eller ytelse. Anskaffelser under terskelverdiene skal oversendes Norsk lysingsblad for innleggelse i den elektroniske kunngjøringsdatabasen DOFFIN. Det er utarbeidet egne blanketter som oppdragsgiver må benytte. Norsk lysingsblad har fullmakt til å avvise kunngjøringer som ikke er korrekte etter reglene om kunngjøring og fristberegning. Revisors funn Ansatte ved teknisk kontor og IT kjenner kunngjøringskravet i reglene om offentlige anskaffelser. Regelverket er ikke så enkelt å praktisere og teknisk fremhever spesielt periodisering av kostnadene til vedlikehold av bygg. De ansatte beregner anskaffelsesverdien for alle anskaffelser. Både i forhold til eget budsjett og for at forskriften krever det. Revisor har undersøkt 3 forskjellige anskaffelser som alle overstiger kr ,- eks. mva. Dette er -Brøyting og strøing av kommunale veier, bygg og anlegg for perioden Storstue Snillfjord Omsorgssenter -Bredbånd i Snillfjord Alle er kunngjort i Doffinbasen som åpen anbudskonkurranse Det er en grunnleggende forutsetning for å kunne oppfylle anskaffelsesregelverkets hovedformål om mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser at markedet får informasjon om de anskaffelser som skal foretas. Samtidig sikrer kunngjøringskravet en viss gjennomsiktighet og forutberegnelighet I og med at alle anskaffelser er kunngjort i Doffinbasen vil anskaffelsene reguleres av forskriftenes del III. Oppdragsgiver er bare fritatt for plikten til å kunngjøre dersom anskaffelsen kan foretas som en direkte anskaffelse. Kommunen etterlever kunngjøringskravet ved å kunngjøre anskaffelsene i Doffin. Direkte kjøp Revisors funn Revisor har undersøkt ett direkte kjøp: Gulvbelegg på Aa ungdomskole. Kommunen har sendt ut forespørsel om pristilbud på legging av gulv til fem firma. Det kom inn to tilbud. Det ble sendt brev til den som fikk tildelt oppdraget. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 10 av 10

11 Som nevnt ovenfor er det ikke krav om kunngjøring ved direkte anskaffelse. Dette fremgår av forskriftens 13-1 (1). De situasjoner som gir hjemmel til å foreta en direkte anskaffelse, er listet opp i 11-2(1). Den situasjon som er mest praktisk er at prisen på anskaffelsen ikke overstiger kr ,- eks. mva (1) a. I den foreliggende sak er det hjemmel for direkte anskaffelse Oppsummering /vurdering opp mot kriterie 1 En anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse Kommunen har en bevisst holdning til kravet til konkurranse. Rapporten har vist at kommunen kunngjør anskaffelsene i Doffin og kontakter flere tilbydere ved direkte anskaffelser Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Grunnlaget for konkurransen I forskrift om offentlige anskaffelser kap. 12 er det gitt bestemmelser om grunnlaget for konkurransen. Dette består for det første av et konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlaget skal alltid beskrive den ytelse som skal anskaffes, og gi informasjon om hvordan konkurransen skal gjennomføres, jf til Grunnlaget for konkurransen består videre av et krav til leverandøren og til dokumentasjon av disse kravene. Disse skal fremgå av kunngjøringen, eventuelt et eget kvalifikasjonsgrunnlag, jf til Revisor har sett nærmere på krav til konkurransegrunnlaget og krav til leverandøren Krav til konkurransegrunnlaget Revisors funn Brøyting og strøing Det er i kunngjøringen opplyst at konkurransegrunnlaget tilsendes innen fastsatt frist. Kunngjøringen gir informasjon om at konkurransen skal gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Tildelingskriterier er det økonomiske mest fordelaktige tilbud vurdert på grunnlag av kriterier som er oppgitt i konkurransegrunnlaget. Det er etter revisors vurdering utarbeidet konkurransegrunnlag som tilfredsstiller krav til konkurransegrunnlag i forskriftens 12-1 Storstue Snillfjord omsorgssenter Kunngjøringen viser til konkurransegrunnlaget for juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske opplysninger. Konkurransegrunnlaget er NS 3400 med tillegg og endring som fremgår av spesielle anbudsregler i dokumentet. Kommunen ønsket en totalentreprise. Åpen anbudskonkurranse ble valgt som anskaffelsesprosedyre. Det ble vist til NS 3436 for inngåelse av avtale og NS 341 alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser gjøres gjeldende. Tildelingskriterier er det for byggherren mest fordelaktige tilbud på grunnlag av kriterier som fremgår av konkurransegrunnlaget. NS 3400 kan brukes, men er avvikende fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser på en del punkter. Det følger av lovens grunnleggende krav om gjennomsiktighet og forutberegnlighet at oppdragsgiver plikter å gi utfyllende opplysninger om eventuelle spesielle tilbudsregler. En generell henvisning til NS 3400 er ikke tilstrekkelig. I foreliggende tilfelle har oppdragsgiver gitt utfyllende regler om tildelingskriterier ved tilføyelsen i konkurransegrunnla- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 11 av 11

12 gets punkt 7. Revisor antar at NS 3400 kan anvendes etter dette. Det er etter revisors vurdering utarbeidet et konkurransegrunnlag som er i samsvar med krav til konkurransegrunnlag i forskriftens 12-1 Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 12 av 12

13 Bredbånd Anskaffelsen er kunngjort som en åpen anbudskonkurranse. Det vises til konkurransegrunnlaget for juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske opplysninger. Tildelingskriterier er det økonomisk mest fordelaktige Det er etter revisors vurdering utarbeidet konkurransegrunnlag som tilfredsstiller krav til konkurransegrunnlag i forskriftens 12-1 Krav til leverandøren Det fremgår av forskriftens 12-5 at oppdragsgiver kan stille krav til leverandørers tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. I forhold til krav til skatteattest og HMSegenerklæring er dette imidlertid en skal-bestemmelse. Forskriften 12-9 pålegger oppdragsgivere å kreve fremlagt skatteattester fra norske leverandører i alle konkurranser om offentlige kontrakter. Ved direkte anskaffelser er oppdragsgiver fritatt fra plikten til å kreve fremlagt skatteattest. I praksis vil dette si at oppdragsgivere ikke er forpliktet til å kreve fremlagt skatteattest dersom anskaffelsens verdi ikke er over kr eller dersom han står overfor en anskaffelsessituasjon som er listet opp i Det skal kreves fremlagt skatteattester 1 for både merverdiavgift og skatt, hvilket innebærer at de fleste leverandører i praksis vil måtte levere to attester: en fra kemner/kommunekasserer som viser status for betalt/ikke betalt skatt, og en attest fra skattefogden, som gir en oversikt over i hvilken grad leverandøren er a jour med sine forpliktelser til å betale merverdiavgift. Bakgrunnen for et krav om fremleggelse av skatteattest er å sikre at det ikke blir inngått kontrakter med bedrifter som opererer i strid med norsk lovgivning. Å kreve fremlagt skatteattest gir en signaleffekt om at leverandører ikke skal kunne skaffe seg konkurransemessige fordeler ved å bryte generelle lover og regler. Videre bidrar kravet til å sikre at den leverandøren som tildeles kontrakten, har evne og vilje til å overholde sine forpliktelser. Forskriften pålegger oppdragsgivere å kreve fremlagt HMS-egenerklæring ved anskaffelser som innebærer et arbeid som skal utføres i Norge. 2 Bestemmelsen får ikke anvendelse ved tildeling av varekontrakter. Egenerklæringen er en bekreftelse på at det i leverandørens virksomhet i Norge og i forbindelse med det arbeid som skal utføres for oppdragsgiveren, arbeides systematisk med et HMS-system som er i overensstemmelse med gjeldende norsk HMS-lovgivning. Oppdragsgivers plikt til å kreve fremlagt og leverandørens plikt til å fremlegge HMS-egenerklæring gjelder uansett anskaffelsesprosedyre med unntak av direkte anskaffelser. Utgangspunktet er at kravet til skatteattest og HMS-egenerklæring skal fremgå allerede av kunngjøringen, gjennom avkrysning i rubrikk for dette i Norsk lysingsblads standardiserte skjemaer. Revisors funn Brøyting og strøing Krav til HMS-egenerklæring og skatteattest fremgår av kunngjøringen/ konkurransegrunnlaget. Det fremgår ikke av dokumentasjonen at dette er innlevert til oppdragsgiver. 1 Det fremgår ikke av forskriften hva som er å anse som en skatteattest. For tiden brukes skjema RF Det er utarbeidet en standarderklæring, se vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 13 av 13

14 Bredbånd Det er i kunngjøringen/konkurransegrunnlaget stilt krav til dokumentasjon av at kravene til leverandøren er oppfylt mht HMS-egenerklæring og skatteattest Av to anbydere er det bare skatteattest fra den ene som ligger i mappen. Storstue Snillfjord omsorgssenter I kunngjøringen er det henvist til krav til HMS- og skatteattest Av to anbydere som har sendt inn tilbud er det bare den ene som har medsendt HMSegenerklæring og skatteattest. Oppdragsgiver har anledning etter forskriftens 12-9 (3) og (3) til å gi de leverandører som ikke hadde levert inn skatteattest og HMS-egenerklæring, en kort tilleggsfrist for etttersendelse. Kravet er at oppdragsgiver ennå ikke har vurdert noen tilbud i den aktuelle anskaffelsen En oppdragsgivers beslutning om ikke å gi klager en tilleggsfrist kan være urimelig. Oppdragsgiver må i et slikt tilfelle antas å ha en plikt til å gi tilleggsfrist ut fra kravet til god anbuds- og forretningsskikk i forskriftens 3 I foreliggende anskaffelser fremgår ikke dokumentasjon på hvordan oppdragsgiver har vurdert at det er mangler ved anbudene vedrørende dette. Rutinene på dette området må innskjerpes slik at reglene overholdes. Gjennomføring av konkurransen Protokollføring Forskriftens 15-1 har bestemmelser om protokollføring. Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen. Kravet om protokollføring er et utslag av generelle gjennomsiktighets- og retts-sikkerhetsprinsipper, og ivaretar hensynet til etterprøvbarhet. Formålet med plikten til protokollføring er å gjøre det mulig i ettertid å kontrollere at konkurransen har vært gjennomført i tråd med regelverket. Nærings-og handelsdepartementet skal motta anskaffelsesprotokollen dersom departementet anmoder om dette, jf. 15-1(2). Protokollen skal inneholde en beskrivelse av alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen, og det er gitt nærmere bestemmelser om innholdet i 15-1(2). Revisors funn Brøyting og strøing Det foreligger referat fra tilbudsåpningen som ble sendt alle tilbudsgivere. Referatet viser til seks tilbud som er kommet inn innen fristen samt roder og pris. Bredbånd Revisor har ikke funnet anskaffelsesprotokoll. Storstue Snillfjord omsorgssenter Det er skrevet en anbudsprotokoll ved anbudsfristens utløp hvor det angis hvem som var tilstede. Dette dokumentet er sendt anbyderne. Anbudssum fremgår. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 14 av 14

15 Det er skrevet et internt arbeidsdokument over anbudspriser og underentreprenører såkalt utvidet anbudsprotokoll. Gulvbelegg på Aa ungdomskole Det er ikke utarbeidet anskaffelsesprotokoll, men det er heller ikke krav til det. Plikten til protokollføring gjelder både ved anbudskonkurranser og ved konkurranser med forhandlinger. Det er imidlertid ikke nødvendig å føre protokoll fra konkurransen med direkte anskaffelser, jf. 11-2(2). De grunnleggende krav til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, jf. lov om offentlige anskaffelser 5 tredje ledd, gjelder imidlertid også ved direkte anskaffelser. Det kan derfor være hensiktsmessig ved denne konkurranseformen å føre en protokoll som inneholder vesentlige forhold og viktige beslutninger i forbindelse med prosessen. I anbudene Brøyting og strøing, Bredbånd og Storstue Snillfjord Omsorgssenter foreligger ikke samlet fremstilling som tilfredstiller kravene i forskriften til anskaffelsesprotokoll. Rutinene i forbindelse med anskaffelsesprotokoll er endret i løpet av prosjektet og det er opplyst at kommunen vil ta i bruk de skjema som anbefales brukt til dette 3 Avslutning av konkurransen Meddelelse om hvem som skal tildeles kontrakt Forskriften 17-3 inneholder bestemmelser om meddelelse om hvem som skal tildeles kontrakt. Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen skal utformes skriftlig og sendes samtlige deltakere i konkurransen. Reglene gjelder både ved anbudskonkurranser og konkurranse med forhandling. Etter kontraktsinngåelse kan tildelingsbeslutningen ikke settes til side, jf. lov om offentlige anskaffelser 7 annet ledd. Leverandørene har derfor krav på informasjon til bruk i sin vurdering av om de skal imøtegå tildelingsbeslutningen før kontraktsinngåelse, enten ved klage til oppdragsgiver eller ved rettslige skritt. I meddelelsen om kontraktstildeling skal det gis en begrunnelse for valget og en klagefrist. Formålet med begrunnelsen er å gi leverandørene et grunnlag for sin vurdering av om de skal imøtegå tildelingsbeslutningen. Begrunnelsen bør ha et slikt innhold at den gir leverandøren mulighet til å vurdere om tildelingsbeslutningen er saklig, basert på riktig faktum, og i samsvar med tildelingskriteriene. Beslutninger truffet under en anskaffelsesprosess vil som regel ikke være enkeltvedtak etter forvaltningsloven selv der oppdragsgiver anses som et forvaltningsorgan etter forvaltningslovens 1. Årsaken til dette er at slike beslutninger har karakter av å være privatrettslige disposisjoner. Da vil ikke reglene om klage i forvaltningsloven gjelde. Revisors funn Brøyting og strøing Det ble sendt melding til partene om politisk vedtak hvor det henvises til forvaltningsloven for klageadgang. Bredbånd Ingenting fremgår om dette i mappa. 3 Nærings-og handelsdepartementet har utgitt et veiledningshefte med informasjon og praktiske råd til hjelp underveis i innkjøpsprosessen: Beste praksis-offentlige anskaffelser. Eksempler på anskaffelsesprotokoll er vist. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 15 av 15

16 Storstue Snillfjord omsorgssenter Det ble sendt melding om politisk vedtak til partene. I meldingen fremgår begrunnelse for valg av tilbyder. I meldingen om politiske vedtak gis det en begrunnelse for valg av tilbyder. Klagefristen er hjemlet i anskaffelsesforskriften og ikke i forvaltningsloven. Revisor mener kommunen bør se nærmere på sine prosedyrer mht meddelelse om kontraktstildeling, begrunnelse og klage slik at dette er i samsvar med forskriftens regler Oppsummering/vurdering opp mot kriterie 2 Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Revisor har i prosjektet hatt fokus på grunnlaget for konkurransen, gjennomføring av konkurransen og avslutning av konkurransen. I grunnlaget for konkurransen har vi sett på krav til konkurransegrunnlaget og krav til leverandøren: I alle 3 anbudene som er gjennomgått er det utarbeidet konkurransegrunnlag som tilfredsstiller forskriftens krav. Grunnlaget for konkurransen sikrer lovens krav til forutberegnelighet. Konkurransegrunnlaget er derfor et produkt kommunen må arbeide med foran hver kunngjøring. NHDs veileder Beste praksis- offentlige anskaffelser, kan gi retningslinjer i dette arbeidet. For å vurdere om kravet til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas i hele anskaffelsesprosessen har vi sett på om leverandørene oppfyller kravene om framleggelse av HMSegenerklæring og skatteattest. Rutinene på dette området må innskjerpes slik at reglene overholdes. Vi har også sett at forskriftens krav om anskaffelsesprotokoll ikke er oppfylt. Her har kommunen et forbedringspotensiale. Revisor mener også at kommunen bør se nærmere på sine prosedyrer mht meddelelse om kontraktstildeling, begrunnelse og klage slik at dette er i samsvar med forskriftens regler 5. Dersom en bedrift ønsker å konkurrere om leveranser til offentlige etater og virksomheter, er det en fordel å vite hvilke spilleregler som gjelder, og de har også et ansvar for å sette seg inn i regelverket. Etter revisors vurdering vil kommunen ha en mulighet til å profilere innkjøpene i egen organisasjon. Kommunens hjemmeside er nøkkelen. Fortrinnsvis bør linken til kommunens anskaffelser finnes lett tilgjengelig. På kommunens egen hjemmeside kan leverandørene kunne finne utlysninger, registrere seg som interessert leverandør og få lastet ned underliggende dokumenter. Muligheten bør legges til rette for direkte link mellom kommunens hjemmeside og DOFFIN-basen slik at overføringen kan skje ved et tastetrykk. Ålesund er en kommune som har kommet langt i sin bruk av hjemmeside for kommunens anskaffelser. Dette er et eksempel på leverandørutvikling Konklusjon problemstilling 1 Kommunen har en bevisst holdning til kravet til konkurranse. Rapporten har vist at kommunen kunngjør anskaffelser i Doffin og kontakter flere tilbydere ved direkte anskaffelser. 4 NHDs veileder gir rettledning i dette. 5 NHDs veileder gir rettledning i dette. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 16 av 16

17 Kommunen har tatt innover seg reglene om lov og forskrift om offentlige anskaffelser, men har fremdeles forbedringspotensiale i anskaffelsesprosessen. Dette gjelder i forhold til oppfølging av manglende dokumentasjon, krav om skriftlig anskaffelsesprotokoll og i meddelelsen om valg av tilbyder. Konkurransegrunnlaget skal sikre forutberegneligheten i anskaffelsesprosessen og må vurderes foran hver kunngjøring. I forbedringen av rutiner vil NHDs veileder være et hjelpemiddel. I tillegg kan retningslinjer som andre kommuner allerede har utarbeidet være hjelpemiddel. Bedrifter som ønsker å konkurrere om leveranser til offentlige virksomheter har også et ansvar for å sette seg inn i regelverket. Kommunen vil ha en mulighet til å profilere innkjøpene i egen organisasjon via kommunens hjemmeside. 5.2 Problemstilling 2: Følges innkjøpsordningen som Snillfjord kommune har inngått med Sør-Trøndelag fylkeskommune? Innkjøpsordningen skal overholdes. Funn-generell informasjon Til spørsmålet om kommunen har retningslinjer for anskaffelser svarer de fleste at kommunen har slike retningslinjer. Til spørsmålet om hvor god kjennskapen er til Lov om offentlige anskaffelser med forskrift, svarer om lag halvparten at kjennskapen er enten nokså dårlig eller både/og. Et mindretall svarer at kjennskapen er nokså god. Hvorvidt kommunen har retningslinjer for anskaffelser er tatt opp tidligere i rapporten. Det avgjørende vil være hva innkjøperne legger i Retningslinjer om det er uskrevne eller skrevne. Svarene gir indikasjon på at innkjøperne har en mening om at kommunen har retningslinjer for anskaffelser. En innkjøper svarte at dette kunne være økonomihåndboka. Et mindretall av de spurte sier at de har nokså god kjennskap til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det er etter revisors vurdering viktig at innkjøperne har kunnskap om og et forhold til det offentlige anskaffelsesregelverket. Revisor viser til vurderinger under pkt 5.1 hvor det fremgår at en praktisk veileder og kommunal retningslinjer for anskaffelser kan gjøre anskaffelsesprosessen lettere for innkjøpere. Kjennskapen til innkjøpsordningen? For å svare på om ansatte har kjennskap til fylkesavtalen, og hvor de henter opplysninger om innkjøpsavtalen fra, benytter vi data fra spørreskjemaundersøkelsen. Vi ser også på om det er en sammenheng mellom bestillinger og kjennskap til fylkesavtalen. Revisors funn Så å si alle har kjennskap til fylkesavtalen. Over halvparten av de spurte er involvert i innkjøp av varer og tjenester ved sin enhet. Omtrent alle av varene og tjenestene som anskaffes ved enheten er regulert av fylkesavtalen. Når det gjelder kjennskapen til rammeavtalene innenfor fylkesavtalen svarer om lag halvparten at de har nokså god kjennskap. De resterendes kjennskap er enten både/og eller nokså dårlig. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 17 av 17

18 Til spørsmålet om de bruker fylkeskommunens hjemmeside for å hente ut opplysninger om leverandører innenfor fylkesavtalen, svarer omlag halvparten at de meget sjelden/aldri gjør dette. De resterende svarer at de gjør dette av og til. Til spørsmålet om det er lett å orientere seg i fylkesavtalen svarer over halvparten at de vet ikke. Et mindretall sier at det av og til er lett å orientere seg i fylkesavtalen. Til spørsmålet om informasjon om fylkesavtalen på fylkeskommunens hjemmeside er god svarer over halvparten at de vet ikke. De resterende har overvekt på svaralternativet av og til. Det er uttalt at oppdateringer og endringer av leverandører i avtalen ikke fungerer så godt. Det savnes også opplysninger i avtalen hvorvidt det er rammeavtale eller rabattavtale og leveringsbetingelser. Til spørsmålet om informasjon om fylkesavtalen fra kommuneledelsens side er god, har de fleste enten sagt vet ikke eller av og til. Det er uttalt at informasjonen har vært dårlig og at det er brukt mange timer på å sette seg inn i hvilke avtaler som gjelder. I oppstartsmøte med rådmannen ble det opplyst at innkjøperne har passord og går selv inn og sjekker leverandør. Det blir ikke sendt noe informasjon fra kommunen sentralt. Spørreundersøkelsen viser at de ansatte kjenner fylkesavtalen. Kjennskapen er uavhengig av hvor involvert ansatte er i innkjøp ved enheten. Når vi spør om de kjenner rammeavtalene i fylkesavtalen så er det bare halvparten som har nokså god kjennskap. De resterendes kjennskap er enten både/og eller nokså dårlig. Når vi samtidig ser at omtrent alle varene og tjenestene som anskaffes ved enheten er regulert av fylkesavtalen, så burde kunnskapen om rammeavtalene vært bedre. Fylkesavtalen blir oppdatert elektronisk. Innkjøperne må selv gå inn på hjemmesiden til Sør-Trøndelag fylkeskommune for å hente ut opplysninger om leverandører. Spørreundersøkelsen viser at de meget sjelden/aldri gjør dette. Når de resterende svarer at de gjør dette av og til, kan det være grunn til å stille spørsmål ved innkjøpernes kunnskap om leverandørene. Over halvparten av innkjøperne svarer at de vet ikke om det er lett å orientere seg i fylkesavtalen. Et mindretall sier at det av og til er lett å orientere seg i fylkesavtalen. Dersom brukervennligheten ikke er god nok bør kommunen gi tilbakemelding til innkjøpsavdelingen i fylkeskommunen om dette slik at denne forbedres. Dette gjelder også i forhold til informasjon om fylkesavtalen på fylkeskommunens hjemmeside. Over halvparten av de spurte sier at de vet ikke om informasjonen er god. De resterende har overvekt på svaralternativet av og til. At det er informasjonsbehov viser også uttalelsen fra en av innkjøperne som nevnt ovenfor. Kommuneledelsen bør informere ytterligere om fylkesavtalen. Svarene fra innkjøperne viser at det er behov for informasjon fra kommuneledelsens side. Følges innkjøpsordningen? For å svare på om ansatte følger fylkesavtalen benytter vi data fra spørreskjemaundersøkelsen for å kartlegge hvor stor andel av bestillingene som gjøres innenfor gjeldene rammeavtaler. Vi har også foretatt en enkel regnskapsanalyse der vi har tatt ut enkelte varegrupper Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 18 av 18

19 som omfattes av fylkesavtalens rammeavtaler, og sett på om innkjøpene i 2004 er i samsvar med denne. Revisors funn Til spørsmålet om det ved innkjøp av varer/tjenester blir undersøkt om anskaffelsen reguleres av en rammeavtale i fylkesavtalen, svarer over halvparten at de enten nokså ofte eller meget ofte/alltid undersøker dette. Til spørsmålet om varer og tjenester som er omfattet av en rammeavtale/fylkesavtalen blir anskaffet hos den/de leverandøren(e) som er oppgitt i avtalen, svarer de fleste meget ofte/alltid. Til spørsmålet om når en vare- eller tjenestetype er dekket av en rabattavtale blir denne benyttet, varierer svarene fra av og til, til meget ofte/alltid. En kontroll på om kommunen holder seg til fylkesavtalen ble foretatt ved at det fra regnskapet for 2004 ble foretatt stikkprøver på varer som i fylkesavtalen er gruppert under kontor og data, inventar og tele- og datatjenester. Funnene er satt opp i tabell på overordnet nivå: Hovedgruppe Vare Leverandør Avvik fra fylkesavtalen Kontor og data Kopipapir Julius Maske Nei Kontorrekvisita Julius Maske Nei Datarekvisita/ tonermateriell Norsk Datasenter Ja Inventar Kontormøbler Wingerei og Kinnarps før Fagerhaug og Olstad (etter ) Ja Tele- og datatjenester Oppholdsrommøbler Skeidar Nei Skole- og barne Grande Trevare og Kinnarps Nei hagemøbler IT-utstyr og tjenester Ementor og Dell Norge Ja Avvikene forekommer innen varegruppene datarekvisita/tonermateriell, kontormøbler og itutstyr og tjenester. Snillfjord kommune er tilsluttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes (STFK) innkjøpsordning. Det vil si at Snillfjord kommune er forpliktet til å benytte STFKs sentrale rammeavtaler og får de rabattavtaler STFK har forhandlet seg frem til. Ved rammeavtaler, som innebærer en kjøpeplikt for oppdragsgiver og en tilsvarende plikt for leverandør til å yte, vil man ha en gjensidig forpliktende avtale. Fylkesavtalen omfatter en rekke leverandører av varer og tjenester, men dekker ikke fullt ut behovet for en kommune. Det er foretatt en enkel spørreundersøkelse og en enkel regnskapsanalyse. Funnene gir likevel indikasjon på at den faktiske etterfølgelsen av fylkesavtalen kunne vært bedre. Regnskapsanalysen viser konkrete avvik fra fylkesavtalen Konklusjon problemstilling 2 Spørreundersøkelsen viser at innkjøperne har kjennskap til fylkesavtalen. Kjennskapen er uavhengig av hvor involvert ansatte er i innkjøp ved enheten. Bare halvparten av innkjøperne har nokså god kjennskap til rammeavtalene i fylkesavtalen. De resterendes kjennskap er enten både/og eller nokså dårlig. Omtrent alle varene og tje- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 19 av 19

20 nestene som anskaffes ved enhetene er regulert av fylkesavtalen. Ut fra dette burde kunnskapen om rammeavtalene vært bedre. Innkjøperne handler meget ofte/alltid hos de leverandører som omfattes av rammeavtalene. Over halvparten av innkjøperne undersøker først om det foreligger en rammeavtale på vedkommende område. Innkjøperne benytter seg av rabattavtaler i varierende grad. Svarene fra spørreundersøkelsen kan tyde på at er vanskelig å orientere seg i fylkesavtalen og å finne frem i fylkeskommunens hjemmesider, samt at det er behov for informasjon fra kommuneledelsens side om fylkesavtalen. En kontroll på om kommunen holder seg til fylkesavtalen ble foretatt ved at det fra regnskapet for 2004 ble foretatt stikkprøver på varer som i fylkesavtalen er gruppert under kontor og data, inventar og tele- og datatjenester. Avvik forekommer innen varegruppene datarekvisita/tonermateriell, kontormøbler og it-tjenester. Dette innebærer at det er handlet hos leverandører som ikke er tilsluttet fylkesavtalen. 5.3 Høring I høringsuttalelsen fra rådmannen fremgår at den foreløpige rapporten har vært debattert i stabsforumet. De registrerer at det er et forbedringspotensiale i anskaffelsesprosessene, spesielt mht føring av anskaffelsesprotokoll og at fylkesavtalen inkl rammeavtale blir godt nok bekjentgjort. De nødvendige justeringer legges inn på virksomhetsplanen slik at de merknader som er gjort blir tatt til etterretning og forføyning foretatt innen 1 april Berørte parter underrettes. 6. REVISORS ANBEFALINGER 1. Snillfjord kommune har forbedringspotensiale i anskaffelsesprosessen. Dette gjelder i forhold til oppfølging av manglende dokumentasjon, krav om skriftlig anskaffelsesprotokoll og i meddelelsen om valg av tilbyder. 2. Snillfjord kommune sørger for at alle innkjøpere er tilstrekkelig informert om fylkesavtalens rettigheter og forpliktelser slik at innkjøpsordningen følges. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 20 av 20