Effektiviseringen så langt: hva har fungert og hva har ikke fungert? FFI 4. september 2012

Transkript

1 Effektiviseringen så langt: hva har fungert og hva har ikke fungert? FFI 4. september 2012 Stener Olstad Brigader Sjef FST/Org

2 Agenda Bakgrunn for effektivisering Regime for gevinstrealisering Forsvarets metode for interneffektivisering Implikasjoner og virkemidler Erfaringer

3 Årlige krav til interneffektivisering St.Prp 48, Intern ressursfrigjøring Forsterket fokus på interneffektivisering som en forutsetning for fornyelse og forbedring av sektoren på sikt. Dette gjøres ved å effektivisere ulike interne prosesser i forsvarssektoren tilsvarende et krav på minimum 0,5 % årlig (til sammen 600 mill. kroner ved utgangen av 2012). GFD , Forsvarssjefens forord Jeg vil derfor spesielt peke på den interneffektiviseringen vi er forpliktet til

4 Regime for gevinstrealisering MNOK Interneffektivisering Budsjettgap Budsjett- Budsjett behov Tildelt budsjett Merbehov på 150 MNOK ved inngangen til hvert budsjettår Pro rata-fordeling av innsparingsmål basert på budsjettstørrelse Z

5 Effekt av IE i perioden FSJ har forpliktet seg til en effektivisering på 0,5% i hele langtidsperioden. Dette tilsvarer en årlig effektivisering på 150 MNOK eller 600 MNOK ved utgangen av perioden 150mil 150mil 150mil 600 mil redusert årlig kostnad ved utgangen av perioden 150mil Akkumulert effekt 1,5mrd

6 Tilnærming til interneffektivisering Kostnadskutt Organisasjon- /strukturorientert Gir rask effekt Endrer ikke underliggende kostnadsvekst Kortvarig effekt Enklere å styre / fasilitere Reduserer aktivitet og/eller strukturinnhold Utsette innkjøp Redusere øvingsaktivitet Redusert ressursinnsats som gir redusert output Reduksjon i antall innkalte vernepliktige Omorganisering Effektivisering Prosessorientert (gjøre ting smartere) Realisering av effekt tar ofte lengre tid Endrer underliggende kostnadsvekst Langvarig effekt Vanskeligere å styre/fasilitere Ikke nødvendig å redusere aktivitet og/eller strukturinnhold Eliminering av ikke-verdiskapende aktiviteter (gjøre kun de riktige tingene rett) Optimalisering av reservedelsforsyningen til definerte vedlikeholdsprosesser Standardkrav og rutiner for brukers ansvar ifm overlevering av materiell til vedlikehold Samordne og etablere felles drivstoffprosess for FLO, kystvakten og marinen Eliminering av dublerte prosesser hos FLO, mellom FLO & styrkeprodusent, samt styrkeprodusentene imellom

7 Malverk og rutiner Malverk Støtte & vurdere GIH GIHV GIS GIL FLO LOS yy zz Identifisering Konkretisering Realisering Monitorering Database Innspill VP Tiltak for realisering i 2010 må være konkretisert innen utgangen av Mars 2009 Rapporter/status Rammefordelingsforslag til FIN St.prp. Nr. 1 Foreløpig IVB 2 FDs Plangrunnlag Foreløpig IVB 1 IVB m/planperspektiv feb jan mar apr mai jun jul aug sep okt nov des FSJs BRL FVP FVP Styringsdialog 1 FSJs budsjettforslag Styringsdialog 2 FSJs dir underl. sjefs budsjettinnspill FSJs VP med underliggende VP

8 Effekttyper med eksempler på tiltak Effekt Lavere kostnad Rammeavtaler Kosteffektive årsverk Unngått kostnad Ny sesjonsordning Økt volum Økt fremmøteprosent på kurs gjennomført i regi av HVSKS (LEAN tilnærming) Økt kvalitet Har ikke vært prioritert

9 20% av tiltaksporteføljen utgjør 80% av verdien Verdi MNOK Antall tiltak

10 Tiltaksområder med verdiestimat Antall tiltak Verdi MNOK Reduksjon av forbruk Bedret Strategiske betingelser avgjørelser og leveranser Organisasjonsstruktur Redesign av prosesser Teknologi Struktur Bedret Analyse av "Compliance" arbeidsmengde Aktivitetsanalyse Benchmarking Ikke kategorisert 0 Antall Verdi

11 Implikasjoner for Forsvaret virkemidler i det videre arbeidet Formål Realisere strategiske mål Innarbeides i FSJ VP/budsjett før gjennomføring Beslutningsmyndighet Stortinget/ FD Kompleksitet Virkemidler Realisere effekter innenfor og på tvers av søylene Større tiltak og økonomiske effekter innarbeides i FSJ VP/budsjett. Kontinuerlig forbedring Initiativer innarbeides i VP og effekten av tiltakene beholdes i hovedsak i DIF for å øke operativ evne. FSJ DIF Inkrementelle forbedringer Sentrale tiltak og forbedring av felles prosesser Strukturendringer og reformer Potensial

12 Erfaringer - oppsummert Økonomiske krav Innfridd gjennom kostnadsreduksjoner Rammeverk og metode, involvering, topplederforankring og integrasjon i virksomhetsstyringen har vært vesentlige faktorer for å lykkes. Holdninger Bedre kostnadsbevissthet IE-arbeidet har bidratt til en styrket kostnadsbevissthet og en mer kritisk holdning til selvpålagte krav. Prosesseffektivisering Få incentiver for prosessforbedringer IE-krav har blitt fordelt til den enkelte driftsenhet (DIF) som nedtrekk i årlige budsjetter. Dette favoriserte tiltak som ga rene kostnadsreduksjoner. Dokumentasjon Få dokumenterte ikke-økonomiske gevinster Forsvaret har gjennomført tiltak som har medført kvalitative effekter og økt produksjon. Disse har i mindre grad latt seg avregne mot kravet. Noen DIFer har realisert større effekter enn det som faktisk er synliggjort i IE-regnskapet