Formannskapet. Innkalles til møte onsdag , etter møte i Planutvalget i Kommunehuset, møterom Himmelsyna SAKSLISTE

Transkript

1 Birkenes kommune Formannskapet Innkalles til møte onsdag , etter møte i Planutvalget i Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtet er åpent for publikum. SAKSLISTE 005/14 Godkjenning av møteprotokoll /14 Investering uteseksjonen Eventuelt Saksdokumentene kan gjennomgås i Servicetorvet, i ekspedisjonstiden kl 09: Innkallingen finnes også på bibliotekene. Forfall bes meldt over telefon Birkeland, Arild Windsland ordfører Gro Anita Trøan rådmann Side 1 av1

2 Birkenes kommune SAKSGANG STYRE / RÅD / UTVALG Formannskapet Saksbehandler: Kari Kvifte Birkeland MØTEDATO SAKSNR /14 Arkiv/arkivsaksnr.:033 14/617 Godkjenning av møteprotokoll Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av godkjennes.

3 Birkenes kommune SAKSGANG STYRE / RÅD / UTVALG MØTEDATO SAKSNR Tjenesteutvalget Formannskapet Kommunestyret /14 006/14 Saksbehandler: Halvor Nes Arkiv/arkivsaksnr.:153, V24 14/582 Investering uteseksjonen Saksopplysninger Kommunestyret har i møte vedtatt at investeringsprosjekt 9658, Utstyr til uteseksjonen skal dokumenteres ytterligere ift fremlagt grunnlag for kommunestyremøtet. Saken sendes for behandling i tjenesteutvalget samt formannskapet og kommunestyret pga økt ramme til investeringen, Dokumentliste: Trykte vedlegg Utrykte vedlegg Administrasjonens forslag til vedtak: Investering i utstyr, traktor og tilhenger gjennomføres med en investeringsramme på Det skal innhentes priser fra minst tre leverandører som kan ivareta aktuelle krav til traktor. Total kostnadsramme medregnet mva er ,-

4 Bakgrunn Birkenes kommune ivaretar i dag ikke de kommunale veiene med tanke på den veikapitalen de representerer. Med dagens innsats på eksempelvis grusveier er det overhengende sannsynlig at investeringsbehovet vil øke dramatisk som følge av store skader på vei. Spesielt i forbindelse med regnvær da veinettets dreneringssystem(grøfter, stikkrenner, etc) og vegetasjon langs vei, ikke driftes og vedlikeholdes. I enkelte tilfeller kan situasjonen være så kritisk at veger må stenges i perioder. Offentlig forvaltning av et veinett innebefatter tre viktige komponenter. Drift, vedlikehold og investeringer. Drift retter seg mot trafikantene. (Fremkommelighet, trafikksikkerhet) - Regelmessig inspeksjon av vegnettet - Beredskap - Oppfølging av kontrakter kontroll

5 «Vaktmesterrollen» - oppsynsmenn med «det gode blikket» for å forebygge skader og generelt være i forkant. Fokus på veiens dreneringssystem. Lokalkunnskap er en svært viktig komponent ved drift av vei. Vedlikehold retter seg mot veien. (Veikapitalen) - Små og mellomstore utbedringer/reparasjoner - Gjennomføre forebyggende tiltak - Fokus på å holde vedtatt standard for veinettet Investeringer optimaliserer drift og vedlikehold. - Større utbedringer for å øke fremkommelighet eller trafikksikkerhet - Standardhevinger - Det er en tett sammenheng mellom disse to gruppene. De rette investeringer gir et rimeligere og enklere drift og vedlikehold, mens manglende investeringer gir et dyrt og krevende drift og vedlikehold. Mer alvorlig er det med manglende drift og vedlikehold, da effekten av investeringer blir svært kortvarig både med tanke på fremkommelighet og trafikksikkerhet og ikke minst med tanke på ivaretakelsen av veien som en veikapital. Drift og vedlikehold, og da spesielt drift, er funksjoner veieier er best i stand til å ivareta. Det vil ganske enkelt si at eier kjenner sin eiendom best og vet hvor nødvendige tiltak til enhver tid må iverksettes for å forebygge og unngå unødvendige vedlikeholdskostnader og i verste fall investeringskostnader. En viktig aktivitet ved veiforvaltning er oppfølging av kontrakter. Dette må gjøres administrativt ved profesjonell kontraktsoppfølging og i marka ved at utførelsen blir kontrollert. Det tilbakevendende spørsmålet blir alltid om kommunen får de tjenestene de betaler for? Utbedres eksempelvis brøyteskader av kontraktør eller må kommunen selv bære kostnader ved reparasjon fordi vi mangler kontroll og oppfølging. Denne organiserte kontrollvirksomheten er i dag nærmest fraværende og dette er kostbart og uheldig med tanke på ivaretakelse av den veikapitalen som veinettet representerer. Her må kommunens egne oppsynsmenn/fagarbeidere ha en nøkkelrolle. Ved konkurranseutsetting av drift risikerer man store svingninger i grad av lokalkunnskap med utskifting av leverandører med jevne mellomrom. En konkurranseutsetting krever også svært grundige og planmessige konkurransegrunnlag med tilhørende omfattende kontraktsoppfølging. Med bakgrunn i de utfordringene en har for å ivareta vegnettet er det i 2013 utarbeidet analyser og vurderinger av ulike alternativer til å organisere uteseksjonen (veg). Det er i hovedsak vurdert to alternativer til organisering, kalt byggherremodellen og fleksimodellen: Byggherremodellen tilsier at kommunen kun ivaretar driftsoppgaver. Alt arbeid med vedlikehold (inkludert brøyting) og investeringer vil basere seg på innleie. Kommunen har ingen behov for utstyr annet enn bil for gjennomføring av oppsyn. Modellen krever rekruttering av annen kompetanse enn den kommunen har tilgjengelig pr i dag. Fleksimodellen innebærer at kommunen i tillegg til drift ivaretar enkelt vedlikehold. Det er vurdert behov for 2 årsverk for å dekke denne løsningen. Den vil kreve utstyr som gjør at en kan utføre de aktuelle oppgave for å få unyttet potensialet organiseringen gir for å gi innsparinger på drift ved egenproduksjon. Fleksimodellen er den som best ivaretar kommunens eierskap til vegnettet og sikrer ivaretagelse av vegkapitalen på lengre sikt. Økonomiske vurderinger tilsier også at løsningen er billigere enn innleie til alt vedlikeholdsarbeid, jfr beregning under kap vurdering/anbefaling.

6 Teknisk sektor ønsker at fremtidig organisering innenfor området veg skal baseres på fleksimodellen, med totalt 2 årsverk i driftsorganisasjonen. Det vil i 2014 bli jobbet med omorganisering av teknisk sektor for å oppnå valgt løsning. Det er forventet at løsningen vil være helt på plass i Vurdering / Anbefaling Det utstyrsnivået som oppfattes å være minimum for fleksimodellen er traktor og tilhenger, samt brøyteutstyr og noe utstyr til annet vegvedlikehold som slodding mm som kommunen har i dag. Traktor og tilhenger må kommunen eie selv. Det er undersøkt muligheter for leie/leasing uten resultat. Eventuell bruk av ytterligere utstyr som gravemaskin vil baseres på innleie i kortere perioder. Det er ikke aktuelt at kommunen eier dette utstyret selv med nåværende situasjon. Eksisterende traktor (2006, 5500 timer) krever store reparasjoner, kostnadsoverslag på ca kr i 2014, for å komme i tilfredsstillende stand, og må forventes å også få betydelige vedlikeholdskostnader kommende år. Tilhenger (1989) er utrangert og må erstattes, det er ikke tilgjengelige deler for reparasjon og tilhengerne ivaretar ikke nødvendige krav til dagens bruk, bla a i forhold til hastigheter på 50 km/t. Det er innhentet priser for nytt utstyr som kan dekke de behovene kommunen har for effektiv drift. Konkretiserte priser tilsier noe høyere kostnadsnivå enn tidligere vurderinger for investeringsramme på ,- som var gjort med utgangspunkt i investering i ny traktor.. Det er gitt to alternativer til traktor der en er en demomodell som utgangspunkt for beregningene. Begge alternativene er fra samme leverandør og det må gjøres en større forespørsel før en evt anskaffelse. Priser er oppgitt til og med innbytte av dagens traktor. For tilhenger er det bedt om pris fra ulike leverandører. Det er mottatt tre tilbud hvor kun ett ivaretar kommunens krav ift sikkerhetsutstyr (bremsesystem), arbeidshøyde fra lasteplan med mer. Med noen reduksjoner i tilbudt utstyr er prisen Det er gjort beregninger av tre alternative løsninger for nødvendig utstyr til aktuelle vedlikeholdsoppgaver med 1; kjøp av ny traktor og henger, 2; reparasjon av traktor og kjøp av ny henger, 3; innleie/kjøp av aktuelle tjenester.

7 Alternativ 1: Kjøp av traktor m/ tilhenger: Investering traktor m /tilhenger års levetid Alternativ 2: Reparasjon av eksisterende traktor kjøp av henger Investering i tilhenger 10 års levetid avskrivning Rentekostnad pr år 3,5 % Avskrivningskostnad pr år Rentekostnad pr år 3,5 % Reparasjon vedlikehold ( ) Dieselkostnader Slitasje og service annet utsyr Slitasje og service annet utsyr Service Dieselkostnader Driftsstopp reparasjon - 15 dager Årskostnad Service Årskostnad Forskjell mellom investering og fortsatt reparasjon av eksisterende pr år: Oppgitte timer Alternativ 3: Kjøp av tjenester 5,2 timers bruk dagen ca 230 dager pr år Innleiepris tjenester Sum innleie Reduksjon bemanning ved innleie 70 % Årskostnad Forskjell innleie og investering pr år Beregningene viser klart at egenproduksjon er et rimeligere alternativ enn innleie på mindre og kontinuerlige vedlikeholdsoppgaver. Her skal også legges til at innlagte timepriser på innleie er lave. Dette nivået ligger i de kontrakter kommunen har pr i dag, men det må forventes økt timepris i evt nye kontrakter. Dette viser at Fleksimodellen gir en kostnadseffektiv tilnærming til å løse de aktuelle oppgaver. Investeringer på vegnettet og større vedlikeholdsoppdrag vil ivaretas ved kjøp av tjenester, ref også dagens kontrakter. Videre viser beregningene at investering i nytt utstyr gir litt lavere kostnad enn oppgradering av gammel traktor og kjøp av ny tilhenger, disse kostnadene må likevel oppfattes som tilnærmet like på årsbasis. Nytt utstyr vil imidlertid gi en rekke fordeler sett opp mot reparasjon av gammelt - Forutsigbarhet i kostnader. Usikkerheten er stor med gammelt utstyr. - Mer effektiv drift med større kapasitet i utstyret og økt fartsbegrensning til 50 km/t.

8 - Mindre driftsstopp som følge av feil på utstyr Bedrede arbeidsforhold med utstyr tilpasset vårt behov Bedre ivaretagelse av HMS Potensial for redusert drivstofforbruk pr time Investering i nytt utstyr tilsvarer kostnader med reparasjon av gammelt utstyr. Nytt utstyr gir store fordeler for effektiv drift sammenlignet med videre bruk av gammelt utstyr og gir langt bedre forutsigbarhet. Det anbefales at en går videre med investering i ny traktor og tilhenger. Det innhentes priser på traktor fra minimum tre leverandører som grunnlag for endelig valg av ny/demokjørt traktor.

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22 Prisoverslag oppfiksing av JD6620 traktor til Birkenes Kommune Vi har hatt John Deere 6620 til Birkenes Kommune inne på verkstedet for en enkel sjekk. Traktoren fremstår som hel og grei, men ved nærmere sjekk viser det seg at den er godt brukt. Vi har følgende anbefalinger: Ny frontlaster, komplett: Full service, inklusiv arbeid Ny frontrute Arbeid med å bytte frontrute (4 timer a kr 895) ,13 400,8 900,3 580,- Nye stigtrinn Ny verktøykasse Skjermer foran Ny kontakt for tilhenger Diverse deler til eksos Arbeid med eksos, stigtrinn, tilhengerkontakt 5 500,1 200,4 600,900,10 000,10 000,- På denne traktoren fusker innkoplingen av bakre PTO. Dette er nesten umulig å anslå hva som er galt. Bakre kraftuttakhus må åpnes for å se hva som kan være galt. Anslått pris for rep av PTO Uforutsette kostnader/verkstedmateriell Sum oppfiksing av traktor: ,5 000, ,- Kristiansand 11/2-14. Alle oppgitte priser er uten mva. Hilsen Tarald Fuskeland Verkstedleder Agder. Tlf mail: tarald.fuskeland@fkra.no

23