Forfall meldes snarest til møtesekretær på telefon eller Saker til behandling

Transkript

1 MØTEINNKALLING Dato: kl. 14:00 Sted: Nes kommunehus, ordførers kontor Arkivsak: 15/01249 Arkivkode: 033 Forfall meldes snarest til møtesekretær på telefon eller Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale SAKSKART Side Saker til behandling 6/16 16/ Gjennomgang av HMS-systemet 2 7/16 16/ Handlingsplan for sykefravær Nesbyen, Tore Haraldset leder 1

2 Saker til behandling 6/16 Gjennomgang av HMS-systemet Arkivsak-dokument: 16/ Arkivkode: 440 Saksbehandler: Geir Olav Garthus Saksgang Møtedato Saknr /16 Saken avgjøres av: Dokument i saken: HMS-hovedbok ligger på kommunens intranettside under verktøykasse: D309B48EAC9704E983BC1AFA93DA7AF0001C2A DA41B A838BFB0&Li st=2b52880a-f0e6-484d-97ceed03720faafa&rootfolder=%2fverktoykasse%2fdocuments%2fhms%20hovedbok&recsr c=%2fverktoykasse%2fdocuments%2fhms%20hovedbok Saksopplysninger: Systemansvarlig, kommunalsjef og hovedverneombud har sammen med bedriftshelsetjenesten foretatt en gjennomgang av HMS-systemet i samsvar med vedtatt aktivitetsplan for Gjennomgangen gjelder også som en systemrevisjon. I tillegg til vedlikehold og oppdatering av kapitler og rutiner, har målet for gjennomgangen vært å forenkle systemet. HMS-hovedbok er nå lagt på kommunens intranettside. Siden er lett tilgjengelig for alle ansatte. Man kan gå direkte inn på hvert kapittel, og det er laget linker til aktuelle dokumenter og nettsider. Dette gjør at systemet vil være lett å vedlikeholde, og en vil alltid finne de siste gjeldende opplysninger. Vurdering: I forrige revisjonsrapport fra 2011 var det følgende oppsummering/konklusjon: Hovedutfordringen i Nes kommune er om rutiner beskrevet i HMS-hovedbok følges opp i praksis. Svakheten i systematikken synes å ligge i dokumentasjonsflyten og oppgavefordelingen mellom funksjonen som kommunalsjef og systemansvarlig. Siden 2011 har det skjedd flere endringer i administrasjon og organisering, og det er viktig å til enhver tid ha avklarte roller og ansvar. Med de nye intranettsidene vil det bli lettere å følge opp rutinene, men det må fortsatt være en bevissthet og prioritering av arbeidet. 2

3 Helse, miljø og sikkerhet er en viktig del av kommunens personalarbeid, og rådmannen er ansvarlig for et fungerende HMS-system. Organisering og fordeling av oppgaver blir vurdert kontinuerlig utfra tilgjengelig personell og kompetanse Rådmannens innstilling: tar saken om gjennomgang og internrevisjon av HMS-systemet til etterretning. 3

4 7/16 Handlingsplan for sykefravær Arkivsak-dokument: 16/ Arkivkode: Saksbehandler: Aud Helen Solberg Saksgang Møtedato Saknr /16 Saken avgjøres av: Vedlegg: Handlingsplan for reduksjon av sykefravær til under 5 % innen Saksopplysninger: Generelle betraktninger Sykefraværsarbeidet er en del av vår virksomhets helse-,miljø- og sikkerhetsarbeid. Sykefraværet i Nes kommune steg for mye i 2015, og det ønske om å redusere fraværet. Gjennomsnittet i kommunene i Norge ligger på?? og for Hallingdal er gjennomsnittet på 6,7 %. Vi kan se at enkelte kommuner har fått fraværet ned mot 3 4 %, ved økt fokus og målrettet arbeid i oppfølgingen. De fleste ønsker å jobbe på tross av sykdom og plager, fordi de er i stand til å jobbe, de trives i jobben og synes den er viktig. Et arbeid som oppleves givende gir helse. Tillit, opplevd rettferdighet og godt samarbeid gir gode medarbeidere og ledere, og reduserer sykefraværet over tid. Ved redusert sykefravær vil utgiftene som kommunen har, automatisk bli mindre. Tabell over fravær de siste 4 år. Sykefravær Total 5,7 % 5,6 % 4,9 % 6,8 % Det er ikke gjort noen grundig undersøkelse for hva som er mulig årsak til økningen, men sannsynlig er det flere og sammensatte årsaker. Omorganisering innen helse, mye vikarbruk - og svangerskapsrelatert fravær i barnehagene kan være medvirkende årsaker. Økonomiske konsekvenser: Handlingsplanen med forslag til tiltak er ikke uttømmende, men nye tiltak blir vurdert fortløpende. Utregningen som Inkluderende Arbeidsliv (IA) bruker for et fravær er ca kr 4

5 2.500,-.pr. dagsverk. Da er ikke vikarbruk ol. medregnet. Ved redusert sykefravær vil utgiftene som kommunen har, automatisk bli mindre. En reduksjon på 1 % ville utgjøre minst 1,8 millioner kr for Nes kommune. (756 dagsverk) Rådmannens innstilling: Handlingsplan med tiltak til reduksjon av sykefravær til under 5 % innen vedtas 5