Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /10

Transkript

1 SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 601 : Øyvind Levang/ Olga Davydova/ Stein Åge Sivertsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /10 EIE ELLER LEIE BILER 1. BAKGRUNN FOR SAKEN Bystyret behandlet i sak 139/09 økonomiplan for perioden I den forbindelse ble det vedtatt at det skulle legges fram en sak til formannskapet som drøfter forholdet eie eller leasing av biler og utstyr. 2. SAKEN GJELDER I denne saken gjøres en analyse av hva som er kommunens kostnader ved å lease en bil i tre år, samt i ni år, sammenlignet med hva som vil være kommunens kostnader ved alternativt å eie en bil over samme periode. Det er lagt til grunn at resultatet av denne analysen også vil gi et speilbilde av hva resultatet vil være for en tilsvarende analyse i forhold til utstyr. Leasing er en finansieringsform som kan sees på som en mellomting mellom leie og lånefinansiering. Utleier, som ofte er en finansinstitusjon, underavdeling av bank eller forsikringsselskap, har eiendomsretten til leasingobjektet, mens leasingtaker, eller leier, har bruksrett. Det skilles mellom finansiell og operasjonell leasing, men den nøyaktige definisjonen av disse kan ofte være upresis. Hovedkriteriet for klassifisering av en leasingkontrakt som finansiell eller operasjonell, er om eierskapet til objektet som finansieres overføres fra utleieren til leasingtakeren. Den av partene som tar den finansielle risikoen definerer hvem som faktisk har eierskapet til objektet, uavhengig av om hvem som står som formell eier. Ved finansiell leasing er det leasingtakeren som har den finansielle risikoen, mens det ved operasjonell leasing er utleieren. Som beskrevet under punkt 3 har Sandnes kommune i dag kontrakt om leasing av 131 biler for perioden til I kontrakten er det utleier som står som eier og som ansvarlig for finansieringen. Her er det derfor utleier som har den finansielle risiko, og denne leasingkontrakten klassifiseres derfor som operasjonell. Det vises også til Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), 52 om finansforvaltning, som setter begrensninger for den finansielle risiko som kommuner og fylkeskommuner kan ta. Regnskapsmessig behandles operasjonell leasingleie som en driftskostnad og ikke som en investering, noe som gjør at leien (som i prinsippet består av rente og avdrag) kan utgiftsføres i sin helhet i driftsregnskapet. Ved finansiell leasing regnes leasingobjektene derimot som aktiva/investeringer som kan avskrives. Operasjonell leasing innebærer at utleier kjøper bilen av bilforhandler og leaser den videre til en avtalt månedsleie over et avtalt tidsrom. Når leasingperioden er over, leveres bilen tilbake til forhandler og ny bil kan tas ut. Side 1 av 5

2 3. EN KORT BESKRIVELSE AV STATUS I DAG Sandnes kommune har kontrakt om leasing av 131 biler for perioden til Kontrakten omfatter leasingavtale for 108 personbiler, 20 stasjonsvogner/- varebiler og 3 minibusser. Personbilene og stasjonsvognene nyttes i hovedsak til transport av personell, varebilene til transport av utstyr, og minibussene til transport av personell og brukere. Under vises en tabell som viser hvilke typer biler som leases av enhetene: Personbil Stasjonsvogn/-varebil Minibuss Navn på enhet: Omsorg nord 10 1 Omsorg sentrum 9 1 Omsorg sør 16 1 Omvsorg vest 18 Omsorg øst 20 1 Avlastning 1 1 Barnevern 5 Boligtjenesten 1 Bulega 7 Byggdrift 2 Eiendom 2 Mottakskontor for flyktninger 1 Fysio- og ergoterapitjenesten 7 IKT 1 Økonomi 1 Kommunalteknikk 1 1 NAV Sandnes 1 Psykisk helse 14 1 Sosiale tjenester 2 1 Utbygging 2 Vågsgjerd aktivitetssenter 1 1 Sum: Totalt betaler Sandnes kommune kr pr. mnd for denne leasingavtale, inklusive merverdiavgift. Utgifter til forsikring, årsavgift og service kommer i tillegg og utgjør kr pr måned, inklusive merverdiavgift. Sandnes kommune eier også biler, og dette dreier seg i hovedsak om spesielle transportmidler, som for eksempel gravemaskiner, gressklippere, feiemaskiner, traktorer og lignende, som nyttes av utførerenhetene Bulega, Utbygging og Idrett og landskapsdrift til vedlikehold på vei og grøntområder. Årsaken til at leasing ikke er valgt her, er at leasingselskapene primært ikke tilbyr leasing av slike spesielle transportmidler. 4. FORUTSETNINGER OG KOSTNADSBEREGNING Det er foretatt diverse forutsetninger for beregningene. Det er tatt utgangspunkt i det leasing-beløp kommunen i dag betaler for en bil, eksklusiv kostnader til forsikring, årsavgift, service, dekk og drivstoff. Sistnevnte kostnader vil være tilnærmet like for kommunen i begge alternativer og de vil derfor ikke gi signifikante utslag i analysen. Dersom kommunen skal være eier av over 100 biler vil det medføre administrative kostnader. Dette gjelder blant annet kontroll og oppfølging av alle typer faktura knyttet til bilene, oppfølging av forsvarlig service og forsikring, kontaktpersoner når det oppstår skader og uhell mv. Det vil også være behov for administrasjon i forhold til organisering av bilene (behovsendringer) samt til gjennomføring av salg og utskiftning. Det er i denne saken forutsatt at kostnader til administrasjon ved eiealternativet utgjør 10 prosent av månedskostnad. Under alternativet leasing er dette satt til kr 0 da det her hovedsakelig vil være leasing-selskapet som besørger administrasjonen. Side 2 av 5

3 Kostnader forbundet med å ivareta bilens driftssikkerhet er for de tre første årene holdt utenfor, da en eiet bil de tre første år er sikret med såkalt nybilgaranti. Leases bilen er tilsvarende sikkerhet inkludert. Dette forholdet er dermed også likt for begge alternativ og vil ikke gi utslag i analysen dersom det tas med. 4.1 Beregning av nåverdien av kostnadene ved dagens leasing av en Peugeot 207 Premium 1,6 i tre år (alternativ 1) I dag leaser kommunen ovennevnte bil i tre år. I henhold til avtalen er månedsleien kr Beløpet består av grunnbeløpet kr og kr 480 i merverdiavgift. Merverdiavgiften blir i henhold til Lov om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner mv. ikke kompensert. Nåverdien av kostnaden til leasing i tre år blir kr , forutsatt en diskonteringsrente med 5 prosent årlig. 3 måneders nibor rente utgjør pr ,39 %. Det legges imidlertid til grunn at renten over tid vil normalisere seg på et noe høyere nivå. Norges Bank har anslått at et normalrentenivå tilsvarer ca 5 %. 4.2 Beregning av nåverdien av kostnadene ved alternativt å kjøpe samme type bil, eie den i tre år, og etterpå selge den (alternativ 2) Dersom en skulle kjøpt samme bil i dag måtte en ha betalt ca kr (I dette eksempelet er det forutsatt at kjøpet lånefinansieres.) I henhold til avskrivningsreglene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner), 8, skal bilen avskrives med like store årlige beløp over bilens økonomiske levetid som i forskriften er angitt til 10 år. Månedlig avskrivning blir da kr (begrepet avskrivning forklares nedenfor i punkt 4.2.a). Det er forutsatt at lånet månedlig skal betjenes med en gjennomsnittlig lånerente på 5 % p.a., jf. renteforutsetningene angitt i gjeldende økonomiplan. Avskrivning og rentekostnad er kommunens direkte kostnader ved dette alternativet. Kostnad til administrasjon kommer i tillegg. Etter tre år selges bilen og skiftes ut med en ny. Nåverdien av kostnaden ved å eie bilen i tre år blir kr , forutsatt en diskonteringsrente med 5 prosent årlig. Nåverdi defineres som den verdi en framtidig kontantstrøm har i dag når det tas hensyn til at en krone over tid vil bli mindre verdt som følge av rentenivå og inflasjon. Årsaken til at en har valgt å beregne nåverdien av kostnadene for begge alternativ er at kostnadsdifferansen mellom alternativene endres avhengig av hvilket rentenivå kostnadsstrømmene neddiskonteres med. Dersom framtidig kostnadsstrøm må neddiskonteres med en rente på for eksempel 10 %, så vil kostnadsdifferansen mellom alternativene bli mindre enn om kostnadsstrømmen neddiskonteres med 5%. 4.2.a Avskrivning Begrepet avskrivning, relatert til investering i formuesobjekter, er definert noe ulikt innenfor gjeldende regnskapslover, forskrifter og tilhørende utredninger. Imidlertid er det et fellestrekk som går igjen i begrepsdefinisjonene, og som kan oppsummeres med følgende forståelse: Avskrivning er et formuesobjekts verdiforringelse over tid som følge av elde og slitasje. For å sikre formuesbevaring over tid er det derfor nødvendig å planmessig avsette midler til dekning av denne verdiforringelse. Dersom en forventer at en bil, som kjøpes av egne midler, vil være utrangert etter 10 års drift er det derfor nødvendig og planmessig avsette midler over 10 år slik at man i år 10 kan anvende midlene til kjøp av ny bil. Det er denne type planmessige avsetning som faller inn under begrepet avskrivningskostnad. Tilsvarende gjelder dersom kjøpet lånefinansieres, men her avsettes midlene i stedet til planmessig nedbetaling av lånet i form av avdrag, med sikte på at lånet skal være innfridd på formuesobjektets utrangeringstidspunkt. Avskrivningene som føres i kommunens regnskap korrigeres til null, slik at de ikke skal gi effekt på kommunens netto driftsresultat. I den foreliggende analysen forutsettes det at 10 års avskrivningsperiode på bilene gir en god indikasjon på de faktiske kostnadene ved å eie bilene. Side 3 av 5

4 5. DRØFTING Som en ser av ovennevnte analyse er kostnadene ved de to alternativene ca like (alternativet å eie var kr 1000 billigere enn leasing - samlet over tre år). Det har imidlertid betydning hvor høyt man vurderer kostnadene til administrasjon av bilene ved alternativet å kjøpe, eie, drifte og selge. Vurderes kostnadene til administrasjon til 15 % av månedskost (i stedet for 10%) vil det bli ca kr 2000 billigere å lease. Imidlertid er det flere forhold som må omtales for å få et mest mulig helhetlig kostnadsbilde. Punkt 1 og 2 innebærer risiko for ytterligere kostnader ved alternativet å eie, mens punkt 3 innebærer mulighet for redusert kostnad ved å eie: 1. I dette eksempelet er det nyttet lineær avskrivning som oppgitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner), 8. Imidlertid vet en at verdifallet for personbiler ikke er lineære, men noe høyere de første 1-2 årene og noe lavere de øvrige år. Dette tilsier at alternativet å eie i tre år innebærer risiko for at kommunen ikke får solgt bilen for så mye som forutsatt etter prinsippet om lineær avskrivning. (Ved leasing er det leverandøren som har tatt på seg denne risikoen.) 2. Det er også forutsatt at kostnadene til forsikring, årsavgift, service, dekk og drivstoff vil være tilnærmet like for kommunen i begge alternativer og at de derfor ikke vil gi signifikante utslag i denne analyse dersom de tas med. Imidlertid har en kommet frem til at det for kommunen kan være vanskelig å oppnå like lav pris på service for bilene dersom kommunen skal kjøpe dem. Det er her lagt til grunn at leasing-selskapene har en organisasjonsstruktur som effektiviserer denne type tjeneste, slik at de kanskje kan klare å tilby lavere pris enn hva en kommune kan klare å oppnå med innkjøpsavtale for kjøp av x antall nybiler. 3. Dersom det under eie-alternativet søkes avtale for kjøp av flere og like biler samtidig, er det mulighet for å oppnå rabatt, slik at innkjøpsprisen blir lavere enn beløpet, kr , som er lagt til grunn i denne saken. Dersom slik rabatt kan oppnås, vil kostnadene til avskrivning og renter bli noe lavere Lease eller eie i 9 år Dersom alternativet å eie i tre år velges, med innkjøp av nybiler, drift i tre år, salg og utskifting i år tre, kan en ikke se bort fra at enkelte av bilene likevel blir i kommunens eie og drift i flere enn tre år. Dersom det skjer vil det oppstå flere utgifter, utover kostnadene til avskrivning, renter og administrasjon. Nybilgarantien vil opphøre, noe som innebærer at reparasjon av feil må betales av kommunen selv, eller belastes bilens forsikring med den kostnad det innebærer. Bilene blir også mindre driftssikre som følge av elde og slitasje, sammenlignet med bilene som kommunen nå nytter under gjeldende leasing-avtale, og dette har også en kostnadsside ved seg. På den andre siden vil renteutgiftene synke med tiden. Det er derfor interessant å regne ut hva det vil koste å lease en bil i ni år sammenlignet med hva det alternativt vil koste å eie i ni år Leasing av en Peugeot 207 Premium 1,6 i 9 år I henhold til dagens avtale koster det kr pr. mnd. å lease denne type bil, inklusive merverdiavgift. Beløpet er eksklusiv kostnad til forsikring, årsavgift, service, dekk og drivstoff. Nåverdien av kostnaden til leasing i ni år blir kr , forutsatt en diskonteringsrente med 5 prosent årlig. Side 4 av 5

5 5.3 Eie samme type bil i 9 år Som beskrevet tidligere vil kjøpesummen utgjøre ca kr , månedlig avskrivning kr 1 500, og gjennomsnittlig lånerente 5 % p.a. Avskrivning og rentekostnad er kommunens direkte kostnader ved dette alternativ. Kostnad til administrasjon kommer som nevnt i tillegg og er satt til 10 % av månedskostnad. Etter ni år selges bilen og skiftes ut med en ny. Nåverdien av kostnaden ved å eie bilen i ni år blir kr , forutsatt en diskonteringsrente med 5 prosent årlig. Her viser altså utregningen at alternativet å eie er ca kr billigere enn leasing. Men denne besparelsen må som beskrevet under punkt 5.1 vurderes opp mot kostnadene forbundet med utløpt nybilgaranti og redusert driftssikkerhet som følge av elde og slitasje. 6. KONKLUSJON Samlet sett synes det som om leasing er en bedre ordning enn å eie når en vurderer alternativene opp mot hverandre for en tre års periode. Selv om alternativet å eie isolert sett i denne saken kommer ut med tilnærmet lik kostnad som alternativet leasing for denne perioden, så innebærer leasing mindre risiko for uforutsette utgifter og en større grad av forutsigbarhet enn hva alternativet å eie innebærer. Når en vurderer alternativene for en ni års periode fremstår alternativet å eie som klart rimeligst isolert sett i kostnadsberegningen, med en kostnadsbesparelse på ca kr pr. bil. Dette må imidlertid likevel veies opp mot at en her må påregne økte kostnader forbundet med utløpt nybilgaranti og redusert driftssikkerhet som følge av elde og slitasje. Forslag til Saken tas til orientering. VEDTAK: RÅDMANNEN I SANDNES, Tore Sirnes rådmann Torunn S. Nilsen økonomidirektør Side 5 av 5