Intern korrespondanse

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap Intern korrespondanse Saksnr.: Saksbehandler: ANDH Emnekode: SARK-022 Til: Bystyrets kontor v/ Roar Kristiansen Fra: Kommunaldirektør, BFKE Kopi: Seksjon for konkurranse og utvikling IKT- Forretningsutvikling Dato: 19. oktober 2009 Møteadministrasjonssystem og nettstrømming i bystyret Oppsummering Innføringen av et møteadministrasjonssystem i bystyret vil ta utgangspunkt i tidligere arbeid bystyrets kontor har foretatt, samt befaringer i Gamle Rådhus høsten Ved gjennomføring av prosjektet vil bystyrets kontor få den nødvendige støtte og faglige bistand fra IKT-Forretningsutvikling. Det foreslås at prosjektet starter opp umiddelbart. Både intern og ekstern leverandør er tilgjengelig for oppstart. Det legges til grunn at prosjektet fullfinansieres av IKT-handlingsplan for Bergen kommune fra og til ferdigstilling. Ved oppstart høsten 2009 vil det være nødvendig å etablere finansiering for dette. IKT-Forretningsutvikling foreslår at det etableres en prosjektorganisasjon slik beskrevet i saksutredningen. Prosjektorganisasjonen får ansvar for å utforme løsninger tilpasset bystyret, anskaffe løsningene, følge opp iverksettingen, legge til rette for drift av systemet og oppsummere erfaringer. På nåværende tidspunkt er det vanskelig å angi en eksakt fremdriftsplan, men en første tentativ fremdrift vil være slik: Fase 1 Høst 2009 Etablere prosjekt Kravspesifikasjon av løsningen m/brukerinvolvering Innkjøpsfaglige vurderinger

2 Fase 2 Vår 2010 Dialog og forhandlinger med leverandør Leveringstid Fase 3 Vår - Høst 2010 Implementere løsninger med tilpasninger til Bergen kommune Installasjon i bystyresalen Gjennomføre testmøter med utvalgte bystyrerepresentanter Oppdatere løsning basert på testmøter Gjennomføre første bystyremøte som tar i bruk nytt system for møteadministrasjon og nettstrømming. Utredning Forretningsutvalget har flere ganger de siste årene hatt temaet møteadministrasjonssystem i bystyresalen oppe til behandling. I tilknytning til dette har en også tatt opp behovet for å etablere en PC-ordning for medlemmer/varamedlemmer av politiske utvalg for slik å redusere behovet for utsendelse av sakspapirer til medlemmer og varamedlemmer av politiske utvalg. I de siste års budsjettforslag og sist i forretningsutvalgets møte sak 200/07 ble det fremsatt et forslag fra bystyredirektøren vedrørende møteadministrasjonssystem og bærbare pc er til bystyrerepresentantene. Forretningsutvalget gjorde slikt vedtak: "Forretningsutvalget er positiv til saken men ønsker å få tilleggsvurdering i forhold til: 1. Erfaringer fra andre byer 2. Innsparingspotensiale 3. Opplæring av bystyrerepresentantene 4. Samordning med byrådet 5. Utredning i forhold til PC ordning for bystyremedlemmer" I notat datert 26.januar 2008, saksnr , ga bystyredirektøren svar på de tilleggsvurderinger som var etterspurt, med fokus på både møteadministrasjon og papirløs behandling av saker. Videre behandlet forretningsutvalget 29.januar 2008 sak Om det videre arbeid med møteadministrasjonssystem, og fattet følgende vedtak: 1. "Sak om møteadministrasjonssystem avventes til det foreligger konklusjoner fra prosjekt om papirløst byråd innen utgangen av 1. kvartal Forretningsutvalget ber om at ordfører og bystyrets direktør deltar i overordnet styringsgruppe for prosjektet knyttet til papirløs behandling i politiske organ i Bergen kommune." Høsten 2008 gikk byrådet over til papirløs behandling av saker, og i løpet av 2009 har også forretningsutvalget, komité for oppvekst, komité for helse og sosial og komité for kultur, idrett og næring gått over til en papirløs saksbehandling. Videre jobbes det med å legge til rette for de to resterende komiteene (finans og miljø og byutvikling) og bystyret også kan gå over til en papirløs behandling av saker. Det har så langt blitt lagt til grunn at Bergen kommune avventer å gå i gang med å vurdere møteadministrasjonssystemer inntil det foreligger avklaringer på hvordan overgangen til papirløse politiske møter skal skje for bystyret. I og med at dette arbeidet er igangsatt, ligger alt til rette for å starte arbeide med innføring av møteadministrasjon og nettstrømming for bystyret. 2 av 11

3 Saksutredning Saksutredningen under gjennomgår teknologier som vil kunne benyttes for møteadministrasjon og nettstrømming av bystyremøter. Møteadministrasjon og nettstrømming deler mye av teknologi og henger derfor sammen, selv om de også kan betraktes separat. Nettstrømming av bystyremøter har som hovedformål å gjøre møtene mer tilgjengelige. For å få mest mulig verdi av å følge møtet via nett er det derfor naturlig å betrakte møteadministrasjonen som en del av inndataen til nettstrømmingen. Nettstrømming av politiske møter er i dag et område det fokuseres på. Et eksempel er fra KS, som i sin rapport ekommune 2009 det digitale spranget setter målet at i løpet av 2009 skal alle kommuner ha sørget for overføring av møter i kommunestyret på internett via lyd/video.. Under gjennomgås mulige løsninger for møteadministrasjon og nettstrømming, og deretter organisasjon og kostnader for prosjektet. Med bakgrunn i at møteadministrasjonssystemet også fungerer som inndata til systemet for nettstrømming så behandles møteadministrasjon først. Ny møteadministrasjon: Innleding og hensikt Administrasjon og etterarbeid i forbindelse med bystyremøter i Bergen krever mye ressurser med dagens måte å gjennomføre bystyremøtene på. Med et elektronisk basert system kan prosessen gjøres enklere og kostnader for administrasjon reduseres. En elektronisk møteadministrasjon vil naturlig inkludere talerliste og saksinformasjon på storskjerm og elektronisk stemming. Hensikten er å forenkle administrasjonen av bystyremøtene og etterarbeidet med bystyreprotokoller. Formålet er også å gi bystyremedlemmene, tilhørere og pressen kontinuerlig oppdatert informasjon. Ny møteadministrasjon: Systemkrav og funksjonalitet Gamle Rådhus er et vernet bygg og derfor må systemet hensynta de spesielle regler som gjelder for dette. Det er klare begrensninger i forhold til hvordan fast utstyr monteres. Ettersom målet med systemet er å forenkle så er det viktig at grensesnittet er brukervennlig og et hjelpemiddel, ikke kun under møtets gang, men også i forbindelse med møteplanlegging og etterarbeid. Da systemet skal brukes for å stemme stilles det særskilte krav til sikkerhet. Brukerne må kunne identifisere seg på en hensiktsmessig måte, eksempelvis ved hjelp av smartkort eller brukernavn og passord. Med sikkerhet menes her også stabilitet. Voteringene skjer i dag meget effektivt og raskt og med vel innarbeidede rutiner. Et nytt system for møteadministrasjon må derfor legge til rette for at votering ved bruk av elektroniske løsninger ikke oppfattes å være for tregt eller komplisert. 3 av 11

4 Basert på kravspesifisering gjort forrige gang det ble vurdert å anskaffe et møteadministrasjossystem vil sentrale oppgaver for et møteadministrasjonssystem inkludere Registrering av representanter/møtedeltager Votering Talerliste Taletid Saksliste Integrasjon mot andre systemer Backup Visning på eksterne skjermer Ved utarbeidelse av kravspesifiseringen i forrige runde ble det i liten grad innhentet innspill fra brukerne (politikerne). Det vil derfor være sentralt at man i dette prosjektet i større grad søker dialog og innspill fra denne brukergruppen. Det vil være muligheter for å lagre informasjonen (for eksempel oppropsliste, saksliste og voteringsresultat) slik at den er tilgjengelig i flere år. Videre skal administrasjonen av systemet kunne skje fortløpende, både før og under møtene. Lydkvaliteten i bystyresalen er svært dårlig og dette skyldes i hovedsak kvaliteten til høytalerne. Det finnes to alternativer for forbedringer. Det første alternativet er å skifte dagens høytalere til mer moderne høytalere. Det andre alternativet er å fjerne de gamle høytalerne og erstatte dem med en søylehøytaler plassert ved vinduet der byrådet sitter. Det første forslaget har fordelen med at det er et enkelt inngrep, og det andre alternativet har fordelen at lydkvaliteten blir bedre. Ingen av inngrepene medfører nye hull eller liknende i bygget. I Figur 1 vises høyttaleresammenlignet med størrelsen på en person. En høyttaler som er ca 170 cm høy og 20 x 20 cm i bredde og dybde gir meget god lydkvalitet i hele bystyresalen og galleriet. Figur 1: Eksempel på høyttaler 4 av 11

5 Ny møteadministrasjon: Teknologier og leverandører I forbindelse med valg av teknologier for ny møteadministrasjon har to punkter en sentral rolle: Fremvisning (storskjerm, lerret, og plassering av disse, samt plassering av projektor) Voteringsprosedyre (delegatenhet/mentometerknapp eller bærbar pc) Tre alternativer for fremvisning og presentasjoner anses å være hensiktsmessige. Et alternativ er en videovegg plassert fremfor vinduet bak byrådet. En videovegg har fordelen at det ikke er behov for en projektor. Dette medfører at det ikke er et problem med hindring av lysstrålen og at teknologien er mer fleksibel. Videre er den plassert på et mobilt stativ slik at det er heller ikke er behov for ytterligere inngrep i bygget. Ulempene er bl.a. at den er dyr, at den blir et dominerende innslag i bystyresalen, og at den bryter med det eksisterende miljøet. I Figur 2 vises et eksempel på hvordan en videovegg kan se ut. Figur 2: Eksempel på videovegg Et annet alternativ er å fjerne dagens lerret og erstatte det med to motoriserte lerreter som er flyttet ut mot sidene slik at vinduene dekkes når lerretene er nede. Denne løsningen er mer diskret enn en videovegg, men det blir behov for å lage nye hull. Foran galleriet er det en avsats der projektorene kan plasseres uten inngrep i bygget. Med denne løsningen kan ordfører bli værende på sin plass uten å hindre lysstrålene fra projektorene. Alternativ 3 for fremvisning er å fjerne nåværende projektor og erstatte den med en nyere projektor. Dette er det enkleste av de tre alternativene. Ulempen med dette alternativet er at det kan bli vanskelig å se for de som sitter på de fremste radene. Ved byrådet og journalistene settes to mindre monitorer på stativ slik at de ikke trenger å bevege seg ut i salen for å se på presentasjoner. 5 av 11

6 For teknisk løsning for votering er det to alternativer som peker seg ut: i) å benytte tavle pc ene og ii) mentometerknapper eller såkalte delegatenheter. Å bruke bærbar pc for votering har fordelen at systemet er meget fleksibelt, men har ulempen med at det kan bli vanskelig å garantere stabilitet. Mentometerknapper / delegatenheter kommer i ulike modeller, men har generelt sett en begrenset funksjonalitet. Eksempler er stemmefunksjonalitet og eventuelt også å melde seg på talerlisten. Slike enheter er derfor enklere å bruke og meget stabile. Delegatenheter kan også brukes av andre enn bystyret dersom det skulle være aktuelt. I Figur 3 vises et eksempel på hvordan avstemming kan se ut med en bærbar pc. Figur 3: Eksempel på avstemming med tavle pc. Det er et krav at en ny møteadministrasjon skal kunne integreres med eksisterende systemer (saks/arkivsystem) og at den kan fungere som inndata til nettstrømming av bystyremøtene. Videre bør det vurderes hvorvidt hele møteadministrasjonen skal skje elektronisk. For eksempel håndteres tileggsforslag og alternativforslag effektivt med nåværende system. Tidtakingen av talere skjer i dag på en enkel måte og dette kan med fordel håndteres elektronisk. Tidtaking kan administreres med en enkel boks som også styrer volum fra mikrofoner og hva som skal vises på lerreter/videovegg. I tilegg kan denne boksen styre hvilken av kameraene som skal brukes for visning på bakrommene. Avslutningsvis presiseres det også at prosjektet må utforske mulighetene som ligger i at alle representantene er / vil være utstyrt med en tavle-pc. Spesifikt muligheter utover å votere ved hjelp av PC en. Eksempler kan være distribusjon av informasjon til representantene, kommunikasjon mellom representantene og kommunikasjon mellom representantene og møteledelsen. 6 av 11

7 Nettstrømming av bystyremøter: Innleding og hensikt For å bedre formidle kommunepolitikken foreslås det å innføre nettstrømming av bystyrets møter, slik at de er tilgjengelige over internett. Et slikt tiltak kan medføre økt demokratisering og utvidet interesse fra allmennheten. Nettstrømmingene kan også lagres og eventuelt redigeres, slik at man i etterkant kan se på møter via kommunens nettsider. Nettstrømming kan tas i bruk av alle som benytter bystyresalen, også høringer og pressekonferanser. Tilknyttet nettstrømming vil det være hensiktsmessig å vurdere i hvilken grad alt skal være tilgjengelig i sanntid og i ettertid. Ved en slik innføring kan en oppgave for prosjektet være å utarbeide retningslinjer for opptak, distribusjon og lagring. Nettstrømming av bystyremøter: Teknologier Det finnes et kamera i bystyresalen allerede, men det er plassert slik at bildet får en liten vinkel. Hvis to kameraer plasseres på en tilsvarende måte i vinduet ved siden av der kameraet er plassert nå kan bilder av både ordfører og talerstol gjengis fra en bedre vinkel. Plassering av kameraer i dette vinduet medfører ingen store inngrep ettersom det allerede er tilrettelagt for elektronikk der. I tilegg kan det vurderes om en tredje kamera som er rettet mot bystyremedlemmene er interessant. Hvordan en mulig løsning kan se ut er vist i Figur 4 og Figur 5. Figur 4: Eksempel på mulig løsning for nettstrømming. 7 av 11

8 Figur 5: Eksempel på mulig løsning for nettstrømming. NRK og TV2 har vist interesse for å bruke nettstrømmingen til å sende bystyremøter. Ved valg av teknologi for nettstrømming er det derfor relevant å innehente mer detaljer fra NRK og TV2 på hvilken teknologi de bruker. Det kan også undersøkes hvorvidt NRK og TV2 er villig å dele på kostnadene for nettstrømming med Bergen kommune. Utover antall kameraer og plassering er det også hensiktsmessig å vurdere forhold som berører lysforhold for å sikre god kvalitet på opptakene. Erfaringer fra andre kommuner Norske kommuner benytter seg per i dag av forskjellige løsninger for møteadministrasjon, og enkelte har også lagt til rette for nettstrømming av bystyremøter. Erfaringer fra disse kommunene vil gi verdifulle innspill til hva slags løsning Bergen kommune velger. Dette både i henhold til hvilke verktøy som eksisterer i markedet, samt i hvilken utstrekning det blir relevant med å utvikle nye verktøy spesielt tilpasset Bergen kommunes behov. Et eksempel er systemet Ex Meeting utviklet av Exss i samarbeid med 12K kommunesamarbeidet. Systemet er en helhetsløsning med komplett utstyrspakke, og er tatt i bruk av kommunene Gran, Kragerø og Elverum kommune. For mer informasjon se og Det vil være naturlig for prosjektet å innhente detaljert informasjon fra disse kommunene, samt undersøke større byer og evt. også internasjonale referanser. Samtidig vil også store organisasjoner kunne ha tatt i bruk løsninger som kan være av interesse for Bergen kommune. Prosjektorganisering og deltakere Det er viktig å ha en solid forankring både politisk og administrativt. Politisk og administrativ forankring søkes oppnådd ved at ordfører, utvalgte bystyrepolitikere og bystyredirektøren utgjør en referansegruppe for prosjektet som bidrar til kravspesifisering og evaluering av løsning. Det foreslås etablert en prosjektgruppe med ansvar for gjennomføring av prosjektet. Prosjektgruppen skal jobbe med saksgang/prosess, infrastruktur/teknologi, integrasjon, og brukerinvolvering og det anbefales at prosjektgruppen inneholder eksperter på alle disse områdene. 8 av 11

9 Prosjektgruppen anbefales ledet av en dedikert prosjektleder med en kombinasjon av teknologisk kompetanse og kjennskap til de politiske organene i Bergen kommune. Videre er det en klar anbefaling at prosjektet må sees i sammenheng med det pågående prosjektet Papirløse Bergen som utvikler og implementerer løsningene for papirløs saksbehandling i byrådet og bystyrets organer. Som deltakere i prosjektgruppen foreslås det at Bystyrets kontor deltar med 1 konsulent og 1 rådgiver. Videre foreslås det at prosjektgruppen har representanter med intern og ekstern systemfaglig kompetanse. IKT-Forretningsutvikling ved avdelingssjef foreslås som prosjektansvarlig. I Figur 6 er det vist et prosjektkart som konkretiserer forslaget til prosjektorganisering: Referansegruppe Ordfører, utvalgte politikere og bystyredirektør Prosjektgruppe Prosjektleder Marte Holm rådgiver Bystyrets kontor 1 repr Gamle rådhus -kompetanse 1 repr fra teknisk / driftsmiljø 1 repr fra FotoPhono Prosjektansvarlig IKT-Forretningsutvikling Andreas Høistad, Prosjektleder avd. sjef Figur 6: Foreslått prosjektorganisering Økonomi Innkjøp og drift. Besparelse i administrasjon. På det nåværende tidspunkt er det vanskelig å angi eksakte kostnader og besparelser for prosjektet totalt sett og hvilke omlegginger og endringer som er fornuftig. Dette må bli en del prosjektorganisasjonens arbeid. Det foreslås at IKT-handlingsplan dekker kostnadene forbundet med møteadministrasjon og nettstrømming fra og til ferdigstilt prosjekt. Prosjektet er ikke en del av foreliggende forslag til IKT-handlingsplan Dersom det er ønskelig å starte prosjektet allerede i høst vil det være nødvendig å sikre finansiering for årets to siste måneder. Investeringskostnader for utstyr vil først komme fra Kostnader som vil påløpe høsten 09 vil da være reisekostnader ved referansebesøk i andre kommuner og evt. kostnader ved en ekstern prosjektleder. For å anskueliggjøre investeringskostnadene knyttet til utstyr i prosjektet har Bergen kommunes leverandør FotoPhono bidratt med kostnadsoverslag på alternativene som diskutert tidligere, samt en løsningspakke fra Exss for møteadministrasjon. Tilknyttet drift og bruk av møteadministrasjon og nettstrømming vil det kreve ressurser, men omfanget av dette er uklart og er en naturlig oppgave for prosjektet å konkretisere. 9 av 11

10 Investeringskostnader utstyr Forslagene som er blitt skissert ovenfor innholder en felles grunnpakke med fiberkabel, elektronikkbokser, høyttaler og tre kameraer. I tillegg kommer kostnader spesifikke for det valgte alternativet, dvs. kostnader for lerreter, projektorer og videovegg. Elektronikkbokser er benyttet som et samlebegrep for det utstyr som må til for å koble sammen det øvrige utstyr. For eksempel inngår her en sentral enhet for sammenkobling og en forsterker. Forsterkeren blir plassert under pulten til ordføreren, og den sentrale enheten kan plasseres utenfor bystyresalen. En prisantydning for grunnpakken gis i Tabell 1 og prisantydninger for tileggskostnader for de tre hovedalternativene gis i Tabell 2. Tabell 1: Prisantydning for grunnpakke Fiberkabel + elektronikkbokser Installasjon av fiberkabel kameraer Styringsenhet Høyttaler mikrofoner Ashly (forsterker) Totalt: Tabell 2: Prisantydning for de tre hovedalternativene To lerreter og to projektorer En projektor Videovegg Det er knyttet en usikkerhet til kostnaden for installasjon av fiberkabel som avhenger hvorvidt det oppstår komplikasjoner i samband med at bygget er vernet. Det finnes billigere alternativer enn fiberkabel, men fiberkabel er valgt fordi den er mye tynnere enn alternativene og trenger derfor mindre inngrep i bygget. Den er også mer fleksibel i den forstand at hvis systemet skal oppgraderes i fremtiden så er det nok med å skifte elektronikk ved endepunktene av kablene. En oppgradering av de billigere alternativene vil være et mer omfattende og dyrere arbeid. De monitorene som er plassert i bakrommene er det ikke mulig å bruke sammen med det nye systemet så det gis også en opsjon på to nye monitorer for hvert av de fire bakrommene (formannskapsal, komitérom og to presserom). Det gis også en opsjon på monitorer for byrådet og journalistene. Prisantydning for disse monitorene gis i Tabell 3. I Tabell 3 inngår monitorer for 1. etasje og det kan vurderes hvorvidt det er nødvendig. Tabell 3: Prisantydning for opsjoner 2 monitorer i bystyresalen monitorer i bakrom Totalt: Kostnadsoverslag for nettstrømming og møteadministrasjon er fordelt på maskinvare og programvare og disse gis i Tabell 4. Dette er basert på bruk av løsningspakken fra Exss. Det presiseres her at et valg av Exss er ikke foretatt. Kostnaden for programvare er kun for standardprogram og inkluderer ikke tilpassinger til Bergen Kommune, og endelig pris er derfor vanskelig å estimere. 10 av 11

11 Tabell 4: Prisantydning for nettstrømming og møteadministrasjon Maskinvare Programvare Totalt: Leverandøren av programvaren for nettstrømming og møteadministrasjon oppgir at de kan drifte systemet for kr/måned. Denne kostnaden kan reduseres hvis Bergen Kommune velger å helt eller delvis drifte dette selv. Prisantydning for mentometerknapper gis i Tabell 5. I tabellen er det gitt en kostnad på NOK for tilpassinger. Dette er fordi at mentometerknapper ikke har en standardløsning for integrasjon med systemene som er nevnt ovenfor. Tabell 5: Prisantydning for mentometerknapper Mentometerknapp à 5000 kr/ stk x 70 stk Mottaker og programvare Tilpasinger Totalt: Rune Haugsdal 11 av 11