..en voteringsløsning for effektiv administrasjon og gjennomføring av møter

Transkript

1 EVRY s voteringsløsning evote..en voteringsløsning for effektiv administrasjon og gjennomføring av møter Faglig forum for formannskapssekretærer 4. juni - Bergen Torleiv Næss / Tone Fjeller

2 2 Det gode møtet?

3 3 Konsekvenser

4 evote er en løsning for effektiv administrasjon og gjennomføring av møter evote holder orden på saker, deltagere, møter og gjennomføring av disse med opprop, talelister og fremdriften under voteringer. Består av: o Sentral server og database løsning i skyen o Sekretærpanel (administrasjon, møteagenda, igangsetting og gjennomføring) o Mobile klienter (innlegg, replikk, avstemning): - Smartphones/tablets (Android 2.2 eller nyere) - ipad - Web-grensesnitt 4

5 evote består av 3 panel Panel for møtesekretær o Møter forberedes og administreres her Panel for representanter/deltakere o Registrere seg for innlegg til pågående sak, replikk til pågående innlegg eller til å avgi stemme. Panel for publikum. o Publikum kan overvåke møtet via monitor utplassert i salen 5

6 Panel for møtesekretær Administrer og starte saker Starte/ stoppe saker Legge til evt. nye saker under møtet 6

7 Panel for møtesekretær Håndter talerlister Starte/ stoppe talerliste Legge til ny taler til talelisten Redigere taletid til taler 7

8 8 Panel for representanter/deltakere

9 Panel for representanter/deltakere 9

10 10 Panel for publikum oversikt talerliste

11 Panel for publikum oversikt votering 11

12 Målet med voteringsløsning er å gi følgende gevinster Møtene gjennomføres på oppsatt tid Arbeidsforholdene til møtesekretær bedres vesentlig med effektive verktøy Møtedeltakerne har enkle og gode verktøy for votering Møtedeltakerne skaffer seg enkelt taletid Møtesekretær holder styr på talekø og oversikt over voteringene Møtesekretær har gode hjelpemidler til å skrive protokoll 12

13 Demo - evote Link til evote 13

14 Utviklingsplan Versjon 1.2: Nytt publikumspanelet som gir bedre og mer tilrettelagt informasjon for publikum Versjon 1.3: Mulig for representanter å elektronisk melde inn voteringstekst i løpet av møtet Versjon 1.4: Utarbeide protokoll med lagring i sak / arkiv Versjon 1.1: Integrasjon mot Styre-, råd- og utvalgsmodulen i arkivsystemene. Endret logikk rundt sakstyper og taletidstyring 14

15 Dagens system Oppsett Definere møtekalender Forberede møte Møtestart Møtegjennomføring Utarbeide refereat/protokoll Etterarbeid Medlemmer og grupperinger Definere utvalg med representanter og vara Sette opp møtedato Møtested Lukket / åpent Definere møtedeltakere / vara s Lage sakslister Voteringstekster Definere saksordfører Opprop (Vedta forrige protokoll) Starte første sak Møteledelse Definere nye saker Endre / Legge til talere Endre / legge til saker Endre / legge til voteringstekster Talestyring Møtedeltakelsen Administrere Møtedeltakelse Votering Melde seg på taleliste Underskrives Sendes ut til deltakere Lagres i arkivløsningen Særutskrift / melding om vedtak Vedtaksoppfølging Melding til saksbehandler for videre håndtering Sak / Arkiv system evote Import saker evote Sak / Arkiv system 15

16 Versjon 1.1 Oppsett Definere møtekalender Forberede møte Møtestart Møtegjennomføring Utarbeide refereat/protokoll Etterarbeid Medlemmer og grupperinger Definere utvalg med representanter og vara Sette opp møtedato Møtested Lukket / åpent Definere møtedeltakere / vara s Lage sakslister Voteringstekster Definere saksordfører Opprop (Vedta forrige protokoll) Starte første sak Møteledelse Definere nye saker Endre / Legge til talere Endre / legge til saker Endre / legge til voteringstekster Talestyring Møtedeltakelsen Administrere Møtedeltakelse Votering Melde seg på taleliste Underskrives Sendes ut til deltakere Lagres i arkivløsningen Særutskrift / melding om vedtak Vedtaksoppfølging Melding til saksbehandler for videre håndtering Sak / Arkiv system evote Integrasjon SRU evote Sak / Arkiv system 16

17 Versjon 1.4 Oppsett Definere møtekalender Forberede møte Møtestart Møtegjennomføring Utarbeide refereat/protokoll Etterarbeid Medlemmer og grupperinger Definere utvalg med representanter og vara Sette opp møtedato Møtested Lukket / åpent Definere møtedeltakere / vara s Lage sakslister Voteringstekster Definere saksordfører Opprop (Vedta forrige protokoll) Starte første sak Møteledelse Definere nye saker Endre / Legge til talere Endre / legge til saker Endre / legge til voteringstekster Talestyring Møtedeltakelsen Administrere Møtedeltakelse Votering Melde seg på taleliste Underskrives Sendes ut til deltakere Lagres i arkivløsningen Særutskrift / melding om vedtak Vedtaksoppfølging Melding til saksbehandler for videre håndtering Sak / Arkiv system Sak / Arkiv system evote evote evote 17

18