Reglement for Åfjord kommunestyre

Transkript

1 Reglement for Åfjord kommunestyre Vedtatt av Åfjord kommunestyre i møte

2 Innhold (PS: Du kan gå direkte fra denne siden til den siden du vil besøke. Hold nede ctrl-tasten nederst til venstre på tastaturet ditt, samtidig som du trykker på lenken nedenfor på denne siden. Da «hopper» du direkte fra innholdsfortegnelsen til siden du vil besøke.) 1.1 Forberedelse av saker for kommunestyret Innkalling til møte dokumentutlegging Forfall vararepresentant Andre deltakere i møtet enn kommunestyrets medlemmer. Kommunalt ansatte Møteleder. Åpne eller stengte dører. Taushetsplikt Åpning av møtet Rekkefølge for behandling av saker. Sak som er tatt opp til behandling. Sak som ikke er nevnt i innkallingen Inhabilitet Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge Når medlemmene tar del i ordskiftet Møtelederens stilling under debatten Avgrensning og avslutning av debatten Forslag Saken tas opp til avstemning Prøveavstemning Stemmemåten Forespørsler interpellasjoner Spørsmål til rådmannen Spørretime for innbyggerne Sendenemnder (deputasjoner) Orden i salen og bygningen Bokføring av forhandlingene. Møtets slutt Anke

3 1.1 Forberedelse av saker for kommunestyret Ordføreren har ansvar for at sakene som legges fram for kommunestyret er forberedt på forsvarlig måte. Sakene må være i samsvar med lovverk, reglement og eventuelle andre bindende bestemmelser. Formannskapet gir innstilling til økonomiplan og årsbudsjett i henhold til kommunelovens 44/45. Ordføreren har ansvar for at sakene, med innstillinger, sendes til kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer, samt rådmannen. Saksfremlegg og innstillinger sendes som del av innkallingen til kommunestyremøtet Innkalling til møte dokumentutlegging Kommunestyret holder i utgangspunktet møter etter vedtatt møteplan. Møtetidspunkt kan endres ved behov. Man kan holde flere møter enn dem som er vedtatt i møteplanen. Endringer av møtetidspunkt kan gjøres av enten ordfører, kommunestyre, formannskap eller Fylkesmannen. Ordføreren har ansvar for innkallingen til møtet. Innkallingen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, sakliste og saksfremlegg med innstillinger. Innkallingen sendes via e-post til hvert medlem av kommunestyret, samt til varamedlemmer. Den som ikke har e-post får innkallingen tilsendt per post. Innkallingen skal kunngjøres på kommunens hjemmesider på Internett. Offentliggjøring og utsending skal skje senest sju dager før møtet. De sju dagene medregner innkallingsdagen, men ikke møtedagen. Andre lovpålagte frister skal følges når det er påkrevd. Et eksempel på det er kommunelovens 44-45, når det gjelder behandling av budsjettet. 1.3 Forfall vararepresentant Må et medlem eller innkalt varamedlem melde lovlig forfall til et møte, skal vedkommende snarest melde fra til kommunens servicetorg, og si fra om forfallsgrunnen. Servicetorget kaller straks inn varamedlem. Samme prosedyre følges når ordføreren vet at noen må fratre som inhabil i en sak som skal behandles. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Vararepresentanten som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, deltar i stedet for vedkommende. Hvis en vararepresentant deltar i møtet, kan det skje at vedkommende han/hun erstatter innfinner seg underveis i møtet. Eller at en vararepresentant som står foran på listen innfinner seg. Da skal den sittende vararepresentanten delta i møtet til eventuell påbegynt saksbehandling er ferdig. Opprinnelig medlem eller varamedlem foran på listen bytter plass med vedkommende før neste saksbehandling. 2

4 1.4 Andre deltakere i møtet enn kommunestyrets medlemmer. Kommunalt ansatte. Rådmannen deltar i møtet med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett. Rådmannen sørger for nødvendig sekretærhjelp og hjelp til protokollføring på møtene. Andre kommunalt ansatte og eventuelle sakkyndige kan delta når ordføreren eller kommunestyret kaller dem inn. Disse kan gi opplysninger og utredninger, men har ikke anledning til å ta del i forhandlingene. 1.5 Møteleder. Åpne eller stengte dører. Taushetsplikt. Møtet ledes i utgangspunktet av ordføreren eller varaordføreren. Hvis begge melder forfall, velges en ordstyrer etter reglene i kommunelovens 32. Møtet holdes for åpne dører. Kommunestyret kan etter kommunelovens 31 gjøre vedtak om at en enkelt sak behandles for stengte dører. Forhandlinger om dette foregår for stengte dører, hvis møtelederen krever det eller kommunestyret vedtar det. Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter kommunestyrets medlemmer og eventuelle andre som må være til stede, å ikke dele informasjon om saken til andre. Denne regelen følges så lenge det ikke blir vedtatt noe annet. Taushetsplikten varer inntil det bestemmes noe annet Åpning av møtet. Møtelederen starter møtet til oppsatt tid. Vedkommende roper opp medlemmene muntlig, samt eventuelle varamedlemmer som møter. Er antall medlemmer lovmessig høyt nok, erklærer møteleder møtet for satt. Tilhørerne får adgang til publikumsplassene, dersom forhandlingene ikke føres for stengte dører, jf. punkt 1.5. Hvis noen av medlemmene må forlate salen for kortere eller lengre tid, må vedkommende på forhånd melde fra til møtelederen. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de deltar i møtet Rekkefølge for behandling av saker. Sak som er tatt opp til behandling. Sak som ikke er nevnt i innkallingen. Er det under oppropet reist tvil om gyldigheten av forfall, behandles dette først. Deretter behandles sakene i innkallingen, i utgangspunktet i oppsatt rekkefølge. Kommunestyret kan vedta å endre rekkefølgen. Eventuelle spørsmål tas etter at oppsatte saker er behandlet. Er en sak tatt opp til behandling, kan ikke møtet heves før saken er avgjort ved avstemning, eller kommunestyret vedtar å utsette den. En sak som ikke er nevnt i innkallingen til møtet kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse, dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen motsetter seg at den avgjøres. I så fall sendes den til formannskapet eller til den kommunale instansen den hører til. Eller den føres opp til behandling i senere kommunestyremøter. 3

5 1.8. Inhabilitet. Den som etter forvaltningslovens kapittel II er inhabil i en sak, eller som etter kommunelovens 40 blir fritatt, deltar ikke i behandlingen av saken Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge. Møtelederen leser opp saken som den står beskrevet i innkallingen. Møtelederen gjengir saksopplysninger og vedlegg til saken, som eventuelt ikke er sendt medlemmene før møtet. Er det gitt innstiling til saken fra en komité, opplyses det hvis innstillingen fra komiteen ikke ble enstemmig vedtatt. Møtelederen redegjør for saken, så langt han/hun finner det påkrevd. Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i rekkefølgen de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. Ved saker som kommer fra komiteene skal komitelederen og komitemedlemmene få ordet først. Ved hovedinnlegg og replikker skal talerne benytte talerstolen Når medlemmene tar del i ordskiftet. Taleren skal henvende seg til møtelederen, ikke til forsamlingen. Vedkommende skal holde seg til saken, eller til den delen av saken som diskuteres. Møtelederen har ansvar for at dette blir fulgt. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Det er ikke lov å uttrykke høylydt misnøye til andres synspunkt eller utfall av avstemninger. Hvis noen overtrer ordensbestemmelsene, skal vedkommende advares av møtelederen. Om nødvendig skal det skje to ganger. Retter vedkommende seg ennå ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra vedkommende ordet. Alternativt la kommunestyret stemme over om vedkommende skal utestenges fra resten av møtet Møtelederens stilling under debatten Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde orden, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen ta del i debatten med mer enn ganske korte innlegg, skal han/hun overlate ledelsen av forhandlingene til en annen Avgrensning og avslutning av debatten. Før debatten i en sak er påbegynt, samt under debatten, kan kommunestyret med 2/3 flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Et alminnelig flertall i kommunestyret kan gjøre unntak for rådmann og politiske gruppeledere. Dette må avklares før debatten begynner. Ordføreren kan fremme forslag om strek når en sak synes tilstrekkelig belyst. Forslaget stemmes over straks. Når fristen for å tegne seg på talerlisten er gått ut, refereres listen og strek er satt. 4

6 1.13. Forslag. Forslaget skal leveres inn skriftlig til møtelederen. Forslaget kan gis muntlig hvis det går ut på: Hvem som skal velges eller ansettes At en sak som skal behandles skal utsettes, sendes til formannskapet eller annet kommunalt organ. At et forslag ikke skal vedtas Skriftlig forslag skal undertegnes av forslagsstilleren. Møtelederen refererer forslaget. Utsettelsesforslag tas straks opp til votering, etter en kort debatt om utsettelsesforslaget Saken tas opp til avstemning. Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra at saken skal tas opp til avstemning. Fra da og til den er avgjort ved avstemning, må det ikke være mer ordskifte om den, eller settes fram noe nytt forslag om den. I dette tidsrommet er det heller ikke anledning til å ta opp andre saker til behandling. Bare medlemmer som er til stede i salen når saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig, og plikter å stemme. Ved valg kan blank stemmeseddel brukes, jf. kommunelovens Er saken delt opp, eller skal det stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningene. Blir det debatt om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemningsspørsmålet. Voteringsrekkefølgen avgjøres av kommunestyret Prøveavstemning Før endelig avstemning i en sak kan forsamlingen vedta prøveavstemninger, som ikke er bindende. Er innstillingen eller nye forslag det skal stemmes over oppdelt, bør det først stemmes over hver enkelt del. Helt til slutt - i tilfelle også her etter en prøveavstemning stemmes det over hele innstillingen eller forslaget Stemmemåten Avstemningen iverksettes på en av følgende måter: Møtelederen setter fram forslag, med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. Avstemningen kan skje ved at medlemmene stilltiende godkjenner forslaget Møtelederen oppfordrer medlemmer som er mot et forslag til å rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller et medlem krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget, rekker opp hånden Ved navneopprop av dem som møter, og påfølgende ja eller nei som svar. Det bestemmes ved loddtrekning hvilket navn oppropet skal begynne med. Deretter fortsetter oppropet i alfabetisk rekkefølge. Et medlem som møtelederen oppnevner til det, kontrollerer stemmegivningen ved merking på medlemsfortegnelsen. Navneopprop brukes når møtelederen bestemmer det, eller et medlem krever det, og kravet får tilslutning av minst 1/5 av forsamlingen. Og når møtelederen eller 1/5 av forsamlingen mener at 5

7 utfallet av en stemmegivning etter pkt foran (med etterfølgende kontraprøve) ikke kan fastslås med sikkerhet. Stemmegivning over om navneopprop skal brukes, skjer med forutgående debatt på den måten som er nevnt under pkt Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som oppnevnes av møtelederen teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg og ved ansettelser. Dette gjøres når et medlem krever det Stemmelikhet. Står stemmene likt ved avstemningen, avgjør møtelederens stemme. Ved valg og ved ansettelser gjelder bestemmelser etter kommunelovens 38 tredje og fjerde avsnitt (om nødvendigheten av ny (annen gangs) behandling og om adgangen til mindretallsanke vises til kommunelovens 16 siste ledd) Forespørsler interpellasjoner Medlemmer og varamedlemmer kan stille ordføreren forespørsler (spørsmål eller interpellasjoner) om saker som ikke står på sakslisten. Ordføreren kan besvare spørsmålet selv, eller utpeke en annen til å gjøre det. Forespørsler rettes enten som interpellasjoner eller som spørsmål. Forespørsler som angår prinsipielle spørsmål behandles som interpellasjoner. Forespørsler som gjelder helt konkrete forhold behandles som spørsmål. Ordføreren avgjør etter samråd med spørreren om forespørselen skal behandles som interpellasjon eller spørsmål Interpellasjoner Interpellasjoner skal fremmes skriftlig, og må være innlevert en uke før møtet. Interpellasjonen settes på sakslisten. Ved behandling av interpellasjoner, kan interpellanten, ordføreren og den som eventuelt svarer på vegne av ordføreren, få ordet to ganger. Andre medlemmer kan få ordet en gang. Taletiden for interpellantens første innlegg og svarerens første innlegg begrenses til fem minutter. For det andre innlegget, og for de andre medlemmene, begrenses taletiden til tre minutter Spørsmål Spørsmål kan fremmes skriftlig eller muntlig, fortrinnsvis i god tid før møtet. Ved behandlingen kan spørreren og ordføreren (eller den som eventuelt svarer på vegne av ordføreren) få ordet for å stille spørsmålet og gi svaret. Taletiden er maksimalt fem minutter. Man kan for øvrig få ordet en gang hver, for å kommentere svaret/stille tilleggsspørsmål/gi svar. Ingen andre kan gis ordet ved behandling av spørsmål. Spørsmål som har vært reist føres i protokollen etter møtet Forslag Kommunestyret vedtar eventuell videre behandling av forespørsler uten realitetsvotering. Forslag som fremsettes i forbindelse med forespørsler kan ikke avgjøres i samme møte, så fremt: Ordføreren motsetter seg det. Eller en fjerdedel av de møtende medlemmene i kommunestyret motsetter seg det. 6

8 1.18. Spørsmål til rådmannen Medlemmer og varamedlemmer av kommunestyret kan spørre rådmannen for å få mer kunnskap om saker, eller få klarlagt aktuelle spørsmål. Spørsmålet utformes skriftlig eller muntlig. Det leveres rådmannen uansett hvilken del av administrasjonen saken hører under. Spørsmålet besvares av rådmannen på førstkommende møte. Spørsmål som ikke blir besvart, blir protokollført og besvares på et senere møte. Hvis spørsmålet berører opplysninger som er underlagt taushetsplikt, skal en skriftlig erklæring om samtykke fra den berørte legges ved Spørretime for innbyggerne. For å bedre kontakten med innbyggerne og kommunen/de folkevalgte, etableres en ordning med mulighet for spørretimer for innbyggerne. Spørretimen legges helst rett før (eventuelt umiddelbart etter) et kommunestyremøte. Dette avgjøres av ordføreren i hvert enkelt tilfelle. Spørretimen annonseres i god tid i forveien i media, samt gjennom egne informasjonstiltak fra kommunen. Spørretimen er åpen for alle. Det er anledning til å sende inn skriftlige spørsmål på forhånd som besvares på møtet. Spørretimen ledes av og spørsmålene besvares normalt av ordføreren Sendenemnder (deputasjoner). Utsendinger fra organisasjoner eller grupper som vil møte for kommunestyret og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren senest dagen før møtet. Forsamlingen avgjør om utsendingene skal tas imot. Blir de mottatt, møter de i møtesalen for hele forsamlingen, hvis ikke kommunestyret vedtar noe annet Orden i salen og bygningen. Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen. Han/hun skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres Bokføring av forhandlingene. Møtets slutt. Kommunestyret fører bok for hvert møte. I møteboka føres møtested og tid, innkallingen (dato og innkallingsmåte), samt fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Det skal bokføres hvis noen trer fra eller til forhandlingene. Slik kan man se hvem som deltok i behandlingen av hver sak. For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter rett fremgangsmåte. Sakene bokføres i rekkefølge for kalenderåret, og slik at man kan se hva saken gjelder. Under hver sak bokføres forslagene som blir satt fram og stemt over. Møtelederen (eller 7

9 kommunestyret, i tilfelle det protesteres mot at ordføreren bestemmer) avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. Ved møtets slutt leses opp det som er bokført, dersom annet ikke blir bestemt. Møteboka underskrives av møtelederen og minst to andre medlemmer. Etter møtet sendes protokollen via e-post til samtlige medlemmer i møtet. Også fraværende medlemmer og deres varamedlemmer skal få protokollen tilsendt. Et eksemplar av protokollen legges samtidig ut på hjemmesiden på Internett Anke Saker vedtatt av kommunestyret kan ankes til departementet for lovlighetskontroll, jamfør kommuneloven 59. Minst tre medlemmer må stille seg bak anken. Også avgjørelser om møter skal holdes for åpne eller lukkede dører kan ankes, samt avgjørelser om habilitet. Anken må settes fram i det møtet saken er avgjort. 8