Digitalt Demokrati. -Drømmeportalen for politiske møter-

Transkript

1 -Drømmeportalen for politiske møter-

2 - 20 år i bransjen Et heleid pålitelig norsk firma - Lager offentlige og private produkter, samt tjenester - Har fagekspertise med arkiv siden 2003

3 Kortfattet sammendrag DigDem er en skytjeneste for politikere og politisk sekretariat for å forenkle og effektivisere prosesser rundt gjennomføring av møter Leser og arkiverer til sak- og arkivsystem Automatisk møteinnkalling Effektiv oppmøte-/forfallshåndtering Meldingstjeneste for forslag og spørsmål Ressurssparende Økt tilgjengelighet Effektiviserer politiske prosesser og møter Automatisk talestyring Samler eksisterende systemer og prosesser på en plattform Digital votering

4 Drømmeportal på alle flater Støtter alle flater og alle OS, og er selvfølgelig i skyen

5 Alltid oppdaterte dokumenter fra sak- og arkivsystem - Dokumentlagring i løsningen sørger for rask og enkel tilgang til dokumenter fra sak- og arkivsystem - Medlemmer varsles når nye dokumenter er tilgjengelige, eller når det er gjort endringer på dokumenter AI gjør at DigDem alltid har siste saks- og møtedokumenter SAK- OG ARKIVSYSTEM

6 Effektiv oppmøte-/ forfallshåndtering Vara innkallingsbehandling 1/3 - Enkel og effektiv håndtering via oversiktlig og intuitiv løsning - Automatisk innkallelse av vara ved godkjent forfall - Liste over oppmøte/forfall kan vises på infoskjermer - Vara blir tilsendt e-post med påminnelse om innkallelse fram til svar er gitt. Sekretær kan i tillegg sende ut påminnelse på SMS - Møteleder kan alltid endre oppmøtestatus til medlem

7 Meldingstjeneste for forslag og spørsmål Meldingsvindu for formell/uformell kommunikasjon - Meldingstjenesten gir mulighet for å sende private meldinger til enkeltpersoner, sekretariat og grupper - Samarbeid om forslag innad i partigrupper, eller partikonstellasjoner - Fra meldingstjenesten kan medlemmer også sende inn forslag og andre skjematyper

8 Meldingstjeneste for forslag og spørsmål Meldingsvindu for formell/uformell kommunikasjon - Velg hvem meldinger skal deles med - Velg hvem forslag støttes av - Velg hvem som skal ha skiverettigheter, og om melding skal publiseres offentlig

9 Automatisk talestyring Taleliste - Talelisten (forslagslisten) viser oversikten over rekkefølgen på hvem som skal opp på talestolen - Oversikt over hvor mye tid de har brukt/har igjen, der det er relevant - Sekretariat kan enkelt starte og stoppe taletiden, og kan redigere på talelisten, samt forslagene

10 Automatisk talestyring Taleliste - Medlemmer kan enkelt tegne seg for replikk, innlegg eller innlegg med forslag, og vil da se sin posisjon på talelisten

11 Digital votering Voteringsliste - Voteringsliste med oversiktlig visning av hva som skal stemmes over og i hvilken rekkefølge - Sekretariat/ordstyrer kan enkelt redigere voteringslisten ved å for eksempel forandre på rekkefølgen, redigere voteringspunkt, dele opp voteringspunkt, og legge til nytt voteringspunkt

12 Digital votering Voteringsliste - Voteringsliste med oversiktlig visning av hva som skal stemmes over og i hvilken rekkefølge

13 Digital votering - Voteringsvinduet åpnes i eget modalt vindu Voteringsvinduet Hva medlemmer har stemt - Viser øverst i vinduet hvilket punkt på voteringslisten det stemmes over - Voteringsknapper godt synlige og lett tilgjengelige - Mulighet til å endre for/mot voteringer helt frem til votering er avsluttet - Knapp for «Enstemmig vedtatt» - Viser voteringsresultat fortløpende

14 Digital votering Voteringsvinduet - Hva partiene har stemt - Filtrer voteringsresultat etter parti, for oversiktlig visning over avgitte stemmer fra hvert enkelt parti - Møteleder kan annullere eller stoppe avstemmingen når som helst

15 Sak- og arkivintegrasjon Vi leser fra alle typer sak- og arkivsystem Vi arkiverer til ESA, og i fremtiden andre sak- og arkivsystem ESA Ephorte Elements Public 360?

16 Møteveiviser - På møtedagen vil ordstyrer kunne starte møtet og bli ledet gjennom møteprosessen ved hjelp av vår digitale møteveiviser. Veiviseren vil ta brukerne gjennom møteprosessen fra konstituering til gjennomgang av sakene. Til alle saker er gjennomgått og møtet avsluttet

17 Oppsummering Hva man får: Alltid oppdaterte dokumenter fra sak- og arkivsystem Enkel og oversiktlig dokumenttilgang, online eller offline. Automatisk møteinnkalling Visning på infoskjermer Effektiv oppmøte-/ forfallshåndtering Rapporter for vedtak, oppmøte-/forfall og voteringsstatistikk Meldingstjeneste for forslag og spørsmål Arkivering til sak- og arkivsystem Automatisk talestyring Aventia kommunetv integrasjon Digital votering Chat for uformell kommunikasjon

18 For mer informasjon eller spørsmål send e-post til: