Tobias Wessel-Hansen Tangen (H), Angrim Flaten (AP), Turid E. Haugstøyl (H), Ole Martin Retterholt (FRP)

Transkript

1 Møteprotokoll Åmli kontrollutvalg Dato: kl. 09:00 Sted: Rådhuset, møterom Trongedalsnuten Arkivsak: 18/00069 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Tobias Wessel-Hansen Tangen (H), Angrim Flaten (AP), Turid E. Haugstøyl (H), Ole Martin Retterholt (FRP) Audun B. Sandhaug (AP) for Olav Riisland (KRF) Olav Riisland (KRF) Hovedrevisor Øyvind Nilsen Ordfører Reidar Saga (sak 8/18) Økonomisjef Vidar Kyrdalen (sak 9-10/18) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 2/18 18/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 2/18 18/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 8/18 18/ Mangelfull arkivering og journalføring av dokumenter omhandlende arbeidsmiljøet i kommunen - orientering ved ordfører 5 1

2 9/18 18/ /18 18/ Årsregnskap og årsmelding 2017 for Åmli kommune - Kontrollutvalgets uttalelse Årsrapport og årsregnskap 2017 fra kemneren i Østregionen, Aust-Agder - Åmli /18 18/ Orientering - Felles statlig tilsynskalender for /18 18/ Orientering fra revisjonen /18 18/ Referatsaker /18 18/ Eventuelt Åmli, Tobias Wessel-Hansen Tangen Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 2/18 Godkjenning av møteinnkalling Åmli kontrollutvalg /18 Møteinnkalling godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 2/18 Godkjenning av protokoll fra møte Åmli kontrollutvalg /18 Protokoll fra møte godkjennes. Møteinnkalling godkjennes. Protokoll fra møte godkjennes. 4

5 Saker til behandling 8/18 Mangelfull arkivering og journalføring av dokumenter omhandlende arbeidsmiljøet i kommunen - orientering ved ordfører 1 Åmli kontrollutvalg /18 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Etter en kort innledning og drøfting av hvorvidt det var grunnlag for å lukke møtet besluttet kontrollutvalget å lukke møtet under behandlingen av saken jf. Kommunelovens 31.3 jf. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13. Ordfører var invitert til kontrollutvalgets møte for å gi en kort redegjørelse for saken, og da med hovedvekt på arkivering og journalføring av dokumenter som omhandler arbeidsmiljøet i kommunen. Fellesforslag fremsatt i møte: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Kontrollutvalget vil komme tilbake til kommunens rutiner og praksis for tilganger til person sensitive opplysninger. Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til kommunestyret: Kontrollutvalget legger til grunn at det ikke har vært vond vilje ved å utsette arkivering og journalføring av dokumentene som omhandler arbeidsmiljøet i kommunen. Men kontrollutvalget mener like fult at ordfører burde ha sikret arkivering og journalføring av dokumentene iht. gjeldende regelverk. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å snarest se til at disse dokumentene blir arkivert og journalført iht. gjeldende regelverk. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å se til at det blir foretatt en gjennomgang av kommunens rutiner for arkivering og journalføring. I den sammenheng vurderes tilgang til personsensitive opplysninger og håndtering av slikt materiale. Kontrollutvalget ber om å få en tilbakemelding på kommunestyrets håndtering av saken. 5

6 Enstemmig for fellesforslag fremsatt i møte. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Kontrollutvalget vil komme tilbake til kommunens rutiner og praksis for tilganger til person sensitive opplysninger. Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til kommunestyret: Kontrollutvalget legger til grunn at det ikke har vært vond vilje ved å utsette arkivering og journalføring av dokumentene som omhandler arbeidsmiljøet i kommunen. Men kontrollutvalget mener like fult at ordfører burde ha sikret arkivering og journalføring av dokumentene iht. gjeldende regelverk. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å snarest se til at disse dokumentene blir arkivert og journalført iht. gjeldende regelverk. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å se til at det blir foretatt en gjennomgang av kommunens rutiner for arkivering og journalføring. I den sammenheng vurderes tilgang til personsensitive opplysninger og håndtering av slikt materiale. Kontrollutvalget ber om å få en tilbakemelding på kommunestyrets håndtering av saken. 6

7 9/18 Årsregnskap og årsmelding 2017 for Åmli kommune - Kontrollutvalgets uttalelse 1 Åmli kontrollutvalg /18 Kontrollutvalgets uttalelse til Åmli kommunes årsregnskap 2017: Kontrollutvalget har behandlet Åmli kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen. Aust-Agder revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt revisors oppsummering for regnskapsåret Åmli kommunes årsregnskap viser et netto driftsresultat kr ,- og et regnskapsmessig mindre forbruk på kr ,-. Investeringsregnskapet viser et resultat i balanse. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til årsregnskapet for Åmli kommune for 2017 og slutter seg til revisors beretning av Uttalelsen sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Økonomisjef Vidar Kyrdalen orienterte om kommunens årsregnskap og årsmelding for Økonomisjefen gjorde oppmerksom på at sekretariatet hadde oppgitt feil netto driftsresultat i saksfremlegget, og at riktig netto driftsresultat skal være kr ,- Hovedrevisor Øyvind Nilsen redegjorde for revisors rapport til kontrollutvalget og revisjonsberetningen for Enstemmig til forslag til vedtak. Kontrollutvalgets uttalelse til Åmli kommunes årsregnskap 2017: Kontrollutvalget har behandlet Åmli kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen. Aust-Agder revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt revisors oppsummering for regnskapsåret Åmli kommunes årsregnskap viser et netto driftsresultat kr ,- og et regnskapsmessig mindre forbruk på kr ,-. Investeringsregnskapet viser et resultat i balanse. 7

8 Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget har ingen bemerkninger til årsregnskapet for Åmli kommune for 2017 og slutter seg til revisors beretning av Uttalelsen sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. 8

9 10/18 Årsrapport og årsregnskap 2017 fra kemneren i Østregionen, Aust-Agder - Åmli 1 Åmli kontrollutvalg /18 Årsrapport og årsregnskap 2017 fra kemneren i Østregionen, Aust-Agder - Åmli, samt kontrollrapport 2017 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Åmli tas til orientering. Til møte forelå årsrapport og årsregnskap 2017 fra kemneren i Åmli, samt kontrollrapport 2017 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Åmli. Enstemmig for forslag til vedtak. Årsrapport og årsregnskap 2017 fra kemneren i Østregionen, Aust-Agder - Åmli, samt kontrollrapport 2017 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Åmli tas til orientering. 9

10 11/18 Orientering - Felles statlig tilsynskalender for Åmli kontrollutvalg /18 Kontrollutvalget tar felles statlig tilsynskalender for 2018 til orientering. Sekretæren redegjorde for bakgrunnen for saken og gjorde kontrollutvalget oppmerksom på de tilsyn som er varslet fra statlig hold rettet mot Åmli kommune i Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar felles statlig tilsynskalender for 2018 til orientering. 10

11 12/18 Orientering fra revisjonen Åmli kontrollutvalg /18 Saken tas til orientering. Aust-Agder revisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Hovedrevisor orienterte om løpende revisjon. Kontrollutvalget fikk forelagt revisors oppsummeringsbrev som fulgte regnskapssaken. Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 11

12 13/18 Referatsaker Åmli kontrollutvalg /18 Saken tas til orientering. 1. Referatsaker: a. Påmelding til Temarks vårkonferanse i Kristiansand Innkommende/utgående post: a. Forespørsel fra rådmann vedr. saker fra kontrollutvalget til kommunestyre datert b. Sekretariatets innspill til hvordan saker fra kontrollutvalget bør behandles av kommunestyret datert Sekretariatet redegjorde kort for rådmannens forespørsel og sekretariatets svar. 3. Saker behandlet i kommunestyret/formannskapet: a sak 16/ Årsmelding 2017 for kontrollutvalget i Åmli kommune 4. Neste møte kl. 09:00-12:00 Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 12

13 14/18 Eventuelt Åmli kontrollutvalg /18 Klikk her for å skrive inn tekst. Ingen saker ble behandlet under eventuelt. 13