Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: eller tlf Møteinnkalling.

Transkript

1 Møteinnkalling Birkenes kontrollutvalg Dato: kl. 14:00 Møtested: Helsestasjonen, møterom Himmelsyna Arkivsak: 15/10175 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: eller tlf Vara møter bare etter egen innkalling. I tillegg møter følgende: Rådmann Gro Anita Trøane, sak 1-2/16 kl. 14:00 Ordfører Anders Christiansen, sak 3/16 ca. kl. 14:30 Sakskart Side Møteinnkalling 1/16 16/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 1/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 1/16 16/ Orientering - Kommunens praksis knyttet til brukerbetaling for kart- og oppmålingstjenester 5 2/16 15/ Skriftlig tilbakemelding vedr. ansettelsesstopp 6 3/16 16/ Samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget 7 4/16 16/ Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Birkenes kommune 9 5/16 16/ Aust-Agder Revisjon IKS - engasjementsbrev Birkenes kommune 10 1

2 6/16 16/ Revisors egenvurdering av uavhengighet - Birkenes kommune 11 7/16 16/ Orientering fra revisjonen i møte /16 16/ Eventuelt i møte Sakene legges også ut på Arendal, For Leder Wiggo Svendsen Alexander Etsy Jensen Sekretær for kontrollutvalget 2

3 Møteinnkalling 1/16 Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Møteinnkalling godkjennes. Vedlegg: Møteinnkalling

4 Møteprotokoll 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Protokoll fra møte godkjennes. Vedlegg 1: Protokoll Vedlegg til sak 4

5 Saker til behandling 1/16 Orientering - Kommunens praksis knyttet til brukerbetaling for kart- og oppmålingstjenester Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Saken legges frem uten innstilling. Bakgrunn for saken: Med bakgrunn i bestilling i møte sak 32/15-3a (Eventuelt) kom det frem at kontrollutvalget ønsket en redegjørelse om kommunens praksis knyttet til brukerbetaling for kart- og oppmålings tjenester. Med bakgrunn i vedtak fattet i sist møte har kontrollutvalget bedt rådmann om å redegjøre for kommunens praksis knyttet til brukerbetaling for kart- og oppmålingstjenester. Kontrollutvalget ønsker blant annet å få svar på om disse tjenestene er selvfinansiert i Birkenes kommune. I tillegg ønsker kontrollutvalget at rådmann redegjør for hva som er gjeldende praksis og regelverk for området. Rådmann møter i kontrollutvalget for å redegjøre for gjeldende praksis og regelverk. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 5

6 2/16 Skriftlig tilbakemelding vedr. ansettelsesstopp Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Saken legges frem uten innstilling. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har tidligere behandlet saken i møte sak 27/15. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Rådmann utarbeider en skriftlig redegjørelse som legges frem på neste møte i kontrollutvalget Med bakgrunn i vedtaket fattet i møte sak 27/15 har rådmann sendt en skriftlig tilbakemelding med en oversikt over aksepterte arbeidsavtaler som er journalført i I tillegg fremkommer det av oversikten vedtak som er gjort i omplasseringsutvalget i 2016, der det er gitt fritak fra ansettelsesstoppen. Samme oversikt ble lagt frem for formannskapet Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Vedlegg 2: Oversikt over aksepterte arbeidsavtaler som er journalført i 2016 Vedlegg til sak 6

7 3/16 Samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Ved å invitere ordfører til kontrollutvalget sitt møte, ønsker kontrollutvalget å legge til rette for et godt samspill mellom kommunestyret og kontrollutvalget. På den måten får både ordfører og kontrollutvalg en god forståelse for hverandres rolle og hvordan kommunestyret bedre kan dra nytte av kontrollutvalget som deres kontrollorgan. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalget etter kommuneloven 9 nr. 4. Ordførers deltakelse på kontrollutvalget sine møter er med på å synliggjøre at kontrollutvalget er kommunestyret sitt kontrollorgan. I tillegg til at det gir en mulighet for en direkte dialog, der kontrollutvalg og ordfører kan utveksle informasjon og oppdatere hverandre på aktuelle saker. Videre vil det være naturlig å avklare hvordan ordfører best kan ivareta sin møterett i kontrollutvalget for begge parter. Og hvordan men best mulig kan legge til rette for at leder får mulighet til å orientere kommunestyret om arbeidet i kontrollutvalget dersom det er aktuelle saker. I forbindelse med utarbeidelsen av veilederen for kontrollutvalg kommer det frem av spørreundersøkelsen at forutsetningene for ett godt samarbeid er åpenhet, dialog, tillit, gjensidig informasjon og rolleforståelse. Videre kommer det frem at det er viktig at: kommunestyret viser interesse for utvalgets arbeid ordfører møter på kontrollutvalgsmøtene kommunestyret gir kontrollutvalget rom for å gi god informasjon om utvalgets arbeid til kommunestyret under behandling av saker kommunestyret bruker kontrollutvalget når en ønsker å få utredet en sak kommunestyret gir klare bestillinger til kontrollutvalget kommunestyret holder kontrollutvalget informert om viktige saker kontrollutvalget sørger for god informasjon om utvalgets arbeid generelt, og om enkeltsaker utvalget jobber med kontrollutvalgsmedlemmene ikke driver partipolitikk i utvalget kontrollutvalgsleder møter i kommunestyret 7

8 Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet ønsker med denne saken å legge til rette for en god dialog mellom ordfører og kontrollutvalget i møtet og at det igjen skal føre til et godt samspill mellom kommunestyret og kontrollutvalget i denne perioden. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 8

9 4/16 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Birkenes kommune Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget godkjenner Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Birkenes kommune som den foreligger. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Birkenes kommune som den foreligger. Kontrollutvalget skal informere kommunestyret om sitt arbeid, jf. Kommuneloven 77 punkt 6. Dette gjøres gjennom å legge frem årsmelding for aktiviteten i kontrollutvalget. Årsmeldingen skal sammen med møte- og arbeidsplanen for samme periode gi kommunestyret en mulighet til å følge med på om de vedtatte planer, oppgaver og målsetninger blir fulgt opp. Utkast til årsmelding for 2015 blir lagt frem for godkjenning i utvalget, som så sender den endelige årsmeldingen videre til kommunestyret. Vedlegg 3: Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Birkenes kommune Vedlegg til sak 9

10 5/16 Aust-Agder Revisjon IKS - engasjementsbrev Birkenes kommune Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Birkenes kommune er deltaker i Aust-Agder Revisjon IKS. Engasjementsbrev fra Aust-Agder Revisjon IKS fremlegges med dette for kontrollutvalget. Kopi blir sendt til rådmann og ordfører. Engasjementsbrevet utarbeides i henhold til god kommunal revisjonsskikk og ISA 210. Engasjementsbrevet sendes i begynnelsen av hver kommunestyreperiode. Det omhandler forholdet mellom oppdragsgiver og tjenesteyter og de forventninger som ligger til grunn for oppdraget. Oppdragsansvarlig revisor orienterer i saken. Vedlegg 4: Engasjementsbrev Birkenes kommune datert Vedlegg til sak 10

11 6/16 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Birkenes kommune Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til orientering. I henhold til forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet for kontrollutvalget. Egenvurderingen er avgitt av henholdsvis oppdragsansvarlig regnskapsrevisor datert og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor datert Foreliggende egenvurdering legges frem for kontrollutvalget for gjennomgang. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknader til uavhengighetserklæringene. Vedlegg 5: Egenvurdering av uavhengighet Regnskapsrevisjon datert Egenvurdering av uavhengighet Forvaltningsrevisjon datert Vedlegg til sak 11

12 7/16 Orientering fra revisjonen i møte Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Aust-Agder revisjon IKS vil orientere om følgende i møte: 1. Kort orientering om Aust-Agder revisjon IKS og deres arbeidsmetode 2. Løpende revisjon 3. Kommunens rutiner for registrering av arbeidstid Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 12

13 8/16 Eventuelt i møte Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode Birkenes kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. 1. Innkommen post 2. Neste møte kl. 14:00 3. Eventuelt a. Svar fra rådmann om det er vedtatt å opprette en kommunalt oppnevnt byggekomite Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 13