Kragerø kommune. Kontrollutvalget. Møteprotokoll frå Kragerø kommune - kontrollutvalget. Møtedato: Til stades:

Transkript

1 Kragerø kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll frå Kragerø kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtestad: Møteleiar: Fråfall: Glasshuset Unni Wærstad Gotfred Nilsen Til stades: Nestleder Unni Wærstad Medlem Arne Kristiansen Medlem Unn Kristin Nygaard Medlem Olav Steinar Bråtane Varamedlem Per Kristian Nilsen Sekretær Beate Marie Dahl Eide Revisjonssjef Finn Egil Aure Oppdragsrevisor Jens Sandberg Forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev (sak 9/13) Rådmann Ole Magnus Stensrud (sak 11-12/13) Økonomisjef Åge Aashammar (sak 11/13) Havnefogd Borgar Thorsen (sak 10/13) Sekretær Kari Kåsa (sak 10/13) Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 8-13/13. Kragerø, Unni Wærstad Nestleder av kontrollutvalget Beate Marie Dahl Eide Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 8/13 13/234 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE /13 13/236 OPPSTART AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT: "ØKONOMISTYRING I KRAGERØ KOMMUNE" 10/13 13/229 ÅRSREGNSKAP 2012 FOR KRAGERØ HAVNEVESEN KF - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE 11/13 13/228 ÅRSREGNSKAPET 2012 FOR KRAGERØ KOMMUNE - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE 12/13 13/235 NY SKOLESTRUKTUR I KRAGERØ KOMMUNE 13/13 13/233 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 8

3 Sak nr. 8/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokollen fra møte godkjennes. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Protokollen fra møte godkjennes. Sak nr. 9/13 OPPSTART AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT: "ØKONOMISTYRING I KRAGERØ KOMMUNE" Kontrollutvalget vedtar oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Økonomistyring i Kragerø kommune» basert på fremlagt skisse fra Telemark kommunerevisjon IKS, med følgende presiseringer: - Lukking av avvik i tertialrapport - Tilstrekkelig kompetanse på økonomi hos enhetsledere - Innhold i stillingsinstrukser Prosjektet legges frem for Kontrollutvalget i september. Forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev la frem forslag til prosjektskisse og orienterte. Per Kristian Nilsen stilte spørsmål om og fremma forslag om følgende tilleggspunkt (presisering): - Lukking av avvik i tertialrapport - Tilstrekkelig kompetanse på økonomi hos enhetsledere Unn Kristin Nygaard stilte spørsmål om og fremma forslag om følgende tilleggspunkt (presisering): - Innhold i stillingsinstrukser Kontrollutvalet fremma følgende forslag til vedtak: «Kontrollutvalget vedtar oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Økonomistyring i Kragerø kommune» basert på fremlagt skisse fra Telemark kommunerevisjon IKS, med følgende presiseringer: - Lukking av avvik i tertialrapport - Tilstrekkelig kompetanse på økonomi hos enhetsledere - Innhold i stillingsinstrukser Side 3 av 8

4 Prosjektet legges frem for Kontrollutvalget i september.» Forslaget ble enstemmig vedtatt. Saken legges frem uten innstilling. Sak nr. 10/13 ÅRSREGNSKAP 2012 FOR KRAGERØ HAVNEVESEN KF - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap 2012: Kontrollutvalget har behandlet Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra havnefogden. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Regnskapet viser et positivt netto driftsresultat på 0,9 mill. og et mindreforbruk (overskudd) på 0,3 mill. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til havnefogden omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap for 2012 godkjennes. Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2012, datert følger vedlagt. Uttalelsen oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet. Havnefogd Borgar Thorsen orienterte. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fekk svar. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap 2012: Kontrollutvalget har behandlet Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra havnefogden. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Regnskapet viser et positivt netto driftsresultat på 0,9 mill. og et mindreforbruk (overskudd) på 0,3 mill. Side 4 av 8

5 Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til havnefogden omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap for 2012 godkjennes. Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2012, datert følger vedlagt. Uttalelsen oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet. Sak nr. 11/13 ÅRSREGNSKAPET 2012 FOR KRAGERØ KOMMUNE - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø kommunes årsregnskap 2012: Kontrollutvalget har behandlet Kragerø kommunes årsregnskap for Årsberetning fra rådmannen ble lagt frem i møtet. Det ble orientert om kommunens plan for helhetlige styringssystem. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Investeringsregnskapet viser totalt 114,3 mill. kroner. Kontrollutvalget viser til revisors forbehold i revisjonsberetningen, og ber om at kommunestyret ser til at Kragerø kommunes eventuelle utbytter fra aksjeselskaper skjer i tråd med til enhver tid gjeldende regelverk. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø kommunes årsmelding og årsregnskap for 2012 godkjennes, under forutsetning av at rådmannen legger frem styrereferat fra Kragerø Energi Holding AS om at de vil utbetale de 5 millionene som er ført som ekstraordinært utbytte i Kragerø kommunes regnskap for Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2012, datert følger vedlagt. Uttalelsen oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet. Rådmann Ole Magnus Stensrud og økonomisjef Åge Aashamar orienterte om regnskap og årsberetning for Kragerø kommune Side 5 av 8

6 Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar. Det ble gjort følgende redaksjonelle endringer i forslag til vedtak: Setning nr 2: ble endret til: «Årsberetning fra rådmannen ble lagt frem i møtet». Tilleggsetning etter 2. setning: «Det ble orientert om kommunens plan for helhetlige styringssystem.» Unni Wærstad og Unn Kristin Nygaard fremmet følgende forslag: 5. avsnitt endres til: «Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø kommunes årsmelding og årsregnskap for 2012 godkjennes, under forutsetning av at rådmannen legger frem styrereferat fra Kragerø Energi Holding AS om at de vil utbetale de 5 millionene som er ført som ekstraordinært utbytte i Kragerø kommunes regnskap for 2012.». Per Kristian Nilsen fremmet følgende forslag; Tillegg 3. avnsitt; "Regnskap 2012 rettes i samsvar med revisors forbehold" Stryke avsnitt 5. (om at regnskapet godkjennes). Forslaget fra Nilsen fikk 1 stemme og falt. Forslaget fra Wærstad og Nygaard fikk 4 stemmer og ble vedtatt. Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø kommunes årsregnskap 2012: Kontrollutvalget har behandlet Kragerø kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Investeringsregnskapet viser totalt 114,3 mill. kroner. Kontrollutvalget viser til revisors forbehold i revisjonsberetningen, og ber om at kommunestyret ser til at Kragerø kommunes eventuelle utbytter fra aksjeselskaper skjer i tråd med til enhver tid gjeldende regelverk. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø kommunes årsregnskap for 2012 godkjennes. Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2012, datert følger vedlagt. Uttalelsen oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet. Sak nr. 12/13 NY SKOLESTRUKTUR I KRAGERØ KOMMUNE Side 6 av 8

7 Kontrollutvalget ønsker ikke å ta opp til behandling Kragerø kommunes saksbehandling i skolestruktursaken. Utvalget stiller seg bak fylkesmannens lovlighetskontroll. Kontrollutvalget ber om at rådmannen på neste møte orienterer om oppfølgingen av kommunestyrevedtak 48/12, med utgangspunkt i de 6 kulepunktene i tilbakemeldingen fra Fylkesmannen, datert Kontrollutvalget ber om å bli orientert om Barnas representants rolle i videre planarbeid i kommunen. Kontrollutvalget diskuterte saka, og fremmet følgende forslag til vedtak: «Kontrollutvalget ønsker ikke å ta opp til behandling Kragerø kommunes saksbehandling i skolestruktursaken. Utvalget stiller seg bak fylkesmannens lovlighetskontroll. Kontrollutvalget ber om at rådmannen på neste møte orienterer om oppfølgingen av kommunestyrevedtak 48/12, med utgangspunkt i de 6 kulepunktene i tilbakemeldingen fra Fylkesmannen, datert Kontrollutvalget ber om å bli orientert om Barnas representants rolle i videre planarbeid i kommunen.» Forslaget ble enstemmig vedtatt. Saken legges frem uten innstilling. Sak nr. 13/13 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Alle skriftlige henvendelser og post til Kontrollutvalget skal via sekretariatet. Kragerø Kontrollutvalg ber om at sekretariatet finner tekniske løsninger som sikrer at rett informasjon kommer til rett tid, og at dette kommer på plass i løpet av Varamedlemmer må også få all informasjon de trenger. Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om Kragerø kommunes rutiner rundt posthåndtering, journalføring og arkiv. Kontrollutvalget fremmet følgende forslag til vedtak: «Alle skriftlige henvendelser og post til Kontrollutvalget skal via sekretariatet. Kragerø Kontrollutvalg ber om at sekretariatet finner tekniske løsninger som sikrer at rett informasjon kommer til rett tid, og at dette kommer på plass i løpet av Varamedlemmer må også få all informasjon de trenger. Side 7 av 8

8 Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om Kragerø kommunes rutiner rundt posthåndtering, journalføring og arkiv.» Forslaget ble enstemmig vedtatt. Oppsummeringsbrevet fra revisor legges frem for utvalget som egen sak på neste møte. Revisor Jens Sandberg og revisjonssef Finn Egil Aure orienterte om at Sandberg slutter som revisor for Kragerø kontrollutvalg. Utvalget takka Sandberg for jobben og ønsker å ha en markering på et senere møte. Saka blir tatt til orientering. Side 8 av 8