Kragerø kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Kragerø kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Kragerø kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Ikke møtt: Økonomisjef Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Formannskapssalen Erling Laland Åge Aashamar Erling Laland Kari Fosso Inger Berit Knutsen Olav Bråtane Morten Adelsten Bentsen Sekretær Oppdragsrevisor Forvaltningsrevisor Havnefogd Sekretær Øystein Bergh Jens Sandberg Gerd Smedsrud Mikelborg Borgar Thorsen Kari Kåsa Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 09 16/2012 Kragerø, Erling Laland Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 9/12 12/219 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL /12 12/221 ÅRSREGNSKAPET 2011 FOR KRAGERØ HAVNEVESEN KF 11/12 12/222 ÅRSREGNSKAPET 2011 FOR KRAGERØ KOMMUNE 12/12 12/223 ANBUDSPRAKSIS VED SANNIDAL BARNESKOLE, KRAGERØ 13/12 12/235 ANBUDSPRAKSIS VED KRAGERØ LÆRINGSSENTER 14/12 12/236 TANGEN NÆRINGSHAVN 15/12 12/234 SKATTEOPPKREVEREN I KRAGERØ KOMMUNE - ÅRSRAPPORT /12 12/220 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 10

3 Sak nr. 9/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Møteprotokollen fra godkjennes. Leder la fram protokollen. Møteprotokollen fra godkjennes. Sak nr. 10/12 ÅRSREGNSKAPET 2011 FOR KRAGERØ HAVNEVESEN KF Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap 2011: Kontrollutvalget har behandlet Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra havnefogden. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Regnskapet viser et positivt netto driftsresultat på 0,8 mill. og et mindreforbruk (overskudd) på 0,7 mill. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til havnefogden omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap for 2011 godkjennes. Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2011, datert følger vedlagt. Uttalelsen oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet. Havnefogden la fram regnskap og årsmelding for Side 3 av 10

4 Han gikk igjennom hovedpostene og redegjorde for aktivitene i Mindreforbruket i 2011 var bevist innsparing som overføres bundet driftsfond og som brukes til investeringer i brygger og anlegg. Årsmeldingen viser aktivten i 2011 og de utfordringer havnevesenet står overfor. Havnefogden forventer økt aktivitet framover. Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap 2011: Kontrollutvalget har behandlet Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra havnefogden. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Regnskapet viser et positivt netto driftsresultat på 0,8 mill. og et mindreforbruk (overskudd) på 0,7 mill. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til havnefogden omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap for 2011 godkjennes. Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2011, datert følger vedlagt. Uttalelsen oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet. Sak nr. 11/12 ÅRSREGNSKAPET 2011 FOR KRAGERØ KOMMUNE Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø kommunes årsregnskap 2011: Kontrollutvalget har behandlet Kragerø kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig merforbruk på kr Investeringsregnskapet viser totalt 102,7 mill. kroner. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Side 4 av 10

5 Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø kommunes årsregnskap for 2011 godkjennes. Kontrollutvalget er meget bekymret over kommunens driftsunderskudd i Kontrollutvalget henstiller kommunestyret om å avsette midler inneværende år for å rette opp i hele eller deler av driftsunderskuddet for å unngå å komme i ROBEK. Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2011, datert følger vedlagt. Uttalelsen oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet. Oppdragsrevisor presenterte hovedpostene i regnskapet og årsmeldingen for Oppdragsrevisor presenterte revisjonsberetningen og gikk gjennom rapporten til kontrollutvalget. Kontrollutvalget diskuterte hovedpostene og spesielt underskuddet for Erling Laland satte fram tilleggsforslag: Kontrollutvalget er meget bekymret over kommunens driftsunderskudd i Kontrollutvalget henstiller kommunestyret om å avsette midler inneværende år for å rette opp i hele eller deler av driftsunderskuddet for å unngå å komme i ROBEK. Innstilling med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til neste møte for å få en mer omfattende presentasjon av regnskap og årsmelding Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø kommunes årsregnskap 2011: Kontrollutvalget har behandlet Kragerø kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig merforbruk på kr Investeringsregnskapet viser totalt 102,7 mill. kroner. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø kommunes årsregnskap for 2011 godkjennes. Side 5 av 10

6 Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2011, datert følger vedlagt. Uttalelsen oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet. Sak nr. 12/12 ANBUDSPRAKSIS VED SANNIDAL BARNESKOLE, KRAGERØ Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon. Saken, Anbudspraksis ved Sannidal barneskole, tas med i prosjektet, Offentlige anskaffelser. Leder redegjorde for henvendelsen han hadde mottatt. I saken ble det konkret henvist til anbud og prosessen for ventilasjonsanlegget. Det gjaldt både pris og tid for ferdigstillelse. Hva var planlagt og hva ble sluttresultatet. Forvaltningsrevisor deltok i debatten og vil ta saken med i prosjektet. Før prosjektstart kommer revisor med prosjektplan. Uten innstilling. Sak nr. 13/12 ANBUDSPRAKSIS VED KRAGERØ LÆRINGSSENTER Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon. Saken, Anbudspraksis ved Kragerø Læringssenter, tas med i prosjektet, Offentlige anskaffelser. Leder redegjorde for henvendelsen han hadde mottatt. I saken ble det konkret henvist til anbud og tillegg til anbudet. Er det håndtert i hht loven? Hva var planlagt og hva ble sluttresultatet. Forvaltningsrevisor deltok i debatten og vil ta saken med i prosjektet. Side 6 av 10

7 Uten innstilling. Sak nr. 14/12 TANGEN NÆRINGSHAVN Kontrollutvalget kaller inn til høring om Tangen Næringshavn. Kontrollutvalget kaller inn: Ordfører Leder og nestleder i forrige havnestyre Leder og nestleder i dagens havnestyre Rådmann Havnesjef Høringen gjennomføres mandag , kl Medlem av kontrollutvalget, Morten Adelsten Bentsen, presenterte sine synspunkter om prosessen og utviklingen rundt Tangen Næringshavn. Sentrale punkter er: Demokrati Saksgang Roller Havnefogden redegjorde for forskjellene om å søke bruk av havnekapitalen etter 48 og 50 i Havneloven. Etter 48 er det havnevesnet som disponerer frigjort kapital og avkastningen av den. Etter 50 er det kommunen (havnevesnets eier) som disponerer midlene og får avkastningen av kapitalen. Saken skal behandles i kommunestyret Kontrollutvalget diskuterte sitt engasjement i saken. Kontrollutvalget kaller inn til høring. Til grunnlag for gjennomføringen legges reglementet for kontrollutvalget i Trondheim kommune. 11Åpne høringer Kontrollkomiteen kan avholde høringer innenfor sitt ansvarsområde. Med høring menes et møte i komiteen der den mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. Høringene avholdes i henhold til reglement for bystyrekomiteene 5.2, samt etter denne bestemmelsen. En tredjedel av komitemedlemmene kan bestemme at det skal avholdes høring. Side 7 av 10

8 Høringen skal i utgangspunktet være åpen, men komiteen kan med vanlig flertall beslutte at hele eller deler av høringen kan være lukket. Eksempelvis som følge av at de som skal høres kun ønsker å uttale seg i lukket møte. Komiteen kan bare motta taushetsbelagte opplysninger for lukkete dører. Under en åpen høring må komiteens medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger som er underlagt taushetsplikt Formål Formålet med bestemmelsen er å sikre kontrollkomiteens informasjonsbehov, en god fremdrift i høringen og å ivareta den innkaltes rettssikkerhet Forberedelse av høringen Før høringen gjennomfører kontrollkomiteen et saksforberedende møte. På dette møtet skal komiteen gjennomgå hvilke problemstillinger som ønskes belyst. Det skal videre fastsettes en fremdriftsplan for møtet som bl.a. kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalt, rekkefølge og hovedspørsmål. På det saksforberedende møtet skal det velges en hovedutspørrer for høringen Den innkaltes stilling Innkallingen skal sendes i så god tid som mulig. Det skal opplyses om hvilke sak eller saksområde som er tema for høringen, informeres om mulighet til å reservere seg fra å møte for eksterne aktører, og mulighet for alle til å kreve å høres i lukket møte. Kopi av dette reglementet skal følge innkallingen. Den innkalte skal ha tilgang til komiteens saksdokumenter dersom disse ikke er underlagt taushetsplikt. Den innkalte har anledning til å ha med seg bisitter(e) og har rett til å konferere med bisitter(e)før svar avgis. Bisitter(ene) kan også supplere forklaringen. De innkalte avgjør selv om de vil besvare komiteens spørsmål, og kan anmode om å få avgi forklaring for lukkete dører. Dersom slik anmodning fremsettes, skal høringen avbrytes og avgjørelsen tas i lukket møte Gjennomføring av høringen Komiteleder innleder høringen ved å orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Før komiteen starter utspørringen skal den innkalte få anledning til å gi en fremstilling av saken. Etter at hovedutspørrer er ferdig med sine spørsmål, kan komitemedlemmene stille oppfølgingsspørsmål. Den innkalte skal gis anledning til å sammenfatte saken etter at utspørringen er ferdig. Meningsutveksling mellom komiteens medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Side 8 av 10

9 Det skal ikke voteres eller treffes konklusjoner under høringen. Komiteen avgjør i møte hvordan opplysningene som fremkom under høringen skal følges opp. Det skal føres referat fra høringen Kunngjøring Åpne høringer i kontrollkomiteen skal kunngjøres. Kontrollutvalget kaller inn til høring om Tangen Næringshavn: Ordfører Leder og nestleder i forrige havnestyre Leder og nestleder i dagens havnestyre Rådmann Havnesjef Høringen gjennomføres mandag , kl Kontrollutvalget har formøte/arbeidsmøte mandag , kl Uten innstilling. Sak nr. 15/12 SKATTEOPPKREVEREN I KRAGERØ KOMMUNE - ÅRSRAPPORT 2011 Kontrollutvalget tar Årsrapport for 2011 fra Skatteoppkreveren i Kragerø kommune til orientering. Leder presenterte Årsrapport for 2011 fra Skatteoppkreveren i Kragerø kommune. Kontrollutvalget tar Årsrapport for 2011 fra Skatteoppkreveren i Kragerø kommune til orientering. Side 9 av 10

10 Sak nr. 16/12 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Sekretæren hadde mottatt følgende: Fagkonferanse Kontroll og Tilsyn, Trondheim Telemark kommunerevisjon IKS, representantskapsmøte torsdag Evaluering av Temark, prosjektplan BDO Delecto, styremøte Skatteetaten, Kontrollrapport 2011 Temark, Vårkonferanse 2012, Bø, Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Side 10 av 10