Notodden kommune. Kontrollutvalget. Møteprotokoll fra Notodden kommune - kontrollutvalget. Møtedato: Til stede: Bjarne Bakken

Transkript

1 Notodden kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Notodden kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: 4 etg. Kommunehuset Bjarne Bakken Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Bjarne Bakken Anne Haugen Wagn Kåre Tjønnheim Gunnar Landvik Gunvor Strand Sekretær Marianne Lundeberg Oppdragsrevisor Ottar Kleppe Rådmann Magnus Mathisen Økonomisjef Elisabeth Steen Forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Møteprotokollen frå møte ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: /11 Leder Bjarne Bakken sekretær Marianne Lundeberg Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 7/12 12/181 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA /12 11/165 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - FOREBYGGING OG OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR - NOTODDEN KOMMUNE 9/12 12/201 INTERNATIONALT SAMARBEID I NOTODDEN KOMMUNE 10/12 12/184 KOMMUNESKOGENE I GRANSHERAD KF ÅRSREGNSKAP NOTODDEN KOMMUNE 11/12 12/183 NOTODDEN KOMMUNE SITT ÅRSREGNSKAP KONTROLLUTVALGET SIN UTTALELSE 12/12 12/182 VANNFRONTEN EIENDOM AS - SELSKAPSKONTROLL 13/12 12/185 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 7

3 Sak nr. 7/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA Møteprotokollen fra godkjennes. Møteprotokollen fra ble lagt fram for godkjenning i møtet. Møteprotokollen fra godkjennes. Sak nr. 8/12 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - FOREBYGGING OG OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR - NOTODDEN KOMMUNE Innstilling til kommunestyret: Notodden kommune ved administrasjonen bør: Utarbeide en årlig overordnet HMS-handlingsplan og følge egne rutinebeskrivelser i det arbeidet. Innarbeide mål og tiltak innen forebyggende sykefravær i HMS-handlingsplan Sikre at alle nyansatte teamledere får forsvarlig opplæring innen oppfølging av sykemeldte ansatte. Sikre at alle avdelinger faktisk følger kommunens egne HMS-rutiner. Notodden omsorgssenter bør: Utarbeide handlingsplan med mål og tiltak for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø ved alle avdelinger. Rådmann redgjør for hva som er gjort med anbefalingene i rapporten i kontrollutvalgsmøtet Forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson la fram forvaltningsrevisjonsrapport nr: Forebygging og oppfølging av sykefravær i Notodden kommune i møtet. Lysark fra presentasjonen ble delt ut i møtet og arkiveres i saken. Side 3 av 7

4 Innstilling til kommunestyret: Notodden kommune ved administrasjonen bør: Utarbeide en årlig overordnet HMS-handlingsplan og følge egne rutinebeskrivelser i det arbeidet. Innarbeide mål og tiltak innen forebyggende sykefravær i HMS-handlingsplan Sikre at alle nyansatte teamledere får forsvarlig opplæring innen oppfølging av sykemeldte ansatte. Sikre at alle avdelinger faktisk følger kommunens egne HMS-rutiner. Notodden omsorgssenter bør: Utarbeide handlingsplan med mål og tiltak for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø ved alle avdelinger. Rådmann redgjør for hva som er gjort med anbefalingene i rapporten i kontrollutvalgsmøtet Sak nr. 9/12 INTERNATIONALT SAMARBEID I NOTODDEN KOMMUNE Kontrollutvalget viser til orienteringen om kommunens internasjonale engasjement v/ Bjørn Frode Moen. På bakgrunn av orienteringen ber kontrollutvalget rådmann om en regnskapsoversikt som blant annet viser utgifter for Notodden kommune har hatt med sitt internasjonale arbeid de siste to årene. ( 2010 og 2011). Internasjonal rådgiver Bjørn Frode Moen ga en muntlig orientering til kontrollutvalget om Notodden kommunes internasjonale samarbeid i møtet. Saken tas til orientering. Sak nr. 10/12 KOMMUNESKOGENE I GRANSHERAD KF ÅRSREGNSKAP NOTODDEN KOMMUNE Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Kommuneskogene i Gransherad KF Notodden kommune. for regnskapsåret 2011, med årsberetning. Utvalget baserer sin behandling på Telemark kommunerevisjon IKS sitt arbeid og revisors beretning. Kontrollutvalget har ingen merknader og anbefaler at årsregnskapet for Kommuneskogene i Gransherad KF Notodden kommune for 2011 med årsberetning, godkjennes. Side 4 av 7

5 Kommuneskogene i Gransherad KF årsregnskap, årsberetning og revisors beretning 2011 ble lagt fram i møtet. Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Kommuneskogene i Gransherad KF Notodden kommune. for regnskapsåret 2011, med årsberetning. Utvalget baserer sin behandling på Telemark kommunerevisjon IKS sitt arbeid og revisors beretning. Kontrollutvalget har ingen merknader og anbefaler at årsregnskapet for Kommuneskogene i Gransherad KF Notodden kommune for 2011 med årsberetning, godkjennes. Sak nr. 11/12 NOTODDEN KOMMUNE SITT ÅRSREGNSKAP KONTROLLUTVALGET SIN UTTALELSE Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet og årsmeldingen for 2011 i Notodden kommune. Årsregnskapet for Notodden viser kr ,- til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,- Utvalget baserer sin behandling på revisjonen sitt arbeid, revisors beretning og rapport til kontrollutvalget. Kontrollutvalget viser til rapport til kontrollutvalget, der revisor meiner at årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir uttrykk for kommunen sin økonomiske stilling pr , samt at regnskapet er i samsvar med god kommunal regnskapsskikk i Norge. I regnskapssaken må kommunestyret disponere mindreforbruket på kr ,-i budsjett for Kontrollutvalget viser til rapport fra revisor og vil spesielt understreke følgende punkt som de ber administrasjonen sørge for: At det alltid foreligger gode rutiner for avtale inngåelse i kommunen. God styring av investeringsprosjekt og god informasjon til politikerne fortløpende. Revisor får raske og klare svar på sine henvendelser. Finansreglementet blir fulgt opp. Vurdere å innføre kvalitetssikring på saker som har større økonomisk betydning for kommunen. Uttalelsen sendes til kommunestyret. Kopi av uttalelsen sendes formannskapet. I samsvar med forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til kommunen sitt årsregnskap til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal sendes formannskapet. I følge Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 skal kommunen sin årsmelding legges frem for kontrollutvalget før de gir sin uttalelse. Rådmann Magnus Mathisen og økonomisjef Elisabeth Side 5 av 7

6 Steen la fram årsregnskap og årsmelding 2011 for kontrollutvalget. Revisor Ottar Kleppe la fram rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet og årsmeldingen for 2011 i Notodden kommune. Årsregnskapet for Notodden viser kr ,- til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,- Utvalget baserer sin behandling på revisjonen sitt arbeid, revisors beretning og rapport til kontrollutvalget. Kontrollutvalget viser til rapport til kontrollutvalget, der revisor meiner at årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir uttrykk for kommunen sin økonomiske stilling pr , samt at regnskapet er i samsvar med god kommunal regnskapskikk i Norge. I regnskapssaken må kommunestyret disponere mindreforbruket på kr ,-i budsjett for Uttalelsen sendes til kommunestyret. Kopi av uttalelsen sendes formannskapet. Sak nr. 12/12 VANNFRONTEN EIENDOM AS - SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget i Notodden kommune bestiller en generell selskapskontroll av Vannfronten Eiendom AS fra Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalget ber om at denne selskapskontrollen blir levert kontrollutvalget innen utgangen av Kontrollutvalget besluttet i møtet å bestille fra plan for selskapskontroll første prosjekt i planen. Vannfronten Eiendom AS. De ønsker at denne skal leveres så snart som mulig og senest innen utgangen av De bestiller en generell selskapskontroll med følgende problemstilinger: Se spesielt på opsjonsavtaler med utbyggere. Samt tomte avtaler mellom vannfronten, bok og blueshuset og Notodden kommune. Kontrollutvalget i Notodden kommune bestiller en generell selskapskontroll av Vannfronten Eiendom AS fra Telemark kommunerevisjon IKS. Sak nr. 13/12 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Sakene tas til orientering. Side 6 av 7

7 Referat fra NKRF konferansen Vårkonferansen i Bø Eventuelt. Orientering om teknisk seksjon i neste møte. Utarbeide strategi for kontrollutvalget. Invitere pressen i møte. Sakene tas til orientering. Side 7 av 7