Telemark fylkeskommune -

Transkript

1 Telemark fylkeskommune - kontrollutvalet Møteprotokoll frå Telemark fylkeskommune - kontrollutvalet Møtedato: Møtestad: Møteleiar: Møterom Møsvatn, Fylkeshuset Skien Erling Dahl Fråfall: Anne Nora Oma Dale Meldt fråfall - Vara kunne ikkje møte Jone Blikra Meldt fråfall - Vara innkalla Til stades: Leiar Medlem Medlem Varamedlem Sekretær Oppdragsrevisor Erling Dahl Per Lykke Solfrid Rui Slettebakken Tahar Haddad Marianne Lundeberg Birgitte Holmberg Rådmann Mette Fjulsrud Sak: Økonomisjef Trine Riis Groven Sak: Regnskapssjef Rut Haugsnes Sak: Tfk Eiendom Christian Thorsen Egeberg Sak:18-21 Daglig leiar Svein Arntsen Sak:20/12Sak: 20 Telemarkskanalen TKR IKS Forvaltningsrevisor Marit Aasen Sak: 23/12 Innkallinga blei godkjend. Saklista blei godkjend. Møteprotokollen frå møte Sakene blei behandla slik: /12 Leiar Erling Dahl Sekretær Marianne Lundeberg Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 16/12 12/169 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ /12 12/211 ARBEIDSMILJØUNDERSØKINGAR VED FYLKESHUSET 18/12 12/116 HUSLEIGE - FRÅ ORIENTERING FRÅ TFK EIGEDOM FKF SAK 10/12 19/12 12/208 SELSKAPSKONTROLLAR FRÅ PERIODE /12 12/171 REKNESKAPEN 2011 FOR TELEMARKSKANALEN FKF 21/12 12/172 REKNESKAPEN 2011 FOR TFK EIENDOM FKF 22/12 12/173 REKNESKAPEN 2011 FOR TELEMARK FYLKESKOMMUNE 23/12 12/202 PROSJEKTSTYRING MED EKSTERNE SAMARBEIDSPARTNERE DELRAPPORT 1: BREDBÅND I TELEMARK 24/12 12/170 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 9

3 Sak nr. 16/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ Møteprotokollen frå godkjennast. Samrøystes vedteke. Møteprotokollen frå blei lagt fram for godkjenning i møtet. Møteprotokollen frå godkjennast. Sak nr. 17/12 ARBEIDSMILJØUNDERSØKINGAR VED FYLKESHUSET Saka tas til orientering. Rådmann Mette Fjulsrud orienterte utvalet om dei arbeidsmiljøundersøkingar som er gjort ved Fylkeshuset dei siste åra. Det var ei undersøking i og ei i Samt at det er ei ny undersøking som gjennomførast i desse dagar. Evaluering av den siste undersøkinga kjem i Mai Kontrollutvalet ba om orientering da dei ynskjer å fylgjer at prosessane i slike undersøkingar blir gjennomført, har framgang og får et positivt utfall. Kontrollutvalet fekk ein grunndig gjennomgang av fylkesrådmann på miljøundersøkingar ved Fylkeshuset. Saka tas til orientering. Sak nr. 18/12 HUSLEIGE - FRÅ ORIENTERING FRÅ TFK EIGEDOM FKF SAK 10/12 Saka tas til orientering. Dagleg leiar TFK eigedom FKF Christian Thorsen Egeberg og Økonomisjef Trine Riis Groven orientera om forhold rundt utleige av fylkeskommunale lokaler. Side 3 av 9

4 Lysark som gjev svar på spørsmåla i saka :( Kven betaler, kva skal den dekkje og eit reelt oversyn over bo kostnadane. ) Arkiverast i saka. Kontrollutvalet ynskja å følgje opp Husleige som eigen sak. Frå sak 10/12 i kontrollutvalet møte Kven betaler, kva skal den dekkje og eit reelt oversyn over bo kostnadane. SAKSPROTOKOLL 10/ : ORIENTERING FRÅ TFK EIGEDOM FKF Kontrollutvalet tar utgreiinga om Tfk Eigedom FKF til orientering. Tfk Eigedom v/daglig leder Christian Thorsen Egeberg presenterte organisasjonen. Følgjande tema vart tatt opp: Organisering av Tfk Eigedom (dotter) og linene til fylkeskommunen (mor) Rammene for drifta av Tfk Eigedom Budsjett-prosedyrane og koplinga mot fylkeskommunen sin budsjett-prosess Rutinar og intern kontroll i selskapet Dei største risikoområda er Oversyn over prosjekta i 2012 Økonomisjef Trine Riis Groven orienterte om budsjettprosessen og samspelet mellom Tfk Eigedom og fylkeskommunen. Husleie dekkes av fylkeskommunen sentralt og ikkje den enkelte leigetakar. Kontrollutvalet ønskjer å følgje opp Husleige som eigen sak. Kven betaler, kva skal den dekkje og eit reelt oversyn over bo kostnadane. NKRF har gitt uttale om: Drift og investering, mellom anna fordeling av byggherrekostnader Budsjettering for det årlege investeringsbudsjettet og det einskilde prosjektet Konsekvensane når tildelinga/ramma på det einskilde prosjektet er brukt opp Saka tas til orientering. Sak nr. 19/12 SELSKAPSKONTROLLAR FRÅ PERIODE Saken tas til orientering. Side 4 av 9

5 Rådmann Mette Fjulsrud orientera utvalet om kva som er gjort med anbefalingane frå selskaps kontrollane frå perioden i selskapa Telemark konsertar AS, Kragerø Fjordbåtselskap As, Vekst i Grenland. Telemarkkonsertar As er oppløyst og lagt inn under fylkeskommunens ordinære drift Dei andre selskapa får nye eigarmeldingar og kommer inn i diskusjon vedrørande arbeidet med ny eigarskapsstrategi som er under behandling i Saken tas til orientering. Sak nr. 20/12 REKNESKAPEN 2011 FOR TELEMARKSKANALEN FKF Kontrollutvalet gjev følgjande uttale vedkommande rekneskap 2011 for Telemarkskanalen FKF: føre årsmelding. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding samt rapport vedkommande årsrekneskapen. Årsrekneskapen visar eit netto driftsresultat på kr ,-og eit rekneskapsmessig meirforbruk/mindreforbruk på kr 0,-. Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og notar tilfredstillar brukarane sitt informasjonsbehov og gjev eit riktig Kontrollutvalet visar til revisjonsmeldinga der revisor meiner at årsrekneskapen er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir eit uttrykk for Telemarkskanalen FKF si økonomiske stilling Revisor sin rapport til kontrollutvalet vedrørande årsrekneskapen for 2011 følgjer vedlagt. Dagleg leiar i Telemarkskanalen AS Svein Arntsen la fram rekneskapen 2011 for Telemarkskanalen FKF i møtet. Kontrollutvalet skal gje ein uttale til fylkestinget før årsrekneskapen vert vedteke. Årsrekneskapen og årsmelding for Telemarkskanalen FKF er lagt fram av dagleg leiar den Styret har handsama saka den og revisjonsmeldinga frå Telemark kommunerevisjon er avlagt den Årsrekneskapen visar eit netto driftsresultat på kr ,-og eit rekneskapsmessig meirforbruk/mindreforbruk på kr 0,-. Visar elles til årsmelding og revisor si revisjonsmelding og rapport til kontrollutvalet vedkommande årsrekneskapen Side 5 av 9

6 Kontrollutvalet gjev følgjande uttale vedkommande rekneskap 2011 for Telemarkskanalen FKF: føre årsmelding. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding samt rapport vedkommande årsrekneskapen. Årsrekneskapen visar eit netto driftsresultat på kr ,-og eit rekneskapsmessig meirforbruk/mindreforbruk på kr 0,-. Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og notar tilfredstillar brukarane sitt informasjonsbehov og gjev eit riktig Kontrollutvalet visar til revisjonsmeldinga der revisor meiner at årsrekneskapen er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir eit uttrykk for Telemarkskanalen FKF si økonomiske stilling Revisor sin rapport til kontrollutvalet vedrørande årsrekneskapen for 2011 følgjer vedlagt. Sak nr. 21/12 REKNESKAPEN 2011 FOR TFK EIENDOM FKF Kontrollutvalet gjev følgjande uttale vedkommande rekneskap 2011 for TFK Eigedom FKF: føre årsmeldinga. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding samt rapport vedkommande årsrekneskapen. Årsrekneskapen visar eit negativt netto driftsresultat på kr ,27 og eit regnskapsmessig merforbruk/mindreforbruk på kr 0,- Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og notar tilfredstillar brukarane sitt informasjonsbehov og gjer eit riktig Kontrollutvalet har ingen merknader til TFK Eiendom FKF sitt rekneskap for Revisor sin rapport til kontrollutvalet vedrørande årsrekneskapen for 2011 følgjer vedlagt. Dagleg leiar Christian Thorsen Egeberg la fram rekneskapen 2011 for TFK eigedom FKF i møtet. Kontrollutvalet skal gje ein uttale til fylkestinget før årsrekneskapen for 2011 vert vedteke. Årsrekneskapen for TFK Eiendom FKF er avlagt den Årsrekneskapen visar eit negativt netto driftsresultat på kr ,27 og eit regnskapsmessig merforbruk/mindreforbruk på kr 0,- Side 6 av 9

7 Kontrollutvalget meiner at presentasjonen av årsrekneskapen med tilhørande spesifikasjonar og notar tilfredstiller brukarane sitt informasjonsbehov og gjer eit riktig Visar elles til årsmeldinga og revisor sin revisjonsmelding og rapport vedkommande årsrekneskapen Kontrollutvalet gjev følgjande uttale vedkommande rekneskap 2011 for TFK Eigedom FKF: føre årsmeldinga. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding samt rapport vedkommande årsrekneskapen. Årsrekneskapen visar eit negativt netto driftsresultat på kr ,27 og eit regnskapsmessig merforbruk/mindreforbruk på kr 0,- Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og notar tilfredstillar brukarane sitt informasjonsbehov og gjer eit riktig Kontrollutvalet har ingen merknader til TFK Eiendom FKF sitt rekneskap for Revisor sin rapport til kontrollutvalet vedrørande årsrekneskapen for 2011 følgjer vedlagt. Sak nr. 22/12 REKNESKAPEN 2011 FOR TELEMARK FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalet si uttale til Telemark fylkeskommune sitt årsrekneskap for 2011: føre rådmannen si årsmelding. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding samt rapport vedkommande årsrekneskapen. Årsrekneskapet visar kr ,36 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr ,73. Kontrollutvalet viser til revisjonsmeldinga der revisor meiner at årsrekneskapen er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gjer eit uttrykk for kommunen si økonomiske stilling og for resultatet i rekneskapsåret i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Revisor sin rapport til kontrollutvalet vedkomande årsrekneskapen for 2011 følgjer vedlagt. Kontrollutvalet oppmodar fylkestinget å handsame årsrekneskapen slik at kontrollutvalet har tilstrekkelig tid til handsaming i utvalet før fylkesutval og fylkesting. Visar til vedlagt brev behandling av årsregnskap og årsberetning frå TKR IKS. Side 7 av 9

8 Rekneskapssjef Rut Hauknes la fram Telemark fylkeskommunes årsrekneskap 2011 i møtet. Rådmann Mette Fjulsrud og Økonomisjef Trine Riis Groven var tilstades for å utdjupe spørsmål kring årsrapporten. Kontrollutvalet skal gje ein uttale til fylkestinget før årsrekneskapen vert vedteke. Kopi av denne uttala skal vere Fylkesutvalet i hende før dette organet gjev innstilling om årsrekneskapen til Fylkestinget. Årsrekneskapen er avlagt den og årsmeldinga Revisjonsmeldinga frå Telemark kommunerevisjon IKS er underteikna Årsrekneskapet visar kr ,36 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr ,73. Visar ellers til fylkesrådmannen si årsmelding og revisor sin revisjonsmelding og rapport til kontrollutvalet vedkommande årsrekneskapen Kontrollutvalet si uttale til Telemark fylkeskommune sitt årsrekneskap for 2011: føre rådmannen si årsmelding. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding samt rapport vedkommande årsrekneskapen. Årsrekneskapet visar kr ,36 til fordeling drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr ,73. Kontrollutvalet viser til revisjonsmeldinga der revisor meiner at årsrekneskapen er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gjer eit uttrykk for kommunen si økonomiske stilling og for resultatet i rekneskapsåret i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk i Noreg. Revisor sin rapport til kontrollutvalet vedkomande årsrekneskapen for 2011 følgjer vedlagt. Sak nr. 23/12 PROSJEKTSTYRING MED EKSTERNE SAMARBEIDSPARTNERE DELRAPPORT 1: BREDBÅND I TELEMARK Tilråding til fylkestinget: Fylkeskommunens egne rutiner for planlegging og gjennomføring av prosjekter bør følges. Fylkeskommunen bør sørge for dokumentasjon på at prosjektmedarbeidere er legitime representanter for sine kommuner/regioner. Forvaltningsrevisor Marit Aasen var tilgjengelig for spørsmål og presentasjon av rapporten for kontrollutvalet. Kontrollutvalet sender tilrådinga i rapporten til fylkestinget. Side 8 av 9

9 Tilråding til fylkestinget: Fylkeskommunens egne rutiner for planlegging og gjennomføring av prosjekter bør følges. Fylkeskommunen bør sørge for dokumentasjon på at prosjektmedarbeidere er legitime representanter for sine kommuner/regioner. Sak nr. 24/12 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Saken tas til orientering. Reiserekningar vart levert. Vårkonferanse i Bø i Telemark Dei som ynskjer å delta sender e-post til sekretariatet. Underskrift frå leiar på tidlegare protokoll og årsmelding. OK! Eventuelt Saken tas til orientering. Side 9 av 9