Drangedal kommune - Møteprotokoll fra Drangedal kommune - kontrollutvalget. Aud Bjervamoen, sak nr. 4/12 og 5/12

Transkript

1 Drangedal kommune - Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Drangedal kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Forfall: Kommunehuset Trond Inge Haugen Ingen. Til stede: Leder Nestleder Medlem Trond Inge Haugen Turid Anita Løite Tor Langemyr Fra Telemark Kommunerevisjon IKS Jens Sandberg, oppdragsrevisor Aud Bjervamoen, sak nr. 4/12 og 5/12 Fra Drangedal kommune Etatsjef Hilde Molberg sak nr. 2/12 Sekretær Margit Haugerud Innkallingen ble godkjent. Sakslista ble godkjent. Møteprotokollen fra møte ble godkjent. Møteprotokoll fra møte ble godkjent av leder etter innarbeiding av merknader. Sakene ble behandla slik: 1/12 8/12 Drangedal Trond Inge Haugen Leder for kontrollutvalget Margit Haugerud Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 1/12 12/27 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE /12 12/94 ORIENTERING OM STATUS FOR SAMHANDLINGSREFORMEN 3/12 12/30 ORIENTERING FRA OPPDRAGSREVISOR 4/12 12/95 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL DRANGEDAL KOMMUNE /12 12/75 OVERORDNA ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON /12 12/28 ÅRSMELDING 2011 FOR KONTROLLUTVALGET I DRANGEDAL KOMMUNE 7/12 12/96 ÅPNE MØTER - NY BEHANDLING 8/12 12/29 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 7

3 Sak nr. 1/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Møteprotokollen fra møte godkjennes. Møteprotokoll fra møte ble lagt fram for godkjenning i møtet. Møteprotokoll fra møte godkjennes. Sak nr. 2/12 ORIENTERING OM STATUS FOR SAMHANDLINGSREFORMEN Etatsleder Hilde Molberg orienterte kontrollutvalget om framdriften i samhandlingsreformen. Hun orienterte om hvordan Drangedal kommune arbeider med å etablere organisasjonsformer og samarbeidsstrukturer som gjør helsetenestene mer helhetlige og kordinerte for brukerne. Hvordan det ble arbeidet for å redusere sykelighet og øke evnen til egenmestring i befolkningen gjennom mer proaktivt og forebyggende arbeid. Redusere bruken av sykehustenester ved at en større del av tenestene blir levert mer kostnadseffektivt i kommunen. Hun orienterte også om kommunens interne tiltak for å kvalitetssikre og øke pasientsikkerheten. Sak nr. 3/12 ORIENTERING FRA OPPDRAGSREVISOR Oppdragsrevisor Jens Sandberg orienterte om revisjonens arbeid i Drangedal kommune. Side 3 av 7

4 Sak nr. 4/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL DRANGEDAL KOMMUNE Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i perioden. Det gjennomføres i inneværende planperiode eierskapskontroll i følgende selskaper: Indre Agder og Telemark avfallsselskap AS (kontrokommune Nissedal) Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (kontorkommune Bø) Telemark Kommunerevisjon IKS ( kontorkommune Skien) Forvaltningsrevisor Aud Bjervamoen la fram plan for selskapskontroll for Drangedal kommune utarbeidet av Telemark kommunerevisjon IKS. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i perioden. Det gjennomføres i inneværende planperiode eierskapskontroll i følgende selskaper: Indre Agder og Telemark avfallsselskap AS (kontrokommune Nissedal) Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (kontorkommune Bø) Telemark Kommunerevisjon IKS ( kontorkommune Skien) Sak nr. 5/12 OVERORDNA ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon i slik prioritert rekkefølge: 5.1 Selvkostberegning og geyr. 5.2 Barnevern 5.3 Fellesprosjekt med Nissedal kommune. Utbygging av vann og avløp på Gautefall 5.4 Fellesprosjekt: Tilsynskontoret ofr byggesaker i Grenland. 5.5 Evaluering av Drangedal kommunalteknisk drift og eiendomsforvaltning KF 5.6 Samhandlingsreformen Side 4 av 7

5 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i planperioden. Forvaltningsrevisor Aud Bjervamoen la fram overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon Forslagene om forvaltningsrevisjon er satt opp i prioritert rekkefølge: 5.1 Barnevern 5.2 Samhandlingsreformen 5.3 Evaluering av Drangedal kommunalteknisk drift og eiendomsforvaltning. 5.4 Fellesprosjekt med Nissedal kommune. Utbygging av vannog avløp på Gautefall Fellesprosjekt: Tilsynskontoret for byggesaker i Grenland. Leder Trond Inge Haugen la fram endringsforslag slik: 5.1 Selvkostberegning og gebyr. 5.2 Barnevern 5.3 Fellesprosjekt med Nissedal kommune. Utbygging av vann og avløp på Gautefall. 5.4 Fellesprosjekt: Tilsynskontoret for byggesaker i Grenland. 5.5 Evaluering av Drangedal kommunalteknisk drift og eiendomsforvaltning KF 5.6 Samhandlingsreformen Forslaget ble stemt over, og deretter enstemmig vedtatt. 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon som den ligger føre. 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i planperioden. Sak nr. 6/12 ÅRSMELDING 2011 FOR KONTROLLUTVALGET I DRANGEDAL KOMMUNE Kommunestyret godkjenner Årsmelding 2011 fra kontrollutvalget i Drangedal kommune. Årsmelding 2011 frå kontrollutvalget i Drangedal kommune ble lagt fram for godkjenning i møtet. Side 5 av 7

6 Kommunestyret godkjenner Årsmelding 2011 fra kontrollutvalget i Drangedal kommune. Sak nr. 7/12 ÅPNE MØTER - NY BEHANDLING Kontrollutvalget i Drangedal åpner sine møter fra og med mars Møtene annonseres saman med øvrige møter i Drangedal kommune. Behandlinga i Drangedal kommune kontrollutvalget Saken blir lagt fram til behandling uten innstilling. Drangedal kontrollutvalg behandlet utsatt sak om åpne møter i kontrollutvalget i dette møtet. De valgte å åpne møtene fra og med mars Drangedal kommune - kontrollutvalget behandlet i møte sak 6/11. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget utsetter saken. Saken tas opp i neste periode. Leder av Temark, Øystein Bergh, oppfordrer kontrollutvalgene om å åpne møtene i kontrollutvalgene. Hovedreglen for politiske utvalg i kommunen er at de er åpne. Kontrollutvalgets møter er lukket med henvisning til kommuneloven 77, nr 8: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Kommuneloven 33, nr 3 Et folkevalgt organ kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller vedkommende organ vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Kommunal- og regionaldepartementet har fått utarbeidet en rapport, 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Rapporten tar for seg alle aktørene. For kontrollutvalget er det totalt 11 anbefalinger. Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og at det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Ved at kontrollutvalget i Drangedal kommune selv vedtar å åpne møtene kan utvalget gå tilbake til lukkede møter om man finner det mer formålstjenelig. Side 6 av 7

7 Fordelene med åpne møter er større oppmerksomhet på kontroll- og tilsyns-arbeidet. Det vil være mer engasjerende for innbyggerne med åpne møter og lettere å følge med. Med åpne møter må debattene i kontrollutvalget være mer formelle. Kontrollutvalget kan når som helst lukke møtet, enten i hht kommuneloven, 77 nr 8 eller i hht lovbestemt taushetsplikt. &&& Fyll inn behandlingen av saken over denne linjen Saken blir lagt fram uten forslag til vedtak. Sak nr. 8/12 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER &&& Fyll inn vedtaket i saken under denne linjen Kontrollutvalget tar sakene til orientering. &&& Fyll inn vedtaket i saken over denne linjen &&& Fyll inn behandlingen av saken under denne linjen Det ble lagt fram følgende dokumenter: Vurdering av oppdragsrevisors uavhengighet forvaltningsrevisjon. Vurdering av oppdragsansvalig revisor og oppdragsrevisors uavhengighet i forhold til Drangedal kommune. Forslag til protokoll frå styremøte Drangedal Næringsselskap As den Drangedal kommune særutskrift: budsjett2012 og økonomiplan &&& Fyll inn behandlingen av saken over denne linjen Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Side 7 av 7