Tvedestrand kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Tvedestrand kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Tvedestrand kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Forfall: Ikke møtt: Kommunehuset Trine Merete Bjerkholt Ingen Tor Granerud, leder Til stede: Fung. leder Medlem Sekretær Trine Merete Bjerkholt Svein Hansen Benedikte Vonen Revisor Ketil Raknes Forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke, sak 14-16/15 Forvaltningsrevisor Camilla N. Eriksrud, sak 13-16/15 Ordfører Jan Dukene Teamleder økonomi Emma Smeland Nygårdseter, sak 11-13/15 Ass. rådmann Øyvind Johannesen, sak 11-16/15 Innkallingen ble godkjent. Sakslisten ble godkjent. Møteprotokollene fra møte og fra møte ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 11/15 16/15. Tvedestrand, Trine Merete Bjerkholt Fungerende leder Benedikte Vonen Sekretær Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKSLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 11/15 15/340 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2014 TVEDESTRAND KOMMUNE 12/15 15/546 KOMMUNENS ØKONOMI PR. 1. TERTIAL /15 14/396 FORVALTNINGSREVISJON "OFFENTLIGE ANSKAFFELSER" 14/15 15/447 OPPFØLGING AV PERSONALSAK - TILLEGGSBEVILGNING 15/15 15/547 ANDRE ORIENTERINGER /15 15/548 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 6

3 Sak nr. 11/15 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2014 TVEDESTRAND KOMMUNE Kontrollutvalget har behandlet Tvedestrand kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Arendal Revisjonsdistrikt IKS har avlagt revisjonsberetning samt oppsummeringsbrev til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Tvedestrand kommunes årsregnskap for 2014 godkjennes. Teamleder økonomi Emma Smeland Nygårdseter og assisterende rådmann Øyvind Johannesen presenterte årsregnskap og årsmelding 2014 for Tvedestrand kommune og svarte på spørsmål. Ordfører Jan Dukene sa at politikerne er godt orienterte om den utfordrende utviklingen i kommunens økonomi. Forhold omkring premieavvikets påvirkning på økonomien ble drøftet. Kontrollutvalget har behandlet Tvedestrand kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Arendal Revisjonsdistrikt IKS har avlagt revisjonsberetning samt oppsummeringsbrev til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Tvedestrand kommunes årsregnskap for 2014 godkjennes. Sak nr. 12/15 KOMMUNENS ØKONOMI PR. 1. TERTIAL 2015 Redegjørelsen tas til orientering. Side 3 av 6

4 Teamleder økonomi Emma Smeland Nygårdseter og assisterende rådmann Øyvind Johannesen redegjorde for økonomien til Tvedestrand kommune pr. 1. tertial 2015 og svarte på spørsmål. Redegjørelsen tas til orientering. Sak nr. 13/15 FORVALTNINGSREVISJON "OFFENTLIGE ANSKAFFELSER" Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Offentlige anskaffelser» til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten «Offentlige anskaffelser» til orientering. På grunnlag av revisjonens funn og anbefalinger i rapporten foretar kommunen en helhetlig gjennomgang av sine rutiner på anskaffelsesområdet for å undersøke hvordan man kan sikre at anskaffelsesprosesser blir gjennomført i henhold til regelverket. I dette bør det vurderes iverksetting av nødvendige grep i forhold til ansvarsdeling og kompetansebygging blant innkjøpsaktørene. Det skal lages en plan for gjennomføring av tiltak, som følges opp av kontrollutvalget, første gang senest i novembermøtet Forvaltningsrevisor Camilla N. Eriksrud la frem rapporten «Offentlige anskaffelser». Assisterende rådmann viste til aktuelle forbedringspunkter og tiltak de ser må iverksettes. Disse innbefatter bl.a. revisjon av økonomireglement med regler for innkjøp, kompetansebyggende tiltak og fortløpende rapportering/oppfølging av om reglene blir fulgt. Han presenterte et notat fra rådmannen vedr. et konkret prosjekt omtalt i Tvedestrandsposten. Kommunestyret vil bli forelagt forslag til tiltak. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Offentlige anskaffelser» til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten «Offentlige anskaffelser» til orientering. Side 4 av 6

5 På grunnlag av revisjonens funn og anbefalinger i rapporten foretar kommunen en helhetlig gjennomgang av sine rutiner på anskaffelsesområdet for å undersøke hvordan man kan sikre at anskaffelsesprosesser blir gjennomført i henhold til regelverket. I dette bør det vurderes iverksetting av nødvendige grep i forhold til ansvarsdeling og kompetansebygging blant innkjøpsaktørene. Det skal lages en plan for gjennomføring av tiltak, som følges opp av kontrollutvalget, første gang senest i novembermøtet Sak nr. 14/15 OPPFØLGING AV PERSONALSAK - TILLEGGSBEVILGNING Kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret i deres junimøte 2015: Kommunestyret gir kontrollutvalget en tilleggsbevilgning på inntil kr utover gjeldende budsjett, for å gjennomføre vedtatt undersøkelse om administrasjonens saksutredning knyttet til en konkret personalsak. Forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke redegjorde for behovet for ekstra bevilgninger til gjennomføring av den bestilte undersøkelsen. Kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret i deres junimøte 2015: Kommunestyret gir kontrollutvalget en tilleggsbevilgning på inntil kr utover gjeldende budsjett, for å gjennomføre vedtatt undersøkelse om administrasjonens saksutredning knyttet til en konkret personalsak. Sak nr. 15/15 ANDRE ORIENTERINGER Orienteringer fra revisor: a. Løpende revisjon: Årsavslutningsarbeid. Moms. Side 5 av 6

6 b. Representantskapet i Arendal Revisjonsdistrikt IKS vurderer i juni om Aust- Agder fylkeskommune skal tas opp som nytt medlem. 2. Orienteringer fra (fung.) leder: Ingen. 3. Orienteringer fra sekretariatet: Nytt saks-/arkivsystem i Temark fra Fellesopplæring nye KU (Agder) og (Telemark). Nyvalgt personlig varamedlem for Trine Merethe Bjerkholt (TTL) i kontrollutvalget er Knut Olav Austeid (TTL). Sak nr. 16/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Neste møte: Mandag Eventuelt: Ingen saker. Side 6 av 6