Gunnar Topland (leder), Tore Fredvig Erichsen (utenom sak 19/19), Hege Bjerke Erlandsen, Eli Skaiaa, Jarle Christiansen

Transkript

1 Møteprotokoll Grimstad kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Sted: Formannskapssalen Arkivsak: 19/00135 Til stede: Gunnar Topland (leder), Tore Fredvig Erichsen (utenom sak 19/19), Hege Bjerke Erlandsen, Eli Skaiaa, Jarle Christiansen Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes sak 15-20/19 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke sak 15-18/19 og 20-23/19 Ordfører Kjetil Glimsdal sak 17-20/19 Rådmann Tone Marie Nybø Solheim sak 17-20/19 Enhetsleder kommunaltekniske tjenester Svein Flo sak 18/19 Økonomisjef Monica Helland Nordby sak 17/19 og 20/19 Kommunalsjef Åse Synnøve Hobbesland sak 20/19 Daglig leder Grimstad Bolig- og tomteutvikling KF sak 16/19 Daglig leder Grimstad Kulturhus KF Rolf Meyer Tallaksen sak 15/19 Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 3/19 19/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 1

2 3/19 19/ Godkjenning av protokoll fra møtet Saker til behandling 15/19 19/ Årsregnskap 2018 Grimstad Kulturhus KF 5 16/19 19/ Årsregnskap 2018 Grimstad Bolig- og tomteutvikling KF 7 17/19 19/ Årsregnskap og årsmelding Grimstad kommune /19 19/ Utbedring av vei i Morviga 10 19/19 19/ /19 17/ Grimstad kommune sitt medlemskap i Transparency International Norge Oppfølging av forvaltningsrevisjonen Budsjettering og økonomistyring i helse og omsorg /19 19/ Grimstad kontrollutvalg årsmelding /19 19/ Orientering fra revisor /19 19/ Eventuelt Grimstad, Gunnar Topland Kontrollutvalgsleder Sander Haga As Sekretær 2

3 Møteinnkalling 3/19 Godkjenning av møteinnkalling Grimstad kontrollutvalg /19 Møteinnkallingen godkjennes. Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 3/19 Godkjenning av protokoll fra møtet Grimstad kontrollutvalg /19 Protokoll fra møtet godkjennes. Protokoll fra møtet godkjennes. 4

5 Saker til behandling 15/19 Årsregnskap 2018 Grimstad Kulturhus KF 1 Grimstad kontrollutvalg /19 Kontrollutvalgets uttalelse til særregnskap 2018 for Grimstad Kulturhus KF: Kontrollutvalget har behandlet Grimstad Kulturhus KF sitt årsregnskap for Aust Agder Revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning. Særregnskapet viser et negativt netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessige merforbruk på det samme. Revisor har avlagt en revisjonsberetning uten merknader. Kontrollutvalget baserer sin behandling på revisjonsberetningen. Kontrollutvalget anbefaler at regnskapet for Grimstad Kulturhus KF godkjennes som en del av Grimstad kommune sitt regnskap for Uttalelsen oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Daglig leder Rolf Meyer Tallaksen orienterte om Grimstad Kulturhus KF sitt regnskap og årsberetning for 2018, og svarte på spørsmål. Kontrollutvalgets uttalelse til særregnskap 2018 for Grimstad Kulturhus KF: Kontrollutvalget har behandlet Grimstad Kulturhus KF sitt årsregnskap for Aust Agder Revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning. Særregnskapet viser et negativt netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessige merforbruk på det samme. Revisor har avlagt en revisjonsberetning uten merknader. Kontrollutvalget baserer sin behandling på revisjonsberetningen. Kontrollutvalget anbefaler at regnskapet for Grimstad Kulturhus KF godkjennes som en del av Grimstad kommune sitt regnskap for Uttalelsen oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. 5

6 6

7 16/19 Årsregnskap 2018 Grimstad Bolig- og tomteutvikling KF 1 Grimstad kontrollutvalg /19 Kontrollutvalgets uttalelse til særregnskap 2018 for Grimstad Bolig- og tomteutvikling KF: Kontrollutvalget har behandlet Grimstad Bolig- og tomteutvikling KF sitt årsregnskap for Aust-Agder Revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning. Særregnskapet viser et negativt netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessige merforbruk på det samme beløpet. Revisor har avlagt en revisjonsberetning uten merknader. Kontrollutvalget baserer sin behandling på revisjonsberetningen. Kontrollutvalget anbefaler at regnskapet for Grimstad Bolig- og tomteutvikling KF godkjennes som en del av Grimstad kommune sitt regnskap for Uttalelsen oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Daglig leder Arnhild Bråstad orienterte om Grimstad Bolig- og tomteutvikling KF sitt regnskap og årsberetning for 2018, og svarte på spørsmål Kontrollutvalgets uttalelse til særregnskap 2018 for Grimstad Bolig- og tomteutvikling KF: Kontrollutvalget har behandlet Grimstad Bolig- og tomteutvikling KF sitt årsregnskap for Aust-Agder Revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning. Særregnskapet viser et negativt netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessige merforbruk på det samme beløpet. Revisor har avlagt en revisjonsberetning uten merknader. Kontrollutvalget baserer sin behandling på revisjonsberetningen. Kontrollutvalget anbefaler at regnskapet for Grimstad Bolig- og tomteutvikling KF godkjennes som en del av Grimstad kommune sitt regnskap for Uttalelsen oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. 7

8 17/19 Årsregnskap og årsmelding Grimstad kommune Grimstad kontrollutvalg /19 Kontrollutvalgets uttalelse til Grimstad kommune årsregnskap 2018: Kontrollutvalget har behandlet Grimstad kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsrapport fra rådmannen. Aust-Agder Revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt revisors oppsummering for regnskapsåret Grimstad kommunes årsregnskap viser et negativt netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Revisor har avgitt en revisjonsberetning uten merknader. Kontrollutvalget har ingen merknader til årsregnskapet for Grimstad kommune for 2018 og slutter seg til revisors beretning av Uttalelsen sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Økonomisjef Monica Helland Nordby og rådmann Tone Marie Nybø Solheim orienterte om regnskapet og årsmeldingen 2018 for Grimstad kommune og svarte på spørsmål. Oppdragsrevisor regnskapsrevisor Ketil Raknes orienterte om revideringen av årsregnskapet. Kontrollutvalgets uttalelse til Grimstad kommune årsregnskap 2018: Kontrollutvalget har behandlet Grimstad kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsrapport fra rådmannen. Aust-Agder Revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt revisors oppsummering for regnskapsåret Grimstad kommunes årsregnskap viser et negativt netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Revisor har avgitt en revisjonsberetning uten merknader. Kontrollutvalget har ingen merknader til årsregnskapet for Grimstad kommune for 2018 og slutter seg til revisors beretning av

9 Uttalelsen sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. 9

10 18/19 Utbedring av vei i Morviga 1 Grimstad kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Enhetsleder kommunaltekniske tjenester Svein Flo og rådmann Tone Marie Nybø Solheim orienterte om utbedringen av veien i Morviga, stansing av arbeidet og iverksatt arbeid med økt samhandling internt i kommunen. Kontrollutvalget tar saken til orientering og bemerker at Teknisk utvalg har behandlet sakskomplekset som blant annet innbefatter manglende samhandling mellom enheter i samfunn og miljøsektoren. Kontrollutvalget registrerer at rådmannen har igangsatt arbeid med å utarbeide nødvendige rutiner som implementeres i internkontrollsystemet. Rådmannens bes orientere kontrollutvalget om resultatet av politiets etterforskning så snart det foreligger. 10

11 19/19 Grimstad kommune sitt medlemskap i Transparency International Norge 1 Grimstad kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Rådmann Tone Marie Nybø Solheim orienterte om kommunens medlemskap i Transparency International Norge og hva dette innebærer for kommunen. Rådmannen svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 11

12 20/19 Oppfølging av forvaltningsrevisjonen Budsjettering og økonomistyring i helse og omsorg 1 Grimstad kontrollutvalg /19 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Kommunalsjef Åse Synnøve Hobbesland orienterte om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonen om budsjettering og økonomistyring i helse og omsorg. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke kommenterte tilbakemeldingen gitt av administrasjonen på oppfølgingen av forvaltningsrevisjonen. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering og ber om en oppdatert rapport om oppfølgingen av budsjettering og økonomistyring i helse og omsorg til oktober Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering og ber om en oppdatert rapport om oppfølgingen av budsjettering og økonomistyring i helse og omsorg til oktober

13 21/19 Grimstad kontrollutvalg årsmelding Grimstad kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret tar Grimstad kontrollutvalg sin årsmelding for 2018 til orientering. Kontrollutvalget gikk igjennom forslag til årsmelding for Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret tar Grimstad kontrollutvalg sin årsmelding for 2018 til orientering. 13

14 22/19 Orientering fra revisor Grimstad kontrollutvalg /19 Saken tas til orientering. Revisjonen orienterte i møtet om - Innen regnskapsrevisjon har det vært fokus på revisjonen av årsregnskapet og særattestasjoner. - Status i arbeidet med den pågående forvaltningsrevisjonen i skolen og om metodiske dilemmaer med spørreundersøkelsen som er sendt ut. Tilleggsforslag til vedtak fremsatt i møtet: Saken tas til orientering. Kontrollutvalget støtter at revisjonen sender ut en pressemelding for å øke svarprosenten på spørreundersøkelsen til foresatte og ansatte, og for å opplyse om den pågående undersøkelsen. Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag til vedtak fremsatt i møtet. Saken tas til orientering. Kontrollutvalget støtter at revisjonen sender ut en pressemelding for å øke svarprosenten på spørreundersøkelsen til foresatte og ansatte, og for å opplyse om den pågående undersøkelsen. 14

15 23/19 Eventuelt Grimstad kontrollutvalg /19 Saken tas til orientering. 1. Referatsaker/ kontrollutvalgets saker behandlet i kommunestyret a. Ingen saker. 2. Neste møte blir kl Eventuelt a. Kontrollutvalget diskuterte en henvendelse fra pårørende til en bruker av kommunale tjenester. Møtet ble enstemmig vedtatt lukket jf. kommuneloven 31. pkt. 4 under diskusjonen. Kontrollutvalget ønsker en orientering om saken fra administrasjonen til neste møte. Saken tas til orientering. 15