Svein Hansen, Birger Eggen, Ordfører Jan Dukene Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes Forvaltningsrevisor Camilla Eriksrud, sak 9/16

Transkript

1 Møteprotokoll Tvedestrand kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Sted: Møterom 3 etg. Arkivsak: 15/10154 Til stede: Svein Hansen, Birger Eggen, Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Vibeke Salvesen Ordfører Jan Dukene Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes Forvaltningsrevisor Camilla Eriksrud, sak 9/16 Regnskapssjef Emma Smeland, sak 7/16 Enhetsleder Elisabet Christiansen, sak 8/16 Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 2/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 2/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 7/16 16/ Årsregnskap og årsmelding 2015 Tvedestrand kommune 5 1

2 8/16 16/ Oppfølging av sak 1/16 Tilsynsrapport fra fylkesmannen vedr. spesialundervisning 7 9/16 16/ Plan for forvaltningsrevisjon Tvedestrand kommune 8 10/16 16/ Kontrollutvalgets størrelse 9 11/16 16/ Årsrapport 2015 for kemneren i Tvedestrand kommune 10 12/16 16/ Orienteringer fra revisor Tvedestrand 11 13/16 16/ Eventuelt Tvedestrand 12 Tvedestrand, Svein Hansen Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2

3 Møteinnkalling 2/16 Godkjenning av møteinnkalling Tvedestrand kontrollutvalg /16 Møteinnkallingen godkjennes. Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 2/16 Godkjenning av protokoll fra møte Tvedestrand kontrollutvalg /16 Protokoll fra møtet godkjennes. Protokoll fra møtet godkjennes. 4

5 Saker til behandling 7/16 Årsregnskap og årsmelding 2015 Tvedestrand kommune 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret om Tvedestrand kommunes årsregnskap 2015: Kontrollutvalget har behandlet Tvedestrand kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen. Aust-Agder revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt oppsummeringsbrev til kontrollutvalget vedrørende revisjonen av årsregnskapet. Tvedestrand kommunes årsregnskap viser et positivt netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig merforbruk på kr Investeringsregnskapet ble avsluttet med balanse mellom investeringsutgifter og finansering. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Tvedestrand kommunes årsregnskap 2015 godkjennes. Uttalelsen oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Revisors oppsummeringsbrev til kontrollutvalget sendes ved uttalelsen. Regnskapssjef Emma Smeland gikk igjennom kommunens regnskap for 2015 og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Hun orienterte om at kommunen vil bli oppført på ROBEKlisten i Ketil Raknes presenterte revisors beretning og revisors oppsummering av regnskapsåret 2015 og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret om Tvedestrand kommunes årsregnskap 2015: 5

6 Kontrollutvalget har behandlet Tvedestrand kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen. Aust-Agder revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt oppsummeringsbrev til kontrollutvalget vedrørende revisjonen av årsregnskapet. Tvedestrand kommunes årsregnskap viser et positivt netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig merforbruk på kr Investeringsregnskapet ble avsluttet med balanse mellom investeringsutgifter og finansering. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Tvedestrand kommunes årsregnskap 2015 godkjennes. Uttalelsen oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Revisors oppsummeringsbrev til kontrollutvalget sendes ved uttalelsen. 6

7 8/16 Oppfølging av sak 1/16 Tilsynsrapport fra fylkesmannen vedr. spesialundervisning 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Enhetsleder Elisabet Christiansen orienterte om arbeidsprosessen og progresjonen vedrørende tilsynsrapporten. Progresjonen i arbeidet går i hovedsak etter planen og saken går den riktige veien. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 7

8 9/16 Plan for forvaltningsrevisjon Tvedestrand kommune 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for som den foreligger med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Barnevern en todelt forvaltningsrevisjon med fokus på organisatorisk struktur og styring, og tjenesteytelsen i enheten. 2. Pleie og omsorg ressursbruk, kvalitet og saksbehandlingsrutiner i pleie og omsorg. Kontrollutvalget gis myndighet til å endre planen i perioden. Forvaltningsrevisor Camilla Eriksrud presenterte overordnet analyse for kontrollutvalget og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Hun la også frem revisjonens forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget diskuterte den overordnede analysen og plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for som den foreligger med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Barnevern en todelt forvaltningsrevisjon med fokus på organisatorisk struktur og styring, og tjenesteytelsen i enheten. 2. Pleie og omsorg ressursbruk, kvalitet og saksbehandlingsrutiner i pleie og omsorg. Kontrollutvalget gis myndighet til å endre planen i perioden 8

9 10/16 Kontrollutvalgets størrelse 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Kontrollutvalget diskuterte saken og hvilke utfordringer det å være 3 medlemmer innebærer. Kontrollutvalget ble enige om å realitetsbehandle saken i neste møte. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget utsetter og realitetsbehandler saken i neste møte. Enstemmig for forslag fremsatt i møtet. Kontrollutvalget utsetter og realitetsbehandler saken i neste møte. 9

10 11/16 Årsrapport 2015 for kemneren i Tvedestrand kommune 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Årsrapport og årsregnskapet for 2015 fra skatteoppkreveren i Tvedestrand kommune, samt kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Tvedestrand kommune tas til orientering. Kontrollutvalget fikk årsrapport og årsregnskapet for 2015 fra skatteoppkreveren i Tvedestrand kommune, samt kontrollrapporten for 2015 lagt frem i møtet. Årsrapport og årsregnskapet for 2015 fra skatteoppkreveren i Tvedestrand kommune, samt kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Tvedestrand kommune tas til orientering. 10

11 12/16 Orienteringer fra revisor Tvedestrand 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Lite nytt å orientere om med bakgrunn i at man fortsatt akkurat er ferdig med revideringen av årsregnskapet. Tvedestrand vil sannsynligvis kunne få en ny stedlig revisor grunnet omrokkeringer internt i revisjonen. Saken tas til orientering. 11

12 13/16 Eventuelt Tvedestrand 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. 1. Kontrollutvalgets saker som er behandlet i kommunestyret a. Sekretariatet tok opp manglende behandling av KU sine saker i kommunestyret med ordfører. Ordfører informerte om at de er planlagt behandlet i mai møtet. b. Geir Grimsland er valgt til nytt varamedlem for Svein Hansen. 2. Neste møte blir 15. Juni kl Eventuelt a. Vedrørende eventuelt salg av tidligere Lyngør skole. Kontrollutvalget gikk igjennom dokumentet utarbeidet av Svein Olav Dale vedrørende saken som ble utlevert i møtet. Kontrollutvalget tok notatet til orientering. Saken tas til orientering 12